Tili- ja vastuuvapausAatteellisen yhdistyksen kirjanpito

Johdanto Yhdistyksessä voi olla erilaisia näkökulmia ja asiat  voivat näyttää erilaisilta riippuen 

näkökulmasta

Tiliasioista ei yhdistyksessä kannata riidellä, vaan noudattaa oikeita periaatteita Hyvä kirjanpitotapa Hyvä hallintotapa Lakien, sääntöjen ja päätösten noudattaminen sekä Asioiden kirjaaminen

Kun numerot ovat oikein ja ylläolevia periaatteita noudatettu, niin vastuulliset voivat suhtautua luottavaisesti tili- ja vastuuvapauden myöntämiseen

Pienen kirjanpitovelvollisen tehtävät ja määritelmä Pieni kirjanpitovelvollinen: Enintään yksi seuraavista ylittyy: 

Liikevaihto alle 7,3 miljoonaa €, taseen loppusumma  alle 3,65 miljoonaa euroa, keskimäärin 50 työntekijää

Kirjanpitovelvollisuus Kaksinkertainen kirjanpito (tulo ja meno kirjataan vähintään kahdelle 

eri tilille) Yhdistyksessä liikevaihtoon lasketaan varsinaisen toiminnan, 

varainhankinnan ja sijoitus‐ ja rahoitustoiminnan tuotot Maksuperustainen kirjanpito muutettava  tilinpäätöksessä 

suoriteperustaiseksi Kirjaukset tehdään tapahtuman luonteen mukaisille tileille 

viimeistään neljän kuukauden kuluessa  kohdekuukauden päättymisestä

Kirjausten tulee perustua asianmukaisiin tositteisiin

Tilintarkastus/toiminnantarkastus Uusi yhdistyslaki määrittelee seuraavasti: jos kaksi 

seuraavista ehdoista täyttyy on valittava tilintarkastaja (KHT/HTM): taseen loppusumma ylittää 100000 euroa, liikevaihto ylittää 200000 euroa, palveluksessa keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä

Ellei ylläoleva täyty riittää toiminnantarkastajan valinta (entinen maallikkotilintarkastaja)

Hyviä käytäntöjä

Tilikartta vastaa tuloslaskelmakaavaa –kohdistus on suoraviivainen

Tileille kirjausohjeet; mitä kirjataan eri tileille

Tositteiden käsittelyohjeet Kirjausten tekeminen vähintään kuukausittain

Maksuliike pankkitilien kautta; vältä käteiskassaa

Yhdistyksen taloutta hoidetaan vain yhdistyksen tileillä

Taloudenhoitaja‐kirjanpitäjä yhdistelmä voi olla huono ....

TuloslaskelmaVarsinainen toiminta1. Tuotot2. Kuluta) Henkilöstökulutb) Poistotc) Muut kulut3. Tuotto-/KulujäämäVarainhankinta4. Tuotot5. Kulut6. Tuotto-/KulujäämäSijoitus- ja rahoitustoiminta7. Tuotot8. Kulut9. Tuotto-/KulujäämäSatunnaiset erät10. Satunnaiset tuotot11. Satunnaiset kulut12. Yleisavustukset13. Tilikauden tulos14. Tilinpäätössiirrot

a) Poistoeron muutosb) Vapaaehtoisten varausten muutos

15. Tilikauden ylijäämä (alijäämä)

Varsinaiseen toimintaan kirjataan nimensä mukaisesti aatteellisen toiminnan tuotot ja kulut

Pienen yhdistyksen ei tarvitse jakaa tuottoja eri toimialoihin Jos yhdistys omistaa kiinteistön, niin kannattaa tehdä jako muuhun varsinaiseen

toimintaan ja kiinteistöön Poistoilla hoidetaan vaikutuksiltaan pidempiaikaisten hankintojen käsittely;

järkevintä on tehdä poistot EVL:n mukaisina menojäännöspoistoina (7% myymälä-,varasto ja tehdasrakennukset, 4% asuin- ja toimistorakennukset, 25% koneet ja kalusto)

Kerralla kulukirjatuksi saa merkitä enintään 850 euron hankinnan ja vuodessa enintään 2500 euron hankinnat; jos pitoaika on enintään kolme vuotta niin se saadaan kirjata kuluksi hankintavuonna

Mikäli yhdistyksellä on liiketoimintaa, niin ne esitetään varainhankinnassa omana ryhmänään ja liitetään erillinen laskelma tilinpäätökseen

Varaukset; yleishyödyllinen yhteisö voi tehdä kirjanpidossaan vapaaehtoisen varauksen vain siinä laajuudessa kuin sillä on vaikutusta yhteisön verotettavan elinkeinotulon määräytymiseen.

Varojen osoittaminen tiettyyn tulevaan tarkoitukseen ei ole mahdollista tekemällä vapaaehtoisia varauksia, yhtenä keinona voittovarojen korvamerkitsemiseen on perustaa taseeseen merkittäviä rahastoja ja antaa rahastoista selostus liitetiedoissa.

