บทท 6

การพฒนาระบบสารสนเทศ

การพฒนาระบบเปนการสรางระบบใหม หรออาจเปนการปรบเปลยนระบบงานเดม ใหสามารถแกปญหาในการด าเนนงานไดตามความตองการของผใช โดยการน าคอมพวเตอรมาชวยในการน าขอมลเขาสระบบ เพอประมวลผล เรยบเรยง และเปลยนแปลงใหไดผลลพธตามตองการ การพฒนาระบบสารนเทศในองคกรหรอหนวยงานของรฐ จะด าเนนการคอนขางชากวาในภาคธรกจและอตสาหกรรม ทงนเนองจากองคกรในภาคธรกจและอตสาหกรรม มการก าหนดบทบาทและขนตอนการท างานทชดเจน ท าใหสะดวกตอการออกแบบและพฒนาระบบสารนเทศ สวนองคกรของรฐการพฒนาระบบสารนเทศจะตองสมพนธกบนโยบายขององคกร และยงจะตองพจารณาถงความส าคญ จดมงหมาย ความคาดหวง รวมทงการจดโครงสรางขององคกร ซงมสวนส าคญในการพฒนาระบบสารนเทศ จงเปนอปสรรคท าใหการด าเนนงานและท าใหเกดความลาชา

ค าจ ากดความของการพฒนาระบบสารนเทศ

การพฒนาระบบสารนเทศ หมายถง กจกรรมตาง ๆ ทกระท าขนเพอสรางระบบสารนเทศขนในองคกร ทงนไมวาจะเปนการสรางระบบใหมหรอปรบปรงระบบเดม (สมพร พทธาพทกษผล, 2547)

สาเหตของการพฒนาระบบสารนเทศ

การพฒนาระบบสารนเทศ จะตองมขนตอนในการพฒนาตงแตเรมตนจนกระทงถงขนสดทาย เพอใหระบบนน ๆ เปนระบบทมประสทธภาพในการด าเนนงานใหมากทสด เมอระบบสารนเทศขององคกรหรอหนวยงานลาสมย หรอไมสามารถรองรบกบเหตการณทเกดจากเงอนไขในการด าเนนงานทเปลยนแปลงไปได กจ าเปนตองเขาสวงจรการพฒนาระบบอกครง เพอใหระบบสารนเทศนน ๆ เปนระบบทสามารถสรางเสรมใหองคกรด าเนนงานไดอยางมประสทธภาพไดอยางคมคามากทสด ซงสามารถสรปสาเหตของการพฒนาระบบไดดงนคอ

100

1. เนองจากการพฒนาทางเทคโนโลย ท าใหเทคโนโลยมประสทธภาพยงขนจงท าใหมการน าเทคโนโลยมาใชในการด าเนนงานระบบสารนเทศแทนระบบมอเพอเพมประสทธภาพในการด าเนนงาน 2. เนองจากการเปลยนแปลงทางสงคม เมอสงคมมการเปลยนแปลงหรอมการพฒนา จ าเปนอยางยงทตองมการเปลยนแปลงการด าเนนงาน เพอใหสงคมเกดการยอมรบ 3. เนองจากการเปลยนแปลงทางเศรษฐกจ ท าใหเกดการแขงขนทางธรกจ จงท าใหตองมการพฒนาระบบ เพอองคกรจะไดรบสารนเทศทถกตอง ทนสมย และทนกบความตองการเพอใหสอดรบกบสภาวการณทเปลยนแปลงไปท าใหไดเปรยบคแขง 4. เนองจากการเปลยนแปลงภายในองคกร ซงเปนสาเหตหรอแรงผลกดนทท าใหเกดการเปลยนแปลงในเรองของการพฒนาระบบสารนเทศ เพอความกาวหนาในการด าเนนงาน หรอสรางผลผลตทไมเหมอนใคร

จดมงหมายของการพฒนาระบบสารนเทศ

ชยพจน รกงาม (2543) ไดกลาวถงจดมงหมายของการพฒนาระบบสารนเทศไววา องคกรหรอหนวยงานทงในภาครฐ ธรกจ และอตสาหกรรม ลวนมจดมงหมายในการปรบเปลยนหรอการพฒนาระบบสารนเทศ เพอเปนการพฒนาองคกร (ชยพจน รกงาม,2543) โดยมจด มงหมาย ดงนคอ

1. เพอขจดปญหาของระบบสารนเทศทมอยเดม อาจเนองจากระบบสารนเทศทมอยไมเหมาะสม และไมสามารถตอบสนองความตองการไดตามสภาพทเปลยนแปลงไป ดงเชน ปรมาณขอมลมมากขน ไมสมพนธกบระบบ เปนตน จงจ าเปนตองปรบปรงระบบสารนเทศเพอใหสามารถรองรบปญหาตาง ๆ ทเกดขน

