ขั้นตอนการออกแบบระบบ

สิ่งส าคัญที่ควรค านึงถึง

ทีมพัฒนาระบบจ าเป็นต้องตัดสินใจอย่างระมัดระวังเกี่ยวกับระบบที่จะพัฒนาขึ้นมา ด้วยการเอาใจใส่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของระบบปัจจุบันที่ด าเนินการอยู่ในขณะนั้นว่าจะด าเนินการอย่างไร มีปัจจัยส าคัญอะไรที่เข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง

เป้าหมายหลักของระยะการออกแบบนั้นคือ จะต้องสร้างแบบพิมพ์เขียวที่สมบูรณ์เพื่อไปใช้กับระยะการสร้างและพัฒนา (Implementation Phase)

สิ่งส าคัญที่ควรค านึงถึง

ยุทธวิธีการออกแบบ (Design Strategy)

การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)

การออกแบบเอาต์พุต (Output Design)

การออกแบบอินพุต (Input Design)

การจัดท าตัวต้นแบบหรือโปรโตไทป์ (Prototyping)

ยุทธวิธีการออกแบบ (Design Strategy)

เป็นกลยุทธการจัดหาระบบ มี 3 วิธี

การพัฒนาโปรแกรมขึ้นเอง (In-House/Custom Development) การซื้อโปรแกรมส าเร็จรูป (Package Software) การว่าจ้างบริษัทภายนอกพัฒนาระบบให้ (Outsourcing)

การพัฒนาโปรแกรมขึ้นเอง (In-House/Custom Development)

ข้อด ี ได้โปรแกรมที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้มากที่สุด

ลดค่าใช้จ่ายด้านHardware

ทีมงานพัฒนาระบบเป็นคนภายในองค์กร ท าให้รู้วัฒนธรรมองค์กรเป็นอย่างดี หากเกิดข้อขัดข้อง สามารถเรียกใช้บริการได้ทันที

ข้อเสีย แผนกพัฒนาระบบ ต้องมีความพร้อมด้านบุคลากรและเวลา เอกสารประกอบการพัฒนาระบบอาจไม่เป็นมาตรฐาน ไม่เหมาะกับระบบงานที่มีความซับซ้อนสูง

การซ้ือโปรแกรมส าเร็จรูป (Package Software)

ข้อด ี สามารถน ามาใช้งานได้ทันที โปรแกรมมีคุณภาพค่อนข้างดี มีเอกสารประกอบการใช้งานที่มีมาตรฐาน หากมีการปรับปรุงเวอร์ชั่นก็สามารถติดต่อตัวแทนจ าหน่ายเพื่อปรับปรุง

โปรแกรมได้ (อาจเสีย หรือไม่เสียค่าใช้จ่ายก็ได้) ได้รับบริการและค าปรึกษาจากบริษัทที่ผลิต

การซ้ือโปรแกรมส าเร็จรูป (Package Software) (ต่อ)

ข้อเสีย จ าเป็นต้องมีการปรับกระบวนการท างานเดิมให้สอดคล้องกับโปรแกรม ต้องเลือกบริษัทที่มีความน่าเชื่อถือ ต้องมีการฝึกอบรมการใช้งานซอฟต์แวร์อย่างจริงจัง หากเกิดข้อขัดข้องต้องปรึกษาตัวแทนจ าหน่าย

กรณีเป็นระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายที่สูง เสี่ยงต่อการใช้งานที่ล้มเหลว

การว่าจ้างบริษัทภายนอก (Outsourcing)

ข้อด ี เหมาะกับองค์กรที่ไม่มีความพร้อมในการพัฒนาระบบ หน่วยงานได้ใช้ระบบงานที่ทันสมัย มีเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้ระบบตรงตามความต้องการและส่งมอบตรงเวลา ควบคุมค่าใช้จ่ายได้ตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน มีเอกสารเกี่ยวกับระบบงานที่เป็นมาตรฐาน

การว่าจ้างบริษัทภายนอก (Outsourcing) (ต่อ)

ข้อเสีย บริษัทเอาต์ซอร์สที่มีศักยภาพสูงในประเทศไทยมีน้อย องค์กรสูญเสียความลับ ต้องพ่ึงพาบริษัทเอาต์ซอร์สเพื่อดูแลระบบให้ อาจได้รับแรงต่อต้านจากคนภายในองค์กร ค่าใช้จ่ายสูง

นอกจากนี้จะต้องมีการด าเนินการเกี่ยวกับการตัดสินใจเพื่อจัดซื้ออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เพื่อสนับสนุนระบบงานใหม่ การออกแบบเครือข่าย และการออกแบบฐานข้อมูล

สิ่งที่ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องสามารถตอบค าถามเหล่านี้ได้ ในกระบวนการออกแบบระบบ จะต้องมีส่วนประกอบส าคัญ

อะไรบ้าง? การออกแบบอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการมีอะไรบ้าง? จะด าเนินการกับระบบที่ออกแบบได้อย่างไร?

