การจดประชมและการจดนทรรศการ

เรยบเรยงโดย : แพรวพรรณ ตรชน

2

บทท 1 ความรทวไปเกยวกบการจดประชมสมมนา

ในสงคมปจจบนเปนสงคมทใหความส าคญแกขอมลขาวสาร เพราะมการพฒนาเทคโนโลยใหสามารถเขาถงขอมลขาวสารไดสะดวกและรวดเรว องคการตาง ๆ ทงภาครฐและเอกชน จงมความจ าเปนทจะแสวงหาขอมลขาวสารทเปนประโยชนตอการพฒนาองคการ เพอใหเจรญรดหนากวาคแขงขนอยเสมอ ๆ ดวยวธการทแตกตางกนไป เชน การศกษาจากรายงานวจย รายงานขาวทางธรกจ การเขารวมอบรม รวมไปถงการเขารวมสมมนา ซงถอไดวาเปนแหลงขอมลทสามารถน ามาใชในการพฒนาองคการ บคลากร และทรพยากรอน ๆ ขององคการใหเกดประสทธภาพสงสด ปจจบนพบวาการประชมสมมนา เปนทนยมทงในวงการธรกจและการศกษา เพอเปนการเพมพนความร ประสบการณและทศนคต รวมทงเปนการเสรมสรางความสมพนธระหวางกน เปนการเปดโอกาสใหคนในวงการเดยวกนหรอสมาชกในองคการเดยวกน ไดมโอกาสแลกเปลยนเรยนรซงกนและกน การประชมสมมนา (seminar) หรอการสมมนา นบไดวาเปนเครองมอทชวยในการแสวงหาความร ประสบการณ และแนวคดจากผทไดท าการศกษาคนควา จากการทผเขารวมประชมสมมนามาประชม พบปะ พดคย แลกเปลยนประสบการณระหวางกน เพอใหไดรบความรใหม ๆ เกดแนวทางในการแกปญหาทอาจเกดขน รวมถงเปนการเพมแนวคดและวสยทศนใหม ๆ ทสามารถในไปใชในการพฒนาตวเองรวมไปถงการพฒนาองคการทสงกดไดอยางเหมาะสม

ความหมายของการประชมสมมนา

การประชมสมมนาไดมผใหความหมายอยางหลากหลาย ดงน สทธน ศรไสย (2538, 15) การสมมนาหมายถงการระดมสมองของผทมสรรพก าลงและประสบการณในการปฏบตงานมาชวยกนคดหาวธการแกปญหาตาง ๆ ใหส าเรจลลวงไปดวยด โดยด าเนนการตามหลกประชาธปไตย เกษกานดา สภาพจน (2542, 4) การประชมสมมนาของหนวยงานหรอองคการ จะมงผลประโยชนทไดรบ เพอน าผลทไดไปพฒนาทรพยากรในองคการ ผเขารวมสมมนาจะเปนกลมผรหรอผทท างานในหนวยงาน สวนมากผเขารวมสมมนา ควรจะเปนผทท างานในลกษณะเดยวกน หรอมประสบการณใกลเคยงกน มารวมสมมนา และมงทพธในการประชม

3

สมจตร เกดปรางค (2545, 4) การประชมสมมนาของหนวยงานหรอองคการจะมงผลประโยชนทไดรบ เพอน าผลทไดไปพฒนาทรพยากรในองคการ ผเขารวมสมมนาจะเปนบคคลผรหรอผทท างานในหนวยงาน และหากเปนไปไดผเขารวมสมมนา ควรเปนผทท างานในลกษณะเดยวกน หรอมประสบการณใกลเคยงกน สนทร เกตสขาวด (2553, 3) สมมนามเปาหมายหลกทมลกษณะเปนการประชม โดยมรปแบบของการจดกจกรรมทยดหยนเหมาะสมกบสถานการณและวตถประสงค เปนกระบวนการกลม รวมผสนใจทมความรทางวชาการใกลเคยงกนมาแสดงความคดเหนอภปราย ถกเถยง โตตอบพดคย ปฏสมพนธซงกนและกน สรางสรรคทศนะใหม ๆ อนจะสามารถน าแนวคดนน ๆ ไปใชใหเกดประโยชนสงสดได พล ยาวชย (2553, 3) การสมมนาคอสถานการณการประชมกลมบคคลทมพนความรความสามารถความสนใจประสบการณในงานสาขาวชาชพเดยวกน มเงอนไขจดมงหมาย หรอวตถประสงคเดยวกน เพอการศกษาคนควาเรองใดเรองหนงรวมกน ส ารวจ เรยนร แลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน วเคราะหปญหาและหาแนวทางแกปญหาทประสบอยอยางเปนระบบ โดยค านงถงบทบาทของการมสวนรวมจากทกสวนตามหลกการประชาธปไตยภายใตเวลาทเหมาะสม พจนานกรมฉบบบราชบณฑตยสถาน พทธศกราช 2554 (2556, 1211) ไดใหความหมายการสมมนา ดงน สมมนาคอการประชมแบบหนง ซงมวตถประสงคเพอแลกเปลยนความร ความคดเหน และหาขอสรป หรอขอเสนอแนะในเรองใดเรองหนง ผลสรปทไดถอวาเปนเพยงขอเสนอแนะ ผเกยวของจะน าไปปฏบตตามหรอไมกได จากความหมายของการจดประชมสมมนา หรอการจดสมมนาดงกลาวขางตน พอจะสรปไดดงน การประชมสมมนาเปนการจดประชมเพอแลกเปลยน และน าเสนอความร ประสบการณ และความคดเหนของผเขารวมประชมทมความรความสนใจในเรองเดยวกน เพอใหไดขอสรปหรอขอเสนอแนะ โดยมผควบคมดแลการประชมใหด าเนนการตามเปาหมายทตองการ

เปาหมายของการประชมสมมนา

การจดการประชมสมมนาตองมเปาหมายทชดเจน เหมาะสมกบสถานการณในขณะนน และเกดประโยชนสงสดตอผเขารวมประชมสมมนา เปาหมายนนตองมความเปนไปได สอดคลองกบความตองการ และเปนทยอมรบของผประสงคจะเขารวมประชมสมมนา ซงสรปไดดงน

4

1. เพอน าเสนอสาระความรททนสมย และทนตอสถานการณ โดยผน าเสนอไดมาจากการศกษาและคนควาตามความสนใจ หรอเพอหาแนวทางในการแกปญหาทประสบ เมอไดตามความตองการกตองการมการเผยแพรตอผสนใจใหรบรโดยทวกน 2. เพอใหเกดการแลกเปลยนความร ประสบการณ แนวคด ระหวางกลมบคคลทมความรความสนใจในเรองเดยวกน เนองจากการสมมนาเปนการรวมกลมของผทมความสนใจในประเดนเดยวกน ซงจะเปนผมความร มประสบการณในระดบทไมแตกตางกนมากมายนก 3. เพอแสวงหาขอตกลง ขอสรป และแนวทางปฏบตใหไดในเวลาอนรวดเรว ซงเปนการระดมสมองของผมความรความสามารถและมความเชยวชาญในประเดนทจดสมมนา ท าใหไดรบขอมลทตรงกบความตองการภายในเวลาทจดสมมนา

ประโยชนทไดจากการประชมสมมนา

การจดประชมสมมนาโดยทวไปมกจดเพอน าเสนอความร ความกาวหนา ในศาสตรใดศาสตรหนง หรอเพอการแสวงหาแนวทางในการแกปญหาทเกดขน หรอคาดวาอาจจะเกดขน ดงนน จะเหนไดวาการจดประชมสมมนามประโยชนตอผเขารวมสมมนามากมาย สรปไดดงน 1. ไดรบโอกาสในการแลกเปลยนความร และแนวคด ระหวางกลมคนทมความร ประสบการณ หรอมความสนใจในเรองเดยวกน 2. มแนวทางการพฒนา ปรบปรง หรอแกไขในหนาทการงานใหมประสทธภาพมากยงขน หรอการแกปญหาในขณะนน 3. เปนการพฒนาตนเองใหมความกระตอรอรนในการเรยนรสงใหม ๆ กลาคด กลาตดสนใจ รจกยอมรบฟงความคดเหนของผอน 4. เปนการเสรมสรางความสมพนธระหวางผเขารวมสมมนาดวยกน จากการไดมโอกาสในการแลกเปลยนเรยนรระหวางกน

ลกษณะทวไปของการจดประชมสมมนา

1. รปแบบการจดประชมสมมนา ขนอยกบวตถประสงคของการจด โดยทวไปเปนการจดเพอการเผยแพรองคความรใหม หรอเพอระดมความคดเหนในการแกปญหาตามสถานการณในขณะนน

5

2. หวขอในการจดสมมนาตองเปนองคความร และปญหาทางวชาการ ซงผคนสวนใหญใหความสนใจ และมผลตอการด ารงชวต หรอมผลตอการเพมประสทธภาพในการปฏบตงาน 3. เปนกระบวนการรวมผสนใจในเรองเดยวกน โดยเปนผทมความรและประสบการณในระดบทใกลเคยงกนหรออาจแตกตางกนไมมากนก เพอมารวมกนสรางสรรคองคความรใหม 4. ใชหลกกระบวนการกลมในการจด เพอใหเกดปฏสมพนธระหวางผเขารวมสมมนาดวยกน 5. เปนกจกรรมทกระตนใหผเขารวมสมมนา มความกระตอรอรนในการเขารวมกจกรรมตลอดการสมมนา 6. ผเขารวมสมมนาไดมโอกาสพฒนาทกษะตาง ๆ เชน ทกษะการพด การฟง การคด และการน าเสนอ เปนตน 7. การสมมนาจะมผน าและผตามในกระบวนการเรยนรระหวางการสมมนา 8. ผลของการสมมนาจะไดในรปของการทผรวมสมมนามการพฒนากระบวนการฟง การคด การแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน การทดสอบองคความร และการประเมนคาความคดเหนจากผรวมสมมนา 9. การสมมนาเปนกระบวนการหรอเครองมอในการหลอหลอมใหเกดองคความรใหม

ขนตอนของการจดประชมสมมนา

สมมนาเปนการจดประชมเพอแสวงหาความร ปรกษาหารอ แลกเปลยนความคดเหน เพอใหไดขอสรป หรอแนวทางเพอน าไปประยกตใชในการพฒนาตนเองหรอองคการ โดยทวไปมลกษณะการจดดงน 1. เรองทน ามาสมมนา ควรเปนปญหาหรอประเดนทกอใหเกดความเสยหายในวงกวาง จ าเปนตองหาทางด าเนนการแกไขโดยเรงดวน และตองการความรวมมอจากหลาย ๆ ฝาย 2. ก าหนดรปแบบการประชมใหเหมาะสม ขนอยกบเปาหมายทตองการ โดยมผเชยวชาญหรอผทรงคณวฒเปนผใหความรหรอเสนอแนวความคด 3. เมอประชมเสรจควรมการพจารณาวเคราะหปญหา และหาขอสรปใหไดแนวทางในการน าไปใชได โดยอาจแบงเปนกลมยอยกได หรอใหมการอภปรายในการประชมกได 4. ตองประเมนผลการจดสมมนาเพอเปนแนวทางในด าเนนการจดครงถดไป 5. เมอเสรจสนการสมมนาตองมการสรปผลการสมมนาเปนรายงาน เผยแพรใหองคการหรอหนวยงานทเกยวของ ไดน าแนวทางหรอขอสรปเพอน าไปพจารณาในการประยกตใชตอไป

6

องคประกอบของการประชมสมมนา

การประชมสมมนา เปนวธการเพมพนความรและประสบการณ ทมกลมบคคลมาแลกเปลยนเรยนรความคดเหนซงกนและกน โดยใชความร ประสบการณของแตละบคคล เพอประโยชนรวมกนใหไดขอยตในเรองใดเรองหนง และสามารถน าไปประยกตใชในการปรบปรงแกไขพฒนาตนเองหรอองคการไดตามความตองการ เพอใหการจดประชมสมมนาแตละครงบรรลตามเปาหมายทตองการ จ าเปนตองมองคประกอบทส าคญ ดงตอไปน 1. องคประกอบดานเนอหา ไดแกสาระหรอเรองราวทจะน ามาจดประชมสมมนา ซงประกอบไปดวย 1.1 จดมงหมายของการจดประชมสมมนา จ าเปนจะตองก าหนดไวใหชดเจน เพอคณะกรรมการผด าเนนการจดการประชม ผ เขารวมประชม วทยากร และผเกยวของอน ๆ ไดเขาใจและสามารถด าเนนการใหเปนไปตามจดมงหมายทก าหนดไว 1.2 ชอเรองทจะจดสมมนา ตองค านงถงประโยชนและความคมคาในการจด ดงนนในการเลอกชอเรอง ควรตองค านงถงสงตอไปน 1.2.1 เปนเรองทตองการศกษาปญหาและแนวทางแกไขทเกยวของกบสถานการณในปจจบน 1.2.2 เปนเรองทไมกวางหรอแคบจนเกนไป มขอบเขตเฉพาะ สามารถก าหนดปญหาไดชดเจน 1.2.3 ชอเรองควรสน กระทดรด มความกระชบ ชดเจน ตรงความหมาย และเขาใจไดงาย 1.3 หวขอเรอง เปนหวขอทใหความสมพนธกบชอเรองทจะจดสมมนา เพอใหเหนทศทางของปญหาไดชดเจน ซงอาจจดในรปของการบรรยายหรอการอภปรายกได 1.4 ก าหนดการสมมนา เปนการก าหนดเวลาในการด าเนนการแตละชวง ซงชวยใหผเขารวมสมมนา และผทเกยวของไดวางแผนและเตรยมตวส าหรบการสมมนา 1.5 ผลทไดจากการสมมนา เปนการคาดหวงวาผเขารวมสมมนาไดรบประโยชนอยางไรบาง อาจเปนทงเชงปรมาณและเชงคณภาพ 2. องคประกอบดานบคลากร หมายถงบคคลทเกยวของและมหนาทในการจดประชมสมมนา ซงประกอบดวยบคคล 3 กลม ดงน 2.1 กลมผด าเนนการจดประชมสมมนา หมายถงคณะบคคลทท าหนาทด าเนนการจดประชมสมมนาใหบรรลตามจดมงหมายทก าหนดไว โดยทวไปมกตงในรปของคณะกรรมการ ก าหนดหนาท

7

ความรบผดชอบแตกตางกนไป เชน ประธาน รองประธาน เลขานการ ฝายทะเบยน ฝายสถานท และฝายประเมนผล เปนตน จ านวนมากนอยขนอยกบรปแบบการจดสมมนา 2.2 กลมวทยากร หมายถงกลมบคคลทมความร ความสามารถ และประสบการณ หรอมความเชยวชาญเฉพาะทางในดานใดดานหนง หรอเปนผทมชอเสยงเปนทยอมรบในวงสงคม ใหมาท าหนาทบรรยาย อภปรายหรอถายทอดความร ประสบการณ โดยใชเทคนควธตาง ๆ ใหแกผเขารวมประชมสมมนา โดยมงหวงใหไดรบความรและประสบการณอยางเตมท 2.3 กลมผเขารวมสมมนา เปนกลมบคคลทเขารวมสมมนา มจดมงหมายทจะมารวมฟงการบรรยาย หรอฟงการอภปราย แลกเปลยนความคดเหน และหาแนวทางแกปญหารวมกน เพอน าไปพฒนาตนเอง หรอหนวยงานองคการทสงกด ผเขารวมประชมสมมนาสวนใหญจะมพนฐานความรใกลเคยงกน หรอมความสนใจในปญหาเดยวกน 3. องคประกอบดานสถานท รวมถงอปกรณและเครองมอตาง ๆ ทจะชวยใหการประชมสมมนาส าเรจลลวงไปดวยด ประกอบดวย 3.1 หองประชมใหญ เปนหองประชมรวมทใหผเขารวมประชม ใชในฟงการบรรยายหรอรวมอภปราย ก าหนดจ านวนทนงได และระบสถานทตงไดอยางชดเจน ซงควรเปนสถานททสะดวกในการเดนทางไปถงไดงาย 3.2 หองประชมยอย เปนหองขนาดกลางหรอขนาดเลก ควรตองมหลายหองขนอยกบรปแบบการสมมนา ควรอยในบรเวณเดยวกบหองประชมใหญ หรอใกลเคยงกน เพอความสะดวกในการด าเนนการตอไป และสะดวกในการประสานงานหากมปญหา 3.3 หองรบรอง เปนหองทใชส าหรบรบรองวทยากร แขกพเศษ เพอการพกผอนหรอการเตรยมตวกอนเขารวมประชมสมมนา 3.4 หองรบประทานอาหารวาง เปนหองทจดไวส าหรบผเขารวมประชมไดมาพกรวมรบประทานของวาง เพอผอนคลายความตงเครยดจากการประชม หรออาจใชพนทบรเวณดานนอกหองประชมกได 3.5 หองรบประทานอาหาร เปนหองทจดไวส าหรบรบประทานอาหารเชา กลางวน เยน ในกรณทจดประชมสมมนาหลายวน 3.6 อปกรณดานโสตทศนปกรณ ไดแก อปกรณและเครองมอตาง ๆ ทจะท าใหการประชมด าเนนไปจนบรรลจดมงหมาย ไดแก ชดไมโครโฟนชนดตงและตดตว เครองขยายเสยง เครองฉายแผนทบ เครองฉายโปรเจกเตอร เครองคอมพวเตอร เครองพรนเตอร เครองถายเอกสาร และอปกรณดานแสงและเสยง เปนตน

8

3.7 อปกรณดานเครองเขยน ไดแก ดนสอ ปากกา กระดาษ ไมบรรทด กรรไกร ส แผนใส แฟม ปายชอ เปนตน อปกรณเหลานผจดตองเตรยมไวใหพรอมใชงานทนททตองการ 4. องคประกอบดานเวลา ก าหนดการวนเวลาส าหรบการจดประชมสมมนาเปนเรองทส าคญ ผจดตองมการวางแผนใหชดเจนวาควรใชวนเวลาใดทเหมาะสม สะดวกแกทกฝาย จงควรค านงในเรองตอไปน 4.1 ระยะเวลาส าหรบเตรยมการ คณะผจดจะตองท าแผนปฏบตงานใหชดเจนวางานแตละงานนนจะตองด าเนนการเมอไร และควรจะเสรจสนเมอไร เนองจากงานแตละงานจะใชเวลาไมเทากน บางงานตองท าอยางตอเนอง ดงนน คณะผจดจงควรทไดมการวางแผนอยางรอบคอบ ละเอยดถถวน 4.2 การเชญวทยากร เปนเรองทส าคญควรมการตดตอกนลวงหนาอยางไมเปนทางการกอนก าหนดวนจด เนองจากวทยากรทมคณภาพมกจะเปนทตองการของผจดคณะอน ๆ หากไมสามารถหลกเลยงวนจดงานได ควรตองหาวทยากรทมคณสมบตใกลเคยงมาทดแทน เพอไมใหเกดปญหาในการด าเนนงาน 4.3 วนเวลาทใชในการสมมนา จะก าหนดมากนอยเพยงใด ขนอยกบเรองทสมมนา และหวขอเรองทเกยวของกบการสมมนา วามขอบเขตกวางมากนอยเพยงใด ตองก าหนดใหทนตอการเตรยมการในทกเรอง โดยขนอยกบสภาพปญหาของเรองทตองการร และคณสมบตพนฐานของผเขารวมประชมสมมนา หากการด าเนนการไมสามารถเปนไปตามแผนทก าหนดไว สามารถปรบเปลยนเพอความเหมาะสมไดบาง ตามความสนใจของผเขารวมประชม และสถานการณในขณะนน 5. องคประกอบดานงบประมาณ เปนองคประกอบทมความส าคญอยางยง เนองจากในการจดประชมสมมนาในแตละครงตองมคาใชจายเกดขน แตจ านวนคาใชจายจะมากจะนอยเพยงใดขนอยกบรปแบบของการจด และการควบคมใหเปนไปตามแผนทก าหนดไวหรอไม เพอใหการประมาณคาใชจายในการจดประชมสมมนาอยในภาวะทเพยงพอ คณะผจดตองเตรยมการในสวนของงบประมาณตาง ๆ ไว ดงน 5.1 ประมาณการคาใชจายของแตละฝาย ผรบผดชอบตองจดท าประมาณการคาใชจายทคาดวาจะเกดขนทงหมดในรปของบญชคาใชจาย น าเสนอตอทประชมเพอพจารณาถงความเหมาะสมและความคมคา กอนทจะอนมต 5.2 รายการราคาคาใชจายส าหรบวสดอปกรณทคาดวามความจ าเปนตองใช ควรมรายการราคาตามตลาด เพอการประมาณการจะไดไมมความคลาดเคลอนมากนก และควรค านงถงคาใชจายทอาจจะเพมขนได ซงอาจจะตองน าไปใสในคาใชจายอน ๆ หรอคาใชจายเบดเตลดเผอไวดวย 5.3 การจดท างบประมาณรวม เมอการวางแผนคาใชจายของแตละฝายเหนชอบจากทประชมแลว กใหจดท างบประมาณรวมทงโครงการ เพอเสนอผบรหารพจารณาอนมตตอไป

9

กระบวนการจดประชมสมมนา

การจดประชมสมมนา เปนทยอมรบกนวาเปนเครองมอหนงทสามารถชวยท าใหเกดการพฒนางานและพฒนาตวบคลากรในหนวยงานหรอในองคการไปในทศทางทตองการ การจดประชมสมมนาแตละครง จะประสบความส าเรจไดมากนอยเพยงใดนน ขนอยกบกระบวนการในการด าเนนงานของทกฝายทเกยวของ ขนอยกบจดมงหมายในการจดแตละครง สามารถซงแบงขนตอนการท างานไดเปน 3 ระยะ ดงน 1. ระยะจดเตรยม หมายถงการประชมวางแผนและการมอบหมายความรบผดชอบใหแกคณะกรรมการแตละฝาย เพอเตรยมความพรอมกอนทจะมการจดประชมสมมนา ในระยะการเตรยมการน จะเรมตงแตการจดท าโครงการ และการด าเนนการหลงจากโครงการไดรบการอนมต ไดแก การก าหนดเรองในการสมมนา การเลอกหวขอยอย การก าหนดสถานท วน เวลา วทยากร งบประมาณ การก าหนดแผนปฏบตงาน ประสานงานผเกยวของ การประชาสมพนธ เปนตน 2. ระยะด าเนนงาน กอนทจะถงวนด าเนนงานจรง คณะผจดจะมการตรวจสอบความเรยบรอยใหพรอมทด าเนนการไดจรง สวนงานทตองด าเนนการในวนจดมขนตอนทตองด าเนนการ ดงน 2.1 การตอนรบผมารวมรวมงาน และการน าผเขารวมประชมสมมนาไปหองประชม 2.2 การรบลงทะเบยนและแจกเอกสารประกอบการสมมนา ปายชอผเขารวมสมมนา ควรทตองด าเนนการแจกจายไดอยางรวดเรวและแมนย า 2.3 พธเปดสมมนา ไดแก การจดเตรยมค ากลาวรายงาน และค ากลาวตอบรบ การดแลรบรองคณะสอมวลชนทมาท าขาว 2.4 การประชมกลมใหญ ประกอบดวยการชแจงการสมมนา การแบงกลม ตลอดจนการชแจงเรองอน ๆ 2.5 การประชมกลมยอย ตามขนาดทก าหนด เพอรวมกนอภปรายในประเดนตาง ๆ ดงน 2.5.1 วเคราะหปญหาทกลมไดรบมอบหมายหรอสนใจจะอภปราย 2.5.2 เสนอแนะขอคดเหน 2.5.3 พจารณาและวเคราะหแนวทางหรอวธทเหมาะสมทสด 2.5.4 สรปขอเสนอของกลมเพอน าเสนอตอกลมใหญตอไป 2.6 กจกรรมเสรม การจดประชมสมมนาทวไป มกจะมการเชญวทยากรทมความเชยวชาญในเรองทสมมนา มาบรรยายใหความรเพมเตมแกผเขารวมประชมสมมนา หรออาจมการจดทศนศ กษานอกสถานทรวมดวย เพอท าใหบรรยายกาศการประชมสมมนานาสนใจมากยงขน

10

2.7 รายงานผลการสมมนาตอทประชม โดยล าดบแรกเปนการรายงานผลการสมมนาตอทประชมใหญ จากนนใหผรวมประชมรวมอภปราย ซงจะไดผลมากนอยเพยงใดขนอยกบผด าเนนการอภปราย และสมาชกของกลม ทมทกษะในการอภปรายมากนอยเพยงใด 2.8 พธปดการประชมสมมนา มความส าคญไมนอยกวาพธเปด เพราะจะเปนการสรางความประทบใจตอผเขารวมประชมสมมนา โดยทวไปผทเปนประธานปดพธการประชม ควรเปนผทมสถานะภาพเปนทยอมรบ และมความส าคญ หรอมสวนชวยสนบสนนการจดประชมสมมนาในครงนน

2.9 การจดท ารายงานผลการประชมสมมนา เปนการจดรายงาน การบนทกขอความการสมมนา การถอดเทปค าพดวทยากร หรอเทปขอความการสมมนาทงหมด ตลอดจนการเรยบเรยงและจดพมพเพอน าไปสการเผยแพรแกผเกยวของตอไป 3. ระยะตดตามผล เปนระยะการปฏบตงานหลงจากทการจดประชมสมมนาสนสดลง ซงผทมหนาทเกยวของจะตองท าการตดตามผลและสรปผลใหเสรจสน โดยมงานทตองด าเนนการ ดงน 3.1 การจดท าหนงสอขอบคณวทยากร และผด าเนนรายการ 3.2 การจดท าหลกฐานคาใชจาย 3.3 การประเมนผลการจดประชมสมมนา 3.4 การจดรวบรวมเอกสารทเกยวของทงหมด 3.5 การประชมคณะกรรมการด าเนนงานเพอสรปผลการจดสมมนา 3.6 การจดท ารายงานผลการจดประชมสมมนาเปนรปเลม จดสงใหแกผเขารวมสมมนา และผทเกยวของ เพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงานหรอการพฒนาตนเองตอไป

สรป

การจดประชมสมมนาเปนงานทมความส าคญ เนองจากเปนประโยชนตอผเขารวมประชมสมมนาอยางมากมาย โดยผจดจ าเปนตองมความเขาใจในองคประกอบของการจดประชมสมมนา ไดแก องคประกอบดานเนอหา องคประกอบดานบคลากร องคประกอบดานสถานท องคประกอบดานเวลา และองคประกอบดานงบประมาณ เพอใหการเตรยมการจดประชมสมมนาในแตละครงบรรลตามเปาหมายทตองการ นอกจากนนผ฿จดยงตองมการศกษากระบวนการจดประชมสมมนาในแตละระยะ ไดแก ระยะจดเตรยม ระยะด าเนนงาน และระยะตดตาม เพอใหมแนวทางในการน าไปปฏบตอนจะเกดประโยชนสงสดแกผจดและผเขารวมประชมสมมนาอยางมประสทธภาพสงสด

11

เอกสารอางอง

เกษกานดา สภาพจน การจดสมมนา กรงเทพฯ: โรงพมพศนยสงเสรมวชาการ, 2542 ผล ยาวชย สมมนา กรงเทพฯ: โอเดยนสโตร, 2553 ราชบณฑตยสถาน พจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 เฉลมพระเกยรตพระบาทสมเดจ

พระเจาอยหว เนองในโอกาสพระราชพธมหามงคลเฉลมพระชนมพรรษา 7 รอบ 5 ธนวาคม 2554 กรงเทพฯ: ราชบณฑตยสถาน, 2556

สมจตร เกดปรางค และนตประวณ เลศกาญจนวต การสมมนา กรงเทพฯ: โรงพมพศนยสงเสรมวชาการ, 2545 สทธน ศรไสย หลกการจดสมมนาการศกษา พมพครงท 5 กรงเทพฯ: คณะครศาสตร จฬาลงกรณ มหาวทยาลย, 2551 สนทร เกตสขาวด สมมนางานเทคโนโลยอตสาหกรรม กรงเทพฯ: มหาวทยาลยราชภฏธนบร, 2553

12

บทท 2 ความรทวไปเกยวกบนทรรศการ

ปจจบนการจดแสดงนทรรศการ ไดถกใชเปนเครองมอสอสารส าหรบการใหความร การถายทอดประสบการณ การโฆษณา และการประชาสมพนธ ของหนวยงานหรอองคการทงภาครฐและเอกชน ไปยงผคนทเปนกลมเปาหมาย รวมถงผสนใจทวไป ใหสามารถเขาชมไดพรอม ๆ กน ตามวนเวลาทจดแสดง ซงเปนการประหยดเวลาในการน าเสนอทตองเขาถงกลมเปาหมาย โดยการแสดงนทรรศการมบทบาทในการทจะน าเสนอสงตองการแสดงตอกลมเปาหมายทตองการไดภายในเวลาทรวดเรว โดยผจดตองจดแสดงดวยรปแบบทนาสนใจ สามารถดงดดความสนใจจากผเขาชมไดเปนอยางด เพอใหผชมเหลานนไดมความรความเขาใจ และเกดทศนคตทดตอสงทจดแสดง ซงจะสงผลดไปยงหนวยงานหรอองคการเจาของนทรรศการเหลานนดวย การจดนทรรศการทประสบความส าเรจ ตองท าใหผเขาชมนทรรศการสามารถรบรขอมลขาวสารไดอยางมประสทธภาพ และทนตอสถานการณปจจบน สามารถน าไปประยกตใชใหเกดประโยชนไดตามความตองการ ดงนน การจดนทรรศการในแตละครงจงตองมการวางแผนอยางรอบคอบ และค านงถงความคมคาในการการลงทนทสญเสยไป

