Acto de vencer o de ser vencido de los medicamentos...

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Sistema Obligatorio deGarantía de Calidad dela Atención en Salud

FUNDACIÓN AVANSALUDIPS

MANUAL DE PROCESOSFecha actualización : 16/07/2015

Versión: 5

NOMBRE DEL PROCESO CODIGO PAGINASCONTROL DE FECHAS DE VENCIMIENTO,

DEVOLUCIONES Y DESTRUCCIÓN ODESNATURALIZACIÓN DE MEDICAMENTOS

P-S-013 13

1. DEFINICIÓN

Es el proceso por medio del cual se establecen las actividades a desarrollar con elfin de llevar un control de las fechas de vencimiento de los medicamentos enexistencia en el depósito y en los puntos de dispensación (serviciosfarmacéuticos).

Igualmente este proceso incluye las actividades a desarrollar en caso de requerirserealizar devoluciones de medicamentos de los servicios farmacéuticos al depósitoy de este a los proveedores sea por fechas de vencimiento o por retiro delmercado.

2. GLOSARIO

Cuarentena1: Estado de las materias primas o envasado, materiales intermedios,productos a granel o acabados, aislados por medios fisicos o por otros medioseficaces mientras se espera una desición acerca de su autorización, rechazo oreprocesamiento.Devolución: Acción y efecto de devolver los medicamentos proximos a vencer ovencidos. DESCONT S.A. E.S.P: Empresa dedicada a la recolección, manipulación,transporte, almacenamiento, tratamiento y disposición final de los residuos.Destrucción: Acción y efecto de drestruir los residuos.Vencimiento: Acto de vencer o de ser vencido de los medicamentos según lafecha de elaboración o fabricación.

1 Resolucíón 1403 de Mayo de 2007 por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los prestadores de servicios de salud y de habilitación de servicios de salud, pagina 18, fecha 04/06/2015.

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ximena Burgos OrtizCoordinadora de Calidad

Cesar García QuintanillaCoordinador Medico

Nancy Rueda ReyesGerente

Vigilado por la Superintendencia Nacional de Salud por la Defensa de los Derechos de los Usuarios

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3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVOS GENERALES

3.1.1. Definir las acciones, los formatos y los responsables de llevar un controleficaz de la calidad de los medicamentos dispensados garantizando su vigencia yel cumplimiento de las especificaciones de calidad exigidos a los medicamentos einsumos hospitalarios.

3.1.2. Establecer el protocolo para realizar la devolución de los medicamentos seade una sede o de la bodega.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.2.1. Definir las actividades a desarrollar para llevar el control de fechas devencimiento de los medicamentos en existencia en la bodega de la empresa.

3.2.2. Definir las actividades a desarrollar con el fin de llevar un control de lasfechas de vencimiento de los medicamentos en existencia en los puntos dedispensación o servicios farmacéuticos.

3.2.3. Definir las acciones a desarrollar con el fin de garantizar la calidad de losmedicamentos dispensados, desde el punto de vista de vigencia y delcumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos.

3.2.4. Establecer las actividades a desarrollar en caso de vencimiento demedicamentos sean de uso controlado o no y su devolución, por el nocumplimiento de las especificaciones de calidad exigidas a los medicamentos.

3.2.5. Definir los formatos y los responsables de la ejecución de las actividadesestablecidas en este proceso.

4. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

4.1 Actividades a desarrollar para el control de las fechas de vencimiento ydevolución de medicamentos por los servicios farmacéuticos a la bodegaprincipal.






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4.1.1 Realizar la consulta de “fechas de vencimiento” en el sistema AVANSOFT,listándolos en orden cronológico de menor a mayor vida útil de los medicamentosen existencia en la sede. 4.1.2 Al encontrar medicamentos con fechas de vencimiento con edad de cuatro(4) meses o menor, siga el siguiente protocolo:

4.1.3 Establezca la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamento ariesgo de vencerse.

4.1.4 Halle la diferencia entre la cantidad total del medicamento a riesgo devencerse y la cantidad promedio de la rotación bimensual calculada.

4.1.5 Realizar la devolución de la cantidad obtenida como resultado de la anterioroperación; conservando en el servicio farmacéutico la cantidad promedio derotación siempre y cuando se garantice la salida de esa cantidad en máximo losdos meses siguientes.