การออกแบบฐานข้อมูล (Database Design)

นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพัฒนาข้อก าหนดในรายละเอียดต่างๆ ร่วมกับโปรแกรมเมอร์ หรือผู้บริหารฐานข้อมูล โดยจะต้องด าเนินการกับสิ่งที่ส าคัญ 2 ประการคือ

จะต้องแปลงรีเลชันจากแบบจ าลองข้อมูลเชิงตรรกให้อยู่ในรูปของการออกแบบทางเทคนิค

จะต้องเลือกเทคโนโลยีการจัดเก็บข้อมูลเพื่อใช้ส าหรับจัดเก็บและจัดการข้อมูล เช่นการเลือกใช้โปรแกรมระบบปฏิบัติการ โปรแกรมระบบการจัดการฐานข้อมูล

การออกแบบเอาต์พุต (Output Design)

ระบบสารสนเทศท่ีดี จ าเป็นต้องได้รับการออกแบบเอาต์พุตเพื่อน าเสนอข้อมูลสารสนเทศท่ีดี

เอาต์พุตท่ีดีจะต้องค านึงถึงข้อมูลหรือสารสนเทศที่น าเสนออยู่ในรายงานว่าสามารถตอบสอนงความต้องการของผู้ใช้หรือไม่

รายละเอียดที่น าเสนอจ าเป็นต้องเสนออยา่งละเอียด หรือน าเสนอเพียงผลสรุปเท่านั้น

การพิจารณาเลือกแสดงเอาต์พุตลงในอปุกรณ์หรือบนเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ชนิดของเอาต์พุต (Types of Output)

เอาต์พุตประกอบด้วยรูปแบบท่ีน าเสนอเป็นรายงาน หรืออาจเป็นรายการข้อมูลที่ลิสต์ (List) จากไฟล์โดยตรงก็ได้ หรืออาจเกิดจากการน าข้อมูลไปประมวลผลเพื่อแสดงผลออกเป็นรายงาน ดังนั้น เอาต์พุต จึงอาจหมายถึง รายงาน (Report) เอกสาร (Document) ข้อความ (Message)

วัตถุประสงค์ของเอาต์พุต (Output Objectives)

เพื่อใช้ในการติดต่อข่าวสารระหว่างกิจกรรมต่างๆ ใช้รายงานเหตุการณ์ต่างๆท่ีเกิดขึ้นในระบบ แสดงกลไกในการท างาน เป็นการยืนยันหรอืรบัรองว่าเกิดการท างานจริง

หลักการพิจารณาเอาต์พุต

ใครเป็นผู้ใช้รายงานนี้ ใช้ประโยชน์จากรายงานนีอ้ย่างไร รายละเอียดข้อมูลในรายงานมีอะไรบ้าง รายงานนี้มีความต้องการใช้บ่อยแค่ไหน เช่นทุกวัน ทุกสัปดาห์

หรือทุกเดือน รายงานแสดงผลออกทางสื่อชนิดใด เช่นทางจอภาพ หรือทาง

เครื่องพิมพ์

การจัดรูปแบบรายงาน

ถือเป็นเรื่องส าคัญใช้ส าหรับ สื่อความหมายกับผู้ใช้งานได้อย่างครบถ้วน ควรประกอบด้วย หัวรายงาน (Heading) รายละเอียด (Details) ผลสรุป (Summaries) หมายเหตุ (Remarks)

ประเภทของรายงาน

รายงานภายใน (Internal Report) รายงานภายนอก (External Report)

รายงานภายใน (Internal Report)

รายงานต่างๆท่ีใช้ภายในหนว่ยงาน รายงานประเภทนี้จะเน้นข้อมูลที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด ไม่จ าเป็นต้องสวยงาม แต่ให้แสดงรายละเอียดข้อมูลหรือสารสนเทศครบถ้วน

รายงานแสดงรายละเอียด (Detailed Reports) รายงานสรุปผล (Summary Reports) รายงานข้อยกเว้น (Exception Reports)

รายงานภายนอก (External Report)

รายงานภายนอก คือรายงานที่ใช้กับบุคคลหรือหน่วยงานภายนอก เช่น ลูกค้า ร้านค้า และหน่วยงานราชการ โดยรายงานภายนอกจ าเป็นต้องได้รับการออกแบบที่ดีและสวยงาม ตัวอย่างเช่น ใบสั่งจ่ายเช็ค ใบเสร็จรับเงิน ใบลงทะเบียนเรียน

