คู่มือการปฏิบัติงาน · 2019. 9. 30. · คู่มือการปฏิบัติงาน การขอรับเงินอุดหนุนประจ
คู่มือการปฏิบัติงาน ส านัก...
Transcript of คู่มือการปฏิบัติงาน ส านัก...
คมอการปฏบตงาน ส านกวทยบรการ
2
คมอการปฏบตงาน (Work Manual)
กระบวนการระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ
ของส านกวทยบรการ
โดย นางสาวสปรยา มหาสมบตกล
นายภานวฒน สะมะอน
(ส านกวทยบรการ) (25 เมษายน 2560)
3
สารบญ
หนา
1. วตถประสงคของการจดท าคมอ 4
2. ขอบเขต 4
3. ค าจ ากดความ 4
4. หนาทความรบผดชอบ 4
5. การตรวจเอกสาร 4-5
6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 6
7. ขนตอนการปฏบตงาน 7
8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร 8
9. มาตรฐานคณภาพงาน 8
10. ระบบตดตามประเมนผล 8
11. เอกสารอางอง 8
12. แบบฟอรมทใช 8 13. ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 9
ภาคผนวก 10 ก. ตวอยางแบบฟอรม 11 ข. กฎระเบยบ/ค าสง 12 ค. บนทกทเกยวของ 13 ... N. ประวตของผจดท า 14-15
4
คมอการปฏบตงาน กระบวนการ..ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ...
1. วตถประสงค 1.1 เพอใหส านกวทยบรการมการจดท าคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอขอการรบบรการทตรงกบความตองการ 1.3 เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศสามารถปฏบตงานไดอยางตอเนองซงจะสอดคลองและเออประโยชนตอการด าเนนงานดานบรการของส านกวทยบรการ 2. ขอบเขต คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการปฏบตงานตงแตผใชบรการน าหนงสอมาคนตดตอบรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศ ถง ขนตอนทผใชบรการไดยมตอหนงสอ และคาปรบการยมเกน 3. ค าจ ากดความ ทรพยากรสารสนเทศ ไดแก หนงสอ วารสาร รายงานการวจย วทยานพนธ และเอกสารอนๆทรวบรวมไวในส านกวทยบรการ ระบบการยม-คน เปน ระบบงานหนงในระบบหองสมดอตโนมต OPAC ของนวสาร ผใชบรการ ไดแก อาจารย นสต และเจาหนาท บรรณารกษ/ทเจาหนาทสารสนเทศ คอ บคลากรทปฏบตงานประจ าส านกวทยบรการ 4. หนาทความรบผดชอบ บรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศ มหนาท เปดระบบการยม-คน ด าเนนการตรวจสอบสถานะของผยม และตรวจสอบหนงสอทน ามาคนของผใชบรการวามคาปรบหรอไม 5. การตรวจเอกสาร
ส านกวทยบรการมกฎระเบยบการ คนและยมตอทรพยากรสารสนเทศทบรรณารกษ/เจาหนาทสารสนเทศตองเรยนร และตองตรวจสอบเอกสารตามกฎระเบยบ ดงน
- ผคนหรอยมตอจะตองน าบตรประจ าตวนกศกษา หรอบตรประจ าตวเจาหนาทอาจารยมายมดวยตนเองเทานน หามใชบตรผอนโดยเดดขาด
- ไมอนญาตใหผยมคนเดยวกน ยมทรพยากรสารสนเทศทมชอเรอง ชอผแตง ซ ากนไดมากกวา 1 เลม - ผยมมสทธยมทรพยากรสารสนเทศรายการเดมตอไดอก 1 ครงเทานน โดยทรพยากรสารสนเทศท
ยมตอนนจะตองไมเกนก าหนดสง ไมมคาปรบ หรอไมมผอนจองไว - ผทตองการยมตอจะตองน าทรพยากรสารสนเทศมายมตอดวยตนเองพรอมทงน าบตรนกศกษา หรอ
บตรเจาหนาท อาจารยมาแสดงดวย
5 - ผทตองการยมตอจะตองแจงความจ านงกบเจาหนาทหรอบรรณารกษวาตองการคนและยมตอ
มฉะนนจะไมมสทธยมตอทรพยากรสารสนเทศนนไดอก
6 6. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)
7
7. ขนตอนการปฏบตงานการยมทรพยากรสารสนเทศ
รายละเอยดงาน ขนตอนการปฏบตงาน 1. ผใชบรการน าหนงสอมาคนทเคานเตอรบรการ
1.1 การคนทรพยากรสารสนเทศใหผใชบรการน าบตรนกศกษาและทรพยากรสารสนเทศมาดวยทกครง หรอตออายทรพยากรสารสนเทศกตองน าทรพยากรสารสนเทศมาดวยทกครง เมอมาทเคานเตอรบรการแลวแจงกบเจาหนาทไดเลยวาตองการทจะยมตอหรอคนทรพยากรสารสนเทศ ถาหากมคาปรบในการยมเกนเวลาจะตองเสยคาปรบตามทก าหนด
