คมอการปฏบตงาน กระบวนการจดกจกรรมพฒนานกศกษา

ระดบปรญญาเอก

โดย นางสาวพกล อนไผ

งานประสานการจดบณฑตศกษาระดบปรญญาเอก

บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

2

ค าน า

ตามทมหาวทยาลยมนโยบายใหทกหนวยงานจดท าคมอการปฏบตงานเพอประโยชนในการปฏบตงานอยางมประสทธภาพและไดมาตรฐาน รวมทงเปนการจดการองคความรไวทสวนงานใหเปนแหลงเรยนรและการพฒนางานใหมคณภาพมากยงขนไปในอนาคต ดงนน งานประสานการจดบณฑตศกษาระดบปรญญาเอก บณฑตวทยาลยจงไดรวบรวมขนตอนในการปฏบตงานเกยวกบกระบวนการจดกจกรรมพฒนานกศกษาขน เพอใหผใชงานไดทราบกระบวนการเพอใหเกดความเขาใจและสามารถปฏบตไดอยางถกตอง ทงนหวงเปนอยางยงวาคมอการปฏบตงานดงกลาวจะประโยชนกบบคลากรผปฏบตงาน ตอไป

พกล อนไผ ผจดท า

3

สารบญ

หนา ค าน า ก สารบญ ข วตถประสงคของการจดท าคมอ 1 ขอบเขต 1 ค าจ ากดความ 1 หนาทความรบผดชอบ 2 การตรวจเอกสาร 3 ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 4 ขนตอนการปฏบตงาน 6 แนวทางในการปฏบตของบคลากร 28 มาตรฐานคณภาพงาน 28 แบบฟอรมทใช 28 ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 29 บรรณานกรม 30 ประวตของผจดท า 31

4

คมอการปฏบตงาน กระบวนการจดกจกรรมพฒนานกศกษาระดบปรญญาเอก

วตถประสงค 1. เพอใหสวนราชการมการจดคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของกจกรรม/กระบวนการตางๆ ของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 2. เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากกระบวนการทมอยเพอขอการรบบรการทตรงกบความตองการ 3. เพอเปนแนวทางใหผปฏบตงานในกระบวนการจดกจกรรมพฒนานกศกษาระดบปรญญาเอกสามารถปฏบตแทนกนได เปนมาตรฐานเดยวกน และลดความผดพลาดจากงานทไมเปนระบบ ขอบเขต คมอการปฏบตงานน ครอบคลมขนตอนการปฏบตงานตงแตการประสานงานวทยากร การท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม การขออนญาตใหสถานท การจองหองพก การขออนญาตใชรถรบ-สงวทยากร การขออนญาตไปราชการ กระบวนการจดซอ/จดจาง การจดท าค าสงแตตงผปฏบตงาน การยมเงนทดรองจาย และการประเมลผลการจดกจกรรม ค าจ ากดความ

1. คมอการปฏบตงาน หมายถง เอกสารทใชแนะน าเกยวกบวธการปฏบตงานของ บคลากรในสงกดงานประสานการจดบณฑตศกษาระดบปรญญาเอก บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

2. การฝกอบรม หมายถง การอบรม การประชมทางวชาการหรอเชงปฏบตการ การสมมนาทางวชาการหรอเชงปฏบตการ การบรรยายพเศษ ทจดขนใหกบนกศกษาระดบปรญญาเอก

3. ผเขารบการฝกอบรม หมายถง นกศกษาระดบปรญญาเอก 4. เจาหนาท หมายถง ขาราชการ พนกงานมหาวทยาลย ลกจางประจ า และลกจางชวคราว

ทปฏบตงาน ในสงกดบณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชรหรอผใหบรการ 5. คณะกรรมการบณฑตศกษาประจ าสาขา หมายถง คณะกรรมการบณฑตศกษาประจ าสาขาวชาทเปดสอนในระดบดษฎบณฑตศกษาของมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

5

4. หนาทความรบผดชอบ

โครงสรางการบรหารงาน บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

งานประสานการศกษาระดบปรญญาเอก ต าแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป หนาทความรบผดชอบหลก ปฏบตงานโดยใชความร ความสามารถทางวชาการในการปฏบตงานทตองปฏบต ตามแตจะไดรบค าสงโดยไมจ ากดขอบเขต ลกษณะงานทปฏบต 1.ดานการปฏบตการ ปฏบตการเกยวกบการบรหารจดการทวไปในส านกงาน เชน งานธรการ งานบรหารทรพยากรบคคล งานจดระบบงาน งานการเงนและบญช งานพสด งานบรหารอาคารสถานท งานจดพมพและแจกจายเอกสาร ปฏบตงานเลขานการ เชน รางโตตอบหนงสอ แปลเอกสาร เตรยมเรองและเตรยมการส าหรบการประชม บนทกเรองเสนอทประชม ท ารายงานการประชมและรายงานอนๆเพอใหการ ด าเนนการประชมและการปฏบตงานอนๆทเกยวของส าเรจลลวงดวยความเรยบรอย 2.ปฏบตงานเลขานการ เชน รางโตตอบหนงสอ แปลเอกสาร เตรยมเรองและเตรยมการส าหรบการประชม บนทกเรองเสนอทประชม ท ารายงานการประชมและรายงานอนๆเพอใหการด าเนนการประชมและการปฏบตงานอนๆ ทเกยวของส าเรจลลวงดวยความเรยบรอย มประสทธภาพ 3.ใหบรการวชาการดานตางๆ เชน ใหค าปรกษา แนะน า ในการปฏบตงานแกเจาหนาทระดบรองลงมา ตอบปญหาและชแจงเรองตางๆเกยวกบงานในหนาทเพอใหสามารถปฏบตงานไดอยางถกตอง มประสทธภาพ