2. เพอใหสามารถตอบสนองตอความตองการใหม ๆ ระบบสารนเทศทมอยอาจไมสามารถตอบสนองตอความตองการใหม ๆ ทเกดขนได เชน การค านวณคาปรบเมอหนงสอเกนก าหนดสง และการแสดงสถานภาพของหนงสอของหองสมดวาอยระหวางการด าเนนการ อยบนชนหนงสอ หรอถกยมไปแลว เปนตน ซงระบบทมอยไมสามารถท าไดจงตองมการปรบปรงระบบสารนเทศเพอใหสามารถตอบสนองความตองการใหม ๆ ได

101

3. เพอน าเทคโนโลยสมยใหมมาใช ดวยความเจรญของเทคโนโลย เมอมการพฒนาเทคโนโลยใหม ๆ สามารถทจะน ามาใชในการปรบปรงระบบสารนเทศใหมประสทธภาพยง ขน เชน การใชรหสแทง (barcode) ในการบนทกขอมลใหอยในรปของขอมลอเลกทรอนกส การแลกเปลยนขอมลอเลกทรอนกส (electronic data interchange : EDI) เปนตน เพอเพมประสทธภาพการปฏบตงานและการบรการ

4. เพอพฒนาระบบสารนเทศใหมประสทธภาพมากยงขน องคกรหนง ๆ อาจม สารนเทศหลายรปแบบเพอใชในการด าเนนงานขององคกร เพอใหการด าเนนงานเปนไปอยางมประสทธภาพ เมอองคกรมการขยายตว หรอปรบเปลยนการด าเนนงานใหสอดคลองกบสภาวะแวดลอมทเปลยนไป บางครงระบบสารนเทศทมอยไมสามารถรองรบการขยายตวและสภาวการณเปลยนไป จ าเปนตองมการพฒนาระบบสารนเทศขนมาใหมใหสอดคลองกบการเปลยนแปลงทเกดขนในองคกร

หลกในการพฒนาระบบสารนเทศ

ไมวานกวเคราะหระบบจะเลอกใชวธการหรอแนวทาง ทจะน ากระบวนการทางความ คดของวงจรการพฒนารปแบบใดมาใชกตาม ในการพฒนาระบบสารนเทศนน สงทนกวเคราะหระบบควรค านงถงในทกขนตอนของวงจรการพฒนาระบบคอ หลกในการพฒนาระบบ ซงจะท าใหการพฒนาระบบนนส าเรจไดดวยด( กตต ภกดวฒนกล และพนดา พานชกล, 2546)หลกการทจะน ามาใชในการพฒนาระบบสารนเทศดงกลาวคอ

1. ตองค านงถงเจาของระบบและผใชระบบ

1.1 ในการพฒนาระบบสารนเทศนน นกวเคราะหระบบ โปรแกรมเมอร และผ เชยวชาญดานตาง ๆ แมจะท างานอยางเตมความสามารถเพอใหไดระบบทตรงตอการใชงานของผใชระบบใหไดมากทสด แตกอาจจะไมท าใหระบบนน ๆ ประสบความส าเรจได หากไมมการยอมรบจากเจาของระบบ เพราะวาเจาของระบบคอผ ทตดสนใจล าดบสดทายในการแสดงความพงพอใจตอระบบสารนเทศทพฒนาขนมา

1.2 การตดตอสอสารและความเขาใจผดจากเจาของระบบและผใชระบบสารนเทศ เนองจากการพฒนาระบบคอการเปลยนแปลง โดยเฉพาะเทคโนโลยใหม ๆ ทจะน าเขามาในระบบ นบวาเปนเรองส าคญของเจาของระบบในการพจารณาถงตนทน สวนผใชระบบนนโดยธรรมชาต

102

ของผใชระบบยอมเหนเปนเรองยงยาก ทจะเปลยนแปลงลกษณะการท างานจากระบบเดมมาเปนระบบทใชเครองคอมพวเตอรเปนหลกในการท างาน ตองท าใหทศนคตเปลยนไปโดยใหคดวาการน าคอมพวเตอรมาใชในการด าเนนงานนน ถอเปนเครองมอส าคญทชวยอ านวยความสะดวกในการท างานทท าใหเกดความรวดเรวและถกตองมากยงขน อนจะสงผลใหเกดประโยชนสงสดตอองคกร

2. พยายามแกไขปญหาใหตรงจด ในการพฒนาระบบนนตองค านงถงปญหาทวเคราะหมาวาตองเปนปญหาทเกดขนจรง และมโอกาสในการแกปญหานนได และตองพยายามจบประเดนถงสาเหตของปญหาใหได โดยมแนวทางดงน

2.1 ศกษาและท าความเขาใจถงสาเหตของปญหาของระบบทเกดขน 2.2 ก าหนดความตองการทจะแกไขปญหาทเกดขน 2.3 ระบวธการแกไขปญหาแตละวธ และเลอกวธทดทสด 2.4 ออกแบบหรอลงมอแกไขปญหานน

2.5 สงเกตและประเมนผลกระทบ จากวธแกปญหาทจะน ามาใชและท าการ ปรบปรงจนสมบรณทสด

3. การก าหนดขนตอนหรอกจกรรมในการท างาน ในการพฒนาระบบจะตองมการก าหนดขนตอนหรอกจกรรมตาง ๆ อยางชดเจน เชน วฏจกรพฒนาระบบงาน (system development life cycle : SDLC) กมขนตอนในการปฏบตงานอยางชดเจน ถงแมวาในการลงมอปฏบตจรง อาจจะมการยอนกลบไปปรบปรงแกไขขนตอนทผานมาบางเพอความถกตอง แตนนกเปนสงทไมอาจหลกเลยงไดในบางกรณ