2. เปดโปรแกรมการยม-คน 2.1 ผใชบรการยมทรพยากรสารสนเทศแสดงบตรประจ าตวอาจารย นสต หรอเจาหนาทเพอใหบรรณารกษ/เจาหนาสารสนเทศตรวจสอบความถกตองตวบคคลตามบตรทยนกบทางส านกวทยบรการ 2.2 เปดระบบยม-คนโดยเขาทโปรแกรม Ciculation
3. สแกนบารโคดหนงสอวาผใชบรการจะ คน หรอ ยมตอ
3.1 การเปดระบบยม-คนเพอสแกนรายชอสามารถเขาไดตามล าดบดงน 1. เขาทโปรแกรม Ciculation โดยใชรหส user : Administrator / password : nvs2 และ Login 2. คลกท “ระบบบรการ ยม-คน อตโนมต” ทชองสเหลยมดานซายจากนนเลอกค าวา “โปรแกรม” และคลก “01. การยม-คน-ยมตอ” 3. พมพหรอสแกนบารโคดแลวจะมประวตของผใชบรการออกมา ถาตองการคนใหคลก 2 ครง ทเลขบารโคด หรอถาการยมตอใหคลกในชองสเหลยมทชองยมตอแลวคลก 2 ครง ทเลขบารโคด
4. ลบบารโคดออกจากระบบ 4.1 ถาตองการคนใหคลก 2 ครง ทเลขบารโคด หรอถาการยมตอใหคลกในชองสเหลยมทชองยมตอแลวคลก 2 ครง ทเลขบารโคด
5. คดคาปรบและรบเงนคาปรบ
5.1 ในการคดคาปรบการยมทรพยากรสารสนเทศเกนก าหนดนน ทางส านกวทยบรการจะคดวนละ 5 บาท ตอ 1 เลมโดยการช าระคาปรบใหท าตามขนตอนดงน 1. เมอคลกเลขบารโคดออกแลวจะมมจ านวนคาปรบขนมาดานลางของโปรแกรม 2. จากนนใหคลกทช าระคาปรบโดยจะเปนรปภาพถงเงนสเขยว และคลกค านวนคาปรบใหมทรปลกศร 2 อน 3. ถาตองการลดคาปรบใหบนทกเลขลงไปในชองสวนลด 4. เปลยนสถานะจาก Pending เปน Complete 5. เปลยนสถานะใบเสรจจาก Pending เปน Closed และบนทกทรปแผนดส
6. ปรนใบเสรจ 6.1 ตอจากขอ 5 ในหนาช าระคาปรบใหคลกค าวาพมพทรปเครองปรน และปรนใบเสรจออกมาใหผใชบรการ
7. น าหนงสอทคนมาคดแยกเพอขนชนบรการ
7.1 น าทรพยากรสารสนเทศทไดคนมาคดแยกตามหมวดหมเพองายตอการน าขนชนบรการ
8
8. แนวทางในการปฏบตของบคลากร
บรรณารกษและเจาหนาทสารสนเทศตองตรวจสอบเอกสารเกยวกบการคนใหถกตองในทกๆครงทมการคนทรพยากรสารสนเทศ เชน ทรพยากรสารสนเทศ ตรวจสอบวาใชหนงสอของส านกวทยบรการหรอไม
9. มาตรฐานคณภาพงาน
บรรณารกษและเจาหนาทสารสนเทศด าเนนขนตอนการยมหนงสอเขาระบบการยม-คนในระบบหองสมดอตโนมตของส านกวทยบรการ ในระยะเวลา 3 นาท ตอผใชบรการ 1 คน พรอมทงแจงวนก าหนดสงกบผใชบรการ
10. ระบบตดตามประเมนผล
ผใชบรการใชเวลาในการการยมทรพยากรสารสนเทศทเคานเตอรบรการไดอยางรวดเรว ภายใน 3 นาท
11. เอกสารทเกยวของในการปฏบตงาน
1. คมอการใชบรการส านกวทยบรการ
2. บนทกขอความคาปรบหนงสอ
12. แบบฟอรมทใช
1. ใบเสรจช าระคาปรบ
9
13. ปญหา / ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา
ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง
1 ทรพยากรสารสนเทศสญหาย และความไวของระบบอนเตอรเนต
1. ความเสถยรของอนเตอรเนต 1. หากอนเตอรเนตไมเสถยร บรรณารกษและเจาหนาท สารสนเทศจะรบหนงสอและจดบนทกรหสสมาชกหองสมดเพอทจะไดคยขอมลออกเมออนเตอรเนตเสถยร
10
ภาคผนวก
11 ภาคผนวก ก. ตวอยางแบบฟอรม
แบบฟอรมการกรอกประวตสมาสมาชกใหม
12 ภาคผนวก ข. กฎระเบยบ/ค าสง
ระเบยบการยม-คนทรพยากรสารสนเทศ
13 ภาคผนวก ค. บนทกทเกยวของ
บนทกขอความคาปรบหนงสอ
14
ประวตของผจดท า
ชอ : นางสาวสปรยา มหาสมบตกล
ต าแหนง : บรรณารกษ
หวขอคมอการปฏบตงาน : กระบวนการระบบการคนทรพยากรสารสนเทศของส านกวทยบรการ
15
ประวตผจดท า
ชอ : นายภานวฒน สะมะอน
ต าแหนง : เจาหนาทสารสนเทศ
หวขอคมอการปฏบตงาน : กระบวนการระบบการคนทรพยากรสารสนเทศของส านกวทยบรการ
ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ ป2559
เรมตน
ผใชบรการน าทรพยากรสารสนเทศทตองการคน มาตดตอบรรณารกษทเคานเตอรบรการ
เปดโปรแกรมระบบยม-คน เพอสแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ
คนหนงสอเกนก าหนด สแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ ยมตอ เพอเขาระบบยม-คน