ความหมายของนทรรศการ

นทรรศการไดมผใหความหมายอยางหลากหลาย ดงน พยงศกด ประจศลป (2531, หนา 1) ใหความหมายของนทรรศการ คอการใหการศกษาอยางหนง ดวยการแสดงงานใหชม อาจจะมผบรรยายใหฟง หรอไมตองมกได การแสดงอาจจะแสดงออกนอกอาคาร หรอในอาคารกได ซงจะประกอบดวย ของจรง สงจ าลอง ภาพถายและแผนภม สงของตาง ๆ ทจะน าออกมาแสดง แตในการจดเตรยมจะตองจดอยางมระเบยบเรยบรอย ดงาย และค านงถงความแจมชด รวมทงกอใหเกดความร ชวยใหผดมความเขาใจขอมล โดยใชขอความสน ๆ อธบายประกอบซงควรจะมความนาดนาชมดวย เปรอง กมท (2533, หนา 1-2) ไดใหหมายของนทรรศการไว 2 ทศนะ โดยใหความหมายของนทรรศการตามทศนะของผจดวาเปนวธการอนทรงประสทธภาพ ในการกระตนใหผคนสนใจในวตถและแนวความคดอาน เปนวธทมกสามารถเขาถงประชาชนได ในเมอวธการอยางอนไมสามารถท าได ทงนเพราะเสนหอนเกดจากผลงานการรวบรวมสรรพสงทงหลาย การคดเลอก และการจดแสดงทด เปน

13

แมเหลกอนใหญทดงดดใหคนเหลานนเขามาหามนไดอยางงายดาย และความในทศนะของผชม นทรรศการหมายถงโอกาสของการเหน ความชนชม และการเรยนรบางอยางเกนปกตวสยจะไดมโอกาสเชนนน เสนหของนทรรศการอยทความพเศษ หรอโอกาสทหายาก หรอจะหาชมไดเปนบางครงบางคราวเทานน วฒนะ จฑะวภาต (2542, หนา 1) ใหความหมายของนทรรศการ คอการจดน าเอาภาพถาย ภาพเขยน สถต แผนภม หรอวสดกราฟกอน ๆ ไดแก ของจรง หนจ าลอง โสตทศนปกรณบางประเภท เชน ภาพยนตร ภาพนง มาจดแสดง พรอมค าบรรยายประกอบ การอภปรายและการสาธตในเรองตาง ๆ ทนาสนใจ หรอก าลงอยในความสนใจของกลมประชาชนทเลอกมาเปนเปาหมาย ประเสรฐ ศลรตนา (2549, หนา 10) ใหความหมายไวดงน นทรรศการเปนเครองมอหรอสอกลางของบคคลหรอหนวยงาน ส าหรบใหความร ความเขาใจ ประสบการณ การศกษา การสงเสรมเสนอแนะ การโฆษณาประชาสมพนธขาวสารขอมล ไปสมหาชนทวธการอยางอนไมสามารถท าได จากความหมายของนทรรศการดงกลาวขางตน พอจะสรปไดดงน นทรรศการ คอการน าเสนอสงแสดง ไดแก วสด สงของ ทงทเปนของจรง หรอเปนสงจ าลอง ภาพถาย แผนภม โสตทศนปกรณ เปนตน มาจดแสดงทงภายในอาคาร และนอกอาคารแลวแตความเหมาะสมของสงแสดง เพอใหความรความเขาใจทเปนประโยชนแกผชม รวมถงการเผยแพรประชาสมพนธขอมลขาวสารขององคการตอสาธารณชน ดวยรปแบบและวธการทนาสนใจ

ประเภทของนทรรศการ

นทรรศการสามารถแบงตามลกษณะการจดไดดงน 1. นทรรศการถาวร (permanent exhibition) คอนทรรศการทจดอยในทใดทหนงเปนระยะเวลานาน หรอตลอดไป นทรรศการลกษณะน ถอไดวาเปนการรวบรวมและการจดแสดงสงตาง ๆ โดยเฉพาะวตถสงของทแสดงเรองราวทเกดขนแนนอนแลว เชน สงทแสดงเรองราวทางประวตศาสตร สงคมศาสตร วทยาศาสตร โบราณคดและศลปะ เปนตน โดยจดแสดงเปนเวลานานหรอตลอดไป แมจะมการโยกยายบางกเพยงบางสวน หรออาจจะสะสมสงทจดแสดงเพมเขาไปใหม หรอขยายการจดแสดงเพมเตมขนอก ซงการจดแสดงตองการใหผชมหรอผสนใจสามารถเขาชมหรอเขามาศกษา ไดตลอดเวลาตวอยางนทรรศการถาวร ไดแก นทรรศการในหอศลปแหงชาต พพธภณฑสถานแหงชาต พพธภณฑหนขผง พพธภณฑวทยาศาสตร หองแสดงประวตสถาบน เปนตน การจดแสดงนทรรศการถาวร สามารถจดแสดงไดทงภายในตวอาคารหรอนอกตวอาคารกได หรออาจจดบรเวณกลางแจงกได เชน นทรรศการนรกภม วดไผโรงวว จ.สพรรณบร เมองโบราณ จ.สมทรปราการ เมองจ าลอง จ.ชลบร เปนตน

14

2. นทรรศการชวคราว (temporary exhibition) คอนทรรศการทจดอยในทใดทหนงเปนระยะเวลา สน ๆ ในชวงระยะเวลาหนง อาจเปนสปดาห เปนเดอน หรอเปนป มกจดแสดงเกยวกบเรองทเกดขนอยางเรงดวน หรอความรใหม ๆ เพอแสดงวตถหรอสงสะสมทเพงไดมาใหม หรอจดแสดงในหวขอทผคนสนใจ โดยมากมกเปนการจดเพอเสรมนทรรศการทมการจดแสดงอยแตเดมแลว เพอเราความสนใจใหคนเขามาชมนทรรศการอยเดมมากขน และเปนการเปลยนบรรยากาศการใหความรแกผชมดวย นอกจากนน การจดนทรรศการชวคราวยงสามารถใชเพอการเผยแพรประชาสมพนธขาวสาร สนคาบรการใหม ๆ ขององคการทงภาครฐและเอกชนไดเปนอยางด 3. นทรรศการหมนเวยน (traveling exhibition) เปนนทรรศการทจดแสดงหมนเวยน เปลยนสถานทจดแสดงทสามารถเดนทางไปหากลมเปาหมายทตองการ และยงชวยดงดดความสนใจของกลมเปาหมายใหมารวมกน เพอเปนการเพมพนความร แลกเปลยนประสบการณ เสรมสรางทศนคต และเปนการเผยแพรใหผชมในพนทจดแสดง การจดแสดงนทรรศการประเภทนมความยงยาก เนองจากตองมคาใชจายในการเคลอนยาย การดแลรกษาสงทน าไปจดแสดง รวมถงคาตดตงในแตละครง สวนใหญพพธภณฑทมขนาดใหญ มกใชนทรรศการหมนเวยนมาจดแสดงเสรม เพอหาทนมาชวยการจดนทรรศการถาวร โดยเกบคาเขาชมเพยงเลกนอย แตจะเหนไดวาการจดนทรรศการหมนเวยน สามารถเปนเครองมอทสามารถน าความรและความบนเทงแกคนจ านวนมาก นอกจากนนยงสามารถใชเปนเครองมอสงเสรมการขายไดอกดวย

จดมงหมายของการจดนทรรศการ

การจดนทรรศการเปนททราบกนแลววาสามารถใชเปนเครองมอในการสอสารผลงานหรอเกยรตประวตของบคคลส าคญไดเปนอยางด เชน นทรรศการเฉลมพระเกยรตพระมหากษตรยของไทย นทรรศการแสดงหนขผงพระเกจอาจารยทมชอเสยงในประเทศไทย นทรรศการสนทรภ นทรรศการแสดงผลงานศลปะของศลปนทงไทยและตางประเทศ เปนตน ในสวนทใชเปนเครองมอการสอสารของหนวยงาน ไดแก นทรรศการเผยแพรผลงานของกระทรวงตาง ๆ นทรรศการแสดงผลงานทางวชาการของสถานบนการศกษา นทรรศการแนะน าสถานศกษาในตางประเทศ นทรรศการแสดงสถานททองเทยวของประเทศตาง ๆ นทรรศการแสดงนวตกรรมผลตภณฑของบรษทเอกชนตาง เปนตน โดยผจดนทรรศการตางตองการน าเสนอสงแสดงใหนาสนใจ และพยายามสรางแรงจงใจใหผชมเขามาชมในนทรรศการทน าเสนอออกไป โดยมจดมงหมายดงน 1. เพอเสรมสรางประสบการณการเรยนรตาง ๆ ใหแกผชม โดยผจดนทรรศการใชความพยายามในการน าเสนอสงแสดงใหใกลเคยงกบการทผชมไดรบประสบการณตรงมากทสด เชน อาจมการใชเทคนคพเศษในการเลยนแบบใหใกลเคยงธรรมชาตมากทสด การใชสอมลตมเดยรวมน าเสนอเพอสรางความแปลกใหม การ

15

ใชวทยากรน าชมเพอใหขอเสนอแนะหรอตอบขอซกถามจากผชมตลอดการน าชม การสรางหนจ าลองเทาขนาดของจรงเพอสรางความตนตาตนใจ เปนตน 2. เพอใหผดสามารถรบรรปแบบและเรองราวหลาย ๆ สงพรอมกนในเวลาเดยวกน เนองจากการจดนทรรศการในแตละครงมคาใชจายจ านวนมาก โดยเฉพาะคาใชจายในการดแลรกษาสงจดแสดง และคาเชาสถานทจดแสดง จงจ าเปนทผจดตองน าเสนอสงแสดงทคาดวาเปนสงทผชมเฝารอจะไดชม และรวบรวมสงแสดงทนาสนใจใหมากทสด เพอใหผชมมความรสกทคมคาในการเชาชมมากทสด 3. เพอสงเสรมการแสดงออกทใหความรความเขาใจแกผจดและผชม ซงนบเปนการถายทอดและการเรยนรวธหนง ผจดนทรรศการตองพยายามรวบรวมขอมลทประกอบการน าเสนอสงแสดงใหครบถวน เพอใหผชมไดรบทราบขอมลทถกตอง และเกดความประทบใจในการเขาชม ดงนนขอมลทใชประกอบการน าเสนอตองมการปรบขอมลใหกระชบไดเนอหา หรออาจใชสอในลกษณะอนเพอน าเสนอขอมลประกอบการน าชมใหนาสนใจ เชน การใชสอมลตมเดย วดทศน การแสดงประกอบ เปนตน 4. เพอใหผชมมองเหนภาพและเกดความเขาใจในความคดทเปนนามธรรมไปสความคดทเปนรปธรรม โดยทผจดนทรรศการจะเปนผทตองคดรปแบบในการน าเสนอนทรรศการ เพอใหนาสนใจและบรรลเปาหมายมากทสด ดงนนจงตองหาทางทจะน าเสนอขอมลเพอสรางแรงดงดดใจผชม ใหเกดความสนใจและรสกทจะตดตามเรองราว ดวยเนอหาทกระชบและงายตอการตดตาม เพอใหไดรบความรในสาระส าคญทนทรรศการตองการน าเสนอ

การวางแผนในการจดนทรรศการ

นทรรศการทดไมวาจะมขนาดเลกหรอใหญ ยอมขนอยกบเนอหาหรอเรองราวทน า เสนอ เนอหามความตอเนองกนทงนทรรศการ บรเวณพนท งบประมาณ รวมไปถงรปแบบการจดทโดดเดน สบายตา สะดวกและปลอดภยในการชม ดงนน ผจดนทรรศการจงตองมการวางแผนการด าเนนการจดนทรรศการ ดงน 1. ผชม การจดนทรรศการในแตละครง ตองค านงถงกลมเปาหมายซงไดแกผชมเปนล าดบแรก เพอน าไปสการวางแผนในเรองอน ๆ สงทควรน ามาพจารณาเกยวกบผชมนทรรศการ ไดแก 1.1 จ านวนผชม ตองประเมนความสนใจของกลมเปาหมาย เปรยบเทยบกบนทรรศการ เพอประโยชนในการคาดการณจ านวนผเขาชมใหใกลเคยง 1.2 องคประกอบของผชม ไดแก อาย เพศ การศกษา ระดบสตปญญา และลกษณะความสนใจ

16

1.3 ระยะเวลาทใชในการชม โดยอาศยการเปรยบเทยบขอมลเกยวกบขนาดของกลม ระดบสตปญญา ทศนคต และอายของผชม ทสามารถจบสาระส าคญของนทรรศการไดภายในการชมเพยงครงเดยวไดหรอไม ผจดจ าเปนตองมคมอประกอบการน าชมหรอไม หรออาจตองจดใหมผน าชมกได 1.4 ชวงเวลาทจดนทรรศการ ไมควรตรงกบเหตการณหรอวนประเพณ ควรจะตองวางแผนวนจดนทรรศการ ไมใหทบซอนกบการจดนทรรศการอน ๆ เพอไมใหเกดการแยงชงผชมกน 2. หวเรองใหญและเนอหายอย การจดนทรรศการในแตละครงตองก าหนดหวเรองใหญใหชดเจน เพอทผชมจะทราบวาตรงกบความตองการหรอไม หรอมความนาสนใจหรอตดตามมากนอยเพยงใด โดยทวไปนทรรศการสามารถจดไดทกเรอง แตจะท าอยางไรใหนทรรศการนนนาสนใจ ผจดจงตองค านงถงสงตอไปน 2.1 เรองราวหรอประเดนทจะน าเสนอ ตองมเนอหาทสอดคลองกนทงนทรรศการ ผจดควรจะตองทราบวาจะจดอะไรใหใครด เรองอะไรทกลมเปาหมายสนใจ ตองการใหรอะไรบาง เพราะจะท าใหผชมไดรบประโยชนอยางคมคา การน าเสนอเนอหา ตองน าเสนอไดอยางเหมาะสม และสามารถถายทอดความรใหแกผชมไดเปนอยางด อนจะน ามาซงความพงพอใจในการชม และท าใหมผชมผลดเปลยนหมนเวยนกนมาชมมากขน 2.2 หวเรองใหญ เปนสงทบงบอกวานทรรศการทจดนนเปนเรองเกยวกบอะไร เปรยบเสมอนชอเรองบนปกหนงสอ ทจะเชญชวนใหคนอานตดสนใจหยบขนมาเพอพลกดเนอหาขางในตอไป ดงนน การตงชอหวเรองใหญตองมความนาสนใจ และครอบคลมเนอหายอยทจดแสดงอยางครบถวน 2.3 เนอหายอย เปรยบเสมอนบทตาง ๆ ในหนงสอ กลาวคอตองมความสมพนธกบชอเรองบนปกหนงสอ เนอหายอยทจะจดแสดงตองอยภายในขอบเขตของหวเรองใหญ การวางล าดบของเนอหายอย ตองวางใหสอดคลองกนไปในแตละเนอหายอย 2.4 ขอความและค าบรรยายในเนอหายอย ควรเลอกน าเสนอดวยขอความทกระชบ ชดเจน ตรงประเดน และเปนสงส าคญทตองร หากมขอความหรอค าบรรยายมากเกนไป จะท าใหผชมเดนชมดวยความเบอหนาย ซงในทสดผชมกไมไดรบประโยชนอะไร หรออาจหมดความสนใจในการชมนทรรศการไปเลยกได 3. สงแสดง การพจารณาความเหมาะสมของสงแสดง ขนอยเนอเรองทตองการน าเสนอ เชน ของจรง ของจ าลอง ภาพถาย แผนภม และขอความตาง ๆ เปนตน การทจะเลอกสงแสดงใดมาน าเสนอนน ตองพจารณาวาสามารถสอความรหรอเรองราวไดชดเจนตรงประเดนมากนอยเพยงใด การเคลอนยาย การดแลรกษาท าไดงายและสะดวกหรอไม และทส าคญเปนการสนเปลองงบประมาณโดยใชเหตหรอไม นอกจากตวสงแสดงแลว ผจดยงตองค านงถงสงชวยในการน าเสนอสงแสดง ไดแก

17

3.1 แผงตงแสดง ส าหรบการน าเสนอสอประเภท 2 มต เชน ภาพถาย แผนภม แผนสถต เปนตน เพราะเปนตวชวยเพมคณคาใหแกสงแสดง แตไมควรใหมความโดดเดนกวาสอทน าเสนอ ดงนน การเลอกใชแผงตงแสดงตองค านงถงความสวยงาม ความมนคงแขงแรง อยในระดบสายตามทงายตอการมองเหน สะดวกในการตดตงและเคลอนยาย 3.2 ฐานตงแสดง ส าหรบการน าเสนอสอประเภท 3 มต ไดแกสงแสดงทเปนของจรง หรอหนจ าลอง มความส าคญเชนเดยวกนกบแผงตงแสดง ฐานตงแสดงตองมความมนคงแขงแรง เพยงพอตอการรองรบน าหนกของสงแสดง 3.3 ปายประกอบนทรรศการ โดยทวไปตองน าเสนอเรองราวใหกระชบและไดใจความ เปนการใหค าอธบายเกยวกบเรองราวของสงแสดง ซงมหลายลกษณะดงน 3.3.1 ปายใหญ เปนปายหวเรอง ใชขอความสน ๆ และตวอกษรมขนาดใหญ ทสะดดตา 3.3.2 ปายน าเรอง เปนปายทส าคญ ทน าเสนอเรองยอโดยภาพรวมของนทรรศการ เพอใหผชมไดรบทราบกอนเขาชมนทรรศการ 3.3.3 ปายบรรยาย เปนปายทบรรยายเรองราวโดยสรปของสงแสดง เพอใหความรประกอบการน าเสนอสงแสดงนน ๆ 3.3.4 ปายประจ าสงแสดง เปนปายทแสดงชอของสงทน ามาแสดง ซงจะตองมปายประจ าสงแสดงนน ๆ ตดไว เชน ปายตดชอวตถทน ามาใชแสดง ปายชอหนจ าลอง ปายตดภาพถาย และปายตดภาพวาด เปนตน 4. สถานท การจดแสดงนทรรศการจ าเปนตองพจารณาขนาดและเนอท ใหมความเหมาะสมจ านวนสงทน ามาจดแสดง เหมาะสมกบเนอหาเรองราวทน าเสนอ รปแบบของการจดนทรรศการ จ านวนผชมทคาดวาเปนกลมเปาหมาย ความสะดวกในขนยายสงทน ามาแสดง และสงอ านวยความสะดวกประกอบการน าเสนอ ซงผจดตองค านงถงสงตอไปน 4.1 บรเวณทจดนทรรศการ มขนาดกวางขวางเพยงพอกบจ านวนสงทน ามาจดแสดง และมพนทเหมาะสมแกการเขาชมเนอหาในแตละสวน รวมไปถงการถายเทของอากาศ หากสถานทจดแสดงไมมเครองปรบอากาศ ควรตองมชองระบายลมใหเพยงพอ เพอใหผชมมสมาธในการชม 4.2 มความสะดวกในการขนยาย หรอเคลอนยายสงแสดงทมขนาดใหญ รวมถงการอ านวยการในชวงของการจดเตรยมนทรรศการกอนแสดงจรง ไดแก เวลาปด-เปดของสถานท การใหบรการเครองปรบอากาศ การใหบรการไฟฟา เปนตน

18

4.3 สงอ านวยความสะดวกทสนบสนนการน าเสนอของเรองราว เนองจากนทรรศการทน าเสนอ ตองมความเปนเอกภาพในการจดแสดง เชน ตองใชแสง ส อปกรณประกอบ เพอท าใหสงแสดงนนมความโดดเดนนาสนใจในตวของมนเอง และมสวนดงดดผชมนทรรศการใหรสกเพลดเพลนในการรบชม เปนผลใหการรบรเรองราวทน าเสนอไดตามเปาหมาย 4.4 สามารถก าหนดเสนทางการเดนชมนทรรศการของผชมไดอยางสะดวก พยายามลดหรอปองกนความแออดทคาดวาอาจจะเกดขนกบบรเวณสวนใดสวนหนง เพราะจะท าใหผชมไมสามารถรรบสงทผจดน าเสนอได 5. ผน าชม การจดแสดงนทรรศการทน าเสนอของจรง และมคาธรรมเนยมในการเขาชม มกจะมการก าหนดเวลาในการเขาชม และจ ากดจ านวนผเขาชมในแตละรอบ โดยมผน าชมคอยใหค าอธบายในแตละจดของการน าชม เพอใหผชมไดรบความรและความเพลดเพลนในการชม ตามจดมงหมายของผจดทตองการใหผชมเหนคณคาของนทรรศการและการความประทบใจในสงทไดรบรรบชม ดงนน การเลอกผน าชมนทรรศการควรตองมคณสมบต ดงน 5.1 เปนผทมบคลกภาพด น าเสยงชดเจน นาฟง 5.2 มทกษะในการสอสารไดเปนอยางด 5.2 เปนผทมมนษยสมพนธทด มใจรกในงานบรการ 5.3 มความสามารถในการควบคมอารมณไดเปนอยางด 5.4 มปฏภาณไหวพรบ และทกษะในการแกปญหาเฉพาะหนาได 5.5 มความรเกยวกบสงทน าเสนอในนทรรศการไดเปนอยางด รวมถงการใชอปกรณทอาจมประกอบการน าเสนอนทรรศการ 6. การประชาสมพนธ ในการจดนทรรศการ ตองมการประชาสมพนธใหกลมเปาหมายไดรบทราบอยางทวถงมากทสด การประชาสมพนธไมวาจะใชวธการใดกตาม ตองพจารณาถงกลมเปาหมายมความใกลชดกบสอใดมากทสด เชน หนงสอพมพ วทย โทรทศน โปสเตอรโฆษณา แผนพบ และจดหมาย เปนตน หรออาจจะใชสอหลายประเภทรวมกนกได ขนอยกบงบประมาณดวย 7. คาใชจาย ในการจดนทรรศการแตละครงมคาใชจายทแตกตางกน ขนอยกบปจจยหลายอยาง ไดแก จดมงหมายของการจด รปแบบการจด ระยะเวลาทจด สถานท และระยะเวลาทใชจด เปนตน ตวอยางเชน องคการภาคธรกจทมการจดนทรรศการเพอประชาสมพนธสนคา หรอเพอเพมสวนแบงทางการตลาด จ าเปนตองมคาใชจายจ านวนมาก เพอใหนทรรศการออกมาดทสดและบรรลตามเปาหมายทตองการ การท าประมาณการคาใชจายส าหรบการจดนทรรศการนน ไดแก คาเชาสถานท คาใชจายเกยวกบ

19

สงทน ามาจดแสดง อปกรณพเศษประกอบการน าเสนอ คาตกแตงสถานท คาไฟฟา คาการบรรจหบหอ คาขนสง คาประกนของเสยหาย คาจางผน าชม และคาประชาสมพนธ เปนตน 8. กจกรรมประกอบ เปนกจกรรมเสรมความรประกอบในการจดนทรรศการ เชน การสาธต การบรรยาย การอภปราย การแสดงดนตร การฉายภาพยนตร การใหรวมตอบค าถาม และการแจกสจบตร เปนตน กจกรรมประกอบเหลาน มสวนส าคญทท าใหนทรรศการมความสมบรณมากยงขน โดยทวไปมกจะจดใกลบรเวณทจดนทรรศการ ซงมชวยดงดดความสนใจใหมจ านวนผชมมากขนดวย 9. การประเมนผล การจดนทรรศการในแตละครงจะมจดมงหมายและรปแบบทแตกตางกนไป เพอใหทราบวาการจดในแตละครงบรรลตามเปาหมายหรอไม จงจ าเปนตองมการประเมนผลเพอตรวจสอบวาการด าเนนการในแตละขนตอน ซงการประเมนผลสามารถกระท าไดหลายวธ ไดแก การสงเกต การสมภาษณ การใชแบบสอบถาม เปนตน เพอใหไดขอมลยอนกลบเพอน าไปพจารณาปรบปรงหรอพฒนาใหดขนในการจดนทรรศการครงตอไป

การออกแบบนทรรศการ

การออกแบบนทรรศการ เปนขนตอนทเกดขนหลงจากผจดไดรบทราบเนอหาเรองราว สงทจะน าแสดง และสถานทแลว ทงนเพราะสงดงกลาวมเอกลกษณเฉพาะตว การออกแบบเปนการจดวางเพอแสดง และสรางบรรยากาศใหนาสนใจ กระตนความสนใจของผชมใหอยากคนหาและตดตามเรองราวทน าเสนอ การออกแบบนทรรศการเปนกระบวนการคดสรางสรรคสงทมอย ใหมความแปลกใหมโดดเดนกวาภาพลกษณเดม ๆ ทเคยเหนจนชนตา เชน การจดมมมอง การจดแสง ส การสรางบรรยากาศใหเออตอการรบร เปนตน ดงนน ขนตอนในการออกแบบนทรรศการ ควรประกอบดวย 1. การออกแบบสญลกษณของงาน เพอใชเปนสอแทนนทรรศการทงหมดทจดขน และใชเปนเครองมอในการกระตนความคด ทศนคตของผชมใหสอดคลองกบเปาหมายของการจดนทรรศการ การออกแบบสญลกษณโดยทวไปมกใชรปแบบเปนตวอกษร รปทรงเรขาคณต รปแบบตามลทธความเชอ รปแบบตามธรรมชาต รปแบบผลผลต หรอรปแบบอสระ เพอสอความหมายแทนสงทตองการน าเสนอ โดยอาจเลอกใชรปแบบใดแบบหนง หรอใชหลายรปแบบผสมกนกได ทงนเพอใหงายตอการรบรและจดจ า 2. การออกแบบสอเนอหา ขอมลทจะใชประกอบการน าเสนอสงแสดง หรอขอความทเปนความรทจะตองจดแสดงนน จะตองมการสรปเรยบเรยงใหไดใจความส าคญ เพอทผชมสามารถใชเวลาในการเรยนรไดรวดเรวขน ดงนน ขอควรค านงในการออกแบบสอเนอหา ตองท าสงสลบซบซอนใหงายตอการรบร เชน การใชแบบจ าลองแทนของจรง การจ าลองสถานการณ การใชภาพถาย การใชแผนภม เปนตน

20

3. การออกแบบทตดตง ตองค านงถงรปรางลกษณะของสงทน ามาจดแสดง การออกแบบทตดตงจะสอดคลองและเหมาะสมกบสงทน ามาจดแสดง เพอเสรมประกอบใหสงทจดแสดงดมคณคาและมความโดดเดน 4. การออกแบบผงการจดวาง คอการจดวางสงตาง ๆ ตองมความเหมาะสมสมพนธกน มความเปนระเบยบ ดสบายตา และวางเนอหาเรยงล าดบใหมความตอเนองสมพนธกน เพอทผชมจะไดรบรเ นอหาเรองราวของนทรรศการไดอยางครบถวน 5. การออกแบบตกแตง เพอการเสรมสรางบรรยากาศของนทรรศการ และพนทบรเวณโดยรอบใหมสสนสวยงาม นาตนตาตนใจ และเกดความประทบใจ โดยทวไปมกตกแตงดวย ดอกไม ตนไม ผา ลกปด เปนตน 6. การออกแบบกจกรรม เพอเสรมนทรรศการใหมผลสมบรณ ทใหทงความร ความบนเทง กระตนความสนใจ รวมทงการมสวนรวมกบนทรรศการ สวนการออกแบบกจกรรมในลกษณะใดนน ขนอยกบความสอดคลองของเนอหานทรรศการโดยภาพรวม

สรป

นทรรศการสามารถจดไดทกเรอง หากผจดเชอว านทรรศการการสามารถสอไดดกวาการอานบทความ หรอการอานหนงสอ การจดนทรรศการทดตองท าใหผชมชนชอบ กระตนหรอเราความสนใจของผชมในขณะเดนชมไดเปนอยางด และเกดความประทบใจหลงจากการชมนทรรศการแลวนน ขนอยกบการวางแผนและการออกแบบนทรรศการวาจะจดท าไดดมคณภาพมากนอยเพยงใด นอกจากนน การจดแสดงนทรรศการ ไดถกใชเปนเครองมอสอสารส าหรบการใหความร การถายทอดประสบการณ การโฆษณา และการประชาสมพนธ ของหนวยงานหรอองคการไปยงผคนทเปนกลมเปาหมาย