Esimerkkejä

Varsinainen toimintaToiminnanala kerho

TuototKulut

PoistotMuut kulut

Kate

Toiminnanala luolaTuototKulut

Muut kulut

Kate

Kulujäämä

VarainhankintaTuototKulut

Tuottojäämä

Sijoitus- ja rahoitustoimintaTuotot

Tuottojäämä

YleisavustuksetTilikauden tulos

Tilikauden ylijäämä

TuototAgilityjaos tuotot

KurssitKoulutusKilpailut

Agilityjaos tuotot yhteensäAgilityjaos kulut

KurssikulutKoulutusKilpailutKilpailuavustukset

Agilityjaos kulut yhteensäTOKO jaos tuotot

KurssitKoulutusKilpailut

TOKO jaos tuotot yhteensäTOKO jaos kulut

KurssitKoulutusKilpailut

TOKO jaos kulut yhteensäNäyttelyjaos…VEPE jaos…Tuotot yhteensä

KulutPoistot yhteensäMuut varsinaisen toiminnan kulut

Kokous ja neuvottelukulutKonttoritarvikkeetKopiointiJäsenmaksutVakuutuksetATKKirjanpitoIlmoituksetPankkikulutPostikulut

Kulut yhteensä

Tuotto-/kulujäämä

VarainhankintaTuotot

JäsenmaksutMuut tuotot

Tuotot yhteensäKulut

Varainhankinnan kulut

Kulut yhteensä

Varainhankinta yhteensäSijoitus- ja rahoitustoiminta

TuototKorkotuotot

Tuotot yhteensä

Sijoitus- ja rahoitustoiminta yhteensäTuotto- ja kulujäämäSatunnaiset erät

TuototTuotot yhteensä

Satunnaiset erät yhteensäTilikauden tulosTilikauden ylijäämä (alijäämä)

Tililuettelo ja kirjausohjeet Kirjanpitolautakunta katsoo hyvän kirjanpitotavan

edellyttävän KPL 2:2.2 §:ssä tarkoitetulta tililuettelolta ainakin sen asteista tarkkuutta, että pääkirjatilien saldot voidaan tilinpäätöstä laadittaessa siirtää sellaisinaan tuloslaskelmaan oikeaan tuotto- tai kuluryhmään ja taseeseen oikeaan vastaavien tai vastattavien erään. Lautakunta kuitenkin korostaa, että tililuettelon laajuus ja yksityiskohtaisuus määräytyy viime kädessä yrityskohtaisesti liiketoiminnan luonteen ja kirjanpidolle asetettavien hyväksikäyttötehtävien mukaan. Tällaiset hyväksikäyttötehtävät saattavat liittyä sekä ulkoisten sidosryhmien tarpeisiin että sisäisiin tarkoituksiin.

Kirjanpitolaki ei edellytä, että tililuetteloon oheistetaan tilien selityksiä ja kirjausohjeita. Hyvän kirjanpitotavan mukaista, vaikkakaan ei pakollista, on kuitenkin oheistaa tililuetteloon tilien käyttötarkoitusta ja sisältöä selventäviä selityksiä tai ohjeita. Tällaiset ohjeet ja selitykset voidaan katsoa tililuetteloa täydentäväksi, mutta ei sitä korvaavaksi informaatioksi.

Kirjaukset ja tositteet Kirjaukset tehdään aikajärjestyksessä

Päiväkirjaan – peruskirjanpito Kirjaukset tehdään asiaperustaisesti

Pääkirjaan – pääkirjanpito Tosite:

Päiväys Järjestysnumero Merkintä kirjaustilistä (jos ei ilmene 

peruskirjanpidosta) Peruste (luovutettu suorite, ostettu tuote) Pankin tiliote (alkuperäiset kuitit) Itse tehty ja varmennettu tosite esim. buffetin 

myyntitulo Hallituksen tulisi laatia ohjeet tositteiden 

käsittelystä

Tarkastus

Hyvän hallintotavan kannalta hallituksen olisi syytä ohjeistaa: Laskujen tarkastus

Tiliöinti Asiatarkastus (peruste)

Hyväksyntä Maksatus Itselaadittavan tositteen luonti ja 

varmistaminen

Tilinpäätös Tilinpäätös tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (käytännössä aikaisemmin jos yhdistyksen säännöt määrittelevät vuosikokouksen pidettäväksi aiemmin)

Tilinpäätös sisältää Taseen, tuloslaskelman, rahoituslaskelman ja liitetiedot (rahoituslaskelmaa ei tarvita jos pienen kirjanpitovelvollisenkriteereistä ei täyty kuin yksi)

Toimivaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen (ei tarvita kaikkien jäsenten allekirjoituksia); allekirjoitushetkellä toimiva hallitus

