ขอมลจากการประชม

Value Stream Mapping : รศ. นพ. กตต ลมอภชาต

Lean Concept : Application & Simulation In Healthcare 3 – 4 ตลาคม 2554

คณะกรรมการ LEAN โรงพยาบาลสงขลานครนทร

แพทยหญง พชรจรา เจยรณชานนท

http://opsmgt.edublogs.org/2012/10/23/is-lean-government-the-solution-to-economic-problems/

แนวทางในการนาแนวคดลนมาปรบใช • นโยบายจากผบรหารระดบสง หวหนาหนวยงาน

• Sensei (Guru) ผร ผเชยวชาญ

• ถายทอด เรยนร ทาความเขาใจ เกยวกบแนวคด Lean จากการฟงบรรยาย

อบรมเชงปฏบตการ (work shop , game simulation)

• Lean Facilitator

• หวหนาหนวยงาน เหนปญหา เหนดวยกบแนวคดลนและตองปรบปรง

กระบวนการทางาน

• ดาเนนการ Lean project – Project owner , Team

• ตดตามความกาวหนา ปรบปรงเปนระยะ ๆ (Kaizen) อยางสมาเสมอ

• นาโครงการ รวมกน ชนชม พจารณาปรบปรง

• Continuous Improvement PDCA

เลอกกระบวนการทางานชนดใดทา Lean project ?

• Core process งานหลก

• Queue/Bottle neck: ข นตอนทคอยนาน งานทตองรอ หรอทาไมทน ควตาง ๆ

เชน ควการอนมตโครงการ ควในการประเมนผลงานทางวชาการ ควในการให

ใบอนญาตประกอบการตางๆ คว admit ควตรวจพเศษ ควรอหองพเศษ ควผาตด

• Problem ข นตอนหรอการทางาน ทมปญหาเกดขน เชน ลาชา ผลงานผดพลาด

ตองแกไขบอย ๆ

• Central process, inter-department , inter-unit job งานทตองประสานงาน

รวมกนหลายหนวย

กระบวนการท : ใชเวลานาน / ใชคนหลายคน

มข นตอนมาก / ยงยาก (complex) / ใชคาใชจายมาก สนเปลอง

งานทคางเสมอ ๆ (work in process-WIP)

งานทตองนากลบไปทาตอทบาน

Go See , Ask Why , Respect People

Gamba Walking (Genchi Genbusu) • Go See เพอด / ศกษากระบวนการทางานทเกดขนจรงสอดคลอง

กบผลลพธท ตองการหรอไม สภาพการทางาน คนทางาน

เปนอยางไร (Seeing is believing)

• Ask Why มปญหาอะไร ถามทาไม ควรแกไขอยางไร ในการทางาน

ม Waste หรอไม

• Respect People ไวใจและเชอม นในบคลากร พฒนาและทาทาย

ใหมงสเปาหมายทสงข น

(Rely on people Develop People Challenge People)

นอกจากลดเวลารอคอย ลด Waste หรอลด Cycle

time หรอระยะทางการเดน

ยงอาจหมายถง

• ลดพนททางาน / เพมพนทใชสอย

• ลดคาใชจาย

• ลดอปกรณ ลดเครองมอ

• ลดคนทางาน

• ลดความผดพลาด เพมความปลอดภย ลดความเสยง ของผปวย / ผใชบรการ คนทางาน

กระบวนการตอไปน ไมใชแนวทางของ Lean

• การปรบกระบวนการเพยงข นตอนเดยว หรอการ ปรบเพยงสวนนอย เรยกวา Keizen

• การลดข นตอนหรองานของหนวยงานตนเอง แตโอน/เปลยนใหหนวยงานอนรบผดชอบหรอ ทาแทน

• การกาหนดใหผอ นปรบการทางานใหดข น ถกตองสมบรณ กอนสงงานให

• การลดหรอตดข นตอนทงแตทาใหเกดความเสยงตอความผดพลาดหรอ

ความปลอดภยของผปวยเพมข น

• การลดหรอยกเลกข นตอนทขดตอระเบยบ ขอตกลง กฎหมาย

• Lean ตองใชทรพยากรลดลง ไมใชเพมข น ถาใชทรพยากรเพมข น เชน เพมคน เพมเครองมอ หรอครภณฑเพอใหงานรวดเรวขน ตองมความจาเปนจรง ๆ และไดประสทธภาพคมคากวาเดมชดเจน