บณฑตวทยาลย

ส านกงานบณฑตวทยาลย

งานบรหาร และงานวางแผน

งานวชาการ

-งานเลขานการ -งานธรการ -งานการเงน

-งานวสด

-งานนโยบายและแผน

-งานประชาสมพนธและสารสนเทศ

-งานบรหารความเสยง

-งานประสานการศกษาระดบปรญญาโท

-งานประสานการศกษาระดบปรญญาเอก

-งานฝกอบรมและกจกรรมพเศษ

-งานวจยและบรการวชาการ -งานเครอขายบณฑตศกษา -งานประกนคณภาพการศกษา -งานการจดการความร

6

4.ดานการวางแผน วางแผนการท างานทรบผดชอบ รวมวางแผนการท างานของหนวยงานหรอโครงการเพอใหการด าเนนงานบรรลตามเปาหมายและผลสมฤทธก าหนด 5.ดานการประสานงาน (1) ประสานการท างานรวมกนระหวางทมงานหรอหนวยงานทงภายในและภายนอกเพอใหเกดความรวมมอและผลสมฤทธตามทก าหนดไว (2) ชแจงและใหรายละเอยดเกยวกบขอมล ขอเทจจรง แกบคคลหรอหนวยงานทเกยวของ เพอสรางความเขาใจหรอความรวมมอในการด าเนนงานตามทไดรบมอบหมาย 6.ดานการบรการ (1) ใหค าปรกษาแนะน าเบองตน เผยแพร ถายทอดความรทางดานการบรหารงาน ทวไป รวมทงตอบปญหาและชแจงเรองตางๆ เกยวกบงานในหนาท เพอใหผรบบรการไดรบทราบขอมลความร ตางๆ ทเปนประโยชน (2) จดเกบขอมลเบองตน และใหบรการขอมลทางวชาการเกยวกบดานการบรหารงาน ทวไป เพอใหบคคลากรทงภายในและภายนอกหนวยงาน นกศกษา ตลอดจนผรบบรการไดรบทราบขอมลและ ความรตางๆทเปนประโยชน สอดคลอง และสนบสนนภารกจของหนวยงานและใชประกอบการพจารณา ก าหนดนโยบาย แผนงาน หลกเกณฑ มาตรการตางๆ การตรวจเอกสาร ส าหรบขอมลเพมเตมเกยวกบระเบยบการเบกจายในการฝกอบรมสามารถศกษาเพมเตมไดจากระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2555 ฉบบปรบปรงลาสด

http://sarabanlaw.cgd.go.th/CGDWeb/attdetail/showattach2.jsp?ctn=BCS&blobid=CGD.A.8630&blobpart=1&docTypeName=%E1%BF%E9%C1%C0%D2%BE%20(.tif,%20.pdf)

7

ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow)

2.ประสานงานวทยากร/จองสถานท/หองพก/จองยานพาหนะ

4.จดท าหนงสอเชญวทยากร/เชญประธานและอาจารยในสาขาฯมารวมเปดพธ/ท าหนงสอ

ราชการใหนกศกษาเขารวมกจกรรม

5.จดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการปฏบตงาน

7.ขออนญาตจดซอจดจาง

9.ยมเงนทดรองจาย

3.จดท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม/ประมาณการคาใชจาย

No

Yes

6.แจงใหกบนกศกษารบทราบ

ผานสอตาง ๆ

8.งานการเงน/เสนอลงนามจดซอจดจาง

1.ประชมวางแผนก าหนดวน เวลา สถานทในการจดกจกรรม/

โครงการตามไตรมาส

8

10.เตรยมความพรอมดานสถานท/เอกสารตาง ๆ

12.จดกจกรรม

13.เตรยมเอกสารเบกจาย

*** ผเขยนออกแบบขนตอนตาง ๆ ตามการปฏบตงานจรง

15.ประเมนผลการจดกจกรรม/สรปเลมกจกรรม

11.ประชาสมพนธใหกบนกศกษารบทราบ

ผานสอตาง ๆ

14.เสนอเอกสารเบกเงนลงนาม

จดเรมตนและสนสดกระบวนการ

กจกรรมและการปฏบตงาน

แสดงทศทางการปฏบตงาน

จดเชอมตอระหวางขนตอน เชน ไม สามารถเขยนขนตอนเสรจภายใน 1 หนา

16.เสนอคณบดรบทราบผลการจดกจกรรม/เสนอท

ประชม

9

ขนตอนการปฏบตงาน 1. ประชมวางแผนก าหนดวน เวลา สถานทในการจดกจกรรม/โครงการตามไตรมาส

1.1 เปนการประชมเพอก าหนดวน เวลา และสถาน รวมถงวทยากรทจะเชญมาบรรยายในการจดกจกรรมตาง ๆ

2. ประสานงานวทยากร/จองสถานท/หองพกและยานพาหนะ 2.1 ประสานงานวทยากรเรองวน เวลา และหวขอเรองในการจดกจกรรม

2.2 ประสานงานเรองหองพกและยานพาหนะส าหรบรบ-สงวทยากร 2.3 ประสานงานกบส านกบรการวชาการและจดหารายได (พขวญ) เพอขอจองสถานทในการจดกจกรรม และตดตอขอเขยนใบจองสถานท 3. จดท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม การจดท าบนทกขออนญาตจดกจกรรมสามารถปฏบตไดดงน 3.1 เปดคอมพวเตอร เขาไปทไดร “D” 3.2 เลอก โฟลเดอร “Doctor”

10

3.3 เลอกโฟลเดอร “กจกรรม” 3.4 เลอกโฟลเดอร “บรหารการศกษา หรอ สาขายทธศาสตร”