เอกสารอางอง

ชาญชย สญพง การจดนทรรศการ เพชรบรณ: สถาบนราชภฏเพชรบรณ, 2544 ประเสรฐ ศลรตนา การออกแบบนทรรศการ กรงเทพฯ: สปประภา, 2549 เปรอง กมท เทคนคการจดนทรรศการ พมพครงท 2 กรงเทพฯ: สวรยาสาสน, 2533 พยงศกด ประจศลป การออกแบบส าหรบนทรรศการ กรงเทพฯ: ส.ศรการพมพ, 2531 วฒนะ จฑะวภาต ศลปะการจดแสดงนทรรศการ กรงเทพฯ: ดานสทธาการพมพ, 2542

21

บทท 3 ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

การจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ เรมมบทบาทส าคญในการสรางรายไดใหแกประเทศไทย ดงปรากฏในแผนการบรหารราชการแผนดน พ.ศ. 2548 – 2551 ซงมประเดนยทธศาสตรในการปรบโครงสรางการทองเทยว การบรการ การคา เพอเปนตวขบเคลอนเศรษฐกจ สรางงาน สรางรายได และกระจายรายไดสชมชน ในชวงเวลาดงกลาว โดยมกลยทธหลกคอการพฒนาธรกจบรการทมศกยภาพ เพอส รางเครอขายความเชอมโยงกบธรกจอน ๆ โดยมงในสวนทเกยวของกบนกทองเทยวทมคณภาพ มก าลงซอสง มคาใชจายในการเดนทางแตละครงสงมากกวานกทองเทยวปกต ซงหมายถงนกทองเทยวทเปนนกธรกจ ทมวตถประสงคหลกในการเดนทางเพอมาเขารวมประชมสมนาในระดบนานาชาต เขารวมงานแสดงสนคาหรอการจดนทรรศการ การเจรจาธรกจการลงทนระหวางประเทศ และการเดนทางอนเนองมาจากไดรบเปนรางวล จงกอใหเกดธรกจ MICE หรอธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

ความหมายของธรกจ MICE

ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ หรอธรกจ MICE เปนค ายอมาจาก Meeting Incentive Conference และ Exhibition ซงเปนธรกจทเกยวของกบการจดประชม การทองเทยวเพอเปนรางวล การประชมระดบนานาชาต และการแสดงสนคาหรอนทรรศการระดบนานาชาต โดยอาศยความรวมมอกบธรกจในอตสาหกรรมทองเทยวเปนส าคญ M ยอมาจาก Meeting หมายถงการจดประชมส าหรบคนกลมเลก ผเขาประชมอาจมาจากหนวยงานเดยวกน หรออาจมาจากหลายหนวยงานกได เพอแลกเปลยนขอมลขาวสาร หรอเพอผลประโยชนของหนวยงานทจด รปแบบการจดประชมขนอยกบจ านวนคน หวขอประชม และเวลาทใช คาใชจายในการจดประชมหนวยงานทจดหรอหนวยงานทรวมประชมจะเปนผออกคาใชจายใหแกผเขาประชม I ยอมาจาก Incentive หมายถงการจดการทองเทยวเพอเปนรางวลใหแกพนกงาน หรอบคลากรในหนวยงาน เพอตอบแทนความส าเรจในการท างานทบรรลไดตามเปาหมายทหนวยงานตงไว และเปนการสรางแรงจงใจใหพนกงานมงมนท างานอยางทมเทใหแกหนวยงานตอไป การจดการทองเทยวในลกษณะน มกจะจดท ารายการทองเทยวทแตกตางจากการจดโดยทวไป อาจจะจดใหไปทองเทยวพกผอนในประเทศหรอตางประเทศกได โดยหนวยงานเปนผออกคาใชจายใหทงหมด

22

C ยอมาจาก Conference หมายถงการจดประชมขนาดใหญ มผเขาประชมมาจากนานาชาต จ านวนผ เขาประชมตงแตหนงพนคนขนไป รปแบบการจดประชมในลกษณะนจะด าเนนการอยาง มมาตรฐานสากล มอกปรณเครองมอเครองใชททนสมย มสงอ านวยความสะดวกบรการอยางผเขาประชมอยางครบครน E ยอมาจาก Exhibition หมายถงการจดแสดงนทรรศการ หรอการจดแสดงสนคาขนาดใหญ โดยทวไปผผลตหรอหนวยงานจะเปนผน าสงของ หรอสนคามาจดแสดง โดยมคาใชจายในการจดแสดง ไดแก คาเชาสถานท คาประชาสมพนธ คาจดสถานท เปนตน

ประโยชนทไดรบจากธรกจการประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ เปนธรกจทตองเกยวของกบธรกจอน ๆ ซงลกษณะการจดงานมกเปนงานระดบนานาชาต ซงกอเกดผลดตอประเทศผจด ดงน 1. เกดการสรางงานและกระจายรายไดสธรกจทเกยวของ เนองจากการด าเนนธรกจลกษณะน ตองอาศยสงอ านวยความสะดวกอยางหลากหลาย เชน สถานทจดประชม โรงแรมทพก สายการบน บรษททองเทยว รานอาหาร และสถานททองเทยว เปนตน 2. ท าใหรฐมรายไดในรปของภาษเงนไดจากรายรบของธรกจ 3. พฒนาศกยภาพของบคลากร เนองจากการจดธรกจในลกษณะน มจดมงหมายเพอเสรมสรางความร และแลกเปลยนความคดเหนระหวางกลมคนทมารวมงาน จงท าใหผทเกยวของไดรบประโยชนในดานการพฒนาศกยภาพ อนน าไปสระบบการท างานทมประสทธภาพตอองคการ และตอประเทศชาตตอไป 4. เกดความรวมมอระหวางหนวยงานทงภาครฐและเอกชน ในเรองของการพฒนาและลงทนโครงสรางพนฐาน สงอ านวยความสะดวก และการด าเนนการทางตลาด เปนตน

ธรกจทเกยวของกบการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

1. ธรกจรบจดประชม (conference organizer) โครงสรางองคการของธรกจประเภทนจะมขนาดเลก จ านวนบคลากรมนอยแตมคณสมบตทสามารถปฏบตงานไดหลายอยางภายในคนคนเดยวเนองจากลกษณะการท างานเปนการประสานงานระหวางผจางจดประชม วทยากร (หากม) เจาของสถานททใชจด การบรการอาหารและเครองดม หนวยงานจดกจกรรมบรรเทง หนวยงานทเกยวของกบการทองเทยว การจดเตรยมเอกสารทตองใชในการประชม ฝายความปลอดภย เปนตน นอกจากงานดานการประสานงานแลว ยง

23

มหนาทใหค าปรกษา และค าแนะน าแกองคการทเปนผจางจดในเรองของงบประมาณ ขนตอนการด าเนนการประชมเพอใหบรรลตามเปาหมายทตองการ รวมไปถงการก ากบดแลงานประชมตงแตเรมประชมจนเสรจสนการประชม 2. ธรกจรบจดงานแสดงสนคาและนทรรศการ (exhibition organizer) โครงสรางองคการและ คณลกษณะของผปฏบตงานมลกษณะเหมอนกบธรกจรบจดประชม การท างานกมลกษณะคลายกน กลาวคอเปนผประสานงานกบผทเกยวของ ไดแก ผจางจด ผน าสนคามาจดแสดง เจาของสงแสดงทน ามาจดนทรรศการ หนวยงานทใหบรการแสง ส เสยง บรษทท าสอสงพมพ เปนตน การใหค าแนะน าปรกษาเชนเดยวกบธรกจการจดประชม การควบคมดแลงานใหด าเนนการเปนไปตามก าหนดการทวางไว นอกจากนนยงตองเปนผท าการตลาดเพอดงคนมาชมงานใหมากทสด หากเปนการแสดงสนคาตองดงผคาใหน าสนคาเขามาแสดงในงานใหไดจ านวนมากเชนเดยวกน 3. ประเภทธรกจการจดงานแสดงเพอความรนเรง (even management organizer) โครงสรางองคการมกมขนาดเลกมบคลากรจ านวนไมมาก แตเปนผมความสามารถในการใชความคดสรางสรรคใหม ๆ ตลอดเวลา เปนนกแกปญหาทด มทกษะในการสอสารทด สามารถวางแผนงานไดอยางครอบคลมตามความตองการของผจาง รวมไปถงการเปนนกการตลาดทสามารถดงคนเขามารวมงาน การด าเนนงานหลกคอการใหบรการกจกรรมทสรางสสนความบนเทง ใหแกผเขารวมงานไดเกดความ ตนตาตนใจ และเกดความประทบใจ 4. ประเภทธรกจบรการนกทองเทยว (destinaton management company) เปนการบรหารจดการดานการทองเทยวแบบพเศษใหแกนกทองเทยวทเดนทางมาเพอการประชมสมมนาหรอรวมงานนทรรศการ ซงจะแตกตางจากการใหบรการแกนกทองเทยวทว ๆ ไป กลาวคอการวางแผนการทองเทยวจะขนอยกบความประสงคของผวาจาง โดยมวตถประสงคหลกเพอสรางความสามคค หรอเพมแรงจงใจในการท างาน หรอสรางความทมเทในการท างานใหแกนกทองเทยวประเภทน ดงนนการก าหนดกจกรรม ( theme) ใหเขากบวตถประสงคของผวาจาง

คณลกษณะของผประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

ผทจะประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ หรอบคลากรในธรกจน ตองมทกษะในการท างานทถอไดวาตองมความเปนอาชพมากพอสมควร โดยควรตองมลกษณะดงน 1. มทกษะการใชและการสอสารภาษาองกฤษอยในขนดเยยม 2. เปนผทมความคดสรางสรรคอยเสมอ และสามารถน าเสนอออกมาเปนรปแบบงานทสามารถมองเหนภาพไดอยางชดเจน

24

3. เปนผทมใจรกในการบรการ (service mind) อยางแทจรง และเปนนกประสานงานทด 4. มปฏภาณไหวพรบ พรอมทจะแกปญหาเฉพาะหนาไดอยางทนทวงทและเหมาะสมสอดคลองกบสถานการณในขณะนน 5. มทกษะการวางแผนงานในการด าเนนการตงแตเรมตนจนเสรจสนโครงการ 6. มทกษะการบรหารจดการทรพยากรทมอยไดอยางเหมาะสม และบรรลตามเปาหมายไดอยางมประสทธภาพ 7. มทกษะดานการตลาดทสามารถดงคนเขารวมงานไดตามเปาหมายทวางไว 8. มทกษะดานการประชาสมพนธทสามารถเชญชวน และใหขอมลขาวสารทงเชงกวางและเชงลกแกสาธารณะไดอยางทวถงและครอบคลมทกกลมเปาหมาย 9. มความสามารถในการควบคมงบประมาณการใชจายใหเกดประสทธภาพสงสด และเกดความคมคาในการลงทนทงผจางและผรวมงาน

องคประกอบของธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

การประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการนน เปนธรกจทตองใชเวลาในการเตรยมการนานพอสมควรเพอใหงานนนออกมาดทสด บางครงอาจใชเวลามากกวา 2 – 3 ป ทงนขนอยกบรปแบบและความส าคญของงานวาจะจดใหอยในระดบใด ในการจดงานแตละครงตองมผทเกยวของมากมายในการทจะท าใหงานนประสบความส าเรจ ดงนน การประกอบธรกจนตองเกยวของกบบคคลและธรกจตาง ๆ ดงตอไปน 1. เจาของงาน หมายถงผวาจางจดงานซงสามารถแบงเปนกลมใหญ ๆ ได 5 กลมไดแก องคการระหวางประเทศ หนวยงานภาครฐ สมาคมวชาชพและธรกจระหวางประเทศ สถาบนการศกษา และองคการการกศล ซงแตละกลมจะมจดมงหมายในการจดทแตกตางกนไป ดงน 1.1 กลมองคการระหวางประเทศ เชน องคการสหประชาชาต (United Nation) องคการคาโลก (World Trade Organization) เปนตน โดยมวตถประสงคในการจดเพอใหสมาชกไดมการปรกษาหารอเพอใหไดขอยตในเรองใดเรองหนง หรอเพอน าเสนอความกาวหนาในเรองใดเรองหนง หรอเพอการแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน 1.2 กลมหนวยงานภาครฐ ไดแก กรมอาเซยน กรมสงเสรมอตสาหกรรม เปนตน โดยมวตถประสงคในการจดเพอแถลงนโยบายของรฐ การก าหนดวาระแหงชาต แถลงขาวประชาสมพนธของหนวยงาน การเปดตวโครงการของหนวยงาน

25

1.3 กลมสมาคมวชาชพและธรกจระหวางประเทศ ไดแก หอการคา สมาคมนกหนงสอพมพ เปนตน โดยมวตถประสงคในการจดเพอประชมคณะท างานในระดบตาง ๆ เพอใหสมาชกไดมการเจรจาหาความรวมมอระหวางกน เพอเปนการเพมพนความรในวชาชพ และแลกเปลยนความคดเหนซงกนและกน 1.4 กลมสถาบนการศกษา ไดแก มหาวทยาลยทงภาครฐและเอกชน โดยมวตถประสงคเพอแลกเปลยนขอมลทางวชาการ การประชมประจ าปส าหรบผบรหาร การน าเสนอผลงานทางวชาการ 1.5 กลมองคการการกศล ไดแก สภากาชาดไทย มลนธตาง ๆ เปนตน โดยมวตถประสงคเพอการจดประชมประจ าปแกสมาชกในระดบตาง ๆ 2. ผรวมงาน โดยทวไปมกเปนสมาชกของสมาคม หรอองคการ หรอบคลากรในหนวยงานทจางจดงานขน บางครงอาจมการเชญชวนผสนใจจากภายนอกเขารวมงานดวยกได 3. สถานทจดงาน โดยทวไปจะเปนสถานทขนาดใหญ มหองประชมหลายหองหลายขนาด มอปกรณททนสมยและเพยงพอตอความตองการ รวมไปถงสงอ านวยความสะดวกภายในสถานทจดประชม ไดแก ความหลากหลายของประเภทอาหาร ศนยบรการธรกจ จ านวนหองน า ระบบการสอสารทรวดเรว หองปฐมพยาบาล เปนตน 4. สายการบน มบทบาทส าคญมากในกรณทเปนการจดงานระดบนานาชาต หรอระดบโลก เนองจากเปนพาหนะรบ – สงผโดยสารทมารวมงาน ซงท าใหสายการบนมรายไดเพมมากขน ดงนนสายการบนจงใหการสนบสนนในเรองของบตรโดยสารราคาพเศษ จดเจาหนาทใหค าแนะน าและขอเสนอแนะในการเดนทาง ชวยประชาสมพนธขาวสารของการจดงาน รวมถงการจดหนวยบรการดานบตรโดยสาร ณ สถานทจดงาน 5. ผจดงาน หมายถงผทไดรบความไววางใจจากเจาของงานเพอใหท าหนาทดแลการจดงานทงหมด หรอเกอบทงหมดแลวแตการตกลงกบเจาของงาน โดยผจดงานแบงออกเปน 4 ประเภท ตามความรบผดชอบของการจดงานดงน 5.1 Professional Conference Organizer (PCO) หมายถงผทมทกษะและความช านาญในการวางแผนและจดประชมนานาชาต 5.2 Professional Exhibition Organizer (PEO) หมายถงผทมทกษะและความช านาญในการวางแผนและจดแสดงสนคาหรอนทรรศการนานาชาต 5.3 Destination Management Company (DMC) หมายถงผดแลการบรการภายในทองถน ใหแกผรวมงานตงแตการรบจากสนามบนจนถงการสงกลบ และรวมถงการจดการทองเทยวแบบ Sight Seeing การทองเทยวในรปแบบอน ๆ และการจดงาน Theme Parties

26

5.4 Event Management Company (EMC) หมายถงผทมทกษะดานการจดงานแสดง รนเรง แสง ส เสยง เพอความบนเทงของผรวมงาน 6. โรงแรม หองพกและสงอ านวยความสะดวกภายในโรงแรมตองอยในระดบมาตรฐานโลก เปนโรงแรมระดบ 4 – 5 ดาว กลาวคอภายในโรงแรมและหองพก ควรตองประกอบไปดวย หองประชม หองอาหาร หองพก สระวายน า ศนยออกก าลงกาย ตเกบของมคา อนเตอรเนตระบบความเรวสง โตะเขยนหนงสอ เครองตม น าชากาแฟ เครองปรบอากาศ ตเยน โทรทศน เคเบลทว เครองท าน าอน โทรศพท 7. การขนสงภายใน สถานทจดงานตองมบรการขนสงสาธารณะประกอบดวย รถแทกซ รถไฟฟา รถไฟฟาใตดน รถบส รถไฟ ทางเทาของคนเดนถนน บรการรถรบสงของโรงแรม บรการรถเชา และบรการรถเชาพรอมคนขบ 8. แหลงทองเทยว บรเวณใกลเคยงสถานทจดงานตองมสถานทสนทนาการและวฒนธรรมภายในเมอง ประกอบดวย ภตตาคารและบาร ศนยการคา ศนยสขภาพ พพธภณฑ สระวายน า ศนยธรรมชาตและการทองเทยว สนามกอลฟ ชายหาด สวนสนก สถานทส าหรบจดงานเลยง การแสดงมหรสพ เปนตน 9. ผรบจางเหมาชวงงาน เปนสงทส าคญและจ าเปนส าหรบการประกอบธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ ทจะท าใหงานประสบความส าเรจบรรลตามเปาหมายทตองการได ผรบจางเหมาชวงงานทส าคญ ๆ ประกอบดวย 9.1 บรษทรบท าโฆษณา (advitising agency) ดแลในเรองโฆษณาประชาสมพนธงาน ท าปายคทเอาท ท าแผนพบ ออกแบบสญลกษณงาน และจดท าเอกสารเผยแพรทเกยวของกบงาน 9.2 บรษทขนสงสนคา (freight handing agent) ท าหนาทขนสงสนคาทตองการน ามาใชหรอจดแสดงในวนงาน รวมทงการสงกลบ ทงทางเรอและทางอากาศ รวมทงการขนยายโดยไมใหเสยหาย แตกหก หรอขนสงไมใหเกดความลาชา 9.3 บรษทใหเชาอปกรณเครองมอตาง ๆ (audio visual equipment suppliers) เปนผจดหาเครองมออปกรณตาง ๆ ไดแก จอโทรทศนขนาดใหญ ไมโครโฟนชนดตาง ๆ เครองถายทอดเสยงแปลภาษา หฟง เครองฉายภาพ (LCD projector) เครองอดเสยง โทรศพท เครองฉายสไลด กลองวดทศนพรอมอปกรณขาตง รวมไปถงระบบแสง ส เสยง 9.4 บรษทใหบรการดานเทคโนโลยสารสนเทศ (IT company) ตองเปนบรษททเชยวชาญนาเชอท และใหบรการดานเทคโนโลยสารสนเทศ ไดแก การแบบเวบไซตส าหรบงานโดยเฉพาะ ระบบการลงทะเบยนออนไลนเพอเขารวมงาน การใหเชาเครองคอมพวเตอรทงแบบตงโตะ และแบบพกพา เปนตน

27

9.5 ผรบเหมางานตดตงอปกรณเกยวกบไฟฟา (electricity equipment) เปนผจดหาและตดตงอปกรณไฟฟาเพมเตมจากทมอย โดยเรมตงแตการวางแผน ตดตงอปกรณ เดนสายไฟ ควบคมระบบจายกระแสไฟฟา 9.6 ภตตาคารและผจดหาอาหาร ส าหรบการดแลอาหารทอยนอกสถานทจดงาน เชน การรบประทานอาหารค านอกสถานท การจดเตรยมอาหารส าหรบงานเลยงสงสรรค เปนตน 9.7 ฝายรกษาความปลอดภย (security guards) ท าหนาทจดระบบรกษาความปลอดภย รวมไปถงการตดตงเครองสแกน (scanner) ส าหรบตรวจจบวตถระเบด และสงผดกฎหมาย 9.8 บรษทน าเทยว (tour operation) มหนาทพาผเขาประชมหรอผตดตามไปทองเทยวตามสถานทตาง ๆ รวมทงการพาไปท ากจกรรมเพอการผอนคลายความตงเครยด เชน การนวดแผนไทย การท าสปา การท าอาหารไทย การซอของทระลก เปนตน 9.9 ผรบเหมาอน ๆ ไดแก บรษทรบจดหาพธกร นกรอง นกเตน ดารานกแสดง เพอมารวมงานในพธเปด บรษทใหเชารถโดยสาร บรษทรบท าความสะอาด บรษทรบแลกเปลยนเงนตราตางประเทศ บรษทใหเชาเฟอรนเจอร เปนตน 10. ลามหรอผแปลภาษาตางประเทศ พรอมอปกรณ (simultaneous interpreters and equipment) ส าคญและจ าเปนส าหรบการจดงานระดบนานาชาต 11. สงอ านวยความสะดวกอน ๆ ทควรมอยใกลเคยงบรเวณสถานทจดงาน ไดแก ธนาคาร สถานพยาบาล รานขายยา ทท าการไปรษณย รานสะดวกซอ หางสรรพสนคา เปนตน

ขนตอนการบรหารงานธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

1. ผวาจางท าการคดเลอกบรษททไววางใจใหเขามาจดงาน โดยอาจจะไดมาจากการเสนอตว หรออาจจะมาจากการชนะการประมล 2. ผวาจางและผรบจางจดงานรวมกนปรกษาหารอในรายละเอยด 3. ผรบจางจดท ารางรปแบบหรอกรอบของงานเสนอตอผวาจาง โดยอาจมการปรบแกไขตามค าแนะน าของผวาจาง 4. เมอผวาจางตกลงตามรปแบบหรอกรอบของงานทปรบแกไขแลว ทงสองฝายตองท าสญญา วางเงนมดจ าตามเงอนไขของผวาจาง โดยทวไปจะอยทรอยละ 30 – 50 5. ผรบจางท าการวางแผนงานในรายละเอยด และเรยกประชมผรบจางเหมาทเกยวของ เพอมอบหมายงานทเกยวของใหรบผดชอบตามความเชยวชาญของผรบเหมาแตละรายไป

28

6. ผวาจางและผรบจางจะมการตรวจสอบความพรอมในการจดงานกอนถงวนงานจรงใหมความเรยบรอยตรงตามแผนการทวางไวทกประการ และรวมกนเตรยมแผนส ารองไวในกรณฉกเฉนดวย

ปจจยสความส าเรจของธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

การด าเนนธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ ใหประสบความส าเรจนน ขนอยกบปจจยหลก 5 ขอ ดงน 1. การสรางเครอขายความรวมมอกบกลมเปาหมายเพอน าไปสโอกาสในการจางงาน 2. การสรางเครอขายความรวมมอกบผรบจางเหมาชวงงานทไดมาตรฐาน มสออปกรณททนสมย เพยงพอ และมความหลากหลาย 3. ผประกอบธรกจน ตองมความพรอมทจะทมเทใหกบงานอยางเตมท และมความพรอมในการท างานภายใตสภาวะความกดดนทสง 4. ตองมทมงานทมความเปนมออาชพ สามารถท างานดวยกนไดอยางมความสข และมประสทธภาพ มความสามารถในการใชสอเทคโนโลยททนสมย มทกษะการสอสารภาษาองกฤษในระดบด มความคดสรางสรรคในสงใหม ๆ อยเสมอ และเปนผทมความสามารถและความถนดหลาย ๆ ดานภายในคนเดยวกน 5. มประสบการณท างานและมผลงานเปนทรจกและเปนทยอมรบในระดบชาตขนไป

สรป

ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ เปนธรกจทตองอาศยความรวมมอจากหนวยงานทงภาครฐและเอกชน รวมทงชมชนทอยในบรเวณสถานทจดงาน เนองจากเปนการด าเนนในระดบชาต ท าใหตองมคาใชจายในการด าเนนงานสงมาก และตองอาศยความช านาญในการด าเนนงานอยางแทจรง

เอกสารอางอง

สณย บรสทธ และคณะ แบบอยางการลงทน ธรกจทองเทยว MICE เชยงใหม: พลอยการพมพ, 2548 ส านกงานสงเสรมการจดประชมและนทรรศการ อตสาหกรรมไมซในภมภาคเอเซย กรงเทพฯ: ม.ป.พ.

29

บทท 4 การจดประชม

การประชมเปนเครองมอทส าคญในการบรหารงานภายในองคการทงภาครฐและภาคเอกชน เนองจากการประชมเปนการระดมความคดเหน ประสบการณ จากกลมคนทหลากหลาย ใหมารวมกนคด เสนอแนะ ใหขอคดเหนตาง ๆ อยางรอบคอบ เพอน าไปสความรวมมอรวมใจในการท างานทมเปาหมายเดยวกน ดงนน การประชมทมประสทธภาพ ตองมการเตรยมการทพรอมเพอใหการประชมนนไดประโยชนและคมคา

ความหมายของการประชม

การประชมไดมผใหความหมายอยางหลากหลาย ดงน สมต สชฌกร (2543, หนา 14) การประชมหมายถงการทบคคลตงแตสองคนขนไป มาพบกนตามนดหมาย เพอรวมกนคดอยางมวตถประสงค และระเบยบวธ ณ สถานทหนงตามเวลาทก าหนด วรวรรธน ศรยาภย (2554, หนา 1) การประชมหมายถงการทบคคลกลมหนงมาพบปะรวมกนเพอปรกษาหารอกนตามก าหนดนดหมาย ดวยจดมงหมายอยางใดอยางหนง โดยรวมกนคดรวมกนท า หรอแกไขปญหาอยางใดอยางหนง หรอหลาย ๆ อยาง เพอใหเกดประโยชนรวมกน ไอ เอม บคส, บรษท (2551, หนา 340) การประชมคอการสอสารอยางหนงซงบคคลพบปะกนตามก าหนดนดหมาย โดยมวตถประสงคตาง ๆ กน อาทเชน เพอปรกษาหารอรวมกน ตดสนใจ รบทราบขอเทจจรงตาง ๆ ขอเสนอแนะหรอนโยบายตาง ๆ พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พทธศกราช 2554 (2556, หนา 704) ไดใหความหมายสรปไดดงน การประชม คอการมารวมกนหรอเรยกใหมารวมกนเพอประโยชนอยางใดอยางหนง หรอการมารวมพบกนเพอปรกษาหารอ จากความหมายของการประชมดงกลาวขางตน พอจะสรปไดดงน การประชม คอการก าหนดใหบคคลทมความเชยวชาญในเรองใดเรองหนง หรอหวหนาหนวยงาน ท าหนาทเปนประธาน โดยเชญผทเกยวของหรอตวแทน มาพบปะพดคยกนตามก าหนดการนดหมาย เพอมารวมกนแสดงความคดเหน หรอน าเสนอประสบการณของตวเอง ในอนทสรางประโยชนแกผทเขามาประชม

30

รปแบบของการจดประชม

การจดการประชมขององคการในแตละครง จ าเปนตองมจดมงหมายในการเรยกประชม โดยมรปแบบการจดทแตกตางกนไปตามเปาหมาย โดยสรปไดดงน 1. การจดประชมเพอใหขอมล (informative meeting) เปนการจดทตองการใหผเขารวมประชมจ านวนมากไดรบทราบขอมลทตรงกน และตองการใหเกดความเขาใจขอมลไดอยางชดเจน เชน การประชมเกยวกบกฎ ระเบยบ ขอบงคบ ทมการปรบปรงใหมขององคการ การประชมเพอแนะน าผบรหารใหม เปนตน 2. การประชมเพอขอขอเสนอแนะ (suggested solution meeting) เปนการจดประชมเพอการรบฟงความคดเหน หรอขอเสนอแนะทเปนไปไดจากผทเกยวของ เพอใหมแนวทางในการด าเนนการขนตอไป การประชมในลกษณะนอาจไมมขอสรปใด ๆ เปนการประชมเพอใหไดรบขอคดเหนในมมทแตกตางกนไป เชน การประชมเพอหามาตรการในการปองกนการมาสายของพนกงาน การประชมเพอหาแนวทางการในจดสวสดการ เปนตน 3. การประชมเพอแกไขปญหา (problem solving meeting) มกเปนการจดประชมโดยเรงดวน มเปาหมายทแนนอน เพอใหไดทางเลอกในการแกปญหา และจะตองไดขอสรปทผเขารวมประชมตองมมตเหนชอบรวมกน หรอหากในวนดงกลาวยงไมไดขอสรป ตองมการนดประชมอกเพอใหไดขอสรป เชน การประชมเพอลดอบตในการท างานของพนกงานกะดก การประชมเพอเพมขนเงนเดอนใหแกพนกงาน เปนตน

เปาหมายของการประชม

การจดการประชมแตละครงจะมเปาหมายแตกตางกนไป โดยสรปไดดงน 1. เพอแถลงขาวสาร ใหความร หรอรายละเอยดตาง ๆ รวมถงการแถลงนโยบายขององคการ คณะกรรมการ หรอผบรหาร ใหผเกยวของไดรบทราบ 2. เพอใหไดขอก าหนดเกยวนโยบายขององคการ และแนวทางปฏบตทบคลากรในองคการตองยดถอปฏบตโดยทวกน 3. เพอใหไดค าแนะน าปรกษาทเปนประโยชน ทผเขารวมประชมสามารถน าไปใชเปนแนวทางในการปฏบต หรอแกไขปญทพบไดอยางเหมาะสม 4. เพอใหไดขอตกลงหรอขอยตในเรองทตองใชความละเอยดรอบคอบในการตดสนใจหรอการพจารณา จากหลากหลายความคด