4.1.6 Ingrese al Módulo de Devoluciones del sistema AVANSOFT, donde sedespliega una ventana con los medicamentos existentes en la bodega, estaventana muestra los medicamentos Próximos a Vencer o Vencidos según el día,mes y año, igualmente en la ventana visualizara el Lote, el Código Producto,Cantidad Existente.

4.1.7 Para visualizar cuales son los más próximos a vencer o vencidos, ingrese elrango de la fecha desde cuando desee ver los medicamentos, igualmente paraordenarlos del más antiguo al más nuevo, dar clic en el Lote de Fecha deVencimiento y automáticamente se ordenaran.

4.1.8 Recuerde realizar la devolución física de los medicamentos a la bodegaprincipal lo más pronto posible, en embalaje adecuado.

4.1.9 Para realizar la Devolución del medicamento, puede buscar por dos métodos,el primero colocar el Número de Salida y el segundo por el Rango de Fecha inicialy final. Luego dar clic en imprimir el formato con los medicamentos a enviar a laBodega Principal.

4.1.10 Creación de una Nueva Devolución, Ingrese al Módulo de Devoluciones delsistema AVANSOFT, dar clic en agregar, digite la fecha de devolución y dar dosveces clic a la tecla tabular, en la casilla de comentarios, colocar el motivo (PocaRotación, Próximos a Vencer, Vencidos) de la devolución, pasa el producto por el






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lector de barra, se desplegará una ventana donde muestra los lotes existentes enBodega, enseguida dar clic sobre el lote a devolver.

4.1.11 Proceda a digitar la cantidad a devolver, escribe el comentario del porquéde la devolución y dar Enter para agregar otro producto si lo requiere, finalmentedar clic en el check rojo para confirmar y luego en cerrar, se abrirá una ventanadonde confirmas la transacción si das clic en SI guardara los cambios.

4.1.12 El siguiente diagrama de flujo mostrara paso a paso como hacer ladevolución de medicamentos por los servicios farmacéuticos a la bodegaprincipal en el Sistema AVANSOFT.






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4.2 Actividades a realizar para la recepción en la bodega de losmedicamentos devueltos por los servicios farmacéuticos.

4.2.1 Verificar el origen o servicio farmacéutico que realiza la devolución,ingresando al link “entradas” del sistema AVANSOFT.

4.2.2 Realizar la verificación de las cantidades físicas efectivamente recepcionadasde los medicamentos con los relacionados en sistema AVANSOFT. En caso deinconsistencias registrarla en el campo de observaciones del formato.

4.2.3 Verificar las fechas de vencimiento de los medicamentos devueltos y en casode inconsistencias con las relacionadas realizar la corrección.

4.2.4 Verificar que lo empaques de los medicamentos sean los originales, sin abriry en buenas condiciones.

4.2.5 Verificar que los medicamentos devueltos se han almacenado y se hanmanejado bajo las condiciones establecidas por el fabricante.

4.2.6 Tener en cuenta la naturaleza del producto y el tiempo transcurrido desde sudespacho. En caso necesario, debe solicitarse concepto al titular del registrosanitario o persona calificada de la casa fabricante. En caso que se compruebe lano conformidad en algunos de los criterios de los numerales 4.2.4 a 4.2.6registrarlo en el campo de observaciones del formato, estos medicamentos debenser ubicados en el área de cuarentena mientras se surte el trámite dedesnaturalización.

4.2.7 Mantener los medicamentos devueltos separados por cada uno de losservicios farmacéuticos en el área de “cuarentena”, mientras es definido el destinode los mismos.

4.2.8 Rotular cada uno de los embalajes que contiene los medicamentosdevueltos con el nombre del servicio farmacéutico y la fecha de devolución.

4.2.9 verificar que la devolución, no tenga relacionados varios medicamentos enun solo lote, igualmente que los medicamentos relacionados en el formato dedevolución sea el mismo en físico, que la información de los medicamentos delformato de devolución este correcta.






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4.3 Actividades a desarrollar por el director técnico Bucaramanga de labodega principal.

