AANWEZIGHEIDSBELEID BINNEN OCMW WAREGEM · PROGRAMMA 18u00 onthaal & broodjes 18u30...
Transcript of AANWEZIGHEIDSBELEID BINNEN OCMW WAREGEM · PROGRAMMA 18u00 onthaal & broodjes 18u30...
STUDIEAVOND Prebes
AANWEZIGHEIDSBELEID BINNEN OCMW WAREGEM
PROGRAMMA
18u00 onthaal & broodjes
18u30 aanwezigheidsbeleid binnen OCMW
Waregem
20u15 rondleiding
21u00 Afsluitende receptie tot 22u00
2
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling OCMW Waregem
3. HRM in OCMW Waregem
4. Breder welzijnsbeleid
5. Aanwezigheidsbeleid
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
3
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling OCMW Waregem
3. HRM in OCMW Waregem
4. Breder welzijnsbeleid
5. Aanwezigheidsbeleid
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
4
ORGANISATIE
• Lokale sector • OCMW = dienstverlenende organisatie • Cliënt staat centraal • Aanbod zorg, hulp, opvang, begeleiding • Waregem: 36.586 inwoners
• 4 blokken – intramurale dienstverlening – extramurale dienstverlening – sociale dienstverlening met
– Individuele hulpverlening – Projectwerking
– stafdiensten
BIJZONDERE COMITE SD RAAD OCMW
VOORZITTER
FINANCIEEL BEHEERDER
FINANCIËLE DIENST
STAFDIENSTEN
IDPBW SECRETARIS
SECRETARIAAT SYSTEEMBEHEER JURIDISCHE
D. AANKOOPD. TECHNISCH D. PERSONEELSD.
SERVICEFLATS
INTRAMURALE DIENST
WZC DE MEERS KORTVERBLIJF DAGVERZORGI
NG
THUISZORG ZORGCOÖRD.
EXTRAMURALE DIENST
INDIVIDUELE HULPVERLENIN
G
SOCIALE DIENST
PROJECTWERKING
BIJZONDERE COMITE OZ
OMVANG PERSONEELSBESTAND
• 475 medewerkers • 350,41 FTE
• 18 % is vastbenoemd, 73 % is contractueel onbepaalde duur
koppen FTE
stafdiensten 21 18,91
sociale dienst 30 24,33
intramurale dienst 289 210,1
technische- en groendienst 16 13,6
extramurale dienst 94 58,25
sociale tewerkstelling 25 25,22
Leeftijdspiramide
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
tussen 20-24
tussen 25-29
tussen 30-34
tussen 35-39
tussen 40-44
tussen 45-49
tussen 50-54
tussen 55-59
tussen 60-64
28
40
63
38
55
66
83
77
25
Leef
tijd
aantal medewerkers Gegevens op 01-01-2013
Schuldbemiddeling en budgetbeheer
Psychosociale hulpverlening
Arbeidsbegeleiding
Buurtwerk Financiële
hulpverlening
Lokale opvang asielzoekers + crisisopvang
Sociale hulpverlening
SOCIALE DIENST
INDIVIDUELE HULPVERLENING
• 520-tal actieve dossiers o.a. budgetbeheer • Bijzonder comité sociale dienst • Leefloon • Voedselpakket • Aanvragen huurwaarborgen • Socio-culturele participatie • Verwarmingstoelage • Extra wintersteun • Oplaadpunt
SOCIALE DIENST
PROJECTWERKING
• Budgettering • Asiel financiële hulpverlening • Lokaal opvang initiatief (LOI) • Crisisopvangcentrum • Doorgangswoningen • Arbeidsbemiddeling, zitdagen werkwinkel • Opleiding • Bemiddeling uithuiszetting • Buurtwerking
VZW RSVK
• Regionaal sociaal verhuurkantoor
• Waregem, Deerlijk, Helpt Elkander
• Toegang mogelijk maken van kansarme groepen op de woningmarkt (degelijk en betaalbaar)
• 70-tal woningen in beheer
WERKPLUS • Sociale werkplaats
• (Zeer) moeilijk bemiddelbare werkzoekenden
• Strijkatelier + fietswerkplaats
• Dienstencheques
• Fietsverhuur, bike-wash, aannemer signalisatie, fietsarrangementen, fietskoeriers, fietsenstalplaats