31

5. เพอการประสานการท างาน การมอบหมายงาน การตดตามงาน และการรายงานผลการปฏบตงาน ระหวางบคลากรในองคการ หรอระหวางองคการกบองคการ 6. เพอเปดโอกาสใหบคลากรในองคการหรอตางองคการไดมาการแลกเปลยนความคดเหน ความร ประสบการณ ขาวสารตาง ๆ ระหวางกน อนจะน าไปสการเกดความคดสรางสรรค ไดมโลกทศนทกวางขวางยงขน และมการปรบวสยทศนของตนทสงผลดตอองคการ

ประโยชนของการประชม

การประชม เปนสงทจ าเปนในการบรหารองคการ อนเนองมาจากการท างานรวมกนของคนทความสามารถอยางหลากหลาย มความช านาญความเชยวชาญทแตกตางกนไป การประชมจงเปนเครองมอส าคญในการทจะใหบคลากรในองคการไดมารวมพดคย แลกเปลยนความรความคดเหน เพอน าไปสเปาหมายทตองการ การประชมจงมประโยชนตอการบรหารองคการ ดงน 1. เปดโอกาสใหบคลากรในองคการไดมสวนรวมตดสนใจในการบรหารงานภายในองคการ โดยผลการตดสนใจถอวาเปนมตของทประชม ดงนนจงถอเปนความรบผดชอบรวมกนของทประชม 2. เปนวธการแจงขาวสาร นโยบาย หรอแนวปฏบตตาง ๆ ทผบรหารตองการใหบคลากรภายในองคการทเปนกลมเปาหมายไดรบทราบอยางทวถงกน 3. ชวยใหการตดสนใจในการบรหารงานดานตาง ๆ หรอการแกปญหาตาง ๆ เกดความรอบคอบ เหมาะสมมากยงขน 4. ผเขารวมประชมไดมโอกาสรบฟงความคดเหนของผเขาประชมคนอน ๆ ท าใหไดรบความร หรอเกดความคดในการพฒนาตนเอง อนน าไปสการปฏบตงานทมประสทธภาพตอไป รวมทงการประสานงานระหวางกน 5. เปนเครองมอทางออมในการสงเสรมความสมพนธของผเขารวมประชม ไดมโอกาสพบปะพดคย สงสรรค แลกเปลยนความคดเหนระหวางกน ทงในเรองหนาทการงานและเรองสวนตวของผเขาประชม ในระหวางทรอการประชม

ค าศพททใชในการประชม

ภาษาทใชในการประชมจะเปนภาษาเฉพาะ ในการประชมจ าเปนตองมความรความเขาใจ ทงในการพดและการเขยน ค าส าคญทมกใชสอสารในการประชม ประกอบดวย

32

1. องคประชม หมายถงผทมหนาทตองเขาประชม โดยทวไปจะประกอบดวย ประธาน รองประธาน กรรมการ และเลขานการ 2. ครบองคประชม หมายถงการมจ านวนผเขาประชมครบตามระเบยบทก าหนดไว จงจะสามารถด าเนนการเปดประชมได กรณทไมครบองคประชมตองยกเลกการประชม เนองจากมตหรอขอตกลงทไดจากการประชมถอวาเปนโมฆะ 3. ญตต หมายถงขอเสนอหรอประเดนเพอใหทประชมพจารณา โดยตองเสนอเปนลายลกษณอกษรผานประธาน จากนนประธานอาจมอบใหเลขานการเปนผน าเสนอตอทประชมเพอพจารณาตอไป 4. แปรญตต หมายถงการกระท าอนเนองจากญตตนน ไดแก การแกไข เปลยนแปลง เพมเตม น าออกไป หรอเลอนไปพจารณาในระเบยบวาระอน 5. มต หมายถงขอสรปหรอขอตกลงในญตตตาง ๆ ของทประชม ซงทกคนตองปฏบตตามถงแมวาจะไมเหนดวยกตาม 6. การยนยนมต หมายถงการทเลขานการท าหนงสอแจงมตของทประชมใหผทเกยวของทราบโดยทวกน 7. ระเบยบวาระการประชม หมายถงเรองทจะน าเขาปรกษากนในทประชม ในระเบยบวาระการประชม หากมเรองยอย ๆ จะเรยกเรองยอยวาญตต 8. หนงสอหรอจดหมายเชญประชม หมายถงเอกสารทจะตองแจงใหผประชมทราบ เกยวกบวน เวลา สถานท พรอมกบระเบยบวาระการประชม โดยตองสงลวงหนากอนวนประชมอยางนอย 7 วน 9. รายงานการประชม หมายถงเอกสารทไดจากการทเลขานการเปนจดบนทกความเหนของผเขาประชม ตามระเบยบวาระและญตต พรอมทงมตของทประชมในแตละญตต โดยจดท าเปนรายงานตามรปแบบทก าหนด 10. เสนอ หมายถงการบอกใหทประชมพจารณาเรองทตองการใหเสนอเพอใหเกดความชดเจนยงขน 11. อภปราย หมายถงการแสดงความเหนตอเรองทน าเสนอ โดยตองมเหตผลประกอบ 12. เหนชอบ หมายถงการแสดงความเหนสนบสนนตอเรองทมผเสนอ 13. ไมเหนชอบ หมายถงการแสดงความเหนทคดคานหรอไมเหนดวยตอเรองทมผเสนอ 14. ผเขารวมประชม หมายถงผทมาปรากฏตว ณ ทประชมเพอท าหนาทรวมใหขอมลแกทประชม แตไมมสทธรวมลงมต

33

กระบวนการจดประชม

การจดประชมในแตละครงจ าเปนตองมการวางแผนและการเตรยมการทด เพอใหการประชมไดผลตามความตองการของผทใหจดประชมนน บคคลทไดรบมอบหมายใหดแลหรอจดเตรยมการประชม จ าเปนตองเขาใจลกษณะของการประชม รปแบบการประชม และวตถประสงคของการประชมอยางชดเจน เพอทจะสามารถด าเนนการไดถกตองตามระเบยบวธการ คมคากบเวลา และคาใชจายตาง ๆ ทเกดขน ด งนน เพอใหการประชมด าเนนไปอยางมประสทธภาพ และเกดประโยชนสงสดจากการประชม จงแบงการด าเนนการออกเปนชวงตาง ๆ ดงน 1. การด าเนนการกอนการประชม ผทเกยวของในการด าเนนการ ไดแก ประธานในทประชม เลขานการ และผชวยเลขานการในกรณทม โดยมการด าเนนการดงน 1.1 การวางแผนกอนการประชม ในขนตอนนประธานจะเปนผก าหนดเปาหมายการประชม เพราะเปนผทตองเขาใจและรถงเรองทจะตองน าเขาทประชม รวมถงผเกยวของทจะตองเขารวมประชม พรอมทงเปนผก าหนดวนเวลาและสถานทประชมดวย 1.2 การก าหนดระเบยบวาระการประชม เปนสงทบอกใหผประชมทราบขอบเขตของการประชม และทราบลวงหนาเกยวกบเรองทประชม ส านวนภาษาทใชจะตองมลกษณะเปนทางการ ใชขอความทกระทดรด ไมเยนเยอและยดยาวจนเกนไป และตองสามารถสรปใจความส าคญไดตรงประเดน ในสวนของการก าหนดระเบยบวาระเปนอ านาจของประธาน สวนในการจดเรยงล าดบประเดนยอยอาจมอบใหเลขานการเปนผด าเนนการจดล าดบกได โดยปกตม 5 ระเบยบวาระ ไดแก 1.2.1 ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ไดแกเรองทประธานเหนวาเปนประโยชนและทประชมควรรบทราบ 1.2.1 ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชม เปนการใหทประชมลงมตเพอรบรองรายงานการประชมครงกอนหนาน ทงน เพอใหผเขาประชมไดตรวจสอบวาเปนไปตามมตทประชมหรอไม 1.2.3 ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง หมายถงเรองทคางพจารณาจากการประชมครงทแลว หรอเปนเรองทมผไดรบมอบหมายจากทประชมใหไปด าเนนการ และน ามารายงานตอทประชม 1.2.4 ระเบยบวาระท 4 เรองเสนอเพอพจารณา ไดแกเรองทเปนหวขอส าคญทตองมการจดประชม

34

1.2.5 ระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) อาจเปนเรองทผเขาประชมตองการแจงใหทราบ โดยไมเกยวกบวตถประสงคของการประชม หรออาจเปนเรองทไมสามารถบรรจไวในระเบยบวาระไดทน โดยไดปรกษากบประธานแลว ทงนตองอยภายในกรอบเวลาของการประชมดวย 1.3 การออกหนงสอเชญประชม โดยปกตเปนหนาทของเลขานการ กรณทเชญผเขาประชมทบคคลภายในองคการ มกจะใชการเขยนบนทกแจงเปนรายบคคล หากเปนบคคลภายนอกจะใชการสงจดหมายเชญ การออกหนงสอเชญสามารถจดท าได 2 ลกษณะ ดงน 1.3.1 หนงสอเชญประชมแบบแจงระเบยบวาระการประชมอยในฉบบเดยวกน ใชในกรณทมระเบยบวาระการประชมไมมาก และสามารถแจงวนเวลาและสถานทประชมลงไปในแผนเดยวกนได 1.3.2 หนงสอเชญประชมแบบแยกกบระเบยบวาระการประชม ใชในกรณทมระเบยบวาระหลายเรอง ไมสามารถแจงระเบยบวาระการประชมใหอยในฉบบเดยวกนได ดงนนเพอความสะดวกจงตองแยกออกจากกน 1.4 การจดเตรยมเอกสารการประชม นอกเหนอจากหนงสอเชญประชม และระเบยบวาระการประชมแลว ในการสงหนงสอเชญประชม จ าเปนตองมเอกสารอน ๆ ทตองสงไปดวย เชน รายงานการประชมครงทแลว เอกสารทเกยวของกบวาระทจะตองพจารณา หนงสอมอบฉนทะการเขาประชมแทน เปนตน เอกสารเหลานถงแมวาจะสงไปใหผเขาประชมลวงหนาแลว แตในวนประชมจรงเลขานการตองจดเตรยมไวใหพรอมเพอแจกผเขาประชมดวย โดยทวไปจะมการจดเอกสารตาง ๆ เรยงตามล าดบของวาระ โดยก าหนดเลขหนาใหเรยบรอย เพอสะดวกในการแจงใหดขณะทประชม โดยทวไปเอกสารประกอบการประชม จะอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง ซงตองมการจดเตรยมใหครบจ านวนผเขาประชม โดยเลขานการมหนาทรวบรวมและจดใหถกวาระ ในกรณทเอกสารมรายละเอยดคอนขางมาก หรอมความซบซอน เลขานการตองสรปสาระส าคญของเรองนน ๆ เพอความสะดวกและรวดเรวในการพจารณา ในการประชมบางครงอาจตองใชเอกสารอางองเพอประกอบการพจารณา เชน กฏ ระเบยบ ขอบงคบ เลขานการตองมการจดเตรยมไว เพอความสะดวกเมอมการเรยกใช 1.5 การจดเตรยมดานกายภาพ เปนความรบผดชอบของเลขานการในการประสานงานกบผเกยวของ ในการจดเตรยมดานกายภาพใหมความพรอมตงแตเรมประชมจนเสรจสนการประชมในแตละครง การเตรยมความพรอมดานกายภาพ ไดแก สถานทใชจดประชม อปกรณตาง ๆ ทจ าเปนตองใชในวนประชม การจดทนงส าหรบผเขาประชม และการจดเตรยมอาหารส าหรบผเขาประชม 1.5.1 การจดเตรยมความพรอมของสถานทประชม ไดแก โตะ เกาอ มจ านวนเพยงพอส าหรบ ผเขาประชม แสงสวางเพยงพอ เครองปรบอากาศ เครองเสยง ไมคตงโตะ พรอมใช

35

งาน หากมสงใดช ารดตองเรงแกไขใหสามารถใชงานไดเปนอยางด กรณทไมสามารถแกไขไดอาจตองมการเปลยนหองประชม ซงตองแจงใหผเขาประชมไดรบทราบกนอยางทวถง นอกจากนนการขจดกลนอบชนกเปนสงทควรตองด าเนนการโดยเรงดวนเชนเดยวกน 1.5.2 การจดเตรยมวสดกรณ ไดแก กระดาษเปลา ดนสอ ปากกา ปายชอผเขาประชม คอมพวเตอร เครองฉายและจอ เครองบนทกเสยง เอกสารทเกยวของกบประเดนพจารณาในระเบยบวาระการประชม ควรตองจดเตรยมไวใหพรอมกรณทมการเรยกใช 1.5.3 การจดเตรยมทนงส าหรบผประชม หลกการโดยทวไปทนงของประธาน รองประธาน และเลขานการ หรอกรณทมผชวยเลขานการดวยนน มกจะจดใหอยในสวนทเหนชดเจน รองประธานนงดานขวามอของประธาน เลขานการและผชวยเลขานการนงดานซายมอของประธาน สวนผเขาประชมจะนงตามล าดบความส าคญของสายงานหรอต าแหนง ซงจะมปายชอวางไว ผมาเขารวมประชมมกจะจดทนงแยกไวใหตางหาก หรออาจจดใหนงแยกหองตางหากกได เมอถงระเบยบวาระทเกยวของเลขานการจะเปนผมาเชญใหเขารวมประชมดวย ส าหรบรปแบบการจดทนงส าหรบผเขาประชม สามารถจดไดหลายลกษณะ ขนอยกบเปาหมายของการประชม จ านวนผเขารวมประชม ขนาดของหองประชม รวมถงความเหมาะสมของสถานทดวย ลกษณะทมกใชจดในการประชม ไดแก 1) การจดแบบเวท ใชจดกรณทมผเขาประชมเปนจ านวนมาก 2) การจดแบบรปเกอกมา หรอรปตวย (U) ใชจดกรณทมผเขาประชมจ านวนไมมาก ซงชวยใหผเขาประชมไดมโอกาสท าความรจกกนดวย 3) การจดแบบหองเรยน ใชจดกรณทมผเขาประชมจ านวนมาก และตองการใหผเขาประชมจดไดบนทก ทงนอาจมการมอบหมายใหท ารายงานในเรองทเกยวของดวย 4) การจดแบบโตะกลม เหมาะส าหรบการประชมกลมเลก เพอใหไดมการปรกษาหารอกนอยางใกลชดและสามารถเหนหนากนไดทกคน 5) การจดแบบรปตวท (T) ใชจดกรณทมผเขาประชมไมมาก 1.5.4 การจดเตรยมอาหารส าหรบผเขาประชม โดยทวไปมกจะบรการอาหารวางกอนการประชม กลาวคอในระหวางรอผเขาประชมใหครบองคประชม หากการประชมครงนนปดประชมใกลเวลาเทยง เลขานการตองจดเตรยมอาหารกลางวนใหแกผเขาประชม หรอเปนการประชมในชวงบายทมระเบยบวาระการประชมจ านวนมากและมความส าคญ ไมสามารถเลอนเวลาไปไดตองพจารณาใหเสรจสนในครงนน ตองมการจดเตรยมอาหารเยนใหแกผเขาประชมเชนเดยวกน อาหารทจดใหมกเปนอาหารจานเดยวเพอความสะดวกในการรบประทาน และใชเวลาไมมาก

36

2. การด าเนนการขณะประชม ผทมบทบาทส าคญไดแกประธานในทประชม ทจะตองใชเทคนคในการบรหารจดการขณะประชมใหเปนไปตามระเบยบวาระการประชม ภายในกรอบเวลาทก าหนดไว และบรรลเปาหมายตามทตองการ โดยมขนตอนด าเนนการประชมดงน 2.1 การลงทะเบยน เมอผเขาประชมมาถงหองประชม ตองมาลงทะเบยนหรอลงนามเพอเปนหลกฐานในการเขาประชม พรอมทงรบเอกสารการประชม และเขานงประจ าทตามทจดไว กรณทมคาตอบแทนในการเขาประชม หรอท เรยกวาเบยประชม กจะไดรบในชวงน โดยมเลขานการเปนผดแลรบผดชอบ 2.2 การนบองคประชม เมอถงก าหนดการประชม เลขานการจะนบองคประชม เมอครบองคประชมแลว เลขานการจะแจงใหประธานทราบ เพอใหประธานด าเนนการขนตอไป 2.3 การกลาวเปดประชม กอนทประธานจะด าเนนการเปดการประชม อาจมการกลาวทกทาย หรอกลาวขอบคณผเขาประชม จากนนจงกลาวเปดประชม และมอบใหเลขานการแจงระเบยบวาระการประชม ทงน การพดของประธานตองมความตอเนองและเปนธรรมชาต เพอใหบรรยากาศการประชมไมตงเครยด หรอดเปนกนเองมากเกนไป 2.4 การแจงระเบยบวาระการประชม เปนหนาทส าคญของเลขานการ ตองอานดวยน าเสยงทดง ชดเจน จนครบทกวาระการประชม 2.5 ประธานด าเนนการประชมตามระเบยบวาระท 1 เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ โดยประธานเปนผแจง ผเขาประชมไมจ าเปนตองแสดงความคดเหน แตสามารถสอบถามเพอความชดเจนได 2.6 ประธานด าเนนการประชมตามระเบยบวาระท 2 เรองรบรองรายงานการประชม หรออาจมอบใหเลขานการด าเนนการแทนกได โดยทวไปวธการรบรองรายงานการประชม มกจะใหดพรอมกนไปทละหนา ซงประธานถอวาผเขาประชมไดอานมากอนแลว ตามทสงไปพรอมกบหนงสอเชญประชม เปนการใหทประชมลงมตเพอรบรองรายงานการประชมครงกอนหนาน เปนไปตามมตทประชมหรอไม หากมขอแกไขผเขาประชมสามารถทกทวงและขอใหแกไขได ทงน มใชการน าเร องทมมตไปลงมาอภปรายกนใหม 2.7 ประธานด าเนนการตามระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง เพอเปนการตดตามเรองทไดมการมอบหมายจากทประชมใหไปด าเนนการ และน ามารายงานตอทประชม หรออาจเปนเรองทผเขาประชมตองการทราบความคบหนาของประเดนทปรากฏในรายงานการประชมครงทผานมากได 2.8 ประธานด าเนนการตามระเบยบวาระท 4 เรองเสนอเพอพจารณา ซงถอวาเปนหวใจของการประชมในแตละครง เพอพจารณาประเดนทตองการขอค าแนะน าปรกษา ประธานตองมทง

37

ศาสตรและศลปในการทจะท าใหผเขาประชมรวมแสดงความคดเหนทเปนประโยชนมากทสด รวมทงการควบคมการพจารณาใหอยในประเดนและอยในกรอบเวลา เพราะเมอพจารณาแลวผลลพธทไดหากออกมาเปนอยางไร ใหถอวาเปนมตของทประชม ซงจะมผลในทางปฏบตตอไป 2.9 ประธานด าเนนการตามระเบยบวาระท 5 เรองอน ๆ (ถาม) ซงอาจมหรอไมมกได โดยทวไปมกเปนเรองทผเขาประชมตองการแจงใหทราบ โดยอาจไมเกยวกบวตถประสงคของการประชม หรออาจเปนเรองเรงดวนทตองพจารณา อยางไรกตาม ขนอยกบเวลาของการประชมยงมเหลอพอทจะพจารณาไดทนหรอไม ทงนไมควรใหเกนก าหนดการประชมทไดก าหนดไวแลว 2.10 การกลาวปดประชม เมอด าเนนการประชมครบทกระเบยบวาระแลว ประธานจะแจงก าหนดการประชมครงตอไป หรออาจใหเลขานการเปนผแจง จากนนประธานกลาวปดการประชม พรอมทงขอบคณผเขาประชมทกคน 2.11 เลขานการมหนาทตองจดบนทกการประชม โดยอาจมผชวยเลขานการเปนผชวยเหลอ หรออาจมการบนทกเทปไวกได 3. การด าเนนการหลงประชม หลงจากเสรจสนการประชมแลว เลขานการ และผชวยเลขานการ ตองด าเนนการจดท ารายงานการประชม การแจงมตทประชมไปยงผทเกยวของ โดยความเหนชอบของประธาน เพอใหเกดประสทธภาพจากการประชมตอไป โดยมการด าเนนการดงน 3.1 การจดท ารายงานการประชม รายงานการประชมเปนหลกฐานทมปรากฏเปนลายลกษณอกษร ทสามารถใชอางองได ดงนนการจดบนทกรายงานการประชมแตละครง ตองมการเรยบเรยงใหถกตองตามระเบยบการเขยนรายงานการประชม โดยจะประกอบดวยเนอหาเรยงตามระเบยบวาระการประชม พรอมทงมตของทประชมทมตอระเบยบวาระนน ๆ รายงานการประชมทด ตองมเนอหาถกตองตรงตามทประชมอภปราย มตถกตอง ชดเจน และครบถวน สามารถอานและเขาใจไดงาย ใชภาษาราชการทกระชบ เปนประโยคบอกเลาไดใจความ ควรใชประโยคความเดยวทไมมค าเชอมมาก เพอหลกเลยงความเยนเยอยดยาวของประโยค ตองมวรรคตอน และตวสะกดทถกตอง 3.2 โครงสรางของรายงานการประชม มหลกการและแนวทางการเขยนดงน 3.2.1 ระบวาเปนรายงานการประชมของผประชมกลมใด เชน รายงานการประชมสภาวชาการ รายงานการประชมคณะกรรมการประจ าคณะวทยาการจดการ มหาวทยาลยราชภฏนครปฐม เปนตน

38

3.2.2 ระบครงทประชม ใหลงเปนครงททประชมเปนรายป โดยใหนบการประชมครงแรกของปปฎทน เปนครงท 1 เรยงจ านวนครงจนสนสดปปฏทน ดงน ครงท 12/2556 พอขนปปฏทนใหม ใหนบเปนครงท 1/2557 3.2.3 ระบวนเดอนปทประชมทกครง ดงน เมอวนท 25 มกราคม 2557 3.2.4 ระบสถานทใชประชมดงน ณ หองประชมสภามหาวทยาลย 3.2.5 ระบชอผมาประชมทกคน พรอมทงต าแหนง โดยใชค าน าหนาตามตามระเบยบราชการ หรอบางแหงอาจใชตามความนยมกได กรณมมาประชมแทนใหระบวามาประชมแทนผใด 3.2.6 ระบชอผไมมาประชมทกคน พรอมทงต าแหนง และระบเหตผลทไมสามารถมาประชม 3.2.7 ระบชอผมารวมประชมทกคน พรอมทงต าแหนงหรอสงกด 3.2.8 ระบเวลาเรมประชม 3.2.9 เนอหาใหเรยงตามระเบยบวาระการประชม พรอมทงมตทประชม ตามล าดบ 3.2.10 ระบเวลาเลกประชม 3.2.11 ระบชอผบนทกการประชม และผตรวจรายงานการประชม 3.3 การจดเกบรายงานการประชม ตองจดเกบอยางมระบบ และระบบทก าหนดขนตองสะดวก และงายตอการเรยกใชไดทนทวงท 3.4 การเผยแพรรายงานการประชม ขนอยกบนโยบายขององคการหรอหนวยงานนน ๆ อาจใหเผยแพรทงฉบบ หรออาจใหเผยแพรเฉพาะมตทประชมในระเบยบวาระเพอพจารณา เปนตน ชองทางการเผยแพรอาจท าเปนหนงสอเวยนไปยงหนวยงานทเกยวของ หรออาจเผยแพรผานทางเวบไซตขององคการหรอหนวยงานกได

สรป

การจดประชมเปนงานทมความส าคญ การทจะจดการประชมใหมประสทธภาพ ตองมการเตรยมการประชมอยางเหมาะสมและรอบคอบ และด าเนนการประชมใหตรงตามเปาหมายทตองการ โดยตองมการศกษาใหเขาใจเพอทจะไดมแนวทางในการน าไปปฏบต เพอใหเกดประโยชนสงสดตอการประชมในแตละครง

39

เอกสารอางอง

ฝายวชาการเอกซเปอรเนท เทคนคการประชมแบบมออาชพ กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2548 มอรแกน นก ทกษะการบรหารการประชม กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2551 วรวรรธน ศรยาภย การจดประชมและฝกอบรมอยางมประสทธภาพ สมทรปราการ: เดอะ บคพลส พบลชชง, 2554 ราชบณฑตยสถาน พจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2554 เฉลมพระเกยรตพระบาทสมเดจพระ เจาอยหว เนองในโอกาสพระราชพธมหามงคลเฉลมพระชนมพรรษา 7 รอบ 5 ธนวาคม 2554 กรงเทพฯ: ราชบณฑตยสถาน, 2556 สมต สชฌกร เทคนคการประชม พมพครงท 2 กรงเทพฯ: วญญชน, 2543 ไอ เอม บคส, บรษท ปฏวต!!!การประชม 2 = MEETING REVOLUTION 2 กรงเทพฯ: ไอ เอม บคส, 2551

40

บทท 5 ความรทวไปเกยวกบการจดงานแสดงสนคา

การจดงานแสดงสนคา มบทบาทส าคญในการสรางโอกาสและรายไดใหแกผคนเปนจ านวนมาก ตงแตผเชาชมงาน ผรวมงานแสดงสนคา ผรบจดงานแสดงสนคา ธรกจใหเชาและบรการดานสถานท ธรกจทพก ธรกจขนสงสนคา เปนตน นอกจากนน งานแสดงสนคายงเปนการน าผทเกยวของโดยตรงซงไดแกผซอและผขายมารวมไวในสถานทเดยวกน เพออ านวยความสะดวกและประหยดเวลาในการเดนทางไปแสวงหาสงทตองการ ขณะเดยวกนผซอสามารถเลอกสรรสนคาไดตามความตองการ รวมไปถงการรบรขอมลเพอการเปรยบเทยบอนน าไปสการตกลงทจะซอขายซงกนและกนตอไป ดงนน การจดงานแสดงสนคาในแตละครงจงตองมการวางแผนอยางรอบคอบ และค านงถงความคมคาเปนส าคญ

รปแบบของการจดงานแสดงสนคา

การจดงานแสดงสนคามจดมงหมายเพอการสรางคณคาของงานเพอใหผประกอบการมความสนใจในการทจะน าสนคามารวมแสดง และกระตนใหผซอหรอผชมงานมความสนใจในสนคาทมาจดแสดง รปแบบการจดงานแสดงสนคาจะแบงตามประเภทสนคา ดงน

1. งานแสดงสนคาเฉพาะดาน หมายถงงานทจดแสดงสนคาทอยธรกจประเภทเดยวกนทงหมด รวมไปถงวตถดบ วสดอปกรณตาง ๆ ทเกยวของกบกระบวนการผลตของธรกจนน ๆ เชน งานตลาดนดคอมพวเตอร งานแสดงสนคาอตสาหกรรมยานยนต งานมอเตอรโชว เปนตน ผเขาชมงานจะมเปาหมายทชดเจนในการมาชมงาน

การจดงานแสดงสนคาเฉพาะดาน โดยทวไปมกจะมขนาดเลก ดงนนจ าเปนตองมกจกรรมเสรมในงาน เชน การจดประชมวชาการ การจดเสวนา และการจดกจกรรมความบนเทงใหแกผ เขาชมงาน นอกจากนนมกจะมการจดนทรรศการใหความรเกยวกบสนคาทจดแสดงดวย ในสวนของการจดการใหเขาชมงาน มกมการแยกคณสมบตของผเขาชมตามสถานภาพ เชน วนแรกเฉพาะผประกอบการและผจดจ าหนายเพอพบปะเจรจาธรกจ สวนวนตอไปจงจะเปดใหผซอทวไปเขาชมงานไดตามปกต

2. งานแสดงสนคาทวไป หมายถงการจดแสดงสนคาในภาพกวาง เชน การจดแสดงสนคาเพอสขภาพ สนคาทมารวมจดแสดงตองเกยวของกบการดแลสขภาพ ไดแก อาหารเพอสขภาพ ผกและผลไมสดออรแกนกส ขาวสารอนทรย อาหารเสรม ทนอน ผลตภณฑทท ามาจากธรรมชาต อปกรณประกอบอาหาร เปนตน การจด

41

แสดงสนคาประเภทของตกแตงบาน สนคารวมจดแสดง ไดแก เฟอรนเจอร โคมไฟ ตนไม อปกรณจดสวน ของแตงบานสไตลวนเทจ ผามาน หมอนอง เปนตน

การจดงานแสดงสนคาในลกษณะน มกเปนงานทตองใช พนทจ านวนมาก เนองจากจะมผประกอบการจากหลากหลายธรกจมารวมแสดง กลมผชมงานจงมความหลากหลาย ขนอยกบความสนใจแตเดมและความนาสนใจของสนคาดวย