11

3.5 โฟลเดอร “บรหารการศกษา” เลอกปปจจบนทจะจดกจกรรม ซงการจดกจกรรมพฒนานกศกษาสามารถดตวอยางบนทกในปกอน ๆ ได หรอกจกรรมอน ๆ แลวน ามาปรบเปลยนขอมลภายในใหเหมาะสมตามกจกรรมนน ๆ 3.6 โฟลเดอร “สาขายทธศาสตร” พจารณาตามโฟลเดอรตาง ๆ ตามกจกรรมทจะจดในรอบปจจบน จากนนใหดบนทกตวอยางในปกอน ๆ แลวแกไขขอความตามความเหมาะสมของกจกรรมนน ๆ

12

3.7 ตวอยางบนทกขอความ ตวหนงสอสแดงคอสวนทตองปรบแกไขขอมลดงค าอธบายในหมายเลขตอไปน

หมายเลข 1 เลขหนงสอออก บว...../60 สามารถขอไดทส านกงานบณฑตวทยาลย หมายเลข 2 วนทตองเปนวนทเดยวกบทขอเลขหนงสอออก หมายเลข 3 สาขาวชาฯ บางกจกรรมนนอาจจะจดใหกบเฉพาะสาขาวชาใดวชาหนง หมายเลข 4 กจกรรมทเราจดบางครงอาจจะเปนการฝกอบรม, การฝกอบรมเชงปฏบตการ, การ สมมนา และชอเรองในการจดกจกรรม

หมายเลข 5 ใสใหตรงกบหมายเลข 3 หมายเลข 6 วน เวลา สถานทตามทไดประชมตกลงกน หมายเลข 7 งบประมาณ การจดกจกรรมพฒนานกศกษาจะใชงบประมาณในโครงการพฒนา ศกยภาพบณฑตระดบดษฎบณฑต รหสกจกรรมจะปรบเปลยนไปตามปงบประมาณ สามารถดขอมลไดท 1. http://www.kpru.ac.th/

13

2. http://www.kpru.ac.th/personel.php

3. เลอกเมน ระบบบญช 3 มต 4. Username : GF 273 Password : 4301 เขาระบบ

14

5. เลอกเมน “เงนรายได บณฑตศกษา” [yIRb9

6. เลอกเมน “บณฑตวทยาลย” 7. เลอกเมน โครงการ การพฒนาศกยภาพบณฑตระดบดษฎบณฑต

15

8. เลอกกจกรรมทจะจดและคลกเขาไปดรหสกจกรรม รหสงบประมาณ คอ สรปการใชจายตามรหสกจกรรม 401205270121, 401205270221

16

4. ประมาณการคาใชจาย ในการประมาณการคาใชจายในการจดกจกรรมนน สามารถศกษารายละเอยดการเบกจายตาง ๆ ไดทระเบยบกระทรวงการคลงวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจดงาน และการประชมระหวางประเทศ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2555 ฉบบปรบปรงลาสด หรอสอบถามทงานการเงน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร โทร 1061 คณนฤมล (พมล) และ 1063 คณปรางคทพย (พทพย) *** 1.ขนตอนนควรตรวจสอบขอความในบนทก ชอโครงการ กจกรรม รวมทงรหสกจกรรมตาง ๆ ใหถกตอง เพราะหากชอและรหสกจกรรมผดจะไมสามารถท าเรองเบกจายได 2. ในการจดกจกรรมนน หากคาตอบแทนวทยากรสงกวาเกณฑทมหาวทยาลยก าหนดไว ใหท าบนทกขอจายคาตอบแทนวทยาลยสงกวาเกณฑทมหาวทยาลยก าหนด พรอมกบแนบประวตและผลงานของวทยากรเพอประกอบการพจารณาดวย ดงตวอยาง

17

4.จดท าหนงสอเชญวทยากร/เชญประธานและอาจารยในสาขาฯ มารวมเปดพธ/ท าหนงสอราชการใหนกศกษาเขารวมกจกรรม 4.1 หนงสอเชญวทยากรม 2 แบบ คอ 1 หนงสอเชญวทยากรโดยตรง และ 2 หนงสอขออนญาตจากหวหนาใหบคลากร (วทยากร) เขารวม ตวอยาง หนงสอขออนญาตจากหวหนาในบคลากร (วทยากร) เขารวม

ตวอยาง หนงสอเชญวทยากร

18

ตวอยาง บนทกขอความเชญประธานในพธ

ตวอยาง บนทกขอความเชญอาจารยและคณะกรรมการสาขาวชาเขารวมกจกรรม

19

ตวอยาง หนงสอขออนญาตผบงคบบญชาใหนกศกษาเขารวมกจกรรม สวนใหญแลวจะท าหนงสอขนในกรณทกจกรรมนน ๆ ไมตรงกบวนหยดเสาร-อาทตย

5. จดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการปฏบตงาน การจดท าค าสงคณะกรรมการปฏบตงานนนสามารถเขาไปดไฟลเอกสารเชนเดยวกบขอท 3 การท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม โดยการท าค าสงแตงตงคณะกรรมการปฏบตงานสามารถขอเลขค าสงไดทงานธรการ โทร 1070 คณภทรวด (พภทร) และคณสวมล (พปลา) วนทลงทายในค าสง ตองเปนวนททโทรขอเลขค าสงเทานน สวนรายชอคณะกรรมการผปฏบตงานในฝายตาง ๆ ใหพจารณาตามการปฏบตงานจรง