• Protocol met OCMW
• Buurt- en nabijheidsdiensten
INTRAMURALE DIENST DE MEERS
• Erkenning voor RVT (rustoord) & ROB (zorgbehoevende) -bewoners
• 307 kamers, 10 plaatsen kortverblijf, 14 zorgflats
• Team per afdeling met 1 HVPK, 2 adjuncten, verpleging, verzorging, kiné, ergo en/of animatie
• Logistieke dienst ter ondersteuning van alle afdelingen
2 DAGVERZORGINGCENTRA
• Gelijkvloers + dementerenden
• Erkenning voor 22 gebruikers
• Max. aantal per dag = 25
SERVICEFLAT DE VARENT
• 63 appartementen
• 60 m²
• 5 appartementen met 2 slpk
SERVICEFLAT COORENBLOMME
• 39 appartementen
• 1 conciërgewoning
• 50 m²
• Desselgem
EXTRAMURALE DIENST
• Maaltijdbedeling – > # 62.000 maaltijden à huis bedeeld voor 300 cliënten – 3 rondes + 1 externe ronde door Delicatesse
• Poetsdienst met dienstencheques – 58.000 uren voor 580 cliënten – 80 medewerkers – 80% senioren
• Klusjes- en groendienst – Doelgroep: 65+ – 5.000 u prestaties aan 300 cliënten
• Zorgcoördinatie : multidiscipinair
DIENSTENCENTRUM
‘T GAVERKE
• Activiteiten :
- Infomomenten
- Recreatieve activiteiten : kaarten, bollen, hobby, turnen, wandelen, petanque, …
- Vormende activiteiten : taallessen, computercursussen voor 55+,
- Computer- en internethoek
- bloeddrukmeting, pedicure
- Mindermobielencentrale
- Personenalarmtoestellen
STAFDIENSTEN
– Personeelsdienst
– IDPBW
– Systeembeheer
– Financiële dienst
– Juridische dienst
– Aankoopdienst
– Technische dienst
– Secretariaat
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling OCMW Waregem
3. HRM in OCMW Waregem
4. Breder welzijnsbeleid
5. Aanwezigheidsbeleid
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
21
BELANGRIJKSTE TAKEN
Geïntegreerd en modern personeelsbeheer en personeelsbeleid
Individuele en collectieve personeelsbeslissingen
agenda raad
Bepaling van de minimale regels
rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code
transparant, samenhangend, competentiemanagement
GEÏNTEGREERD PERSONEELSBEHEER EN PERSONEELSBELEID
Uitbouw voldoende kwantitatief en kwalitatief personeelsomkadering in de verschillende diensten van het OCMW: • Personeelsbeheer: loonverwerking en personeelsadministratie • Personeelsbeleid: werving, selectie, onthaal nieuwe
medewerkers, vormings- en evaluatiebeleid Nauwe samenwerking verantwoordelijken verschillende diensten en ‘t Stad
TRANSPARANT PERSONEELSBELEID
COMPETENTIE- MANAGEMENT
Rekrutering
Selectie
Evaluatie Functioneren
Opleiding
Competentiemanagement: basis
Competentiegericht evalueren
Competentiegericht selecteren
Toekomst:
• Persoonlijke ontwikkeling
• Opleiding
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling OCMW Waregem
3. HRM in OCMW Waregem
4. Breder welzijnsbeleid
5. Aanwezigheidsbeleid
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
26
VISIE
OCMW Waregem wil zorg dragen en aandacht geven aan iedere medewerker. Dit komt het welzijn van de medewerkers, de sfeer op het werk en de motivatie alleen maar ten goede. Als we kunnen vermijden dat medewerkers uitvallen op het werk, kunnen we het werk beter plannen. Zo kunnen we de kwaliteit van de dienstverlening garanderen.