4. ก าหนดมาตรฐานในระหวางการพฒนาระบบและจดท าเอกสารประกอบ ควรมการก าหนดมาตรฐานในระหวางการพฒนาระบบเพอใหมกฎและระเบยบในการปฏบตงาน อนจะสงผลใหการปฏบตงานเกดขอผดพลาดนอยทสด ไมวาองคกรนนจะมกระบบ หรอองคกรนนจะท าการสรางระบบดวยบคลากรขององคกรเองหรอซอโปรแกรมประยกตส าเรจรปมาใชกตาม สงหนงทนกวเคราะหระบบและองคกรไมตองการใหเกดขนคอ ความลมเหลวในการพฒนาระบบ ดงนนมาตรฐานในระหวางการพฒนาระบบนนมขนเพอก าหนดลกษณะการท างานในดานตาง ๆ มรายละเอยดดงน

103 4.1 ดานการปฏบตงาน (activities) จะตองเปนไปตามล าดบขนของการ

พฒนาระบบทไดก าหนดไว 4.2 ดานหนาทความรบผดชอบ (responsibility) เปนการก าหนดขอบเขต

ความรบผดชอบของแตละฝายทเกยวของ วามขอบขายงานอยางไร ท าใหมการท างานทชดเจนขน 4.3 ดานการตรวจสอบคณภาพ (quality checks) เปนการตรวจสอบการ

ปฏบตงานในการพฒนาระบบวาเปนไปตามความตองการของเจาของระบบหรอผใชระบบหรอไม 4.4 ดานเอกสารคมอหรอรายละเอยดความตองการระบบ (documentation

guidelines/requirements) จะตองมความถกตองและเปนปจจบน รวมทงจะตองรายละเอยดอยางชดเจนและสามารถน าไปใชงานจรงได มาตรฐานทก าหนดการท างานและเอกสารตาง ๆ เหลานควรจะมการจดท าขนในการพฒนาระบบทก ๆ ขนตอน

5. การพฒนาระบบคอการลงทน ดงนนนกวเคราะหระบบควรเพมความรอบคอบในการวเคราะหถงปญหาตาง ๆ การพจารณาตดสนใจทจะเลอกวธการแกไขปญหาใด ๆ ควรหาทางเลอกใหมากพอสมควร และก าหนดทางเลอกตาง ๆ ทสามารถน ามาใชในการแกปญหาแลวน ามาเปรยบเทยบกน ตดสนใจเลอกทางเลอกทดทสด ควรพจารณาถงประสทธภาพ และความคมคาในการลงทนของแตละทางเลอกประกอบไปดวย

6. มการแตกระบบใหญใหเปนระบบยอย ระบบทมกลมของระบบอน ๆ ทเลกกวาเปนสวนประกอบจะเรยกวาระบบใหญ (Supersystem) สวนระบบเลก ๆ ทเปนสวนของระบบทใหญกวาเรยกวาระบบยอย(Subsystem) ดงนน ระบบใหญและระบบยอย ยอมมความสมพนธกน เมอระบบใหญเกดการเปลยนแปลง ระบบยอยยอมมการเปลยนแปลงตามไปดวย

7 .ออกแบบระบบเพอรองรบการเตบโต และการเปลยนแปลงขององคกรทจะเกดขนในอนาคต สงทนกวเคราะหระบบตระหนกอยเสมอคอ ความตองการของผ ใช ไมเฉพาะขณะท าการพฒนาระบบเทานน หากรวมไปถงการคาดการณถงความตองการของผใชระบบทอาจเกดขนในอนาคต นกวเคราะหระบบควรจะออกแบบระบบเพอรองรบการเจรญเตบโต และการเปลยนแปลงทเกดขนในอนาคตดวย

104

องคประกอบในการพฒนาระบบสารนเทศ

ระบบสารนเทศในองคกรทมขนาดเลกหรอขนาดใหญ จะมองคประกอบในการพฒนา 6 ประการ ไดแก สวนน าเขา แบบจ าลอง ผลลพธ เทคโนโลย ฐานขอมล และการควบคม องคประกอบเหลาน อาจมรปรางลกษณะแตกตางกน และมคณคาเนอหาสาระและการท างานทตางกน (จนตรตน เบอรพนธ, 2544)