4.3.1 Establecer la cantidad promedio de la rotación bimensual del medicamentodevuelto.

4.3.2 Hallar la diferencia entre la cantidad total del medicamento devuelto y lacantidad promedio de la rotación bimensual.

4.3.3 Realizar la devolución a los proveedores del medicamento (Laboratoriosfabricantes o depósitos) de la cantidad obtenida como resultado de la anterioroperación; conservando la cantidad promedio de rotación siempre y cuando segarantice la salida de esa cantidad en los dos (2) meses siguientes. Esta decisiónserá previamente concertada y aceptada con el proveedor. 4.3.4 Los medicamentos que no serán devueltos a los proveedores se reenviarána los servicios farmacéuticos diferentes al de origen de la devolución. 4.3.5 En caso que no sea posible realizar la devolución al proveedor por nocumplimiento con la política de devolución de éstos y no sea posible reenviar aotros servicios farmacéuticos se enviarán estos medicamentos para destrucción. 4.3.6 Ingresar al link de “devoluciones” y diligenciar la información con el fin detramitar la devolución del medicamento al proveedor, en las cantidadesestablecidas de acuerdo al numeral 4.3.3.

4.3.7 Realizar la devolución física de los medicamentos al proveedor en losembalajes adecuados, anexando la impresión del formato de “devoluciones” delsoftware.

4.3.8 Archivar la copia del formato impreso de “devoluciones” con el recibido delproveedor.

4.4 Conforme a la conducta tomada para cada uno de los medicamentosdevueltos, se lleva a cabo por el director técnico de Bucaramanga lassiguientes acciones.






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4.4.1 Devolución a los proveedores. La cantidad a devolver a los proveedoresse mantendrá separada y con embalajes rotulados con el nombre del proveedor enel área de “cuarentena” a la espera que sea retirada por aquellos o será remitidapor transportadora si así se indica en el formato.

4.4.2 Reenviar a servicios farmacéuticos. Los medicamentos devueltos y queserán conservados se trasladarán al área de “almacenamiento general” en labodega junto con los demás medicamentos para ser enviados a los serviciosfarmacéuticos diferentes al que los remitió y teniendo en cuenta de serdispensados en primer lugar. 4.4.3 Destrucción. Los medicamentos que se deben destruir deben sertrasladados al área de “destrucción o desnaturalización” y continuar con elprotocolo conforme a al proceso correspondiente.

4.5 Actividades para la destrucción o desnaturalización de medicamentos.

4.5.1 Destrucción o desnaturalización de Medicamentos sometidos a controlespecial.

4.5.1.1 Diligenciar los formatos para la solicitud de desnaturalización así:

4.5.1.1.1 Diligenciar en su totalidad la sección A del “Formato para solicitud dedestrucción de medicamentos FA-066 (V1)” con el fin de solicitar el servicio dedesnaturalización de medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización. 4.5.1.1.2 Solicitar y diligenciar el formato suministrado por la empresa contratadaDESCONT S.A. E.S.P, para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos yenviar a la gerencia para su autorización junto con el formulario FA-066 (V1). 4.5.1.2 Autorizada la destrucción de los medicamentos por la Gerencia, tramitar elservicio de destrucción del medicamento ante la entidad contratada para realizar ladesnaturalización definiendo claramente:

4.5.1.2.1 Fecha de visita de la entidad DESCONT S.A. E.S.P para la entrega de labolsa de empaque, la inspección, empacado y cierre de la bolsa con losmedicamentos a desnaturalizar.

4.5.1.2.2 Fecha de recolección de las bolsas cerradas y selladas por parte de los






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vehículos acondicionados para tal fin.

4.5.1.2.3 Fecha y hora para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos en laplanta de la empresa DESCONT S.A. E.S.P para tal fin, indicando claramente ladirección. La fecha fijada no podrá ser inferior a quince (15) días a partir de lafecha de solicitud.

4.5.1.2.4 Registrar las gestiones realizadas en la sección B del “Formato parasolicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1)”

4.5.1.3 Diligenciar el “Formato Anexo Número 6” de la Resolución 1478 de Mayo10 de 2.006 (Anexo a este proceso).

4.5.1.4 Firmar el “Formato Anexo Número 6” de la Resolución 1478 de Mayo 10de 2.006 (por el Director Técnico) y enviar a la Gerencia con el fin de solicitar laautorización a la UAE, Fondo Nacional de Estupefacientes del Ministerio de laProtección Social o al Fondo Rotatorio de Estupefacientes.