DOEL
Het belangrijkste doel in het kader van het
aanwezigheidsbeleid is te voorkomen dat
mensen door hun werk ziek of
arbeidsongeschikt komen.
Aanwezigheidsbeleid = Voorkomingsbeleid
Het bevorderen van het welzijn is een
preventieve maatregel in het kader van
aanwezigheidsbeleid
aanwezigheidsbeleid =
welzijnsbeleid
• ongenoegen, werkdrukverhoging, gevoel
van onrechtvaardigheid( Psychosociaal aspect)
• werken onder verhoogde druk verhoogt
kans op arbeidsongevallen, gaat het
veiligheidsgedrag gaan beïnvloeden in
negatieve zin
• minder tijd om “Voor” te denken (LMRA)
aanwezigheidsbeleid =
dynamisch risicobeheerssysteem
• .. bescherming van de gezondheid van
werknemer…psychosociale aspect,
bepalen doelstellingen, programmatie,
uitvoering , evaluatie
• preventiemaatregel die tot doel hebben
risico’s en schade te voorkomen.
• .. Gezondheidstoezicht
• Informatie medewerkers, instructie
• Te kaderen in Jap en/of globaal
preventieplan
• Betrekken van leden van Hl in uitvoering
• Maatregelen in geval arbeidsongeval
(terugkomgesprek)
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling context Lokale Sector
3. Voorstelling OCMW Waregem
4. HRM in OCMW Waregem
5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
32
WAAROM aanwezigheidsbeleid
• Logisch vervolg geïntegreerd personeelsbeleid
• Rol leidinggevende:
– preventie ziekte
– tijdens ziekte
– na ziekte
• Stijgend ziekteverzuimpercentage
• Uniformiteit
Enkele cijfers
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
incl langd ziekte 8,5 9,9 8,4 8,3 6,6 6,0 6,4 7,1 8,7 10,4 9,9 9,5 9,8 9,8
excl langd ziekte 5,9 6,8 5,1 7,3 5,3 5,7 4,6 5,6 6,7 6,7 6,6 5,7 6,7 6,8
0,0
2,0
4,0
6,0
8,0
10,0
12,0
incl langd ziekte excl langd ziekte
2012
1 JANUARI tem 31 DECEMBER
Rijlabels Aantal van naam %
0 166 34,95
1 143 30,11
2 75 15,79
3 43 9,05
4 16 3,37
5 11 2,32
6 6 1,26
7 5 1,05
8 3 0,63
9 1 0,21
10 1 0,21
11 1 0,21
13 2 0,42
18 1 0,21
19 1 0,21
Eindtotaal 475 100,00
34,95% nog nooit ziek 10,11% ‘blijvend’ verzuim
DOELSTELLING
Maximale personeelstevredenheid
= investeren in onze medewerkers
= optimaal functioneren mogelijk maken
uitgangspunt degelijk aanwezigheidsbeleid
GEÏNTEGREERD BELEID
Wederzijds engagement
• Procedure (zie bijlage)
• Project- en communicatieplan
• Meten is weten
• Continue opvolging
PROJECT- en COMMUNICATIEPLAN
• Werkgroep
• Basis Overleg Comité
• Opleiding gespreksvoering
• Nieuwsflits, bijlage loonbrief
• Teamvergaderingen
Opvolging: 2013
VISIE op aanwezigheidsbeleid
• Werken aan welzijn • Positieve aandacht • Geïntegreerd beleid
• Wederzijds engagement
• Geformaliseerd
SOORTEN VERZUIM
• Zwart verzuim: 1 à 5%
• Wit verzuim: 20 à 25%
• Grijs verzuim: 70 à 75%
Focus als leidinggevende om zicht te krijgen op werkgerelateerde oorzaken en preventieve maatregelen
ROL LEIDINGGEVENDE
Hoe hoger de steun, hoe lager de kans op ziekteverzuim
- op vlak van preventie
- opvolging tijdens de ziekte
gespreksvoering
- terugkeer na ziekte
op vlak van preventie
DEMOTIVATIE VOORKOMEN • degelijke opvang van nieuwe medewerkers • collegialiteit in team bevorderen • open communicatie, regelmatig contact, ruimte om te
luisteren, duidelijke en goede afspraken • werkoverleg met aandacht voor het welzijn • deelname aan opleidingen en opvolgen van opleidingen • individuele opvolging van medewerkers (o.a.