1. สวนน าเขา (input) คอการน าเขา ขอมล ตวอกษร เสยง และภาพ ทน าเขามาในระบบสารนเทศ โดยทวไปวธทใชในการน าเขาคอ การบนทกลงบนกระดาษ การพมพลายนวมอ การใชระบบสมผสหนาจอ การพมพทางคยบอรด การใชบารโคด การอานดวยปากกาเรองแสง และการใชเสยง นกออกแบบอาจใชวธการน าเขาในหลาย ๆ วธมาผสมผสานกนเพอใหสวนน าเขามประสทธภาพมากขน 2. แบบจ าลอง(models) แบบจ าลองระบบประกอบดวยเทคนคการสรางแบบจ าลองอธบายบางสงทซบซอน ซงนกวเคราะหระบบใชเพอการออกแบบและก าหนดคณสมบตของระบบ เชน คอนเทกซไดอะแกรม (context diagram) แผนภาพล าดบขอมล (data flow diagram) ผงงาน (flowchart) และผงไฮโป (HIPO chart) เปนตน 3. ผลลพธ (output) ผลลพธของระบบสารนเทศคอ สารนเทศทมคณภาพส าหรบผบรหารและผใชทกระดบและทกคน โดยทวไปผลลพธจะเปนสารนเทศในลกษณะรายงาน เชน รายงานการเงน รายงานการท างบประมาณ เปนตน นอกจากนนอาจจะเปนค าตอบส าหรบค าถามตาง ๆ ขาวสาร และค าสง คณภาพของผลลพธจะขนอยกบความถกตอง ความทนเวลา และความเกยวของกบสงทตองการ 4. เทคโนโลย (technology) เทคโนโลยจะใชส าหรบด าเนนการสวนน าเขาและชวยใหสวนแบบจ าลองท างาน ไมวาจะเปนการจดเกบ การคนหา การประมวลผล และการสงตอไปเปนผลลพธ ตลอดจนการควบคมระบบทงระบบ ในสวนของเทคโนโลยจะท างานตลอดเวลา และ ดงเอาสวนตาง ๆ มาท างานเชอมตอกน ซงประกอบดวยสวนใหญ ๆ 3 สวนคอ คอมพวเตอรและหนวยจดเกบ การสอสาร และซอฟตแวร ในอนาคตระบบสารนเทศทกระบบจะตองพงพาความกาวหนาของเทคโนโลยเพมขนเรอย ๆ

105 5. ฐานขอมล (database) เปนสวนทจดเกบรวบรวมขอมลตาง ๆ ทงหมดขององคกร นบเปนวธการทเปนระบบส าหรบใชในการจดเกบ บนทก แกไข เปลยนแปลงขอมล ซงฐานขอมลเปนแนวทางใหมขอมลกลาง ลดปญหาในการจดเกบขอมลซ าซอน สามารถควบคมความถกตองของขอมล รกษาความมนคงปลอดภยของขอมล และเปนรากฐานส าหรบงานสารนเทศ 6. การควบคม (control) ระบบสารนเทศทกระบบจะตองมการออกแบบสวนควบคมใหท างานอยางมประสทธภาพ ซงมแนวทางทใชในการควบคมคอ มการวางแผนการด าเนนงานทด การมคมอการท างาน การอบรมบคลากร การหมนเวยนการท างาน การมระบบตรวจสอบการท างาน การมระบบขอมลส ารอง การมระบบไฟส ารอง การใชสญญาณกนขโมย และการควบคมการเขาถงขอมลโดยการเปลยนรหสการเขาสระบบเปนประจ า เปนตน ภาพท 5.1 องคประกอบในการพฒนาระบบสารนเทศและปจจยทมผลกระทบ ทมา (จนตรตน เบอรพนธ, 2544, หนา 34)

การศกษาความเหมาะสม

การบรณาการ ปฏสมพนธระหวาง ผใชกบระบบ

คแขง

คแขง

ผใช

สวนน าเขา

สวนแบบจ าลอง

สวนผลลพธ

สวนเทคโนโลย

สวนแบบจ าลอง

สวนผลลพธ

ผใช ผใช

ผใช ผใช

ผใช

คาใชจาย/ประสทธผล

ปจจยขององคกร (ลกษณะ, ขนาดของ

องคกร)

ความตองการดานการประมวลผล (ปรมาณ, เวลา, ความซบซอน

ความตองการของระบบ (ความเชอถอ, ความ

ยดหยน, การเขาถง, การบ ารงรกษา)

