AI'ISAg ro u p

?fin]:ufllJflflU

Work Instruction

AAI

n'r5[lJfl[{lJdgtUOU

u nflon r

*u"n,,._\/ {rrJrnu, \\ /'-J'/ {oqi6 , *)-f '.,

{6'annnlnnr:i3u {o"anr:uamrir-uiun:nr:ril d'attrtrrdrs!3fir:

วนทประกาศใช 9/7/12

บนทกกำรแกไข

01 01/07/12 คณสโรชา ดวงมณวงโรจน แกไขทงฉบบผจก. แผนกบญชและการเงน

วธกำรปฏบตงำน (Work Instruction) รหสเอกสำร WI-FIN-01วนทจดท ำเอกสำร 01/07/12

11/07/11 คณสโรชา ดวงมณวงโรจน ผจก. แผนกบญชและการเงน จดท าครงแรก

กำรเบกเงนสดยอย แกไขครงท Rev. 01หนำท B

ครงท วนท ผรบผดชอบ ต าแหนง รายละเอยดการแกไข00

วนทประกาศใช 9/7/12

ปกบนทกกำรแกไขสำรบญ

1. วตถประสงค (Objectives) 2. ขอบเขต (Scope)3. ความรบผดชอบ (Responsibilities)4. ค าจ ากดความ (Definition)5. วธการปฏบตงาน (Work Method)6. เอกสารอางอง (Related Documents)7. บนทก (Records)8. เอกสารแนบ (Attachment)

แกไขครงท Rev. 01หนำท C

ABC

วธกำรปฏบตงำน (Work Instruction) รหสเอกสำร

หนา

11

44

11

24

สำรบญ

WI-FIN-01วนทจดท ำเอกสำร 01/07/12

กำรเบกเงนสดยอย

วนทประกาศใช 9/7/12

วธการปฏบตงาน (Work Instruction) รหสเอกสาร WI-FIN-01

วนทจดท าเอกสาร 01/07/12

การเบกเงนสดยอย แกไขครงท Rev. 01 หนาท 1 /4

เอกสารฉบบนใชภายในบรษท อดสา กรป จ ากด หามส าเนาโดยไมไดรบอนญาต

1. วตถประสงค (Objectives) เพอใหเกดความเขาใจและปฎบตการเบกรายจายจากเงนสดยอยประจ าวนไดอยางถกตอง รวมถงวธปฏบตในการเบก

ชดเชยเงนสดยอย

2. ขอบเขต (Scope) เปนวธการขอเบกรายจายตางๆ ของบรษท จากผรกษาเงนสดยอย ซงเปนไปตามระเบยบการอนมตจายของบรษท รวมถง

วธการทผรกษาเงนสดยอยตองการเบกชดเชยเงนสดยอย

3. ความรบผดชอบ (Responsibilities) 3.1 ผเบก มหนาท จดท าใบส าคญจายเงนสดยอย พรอมแนบเอกสาร หลกฐานการแจงหน และหลกฐานการช าระเงนท

ถกตองตามกฎหมาย และหนวยงานราชการยอมรบ เพอขอเบกเงนสดจากผรกษาเงนสดยอย 3.2 ผตรวจสอบ/ผรบผดชอบ มหนาท ตรวจสอบ พจารณา การขอเบกรายจายทเกยวของกบการด าเนนงานของบรษท 3.3 ผอนมต มหนาท ตรวจสอบ และพจารณารายจายทเกดขน และอนมตจายตามระเบยบการอนมตจายของบรษท 3.4 ผรกษาเงนสดยอย มหนาท รบผดชอบในการเกบรกษาเงนสด (เงนสดยอย)ทใชหมนเวยนภายในหนวยงาน

ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร หลกฐานตางๆ ทผเบกไดจดท าขนเพอขอเบกจายรายจายของบรษท ซงไดผานการอนมตจากผมอ านาจอนมตจาย และด าเนนการจายเงนใหผขอเบกเงนสดยอยตามหลกฐานทแสดงตามจรง รวมถงจดท าบนทกรายการจายทเกดขนลงสมดคมเงนสดยอย เมอเงนสดทใชหมนเวยนภายในบรษทใกลหมด หรอ ถงวนทครบก าหนดใหเบกชดเชย ผรกษาเงนสดยอยมหนาทรวบรวมหลกฐานการจายพรอมจดท ารายงานสรปรายละเอยดรายจายทเกดขนทงหมดในรอบการเบกชดเชย เรยกวา ใบเบกชดเชยเงนสดยอย สงใหแผนกการเงน