20

6.ประชาสมพนธใหกบนกศกษารบทราบผานสอตาง ๆ เจาหนาทผประสานงานงานประสานการจดบณฑตศกษาระดบปรญญาเอกไดท าชองทางการตดตอสอสารกบนกศกษาไวหลายชองทางนอกจากการโทรศพทประสานงานเปนรายบคล (ดรายชอและเบอรโทรไดจากหนงสอยทธศาสตรสมพนธ) และเวบไซตบณฑตวทยาลย (แจงพโปง นายวฒนา จนทรสงสา) แลวยงไดจดท ากลมไลน และเฟสบคส าหรบตดตอประสานงานและแจงขาวสารตาง ๆ 7.ขออนญาตจดซอจดจาง การขออนญาตจดซอจดจางตองตรวจสอบรหสการตดเงนใหตรงกบรหสทขอใชเงนในบนทกขออนญาตการจดกจกรรม กรณทวทยากรเชาเหมายานพาหนะมาเอง เราตองท าจางเชาเหมารถรบ-สงใหกบวทยากรดวย ตวอยางการท าจดซอ/จดจางในระบบ 3 มต Username : GF 273 Password : 4301 เขาระบบ

21

ใสรหสกจกรรมแลวกดเครองหมาย ? จะไดตวโครงการขนมาจงเรมกรอกขอมลในสวนทเหลอ

- ตรวจสอบเรองทจะท าเปนกรณไหนเปนซอ/จาง หมวดเงนอะไร 1. ซออปกรณส านกงาน เชน กระดาษ ปากกา สมด หมกเครองปรน ซด ต ฯลฯ

ความประสงค = ซอ หมวดเงน = วสดส านกงาน

2. การท าขอความตางๆ เชน ท าปายรบสมครนกศกษา ตดสตกเกอร เปนตน ความประสงค = จาง หมวดเงน = วสดโฆษณาและเผยแพร หรอ วสดส านกงาน

3. เชาเหมารถรบสงอาจารย เชน รบสงวทยากร รบ-สงกรรมการสอบโครงราง กรรมการสอบวทยานพนธอาจารยผสอนนกศกษาระดบปรญญาเอก เปนตน

ความประสงค = จาง หมวดเงน = คาจางเหมาบรการอน

4. ถายเอกสาร ความประสงค = จาง หมวดเงน = วสดส านกงาน

- เรองการการใสขอมลตางๆนน มรายละเอยดดงน 1. เจาหนาทพสด = ตองเปน ดร.ประจกษ กกกอง คนเดยวเทานน

ยกเวนมการเปลยนแปลงต าแหนงเจาทพสด 2. ผส ารวจความตองการ = ตองเปนคนทจะท าเรอง ผทตองการซอ

หรอผทตองยมเงนในเรองนน 3. เหตผล/เหตผลผใช = เหตผลจรงทจะท า เชน เพอจดฝกอบรมการวเคราะห

ขอมลโดยใชสถตขนสง 4. กรรมการซอจาง = ตงใครกไดแตตองมชอไมซ ากบกรรมการสวนอน

ใสเพยง 1 คน

22

5. กรรมการตรวจรบ = ขนอยกบจ านวนเงน ไมเกน 5,000 บาท ตงกรรมการ 1 คน ถาเกนกวานตงกรรมการ 3 คน

6. VAT = เปลยนเปน 0 % 7. เมอใสขอมลครบแลว = กดเพมรายการ

กรอกขอมลใหครบทกขอ ยกเวนราคากลางไมตองแกไขเปลยนแปลงจากนนกดตกลง หากมรายการเพมเตมสามารถเพมรายการไดจนครบทงหมด จงกดบนทก/พมพ จะไดแบบฟอรมทเปน file word จดรปแบบใหเรยบรอย และสงพมพเอกสาร

- เมอเรองอนมตเรยบรอยแลวด าเนนการท าขนตอไป คอ การท าใบตรวจรบกลบไปทการบนทกฟอรม PS1-1

23

คลกยกเลกกอน จากนนคลกคนหา

เลอกเรองแลวกดตกลงเลย

24

กดตรงใบสงซอ/จางถาม และกดตรงใบตรวจรบ จะไดแบบฟอรมใบตรวจรบออกมาจดรปแบบ และสงพมพ ขนตอนตอไปคอการท าใบ กง.1 คลกเลอก ใบกง.1 (จากการซอจาง) ซงจะท าเหมอนตอนสงพมพใบตรวจรบ คอ คนหาเรองเมอเจอแลวจงกดค าสง พมพใบกง.1 กจะไดแบบฟอรมใบกง.1ออกมา หลงจากนนกเปนขนตอนการท างบหนาใบส าคญเบกเงน เมอท างบหนาใบส าคญเบกเงนแลวจงถอวาเสรจสนกระบวนการตดเอกสารซอจางทงหมด

8.งานการเงน/เสนอลงนามจดซอจดจาง หลงจากท าจดซอจดจางแลวจะเปนขนตอนการเสนอลง

นามเอกสารตาง ๆ ตามล าดบดงน - ผส ารวจความตองการเซนเปนคนท 1 - เจาหนาทพสดทกเรอง คอ ดร.ประจกษ กกกอง เซนเปนคนท 2

- หวหนาเจาหนาทพสด คอ ผศ.ดร.ณฐรดา วงษนายะ เซนเปนคนท 3 - เจาหนาทการเงน คอ คณนฤมล (พมล) หรอคณปรางทพย (พทพย) เซนเปนท 4 - อธการบด โดยสวนใหญแลวเรองจดซอจดซอจางจะเสนอใหรองอธการบดฝายบรหารลงนามเปนคนท 5 (กรณรองอธการบดฝายบรหารไมอยและเปนเรองเรงดวนสามารถเสนอใหอธการบดเซนไดเชนกน)

9.ยมเงนทดรองจาย กอนจะคยขอมลใบยมเงน เราควรเตรยมเอกสารทเกยวของเพอขอยมเงน ประกอบดวย บนทกขออนญาตจดกจกรรม เอกสารจดซอจดจางทกอยาง ค าสงแตงตงคณะกรรมการปฏบตงาน เรองขอนญาตไปราชการ ฉบบจรงพรอมกบส าเนา 1 ชด สวนการยมเงนทดรองจายอาจารยหรอพนกงานมหาวทยาลยสามารถยมเงนไดโดยไมตองมผค าประกน สวนลกจางชวคราวสามารถยมเงนได โดยผยมจะตองเปนตนเรองในการจดกจกรรมเทานน และจะตองมขาราชการหรอพนกงานมหาวทยาลยเปนผค าประกน