functioneringsgesprekken) • meer gemeende en concrete appreciatie geven aan onze
medewerkers • Toegankelijkheid leidinggevende, ruimte informele
contacten
op vlak van preventie
VERMIJDEN NOODZAAK AANGEPAST WERK OF SPECIALE MAATREGELEN
• goede personeelsbezetting • ergonomie: werkpostanalyses/vormingen
rugprogramma • veilige werkomgeving in brede zin • degelijk materiaal voorzien • snelle antwoorden op logistieke problemen
medewerkers • communicatie: ‘Uw aanwezigheid is van belang!’
op vlak van preventie
VERMIJDEN DAT MENSEN ZIEK WORDEN
• gezondheidsprogramma’s
• dagdagelijks contact verzorgen
• als leidinggevende regelmatig laten weten aan je medewerkers waar je mee bezig bent
• communiceren over cijfers
• alert zijn en aanspreken op signalen van onbehagen
• sensibiliseren gezonde levensstijl
GESPREKSVOERING tijdens en na afwezigheid
• Hoe hoger de steun van de leidinggevende (en collega’s), hoe lager de kans op ziekteverzuim
• Rol leidinggevende versterken
• Open dialoog
BASISHOUDING als leidinggevende
• Historiek -> beïnvloedbaar
• Een boodschap gaat verloren als je basishouding anders klinkt
• Neutrale houding: vanuit bezorgdheid uiten en gevoel geven dat de medewerker nodig is en anderzijds duidelijkheid scheppen of verwachtingen stellen
TIJDENS ZIEKTE
• Ziektemelding:
– telefonisch, onverwacht
– focus op medewerker, niet op eigen agenda
• Contactname > 14d afwezigheid
– beterschap wensen, steun laten voelen
– duidelijkheid krijgen over verder verloop (duur en contact)
BIJ TERUGKEER
• ziekte is een privézaak maar moet bespreekbaar zijn voor zover het een probleem van de organisatie is
verantwoordelijkheid om mee te denken wat eraan gedaan kan worden
• 3 soorten gespreksvoering – terugkomgesprek
– werkhervattingsgesprek
– verzuimgesprek
ROL MEDEWERKER
Hoe moet je ziekte melden? Zo snel mogelijk en in elk geval vóór de aanvang van de werktijd: telefonisch aan
de direct leidinggevende. Dus niet per SMS, e-mail of via een collega !
Hoe de duur van
je afwezigheid
melden?
Indien bij 1e telefonische melding de duur van afwezigheid nog niet gekend is:
telefonisch aan direct leidinggevende
Doktersattest Uiterlijk binnen 48 uur afgeven aan de personeelsdienst (per post, e-mail, afgifte,
brievenbus), dus NIET aan je dienst.
Schakelstraat 41, fax: 056 629 911, [email protected]
Wederzijds engagement: SAMEN tot een open dialoog komen om samen proberen afwezigheid wegen ziekte zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.
