POLICY AND PROCEDURE MANUAL    

SOP NO:                ACCTG OP006 03/16 DEPARTMENT:  ACCOUNTING                                                          SUB‐SECTION: OPERATIONS   SUBJECT:  DOCUMENT RETENTION,                                      ISSUE DATE:   MARCH 4, 2016   STORAGE & DESTRUCTION      

COVERED DOCUMENTS: This Policy applies to all Atrium Hospitality ("Atrium") documents and records, including emails and other electronic documents (such as attachments to emails). For convenience, this Policy refers to all of these as "documents."   POLICY GOALS: The goals of this Policy are:  

To ensure Atrium's compliance with applicable laws on the retention of documents, and to avoid inadvertently destroying or discarding documents when they may be relevant to possible litigation or other proceedings, or where such destruction or discard could undermine Atrium's credibility. 

To promote consistency in Atrium's approach to document retention. 

To manage Atrium's procedures for retaining and disposing of documents, assuring that they promote, and do not interfere with, Atrium's work. 

To enable Atrium to discard documents in a manner that maintains privacy and confidentiality where neither applicable law nor other considerations require that the documents be maintained. 

RESPONSIBILITY: Each employee and consultant doing work for Atrium should be generally familiar with the terms of this Policy. Questions about the Policy should be addressed to the Director of Audit & Compliance, who has overall responsibility for this Policy. 

 DOCUMENT HOLDS: Even if documents could otherwise be discarded under this Policy, no documents should be discarded or destroyed when there is pending or overtly threatened litigation or arbitrations relating to their subject matter, or other proceedings ‐ such as audits ‐ requiring the preservation of such documents.  When such proceedings are underway, the Atrium Hospitality General Counsel will issue a “Document Hold” specifying the subjects in relation to which documents must be retained until further notice.   If for any reason it is felt that a document should be retained due to an unforeseen circumstance, contact Atrium Hospitality General Counsel.    COMPLIANCE WITH APPLICABLE LAWS: All documents are retained for the period required by applicable state and federal laws and regulations. Atrium's position is that the Hotel must retain all original records for a period at least as long as the applicable Statute of Limitations (the period after which no actions can be brought). Where governing document retention requirements may conflict, Atrium has adopted record retention periods that take into account the longest record retention period mandated by law for these categories of documents.  Some record retention periods in the Policy are not based on statutory requirements but are instead designed to ensure that records are available during the timeframe within which a lawsuit or other claim may be brought relating to the subject matter.    

2 

DOCUMENT RETENTION PERIODS: Documents should be retained for the periods set forth in Schedule A. On an annual basis, documents that are older than the retention periods set forth in Schedule A should be discarded in a manner that preserves the privacy and confidentiality of the documents. All confidential documents or documents containing sensitive guest, company, or employee information must be destroyed by one of the following methods:  

Any boxes stored with the Storage Company will be automatically destroyed on the indicated Destruction Date. 

On‐site shredding by a certified shredding service. 

Personal office shredder.  ON‐SITE STORAGE: All onsite storage must be appropriately secured in accordance with PCI Compliance policy.  Every effort should be made to not overcrowd storage rooms and keep boxes in an orderly fashion.  Older boxes may be sent to an approved off‐site storage facility.    OFF‐SITE STORAGE: Atrium uses the services of Avendra Preferred Vendors for off‐site storage requirements. Before sending any records to the Avendra Preferred Vendor, the Director of Accounting or assigned individual must complete a transmittal form. Each transmittal form will adequately describe the contents of what is being sent to storage, and specify a Destruction Date consistent with this policy.  

Boxes must be in good condition, and should be Bankers Boxes with secured closure. o Recommended items :  

Office Depot Item 481563 or similar  Office Depot Item 981488 or similar 

Whenever possible, put only one year in a box, for easier determination of Destruction Date. 

Label the exterior of the box with the following items in indelible black marker:  o Location 5‐letter hotel code (TUSUP) o Department (A/R) o Content of box, and period of time of box contents (Paid A/R Jan‐Dec 2014) o Destruction Date (Jan 1, 2022) o Vendor‐specific Tracking sticker 

If the box has a variety of items and cannot be clearly labeled, create a “contents list” and place one copy on top of the items inside the box and keep a copy for your records.   

  

    

3 

SCHEDULE A ATRIUM HOSPITALITY DOCUMENT SCHEDULE (Guide to Retention Periods at end of document) 