• บคลากรตองทางานนอยลงแตประสทธภาพดข น • ไมเพมความเครยด ขวญกาลงใจมากขน

LEAN √

Problem in Lean implementation

ปญหา และอปสรรค

ในการนาลนมาใชในองคกร

ผใชบรการแตละคนตองการ บรการตาง ๆ กน

ตองการขอมล ผลงาน ชนงาน คาแนะนา และ

การตดตาม ทไมเหมอนกน

ไมสามารถควบคมความแตกตางได

ไมเหมอนการผลตสนคา หรอบรการประเภทอน ๆ

ไมสามารถควบคมจานวนผใชบรการ

ในหลาย ๆ กรณ

ไมสามารถทานายผลการบรการ ไดแนนอน

ผใชบรการของ กทม. ไมใช รถยนต

หนวยงาน กทม. ไมใช โรงงาน

Lean ไมไดเปลยนหนวยงานของกทม.ใหเปน

โรงงาน

หนวยงานกทม. ยงเปน หนวยงาน กทม.เชนเดม แตเปน Lean Government

หรอเปน Lean Organization

เรยนรจากการทา lean government ของอเมรกา

1. สงสาคญททาให lean government ในอเมรกาอาจไมประสบความสาเรจคอ

“การไมยอมรบในการเปล ยนแปลง” • Key factors ทจะทาใหการทาลน สาเรจคอ การทา

ใหบคลากรไดรบการเรยนรในเร องภาวะผนาอยาง เหมาะสม (properly oriented leadership) โดยเฉพาะในกลม - ทดอและยดมนกบแนวทางปฏบตแบบเดมๆ - คนทไมมภาวะผนาของการเปลยนแปลง (changing leadership)

2. รฐบาลของอเมรกามหนวยงานแยกกระจายอยางมากมาย ทาให - ยากตอการนา lean ลงสการปฏบตไดอยางพรอมเพรยง

- ยงคงตองอาศยการทแตละหนวยยอยเหนความสาคญ - และผลกดนใหเกดการทา lean ในเฉพาะสวนกอน แลว ขยาย ออกไป

- ตองอาศยผทมหนาทรบผดชอบในระดบกลาง วางแผนการ นาสการปฏบตทชดเจน

3. หนวยงานของรฐบาลทสามารถทาลนไดสาเรจ อาศย - การวางเปาหมายทสามารถทาได โดยอาศยเครองมอลน ตางๆอยางจรงจง

- ตดตามผลการทางาน, feed back รวบรวม impact ทสาคญ

เรยนรจากการทา lean government ของอเมรกา

Lean เปลยนคณคา Value ของการใหบรการ

จากมมมองของ ผใชบรการ

ไมใชจาก ขาราชการ / เจาหนาท

Lean เปนการเปลยนแนวคด ปรชญาขององคกร

ของคนทางาน เปลยนวฒนธรรมการทางาน

Lean ใหหรอกาหนดคณคา (Value)โดยยดดวามตองการ ความคาดหวง ของ

ลกคาเปนสงสาคญ แตลกคาไมมความสามารถจะบอกความตองการ ไมมความร

พอทจะเลอก หรอใหความเหนตอการลกษณะการใหบรการได จะกาหนดคณคาโดย

ลกคา หรอ ประชาชนทมาใชบรการไดอยางไร

สงทผใชบรการตองการจากการหนวยงาน กทม. ตองการไดรบขอมล บรการ อยางรวดเรว ถกตอง

ดวยวธการทไดผลดทสด ไดมาตรฐาน

ใหบรการตรงตามความตองการ เฉพาะปญหาทเกดขน เฉพาะตนอยางถกตอง อยาง

รวดเรว เหมาะสม โดยไมมการรอนานเกนไป มกาหนดระยะเวลาทชดเจน

มประสทธภาพ ไมมความสญเสย (Waste) ไมมความผดพลาด ประหยดทาใหเกด

ความปลอดภยตอตน ท งชวต และทรพยสน

ไดรบการดแลอยางเสมอภาค

ปจจยแหงความสาเรจ

วฒนธรรมองคกร

ความมงมนของผนาระดบสง นโยบาย

การถายทอดใหบคลากรมความร ความเขาใจเกยวกบแนวคดลน

ความรวมมอของบคลากร (Engagement , Empowerment)

การสอสารภายในองคกร การสนบสนนจากผบรหาร – เวลา สถานท อปกรณ การอบรม

การตดตามจากผบรหาร การชนชม รางวลความสาเรจ

Toyota Culture

4P Model of the Toyota Way- Liker & Hoseus 2008

การแกไขปญหา ปรบปรงใหดข น และเรยนร

Problem Solving (Continuous improvement and Learning) คานงถงผเกยวของ (ศรทธา+เชอมน ทาทาย พฒนา)

People and Partners (Respect, Challenge and Grow

them) กระบวนการ / ขนตอนการทางาน – กาจดความสญเปลา

Process (Eliminate waste)

ปรชญาการทางาน Philosophy (Long – term Thinking)

Problem Solving (Continuous

improvement and Learning)

People and Partners (Respect, Challenge and

Grow them)

Process Eliminate waste

Philosophy (Long – term Thinking)

ลกษณะของผบรหารของ Toyota Harvard Business Review, June 2008

พรอมทจะเรยนรและรบฟงจากผอน (Willingness to listen and learn from others

กระตอรอรนในการทาใหเกดการเปลยนแปลงทดข นอยเสมอ (Enthusiasm

for constantly making improvements)

พรอมและเตมใจในการรวมทมทางาน (Comfort with working in teams)

for constantly making improvements)

มความสามารถและกลาตดสนใจในการแกไขปญหาอยางรวดเรว (Ability

to take action quickly to solve a problem)