3.5 แผนกการเงน มหนาท ตรวจสอบความถกตอง ครบถวน และความนาเชอถอของเอกสารหลกฐาน และด าเนนการจดท าเชคจายชดเชยเงนสดยอยใหแกผรกษาเงนสดยอย

4. ค าจ ากดความ (Definition) 4.1 เงนสดยอย หมายถง เงนสดจ านวนหนง ซงไดรบอนมตจากผมอ านาจของบรษทเพอใชหมนเวยนภายในบรษท

หรอหนวยงาน เพอใชจายรายจายทมลกษณะจายเปนครงคราว และมความจ าเปนทตองใชจายเปนเงนสด 4.2 ผเบก หมายถง ผขอเบกเงนสดจากผรกษาเงนสดยอย เพอช าระรายจายของบรษท 4.3 ผตรวจสอบ/รบผดชอบ หมายถง ผบงคบบญชาของผเบก 4.4 ผอนมต หมายถง ผมอ านาจในการอนมตจายช าระเงนของบรษท ตามระเบยบการอนมตจายของบรษท 4.5 ผรกษาเงนสดยอย หมายถง ผทไดรบการแตงตงจากผมอ านาจของบรษท หรอไดรบอนมตใหเปนผเกบรกษาเงนสด

ยอยของบรษท หรอของหนวยงาน ทงนเพอใหเกดความสะดวก และคลองตวในการจายช าระเงนรายจายทเกดจากการด าเนนงานของบรษททมจ านวนเงนเลกนอย

4.6 ใบส าคญเงนสดยอย (Petty Cash Voucher) หมายถง เอกสารทจดท าขนเพอขออนมตเบกรายจาย และเปนหลกฐานในการเบกเงนจากผรกษาเงนสดยอย

4.7 สมดคมเงนสดยอย หมายถง สมดทใชในการบนทกการรบ-จายเงนสดยอย 4.8 ใบเบกชดเชยเงนสดยอย หมายถง รายงานทผรกษาเงนสดยอยจดท าขน โดยสรปรายจายทไดด าเนนการจายไปใน

รอบการเบกจายนน สงใหแผนกบญชและการเงนตรวจสอบหลกฐาน และด าเนนการจดท าเชคจายเพอชดเชยเงนสดยอยใหผรกษาเงนสดยอย

วนทประกาศใช 9/7/12

วธการปฏบตงาน (Work Instruction) รหสเอกสาร WI-FIN-01

วนทจดท าเอกสาร 01/07/12

การเบกเงนสดยอย แกไขครงท Rev. 01 หนาท 2 /4

เอกสารฉบบนใชภายในบรษท อดสา กรป จ ากด หามส าเนาโดยไมไดรบอนญาต

5. วธการปฏบตงาน (Work Method) 5.1 เมอผเบกมความจ าเปนตองเบกรายจายจากเงนสดยอย ผเบกจดท าใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) โดยแนบ

เอกสารหลกฐานทเกยวของในการจาย ไดแก ใบแจงหน ใบก ากบภาษ ใบเสรจรบเงน ใบสงของ และเอกสารประกอบการเบกจาย (ถาม) เชน บนทกภายใน เปนตน และลงลายมอชอชอง “ผจดท า”

5.2 ผเบกสงใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) พรอมแนบเอกสารหลกฐานทเกยวของในการจาย ใหผตรวจสอบ/รบผดชอบ ท าการตรวจสอบรายการจายทเกดขน โดยตรวจสอบความถกตอง เหมาะสม ครบถวน ของสงทไดรบถกตองตรงกบเอกสารหลกฐาน และจ านวนเงนทจาย แลวจงลงลายมอชอชอง “ผตรวจสอบ/รบผดชอบ”