คณภาพของสารนเทศและความสามารถในการน ามาใช

106

แหลงทมาทท าใหเกดการพฒนาระบบสารนเทศ

แหลงทมาของการรองขอใหมการเรมตนในการพฒนาระบบ ซงอาจจะมทงจากแหลงภายใน และภายนอกองคกรดงนคอ 1. ผใชระบบ (User) ผใชระบบจากแผนกตาง ๆ ในองคกร เมอประสบปญหาในการด าเนนงานในแตละแผนก จงเสนอใหมการพฒนาระบบงาน เพอการแกไขปญหาในการท างาน 2. ผบรหารระดบสง (Top Management Directives) ซงเปนผ ทมองเหนแผนการด าเนนงาน และทราบถงการเปลยนแปลงทเกดขนทงภายในและภายนอกองคกร จงตองการใหมการพฒนาระบบเพอปรบปรงประสทธภาพในการด าเนนงาน เพอใหทนกบการเปลยนแปลงทเกด ขนในสงคม 3. เพอความคงอยของระบบ (Existing System) เมอมปญหาหรออปสรรคเกดขนจากการปฏบตงานภายในองคกร ท าใหการด าเนนงานเกดความลาชาหรออาจจะไดรบสารนเทศทไมตรงกบความตองการไมเพยงพอส าหรบการปฏบตงานและการตดสนใจ จงตองมการพฒนาระบบเพอใหระบบสารนเทศขององคกรเกดประโยชนส าหรบการปฏบตงานอยางคมคา 4. แผนกระบบสารนเทศ (Information System Department) เปนแผนกทไดรบทราบปญหาตาง ๆ ท าใหมองเหนแนวทางในการแกไขปญหา ดงนนจงจ าเปนทแผนกจะเสนอความคดเชงเทคนคในการเพมประสทธภาพดานเทคโนโลย 5. แหลงภายนอกองคกร(External Forces) แรงผลกดนจากภายนอกองคกร ไดแก รฐบาล ผใชบรการ ลกคา องคกรอน ๆ ทด าเนนงานรปแบบเดยวกน และการเปลยนแปลงอนเกดจากความกาวหนาทางเทคโนโลยสารสนเทศ ภาพท 5.2 แหลงทมาของผท าการรองขอใหมการพฒนาระบบสารนเทศ

The Organization

Existing System Top Management Directives Request

For Systems Service

Information System Department External Forces

End User Prepare

107 ผทเกยวของกบการพฒนาระบบสารนเทศ

ภาระหนาทในการพฒนาระบบสารนเทศในหนวยงานไมใชหนาทของใครคนใดคนหนงหรอฝายใดฝายหนง แตเปนหนาทและภารกจหลกของทกคน ตามขอบเขตและภารกจทเกยวของ (มยร รตนมง, 2543) ผ ทเกยวของกบการพฒนาระบบสารนเทศโดยทวไปแลวจะมผ ทเกยวของ 2 กลม คอ

1. กลมผพฒนา คอกลมบคคลทเปนผ รบผดชอบหรอเปนผ ทเหนชอบทจะใหมการพฒนาระบบสารนเทศใหเกดขนในองคกรหรอหนวยงาน กลมบคคลเหลานไดแก ผบรหารองคกรหรอหนวยงาน หวหนาแผนงาน หวหนาโครงการ คณะท างาน ทมงานทรบผดชอบ และทกคนทไดรบมอบหมายหรอทกคนทมสวนรวมในการพฒนา

1.1 ผบรหารองคกรหรอหนวยงาน ภารกจของกลมผพฒนาทอยในฐานะผบรหารควรมหนาทในการสรางขวญและก าลงใจ จดแบงงานและมอบหมายงาน ในปรมาณทเหมาะสม พจารณาใหความเหนในทกเรอง บรหารจดการ ก ากบตดตามรบผดชอบทกภารกจใหส าเรจตามเปาหมาย ก าหนดและเสนอแนะใหแนวคดหรอแนวทาง พจารณาตดสนใจและสงเสรมสนบสนนทกภารกจ เพอความส าเรจของการพฒนา แกไขปญหาและอปสรรคขอขดของทเกดขนตงแตเรมจนสนสดภารกจ

1.2 ผพฒนา ซงอาจจะอยในฐานะหวหนาทมงาน หรอหวหนาคณะท างาน นอกจากจะมภารกจในฐานะผบรหารและจดการทมหรอคณะแลว ยงมภารกจส าคญคอ รวบรวมปญหา ความตองการของผใช ก าหนดรปแบบ ออกแบบ พฒนาระบบตดตงบ ารงรกษาระบบ วางแผนการพฒนางานและก าหนดผ รบผดชอบในกจกรรมหลก ๆ เพอเปนแกนน าในการประสาน งาน ก ากบตดตามงาน ประเมนผล เสนอแนวทางในการแกไขปญหา อปสรรค 2. กลมผใช ภารกจของกลมผใชคอ การสรปเสนอความตองการ พจารณาใหความเหนในทกเรองตามขอบเขต รวมศกษาวเคราะหใหการสนบสนน รวบรวม จดเตรยมขอมล รวมศกษาเพอหาแนวทาง รวมด าเนนการภารกจทรบผดชอบ ใหส าเรจตามเปาหมาย ชวยแกไขปญหาหรออปสรรคทเกดขน

108

ภาพท 5.3 โครงสรางขององคกรเพอการพฒนาระบบสารนเทศ

หากเปนการพฒนาระบบสารนเทศขององคกร ทท าหนาทเปนสถาบนบรการสารนเทศ ซงอาจจะมชอเรยกไดหลายลกษณะเชน หองสมด ส านกวทยบรการ ศนยสารนเทศ ศนยบรรณสารสนเทศ เปนตน ซงองคกรเหลานด าเนนการโดยบรรณารกษหรอนกสารสนเทศ ซงบคคลดงกลาวควรมสวนรวมในการพฒนาระบบไดดงนคอ