ชนิดกระดาษรายงาน

กระดาษพิมพ์รายงานมีหลายประเภทให้เลือกใช้งาน รายงานบางประเภทอาจใช้กระดาษขาว A4 หรือกระดาษขาวต่อเนื่อง นอกจากนี้รายงานที่ต้องการหลายส าเนา ทางเลือกการใช้กระดาษเพื่อท าส าเนา มีอยู่ 2 วิธีคือ

กระดาษคาร์บอนในตัว (Carbonless copies) กระดาษคาร์บอนที่แทรกไว้ในระหว่างแผ่น (Interleaved carbon

copies)

รายงานทางจอภาพ และเครื่องพิมพ์

ในส่วนของเอาต์พุตที่แสดงผลทางจอภาพจะมีข้อจ ากัดที่มากกว่า เนื่องจากมีพื้นท่ีจ ากัดอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร ์หน้าจออาจจะเล็กเกินไปกับผลลัพธ์ที่ต้องการ จึงควรออกแบบผลลัพธ์ที่สามารถแสดงได้ทีละหน้า หรือทีละส่วนต่อเนื่องกันไป

ส าหรับรายงานที่ส่ังพิมพ์ลงบนเครื่องพิมพ์จะต้องค านึงถึงกระดาษท่ีใช้งาน เช่น กระดาษต่อเนื่อง หรือกระดาษทีละแผ่น ส่วนเครื่องพิมพ์จะมีทั้งเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ เครื่องพิมพ์แบบดอตเมทริกซ์ หรือเครื่องพิมพ์แบบอิงค์เจ็ต

การออกแบบอินพุต (Input Design)

ประเด็นส าคัญคือ ความต้องการให้ข้อมูลที่อินพุตเข้าสู่ระบบนั้นมีคุณภาพเพียงพอ ถูกต้อง และผู้ใช้ใช้งานง่าย

ต้องค านึงถึงอุปกรณ์ท่ีใช้รับข้อมูล ซึ่งควรเลือกอุปกรณ์รับข้อมูลที่เหมาะสมกับงาน เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ สแกนเนอร์ ไมโครโฟน จอภาพแบบสัมผัส

วัตถุประสงค์ของการออกแบบอินพุต (Input Design Objectives)

ก าหนดวิธีการประมวลผล และคัดเลือกอุปกรณ์อินพุตข้อมูลท่ีเหมาะสม

ควบคุมจ านวนอินพุต ควบคุมข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล ออกแบบแหล่งข้อมูลเบื้องต้น ให้อยู่ในแบบฟอร์มที่เหมาะสม ออกแบบจอภาพให้ถูกต้องตามหลักการ

การออกแบบอินพุตบนหน้าจอแบบ GUI

ในปัจจุบัน แอปพลิเคชันส่วนใหญ่มักพัฒนาอยู่ในรูปแบบกราฟิกส์ (Graphic User Interface: GUI) ที่ใช้งานบนระบบปฏิบัติการ Windows รวมถึงแอปพลิเคชันบนเว็บบราวเซอร ์และด้วยการออกแบบอนิพุตทางจอภาพเพื่อควบคุมข้อมูลบนหน้าจอแบบ GUI นั้น จะช่วยให้การอินพุตข้อมูลมคีุณภาพยิ่งขึ้น ประกอบกับมีหลายรปูแบบใหเ้ลือกใช้งานตามความเหมาะสม ประกอบด้วย

Text Box Radio Button หรือ Option Button Check Box Combo Box

List Box Spin Box Buttons

การจัดท าตัวต้นแบบหรือโปรโตไทป์ (Prototyping)

ตัวต้นแบบถือเป็นการจัดท าแบบผลิตชนิดหนึ่งเพื่อให้ผู้ใช้งานเหน็ภาพและแนวทางของระบบใหม่เพื่อพิจารณาว่าตรงตามความต้องการหรือไม่

ประเภทของโปรโตไทป์ โปรโตไทป์แบบท าแล้วโยนทิ้ง เป็นเทคนิคการสร้างผลิตภัณฑ์ที่เน้นความ

รวดเร็ว เหมาะกับระบบงานที่มีความไม่แน่นอนหรือเปลี่ยนแปลงบ่อย เพื่อช่วยลดความเสี่ยงส าหรับการด าเนินงานในขั้นตอนการพัฒนา

โปรโตไทป์แบบมีพัฒนาการ เป็นการสร้างผลิตภัณฑ์ที่เน้นการสร้างรากฐานที่มั่นคงขึ้นเรื่องๆ ตามความต้องการของผู้ใช้และสุดท้ายก็จะกลายเป็นระบบงานที่สมบูรณ์น่ันเอง