สนใจทจะใหคาปรกษาแกผรวมงาน (interest in coaching other employees) สภาพ ออนนอม (Modesty)

รและเหนปญหา – การแกไขปญหา

• ผงกางปลา : Fish Bone Diagram

• วเคราะหหาสาเหตราก : Root Cause Analysis –RCA • การวเคราะหความลมเหลวและผลกระทบ : Failure Mode Effect Analysis – FMEA

• ทาไม 5 ครง : 5 Why

• วางแผน-ทา-ตรวจสอบ-แกไข : Plan – Do – Check – Act (PDCA)

เหนประโยชนของเพอนมนษยเปนกจทหนง

ทาอยางไร บคลากรในกทม. หรอพวกเราทกคนททางานจง

1. มองเหน Muda (Waste) ในกระบวนการทางานอยางแจมชด

2. ตระหนกในความสญเปลาและ

3. เกดความตองการอยางลกซง ในการพยายามลดหรอกาจด

Muda ดวยวธการตาง ๆ ทกวธ อยางเอาจรงเอาจงทก ๆ วน

ตลอดเวลา

เพอใหตนเองทางานอยางมคณคา ภาคภมใจ มความสข สนกกบ

การทางาน และเพอประโยชนของผรบบรการทกคน

ปจจยความสาเรจของคณะแพทย มอ.

สอดคลองกบโครงการพฒนาเดม เรองลดคน ลดงาน

ลดขนตอน ลดคาใชจาย

โครงการพฒนางาน คณะแพทยศาสตร (เรมครงแรก

สงหาคม 2535 คดโครงการ และนาเสนอโครงการ)

วตถประสงค เพอพฒนาขดความสามารถของหนวยงาน

เปนการเพมภาระงานจากงานปกต เชน การประสานงาน

การเพมผลผลต ประหยด หรอลดคาใชจายในการใช

ทรพยากร

LEAN MANAGEMENT

Policy

Education Lean concept

and application in healthcare

VSM Workshop

Implement Lean Project

through-middle managers heads

project Brainstorm

(senior leader , facilitator , project team) sharing and

learning , improvement

&modification of VSM , support

resources

Deployment VSM in unit

work

Learning (Lean clinic) multi session

follow – ups of each VSM result

and modification

Recognition & reward

Sharing

LEAN CLINIC

LEAN1

LEAN2

LEAN3

LEAN4

ป ระบบผปวยนอก

ระบบผปวยใน

งานสนบสนนทางการแพทย

งานสนบสนน

ท วไป รวม

2552 42 36 40 59 177

2553 44 34 28 91 197

2554 23 16 20 40 99

รวม 109 86 88 190 473

จานวนโครงการ Lean แบงตามลกษณะ

การบรการของโรงพยาบาล

ทาอยางไรแนวคดลน จงจะเกดความยงยนหรอตอเนองใน

การพฒนาองคกร ความไมตอเนองของ 5 ส & Lean

ผนาทกระดบ โดยเฉพาะผนาระดบสง

VSM จะเกยวของกบคนหลายคน หลายหนวยงาน ความรวมมอ

การสอสาร จงเปนปจจยสาคญยงทจะทาให Lean project ไดผล

ความสาเรจของลน ไมไดอยทรจก Lean Tools แตอยททศนคต

ความสามารถ ความอดทน พยายาม และความมงมนในการปรบใช

ใหไดจรงในงาน

Just in Time และ Jidoka ปรบใชไดอยางไรในองคกร / หนวยงานตางๆ

Jidoka (build in quality)

“make problems Visible” • Automatic stops • Andon • Person – machine separation • Error proofing • In – station Quality control • Solve root cause of problems (5 Why?)

•Selection •Common Goals

•Ringi decision making •Cross - trained

People & Teamwork

Continuous Improvement

Waste Reduction

•Genchi Genbutsu •5 Why ‘s

•Eyes for Waste •Problem Solving

Just – In Time “Right part, right amount , Right time”

•Takt time planning •Continuous flow •Pull system •Quick changeover •Integrated logistics

Leveled Production (heijunka)

Stable and Standardized Processes

Visual Management

Toyota Way Philosophy

Ringi =collective decision making by circular document Genchi Genbutsu = go and see for yourself

Best Quality – Lowest Cost – Shortest Lead Time– Best Safety – High Morale Through Shortening the production flow by eliminating waste

The Toyota Production System

ความคดย งยนของแนวคดลนในองคกร

• ความสมดลระหวาง Customer Value , Worker

Value, Professional value , Organization Value

• จะ Motivate , inspire บคลากรอยางไร ?

• ทาอยางไรใหแนวคดลน เปนวถชวต (วฒนธรรม) ของการทางานในองคกร

Just

– in

- T

ime

TOYOTA

•Single Piece Flow

•Pull Production

•Takt Time Production

•Aotonomation

•Built – In Quality

•Stopping at

Abnormalities

•Level Loading

•Sequencing

•Stability

TOYOTA Production System

People People People

Jido

ka

Heijunka

END