1. อธบายระบบงานปจจบน อธบายถงขนตอนการปฏบตงานอยางละเอยด

2. ประชมรวมคณะท างานเพอทราบถงขนตอนการปฏบตงานวาตรงกบการใชงาน

ตามทตองการหรอไม 3. ชแจงวตถประสงคและความตองการ บอกวตถประสงคอยางละเอยด ตองการ

เพราะอะไร เพออะไร สามารถอธบายเหตผลได

4. ชวยทดสอบระบบ ชวยเตรยมขอมลในการทดสอบระบบ

5. เขารบการฝกอบรมระบบใหมเพอใหรจกวธใชระบบไดอยางถกตอง 6. เตรยมขอมลปอนเขาสระบบใหม เตรยมแบบฟอรม(worksheet)เพอกรอกขอมล 7. ใชระบบและประเมนระบบใหม เพอชแจงใหนกวเคราะหระบบทราบ

คณะกรรมการบรหาร

โครงการ

หวหนาโครงการ

คณะท างานโครงการ

ผพฒนาระบบ ผสนบสนน

ดานทคนค ผใชระบบ

ทปรกษาโครงการ

109 นอกจากนบรรณารกษทท าหนาทในการพฒนาระบบสารนเทศยงตองมคณลกษณะ

ดงนคอ 1. ตองมความรเกยวกบงานทปฏบต 2. สามารถอธบายลกษณะงานทปฏบตได 3. มประสบการณในการท างานทก ๆ ดาน 4. มความรเกยวกบคอมพวเตอรและกระบวนการสารนเทศ 5. มความรดานการวเคราะหระบบ รจกใชเครองมอและเทคนคในการวเคราะหระบบ

ขนตอนการพฒนาระบบสารนเทศ

การพฒนาระบบสารนเทศเปนการด าเนนงานตามขนตอนทก าหนดเอาไวอยางชดเจน

ซงจะเรยกวา “วฏจกรพฒนาระบบงาน” (System Development Life Cycle หรอ SDLC) คอกระบวนการทางความคดในการพฒนาระบบสารนเทศ เพอแกปญหาในการด าเนนงาน และตอบสนองความตองการของผใช โดยการแบงเปนขนตอนตาง ๆ รวม 7 ขนตอน คอ

ภาพท 5.4 แบบจ าลองวฏจกรพฒนาระบบแบบจ าลองน าตก ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 173)

เขยนและทดสอบโปรแกรม

ก าหนดความตองการ

ทดสอบระบบ

ออกแบบรายละเอยด

ออกแบบระบบ

การศกษาขนตน

เปลยนระบบ

110 แบบจ าลองดงกลาวขางตนนยมเรยกวา แบบจ าลองน าตก (Waterfall Model)

เนองจากการท างานแตละขนตอนจะเรมไดกตอเมองานในขนตอนกอนหนานส าเรจเรยบรอยแลวเทานน แตถาก าลงท างานอยในขนตอนใดขนตอนหนง หากพบวางานทท าในขนตอนทผานมาไมถกตองหรอไมชดเจนพอ อาจยอนไปท างานในขนตอนกอนหนานใหส าเรจเรยบรอยได การท าเชนนแสดงโดยลกศรชกลบขนไปสขนตอนทผานมา

นอกจากนยงมวธการแสดงภาพการพฒนาระบบงาน ซงเปนการแสดงความสมพนธระหวางเวลาทใชในการพฒนาระบบงานกบทรพยากรทจ าเปนตองใช ดงภาพท 5.5

ทรพยากร

ภาพท 5.5 วฏจกรพฒนาระบบงาน

ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 174)

1. การศกษาขนตน

โดยทวไปงานพฒนาระบบสารนเทศมกจะเรมจากการมปญหาในการปฏบตงาน การศกษาขนตนเปนขนตอนของการก าหนดขอบเขตของปญหา เพอใหทราบรายละเอยดเกยวกบปญหาและสถานการณตาง ๆ ทเกยวของ เปนตนวา

1.1 เพอใหเขาใจและเหนภาพทชดเจนของระบบและปญหาทเกดขน

1.2 เพอวเคราะหปญหาจากขอมลทรวบรวมได 1.3 เพอทราบสาเหตและผลกระทบของปญหา 1.4 เพอระบสวนงานหรอลกษณะงานทสามารถพฒนาปรบปรงได 1.5 มวธการแกปญหาแบบใดบาง

เขยนและทดสอบโปรแกรม

ศกษาขนตน วเคราะหระบบ ออกแบบระบบ ทดสอบระบบ เปลยนระบบ

เวลา

111

ในบางครงเรยกการศกษาขนตนนวา การศกษาความเหมาะสมหรอการศกษาความเปนไปได เพราะตองมการพจารณาวาควรทจะพฒนาระบบทเสนอนนหรอไม และจะเนน

การศกษาความเปนไปได 3 ดาน คอ

1. ความเปนไปไดทางดานเทคนค (technical feasibility) เปนเรองทส าคญมากทจะตองพจารณา โดยดความเปนไปไดของเครองมออปกรณทจ าเปนตองใช องคกรตองมเครองมออปกรณคอนขางพรอม และมขดความสามารถ บคลากรทท าการพฒนาตองมความเชยวชาญดานเทคนค ระบบใหมตองสามารถรองรบงานตาง ๆ ไดในระยะ 5 ปขางหนา ส าหรบค าถามทชวยในการศกษาความเปนไปไดดานเทคนคคอ