4.5.1.5 Solicitar mediante el envío del “Formato Anexo Número 6” de laResolución 1478 de Mayo 10 de 2.006, la presencia de un delegado de la UAE,Fondo Nacional de Estupefacientes de Minprotección social o del Fondo Rotatoriode Estupefacientes, para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos.

Esta solicitud se realiza como mínimo diez (10) días calendario de antelación,informando la fecha, hora y lugar en que se llevará a cabo.

4.5.1.6 Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidadDESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicitar la firma del“Formato para solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1)” en señal derecibido.

4.5.1.7 Al momento de la destrucción elevar acta del procedimiento de destrucciónde los medicamentos para lo cual diligencie en el formato contenido en el Anexonúmero 7 de la Resolución 1478 de Mayo 10 de 2.006. (Anexo a este proceso).

4.5.1.8. Solicitar a la entidad DESCONT S.A. E.S.P certificado de recolección,tratamiento y disposición final de medicamentos.

4.5.2 Destrucción o desnaturalización de Medicamentos NO sometidos acontrol especial.






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4.5.2.1 Diligenciar los formatos para la solicitud de desnaturalización así: 4.5.2.1.1 Diligenciar en su totalidad la sección A del “Formato para solicitud dedestrucción de medicamentos FA-066 (V1)” con el fin de solicitar el servicio dedesnaturalización de medicamentos y enviar a la Gerencia para su autorización. 4.5.2.1.2 Solicitar y diligenciar el formato suministrado por la empresa DESCONTS.A. E.S.P para llevar a cabo la destrucción de los medicamentos y enviar a laGerencia para su autorización junto con el formulario FA-066 (V1).

4.5.2.2 Autorizada la destrucción de los medicamentos por la gerencia, tramitar elservicio de destrucción del medicamento ante la entidad DESCONT S.A. E.S.Ppara realizar la desnaturalización definiendo claramente:

4.5.2.2.1 Fecha de visita de la entidad contratada para la entrega de la bolsa deempaque, la inspección, empacado y cierre de la bolsa con los medicamentos adesnaturalizar.

4.5.2.2.3 Fecha de recolección de las bolsas cerradas y selladas por parte de losvehículos acondicionados para tal fin.

4.5.2.2.4 Registrar la gestión realizada en la sección B el formato “para solicitud dedestrucción de medicamentos FA-066 (V1)”

4.5.2.3 Realizar la entrega física de los medicamentos a destruir a la entidadDESCONT S.A. E.S.P para realizar el procedimiento y solicite la firma del “Formatopara solicitud de destrucción de medicamentos FA-066 (V1)” en señal de recibido.






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Sistema Obligatorio deGarantía de Calidad de la

Atención en Salud

FUNDACION AVANSALUDIPS

Manual de ProcesosFecha de Elaboración: 04/06/2015Versión proceso: 4Versión formato:2

PROCESOControl de fechas de vencimiento, devolución y destrucción

de medicamentosCÓDIGO P-S– 034

FORMATO Solicitud de destrucción de medicamentos CÓDIGO F-A-066

SECCIÓN A:Fecha de solicitud (dd/mm/aaaa) _________________ Medicamentos de control especial: Si __ No __

MEDICAMENTO (DCI, Forma Farmacéutica,Concentración, Presentación)

Nº Lote Motivo Cantidad enUnidades

Cantidad enGramos

Total Peso en Kilos ____________ Entidad contratada ___________________________________

_______________________________________ ______________________________ Firma Director Técnico Bucaramanga Autorizado Gerencia

SECCIÓN B: (Para diligenciar solo después de autorizado).1. Fecha de visita por la entidad contratada, entrega y cierre de bolsa: _________________2. Fecha de recepción de bolsa cerrada y sellada: _________________3. Fecha de destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado): _________________4. Hora de la destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado): _________________5. Dirección del sitio de destrucción (Solo para medicamentos de uso controlado):

______________________________ Ciudad __________________Tel: _________________

______________________________________ ____________________________Recibí: Firma y sello de la empresa contratada. Entregado: Nombre y firma.






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