Je herstart nadat
je langer dan 1
maand ziek was
Als je langer dan 1 maand afwezig was door ziekte, word je uitgenodigd door je
direct leidinggevende. Bedoeling is om samen afspraken te maken zodat je vlot
kan herstarten. Daarnaast ga je bij de arbeidsgeneesheer langs.
Je bent meer dan
4x afwezig door
ziekte
Vanaf de 4° afwezigheid door ziekte word je uitgenodigd door je direct
leidinggevende. Bedoeling is om naar jou te luisteren en om samen afspraken te
maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door ziekte te
vermijden.
Je bent meer dan
5x afwezig door
ziekte
Je wordt eerst uitgenodigd om zelf langs te gaan bij een controlearts in Waregem.
Daarna heb je een gesprek met je direct leidinggevende. Bedoeling is om samen
afspraken te maken om, waar mogelijk, in de toekomst de afwezigheid door
ziekte te vermijden.
Herstart of
verlenging?
Telefonisch verwittigen aan direct leidinggevende zo vroeg mogelijk. Indien
verlening: ten laatste één volledige werkdag vóór de voorziene startdatum.
Bij afwezigheid langer dan 4 weken verwittig je herstart of verlening ten laatste 3
werkdagen vóór de voorziene startdatum.
Werkverlating de dag zelf
Melden in een persoonlijk gesprek van de afwezigheid à de direct leidinggevende
+
Invullen formulier “werkverlating de dag zelf”
Rol personeelsdienst
• registratie afwezigheden
• controle frequentie
• overleg
• opvolging medische attesten
• opvolging effectieve uitvoering verzuimgesprekken
• bijhouden formulieren
• planning controlearts
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling context Lokale Sector
3. Voorstelling OCMW Waregem
4. HRM in OCMW Waregem
5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
53
Realisaties
• De visie rond het aanwezigheidsbeleid is
duidelijk omschreven in procedure
• De procedure en opvolging maakt deel uit
van HR en is dus voor volle 100% in de
organisatie gedragen en door beleid en
medewerkers goedgekeurd.
• Het beleid en procedure is in het basis
verleg comité toegelicht en goedgekeurd.
Realisaties
• Aangepast werk
• Progressief werk
• Interne dienstwijzigingen
• Multidisciplinair overleg
Realisaties
• Duidelijkheid rond taken en bevoegdheden – Functiebeschrijvingen, functioneringsgesprekken,
werkpostfiches.
• Organisatorische procedures (cfr iso 9001) – Arbeidsongevallen, Ehbo, prikaccidenten,
infectiebeleid, vorming….
• Werkinstructies beschikbaar voor iedereen
• Meldingssysteem
• Informatie, communicatie, inspraak – Nieuwsflits, teamvergaderingen
Realisaties
• Rugschool i.s.m. fonds beroepsziekten
• In hoogte verstelbare burelen (Administratie)
• Werkgroep transfer (ROB/RVT)
• Jaarlijkse opleiding Hef en tiltechnieken (Logistiekers)
• Groter pc scherm (VOP: fysische beperkingen)
Realisaties
• Douches in Administratie voor sportievelingen. (geen overmatige warmte, of sterk bevuilende
omstandigheden, of chemische producten)
• Bescheiden fitness ruimte
• Fietspromotie, fietsstallingen, fietsvergoedingen
• Waterfonteinen (nieuwbouw)
Realisaties
• Agressiebeleid (camera, alarmknop, agressie protocol)
• Tevredenheidsenquêtes
• Evaluatiesysteem PBM’s
• Vertrouwenspersonen
• Terugkeergesprek als middel om preventie te benadrukken (bv bij arbeidsongeval)
Uitdagingen ?
• Uitbouw veilig gedrag
• Strategisch VTO-beleid
INHOUD
1. Inleiding
2. Voorstelling context Lokale Sector
3. Voorstelling OCMW Waregem
4. HRM in OCMW Waregem
5. Aanwezigheidsbeleid OCMW Waregem
6. Realisaties en uitdagingen
7. Rondleiding
62