25

การเขาระบบ 3D-GF รหสผใช GF273 รหสผาน 4301 ไปทบนทกใบขอเบก----ใบ ยมเงน (ทดลองราชการ)-------เพมใบยมเงน

ตวอยางการใสขอมลในใบยมเงนทดรองราชการ

หมายเลขบตรประชาชนของผจะยมเงน 1620300039941 ชอผยมเงน นางสาวพกล อนไผ ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป สงกด(คณะ/ส านก) บณฑตวทยาลย โปแกรม/หนวยงาน งานประสานการจดการศกษาระดบปรญญาเอก ชอผค าประกน - ก าหนดสงคนภายใน(วน) - เพอเปนคาใชจายในการ คาใชจายในการจดกจกรรมฝกอบรมการเขยนบทความวจย ชวงเวลาด าเนนการ 15 ม.ย. – 16 ก.ค. 2560

26

เมอกรอกขอมลครบแลวไปท---------เพมรายการ-----จะไดตารางขนมาวารายการขอยม

รายการ คาใชจายในการจดกจกรรมฝกอบรมการเขยนบทความวจย จ านวนเงน 25,000 เพอขอใชในรหสกจกรรม 401205020321 เมอเสรจแลวกดตกลง---ตรวจสอบความถกตอง------กดบนทก/พมพสญญาไดเลย------จะไดเปนfile

word ดความเรยบรอย----ปรนจ านวน 2 แผน ทงดานหนาและดานหลง รองแผน Copy เสนอตนเรองเซน, คณบด ลงนามตรงผตรวจและแนบเอกสารทกลาวไวขางบนกอนสงทคณปราจน (พจน)

*** หมายเหต 1.ควรตรวจทานเอกสารประกอบการยมเงนและสงทฝายการเงนกอนจดกจกรรมอยาง นอย 3 วน 1.ทกครงเมอไดเงนยมมาแลวเราควรท าตารางสรปการใชจายเงน 2.กอนคนเงนยมตองตรวจสอบยอดเงนทถกหกจากระบบ 3 มตวาตรงกบทเราสรปไวหรอไม ถาตรงแลวสามารถคนเงนยมไดเลยทการเงน 3.ควรเกบfile ขอมลทท าทกอยางเพอใชในการแกไข

27

4.ใบยมทกใบจะคนหลงจากจดกจกรรมและเราคยเบกคาใชจายมการหกลางเงนยมแลว แตถาเปนการเดนทางไปราชการจะตองคนเงนทเหลอทนทหลงจากทเรากลบถงมหาวทยาลย อาจมการเปลยนแปลงระเบยบใหมขนอยกบเจาหนาทการเงนแจง

10.เตรยมความพรอมดานสถานท/เอกสารตาง ๆ ถอเปนการเตรยมความพรอมกอนการจดกจกรรม ซงกระบวนการหลก ๆ มดงน

1.หลงจากไดเงนยมแลวควรน าเงนยมมาซอวสด ตามรายการซอจางทขอเสนอไป โดยสวนใหญแลวจะประกอบไปดวย แฟมพลาสตก ปากกา กระดาษเอ 4 แลวจดเขาแฟม

2.น าเอกสารของวทยากรไปถายเอกสารรานทท าจดซอไว 3.เตรยมใบลงทะเบยนของอาจารย เจาหนาและนกศกษาทเขารบการฝกอบรม 4.เตรยมใบส าคญเบกเงนของวทยากรและรายงานการเดนทางใหกบวทยากรเซนเบก (อยาลม

ขอใบเสรจคาน ามน กรณทน ารถสวนตวมาเอง) 5.เตรยมแบบประเมนการจดกจกรรมใสรวมกบเอกสารในแฟมพลาสตก 6.ประสานฝายอาคารจดสถานทดความพรอมของเครองเสยง หองประชม โตะ เกาอตาง ๆ 7.ประสานงานกบผรบท าอาหารเรองจ านวนผเขาอบรมทแนนอน

11.ประชาสมพนธใหกบนกศกษาทจะเขารวมรบทราบ การประชาสมพนธในขนตอนน จะเปนการแจงใหกบนกศกษาทสนใจเขารวมและไดสงชอมาในการประชาสมพนธชวงแรก ๆ แลว โดยรอบนสวนใหญจะเปนการแจงเปนรายบคคล 12.จดกจกรรม วนทจดกจกรรมเจาหนาทผรบผดชอบควรมากอนเวลา 30-1 ชวโมง เพอตรวจตราความเรยบรอย พรอมกบเตรยมตวรบลงทะเบยน อ านวยความสะดวกประธานในพธเปด วทยากรและผเขารบการฝกอบรม และแกไขปญหาไดอยางทนทวงทหากเกดความผดพลาด 13.การเตรยมเอกสารเบกจาย

คาตอบแทนวทยากร 1) งบหนาใบส าคญเบกเงน 2) แบบ กง.2 (ปรนหนา-หลง) 3) ใบส าคญรบเงนส าหรบวทยากร หากวทยากรไดรบคาตอบแทนเกนเกณฑทมหาวทยาลย

ก าหนด ตองแนบประวตและผลงานของวทยากรดวย 4) ส าเนาบตรประชาชน / บตรขาราชการ 5) หนงสอเชญ / บนทกขอความเชญวทยากร 6) บนทกขอความขออนญาตจดกจกรรมอบรม 7) ค าสงแตงตงวทยากรอบรม คาใชสอย (คาอาหาร) 1) งบหนาใบส าคญเบกเงน 2) แบบ กง.2 (ปรนหนา-หลง) 3) ใบส าคญรบเงน 4) ส าเนาบตรประชาชน / ส าเนาบตรขาราชการ 5) บนทกขออนญาตจดกจกรรม 6) ค าสงแตงตงคณะกรรมการจดกจกรรม 7) รายชอผเขารวมกจกรรมฝกอบรม