3. งานเอกซโป (EXPO) หมายถงการจดแสดงสนคาทมขนาดใหญ และใชเวลาในการจดแสดงเปนเวลานาน ตงแต 3 สปดาห จนถง 6 เดอน การจดงานในลกษณะน มจดมงหมายเพอการเผยแพรขาวสาร ประชาสมพนธดานเทคโนโลย การเมอง การศกษา เและวฒนธรรม เปนตน โดยมไดมจดหมายทางการคาเปนส าคญ เชน งานเอกซโปโลก จดขนทก ๆ 3 ปถง 5 ป โดยจดหมนเวยนไปตามประเทศตาง ๆ โดยมระยะเวลาการจดประมาณ 6 เดอน งานเอสเอมอ ไทยแลนด เอกซโป 2014 (SME Thailand Expo 2014) ภายในงานมการจดแสดงสนคาจากผประกอบการ มการจดสมมนาและใหค าแนะน าปรกษาเกยวการลงทนแกผสนใจ ก าหนดจดงานเปนเวลา 2 สปดาห

การจดงานเอกซโปมกเปนการจดงานระดบนานาชาต ใชเวลาในการ เตรยมงานนาน และใชงบประมาณสงมาก ผเขารวมแสดงสนคามกจะเปนบรษททมชอเสยงระดบโลก สถาบนวจย และองคกรภาครฐและเอกชนทมไดแสวงหาผลก าไร สถานทจดมกจะเปนประเทศทมความพรอมในการรองรบผคนจ านวนมาก ผเขาชมงานจะเปนผทสนใจในความแปลกใหม และแสวงหาวทยาการความรใหม ๆ

องคประกอบของงานแสดงสนคา

งานแสดงสนคาเปนงานทตองมการวางแผนการจดการทด โดยเฉพาะสถานทจดงานตองมความเหมาะสม มระยะเวลาในการจดทแนนอน ในบางครงอาจมการจดแสดงนทรรศการเพอผลประโยชนทางธรกจและผลประโยชนทางการคารวมดวย เพอสรางสสนใหแกงานกได โดยทวไปงานแสดงสนคามองคประกอบทส าคญดงน 1. ผจดงาน นบวาเปนองคประกอบทส าคญ ในการทจะท าใหการจดแสดงสนคามความนาสนใจ และน าไปสความส าเรจของการจดงาน เนองจากผจดงานตองท าหนาทวา งแผนการตาง ๆ ทงหมด ตงแตก าหนดการจดงานแสดงสนคา เลอกประเภทสนคาทจะน ามาจดแสดงโดยค านงถงความตองการของผเยยมชมงานทเปนกลมใหญเปนส าคญ การจดเตรยมสถานทรวมถงอปกรณในการจดแสดงงาน มกจะเลอกสถานททเปนแหลงผลตสนคาประเภทนนหรอบรเวณใกลเคยง การเชญชวนผประกอบการจากภาคสวนตาง ๆ ใหมารวมแสดงสนคา การโฆษณาประชาสมพนธงานสผชมงาน ผจดงานอาจเปนไดทงภาครฐหรอ

42

เอกชน หรออาจเปนความรวมมอระหวางกน โดยทวไปผจดงานแสดงสนคาหากมความเปนมออาชพ มผลงานเปนทยอมรบ มทมงานทด ผประกอบการสวนใหญจะใหความเชอถอ และเตมใจในการน าสนคามารวมจดแสดง เนองจากสะดวกและประหยดคาใชจายในการแนะน าสนคาตอผบรโภค 2. ผเขาชมงาน เปนองคประกอบทบงชถงความส าเรจของการจดงานแสดงสนคาของผจดงาน กลาวคอถาผจดงานเลอกวนเวลาในการจดแสดงสนคาไดอยางเหมาะสม สถานทจดงานมความสะดวกสบายในการเดนทางเขาถง การประชาสมพนธทสามารถดงดดใหเกดการรบร รวมไปถงประเภทของสนคาทจดแสดงตอบสนองตอความตองการของผชมงาน เนองจากผเขาชมงานสวนใหญกคอผทต องการซอสนคาทน ามาจดแสดง อนเนองมาจากความพงพอใจในสนคาแตเดมแลว หรออาจมความตองการทดลองสนคาใหม ๆ ทตางไปจากทเคยใชอยเปนประจ า แตกยงมชมอกบางสวนทตองการมาชมงานเพอการศกษาหาขอมลของสนคาตามความสนใจหรอเพอตอยอดสนคาของตวเอง หรออาจมาชมเพอการเจราจาทางธรกจกบผประกอบการโดยตรง 3. ผประกอบการ หมายถงผทรวมน าสนคามาจดแสดง ซงมกจะเปนผผลตและเปนผจดจ าหนายดวย ซงอาจจะเปนผประกอบการภายในประเทศหรอตางประเทศกได หรออาจจะเปนการรวมกลมระหวางผประกอบการดวยกน หรออาจจะเปนหนวยงานทงภาครฐและเอกชนทใหการสนบสนนการจดงานแสดงสนคาในครงนน ทงน ผประกอบการเหลานตองมคณสมบตเปนไปตามเงอนไขทผจดงานก าหนดไว ถงแมวาสนคาของผประกอบการแตละรายจะมความหลากหลายและแตกตางกนไป ผจดงานจะเปนผพจารณาคดเลอก และแบงประเภทสนคาทน ามาจดแสดงไดอยางเหมาะสม ซงสะดวกส าหรบผชมงานในการเลอกพจารณาตามความตองการ 4. หนวยงานบรการ หมายถงหนวยงานทใหบรการตาง ๆ ทเกยวของกบการจดงานแสดงสนคา เชน บรษทบรการขนสงสนคา บรษทบรการจดพมพเอกสารโฆษณา บรษทรบบรการตดตงบธ เปนตน หนวยงานบรการเหลานจะชวยอ านวยความสะดวกแกผประกอบการ ท าใหประหยดเวลาและคาใชจาย โดยทวไปงานจดแสดงสนคาไมวาจะขนาดเลกหรอขนาดใหญ มกจะมการจดบรการตดตงบธตามขนาดทผจดก าหนด โดยมการคดคาบรการตามขนาดของบธ สวนการตกแตงและการจดวางสนคา จะเปนหนาทของผรวมแสดงสนคา 5. บคคลส าคญและสอมวลชน เปนองคประกอบทมความส าคญตอผจดงานเปนอยางยง เพราะจะเปนผทท าหนาทเผยแพรขาวสารการจดงาน ไปสสงคมและแวดวงธรกจไดอยางกวางขวางและรวดเรว เปนผลใหผเขาชมงานไดรบรก าหนดการจดงาน และความนาสนใจของการจดงานในแตละครง บคคลส าคญหรอผทมชอเสยงเปนทยอมรบในสงคม เชน นกธรกจทมชอเสยง นายกสมาคม ผน าทางการเมอง ดารา เปนตน โดยบคคลเหลานอาจมาเปนประธานในพธเปดงาน เยยมชมงาน เปนวทยากรบรรยาย หรอ

43

มารวมงานในพธเปดหรอชวงใดชวงหนงของการจดงาน ซงบคคลเหลานมสวนชวยใหงานดมความนาเชอถอและมความนาสนใจมากยงขน ขณะเดยวกนยงชวยดงดดผชมงานกลมใหม ๆ เขามาชมงานไดอกดวย

จดมงหมายของผเขาชมงาน

ผเขาชมงานแสดงสนคาสวนใหญ มกมจดมงหมายเพอไปซอสนคาในราคาทถกกวาทองตลาด และอาจไดรบของสมนาคณในชวงเวลาพเศษ แตกมผชมงานบางสวนมจดมงหมายทแตกตางกนไป โดยสรปไดดงน 1. ชอบทดลองสนคาใหม ผชมงานทมจดมงหมายแบบนจะชอบไปชมงานแสดงสนคาเพอไปศกษาหาขอมลเกยวกบสนคาทมความแปลกใหม อาจน าไปสการพฒนาตอยอดตวสนคาชนดนน หรออาจไปแสวงหาความคดสรางสรรคใหมไปใชในการเรยนการท างาน ถงแมวาในงานแสดงสนคานนจะมผรวมจดแสดงสนคาไมมากกตาม และบางครงมกจะมการจบจายซอหากลบมาดวย 2. แสวงหาความกาวหนา ผชมงานกลมนมจดมงหมายเพอการมาชมสนคาทจดแสดงโดยเฉพาะ ไมมความสนใจในการจบจายสนคา ตองการมาชมเพอตองการศกษาความกาวหนาหรอการพฒนาในตวสนคา หรอรวบรวมขอมลทางเทคนคของสนคาทสนใจ เพอเอาไปใชประโยชนในกระบวนการผลตสนคาของตนเอง หรอเพอน าไปใชในเขยนขาวสารประชาสมพนธ หรอเพอการแนะน าเผยแพรสนคานน ๆ 3. ตองการพบปะผจดจ าหนาย ผชมงานกลมนมเปาหมายทชดเจนในการทจะไปเลอกชมสนค าทตงใจมาชมโดยเฉพาะ อนเนองมาจากความพงพอใจในสนคาแตเดมทอาจหาซอไดยากในทองตลาด หรออาจตองการไดขอมลเพมเตมเกยวกบสนคา หรออาจมปญหาทตองการแจงใหเจาของสนคาไดรบทราบเพอการแกไขตอไป 4. เขารวมประชมสมมนา ผชมงานกลมนมเปาหมายหลกเพอการมารวมประชมสมมนาทางดานวชาการ ทผจดงานจดประกอบการจดแสดงสนคา เพอน าเสนอความกาวหนาทเกยวของกบประเภทสนคาทจดแสดง ผชมงานในกลมนจะมเวลาในการชมงานนอย อาจจะเปนชวงเวลาพกหลงรบประทานอาหารกลางวน หรอหลงจากเสรนสนการประชมแลว และมกเลอกชมตามความนาสนใจในการน าเสนอสนคา มากกวาทเลอกชมแบบเจาะจงสนคาชนดใดชนดหนง 5. พรอมจะซอ ผชมงานกลมนมเปาหมายหลกในการจบจายซอสนคาโดยตรง หากมความพงพอใจในตวสนคาทมาจดแสดง พรอมทจะจายเพอใหไดสนคาตามทตองการ และผชมกลมนเปนกลมทผจดงานตองการมากทสด ดงนนผจดงานตองพยายามหาผประกอบการใหมารวมงานแสดงสนคามากทสด และตองมการจดหมวดหม ประเภทของสนคาใหสะดวกตอการเดนชม

44

จดมงหมายของผรวมแสดงสนคา

ผรวมแสดงสนคาหรอผประกอบการ ตางมาเขารวมงานโดยมงหวงถงผลประโยชน ทคาดวาจะคมคากวาคาใชจายทหมดไปเพอแลกกบการทไดเขารวมงานการจดแสดงสนคาในแตละครง เนองจากการเขารวมงานแตละครงผรวมแสดงสนคา ประกอบไปดวย 1. การรบใบสงซอ ในการรวมงานจดแสดงสนคา ผรวมแสดงสนคาหรอผประกอบการตางมงหวงทจะไดรบใบสงซอใหมากทสด ถงแมวาใบสงซอทไดจากลกคาทมาชมงานจดแสดงสนคามกจะเปนเพยงใบสงซอ จ านวนมาไมมากนก ซงสวนใหญมกจะเปนการสงซอเพอน าไปทดลองจ าหนายกอน หากไดผลการตอบรบทดจงจะมการสงซอในครงตอไป ดงนน ผรวมแสดงสนคาจงตองการใบสงซอจ านวนมาก 2. การแสวงหาลกคาใหม นบวาเปนสงทผประกอบการใหความส าคญไมแตกตางจากการไดใบสงซอ แตในความเปนจรงพบวาในงานแสดงสนคาจะมคแขงทางการค ามากมาย ซงจะท าใหลกคาสามารถเปรยบเทยบขอแตกตางระหวางสนคาดวยกนไดงาย เนองจากจะมผประกอบมากมายทน าสนคาทอยในประเภทเดยวกนมาจดแสดง ท าใหผชมงานสามารถเปรยบเทยบสนคาไดในเวลาเดยวกนเพอการตดสนใจ ทงน อาจขนอยกบความ พงพอใจตอขอมลทไดรบ และสามารถน าไปสการตดสนใจในการซอ หรออาจยงไมสามารถตดสนใจไดในขณะนน ผรวมแสดงสนคาตองมชองทางใหสามารถตดตอสอสารกนได หากมการตดสนใจทจะซอในภายหลง 3. การเปดตวสนคาใหม ผรวมแสดงสนคาสวนใหญมกใชการเขารวมงานจดแสดงสนคาเปนโอกาสในการเปดตวสนคาใหม ซงผจดงานเองกเหนเปนขอดในการสรางแรงดงดดใหมผชมงานจ านวนมาก ขณะเดยวกนผรวมแสดงสนคาสามารถตรวจสอบปฏกรยาของผชมงานทมตอตวสนคาใหม หรอขอเสนอแนะตชมเพอใชเปนขอมลในการปรบปรงหรอพฒนาสนคาไดอกดวย หากเปนการเปดตวสนคาใหม ผรวมงานแสดงจ าเปนตองมขอมลในการประชาสมพนธสนคา หรออาจมกจกรรมสงเสรมการขายในรปแบบตาง ๆ เชน การซอในราคาทไดรบสวนลดจากราคาปกต การแจกของสมนาคณ การเลนเกมสกบผชมงาน เปนตน 4. การเสรมสรางความสมพนธกบลกคา การเขารวมงานจดแสดงสนคาของผประกอบการหลายรายทใชโอกาสนเปนการมาพบปะลกคาเกาและลกคาใหม โดยเฉพาะผประกอบการทอยตางประเทศหรอทอยพนทไกล ๆ ออกไปจากสถานทจดงาน การพบปะลกคาและไดมการพดคยทกทาย น าเสนอความกาวหนาของสนคา หรอการรบฟงปญหาโดยตรงจากลกคา ซงดกวาการพบปะกนจากการสอสารทางโทรศพท อเมล จดหมาย หรอชองทางอน ทงน ผประกอบการตองแสดงออกดวยความรอบคอบและจรงใจตอลกคา 5. การรวบรวมขอมลธรกจ การจดงานแสดงสนคาเปนการรวบรวมผประกอบการจากธรกจตาง ๆ มารวมกนเปนจ านวนมาก โดยมจดมงหมายทแตกตางกนไป เชน การเปดตวสนคาใหม การเปดตวสนคาเพอ

45

ทดลองตลาด เปนตน ผประกอบการรายใหม มกจะใชโอกาสนในการศกษาขอมลส าคญ ทเปนประโยชนในการพฒนาสนคาของตนเอง กลยทธในการน าเสนอสนคาใหนาสนใจ กจกรรมสงเสรมการขายในรปแบบตาง ๆ การเปลยนแปลงพฤตกรรมของผบรโภค เปนตน 6. การรกษาชอเสยงและการสรางภาพลกษณขององคการ ผรวมแสดงสนคาทมจดมงหมายในลกษณะนมกเปนผประกอบการทมขนาดใหญและมชอเสยงเปนทยอมรบ มผแทนจ าหนายเพยงพออยแลว ซงไมจ าตองมารวมงานแสดงสนคากได แตผประกอบการเหลานมกจะตองเขารวมแสดงสนคาเสมอ โดยจะเลอกรวมแสดงสนคากบงานแสดงสนคาระดบประเทศ หรอระดบนานาชาต ทงนเพอเปนการแสดงใหเหนถงความเปนผน าของตราสนคา ซงจะท าใหลกคายอมรบในภาพลกษณและยงคงเชอมนในสนคาขององคการนน ๆ และยงชวยใหตลาดเปาหมายมความเชอมนและภกดตอสนคานนอยางตอเนอง

การเลอกเขารวมงานแสดงสนคา

การเลอกเขารวมงานแสดงสนคา เปนสงจ าเปนทผประกอบการสวนใหญตองค านงถงผลประโยชนทไดรบกลบมาคมคาหรอไมกบการไปรวมงานในแตละงาน ดงนน กอนทผประกอบการจะตดสนใจเขารวมงานแสดงสนคา จ าเปนตองพจารณาถงปจจยตอไปน 1. ขนาดของงาน โดยทวไปขนาดของงานจะขนอยกบ จ านวนผประกอบการ ขนาดพนท ทใชจดแสดงสนคา และจ านวนผชมงาน ตามความเขาใจของคนทวไปการจดงานแสดงสนคาขนาดใหญ ยอมมความคมคาและมความนาสนใจทจะเขารวมงานดวย ในทวปยโรปก าหนดขนาดของงานขนาดใหญตองใชพนทมากกวา 100,000 ตารางเมตร มผประกอบการเขารวมแสดงงาน 1,000 ราย และตองมผชมงาน 100,000 คนขนไป สวนงานขนาดเลกใชพนท 2,000 – 3,000 ตารางเมตร และมผประกอบการเขารวมแสดงงาน 200 - 300 ราย ซงสงเหลานจะมผลตอการตดสนใจของผประกอบการในการเขารวมงาน เพราะถาผจดงานมจ านวนผรวมงานนอย รายไดจากการจดเกบคาเชาพนทกจะนอยตามไปดวย อาจเปนผลใหคาใชจายในสวนของการประชาสมพนธงานไมทวถงกลมเปาหมาย ผชมงานอาจมจ านวนไมเปนไปตามความคาดหมาย หรอมคณสมบตไมตรงตามความตองการ ทงน การพจารณาในลกษณะนอาจใชไมไดกบการจดงานแสดงสนคาเฉพาะดาน ซงอาจเปนงานจดแสดงสนคาเฉพาะผผลตหรอผสงออกเขารวมงานเปนหลก หรอบางงานอาจจะก าหนดผชมงานไดแกผน าเขา หรอตวแทนจ าหนายเทานน ดงนน ตองค านงถงความคมคาเปนส าคญ 2. คณภาพของผซอ มองคประกอบทใชพจารณาหลายองคประกอบ โดยทวไปจะดจากอ านาจในการตดสนใจซอ ระยะเวลาทใชในการสอบถามรายละเอยดขอมลของสนคาประกอบการตดสนใจซอ มแผนในการ

46

จบจายสนคาอยแตเดมกอนทจะมาถงงานหรอไม ระยะเวลาทอยในบรเวณจดงานทยาวนาน จ านวนผชมงานโดยเฉลยตอสนคาของผประกอบการแตละรายทน ามาจดแสดง กลาวคอถาผชมงานใชเวลาในการชมงานมากเทาไร หมายวาผชมงานนนเปนผซอทมคณภาพ 3. ขอมลยอนหลงของงานจดแสดงสนคา การเขารวมงานแสดงสนคาของผประกอบมความมงหวงเพอจ าหนายสนคาและบรการ เพอใหไดผลก าไรน าเปนคาใชจายในการจดแสดงสนคา ดงนน การจะเขารวมงานแสดงสนคาใดกตาม ผประกอบการตองมการศกษาขอมลยอนหลงของการจดงาน ไดแก จ านวนครงในการจด ความตอเนองของการจดในแตละป ศกยภาพในการประชาสมพนธงาน ความส าเรจของการจดงานในแตละครง เปนตน หากการจดงานแสดงสนคาใดมการจดตอเนองกนมาอยางยาวนาน นนแสดงใหเหนวางานไดกลาวไดรบความนยมจากผชมงานจ านวนมาก ท าใหมผประกอบการสนใจเขารวมแสดงสนคาอยางตอเนอง ท าใหงายตอการตดสนใจเขารวมงานเพราะยอมไดรบประโยชนอยางแทจรง 4. เงอนไขของสนคาทจดแสดง สนคาทน าออกแสดงเปนสงทผจดงานใหความส าคญเพราะจ าเปนตองใชเปนหลกในการโฆษณาและประชาสมพนธงาน ในการทจะเชญชวนผชมงานใหมาชมงานแสดงสนคาในครงนน ถาเปนงานแสดงสนคาเฉพาะดาน เงอนไขของสนคาทจดแสดงจะถกก าหนดใหเปนสนคาในธรกจเดยวกน และมกจะไมใหมสนคาในธรกจอนเขามารวมแสดงดวย แตอาจใหมสนคารองหมายถงสนคาทมสวนเกยวของกบสนคาหลกหรอเปนสนคาประกอบของสนคาหลกเทานน ซงโดยทวไปสนคารองมกไมใชเปาหมายหลกของผชมงาน ดงนน ผเขารวมงานตองพจารณาใหดวาสนคาของตนเองเปนสนคาหลกหรอสนคารอง เพราะนนคอสงทแสดงถงความคมคาของการรวมงานแสดงสนคาในแตละครง 5. ตลาด หมายถงแหลงทอยของกลมผเขาชมงาน เชน หากมการจดแสดงสนภายในประเทศไทย ตลาดคอประเทศไทย หากเปนการจดแสดงสนคาในประเทศเยอรมนม ตลาดคอประเทศเยอรมนน เปนตน ดงนน สถานะของผชมงานจงเปรยบเสมอนตวแทนของชองทางทสนคาจะไปถง ผรวมแสดงสนคาจงจ าเปนตองทราบถงตลาดทตนเองมอยดวย ดงนน ถาผประกอบการตองการขยายตลาดออกไปนอกประเทศ กไมเขารวมงานแสดงสนคาภายในประเทศ นอกเสยจากวาการจดงานในประเทศครงนน เปนการจดแสดงสนคาระดบนานชาต หรอระดบโลก และตองท าความเขาใจเกยวกบโครงสรางของแหลงทมาของผเขาชมงาน เพราะนนคอแหลงทอยของตลาด

ขนตอนการเขารวมงานจดแสดงสนคา

ดงททราบกนแลววาการเขารวมงานแสดงสนคา เปนการแสดงภาพลกษณทงายของบรษท ขณะเดยวกนเปนการน าเสนอสนคาตอลกคาโดยตรง โดยทวไปการเขารวมงานแสดงสนคา มกจะอยในแผนการ

47

ตลาดรวมถงแผนการโฆษณาประชาสมพนธสนคาของผประกอบการดวย ดงนน จงจ าเปนตองตงคณะท างานเพอรบผดชอบการเขารวมงานแสดงสนคา โดยตองมการเตรยมการ ดงตอไปน 1. ก าหนดเปาหมายของการไปรวมงาน ไดแก เพอหาลกคารายใหม เพอเชอมสมพนธไมตรกบลกคา เพอใหไดใบสงสนคา เพอการจ าหนายสนคา หรอเพอเปนการประชาสมพนธภาพลกษณขององคการ เปนตน การตงเปาหมายจะตองสามารถวดได เพอประเมนผลการเขารวมงานงานแสดงสนคาในครงนน การตงเปาหมายของการรวมงาน ควรใหพนกงานผเขารวมงานไดมสวนรวมในการก าหนดเปาหมาย และประกาศใหพนกงานอน ๆ ไดรบทราบโดยทวกน เมอไดเปาหมายแลวคณะท างานจะสามารถก าหนดขนาดของพนท จ านวนพนกงานประจ าบธ คาแตกแตง การจดวางสนคา เปนตน 2. ก าหนดงบประมาณ การตงงบประมาณนนจะก าหนดหลงจากททราบเปาหมายแลว โดยปกตมกจะเปนคาใชจายในการเชาพนทจดงาน ซงตองประมาณการจากขนาดพนทส าหรบผ เขาชมสนคา พนทส าหรบจดวางแสดงสนคา พนทส าหรบการท างานของพนกงาน และพนทส าหรบจดเกบสนคา ซงขนาดของพนทนนมผลตอความรสกของผชมงาน พนทมขนาดใหญยอมเปนทดงดดใจผเขาชมงานไดมากกวาพนทขนาดเลก นอกจากคาเชาพนทแลว คาใชจายส าหรบพนกงานตอนรบลกคาประจ าบธ คาตกแตงบธ คาโฆษณาประชาสมพนธ คาขนยายสนคา และคาธรรมเนยมอน ๆ ทผจดงานเรยกเกบ เปนตน คาใชจายในการเขารวมจดแสดงสนคายงมราคาสงเทาไร ผประกอบการสวนใหญตางกเตมใจทจะเขารวมงานถงแสดงสนคานนๆ แมจะมราคาสงกตาม เพราะนนหมายถงประสทธภาพของผจดงานและประสทธผลของการจดแสดงสนคา 3. การเตรยมสนคาน าแสดง สนคาทน ามาแสดงสวนใหญมกเปนสนคาใหม ทไดรบการพฒนาขนมาเพอใหทนกบงานแสดงสนคา ดงนน หากเปนสนคาใหมตองแนใจวาสามารถพฒนาไดเสรจกอนงานเรมอยางนอย 2 สปดาห เพอจะไดมโอกาสทดลองสนคานน หากมปญหาใด ๆ จะไดสามารถแกไขไดทน นอกจากตวสนคาแลว ตองจดเตรยมอปกรณประกอบการน าเสนอสนคาใหเรยบรอยดวย การบรรจสนคาเพอไปรวมแสดงตองใหมความสะดวกตอการบรรจใหมเพอการน ากลบมา หลกในการเลอกบรรจภณฑ ตองงายตอการเปด สะดวกตอการเกบ และน ากลบมาใชใหมได 4. การจดท าสงพมพและเอกสารโฆษณา ในงานแสดงสนคาจ าเปนตองมแผนพบ โปสเตอรแนะน าสนคา นามบตร ถงผา เปนตน เพราะสงเหลานเปนเครองมอชวยประชาสมพนธสนคาทน ามาจดแสดง ถงแมวาผชมงานมกจะไดเอกสารตาง ๆ เหลานจากผจดแสดงสนคาหลายราย และมกพบวาโดยสวนใหญจะถกโยนทงไป โดยเฉพาะแผนพบและโปสเตอรแนะน าสนคา ดงนน ผรวมงานตองค านงถงความสญเสยคาใชจายในสวนน อาจมการเลอกแจกเฉพาะผทสนใจในสนคาจรง ๆ หรอผทคาดหวงวาจะเปนลกคา เชนเดยวกบนามบตรทตองเลอกแจกเฉพาะผชมทรองขอ หรอผทคาดหวงวาจะเปนลกคาตอไป ถงผานบวาเปนสอโฆษณาเคลอนทดในงานโดยเฉพาะถงผาทมขนาดใหญ เพราะผชมงานมกจะถอตดตวระหวางเดนชมงานและมกน ากลบไปดวย

48

นบวาถงผามความส าคญในสวนของการชวยประชาสมพนธสนคา ดงนน การออกแบบทนาสนใจ ขนาด และการแบกรบน าหนกจงเปนสงทจะตองใหความส าคญเชนเดยวกน 5. พนกงานประจ าบธ ถอวาเปนตวแทนหรอภาพลกษณของบรษท เนองจากผเขาชมงานเมอมาถงบธแสดงงานยอมตนตาตนใจกบบธทประดบตกแตงอยางสวยงาม มการจดวางสนคาไดอยางนาชม แตหากเจอพนกงานประจ าบธทไมสามารถใหค าแนะน าเกยวกบสนคาทจดแสดงได หรอแสดงปฏกรยาทไมพรอมจะตอนรบผชมงาน ความสนใจในตวสนคาจะลดลงอยางแนนอน และความนาเชอถอตอสนคากจะหมดไปเชนเดยวกน ดงนน จงตองมการเตรยมพนกงานตงแตการตอนรบทเปนมตร ออนนอม สภาพ มความจรงใจในระดบทเหมาะสม มความรเกยวกบสนคาทน ามาจดแสดงอยางลกซง สามารถน าประเดนการสนทนาเ พอไมใหลกคารสกกดดน รจกแกไขปญหาไดอยางเหมาะสม มความอดทนตอค าตเตยน ซงจะท าใหผชมงานโดยตรงหรอผชมงานทผานมาพบเหนเกดความพงพอใจ และชวยสรางความเชอมนในสนคาและผประกอบการไดอยางด 6. จดท าใบตรวจสอบพสด เพอปองกนปญหาการหลงลมของใชทจ าเปนส าหรบการรวมแสดงสนคา และของใชสวนตวทจ าเปนส าหรบพนกงานประจ าบธ ควรเขยนรายการพสดทตองใชใหครบถวน และตองจดหาใหครบถวนตรงตามรายการ และจดลงในหบหอใหครบตามรายการ ใบตรวจสอบพสดควรท าขนตามความสะดวกและความเหมาะสม 7. การศกษาคมอผเขารวมงาน คมอนจะแจงกฏเกณฑการเขารวมงาน สทธและภาระหนาทของผจดงาน และผเขารวมแสดงงาน ซงผประกอบการหรอผทไดรบมอบหมายตองอานอยางละเอยด เพอผลกดนใหงานแสดงสนคาใหเปนไปตามเกณฑทผจดงานก าหนด เนอหาจะแบงเปน 3 สวน ไดแก 1) ขอมลพนฐานของงาน คอขอมลของผจดงาน ขอมลของงานแสดงสนคา ชอและทอยของอาคารทใชจดแสดง และขอมลอน ๆ ทเกยวของ 2) ขอก าหนดของการแสดงสนคา รวมถงกฏเกณฑของความปลอดภย กฏเกณฑของการน าเสนอสนคา และ 3) แบบฟอรมการยนค ารองเพอขอรบบรการตาง ๆ