5.3 หลงจากนนใหผเบก สงใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) พรอมแนบเอกสารทเกยวของในการจาย ใหผมอ านาจอนมตจาย พจารณารายจายทเกดขนและลงลายมอชอชอง “ผอนมต”

5.4 ผเบกสงใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) พรอมแนบเอกสารทเกยวของ ซงไดรบการอนมตจายจากผมอ านาจอนมตจายแลว สงใหผรกษาเงนสดยอย

5.5 ผรกษาเงนสดยอย ตรวจสอบความถกตองของเอกสารหลกฐานการจาย และความถกตองของใบส าคญจายเงนสดยอย ซงมผมอ านาจในการอนมตจายลงนามเรยบรอย ใหผรกษาเงนสดยอย ด าเนนการ

5.5.1 ก าหนดเลขทใบส าคญจายเงนสดยอยซงไดรบจากผเบก (FM-FIN-01) เปน KK. yymmaaaa โดย KK หมายถง ประเภทเงนสดยอย ซงก าหนดให AP หมายถงเงนสดยอยทใชในส านกงานใหญ

(Office) และ AA หมายถง เงนสดยอยทใชในหนวยงานโครงการ yy หมายถง ปพ.ศ.ทเบกเงนสดยอย เชน พ.ศ. 2554 ใช 54 mm หมายถง เดอนทเบกเงนสดยอย เชน เดอน มกราคม ใช 01 aaaa หมายถง ล าดบหรอครงทเบกเงนสดยอยในปเดอนนน (เรยงตามวนทของเอกสาร) เชน ล าดบท 1 ใช 0001 5.5.2 บนทกเลขทและรายการใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) ลงในสมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) 5.5.3 จายเงนสดยอยใหแกผเบก โดยใหผเบก ลงลายมอชอการรบเงนลงในใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01)

และในสมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) ทชอง “ผรบเงน” และผรกษาเงนสดยอยจงลงลายมอชอชอง “ผรกษาเงนสดยอย” ลง

ในใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) และในสมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) เชนกน ในระยะเวลา 1 สปดาห ผรกษาเงนสดยอยท าการสแกน (Scan) สมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) ในชวงท

ผรกษาเงนสดยอยยงไมท าการเบกชดเชย ถงแผนกการเงน และส าเนาเรยน (cc.) ใหผจดการโครงการทราบ ทงนเพอใหแผนกการเงนไดพจารณา ประสานงานและจดเตรยมเชคจายใหผรกษาเงนสดยอยไดรวดเรวขน

5.6 เมอผรกษาเงนสดยอยตองการเบกชดเชยวงเงนสดยอย ใหผรกษาเงนสดยอยสามารถเลอกปฏบต โดย 5.6.1 ผรกษาเงนสดยอยจดท าใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02) พรอมแนบใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-

01) และเอกสารประกอบทเกยวของ จดสงใหแผนกการเงน โดยใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02) ใหกรอกขอมลรายละเอยดดงน

- ล าดบของใบเบกชดเชยเงนสดยอยประจ าป/เดอน/ครงท หมายถง ล าดบครงทเบกชดเชยเงนสดยอย โดยกรอกปพ.ศ. ทเบกชดเชยเงนสดยอย เชน พ.ศ. 2554 ใช 54 / เดอนทเบกชดเชยเงนสดยอย เชน เดอนมกราคม ใช 01 / ครงทเบก

วนทประกาศใช 9/7/12

วธการปฏบตงาน (Work Instruction) รหสเอกสาร WI-FIN-01

วนทจดท าเอกสาร 01/07/12

การเบกเงนสดยอย แกไขครงท Rev. 01 หนาท 3 /4

เอกสารฉบบนใชภายในบรษท อดสา กรป จ ากด หามส าเนาโดยไมไดรบอนญาต

ชดเชยเงนสดยอยในปเดอนนน เชนมการเบกชดเชยเงนสดยอยในเดอน มกราคม ปพ.ศ. 2554 เปนครงแรก ใช 001 ดงนนล าดบของใบเบกชดเชยเงนสดยอย คอ 54/01/001

