คมอแนะน ำกำรใชงำนระบบหนงสอเวยนอเลกทรอนกส แบบงำยๆ

ศนยเทคโนโลยสำรสนเทศ โทร.๖๔๓๐๕

เปนหนำจอส ำหรบเจำหนำทธรกำรของหนวยงำน ใชท ำหนงสอเวยนเพอสงใหหนวยงำนตำง ๆประกอบดวย 2 ขนตอนหลก ๆ ดงน

บนทกขอมลทเกยวกบหนงสอ ม 3 สวนสวนแรก ขอมลหนงสอสง เชน ความเรงดวน ชนความลบ ชอเรอง หนวยงานทออกหนงสอ เปนตนสวนทสอง ขอมลกลมผรบหนงสอ เชน สวนกลาง ภาค พนท เปนตน (ทานสามารถสราง/เพม กลมผรบไดเอง)สวนทสาม วตถประสงคในการสงหนงสอไป เชน เพอทราบ เพอพจารณา หรอแจงเวยนใหทราบทวกน เปนตน

เมอเรยบรอยแลว กดปม ออกเลขหนงสอ เมอไดเลขทหนงสอ น ำมำเขยนในหนงสอทเปนกระดำษ(เมอทานกดปมออกเลขหนงสอ ขอมลหนงสอนนจะถกสงไปยงหนวยงานผรบเรยบรอยแลว)

สแกนไฟลหนงสอทไดออกเลข แลวกดปม แนบเอกสาร เพอแนบไฟลหนงสอทสแกนไว เมอแนบไฟลแลว ตองกดปมบนทก ไฟลถงจะอย ในระบบ (ขนตอนการสแกนไฟลหนงสอ สามารถเชอมตอกบเครองสแกนเนอรได)

คลกเลอกเมน ระบบสำรบรรณ เลอก เมนกำรท ำงำน เลอก บนทกหนงสอรบ–สงเลอก บนทกหนงสอเวยน

หนำจอบนทกขอมลทเกยวกบหนงสอ ผใชงานบนทกรายละเอยดเกยวกบหนงสอเวยน เชน ความเรงดวน ชนความลบ ชอเรอง หนวยงานทออกหนงสอ เปนตน

สวนในชองเรยน ผใชงานสามารถเลอกกลมผรบหนงสอ จะปรากฏชอในชองเรยน เชน หนวยงานสวนกลาง ภาคท ๑ – ๑๐ ส านกงานสรรพสามตพนททกพนท ส านกงานสรรพสามตพนทสาขาทกพนทสาขา หรอหนวยงานอน ๆ ททานตองการสงหนงสอไป

เลอกวตถประสงคในการสงหนงสอไป

กดปม ออกเลขหนงสอ

ขนตอนท 1

พนทสวนน หนวยงำนสรำงเพมเอง

ขนตอนท 2แนบไฟลหนงสอทสแกนไวอยำลม กดปมบนทกดวยทกครง เมอแนบไฟลหนงสอแลว

ทำนสำมำรถตดตำมหนงสอเวยนได วำสงถงใครบำง ใครเปดอำนแลวบำง ทปม เสนทำงกำรเดนหนงสอ

ทหนวยงำนปลำยทำงททำนสงหนงสอเวยนไป เมอหนวยงำนปลำยทำงเขำสระบบแลวถำปรำกฏวำมผสงหนงสอเวยนถง หนงสอเวยนจะมำปรำกฎในพนทสวนน