สรป

การจดงานแสดงสนคา เปนเครองมอชนดหนงในการโฆษณาประชาสมพนธสนคา ทผซอสามารถตรวจสอบ สมผสสนคาไดอยางทวถง มโอกาสสอสารไดโดยตรง สามารถเปรยบเทยบสนคาของผประกอบการ แตละรายไดอยางครบถวนกอนตดสนใจตกลงซอ นอกจากงานแสดงสนคาจะอ านวยความสะดวกระหวางผซอกบผขายแลว ยงชวยใหอตราการตกลงซอขายกนไดงายยงขน

49

เอกสารอางอง

----------------- กลยทธการเขารวมงานแสดงสนคานานาชาต กรงเทพฯ: แอคเม พรนตง, 2549 วฒนะ จฑะวภาต ศลปะการจดแสดงนทรรศการ กรงเทพฯ: ดานสทธาการพมพ, 2542

50

บทท 6 การบรหารราคาส าหรบธรกจการจดประชมและการจดนทรรศการ

ธรกจการจดประชมและจดนทรรศการ เปนธรกจทนาสนใจ เนองจากมการลงทนนอย ใชบคลากรไมมากแตตองเปนบคลากรทมศกยภาพ มความคดสรางสรรค และทมเทในการท างานอยางเตมความสามารถ ขณะเดยวกนในสวนของกลมลกคาเปาหมาย ไดแก กลมลกคาภาคเอกชนทตองการเปดตวสนคาใหม และตองการกระตนยอดขาย กลมสมาคม องคการตาง ๆ ทงภาครฐและเอกชน ทตองการจดประชมสมมนา หรอการน าเสนอผลงานทางวชาการ ดงนนจะเหนไดวาธรกจนมความนาสนใจ และมโอกาสเตบโตไดอยางรวดเรว หากผด าเนนการมความสามารถในการบรหารจดการทด รวมไปถงการบรหารราคาทเหมาะสม และลกคามองเหนถงความคมคา ในการลงทน

ความส าคญของราคา

ราคามความส าคญตอผประกอบการในฐานะทจะเปนตววดผลก าไร และเปนตวทมผลตอการตดสนใจซอสนคาหรอบรการ ซงตรงกบทแนวคดของนกวชาการทกลาววาราคาเปนตววดผลประโยชนทลกคาไดรบจากการซอสนคาหรอบรการ เปรยบเทยบกบความคาดหวงของลกคาทมตอสนคาหรอบรการนน ๆ (เกษม พพฒนเสรธรรม, 2554) นอกจากนน ราคายงเปนตวชวดความสามารถในการแขงขนทางการตลาด การก าหนดราคาจะตองสอดคลองกบสภาวะการณทงนอกและในบรษท สภาวะการณภายนอก ไดแก ราคาของคแขงขน สภาพความรนแรงของการแขงขน ความตองการสนคาของตลาด เปนตน สวนสภาวะการณภายในบรษท ไดแก การด าเนนงานของฝายตาง ๆ ทมอทธพลตอการก าหนดราคา ไดแก ตนทนของฝายผลต ความตองการสรางก าไรของฝายบรหาร เปนตน ราคาเปนสงทสอสารอยางหนงของคณคาในตวสนคาใหแกลกคาทผประกอบการตองการเสนอขาย ถาตงราคาของสนคาต าไป ผซอจะรบรไดวามลคาของสนคานนไมนามอะไรมากมาย ในขณะทตงราคาสง ผซอจะรบรไดวาสนคานนมมลคาสงและสามารถใหประโยชนไดตามทไดกลาวอางไว ผซอหรอลกคาตองการสนคาทมมลคามากทสด หรอไดผลประโยชนจากสนคานน มากกวาความตองการซอสนคาในราคาทต าหรอราคาทถกทสด โดยไมค านงผลประโยชนหรอความคมคาจากสนคานน การก าหนดราคาจ าเปนตองสอดคลองกบผลตภณฑ ชองทางการจ าหนาย และการสงเสรมการตลาด ซงหมายความวาหากผลตภณฑไดรบการออกแบบอยางด ผลตดวยวสดอยางด มความคดสรางสรรคแปลกใหมทไมเหมอนใคร จ าเปนตองสรางคณคาใหผลตภณฑ ดวยการสงเสรมการตลาด ในรปของการโฆษณา

51

ประชาสมพนธจดเดนของผลตภณฑนน ดงนนการก าหนดราคาขายจงตองสงเพอใหสอดรบกบตนทนทเกดขน และตองเปนราคาทลกคาสามารถรบไดดวย การก าหนดราคาทสงกวาคแขง เพอท าใหสนคาดแตกตางและมคณคา ตองยดมนในต าแหนงของราคา ไมเปลยนแปลงบอย หรอท าการสงเสรมการตลาดดวยการลดราคา เพราะจะท าใหลกคารสกหมดความเชอถอในคณภาพของตวสนคา ซงจะมผลในการตดสนในซอสนคาในครงตอไป

การก าหนดราคา

โดยทวไปการก าหนดราคามกพจารณาจากเรองทน ราคาของคแขง และก าไรทตองการ หรอการทผประกอบการตองการตงราคาทสงกวาตนทน ซงตนทนโดยทวไปแบงเปน 2 ประเภท ไดแก ตนทนคงท (fixed cost) คอตนทนทคงอยในระดบเดมไมวาจะผลตหรอขายสนคาเทาใดกตาม เชน เงนเดอนพนกงาน คาโฆษณา คาเชาอาคารสถานท เปนตน ตนทนอกประเภทหนงไดแก ตนทนผนแปร (variable cost) คอตนทนทเปลยนแปลงไปตามจ านวนการผลตและการขาย เชน คาวตถดบ คาจางในการท างานลวงเวลา คาบรรจภณฑ เปนตน นอกจากนน ในการก าหนดราคาตองรจกก าไรเบองตนตอหนวย (unit margin) หมายถงความแตกตางระหวางตนทนทงสองประเภทรายรบตอหนวยทองคการไดรบและตนทนผนแปรตอหน วย เปนการพจารณาจากรายรบทไดเปนหลก ก าไรเบองตนเปนการวดความสามารถในการสรางรายรบขององคการตอการขายสนคาแตละหนวย และยงชวยใหองคการสามารถครอบคลมตนทนคงทและสรางผลก าไรใหเกดขนไดตามตองการ โดยจ านวนสนคาทขายไดและสามารถครอบคลมตนทนคงททงหมดเรยกวาปรมาณจดคมทน (break-even-point) ซงสามารถหาผลตางไดจากตนทนคงท (จ านวนเงน) ตอก าไรเบองตนตอหนวย การค านวณโดยใชตวเลขเหลานเปนเพยงคาประมาณการ จะกอใหเกดประโยชนกตอเมอมการน าเอาผลลพธจากการค านวณมาพจารณารวมกบขอมลอน ๆ ดวย ซงในความเปนจรงพบวาลกคาจะตดสนใจซอสนคา หากพบวาราคาทเหนนนมความใกลเคยงกบราคาทเคยซอ หรอราคานนเหมาะสมกบรปลกษณและคณสมบตของสนคา จงตดสนใจซอดวยความรสกของลกคาเอง ในทางตรงกนขาม หากก าหนดราคาต าเพอตองการใหไดลกคาจ านวนมากนน สามารถใชไดกบผประกอบการทมประสทธภาพในการบรหารจดการ ตงแตเรองการควบคมตนทนทงระบบของการผลต การเสรมสรางและการพฒนาประสทธภาพของบคลากร และการหลกเลยงลกคาทท าก าไรไดนอย ซงเปนสาเหตทไมสามารถสรางความแตกตางในผลตภณฑได เนองจากจะท าใหเพมตนทนอก คแขงสามารถเลยนแบบไดงาย

52

เพราะลงทนนอย และกอใหเกดคแขงตามมา ขณะเดยวกนลกคาสามารถรและเปรยบเทยบราคาตนทนไดงายขน หากมการตดตามขอมลขาวสารทมการเผยแพรทวไป การก าหนดราคาเปนเรองทละเอยดออน ในการก าหนดราคาแตละครงตองมนใจวาราคานนท าใหไดก าไรมากทสดหรอไม และตองไดก าไรมากทสด โดยทลกคามความพอใจและยนดจะจายตามราคาทคดวายตธรรม การก าหนดราคาเปนเรองของการสรางสมดลระหวางมลคากบราคาของสนคา ถามลคาของสนคามคาเทากบหรอมากกวาราคาทลกคาตองจาย ลกคากยนดทจะซอสนคานน ดงนนราคาทเหมาะสมขนอยกบมลคาทผประกอบการก าหนดไวเพอใหไดก าไรมากทสด สงทตองระวงในการตงราคาคอความตองการของฝายขายกบฝายการตลาด กลาวคอฝายขายจะพยายามผลกดนใหราคาถงจดทท าใหขายไดมากทสด แตไมใชราคาทไดก าไรโดยรวมของบรษททสงทสด เพอใหไดคาตอบแทนจากคาคอมมชชน ซงคดมาจากยอดขายเปนหลก ซงยอดขายนไดจากราคาคณจ านวนทขายได โดยไมไดค านงถงตนทนการผลต ในขณะทฝายการตลาดตองการใหตงราคาทสงเพอใหไดผลก าไรโดยรวมสงทสดไมใชยอดขายทสงทสดเหมอนฝายขาย เพอทจะไดผลตอบแทนในรปของโบนสซงคดจากผลก าไรของบรษท การตงราคาส าหรบธรกจการจดนทรรศการ มวตถประสงคเพอตองการผลก าไร และเพอตองการสรางภาพลกษณใหแกบรษท ดงนน วธการตงราคามกใชวธตนทนบวกก าไร (cost plus price) และตองเปนราคาทสามารถแขงขนได กลาวคอเมอน าตนทนบวกดวยก าไรทตองการ โดยทวไปจะอยทรอยละ 10 – 30 โดยพจารณาราคาของคแขงขนประกอบไปดวย การก าหนดราคาสวนมากจะขนอยกบงบประมาณทลกคามอย และรปแบบการจดทตองการ ซงบรษทผรบจดงานมกจะมการก าหนดระดบราคาคาบรการไวเปนมาตรฐาน เชน การใหบรการรบจดงานประชม สมมนา มกจะอยท 30,000 – 200,000 บาท และจ านวนผเขารวมงานดวย ถาเปนการใหบรการดานการจดนทรรศการ หรอการจดแสดงสนคา การก าหนดราคาจะอยท 70,000 – 1,000,000 บาท โดยมการจดงานทเตมรปแบบ งานกจกรรมสงเสรมการขาย พธเปดงาน และการตกแตงสถานทจดงาน ซงการตงราคา ตองสามารถยดหยนได ตามเงอนไขทเจาภาพไดวางไว และจ านวนวนของการจดงาน

การประมาณการคาใชจายส าหรบการจดนทรรศการและการจดแสดงสนคา

การจดนทรรศการและการจดแสดงสนคา มบทบาทส าคญตอโอกาสทางการคาและการสรางคณคาตอสงคม เนองจากเปนการน าโอกาสในการสรางงานใหแกผคนในชมชน และเปนการเพมโอกาสในการสรางรายไดเพมเตมใหแกธรกจตาง ๆ ในชมชน เชน ธรกจทพก ธรกจการขนสง ธรกจบรการอาหาร เปนตน เพราะในการจดงานแตละครง ตองมผเกยวของมากมายตงแตผรวมแสดงสนคา ผเขาชมงาน ผจดงาน ผรบเหมางาน

53

ตาง ๆ พนกงานตอนรบประจ าบธแสดง เปนตน ดงนน ในการจดงานแตละครงตองมคาใชจายมากมายเพอใหงานบรรลตามเปาหมายทตองการ ในการประมาณการคาใชจายในการด าเนนการ ตองค านวณตงแตจ านวนผซอ พนกงานตอนรบ ขนาดของพนททตองใช คาใชจายในการตกแตง คาขนสงสนคาหรอสงจดแสดง คาโฆษณาประชาสมพนธ เปนตน ในสวนของการก าหนดราคานน ขนอยกบเขตบรเวณพนททใชจดแสดง ระยะเวลาทแสดง และชวงเวลาทใชจดแสดงประกอบดวย ซงขนอยกบผจดวาจะก าหนดอตราคาบรการแตละสวนเปนเทาใด โดยจะสรปเปนแนวทางไวดงน 1. คาเชาพนท นบเปนคาใชจายหลกในการเขารวมงาน โดยทวไปจะแยกคาเชาพนทเปน 2 สวน ไดแก สวนในอาคาร และสวนนอกอาคาร ส าหรบสวนในอาคารอาจแบงเปนคาเชาเฉพาะพนท และคาเชาพนทพรอมทกนผนงแยกบธพรอมปายชอหนาบธ ซงมราคาคาเชาสงกวาการเชาเฉพาะพนท รอยละ 20 สวนคาเชาบธทอยนอกอาคารจะมราคาถกกวาบธทอยในอาคารมากกวาเทาตว ลกษณะของบธทใชในการจดงานสามารถแบงได 5 ประเภท ดงน 1.1 บธประเภท island หรอบธประเภท four side open มทางเดนรอบทง 4 ดาน ผชมสามารถชมไดทกดาน ราคาคาเชาจะสงทสด 1.2 บธประเภท three side open หรอบธประเภท head stand ผชมสามารถเดนชมได 3 ดาน ราคาคาเชาสงรองจากประเภทแรก 1.3 บธประเภท two side open หรอบธประเภท corner stand ซงจะเปนบธทอยหวมม ผชมสามารถเดนชมไดเพยง 2 ดาน ราคาคาเชาจะสง เนองจากอยตรงหวมม 1.4 บธประเภท one side open หรอบธประเภท in-line stand ซงจะเปนบธทมทางเขาเพยงดานเดยว ซงสวนใหญมกนยมใช ราคาคาเชาจะถกกวาประเภทท 3 1.5 บธประเภท outdoor stand เปนบธกลางแจง ราคาคาเชาจะถกกวาประเภทอน ๆ ในบางครงนอกจากคาเชาบธแลว ผจดอาจมการเรยกเกบคาบรการตางหาก หรออาจมการเกบเงนคาใชจายอน ๆ ลวงหนา หลงจากงานเสรจสนแลวจงหกคาใชจายตามจ านวนทเกดขนจรง ซงเงอนไขเหลานผจดตองแจงใหผเขารวมงานแสดงทราบกอน 2. คาตกแตง มความส าคญเชนเดยวกบคาเชาพนท โดยทวไปอาจมราคาสงพอ ๆ กบคาเชาบธ เนองจากการตกแตงบธหมายถงการแสดงถงภาพลกษณของบรษท และเปนการประชาสมพนธบรษทอกดวย ซงคาใชจายจะขนอยกบความพรอมของบรษท คาใชจายในสวนนจะครอบคลมถงคาใชจายตอไปนดวย 2.1 คาใชจายดานการออกแบบ ตดตง และรอถอน

54

2.2 คาตกแตงไฟ แสงสวาง คาใชไฟฟาทวไป คาอปกรณ เฟอรนเจอร และคาเชาพรม 2.3 คาท าความสะอาดบธ และคาก าจดมลฝอย 2.4 คาเครองปรบอากาศ คาน า คาตดตงไฟพเศษ และคาสกหรอ 2.5 คาเชาและคาใชโทรศพท โทรสาร คาบรการอนเทอรเนต คาใชจายเหลาน บางรายการอาจไมเกยวของกบการตกแตงบธโดยตรง แตจ าเปนตองรวมไวในคาตกแตงเพราะเปนสวนทเกดขนอนเนองมาจากบธ 3. คาขนสง พธการศลกากรและสนคาแสดง คาใชจายสวนนขนอยกบสนคาและสงทน ามาจดแสดง เชน เครองจกรทมขนาดใหญ จะตองเสยคาใชจายในการขนสงสง หากเปนการน าเขาจากตางประเทศตองมการเสยภาษน าเขาดวย หากเทยบกบนาฬกาทน าเขาจากตางประเทศคาใชจายกจะถกกวาเครองจกร หรอถาเปาหมายของการเขารวมงาน เพอแสดงผลผลตทเปนนวตกรรมใหมของบรษท จ าเปนตองขนสงมาใหถงสถานทจดงานกอนวนงานจรง จงจ าเปนตองมคาเชาโกดงเกบสนคากอน เพอปองกนเหตการณทไมคาดคดทจะท าใหสนคาหรอสงแสดงนน ไมสามารถจดแสดงไดตามก าหนด นอกจากตวสนคาแลว อปกรณประกอบการวางแสดงสนคาหรอสงแสดง ทจ าเปนตองมอปกรณพเศษตองมการจดเตรยมใหพรอมใชโดยตองมการทดลองวางแสดงกอนทจะน าไปใชจรง เพอปองกนขอผดพลาดทอาจเกดขน หากมขอผดพลาดเกดขนกสามารถแกไขไดทน ในสวนของการบรรจสนคาตองใชบรรจภณฑทมความสะดวกตอการบรรจใหมเพอน ากลบมา เพอไมใหเปนการเพมภาระคาใชจายในสวนน เนองจากวสดส าหรบบรรจภณฑในตางประเทศมคาใชจายทแตกตางกนไป ดงนนตองพยายามไมใหเกดคาใชจายในสวนน หลกการเลอกใชบรรจภณฑตองงายตอการเปด สะดวกตอการเกบ และน ากลบมาใชใหมได ซงคาใชจายของการขนสง และพธการศลกากร มดงน 3.1 คาบรรจภณฑ ศลกากร 3.2 คาขนสงทางน า ทางบก หรอทางอากาศ และคาประกนภย ในการน าเขา และการน ากลบ 3.3 คาใชจายน าเขา คาโกดง ถาไมน ากลบตองเสยภาษน าเขา 3.4 คาขนสงภายในประเทศและคาเชาสถานท กรณทตองขนกลบ จะมคาขนสงในการน าลงเปลาไปเกบ และคาขนสงออกจากสถานท 3.5 คาขนสงสนคากลบ ตองใชบรรจภณฑใหมเนองจากตองมการบรรจใหมเพอสงกลบ รวมถงคาพธศลกากรทงขาน าออก และขาน าเขาประเทศของตน

55

4. คาประชาสมพนธ เปนคาใชจายทมความยดหยนมาก ยกเวนสวนของคาใชจายทเกยวกบบตรเชญ คมอผซอ การแถลงขาว ของขวญ ของช ารวย โปสเตอร เพอการประชาสมพนธ เนองจากเปนคาใชจาย ทจ าเปนตองจดท าใหเพยงพอ สวนคาใชจายอน ๆ ขนอยกบการวางแผนทรอบคอบ ซงในงานจะมเอกสารโฆษณาตาง ๆ มากมาย ไดแก 4.1 แผนพบและโปสเตอร การจดพมพแผนพบและโปสเตอรตองจดท าอยางรอบคอบ และตองไมมขอผดพลาด โดยเฉพาะการจดพมพในภาษาตางประเทศ ตองเผอเวลาส าหรบการเตรยมการจดท าขอมลและการจดพมพเพอใหแลวเสรจกอนวนงานอยางนอย 2 สปดาห สงตพมพเหลานพบวามบางสวนทถกทงหลงจากทมการแจกจายออกไปแลว ซงถอวามปรมาณมากกวาผทเกบกลบบานไปดวย ดงนนในการสงตพมพตองค านงถงกรณนดวย อาจเลอกใชวสดทมตนทนต า หรอเลอกแจกใหเฉพาะผทสนใจหรอตองการอยางแทจรง 4.2 รปถายและภาพโฆษณา นบไดวาเปนสอประชาสมพนธทไดผลมากทสด เนองจากวาการมองเหนภาพจะชวยเพมความทรงจ าและความเขาใจมากกวาการไดรบฟง หากตองน าไปใชเพอจดแสดงควรจดใสกรอบใหเรยบรอยกอนการขนสง เพราะเมอน าไปประดบตกแตงทบธจดแสดง จะดสวยงามไมมรอยยบท าใหนามองยงขน ภาพถายตาง ๆ หรอสญญลกษณใด ๆ ควรตองจดเตรยมท าไปใหเรยบรอยครบถวน 4.3 นามบตร เปนอกสงหนงทขาดหายไปไมได ตองเตรยมไปใหพอแจกจนถงวนเลกงาน โดยค านวณจากจ านวนผคาดหวงทจะเขามาชมงาน 4.4 ถงหว เปนสนคาโฆษณาทพบเหนไดเสมอ ถงหวเปนโฆษณาเคลอนทเนองจากผทไดรบไปจะถอถงหวเดนไปทวบรเวณงาน ผทมาชมงานกจะไดเหนโฆษณานไปดวย แมวาจะเปนแคระยะเวลาสน ๆ แตกชวยสรางความประทบใจไดพอสมควร แตถงหวกมขอจ ากดทตองค านง ไดแก ขนาดของถงและการแบกรบน าหนก หากวาผชมงานไดรบถงหวมากกวาหนงใบ ถงเลกจะถกเกบไวในถงใหญอยางแนนอน ดงนน ถงขนาดใหญจงมผลทางการโฆษณามากกวา นอกจากขนาดของถงหวแลวตองค านงถงความสามารถในการรองรบน าหนกทเพมขนดวย หากถงหวทมขนาดใหญไมมความแขงแรงพอ เชน หหวขาด กนถงรว ถงนกจะถกทงไป หรออาจกอใหเกดความรสกในทางลบตอผลการโฆษณาทตองการดวย เพอเปนการหลกเลยงปญหาเหลาน มกใชถงทท าจากวสดผา เนองจากมความแขงแรงสง สามารถเกบไวใชซ าไดอก นบวามผลตอการโฆษณาสงมาก แตมตนทนสงกวาถงกระดาษหรอถงพลาสตก 3-4 เทา 4.5 วดทศน เปนสอโฆษณาทใชกนประจ าในงานนทรรศการ ซงมเปาหมายส าคญอย 3 ประการ ไดแก 1) สรางผชม หมายความวาเปนสอทใชดงดดผชมใหหยดแวะชม เพอน าไปสการเปดการขาย หรอการใหขอมลทตองการน าเสนอตอไป 2) สงขาวสาร หมายถงการสอขาวสารทยากในการอธบาย 3) ให

56

ความร เปนการเพมประสทธภาพการท างานของพนกงานในการอธบายค าถามพนฐานทมการถามบอย ๆ เพอหลกเลยงการตอบค าถามเดยวเสมอ ๆ ความยาวของวดทศนควรอยระหวาง 5 – 8 นาท ซงเปนเวลาปกตมผชมยนดทจะแวะชม 4.6 สตกเกอร เปนสอประชาสมพนธทพบเหนไดทวไป ซงผจดงานจะสงมอบใหผประกอบการทเขารวมแสดงในงาน เพอประชาสมพนธงานนทรรศการหรองานจดแสดงสนคา หรออาจจะสงไปผานกบหนงสอเชญลกคาเขารวมงาน 4.7 แผนดสกหรอแผนซด มกจะใชแทนเอกสารแผนพบโฆษณา เนองจากมตนทนถกกวากระดาษ และสวนใหญผไดรบมกจะเกบ โอกาสในการโยนทงมกจะนอย 5. คาใชจายเบดเตลด ไดแก คาแรงงานพนกงานชวคราว คาประกนสนคาถกโจรกรรมในงาน คาประกนอคคภย คาประกนบคคลทสาม คางานเลยง คาเลยงรบรอง เปนตน คาใชจายตามรายการดงกลาวขางตน เปนคาใชจายโดยประมาณการ บางรายการหากไมไดใชกไมตองจาย สวนอตราสวนคาใชจายของรายการตาง ๆ นน ไมสามารถก าหนดไดแนนอน ทงนขนอยกบประเภทของนทรรศการทจด สถานทจดงาน การบรการทจดเตรยมให ซงมผลใหงบประมาณมากนอยแตกตางกนไป

การเตรยมการส าหรบการจดประชม

การจดประชมเปนงานทมความส าคญมาก หากมการเตรยมการทดกจะท าใหการประชมในครงนนประสบความส าเรจตามเปาหมายทตองการได ดงนน ผจดการประชมจะตองมการเตรยมการอยางรอบคอบ ตงแตการจดหาสถานทส าหรบการจดประชม การเตรยมเครองมอเครองใช ในการประชม มความเขาใจถงลกษณะของการจดประชม รปแบบการประชม และจดมงหมายของการประชมอยางถองแท จงจะท าใหการด าเนนงานในแตละครงมความสมบรณครบถวน และผเขารวมประชมรบรไดถงความคมคาในการประชม เนองจากผมาเขารวมประชมตางกค านงถงประโยชนทจะไดรบจากการประชม การไดรบความรและประสบการณทแปลกใหม หรอขอเสนอแนะทเปนประโยชนตอการน าไปประยกตใชในการท างานของตนเองหรอของหนวยงาน การจดประชมในแตละครงมคาใชจายสงมาก เพราะนนหมายถงชอเสยง เกยรตยศ และคานยมขององคการหรอบคคลซงจดใหมการประชมขน ดงนนการเตรยมการในการจดประชมใด ๆ กตาม การจดเตรยม

57

การประชมนบวาเปนงานขนแรกทมความส าคญและมผลตอความส าเรจหรอความลมเหลวของการจดในแตละครง ผมสวนในการดแลรบผดชอบการจดงาน ตองมการประชมเพอเตรยมการวางแผนในการด าเนนงานเรองตาง ๆ ดงน 1. การก าหนดวตถประสงค และรายละเอยดของการจดประชม ผจดตองรวตถประสงคของการประชมถงเปาหมายทตองการไดจากการประชม รวมทงเรองราวและหวขอทก าหนดใหมการอภปราย หรอมงทประเดนใดเปนส าคญ เพราะจะเปนประโยชนในการสรางบรรยากาศของการประชมด าเนนไปอยางมประสทธภาพ สามารถก าหนดและแบงเวลาของการประชมใหเหมาะสม ชดเจน จ านวนครงของการอภปราย เวลาของวทยากรในแตละหวขอทอภปราย โดยค านงถงวตถประสงคของการประชม และกลมผเขารวมประชมเปนส าคญ 2. การจดหางบประมาณ ตองก าหนดแผนรายจายใหชดเจน รายไดจากสปอนเซอร หรอผสนบสนน ตองรวามงบประมาณอยในอ านาจการจายเทาใด และควรจะใชจายในรายการใดบาง 3. การก าหนดวนประชม เปนเรองส าคญทตองรบรเพอใชในการเตรยมบคลากรในการด าเนนงานวนทประชม หลกเลยงวนเวลาทตรงกบการประชมในรายการอน ๆ หรออาจใชตรวจดสถานการณอน ๆ ทอาจมผลกระทบตอการจดประชม เชน ตรงกบวนหยดเทศกาลส าคญ ตรงกบฤดฝน เปนตน ซงอาจเปนอปสรรคในการด าเนนการ ทไมอาจหาคนงานไดตามตองการ หรออาจตองจายคาแรงสงกวาคาทประมาณการไว จงจ าเปนทควรจะหลกเลยงสถานการณเหลาน เพอประสทธภาพในการจดงานประชม 4. การจดเตรยมสถานทประชม มความส าคญตอความส าเรจหรอลมเหลวของการประชมได การจดสถานทอยางเหมาะสมมสวนเอออ านวยใหเกดการสอสารอยางมประสทธภาพ การเลอกสถานทจดประชมมความส าคญมาก เพราะจะมผลตอทศนคตของผเขาประชม ดงนน ในการเลอกหองประชม สมต สชฌกร (2543 หนา 100) เสนอวาควรค านงถงสงตอไปน 4.1 เลอกหองประชมใหญหรอหองประชมกลมใหเหมาะสมกบขนาดของกลม ขนาดของหองประชมตองมความจพอส าหรบผเขาประชม เจาหนาท ผสงเกตการณและนกหนงสอพมพ ถาหองประชมใหญเกนไปไมเหมาะสมกบจ านวนผเขาประชม จะไมใหความประทบใจ และบรรยากาศไมอบอนเทาทควร แตถาหองประชมเลกเกนไปกจะแออดไมสะดวกสบาย 4.2 สงจ าเปนส าหรบหองประชมทควรจะมคอ ประตทางเขาออกควรมประตเดยวเพอปองกนผทจะเดนผานหองประชม อนเปนวธการชวยลดการรบกวนผทก าลงประชมอยใหนอยทสด หากมหลายประตตองจดใหมทางเดนส าหรบคนเขาออก โดยไมรบกวนทประชม 4.3 หองประชมควรจะเปนหองซงทกคนสามารถทจะมองเหน และไดยนเสยงซงกนและกนอยางชดเจน