Hallituksen pöytäkirjaan merkintä tilinpäätöksen allekirjoituksesta

Vastaa määräaikojen noudattamisesta Kirjanpidon järjestämisestä Tilikartasta ja kirjanpitokirjoista Kirjanpitäjästä ja ohjeistuksesta Poistosuunnitelmasta Tilintarkastuksen järjestämisestä Tilinpäätöksen allekirjoitus Voi tehdä ehdotuksen voiton/tappion käytöstä Jäsenkokous päättää tili‐ ja vastuuvapaudesta sekä voiton käytöstä Uusi yhdistyslaki täsmentää: hallituksen on huolehdittava siitä, 

että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty

Yhdistyksen hallitus

Seuraamukset

Törkeällä kirjanpitorikoksella tarkoitetaan tilannetta, jolloin liiketapahtumien kirjaaminen tai tilinpäätöksen tekeminen on kokonaan tai olennaisesti laiminlyöty. Kirjanpidossa on vääriä tai harhaanjohtavia tietoja paljon, tiedot perustuvat vääriin tositteisiin tai koskevat suuria summia. Törkeästä kirjanpitorikoksesta on kyse myös silloin, kun kirjanpito hävitetään, kätketään tai sen olennaisia osia vahingoitetaan, ”ja kirjanpitorikos on myös kokonaisuutena arvostellen törkeä, rikoksentekijä on tuomittava törkeästä kirjanpitorikoksesta vankeuteen vähintään neljäksi kuukaudeksi ja enintään neljäksi vuodeksi”.

Seuraamukset

Kirjanpitorikos tehdään silloin, kun liiketapahtumien kirjaamisessa tai tilinpäätöksen laatimisessa ei noudateta kirjanpitoa koskevia määräyksiä, kirjanpitoon merkitään vääriä tai harhaanjohtavia tietoja tai kirjanpitoaineistoa hävitetään, kätketään tai vahingoitetaan. Näin menetellen taloudellisesta tilanteesta tai tuloksesta ei saada oikeaa ja riittävää kuvaa. Rangaistus on sakko tai vankeus enintään kahdeksi vuodeksi.

Seuraamukset Tuottamuksellinen kirjanpitorikos tehdään silloin, 

kun kirjanpitovelvollisen tosiasiallista määräysvaltaa käyttävä tai toimeksiannolla kirjanpidosta huolehtiva 

törkeästä huolimattomuudesta laiminlyö kokonaan tai osittain liiketapahtumien kirjaamisen tai tilinpäätöksen laatimisen

tai hävittää, hukkaa tai vahingoittaa kirjanpitoaineistoa. 

Tällöin olennaisesti vaikeutetaan oikean ja riittävän kuvan saamista kirjanpitovelvollisen toiminnan taloudellisesta tuloksesta tai taloudellisesta asemasta. 

Rangaistus tuottamuksellisesta kirjanpitorikoksesta on sakko tai vankeus enintään kahdeksi vuodeksi.

Seuraamukset

Kirjanpitorikkomus on tapahtunut, kun kirjanpitomerkintöjä ei tehdä säädetyssä ajassa, kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus laiminlyödään tai rikotaan tilinpäätöksen julkistamissäännöksiä

Käytännön periaatteita harkittavaksi

Omat ja yhteiset rahat pidettävä erillään Yhdistyksen, näyttelyiden kokeiden ym. 

rahat aina yhdistyksen tileillä Hallitus toteuttaa toimintasuunnitelman mukaisen toiminnan ja talousarvion sekä muut hallituksen hoidettaviksi kuuluvat asiat

Pöytäkirjoihin merkinnät hankinnoista ym. taloutta koskevista päätöksistä

Maksut ja tulot pankkitilien kautta; vältä käteiskassoja

Helppo kirjata ja todentaa Maksuista kuitti tai muu tosite

Palkat ja palkkiot - yksityishenkilöllä aina ennakonpidätys; jos näitä on niin kannattaa käyttää www.palkka.fi palvelua

Hyödyllisiä linkkejä OM ohjeitahttp://www.om.fi/Satellite?blobtable=MungoBlobs&blobcol=urldata&SSURIapptype=BlobServer&SSURIcontainer=Default&SSURIsession=fa

lse&blobkey=id&blobheadervalue1=inline;%20filename=Yhdistyslakiopas10092010%20m.pdf&SSURIsscontext=Satellite%20Server&blobwhere=1277813539953&blobheadername1=Content-Disposition&ssbinary=true&blobheader=application/pdf

Ohjehttp://www.maaseutupolitiikka.fi/files/844/YHTALO_nettiversio_paivitetty_2010.pdf

KILAhttp://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/0/6E7DF338F7AC91C4C22578550029471E/$FILE/KILA%20menetelm%C3%A4ohje%2001%200

2%2011).pdf

Opinnäytetyöhttps://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/23682/Pyysing_JuusoJaRopponen_Janne.pdf?sequence=1