1.1. มความจ าเปนหรอไมทตองมการเปลยนแปลงเทคโนโลยทเสนอ 1.2. อปกรณทเสนอมขอจ ากดดานความจของขอมลทตองการใชในระบบใหม หรอไม

1.3. ระบบทเสนอสามารถตอบสนองการใชโดยไมตองค านงถงจ านวน และ แหลงทท างานของผใชหรอไม

1.4. ระบบใหมสามารถขยายตอไปไดหรอไม 1.5. มการประกนดานเทคนคเกยวกบ ความเทยงตรง ความนาเชอถอและ ความปลอดภยของขอมล 2. ความเปนไปไดในทางด าเนนการ (operation feasibility) โดยพจารณาจากการสนบสนนโครงการพฒนาระบบจากผบรหาร ผ ใชระบบ ประสทธภาพของระบบ ผ ใชเหนความส าคญของการเปลยนแปลง และนกวเคราะหระบบตองใหความสนใจตอทาทและทศนคตของผใชคอนขางมาก ตองคนหาใหไดวาผใชชอบและตองการระบบแบบใด

3. ความเปนไปไดทางเศรษฐกจ (economic feasibility) ในการพฒนาระบบ

สารนเทศนนตองมคาใชจายในการด าเนนงาน ซงจะไดผลตอบแทนเทาใด คมคาหรอไมนนตอง พจารณาจาก

3.1 คาใชจายดานบคลากรทใชในการพฒนาระบบ

3.2 คาใชจายอปกรณทจ าเปนทตองเพมเตม

3.3 คาใชจายในการพฒนาหรอซอระบบ

3.4 ผลตอบแทนทไดจากระบบใหม

112 ในการศกษาขนตนของการพฒนาระบบสารนเทศนนนกวเคราะหระบบจะตอง

ด าเนนการดงน

1. ท าความเขาใจขอเสนอขอจดหาหรอพฒนาระบบ เพอก าหนดขอบเขตของการศกษาใหชดเจน

2. ศกษาเอกสารตาง ๆ เพอท าความเขาใจงานทก าลงจะจดท าเปนระบบสารนเทศใหเขาใจชดเจนมากยงขน

3. สมภาษณผ ใชทจะไดประโยชนจากระบบสารนเทศ ตงแตระดบผบรหารไปจนถงพนกงานระบบปฏบตเพอทราบความตองการทแทจรงจะไดก าหนดวตถประสงคและเปาหมายของระบบใหมได

4. พจารณาแนวทางตาง ๆ ทงลกษณะการด าเนนงานของระบบใหมและวธพฒนาระบบทจะท าใหไดมาซงระบบทตองการ

5. จดท าขอสรปเกยวกบความเปนไปไดของแนวทางทเหมาะสม แลวท า เปนรายงานเสนอผบรหาร ซงรายงานการศกษาความเหมาะสม ควรประกอบดวยหวขอส าคญดงน คอ

5.1 บทสรปผลจากการศกษาส าหรบผบรหาร 5.2 ความเปนมาของงาน

5.3 วตถประสงคของการศกษา 5.4 ขอบเขตของการศกษา 5.5 สรปลกษณะงานทตองการใชคอมพวเตอรวามปญหาอปสรรคอยางไรบาง 5.6 แนวทางทเปนไปไดในการแกปญหาและอปสรรค

5.7 แนวทางทเสนอแนะพรอมเหตผล 5.8 ก าหนดเวลา งบประมาณ และก าลงคนทตองการ 5.9 สรปโครงการศกษาทงหมด

5.10 เอกสารประกอบตาง ๆ

2. การวเคราะหระบบ เปนกระบวนการในการเกบรวบรวมขอมลตความเกยวกบขอเทจจรง วนจฉยปญหา และใชขอมลขาวสารในการเสนอแนะการปรบปรงระบบ หรอสรางระบบใหมหรอเปนการศกษาหรอวเคราะหระบบปจจบนเพอก าหนดลกษณะทจ าเปน หรอความตองการในระบบใหม ซงการวเคราะหระบบเปนการศกษาเกยวกบ

113 2.1 ระบบสารนเทศปจจบน และบทบาทของระบบสารนเทศในองคกร

2.2 ความตองการสารนเทศขององคกรและของผใช 2.3 สมรรถนะหรอประสทธภาพของระบบการประมวลผลสารนเทศทจ าเปนและ สนองความตองการของผใช

ส าหรบจดมงหมายของการศกษาความตองการ (requirement) กคอการน าความตองการมาเทยบกบการท างานปจจบนเพอวเคราะหดวามการท างานดานใดบางทยงไมสามารถตอบสนองความตองการได เพราะเหตใด ปญหาคออะไร จะน าคอมพวเตอรมาแกปญหานนไดอยางไร ระบบสารนเทศใหมทจะใชแกปญหานนจะมลกษณะอยางไร

การวเคราะหระบบสารนเทศใหบรรลวตถประสงคนกวเคราะหระบบควรจะตองด าเนนการตามขนตอนตาง ๆ ดงน