58

4.4 โตะของเลขานการและผจดการประชมเปนสงส าคญตองอยในต าแหนงทมองเหนผเขารวมประชมไดทงหมด และสะดวกในการเขาออกหองประชม เพอรบสงขาวสารโดยไมรบกวนทประชม 5. การจดท าหวขอประชม และรายการอภปราย ตองใหครอบคลมประเดนทงหมดภายในเวลาทก าหนดโดยจะแยกประเดนไปตามหวขอทจะใชในการด าเนนการประชม การจดท าหวขอตาง ๆ ตองเผอเวลาวางในการท ากจกรรมอน ๆ ดวย หรอเผอเวลาทอาจไมสามารถควบคมไดไวดวย นอกจากนน ยงอาจตองเปนผจดหาประธานในทประชม และผด าเนนรายการดวย เนองจากผด าเนนการประชมจะท าใหบรรยากาศการประชมเปนไปอยางมประสทธภาพ ดงนน จงมกเลอกใชผด าเนนการประชมทมประสบการณ และมความเชยวชาญในหวขออภปรายทก าหนดไวเปนอยางด 6. การตดตอเชญผอภปราย หรอวทยากร สงส าคญทตองเตรยมกอนการตดตอ ไดแก หวขอแนวทางการบรรยาย เวลาทใชในการบรรยาย เวลาทจะอภปรายแสดงความคดเหนและตอบขอซกถามของผฟง ประเภทของผฟงซงเปนกลมเปาหมาย กรณทเปนการประชมระหวางประเทศ ตองมการเตรยมการแปลเนอหาใหเปนภาษาซงก าหนดใหใชในการประชมนน ๆ นอกจากนนตองแจงใหทราบวาผอภปรายรวมมใครบาง และประเดนทรบผดชอบเปนอยางไร เพอประโยชนในการปองกนความซ าซอนของเนอหาทตองอภปราย 7. การจดท าประชาสมพนธ และเผยแพรขาวการประชม ผจดตองมการประสานงานกบสอมวลชนตาง ๆ เพอเผยแพรรายละเอยดเกยวกบการประชม ไดแก หวขอการประชม วนเวลา สถานท และวตถประสงคเดน ๆ ของการจดประชม รวมถงผเขารวมประชมทมความส าคญทสด และเปนทรจกกนโดยทวไป ถาการประชมนนเปนทนาสนใจแกบคคลทวไป สอมวลชนจะเปนผกระจายขาวในประเดนทส าคญออกไปอยางรวดเรว การประชาสมพนธทเกยวกบการประชมนน ตองอ านวยความสะดวกแกสอมวลชนอยางดทสด เพราะการประสานงานทดยอมสรางทศนคตตอดตอกน

การประมาณการคาใชจายส าหรบการจดประชม

การจดประชมในแตละคร งมคาใชจายมากมาย โดยเฉพาะการจดงานทมความส าคญในระดบประเทศ โดยเฉพาะงานจดประชมระหวางประเทศ ซงจะมคาใชจายมากกวาการจดประชมภายในประเทศ เพราะจะตองมคาใชจายในการเดนทางดวย ดงน ผจดประชมจะตองชแจงแกผเขารวมประชมถงคาใชจายทผเขารวมประชมตองรบผดชอบเอง ในสวนทผจดตองตองมการเตรยมการเพอท าใหการประชม

59

ในครงนนประสบความส าเรจตามเปาหมายทตองการ ดงนน ผจดการประชมจะตองมการเตรยมการตงงบประมาณรองรบคาใชจายทตองเกดขน ดงน 1. คาใชจายอ านวยความสะดวกและคาอาหาร ส าหรบแขกพเศษ เชน ประธานในการประชม วทยากร ผด าเนนรายการ เปนตน เพอเปนการสรางสมพนธภาพทดตอกน หรอเปนการประชาสมพนธงานและองคการของผจด จ าเปนตองรบผดชอบคาใชจายทเกดขนจากบคคลเหลานดวย 2. หองประชมและอปกรณ คาใชจายสวนนประกอบดวย คาเชาหองประชม หองส าหรบการท างานของผจด คาตกแตงสถานท คาเชาอปกรณทตองใชในการประชม เปนตน 3. คาใชจายส าหรบผใหบรการ ไดแก เลขานการในการจดอภปราย พนกงานเทคนคประจ าอปกรณพเศษ เปนตน 4 . คาตอบแทนประธาน ผรวมประชม และผเสนอบทความ หากมการจดเตรยมไวให ควรเปนสวนทไดมาจากการลงทะเบยนของผเขารวมประชม ซงตองมการก าหนดกอนลวงหนา 5. ลามและพนกงานแปล เปนคาใชจายทคอนขางสง ในการประชมระดบนานาชาต จ าเปนตองมไวใหบรการ ยงมการใหบรการหลายภาษายอมมคาใชจายเพมมากขน 6. คาใชจายส าหรบการเตรยมการประชม ไดแก คาเครองเขยน หนงสอโตตอบ รายงานการประชม คาปายชอ คาไปรษณย คาโทรศพท คาบรการทางอนเตอรเนต เปนตน 7. สงพมพเผยแพร ไดแก ก าหนดการประชม หนงสอแนะน าการประชม เพอใหความรพนฐานเกยวกบความเปนมาของการประชมในครงน แผนทและเอกสารแนะแนวสถานทตงของหองประชม รวมไปถงสถานทบรเวณใกลเคยงดวย 8. คาใชจายอน ๆ ซงมกเปนคาใชจายท ไมคาดคดวาจะเกดขน เชน คาท างานลวงเวลา คารกษาพยาบาล คาของทระลกเนองในวนส าคญของผเขารวมประชมบางคน เปนตน

สรป

ความส าเรจของการจดงานนทรรศการและการจดประชม เปนทสงทยากแกการประเมน ขนอยกบความพงพอใจตอวาความคาดหวงของผเขารวมงานสวนใหญ ผเขารวมงานบางกลมอาจรบรไดถงความพงพอใจอยางสงสด เพราะไดมาอยในสถานทใหญโตหรหรานาตนตาตนใจ ไดรบเอกสารทมประโยชน ไดฟงวทยากรทเชยวชาญหรอมชอเสยงมาใหความรใหค าแนะน า เปนตน ในทางตรงกนขามหากมผเขารวมประชมไมได มความรสกดงกลาว อาจเหนวาเปนการเสยเวลาทมารวมงาน ไมคมคากบเวลาและคาใชจายทสญสยไป ดงนน การเตรยมการทมระเบยบและวธด าเนนการทเปนแบบแผน ยอมท าใหอปสรรค

60

และปญหาทอาจจะเกดขนเมอถงเวลาการด าเนนการจรงนอยทสด และท าใหการจดงานในแตละครงเกดความคมคามากทสด

เอกสารอางอง

----------------- กลยทธการตลาดเพอเพมก าไร กรงเทพฯ: อมเมจ เอนเตอรไพรส, 2552 ----------------- กลยทธการเขารวมงานแสดงสนคานานาชาต กรงเทพฯ: แอคเม พรนตง, 2549 เกษม พพฒนเสรธรรม การตลาดเหนอชน กลยทธพรอมรบ กรงเทพฯ: พเพลมเดย, 2554 ซลก, อลวน เจ เรยนลดการตลาด MBA Harvard กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2551 ฝายวชาการเอกซเปอรเนท เทคนคการประชมแบบมออาชพ กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2548 วฒนะ จฑะวภาต ศลปะการจดแสดงนทรรศการ กรงเทพฯ: ดานสทธาการพมพ, 2542 สมต สชฌกร เทคนคการประชม พมพครงท 2 กรงเทพฯ: วญญชน, 2543

61

บทท 7 การบรหารความสมพนธลกคาธรกจการจดประชมและการจดนทรรศการ

การบรหารความสมพนธลกคา เปนกลยทธทางธรกจทมแบบแผนทใชสรางและรกษาความสมพนธกบลกคา ในลกษณะทกอใหเกดผลก าไรและเปนความสมพนธแบบยงยน ผใชการบรหารลกคาสมพนธทประสบความส าเรจจะตองเรมดวยปรชญาทางธรกจทท าใหกจกรรมขององคการมความเกยวเนองกบความตองการของลกคา ธรกจการจดประชมและจดนทรรศการ เปนธรกจทเนนการใหบรการ จ าเปนตอง ใชบคลากรทมศกยภาพ พรอมทจะทมเทในการท างานอยางเตมความสามารถ และตองสรางความนาเชอถอใหเปนทยอมรบแกลกคา โดยสวนใหญจะเปนองคการทงภาครฐและเอกชน ซงผด าเนนงานในธรกจดานนตองมความสามารถในการบรหารจดการทด รวมไปถงการบรหารความสมพนธลกคาเพอการด าเนนธรกจรวมกนอยางยงยนและยาวนานตลอดไป

แนวความคดหลกของการบรหารความสมพนธลกคา

ภาณ ลมนานนท (2548, หนา 43 - 44) ไดสรปแนวความคดหลกของการบรหารความสมพนธลกคา ไว 3 ประการ ดงน แนวคดหลกประการท 1 การสรางคณคาเพม (value creation) จดประสงคไมไดเปนไปเพอการสรางรายไดสงสดจากการตดตอเพยงครงเดยว แตเปนไปเพอการสรางความสมพนธทยงยนกบลกคา การสรางความสมพนธทยงยนกบลกคาจ าเปนทจะตองอาศยความคนเคยทละเอยดออน กบกระบวนการทลกคาสรางคณคาขนดวยตวของพวกเขาเอง เมอมการพจารณาถงกระบวนการทงหมด ความส าคญของปฏสมพนธเพยงปฏสมพนธเดยวกจะหมดไป แตทงสองฝายจะตองมการปรบกระบวนการเขาหากนเพอทจะไดรบประโยชนรวมกน แนวคดหลกประการท 2 องคการมองวาสนคาหรอบรการเปนกระบวนการ (product as process) สนคาหรอบรการกลายเปนหนวยหนงทเกยวของกบการแลกเปลยนระหวางกระบวนการขององคการกบลกคา และจากการแลกเปลยนน กจะเปลยนไปเปนการสรางคณคาของลกคา ดงนน การสรางความแตกตางทางสนคาหรอบรการไดเปลยนไปเปนการสรางความแตกตางระหวางกระบวนการ และไดเปดโอกาสใหกบการสรางรปแบบความสมพนธอยางไรขดจ ากด

62

แนวคดหลกประการท 3 ความเกยวของกบหนาทและความรบผดชอบ (accountability) จากการทองคการตอบสนองความตองการของลกคาเพยงอยางเดยว หรอแมแตลกคาจะมความพงพอใจอยแลวนนกยงไมเพยงพอ องคการสามารถสรางความสมพนธทแนนแฟนยงขน ถาพฒนาความสมพนธนและเสนอความเปนไปไดในการสรางคณคาใหแกองคการเองและลกคา

ความส าคญของการบรหารความสมพนธลกคา

ระบบการบรหารลกคาไดรบการออกแบบมาเพอเสรมสรางความจงรกภกดของลกคา เพราะจะสามารถสรางผลก าไรไดมากกวาลกคาทว ๆ ไป โดยลกคาทจงรกภกดมกจะมความตงใจในการซอสนคาหรอบรการนน ๆ อยางซ า ๆ และยนดจะจายแมวาราคาสนคาหรอบรการนนมการปรบราคาขน ขณะเดยวกนกพรอมทจะปฏเสธการจงใจในสนคาหรอบรการทเปนคแขง หรอค าแนะน าจากผเชยวชาญทเสนอมมมองใหม ๆ จงท าใหลกคาทจงรกภกดเปนกลมลกคาทกอใหเกดรายไดทเพมมากขน และท าใหตนทนลดนอยลงในการใหบรการอกดวย ลกคาเปนสงทส าคญทสด ทจะท าใหธรกจประสบความส าเรจหรอไมกตาม ผบรหารในองคการจ าเปนตองมขอมลขอลกคาทซอสนคา เพอทจะไดทราบถงขอมลของลกคาและปจจยแวดลอมตวลกคาดวย เพอทจะไดน าขอมลเหลานไปเปนขอมลในการตดสนใจทางดานการวางแผนการตลาดไดอกดวย ดงนน จตตนนท นนทไพบลย (2551, หนา 237) ไดบอกถงความส าคญของการบรหารความสมพนธลกคาไวดงน 1. ลกคามขอมลมากขน มความเปนมออาชพมากขน มการเปรยบเทยบสนคาและบรการหลากหลายตราสนคามากขน และจะเปลยนจากตราสนคาหนงไปอกตราสนคาหนงอยเสมอ ท าใหองคการตองหาวธการทจะดงดดใจลกคาไวไมใหเปลยนไปใชตราสนคาอน 2. ตนทนในการหาลกคาใหมสงกวาตนทนในการรกษาลกคาเดมหลายเทา จงมความจ าเปนทจะตองรกษาลกคาเดมไวอยางเหนยวแนน เพราะการหาลกคาใหมนอกจากจะยากกวาแลว ยงเสยคาใชจายสงอกดวย 3. การวเคราะหขอมลลกคาจากฐานขอมลทมอย ท าใหองคการมโอกาสสงขนในการเพมยอดขายในกลมลกคาเดม ดวยการเสนอสนคาหรอบรการใหมทลกคายงไมเคยซอมากอน 4. การพฒนาผลตภณฑใหมใหมนวตกรรมเพอใชเปนสอดงดดใจท าไดนอยลง เพราะผลตภณฑตาง ๆ ไดรบการพฒนามาถงจดทเกอบจะถงทางตนแลว ดงนนการรกษาลกคาไวดวยการบรหารความสมพนธจงถ กน ามาใชไดมากกวาเดม 5. แนวคดของกลยทธรปแบบเดยวส าหรบลกคาทกคน (one size fits all) ไมสามารถน ามาใชไดอกตอไป เพราะลกคามพฤตกรรมและความตองการในผลตภณฑเฉพาะ (niche product) ทแตกตางกนมากขน

63

6. การแขงในตลาดมความรนแรงมากขน ทงจากคแขงภายในประเทศและตางประเทศ โดยเฉพาะในยคทอนเทอรเนตเปนสวนหนงของชวตผบรโภค ผซอจงสามารถเขาถงผขายทวโลกไดอยางงายดาย และสามารถเปรยเทยบขอมลสนคา เงอนไข และขอเสนอของผขายแตละรายใหทราบไดภายในเวลาอนรวดเรว

ประโยชนของการบรหารความสมพนธลกคา

โดยทวไปคณประโยชนทชดเจนทสดของการบรหารความสมพนธลกคามกจะเหนไดจากการแบงกลมตลาด โดยวธการกลมตลาดแบบดงเดม เชน การใชขอมลประชากรศาสตร ขนาดของลกคา เปนตน สามารถพฒนาใหดยงขนไดดวยการใชขอมลจากฐานขอมลขององคการภายนอกทสามารถแสดงใหเหนถงตวแปรตาง ๆ ไดอยางมประสทธผล ดงนน จงสามารถแบงกลมตลาดไดเลกลง และมความแมนย าเพมมากขนได ซงจะท าใหองคการเกดขอไดเปรยบทางการตลาดทสามารถสรางความมประสทธภาพและประสทธผลใหเกดขนไดอยางมากมาย โดยขอไดเปรยบเหลาน จะเกดประโยชนแกองคการ ดงน 1. ประเมน บรหาร และใชตนทนอยางคมคาทสดเพอใหบรการลกคาแตละราย กลาวคอบรษทสามารถตดตามรายรบการใชชองทางการตลาดตาง ๆ และตนทนของตวแปรอน ๆ ไดในระดบลกคารายบคคล 2. พจารณาวาลกคาคนใดทไมกอเกดผลก าไรเพอหาทางแกไข เชน ลกคาทไมกอใหเกดผลก าไรสามารถไดรบความรเกยวกบการใชงานผานทางชองทางอเลกทรอนกสทมตนทนต าได 3. ท าการทดลองทางการตลาดกบกลมลกคาขนาดเลกไดตอเนอง เนองจากการด าเนนงานดงกล าวจะท าใหองคการสามารถยนยนผลลพธของโปรแกรมทางการตลาดในอนาคตไดดยงขน 4. ประเมนผลตอบแทนจากการลงทนทางการตลาดได โดยทองคการสามารถเปรยบเทยบผลลพธของโปรแกรมการทดลองระหวางกลมลกคาขนาดเลกกบกลมควบคมได เพอทจะสามารถค านวณผลกระทบทางการเงนของโครงการทมขนาดใหญมากขนได 5. หลกเลยงคาใชจาย หรอโปรแกรมการตลาดมวลชนทไมกอใหเกดผลลพธแกลกคาในวงกวาง หมายความวาการบรหารความสมพนธลกคาท าใหองคการสามารถก าหนดโปรแกรมการขายทมขนาดเลกลง และเขาถงกลมเปาหมายไดอยางแมนย ามากขน 6. เพมรายรบจากการแสวงหาลกคา องคการสามารถประสบความส าเรจไดมากขนดวยการน าเสนอขอเสนอทเหมาะสมใหแกลกคาทถกคนภายในเวลาทถกตอง ระบบการบรหารความสมพนธลกคาทวไปมกจะไดรบการปรบเปลยนใหทนสมยอยเสมอ ดงนนระบบดงกลาวจงเปนระบบทมความเหมาะสมมากขนเรอย ๆ ในระยะยาว โดยระบบการบรหารความสมพนธ

64

ลกคาจะไดรบการพฒนาใหมประสทธผล และสามารถแกไขขอผดพลาดของตนเองไดมากขน ดวยการใชขอมลทไดรบเพมมากขนจากการทดลองทางการตลาด รวมทงการเกบขอมลของตวแทนจ าหนายอกดวย

กระบวนการบรหารความสมพนธลกคา

องคการจ าเปนตองมวธการทชดเจนและผานการพจารณาเปนอยางดในการบรหารความสมพนธลกคา กระบวนการบรหารความสมพนธลกคา ประกอบดวย 1. การคดเลอกลกคา ถอวาเปนงานทตองอาศยเวลาและตองใชการพจารณาอยางละเอยดรอบคอบ เนองจากลกคาแตละรายตางกมอทธพลตอผลก าไรขององคการได ซงองคการจ าเปนตองตระหนกเสมอวา ลกคาทเลอกสรรไวจะเปนผก าหนดกจกรรมขององคการในแตละชวง และในทางกลบกนความสามารถขององคการกมผลกระทบตอลกคาทเลอกไวดวยเชนกน ปจจบนการรวบรวมขอมลของลกคา สามารถหาไดจากหลายชองทาง เชน อเมล คอนเซนเตอร อนเทอรเนต หรอจากพนกงานส ารวจตลาด ขอมลทควรจะเกบรวบรวม ไดแกขอมลทางประชากรศาสตร ประวตการซอ การใหบรการกอนและหลงการขาย ความพงพอใจ และขอมลอน ๆ ทมความจ าเปน ในการท างานของบรษท เพอตอบสนองความตองการของลกคา ดงนน องคการควรจะแสวงหาลกคาทพวกเขาสามารถใหบรการไดเปนอยางดทสด เพอกอใหเกดการสงมอบคณคาอยางตอเนอง 2. การพฒนากลยทธในการบรหารความสมพนธลกคาเพอกอใหเกดความสามารถในการท าก าไรสงสด กระบวนการออกแบบกลยทธทมความเหมาะสมควรจะเสรมสรางมลคาของลกคา และกอใหเกดความสามารถในการท าก าไรสงสดได ซงก าไรกคอผลตางระหวางการตอบสนองของลกคา (รายรบจากการขาย) และตนทนในการใหบรการลกคา ดงนนก าไรจงสามารถเพมขนไดดวยการเพมรายรบ หรอลดคาใชจายในการขาย แมวาวธการเพมความสามารถในการท าก าไรจากลกคาของแตละองคการจะแตกตางกนไป แตกยงคงใหใชการดแลรกษาคณภาพความสมพนธลกคา ดวยการผสมผสานกนระหวางพฤตกรรมทแทจรงของลกคา และปจจยชน าทสามารถประเมนเจตคตและความตองการของลกคาได การตรวจสอบความสมพนธของลกคาอยเสมอ จะท าใหองคการสามารถปรบปรงการบรหารความสมพนธลกคาไดอยางเหมาะสม และเพมความสามารถในการท าก าไรจากลกคาจนถงจดสงสดไดในระยะยาว จตตนนท นนทไพบลย (2551, หนา 239) ใหขอเสนอแนะเกยวกบพฤตกรรมในการพฒนาสมพนธภาพกบลกคาไวดงน 1.1 สนใจลกคาอยางแทจรง ถาตองการใหลกคา ไมวาจะเปนลกคาประเภทใดกตาม มความสนใจในสนคาหรอบรการขององคการ สงแรกทพงตระหนกและน าไปปฏบตอยางสม าเสมอคอ ใหความ

65

สนใจตอลกคากอนอยางจรงใจ โดยควรมการศกษาขอมลและความรความเขาใจในเรองราวตาง ๆ ทเกยวกบลกคา ยอมท าใหลกคารสกประทบใจและชนชมการท างานทเอาใจใสตอลกคา ท าใหลกคาพรอมทจะเปนมตร และยอมเปดใจใหกนและกน 1.2 จ าชอลกคาใหได การไปพบลกคาเปนเรองทจ าเปนตองทตองจดจ าชอและนามสกลของลกคาใหถกตอง สามารถเรยกชอไดอยางแมนย าและถกตอง รวมถงยศหรอต าแหนงของลกคาดวย และศกษาขอมลหลก ๆ ทสมพนธกบลกษณะเดนของบคคลนน ๆ ดวย 1.3 ใหความส าคญตอลกคา และแสดงออกอยางจรงใจ การท าใหผอนรสกวาเปนบคคลทมความส าคญ ถอวาเปนการแสดงออกถงพฤตกรรมทเปนการใหเกยรตลกคา เคารพในคณคาแหงความเปนคนของลกคา รบฟงลกคา สงเสรมใหลกคาพดเกยวกบตวเขาหรอสงทตองการ รวมทงใหลกคามความรสกวาการตดสนใจในเรองใดกตาม เปนการตดสนใจทมาจากความคดของลกคาเอง 1.4 ถายทอดความรททนสมยใหแกลกคาอยางสม าเสมอ บคลากรในองคการทตองเกยวของกบลกคา ตองหมนแสวงหาความรเพอพฒนาตนเองอยางสม าเสมอ และถอวาเปนความส าคญอยางยงทจะออกไปใหความรแกลกคาดวยความเตมใจและสจรตใจ ยอมท าใหลกคารสกประทบใจ และน าไปสการพฒนาสมพนธภาพทดกบลกคาอยางยงยนตอไป 3. การถอนตวจากลกคาทไมกอใหเกดผลก าไร ซงองคการตองกระท าดวยวธการทละมนละมอมมากทสด ซงมผลกระทบตอตราสนคาหรอบรการขององคการได กลาวคอลกคาทไมกอใหเกดผลก าไรหรอเปนลกคาทมมลคาต า อาจจะมความเกยวของกบลกคาทมลคาสงขององคการ จตตนนท นนทไพบลย (2551, หนา 59) ไดจ าแนกพฤตกรรมพฤตกรรมการใชผลตภณฑและบรการตามลกษณะบคลกภาพ ออกเปน 8 ประเภท ดงน 1. ประเภทภกดตอเครองหมายการคา (brand loyalty) ผทซอหรอใชผลตภณฑและบรการดวยการยดตดกบเครองหมายการคาทเคยใช หรอบรรพบรษเคยใช 2. ประเภทมเหตผล (rational claim) ผซอผลตภณฑและบรการดวยเหตผล ถาไมมเหตผลเพยงพอกจะไมใช ใครจะแนะน าอยางไรตองอธบายดวยเหตผล ขอดและขอเสย จนพอใจจงจะตดสนใจซอ 3. ประเภทประหยด (economic minded) เปนพฤตกรรมของผใชผลตภณฑและบรการทยดความประหยด ตองการเปรยบเทยบผลตภณฑและบรการทมลกษณะคลายคลงกน หรอทดแทนกนได แลวน าราคามาเปรยบเทยบกน และตดสนใจเลอกผลตภณฑและบรการทราคาถกกวา 4. ประเภทพอใจรปลกษณ (physical appeal) เปนพฤตกรรมของผใชผลตภณฑและบรการทยดมนในรปลกษณภายนอก ความสวยงาม รปทรง ส รวมถงบรรจภณฑทสวยงามเปนเกณฑในการตดสนใจเลอก

66

5. ประเภทออนไหว (emotion) เปนพฤตกรรมการใชทยดความรสกชอบเปนหลกเกณฑ มกเกดในหมลกคาทมอ านาจการซอสง 6. ประเภทนยมตนเอง (personalizing) เปนพฤตกรรมการใชทตองการใหผอนรจกตนเอง และตองการใหบคคลอนเหนวาเปนคนส าคญ 7. ประเภทซอเพราะสงสาร (ethical) เปนพฤตกรรมการใชทเกดจากความเมตตาสงสาร หรอเหนอกเหนใจ 8. ประเภทซอเพราะความจ าเปน (apathetic) เปนพฤตกรรมการใชทเกดจากความจ าเปนตองใช โดยไมค านงถงราคาถกหรอแพง อยางไรกตาม การเลอกลกคาตองระมดระวงความผดพลาด มฉะนนอาจเลอกลกคาทไมท าก าไรจ านวนมากตดเขามาในกลมลกคาทท าก าไรดวย อาจท าใหไมไดรบผลเทาทควรและน ามาซงความไมพอใจของลกคา และการลาวถงองคการในทางลบออกไปอยางกวางขวาง ดงนน องคการจงควรพจารณาผลกระทบทการด าเนนการจะกอใหเกดแกลกคา การประชาสมพนธ และตราของสนคาหรอบรการดวย 4. การเคารพความเปนสวนตวของลกคา การบรหารความสมพนธลกคาท าใหองคการสามารถท าความเขาใจลกคาไดอยางด ซงองคการสามารถซอขอมลเกยวกบประวตเครดต รายได สนทรพย ลกษณะทางประชากรศาสตร และขอมลอน ๆ จากองคการภายนอกไดเปนจ านวนมาก การไววางใจใหตวแทนขององคการใชขอมลประเภทดงกลาว จงเทากบเปนการคาดหวงใหบคลากรในองคการไดเขาใจอยางถองแทเกยวกบการแบงเสนระหวางการท างานและความสวนตวของลกคา ดงนน องคการจงไดก าหนดนโยบายเกยวกบความเปนสวนตวของลกคาไวอยางชดเจนและโปรงใส ส าหรบการด าเนนงานตาง ๆ ของบรษทในการรกษาผลประโยชนใหกบลกคา

ขอพงระวงของการบรหารความสมพนธลกคา

องคการหลาย ๆ แหงมกมความเชอผด ๆ ทวากระบวนการบรหารความสมพนธลกคาเปนความทาทายทยงใหญทสดคอการพฒนาเครองมอทางการตลาดดวยเทคโนโลย ซงทจรงแลวเพยงสวนประกอบหนงเทานน ปยหาพนฐานทองคการตาง ๆ มกพบคอการด าเนนโครงการบรหารความสมพนธลกคาดวยเปาหมายทสงเกนกวาความเปนจรง กลาวคอองคการจะพยายามพฒนาเปาหมายใหอยในระดบกลวธ โดยไมไดพจารณาถงความสอดคลองระหวางการบรหารลกคาสมพนธลกคา และกลยทธโดยรวมขององคการ ซงการขาดการวางแผนในระดบกลยทธ และการสรางความสอดคลองดงกลาวนเองทกอใหเกดความสบสนขนวาระบบบรหารความสมพนธลกคาเหลานจะชวยกอใหเกดผลด หรอผลเสยตอองคการมากกวากน

67

นอกจากองคการหลาย ๆ แหงจะประเมนความซบซอนของเทคโนโลยสารสนเทศทเกยวของกบการบรหารความสมพนธลกคาไวสงเกนไปแลว ยงประเมนความซบซอนของมนษยไวท เกยวของกบการเปลยนแปลงต ากวาเทคโนโลยสารสนเทศ ท าใหบคลากรในองคการทท าหนาทขายหรอตวแทนจ าหนายไมคอยจะยอมรบการเปลยนแปลง จงมกจะน าระบบการบรหารความสมพนธลกคาไปสความลมเหลวอยเสมอ โดยเฉพาะการไมตระหนกถงคณประโยชนของการรกษาลกคาและการเกบรกษาขอมลของลกคาไวในฐานขอมล การด าเนนงานในการบรหารความสมพนธลกคาทประสบความส าเรจจะเกดขนไดกตอเมอองคการมการประเมนภายในทเหมาะสม เนองจากหากปราศจากการประเมน บคลากรในองคการอาจจะขาดแรงจงใจในการเปลยนไปสพฤตกรรมทจ าเปนส าหรบความส าเรจของระบบการบรหารความสมพนธลกคา ทงน องคการตองมการด าเนนการดงน 1. ก าหนดเปาหมายผลตอบแทนจากการลงทนอยางชดเจน และสามารถวดผลได 2. สรางความสอดคลองระหวางการใหผลตอบแทนบคลากร และผลลพธของการด าเนนการ 3. กอใหเกดความเขาใจในแตละขนตอนอยางทวถงทงองคการ และใหบคลากรมสวนรวมในการพฒนากระบวนการดวย 4. ผลกดนใหเกดความรวมมอจากผบรหารในระดบสง รวมถงพนกงานในระดบอาวโส 5. ตรวจสอบใหแนใจวาทกษะของบคลากรทเกยวของมความสอดลองกบความตองการทเกดขนจากการบรหารความสมพนธลกคา 6. สรางความสอดคลองระหวางกลยทธ กลวธ (หรอแผนปฏบตการ) และการประเมนผลอยางทวถงทกระดบภายในองคการ