คดคาปรบ คนหนงสอตามก าหนด ท าขนตอนการยม
รบเงนคาปรบ
น าทรพยากรสารสนเทศทคนมาคดแยก เพอเตรยมขนชนบรการ
ปรนทใบเสรจ
จบการท างาน
ด าเนนการลบบารโคดออกจากระบบยม-คน
ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ ป2559
เรมตน
ผใชบรการน าทรพยากรสารสนเทศทตองการคน มาตดตอบรรณารกษทเคานเตอรบรการ
เปดโปรแกรมระบบยม-คน เพอสแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ
คนหนงสอเกนก าหนด สแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศ ยมตอ เพอเขาระบบยม-คน
คดคาปรบ คนหนงสอตามก าหนด ท าขนตอนการยม
รบเงนคาปรบ
น าทรพยากรสารสนเทศทคนมาคดแยก เพอเตรยมขนชนบรการ
ปรนทใบเสรจ
จบการท างาน
ด าเนนการลบบารโคดออกจากระบบยม-คน
ผงกระบวนการ / งาน (Work flow) ชอกระบวนการ...............ระบบบรการคนทรพยากรสารสนเทศ........................................................................................................................................................................ ขอก าหนดส าคญของกระบวนการ...........ด าเนนการคนใหผใชบรการไดส าเรจ............................................................................................................................................... ตวชวดส าคญของกระบวนการ...............จ านวนทรพยากรสารสนเทศทถกคน.................................................................................................................................................. ท ผงกระบวนการ ระยะเวลา รายละเอยดงาน มาตรฐานคณภาพงาน เอกสารทเกยวของ ผรบผดชอบ
1 ผใชบรการน าหนงสอมาคนท
เคานเตอรบรการ
1 นาท ผใชบรการน าทรพยากรสารสนเทศทจะคนมาตดตอทเคานเตอรบรการ เพอแจงขอยมทรพยากรสารสนเทศ
- ผใชบรการคนทรพยากรสารสนเทศในหองสมดไดสะดวกรวดเรว - มความพงพอใจในการใหบรการ
ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
2 เปดโปรแกรมการยม-คน เพอสแกนบารโคดหนงสอ
1 นาท เปดโปรแกรมการยม-คน เพอท าการสแกนทรพยากรสารสนเทศ
- เจาหนาทตรวจสอบความทรพยากรณสารสนเทศวามการช ารดหรอไม
ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
3
สแกนบารโคดหนงสอ
คนหนงสอเกนก าหนด ยมตอ
2 นาท เปดระบบยม-คน เพอสแกนบารโคดทรพยากรสารสนเทศเพอท าการออกจากระบบยม-คน หรอหรอถาผใชบรการตองการยมตอสามารถท าไดตามผงกระบวนการยมทรพยากรสารสนเทศ
- เจาหนาทตรวจสอบใหดวาทรพยากรสารสนเทศเลมไหนคนหรอยมตอ
ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
4 ลบบารโคดออกจากระบบยม-คน
1 นาท ท าการคลกบารโคดออกเพอท าการน าทรพยากรสารสนเทศออกจากระบบ
- ตรวจสอบเลขบารโคดใหตรงกบทรพยากรสารสนเทศทก าหนด
ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
5 คดคาปรบและรบเงนคาปรบ
1 นาท ท าการคดคาปรบและเกบเงนกบผใชบรการส าหรบผใชบรการทท าการยมทรพยากรสารสนเทศเกนก าหนด
- แจงคาปรบใหผใชบรการทราบ - เกบเงนกบผใชบรการ
คาปรบการยมทรพยากรเกนก าหนด
บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
6 ปรนใบเสรจ
2 นาท ท าการปรนใบเสรจใหกบผใชบรการเพอยนยนการช าระเงน
- ตรวจสอบความถกตองในการช าระเงนในใบเสรจใหเรยบรอย
ใบเสรจการช าระเงน บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ
7
น าหนงสอทคนมาคดแยก เพอขนชนบรการ
10 นาท น าทรพยากรสารสนเทศทไดท าการคนมาแลวมาแยกหมวดหมเพอท าการน าขนชนบรการอยางสะดวก
- ตรวจเชคทรพยากรสารสนเทศกอนขนชนบรการ
ทรพยากรสารสนเทศ บรรณารกษ /เจาหนาทสารสนเทศ