28

8) ใบยมเงน ซอ/จาง ซอวสด / จางถายเอกสาร / จางท าปายประชาสมพนธ 1) งบหนาใบส าคญเบกเงน 2) แบบ กง.1 3) ใบส าคญรบเงน / ใบเสรจรบเงน / ใบก ากบภาษ / ใบสงของ (วนทของใบตางๆ เหลานจะ

ลงวนทในวนจดกจกรรมเทานน 4) กรณใบส าคญรบเงน ตองมส าเนาบตรประชาชน / ส าเนาบตรขาราชการ 5) ใบตรวจรบพสด 6) ใบ Ps1-1 7) ใบสงซอจาง (กรณทยอดซอ – จางเกน 10,000) 8) ใบยมเงน จางเชาเหมารถ 1) งบหนาใบส าคญเบกเงน 2) แบบ กง.1 3) ใบส าคญรบเงน 4) ส าเนาบตรประจ าตวประชาชนของพนกงานขบรถ 5) สญญาวาจางรถยนต 6) ส าเนาสมดคมอรถ 7) ส าเนาใบขบขของพนกงานขบรถ 8) ใบตรวจรบ 9) ใบ Ps1-1 10) ใบสงซอจาง (กรณทยอดซอ – จางเกน 10,000 11) ใบยมเงน (กรณมการยมเงน) การเดนทางของวทยากร 1) งบหนาใบส าคญเบกเงน 2) แบบ กง.3 (ปรนหนาหลง) 3) ใบเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ (เขยนดวยปากกา) 4) ใบเสรจรบเงน / ใบก ากบภาษ ของคาเครองบน คาน ามน คาทพก คาลงทะเบยน คาทาง

ดวน อนๆ เปนตน 5) หนงสอเชญ/ค าสงแตงตง 6) ใบยมเงน (กรณทมการยมเงน)

14.เสนอเอกสารเบกเงนลงนาม

รายการ ตนเรอง เจาหนาทพสด

หวหนาเจาหนาทพสด

งานการเงน

งานธรการ

รองอธการบดฝายบรหาร

ตดฎกา งานการเงน

กง.1 จดซอจดจาง - √ √ √ √ √ √ √ กง.2 คาตอบแทน (วทยากร) - √ √ √ √ √ √ √ กง.2 คาใชสอย (อาหาร) √ - √ √ √ √ √ √ กง.3 รายงานการเดนทาง √ - √ - - - √ √

29

15.ประเมนผลการจดกจกรรม/สรปเลมกจกรรม 15.1 เปดคอมพวเตอร เขาไปทไดร “D” 15.2 เลอก โฟลเดอร “Doctor”

30

15.3 เลอกโฟลเดอร “กจกรรม” 15.4 เลอกโฟลเดอร “สรปกจกรรม” 16.เสนอคณบดรบทราบผลการจดกจกรรม/เสนอทประชม น าเลมสรปกจกรรมเสนอตอคณบดบณฑตวทยาลย เพอรบทราบผลการประเมนและน าไปปรบปรงการจดกจกรรมพฒนานกศกษาในครงตอไป

31

แนวทางในการปฏบตของบคลากร ผปฏบตงานควรตดตอประสานงานกบบคคลทเกยวของในกระบวนการจดกจกรรมพฒนานกศกษาระดบบณฑตศกษาโดยตรงหากเกดปญหาหรอขอสงสย เชน ระเบยบการเบกจายเงนในการจดกจกรรม ควรประสานงานกบคณนฤมล สงตาย (พมล) โทรศพทภายใน 1061 คณปรางทพย น าเงนสกลณ (พทพย) โทรศพทภายใน 1063 ถาเปนอาคารสถานทตดตอพขวญ ส านกงานจดหารายได โทร 7907 มาตรฐานคณภาพงาน

รายละเอยดงาน มาตรฐานระยะเวลา (วน) 1.ประชมวางแผนก าหนดวน เวลา สถานทในการจดกจกรรม/โครงการตามไตรมาส

1

2.จดท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม/ประมาณการคาใชจายเสนอลงนาม 2 3.งานการเงน/เสนอลงนามจดซอจดจาง 2 4.ยมเงนทดรองจาย 3 5.แจงใหกบนกศกษารบทราบผานสอตาง ๆ 7 6.เตรยมความพรอมดานสถานท/เอกสารตาง ๆ 1 7.จดกจกรรม 1 8.เสนอเอกสารเบกเงนลงนาม 2 มาตรฐานในเชงคณภาพ/ขอก าหนดทส าคญ

ขนตอน ขอก าหนดทส าคญ 1. ประสานงานวทยากร/จองสถานท/หองพก/จองยานพาหนะ ถกตอง คณภาพ 2. จดท าหนงสอเชญวทยากร/เชญประธานและอาจารยในสาขาฯมารวมเปดพธ/ท าหนงสอราชการใหนกศกษาเขารวมกจกรรม

ถกตอง

3. จดท าค าสงแตงตงคณะกรรมการปฏบตงาน ถกตอง 4. ขออนญาตจดซอจดจาง ถกตอง รวดเรว 5. จดท าบนทกขออนญาตจดกจกรรม/ประมาณการคาใชจาย ถกตอง รวดเรว 6. เตรยมเอกสารเบกจาย ถกตอง 7.ประเมนผลการจดกจกรรม/สรปเลมกจกรรม ผลการประเมนด-ดมาก 8.เสนอคณบดรบทราบผลการจดกจกรรม/เสนอทประชม คณภาพ แบบฟอรมทใช 12.1 แบบฟอรม p1-1 12.2 แบบฟอรมรายงานการเดนทาง 12.3 แบบฟอรมใบส าคญรบเงนส าหรบวทยากร 12.4 แบบฟอรมขออนญาตใชรถยนตมหาวทยาลย (ตางจงหวด) 12.5 แบบฟอรมขออนญาตใชสถานท