- เลขทเอกสาร หมายถง เลขทของใบส าคญเงนสดยอย (FM-FIN-01) - วนทเอกสาร หมายถง วนทของใบก ากบภาษ หรอใบเสรจรบเงน - เลขทเอกสาร หมายถง เลขทของใบก ากบภาษ หรอใบเสรจรบเงน - ผเบก หมายถง ชอผเบกเงนสดยอย - จายให หมายถง ชอของรานคาทบรษทจายเงนให - รายละเอยด หมายถง เงนทจายไปเพอช าระคาอะไร - จ านวนเงน หมายถง จ านวนเงนของรายจายกอนภาษมลคาเพม - VAT Rate หมายถง อตราภาษมลคาเพม - ภาษมลคาเพม หมายถง จ านวนเงนภาษมลคาเพม - W/H Tax Rate หมายถง อตราภาษเงนไดหก ณ ทจาย - ภาษฯ หก ณ ทจาย หมายถง จ านวนเงนภาษเงนไดหก ณ ทจาย (บรษทซงเปนผจายหกผรบเงน) โดย กรณจางท าของ จางบรการ ใหใชอตราภาษเงนไดฯหก ณ ทจาย = 3% กรณเชาทพกอาศย ใหใชอตราภาษเงนไดฯหก ณ ทจาย = 5%

กรณเชาตส านกงาน เชาเครองถายเอกสาร ใหใชอตราภาษเงนไดฯหก ณ ทจาย = 3%

- ปรบปรงสวนตาง หมายถง จ านวนเงนทช าระใหกบผขาย ไมเทากบ จ านวนเงนทแสดงในหลกฐานการช าระเงน ซงมกเกดจากการค านวณภาษมลคาเพม และภาษเงนไดหก ณ ทจาย แลวท าใหจ านวนเงนทช าระมเศษสตางคทไมไดใชตามทองตลาดทวไป

- ผรกษาเงนสดยอย หมายถง ลงลายมอชอผรกษาเงนสดยอย หรอ 5.6.2 ผรกษาเงนสดยอยท าการสแกน (Scan) ชวงใบส าคญจายเงนสดยอยทยงไมไดท าการเบกเงนชดเชย ของสมด

คมเงนสดยอย (FM-FIN-03) สงทาง E-mail ถงแผนกการเงน 5.7 เมอแผนกการเงนไดรบใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02) ใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) และเอกสาร

ประกอบทเกยวของ ตามขอ 5.6.1 หรอ E-mail สมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) ตามขอ 5.6.2 แลว แผนกการเงนจะท าการตรวจสอบความถกตอง ครบถวน ของเอกสารทไดรบตลอดจนอ านาจในการลงนามของผมอ านาจอนมตจาย และจดสงใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02) แลวจงจดสงใหแผนกบญชด าเนนการบนทกบญชตงหน แลวจงจดท าเชคสงจายรอจายใหผรกษาเงนสดยอยตอไป

5.8 ในกรณทผรกษาเงนสดยอยเลอกปฏบตตามขอ 5.6.2 ผรกษาเงนสดยอยจะตองน าสมดคมเงนสดยอย พรอมใบส าคญจายเงนสดยอย (FM-FIN-01) และเอกสารประกอบทเกยวของ สงใหแผนกการเงนตรวจสอบและลงลายมอชอ เมอถงก าหนดรบเชค

วนทประกาศใช 9/7/12

วธการปฏบตงาน (Work Instruction) รหสเอกสาร WI-FIN-01

วนทจดท าเอกสาร 01/07/12

การเบกเงนสดยอย แกไขครงท Rev. 01 หนาท 4 /4

เอกสารฉบบนใชภายในบรษท อดสา กรป จ ากด หามส าเนาโดยไมไดรบอนญาต

6. เอกสารอางอง (Related Documents) -ไมม-

7. บนทก (Records) เรอง ผรบผดชอบ สถานทเกบ ระยะเวลาจดเกบ วธการเกบ

7.1 ใบส าคญเงนสดยอย (Petty Cash Voucher) (FM-FIN-01)

ผเบก แผนกบญช 5 ป เรยงตามวนทเอกสารเบกจายเงนสดยอย

7.2 ใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02)