 Type of Document                               Retention Period  General Corporate Records  Records of incorporation, by‐laws and amendments for the corporation and subsidiaries     P Qualification to do business in states and related records             P Corporate seals                       P Stock transfer and stockholder records                 P Dividend records                     P Board minutes, board committees and stockholder meetings           P Annual reports, quarterly reports and proxy material             P Shareholder proxies except for those related solely to the election of directors       P Proxies for election of directors                   P Acquisition files                       P All financing documents, credit agreements, loan agreements, commitments, etc.       E+7 Divestiture files                       T+7 Cancelled stock certificates                  T+7   Legal  Requests for departure from record retention plan             P Litigation files                      P* Legal memoranda and opinions subject matter files             T+5* Original purchase, sale or lease agreements               P Correspondence, property deeds, easements and documents pertaining to sold facilities     E+7 Mortgages                       E+7  Contracts Contracts and related correspondence and documents             E+6 Licensing and distribution agreements (including production and royalty data)      E+7   Human Resources Original union agreements                   P Records showing employee exposure to potentially hazardous substances         P Employee medical history                  E+7  Earnings records                     T+7 Employee personnel and attendance files                T+7 Individual contracts of employment                 E+4 Commissions/bonuses, incentives, awards, etc.              T+7 Safety or injury frequency reports                 T+5 Affirmative action programs                   T+2 EEO‐I and EEO‐2 Employer information reports               T+1 Resumes/Applications (Not Hired)                T+3 Advertised job openings and related correspondence            T+2 

4 

Wage and salary surveys                    T+4 Census reports and headcount comparisons               T+4 Employee handbooks                     T+2 401(K) documents                     T+6 Payroll Documents 

‐ Employee earnings records                 E+7   ‐ W‐2                       E+7 ‐ Labor distribution cost records                 T+7 ‐ Payroll registers (gross and net)                 T+7 ‐ Unclaimed wage records                  P ‐ Employee deduction authorizations               E+5 ‐ Assignments, attachments, and garnishments             E+7 ‐ Time cards and sheets                  T+4  ‐ Employee schedules  

 Safety and Environmental Documents OSHA Files                      T+6 Incident Reports                     T+5 Documents related to asbestos standards:  

‐ Personal or environmental monitoring               P ‐ Employee medical examination                 E+30 

Environmental site files including insurance claims              P Records relating to disposal of hazardous waste               P Maintenance logs and inspections                    T+10  Insurance Documents Insurance Policies                    E+6 Certificate Issued on behalf of Company                 T+3 Certificate Issued to Company                   P Group Insurance Plans                    E+6 Audits or adjustments                     E+3 Claims files (including correspondence, medical records, injury documentation, etc.)      P Release/settlements                     E+4 Inspections                       T+10 Loss runs                       T+10 Annual loss summaries                     T+10  Accounting and Finance Annual audited financial statements                 P General Ledgers (including journal entries and related documents)          P External Audits                      P Internal Audits                       T+3 Monthly financial statements                   T+7 Bank statements and reconciliations                 T+7 Cancelled checks                     T+4 Employee expense reports                   T+7 Normal trade payables                     T+7 

5 

Accounts payable invoices                  T+7 Accounts receivable invoices                   T+7 Accounts receivable cash receipts files                 T+7 Annual plans and budgets                  T+2 Strategic plans                       T+2 Physical inventory records                   T+4 Fixed asset ledgers (year‐end run)                 T+7 Balance Sheet reconciliations                   T+7  Tax Documents Tax returns (Income, franchise, property)                 P Tax bills, receipts and statements                  P Tax work‐ paper originals                   P Payroll tax records                     T+7 Sales and use tax records                   P Excise tax records                     P  Sales & Marketing Advertising copy and marketing programs                T+7 Sales records                       T+7 Client Contracts and files                    T+7 

 Credit Relating to Customer Application for credit, approval forms, qualification reports            T+7 Correspondence, collection, paid files                 T+7  Procurement Material Control Purchase orders                      T+7 Vendor files (requisitions, purchase orders, quotations, correspondence) (Seven years)    T+4 Inventory control reports                   T+4  Daily Hotel Paperwork 

‐ Folios o Guest and group folios need not be printed and retained unless they are being used in 

association with the Accounts Receivable process, Tax Exempt documentation, or reflect an adjustment, allowance, or paid out requiring documentation and/or signatures. This policy will be in effect as long as the property PMS automatically retains re‐printable folio backup.   

‐ Night Audit Auto‐Print o If the property PMS retains and archives all Night Audit reports able to be reprinted at a later 

date, the only Night Audit reports required to print are those mandated by the corporate Staff Accountants and any reports needed in the daily course of business for accounting or reconciliation purposes.   

    General Correspondence (written or electronic) 

6 

General Correspondence of inconsequential subject matter           T+1 General Correspondence of a substantive nature               P  Miscellaneous Hotel Documents Banquet checks                      T+2 Bar checks                       T+2 F&B Cost report                      T+2 Credit Card backup (must be PCI Compliant)              T+1 Daily Audit Packs                     T+7 Folios (Retained in PMS)               Petty Cash vouchers                     T+7 Registration cards                     T+7 Restaurant checks                     T+2 Front Desk Logs (Wake up, Requests, Shift log book, etc.)             T+1 Key Logs                      T+6   

GUIDE TO RETENTION PERIODS P = Permanent Number = Years T = Retention period begins the date the document was created  E = Retention period begins the after the document terminates/expires  Example: T+5 for incident reports = retain for 5 years from the date of creation  Example: E+4 for individual contracts of employment = retain for 4 years from last day of employment    *Indicates that document's utility may be reviewed by the General Counsel and subsequently retained or discarded.