32

ปญหาส าคญในการปฏบตงานและวธการแกไข ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงกระบวนการ ปญหา/ ความเสยงส าคญทพบในการปฏบตงาน

วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง

1

ปญหาการยมเงนไมทน

ควรมการวางแผนการจดกจกรรมไวลวงหนาเพอไมใหเวลากระชนชดจนเกนไป เพราะตองเผอเวลาใหกบขนตอนอน ๆ ดวย

เอกสารเบกเงนไมครบถวนสมบรณ

เอกสารเบกเงนตองตรวจสอบความถกตองใหครบถวนและจดเรยงล าดบใหกบฝายการเงนดวย ตรวจสอบขอมลตาง ๆ เชน เวลาในรายงานการเดนทาง วนทในใบเสรจน ามนเชอเพลง วนทในเอกสารเบกตาง ๆ บนทกขออนญาตไปราชการ การใชรถสวนตวตองแนบตวจรงใหกบการเงน

งานการเงน

33

บรรณานกรม

รฐธรรมนญแหงราชอาณาจกรไทย. 2555. ราชกจจานเบกษา เลม 129 ตอนท 141 ง 17 กนยายน 2555 [ออนไลน].http://saraban-law.cgd.go.th/CGDWeb/attdetail/showattach2.jsp?ctn =BCS&blobid=CGD.A.8630&blobpart=1&docTypeName=%E1%BF%E9%C1%C0%D2%BE%20(.tif,%20.pdf). [2560, พฤษภาคม 4].

34

ภาคผนวก

35

ภาคผนวก ก.

36

หนาท 1 สญญาเงนยมเลขท………………....………………..……………..วนท…………………………………………………………………………….…………………………… ( สวนท 1) ชอผยม…...................................................................…………………………….จ านวนเงน…………..…...................................….……………บาท แบบ 8708

ใบเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ

ทท าการ…มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร วนท…….…….เดอน….………………..………….พ.ศ…………………..…. เรอง ขออนมตเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ เรยน อธการบดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร

ตามค าสง/บนทกท…………………………………….………………………….……………..ลงวนท………………………….………..………………. ไดอนมตใหขาพเจา…………………………………………….…………………………..………………..…….ต าแหนง……………………………………………………….…………….……………………….. สงกด……………………………………………………….……….พรอมดวย…………………………………………….…………………………………………….……………………………………. ……………………………………….…………………………………………….………………………………..………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………….……….…………เดนทางไปปฏบตราชการ (ระบเรอง/สถานท/จงหวดทไป)…...............................................................................................................................................….…......โดยออกเดนทางจาก [ ] บานพก [ ] ส านกงาน [ ] ประเทศไทย ตงแต วนท………...…..เดอน……………………….…..…. .พ.ศ...………..….…เวลา……………….….น. และกลบถง [ ] บานพก [ ] ส านกงาน [ ] ประเทศไทย วนท………...…..เดอน……………………….…..…. .พ.ศ...……..…….…เวลา……………….….น. รวมเวลาไปราชการครงน…………วน…………….ชวโมง

ขาพเจาขอเบกคาใชจายในการเดนทางไปราชการ ส าหรบ [ ] ขาพเจา [ ] คณะเดนทาง ดงน คาเบยเลยงเดนทางประเภท…………………..……………………….…………………..จ านวน………..…………..วน รวม…………………………….… บาท คาเชาทพกประเภท………………….…………………………….….……………..………..จ านวน…………..………..วน รวม………...…..……….………. บาท คาพาหนะ…………………………..……………………………………………..……………………………………..………….. รวม…………………...…………. บาท คาใชจายอน……………..………………………………….………………………………….…………………….…………….. รวม……………………………..…บาท รวมเงนทงสน….……………….……………บาท จ านวนเงน (ตวอกษร)…………………………………………………………………………….……………………………………………….

ขาพเจาขอรบรองวารายการทกลาวมาขางตนเปนความจรง และหลกฐานการจายทสงมาดวย จ านวน……1…..ฉบบ รวมทงจ านวนเงนทขอเบกถกตองตามกฎหมายทกประการ ลงชอ…………………….…………..…….…………. ผขอรบเงน (…………….………………….…………………..) ต าแหนง…………………….……..…………………….. ไดตรวจสอบหลกฐานการเบกจายเงนทแนบถกตองแลว อนมตใหจายได เหนควรอนมตใหเบกจายได

ลงชอ……………………………………………… ลงชอ………………………….………………………… (…นางสาวนฤมล สงตาย .......) ( .................................................................. ) ต าแหนง………………………………………...…… ต าแหนง รองอธการบด ปฏบตราชการแทน อธการบดมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร วนท…………………………………………….. วนท……………………………………………..

ไดรบเงนคาใชจายในการเดนทางไปราชการ จ านวน…………………………….บาท (……………………………………………………………………………………………..……) ไวเปนการถกตองแลว *** กรณไปคนเดยว เซนชอผรบเงน ตรงน *** ลงชอ…………………………………………..……….. .ผรบเงน ลงชอ…………………………..………………………….ผจายเงน (………………………………..……………………..) (….................................................…..) ต าแหนง………………………………………………….. ต าแหนง………..…................................................................... วนท………………………………….…………………….. วนท…………………………….……………………………. จากเงนยมตามสญญาเลขท……………………………………..…………………วนท…………………………………………………..