สรป

การบรหารความสมพนธลกคาทองคการตาง ๆ ไดด าเนนการนน มเปาหมายเพอเกบรกลกษาลกคาทกอใหเกดผลก าไรอยางยาวนาน เพอกอใหเกดมลคาตลอดชวตสงสดแกบรษท โดยเลอกทจะยตความสมพนธกบลกคาทไมกอใหเกดผลก าไรแกองคการโดยทตองไมกอใหเกดผลเสยกบตราสนคา การเคารพและการใหความส าคญกบความเปนสวนตวของลกคา รวมไปถงการรกษาความปลอดภยของขอมลลกคาจากบคคลทสามอกดวย

68

เอกสารอางอง

เกษม พพฒนเสรธรรม การตลาดเหนอชน กลยทธพรอมรบ กรงเทพฯ: พเพลมเดย, 2554 จตตนนท นนทไพบลย จตวทยาการบรการ กรงเทพฯ: ซเอดยเคชน, 2551 ซลก, อลวน เจ เรยนลดการตลาด MBA Harvard กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2551 ธรกต นวรตน ณ อยธยา การตลาดส าหรบการบรการ:แนวคดและกลยทธ กรงเทพฯ: แอคทฟ พรนท, 2547 ภาณ ลมมานนท กลยทธการบรหารลกคาสมพนธ กรงเทพฯ: นวไวเตก, 2548 วทยา ดานธ ารงกล ซอารเอม ซอเอม หยนหยางการตลาด กรงเทพฯ: วงกลม, 2547 สมวงศ พงศสถาพร CRM เกมครองใจลกคา กรงเทพฯ: พ ซ พรนทเทค, 2550

69

บทท 8 การตลาดในธรกจการจดประชมสมมนา และการจดนทรรศการ

การตลาด เปนเครองมอทางการบรหารและการจดการทจ าเปนอยางยง โดยเฉพาะในยคปจจบนทตองจดการใหสอดคลองกบพฤตกรรมของลกคาทเปลยนแปลงไปอยางตอเนอง ตามสภาพแวดลอมทางเศรษฐกจและสงคม ดงจะเหนไดจากความตองการของมนษยในอดตทตองการเพยงปจจยในการด ารงชวต ไดแก อาหาร ทอยอาศย เครองนงหม และยารกษาโรค เพอใหสามารถด ารงชพอยได แตในปจจบนจะเหนไดวานอกเหนอจากปจจย ดงกลาวแลว ยงมปจจยอน ๆ อกทมความจ าเปนในการด ารงชพ เชน โทรศพทมอถอ คอมพวเตอร ยานพาหนะ โทรทศน พดลม ตเยน หมอหงขาว หรอแมแตเครองส าอางค เปนตน ซงสะทอนใหเหนถงการท าหนาทของการตลาด ทเขามาเกยวของกบมนษยทกคน

ภาพรวมของการตลาดในปจจบน

ในปจจบนการสอสารมอทธพลตอการด าเนนชวตของมนษยเปนอยางยง การตดตอสอสารทใชกนโดยสวนใหญมกจะใชการสอผานเครอขายอนเทอรเนต กระแสของการคาเสรท าใหรปแบบการด าเนนธรกจเปลยนแปลงไปจากเดม โดยในอดตทผานมาผประกอบการจะใหความส าคญเฉพาะกระบวนการผลต และการขายเปนสงส าคญ แตการตลาดในยคปจจบนเปนเรองของกระบวนการสงมอบความพงพอใจใหแกลกคา ในขณะทผประกอบการกยงคงไดผลก าไรอย การวเคราะหความตองการของลกคา หรอปจจยทท าใหลกคาเกดความตองการใชสนคาหรอบรการ เปนพนฐานส าคญในการท าตลาด เนองจากในยคปจจบนเปนยคของการสรางคณภาพสนคาใหดกวา สะดดตากวา เรวกวาคแขงขนทางการตลาด ผประกอบการสวนใหญจงพยายามสรางความแตกตางดานคณภาพสนคา กลยทธการตลาดจงตองเนนทงการขาย การวจยและการพฒนาเพอการสรางนวตกรรมใหม รวมไปถงการออกแบบผลตภณฑหรอบรการใหม ๆ ทมความโดดเดนเขามาในตลาด เพอเพมสวนแบงทางการตลาด ในขณะเดยวกนกยงแสวงหาแนวทางในการทจะรกษาลกคาเดมไวใหไดนานทสดดวย ดงนน กจกรรมการตลาดจงเนนการตอบสนองความตองการของลกคา เพอใหไดรบความพงพอใจสงสดโดยทผลก าไรยงคงมอย ดวยวธการแสวงหาความตองการของลกคากลมเปาหมาย และน าเสนอสนคาทลกคาตองการใหมประสทธภาพเหนอคแขงขน การบรหารการตลาดตางมงเนนการมองหาความตองการของลกคาใหพบ แลวพฒนาสนคาหรอบรการทตอบสนองความตองการ โดยใหมความแตกตางทโดดเดนเหนอค

70

แขงขน การสรรหาตลาดเปาหมาย การบรณาการกจกรรมทางการตลาดและการสรางความประทบใจในตราสนคา ใหเกดขนกบลกคากลมเปาหมาย การเพมความสามารถในการท าก าไรจากลกคา และการปรบตวใหเขากบสภาวการณตลาดในปจจบน ซงพอจะสรปไดดงน 1. ชองทางการจดจ าหนาย จะใชรปแบบการขายตรงตาง ๆ ไดแก การขายตรงทางไปรษณย การขายผานสออเลกทรอนกส การขายโดยพนกงานขาย การขายผานสอโทรทศน เปนตน ซงผประกอบการจะเปนผจดจ าหนายสนคาตอผบรโภคโดยตรงเพอแขงกบผคาปลก เพราะผประกอบการหรอผผลตเชอวาการขายดวยตวเองยอมมความร ความช านาญในสนคาของตวเองไดเปนอยางด จะท าใหสามารถท าการขายและสรางตราสนคาใหแขงแกรงไดดกวาผคาปลก ในขณะเดยวกนลกคาไดตางไดรบความสะดวกสบาย ไมตองเสยเวลาและคาใชจายในการเดนทางไปซอสนคา 2. มการปรบตวเขากบตลาดอเลกทรอนกสมากขน อนเนองมาจากการเปลยนแปลงในยคสารสนเทศทด าเนนการไปอยางรวดเรว คนทวโลกสามารถเชอมตอเขากบระบบอนเทอรเนตได สามารถเลอกชมสนคาและบรการตาง ๆ ได สามารถตดสนใจซอขายกนได ท าใหผประกอบการตองปรบตวเพอความอยรอด ในสวนของกระบวนการตลาดและการสอสาร ตลอดจนการสงมอบคณคาของสนคาใหแกลกคา และใหความส าคญในผลกระทบทมตอพฤตกรรมของลกคากลมเปาหมายวาเปลยนแปลงไปในทศทางใด จ าเปนตองใหมการซอการขายทมลกษณะอตโนมตหรอไม เพราะสงเหลานมผลตอการตดสนใจของลกคาทจะไดรบความสะดวกมากขน สามารถคนหาผประกอบการหรอผขายเพอการเปรยบเทยบ และคนหาผผลตสนคาหรอบรการทด ทสด กอนตดสนใจซอขายซงกนและกน 3. อตราการเพมของประชากรทลดลงและคงท ท าใหผประกอบการตองหาทางทจะรกษาลกคาเดมของตนเองไวใหไดมากทสด ดวยการรลก รจรงในขอมลของลกคา ใหความส าคญกบการศกษาความตองการของลกคาอยางลกซง หรอการท าวจยการตลาดเพอใหเกดความรเกยวกบตลาดในธรกจของตนเองใหมากยงขน สามารถก าหนดแผนการตลาดและกลยทธการตลาดได การจดเกบขอมลของลกคาในรปของฐานขอมลอยางตอเนอง ซงสามารถน ามาใชเปนขอมลในการคาดเดาพฤตกรรมการตอบสนองของลกคา ตอการท ากจก รรมการตลาดของ รวมถงการแสวงหาค าตอบของปจจยตาง ๆ ทจะท าใหลกคาเกดความพงพอใจ เพอการสรางลกคามากกวาการสรางรายไดจากลกคาเทานน 4. ผสนคาและบรการเนนความสะดวกและความรวดเรวมากขน เนองจากในปจจบนวถชวตของผคนเปนชวตทรบเรง ท าใหการตดตามขอมลของสนคาหรอบรการมนอยลง หรอไมมเวลาเพยงพอทจะตดตามดโฆษณา ความตองการแสวงหาสนคาในเวลาทจ ากดของลกคา รวมถงวธการซอสนคาทสะดวกรวดเรว คมคากบคาใชจายทตองสญเสยไป ดงนน หากผประกอบการผลตสนคาไดตรงตามความตองการ มวธการจ าหนายท

71

เออตอความสะดวกของลกคามากทสด ยอมมโอกาสทลกคาในปจจบนจะตดสนใจซอหาจบจายหรอเลอกใชบรการจากผประกอบการรายนน 5. ผซอมปรมาณเพมขนตลอดเวลา การท าการตลาดจะตองศกษาพฤตกรรมของลกคาในแตละกลมอยางละเอยด และสงเกตพฤตกรรมของลกคาในแตละกลมใหมากขน ในขณะเดยวกนผประกอบการทงหลายตางกมการน าเสนอขายสนคาเฉพาะกลมลกคามากขน เพอความอยรอดของผประกอบการในแตละราย จ าเปนตองพฒนาฐานลกคาใหมากเชนเดยวกน ยงมขอมลของลกคามากเทาใด ยงท า ใหประหยดคาใชจายในการโฆษณาทเปนลกษณะการหาลกคาจ านวนมาก ในขณะทลกคารจกสนคาดเทาใดกยงตองการขอมลจากการโฆษณานอยลงเชนกน ดงนน ผประกอบการจ าเปนตองใชความพยายามในการเรยนรจากลกคา ถงความตองการสนคาอะไร อยางไร แบบไหน ตองการเมอไร และยนดทจายเงนเพอใหไดสนคาหรอบรการนนจ านวนเทาใดอกดวย

การบรหารจดการธรกจ MICE

การบรหารจดการธรกจการจดประชมสมมนา การจดนทรรศการ และการจดแสดงสนคาระดบนานาชาต งานหลกใหญทส าคญคอการประสานงานและงานเอกสาร ดงนนในการจดการในธรกจ MICE จงตองมการบรหารจดการทเปนไปตามแนวโนมของธรกจสมยใหม ซงสรปได 7 ประการ ดงน 1. เปนการด าเนนงานของหนวยธรกจยอยทเรยกวาซพพลายเออรหลายหนวยงานรวมกนท างานทตนเองช านาญประกอบกนขนเปนงานใหญ โดยเจาภาพงานหรอผจดงานท าหนาทหาผทเชยวชาญจากทตาง ๆ หรอทเรยกวา out sourcing มาท างานรวมกน ตวอยางเชน การจดงานประชมนานาชาต จะตองมหนวยงานทเกยวกบสถานทจดงานเพอเตรยมหองประชม ฝายอปกรณเครองเสยงทมอปกรณทนสมยอยพรอม ฝายเทคโนโลยสารสนเทศทมสอตาง ๆ ทเหมาะสมรองรบ ฝายรถเชาท าหนาหนาทพาผเขารวมงานไปยงทตาง ๆ ฝายจดน าเทยว ฝายอาหารและเครองดม เปนตน ฝายตาง ๆ เหลานเปนผมความช านาญในงานของตนเองเฉพาะดาน ไดรบการตดตอใหเขามาท างานรวมกน จนเปนงานทครบถวนสมบรณแบบ โดยมผจดงานเปนตวประสานงาน 2. ใชแนวทางการแสวงหาพนธมตร (strategic alliances) การทประกอบการธรกจ MICE จะไดรบงานสกงานหนงนน ประเดนหลกทส าคญคอจะตองไดรบความไววางใจจากเจาภาพงานหรอเจาของงาน โดยไดรบความเชอมนในฝมอวาจะท าใหงานส าเรจตามวตถประสงคไดเปนอยางด ดงนน การสรางพนธมตรมสวนชวยในเรองของการเตมเตมในสงทบรษททรบงานมายงขาดอย

72

3. การสงเสรมใหเกดความคดสรางสรรค (creative thinking) เนอหางานหลก ๆ ไมวาจะเปนการจดประชม การแสดงสนคานานาชาต การจดนทรรศการ การจดทองเทยวเพอเปนรางวล ตองเปนงานทสรางความตนตาตนใจแกผมารวมงาน โดยเปนการน าเสนอสงทเปนเอกลกษณเฉพาะทท าใหผเขารวมงานเหนวาเปนสงทหาชมไดยาก หรอไมสามารถหาชมไดจากทใดอกแลว ดงนน ความคดสรางสรรคของผจดงานจงเปนสงส าคญทมผลตอความส าเรจของธรกจดวย 4. การไดมาซงบคลากรทมความรความสามารถ (knowledge worker) เพอเขามาท างานเพราะธรกจนตองเปนธรกจทอาศยความคลองแคลววองไวในการท างาน มการตดสนใจทรอบคอบ ถถวน และถกตองไดอยางรวดเรว บคลากรในธรกจ MICE จงเปนผทมคณภาพรบผดชอบงานใหญไดเปนอยางด 5. เปนองคการขนาดเลกทมความยดหยน เนองจากงานระดบนานาชาตขององคการแตละแหง จะจดงานขนนาน ๆ ครง บางแหงจดปละครง หรอบางแหงหลาย ๆ ปจดครงหนง แตการจดงานแตละครงจะตองยงใหญ ดงนนหนวยงานทเกยวของกบธรกจ MICE จงตองเปนองคการขนาดเลกทยดหยน เพอใหสามารถอยไดโดยไมตองรบภาระคาใชจายในการจางพนกงานประจ ามากนก แตทงน ตองสามารถจางบคลากรเสรมในชวงของการจดงานไดอยางทนทวงท โดยมบคลากรหลกเปนแกนน า ซงบคลากรหลกจะตองมความช านาญ และมความสามารถพเศษในการท างานไดหลาย ๆ ทกษะ 6. บรหารทมงานอยางมประสทธภาพดวยการท างานเปนทม (team working) การท างานทใหผรวมงานทกคนมสวนเกยวของในงาน ไดปรกษาหารอและปฏบตการรวมกนตลอดทงกระบวนการท างาน ตงแตการเรมวางแผน จนถงการด าเนนงานส าเรจ โดยมหลกการท างานเปนทมวา ทกคนในทมงานจะตองมจดมงหมายเดยวกน ปฏบตตามกฏโดยเครงครด ใหก าลงใจชวยเหลอซงกนและกน ทกคนรจกหนาทของตนเอง ถอวาทกคนส าคญเทากนหมด ความส าเรจเกดจากคนทงหมดในทมงาน ไมไดเกดจากผหนงผใดเพยงคนเดยว รจกแบงงานและปะสานงาน กลายอมรบผดและใหอภย และเมอเกดความไมเขาใจกนขน จะตองหนมาปรกษากน 7. มแนวการคดเชงกลยทธ (strategic thinking) ผบรหารและผรบผดชอบงานหลกในองคการควรมความคดทกาวหนา รเทาทนความเปนไปหรอแนวโนมของธรกจ จนถงขนทสามารถชน าใหคนในองคการปฏบตงานทกอใหเกดผลประโยชนสงสดตอองคการ มวธการดแลและจงใจใหบคลากรท างานอยางเตมประสทธภาพ มองเหนโอกาสทางธรกจ และสามารถแกไขปญหาทเกดขนไดอยางชาญฉลาด และทส าคญคอมแนวคดทางธรกจทรจงหวะการรก การถอย หรอการขยายกจการตามชวงเวลาทเหมาะสม

73

สภาวะตลาดธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ

ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการในประเทศไทย เปนองคประกอบท ส าคญของธรกจ MICE และเปนธรกจทเกยวของกบธรกจการทองเทยว เนองจากนกทองเทยวกลมนมอ านาจการซอสง สวนใหญเปนคนทมคณภาพและมศกยภาพสงในทก ๆ ดาน เพราะเปนกลมทมการศกษาและอยในต าแหนงหนาทการงานระดบผบรหารเปนสวนใหญ การตลาดจงเปนหวใจหลกของธรกจเหลาน ซงจะเหนไดการทรฐบาลไดเลงเหนความส าคญในธรกจ MICE โดยก าหนดเปนนโยบายและใหการสนบสนนอยางจรงจงและตอเนอง โดยพยายามใหประเทศไทยเปนศนยกลางการจดงานและประชมสมมนา เพอสรางรายไดเขาประเทศ แตกยงมปจจยดานสภาพแวดลอมการแขงขนทมผลกระทบตอธรกจ MICE ไดแก 1. อ านาจตอรองกบซพพลายเออร (bargaining power of suppliers) ธรกจการจดประชมสมมนาและการจดนทรรศการ จ าเปนตองมการสรางความสมพนธภาพทดกบซพพลายเออร เพอขยายเครอขายความรวมมอ ซงจะท าใหมซพพลายเออรทเปนพนธมตรเพมขน ซงจะสงผลตอการมอ านาจในการตอรองกบ ซพพลายเออรมากขน 2. อ านาจตอรองกบลกคา (bargaining power of buyers) ลกคาสวนใหญมกมองวาการจางบรษทจดประชมสมมนาเปนสงทไมจ าเปน สนเปลอง และมกจะคดวาตวเองกสามารถจดงานได ซงเปนความคดทตดความสมพนธในการท าตลาดอยางสนเชง ดงนนผประกอบการในธรกจน จ าเปนตองสรางการรบรใหมทแสดงใหเหนถงมลคาเพมทจะไดรบจากผจดงานทมความเชยวชาญแบบมออาชพ ซงจะชวยประหยดคาใชจายไดมากกวาการจดเอง และยงเปนการแบงเบาภาระรบผดชอบใหแกผจางไดเปนอยางด ในสวนของของงานจดนทรรศการและงานจดแสดงสนคา ลกคาจะมอ านาจตอรองนอยกวาการจดประชมสมมนา เพราะการจดงานในลกษณะนเปนเรองใหญ และมความซบซอนในเรองของการประสานงานกบหนวยงานตาง ๆ ทเกยวของมากมาย ตองขายพนทแสดงสนคาในงาน และตองสรางสรรคใหมความแปลกใหมอยเสมอ 3. สนคาหรอบรการทดแทน (threat of substitute products of services) ธรกจประเภทนมขอไดเปรยบตรงทหาสงทดแทนไดยาก การจดงานประชมสมมนาการจดนทรรศการ หรอการจดงานแสดงสนคา มเกณฑในการวดและเปรยบเทยบคณภาพทมองเหนไดยาก ดงนน สงทดแทนคอตวผจางทจะเปนผจดงาน ถาหากมความพรอมทรบมอกบความยงยากทจะตามมา 4. การเขามาของผแขงขนรายใหม (threat of new entrants or potential competitors) การเขามาของคแขงขนรายใหมท าไดงาย ขนอยกบความสามารถของผประกอบการแตละราย ธรกจนตองการผทมความรความสามารถเฉพาะดานในการบรหารจดการ

74

5. ความรนแรงของการแขงขน (intensity of rivalry among existing competitors) สภาพการแขงขนของธรกจนในประเทศยงมไมมาก เนองจากผประกอบการมนอย และการเลอกใชบรการมกเปนผจดรายเดมทมความคนเคยกนมากอน

ชองทางการจดจ าหนายส าหรบธรกจ MICE

ธรกจ MICE มคณลกษณะทส าคญคอการขายในสงทยงไมเกดขนดวยมลคาสง ผจางหรอเจาภาพงานจะตองตดสนใจใชบรการกอนทงานจะมขนเปนเวลานาน โดยเฉพาะถาเปนงานทใหญระดบโลก อาจตองการท าสญญากนลวงหนา 3 - 5 ป ซงผประกอบธรกจ MICE ตางกตองสรางความนาเชอถอจากลกคาในระดบคอนขางสง จงจะท าใหไดรบความไววางใจจากผจางจดงาน ชองทางทส าคญของตลาด MICE คอการทบรหารจะตองใชความสมพนธสวนตวเปนส าคญ ตองท าตวเองใหเปนทรจกในกลมสมาคม หนวยงานของรฐ และกลมธรกจของเอกชนทเปนกลมเปาหมาย รวมถงการประชาสมพนธผลงานในอดตทเปนทยอมรบ การด าเนนการทางการตลาด หรอชองทางการท าตลาดของธรกจ MICE ทนยมใชกนโดยทวไป ไดแก 1. การจดท าเวบไซตประชาสมพนธและเผยแพรขอมลการใหบรการ เนองจากเปนชองทางการตลาดทมความรวดเรวและทนสมยมากทสด ซงผทตองการใชบรการสามารถคนหาขอมลไดตลอดเวลา 2. การเขาพบกบกลมเปาหมายหรอลกคาโดยตรง เพอแนะน าตวกบลกคา หรอรบทราบความตองการของลกคา และน าเสนอบรการใหแกลกคา 3. การลงทะเบยนกบศนยขอมล หรอหนวยงานทรบหนาทใหบรการ เนองจากผด าเนนการของศนยขอมล จะสามารถประสานกบหนวยงานส าคญ ๆ ทงของภาครฐและภาคเอกชนไดโดยตรง ซงสามารถชวยประหยดเวลาไดมาก 4. อาศยการแนะน า หรอการบอกตอของลกคา ซงเปนการแสดงใหเหนวาผลงานการใหบรการทมคณภาพ มความนาเชอถอ เปนทยอมรบ และลกคามความพงพอใจกบผลงานทผานมา จงมการแนะน าบอกตอกนไปถงความพงพอใจทไดรบ 5. การเขารวมโครงการของภาครฐทมการสนบสนนเพอเปนพนธมตรกบผประกอบการอน ๆ ในการรบงานโครงการใหญ ๆ ถอวาเปนการสรางเครอขายในการใหบรการ โดยเฉพาะผทเรมท าธรกจใหมหรอยงเปนองคการขนาดเลก จะเหนไดวาการจดจ าหนายในธรกจ MICE เปนการขายในสงทยงไมเกดขนลวงหนา ดงนนวธการทผประกอบการธรกจนจะไดรบงานอยางดยงคอการสรางความสมพนธเชงพนธมตรกบลกคา และการสรางผลงานในอดตทโดดเดนจนลกคาจ าได ซงเปนหวใจหลกในการจดจ าหนายของธรกจ MICE

75

ปจจยทมผลกระทบตอการท าตลาด MICE

ธรกจ MICE ในประเทศไทยมแนวโนมทจะเตบโตไปในทศทางทด เนองจากมแหลงทองเทยวทงทางภมศาสตร ประวตศาสตร วฒนธรรม และวถชวตทหลากหลาย ในขณะทภาครฐกใหการสนบสนนอยางตอเนอง เชน มการปรบปรงสนามบนในเมองส าคญ ๆใหเปนสนามบนนานาชาต ใหการสนบสนนการลงทนในการสรางศนยการประชมและการแสดงสนคาขนาดใหญ การน าพาผประกอบการธรกจขนาดเลกและขนาดกลางไปรวมจดงานแสดงสนคาในระดบนานาชาตอยางตอเนอง มโครงสรางพนฐานดานเทคโนโลยสารสนเทศททนสมย มระบบการสอสารทไดมาตรฐาน ท าใหการท างานเกดความสะดวกและรวดเรวมากยงขน ตลอดจนการจดใหมหนวยงานทสนบสนนดแลธรกจ MICE โดยเฉพาะ ซงจะเหนไดวาการท าธรกจนมความพรอมทเพยงพอ แตธรกจนกยงมอปสรรคส าคญตอการพฒนาธรกจ MICE ในประเทศไทย ไดแก 1. หลายประเทศในภมภาคเอเซยแปซฟค มการพฒนาและปรบปรงสถานทจดงาน สงอ านวยความสะดวกตาง ๆ เพมมากขน ซงมความทนสมยและเทคโนโลยตาง ๆ ทดเหนอกวาประเทศไทย รวมไปถงการพฒนาแหลงทองเทยวตาง ๆ ใหมความหลากหลายและนาสนใจ เชน ประเทศจน ประเทศเกาหล ประเทศสงคโปร เปนตน 2. ปญหาระบบคมนาคมขนสงภายในประเทศ หรอการขนสงมวลชนทมประสทธภาพจ ากดเฉพาะในบางพนทเทานน ท าใหไมสามารถอ านวยความสะดวกกบกลมผทตองการไดอยางคลองตว กอาจเปนผลใหการขยายตวของกลมเปาหมายไมเพมเทาทควร 3. ภาวะเศรษฐกจโลกโดยภาพรวมอยในภาวะทก าลงฟนตวจากภาวะทตกต า ซงสงผลตองบประมาณการจดงานของเจาภาพและผเขารวมงานจากทวโลก ทตองประหยดและเลอกจายเฉพาะสงทคาดวามความคมคาในการลงทน 4. รฐบาลของประเทศคแขงไดใชความพยายามในการสนบสนนภาคเอกชนของประเทศตนเองใหมความเขมแขงในการท าธรกจดานน และขยายขดความสามารถในการแขงขนใหเพมมากยงขน 5. บคลากรทมความเปนมออาชพในธรกจน และมความเชยวชาญทางดานภาษามจ านวนนอย ไมเพยงพอตอความตองการ 6. ปญหาการขาดแคลนสถานทจดงานในระดบนานาชาต สงทส าคญคอสถานทจดแสดงสนคาจะตองสามารถอ านวยความสะดวกและมความเหมาะสมในการแสดงสนคา ทสามารถรองรบการจดแสดงในรปแบบตาง ๆ มอปกรณพนฐานในการแสดงสนคา และหองประชมทสามารถจดประชมในหวขอทเกย วเนองกบการแสดงสนคา ซงในประเทศไทยมสถานททสามารถจดแสดงในลกษณะนไดเพยงไมกแหงเทานน เชน ศนยประชมแหงชาตสรกต ศนยประชมไบเทค บางนา ศนยแสดงสนคาและการประชมอมแพค เมองทองธาน เปนตน

76

แนวทางการพฒนาธรกจ MICE

หนวยงานทางภาครฐในประเทศไทย ไดมการวางแนวทางในการพฒนาธรกจ MICE ภายในประเทศไทย ใหครอบคลมทงทางดานการตลาด ดานการพฒนา และดานบรการ ไวดงน 1. ประสานความรวมมอใหองคการหรอหนวยงานตาง ๆ ทงในประเทศและตางประเทศ เสนอการจดกจกรรม MICE ในประเทศไทย 2. จดท าระบบฐานขอมลดาน MICE ททนสมย สะดวก และรวดเรว ส าหรบผใชประกอบการ และผสนใจทวไป 3. รวมมอกบผประกอบการธรกจการจดน าเทยวทงในประเทศและตางประเทศ ในการเสนอรปแบบการทองเทยวใหม ๆ ทนาสนใจ รวมไปถงการพฒนาแหลงทองเทยวใหมระบบการบรหารจดการทด และมความปลอดภยสงสด 4. จางบคลากรระดบบรหารในตลาดตางประเทศ ทมความรความเชยวชาญมาชวยในการท าตลาดใหกวางขวางมากยงขน 5. สนบสนนใหมการสรางศนยการประชมและแสดงสนคานานาชาตในเขตจงหวดทมศกยภาพพรอม และเปนทรจกในระดบโลก 6. ประสานความรวมมอกบหนวยงานทเกยวของใหมการพฒนาคณภาพการบรการทกภาคสวนใหมมาตรฐานเทยบเทาระดบสากลใหมากทสด 7. จดอบรมสมมนาใหความรและความเขาใจเพมเตมกบบคลากรดาน MICE อยางจรงจงและตอเนอง 8. หนวยงานภาครฐ ควรปรบปรงกฎระเบยบเพออ านวยความสะดวกตอหนวยงานตาง ๆทมาจดกจกรรมทเกยวกบธรกจ MICE ในประเทศไทย

สรป

การทบคคลใดบคคลหนงจะกาวเขาสการเปนผประกอบการในธรกจการจดประชมสมมนา และการจดนทรรศการนน เปนการตดสนใจทส าคญ เพราะการทมเทลงทนลงแรงไปนน หากเกดความลมเหลวหรอหยดชะงกไป กจะเกดผลเสยหายตอวถชวตของผนน ครอบครว รวมถงผเกยวของ และปะเทศชาตไปอกนาน ดงนนกอนจะลงทนควรมการตรวจสอบความพรอมของตวเองอยางรอบคอบทงความพรอมและคณสมบต

77

ในดานตาง ๆ รวมไปถงสภาวการณดานการตลาด ซงจะชวยใหการตดสนใจเปนไปอยางรอบคอบกอนทจะเรมเดนหนาอยางเตมตว

เอกสารอางอง

------------------ กลยทธการตลาดเพอเพมก าไร กรงเทพฯ: เลคแอนดฟาวดเทนพรนตง, 2549 ซลก, อลวน เจ เรยนลดการตลาด MBA Harvard กรงเทพฯ: เอกซเปอรเนท, 2551 ธรกต นวรตน ณ อยธยา การตลาดส าหรบการบรการ:แนวคดและกลยทธ กรงเทพฯ: แอคทฟ พรนท, 2547 สนย บรสทธ และคณะ แบบอยางการลงทนธรกจ MICE กรงเทพฯ: พลอยการพมพ, 2548