ผรกษาเงนสดยอย แผนกบญช 5 ป เรยงตามวนทเบกชดเชยเงนสดยอย

7.3 สมดคมเงนสดยอย (FM-FIN-03) ผรกษาเงนสดยอย หนวยงานโครงการ ตงแตไดรบอนมตวงเงนสดยอย

กระทงสนสดงาน

บนทกรายการรบ-

จายเงนสดยอย

8. เอกสารแนบ (Attachment)

8.1 ตวอยางการจดท าสมดคมเงนสดยอยในการเบกเงนสดยอย

วนทประกาศใช 9/7/12

ตวอยาง การเบกเงนสดยอยประจ าวน

วนท 2 เม.ย. 55 นายอรณ (ผจดการโครงการ) ไดรบเงนจากการขออนมตเงนทดรองจาย ตามเอกสารเลขท ADV.No. 55-0004 จากแผนก

การเงน โดยการท าเชคสงจายเลขท 8887658 ลงวนท 2 เม.ย. 55 และไดน าฝากเขาบญชของนายอรณ ตามทตกลงไว

วนท 3 เม.ย. 55 นายอรณตองการซออฐ เพอเปนวสดกอสรางงานโครงสรางโรงงานชน 2 แตไมรจ านวนเงนทแนนอน จงขอเบกเงนไป

กอนจ านวนเงน 10,000 บาท

วนท 4 เม.ย. 55 นายอรณมอบหมายงานดวยวาจาใหนายกก (โฟรแมน) ไปซอสสเปรยท Home Pro เพอน ามาพนเหลกทตดตงในงาน

โครงการโดยดวน นายกกจงส ารองเงนตนเองจายคาสเปรยไปกอนเปนจ านวนเงน 100 บาท แลวจงน าใบเสรจรบเงน/

ใบก ากบภาษทไดรบจากผขาย (Home Pro) มาขอรบเงนคนจากเงนสดยอย

วนท 5 เม.ย. 55 นายอรณน าบลเงนสดคาซออฐจากรานเฮยวชย โดยมชอทอยผขาย ผซอถกตอง และมชอผรบเงน พรอมส าเนาบตร

ประชาชนผขาย โดยในการซอครงน เปนคาสนคา (อฐ) จ านวนเงน 7,000 บาท คาขนสง 300 บาท

วนท 6 เม.ย. 55 นายอรณมอบหมายใหนายกกไปซอตไฟมาตดตงใหลกคา โดยใหน าเงนสดไปซอกบ บจ.ภทรเมธากจ แตไมทราบจ านวน

เงนทแนนอน จงอนมตใหนายกกเบกเงนจากเงนสดยอยไป 30,000 บาท หากไมพอจายใหนายกกส ารองจายไปกอน

วนท 7 เม.ย. 55 ผรกษาเงนสดยอยขอรบเงนชดเชยเงนสดยอย โดยผรกษาเงนสดยอย ปฎบตดงน

- รวบรวมเอกสารทมการเบกเงนจากเงนสดยอย ตวจรง ทงหมด และจดท าใบเบกชดเชยเงนสดยอย (FM-FIN-02)

น าสงเอกสารดงกลาวสงใหแผนกการเงน

- แผนกการเงนด าเนนการตรวจสอบเอกสาร และสงมอบเชค หรอโอนเงนเขาบญชผขออนมต (นายอรณ)

วนท 8 เม.ย. 55 นายกกซอตไปมาตดตงใหลกคา โดยน าใบเสรจรบเงน/ใบก ากบภาษทไดรบจาก บจ.ภทรเมธากจ เลขทเอกสาร 5544878

ลงวนท 6 เม.ย. 55 มาแสดงเปนหลกฐาน

…

วนท 10 เม.ย. 55 นายอรณวางแผนปดโครงการ และไมจ าเปนตองใชเงนทดรองจายอกตอไป จงตองการคนเงนทดรองจายใหบรษท

วนทประกาศใช 9/7/12

วนทประกาศใช 9/7/12

วนทประกาศใช 9/7/12

วนทประกาศใช 9/7/12

วนทประกาศใช 9/7/12