37

หนาท 2 หมายเหต ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………

ค าชแจง 1. กรณเดนทางเปนหมคณะและจดท าใบเบกคาใชจายรวมฉบบเดยวกน หากระยะเวลาในการ เรมตนและสนสดการเดนทางของแตละบคคลแตกตางกน ใหแสดงรายละเอยดของวนเวลาท แตกตางกนของบคคลนนในชองหมายเหต

2. กรณยนขอเบกคาใชจายรายบคคล ใหผขอรบเงนเปนผลงลายมอชอผรบเงนและวนเดอนปทรบเงน กรณทมการยม เงน ใหระบวนททไดรบเงนยม เลขทสญญายมและวนทอนมตเงนยมดวย 3. กรณยนขอเบกคาใชจายรวมเปนหมคณะ ผขอรบเงนมตองลงลายมอชอในชองผรบเงน ทงน ใหผมสทธแตละคนลงลายมอชอผรบเงนในหลกฐานการจายเงน (สวนท 2)

ใบรบรองแทนใบเสรจ แบบ บก.111 ใชใน-กรณเบกคาพาหนะประจ าทางและพาหนะรบจางเหมาจาย หรอ ใช-พาหนะสวนตวเดนทาง(เหมาจาย) กรณใชรถราชการเดนทางไมตองเขยน

ใบรบรองแทนใบเสรจรบเงน แบบ บก.111

สวนราชการ มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร วน เดอน ป รายละเอยดรายจาย จ านวนเงน หมายเหต

-เดนทางโดย รวมเปนเงน

(………………………………….……………….……………….…………….)

ขาพเจา…......................................................................................ต าแหนง…………...................................................………….…. สงกด กรม / มหาวทยาลย......................................………..………………….ขอรบรองวา รายจายขางตนนไมสามารถเรยก ใบเสรจรบเงนจากผรบเงนได และขาพเจาไดจายไปในงานของราชการโดยแท (ลงชอ)........................................................…… วนท …………………….………………………….……

ใบส าคญรบเงน ส าหรบวทยากร

ชอสวนราชการผจดฝกอบรม ........................................................................................................................... โครงการ / หลกสตร ........................................................................................................................................

วนท..............เดอน...............พ.ศ.......... ขาพเจา.......................................................................อยบานเลขท..... ........................................................ ต าบล/แขวง….............................อ าเภอ/เขต................................................จงหวด..................................... ไดรบเงนจาก...............มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร กระทรวงศกษาธการ......................ดงรายการตอไปน

รายการ จ านวนเงน

รวมจ านวน

จ านวนเงน(........................................................................................)

(ลงชอ)..............................................................................ผรบเงน

(ลงชอ)..............................................................................ผจายเงน

2

Form P1-1

เลขท....................... หนวยงาน.............................................................

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร ใบเสนอซอ/จาง

วนท................................................... เรอง ขอเสนอ....................................................... เรยน พสดคณะ/ศนย/ส านก...............................................................

ขาพเจา....................................................................สงกดหนวยงาน............................................ มความประสงคจะจดซอ/จาง............................................................................จ านวน.................รายการ โดยมเหตผลในการขอซอ/จาง........................................................................................................... ในวงเงนทจะจดซอ/จาง....................บาท(....................................................)ก าหนดเวลาทตองการใช/แลวเสรจ..........วน

รายละเอยดทจะซอ/จาง ปรากฏตามรายละเอยดแนบทายนจ านวน..............แผน

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา ................................................................. (...............................................................) ต าแหนง...........................................

เหนควร ใหใชเงนจากโครงการ/งาน..................................................................................................... กจกรรม...................................................................................รหสแผนงาน....................................................................... ขออนมตงบประมาณจากมหาวทยาลยฯ หรอปฏบตตามทคณบด/ผอ านวยการศนย/ส านกเหนสมควร

................................................................. (...............................................................)

หวหนางาน/ประธานโปรแกรมวชา ตรวจสอบแลว เปนการจดหาประเภทรายจาย หมวด ( ) คาวสด ( ) คาใชสอย ( ) คาครภณฑ ( ) คาทดนและสงกอสราง เหนควร รวบรวมเพอด าเนนการจดหาดวยวธตกลงราคาตอไป

จดท าค าขอตงโครงการเพอเสนอกองแผนฯก าหนดรหสแผนงานและรหสกองทนตามเหนสมควร ด าเนนการโอน/เปลยนแปลงหมวดเงนตามแบบฟอรมและวธการของกองนโยบายและแผน

................................................................. (...............................................................)

เจาหนาทพสดคณะ/ศนย/ส านก

อนมตตามเสนอ

................................................................. (...............................................................)

คณบด/ผอ านวยการศนย/ส านก

3

Form P1-2

รายละเอยดคาวสด/คาใชสอย/คาครภณฑ/คาทดนและสงกอสราง ทจะขอซอ/จาง

ล าดบท

รายการ

ราคา ครงหลงสดตอหนวย

ขอด าเนนการครงน

หมายเหต

จ านวน หนวยนบ ราคา/หนวย จ านวนเงน

รวม

........................................................................... ...................................................................... (..........................................................................) (..........................................................................) ผขอซอ/จาง เจาหนาทพสดคณะ/ศนย/ส านก

4

5

6

ภาคผนวก ข.

7

8

ภาคผนวก ค.

บนทกทเกยวของ

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

ประวตผจดท า

ชอ-สกล นางสาวพกล อนไผ ภมล าเนา เลขท 27/1 ม.4 ต.โปงน ารอน อ.คลองลาน จ.ก าแพงเพชร 62180 ประวตการศกษา ศลปศาสตรบณฑต มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร ต าแหนง เจาหนาทบรหารงานทวไป สถานทท างาน งานประสานการจดบณฑตศกษาระดบปรญญาเอก บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร โทรศพท: 082-1612618 Email: Whanice@hotmail.com