1. ทบทวนวตถประสงคและเปาหมายใหชดเจน ประเดนทตองทบทวนถง วตถประสงคหรอเปาหมายคอ ผ บรหารองคกรตองการอะไร งานทด าเนนอยในปจจบนมขอบเขตการด าเนนงานขนาดไหน และใชเวลานานเทาใด

2. ศกษาแนวทางทไดเสนอไวในรายงานการศกษาขนตน จะท าใหทราบถง แนวความคดเดมวามแนวความคดเปนอยางไร และผศกษาขนตนเสนออะไรไวบาง

3. ศกษาและรวบรวมเอกสารตาง ๆ ทเกยวกบระบบ เปนการศกษาและรวบรวมเอกสารขององคกรทเกยวของกบวตถประสงค นโยบาย และลกษณะของการด าเนนงานตาง ๆ ภายในองคกร การศกษาเอกสารตาง ๆ ดงกลาวเพอใหเกดความเขาใจลกษณะการด าเนนงาน

เอกสารทจะตองรวบรวมไดแก 3.1 แผนผงการจดองคกร (Organization Chart) คอแผนภมทแสดงความสมพนธของบคคลในองคกรตามหลกการบงคบบญชา และศกษาเพอท าความเขาใจผ ทปฏบตงานตาง ๆ วาหนวยงานมต าแหนงอะไรบาง ใครมต าแหนงอะไร และมความรบผดชอบอะไร จ าเปนตองใชขอมลขาวสารอะไรบาง ขอมลขาวสารนนจะถกบนทกเกบไวทหนวยงานใด

การศกษาแผนผงองคการท าใหนกวเคราะหระบบทราบวาควรจะเรมด าเนนงานศกษากบใครกอน

3.2 แผนงานของหนวยงาน นกวเคราะหระบบศกษาแผนงานเพอทราบวตถประสงคและเปาหมาย ส าหรบใชเปนแนวทางในการท างาน เปนตนวา 3.2.1 แผนระยะยาว ส าหรบก าหนดการขยายงานเดมทท าอย 3.2.2 แผนงานระยะสน ส าหรบควบคมการด าเนนงานและงบประมาณ

114 3.3 เอกสารแบบฟอรมและรายงานตาง ๆ ทใชในองคกร มความส าคญ

เพราะเปนทรวบรวมขอมลและสารนเทศทใชในการด าเนนงานในองคกร เอกสารและแบบฟอรมเหลานนตองรวบรวมทงทเปนแบบฟอรมเปลา และทใชแลวเพอศกษาเกยวกบการใช และ ความสมบรณของขอมล การพจารณาแบบฟอรมตองพจารณาหวขอทปรากฏในแบบฟอรม ล าดบทของหวขอ และความชดเจนของภาษาทใช เพราะมผลกระทบตอการเพมหรอลดเวลาทใชในการปฏบตงาน การคอบคมทมประสทธภาพ อาจตองใชแบบฟอรมทไดรบการออกแบบใหม ซงสมพนธกบงานฝายอน ๆ ในองคกร

3.4 กฎและระเบยบตาง ๆ เพอตรวจสอบวาระบบทจดท าขนนน

เปนไปตามกฎระเบยบทก าหนดเอาหรอไม

4. ศกษาความตองการของผบรหารและผปฏบตงาน เพอทราบนโยบายการบรหารการปฏบตงานและความคาดหวงของผบรหาร การศกษาความตองการ สามารถท าได 2 วธ คอ 4.1 สมภาษณ เปนเทคนคการเกบขอมลทใชกนอยางแพรหลายในการวเคราะหระบบ ท าใหสามารถเรยนรสงทเกดขนในการด าเนนงานไดจากผ บรหาร และผ ปฏบตงาน

โดยทวไปจะเรมสมภาษณผบรหารกอนเพราะผบรหารมกทราบวตถประสงคและเปาหมายของงานดอยแลวและเคยทราบปญหาตาง ๆ ในหนวยงานพอทจะถายทอดใหนกวเคราะหระบบไดรบทราบ สมภาษณผปฏบตงานเพอทราบรายละเอยดการท างานจรง ๆ จะท าใหไดภาพการท างานทสมบรณขน การสมภาษณคอการมปฏสมพนธระหวางบคคลกบบคคล ซงขนตอนในการสมภาษณ 6 ประการคอ 4.1.1 มการก าหนดบคคลทจะสมภาษณ 4.1.2 ก าหนดวตถประสงคของการสมภาษณ 4.1.3 การเตรยมการสมภาษณ 4.1.4 สมภาษณ 4.1.5 การจดท าเอกสารการสมภาษณ 4.1.6 การประเมนการสมภาษณ 4.2 แบบสอบถาม มกใชกบโครงการพฒนาระบบทมขนาดใหญทไมสามารถสมภาษณบคคลทเกยวของไดทงหมด และเหมาะกบกรณผบรหารระดบเดยวกนจ านวนมาก

การใชแบบสอบถามจะสะดวกกวาแตอาจจะไมไดรายละเอยดทชดเจนเทาการสมภาษณ

แบบสอบถามประกอบดวยค าถามทไดมาตรฐาน และมจ านวนทเหมาะสม ขอมลทถามอาจเปนเรองภาระงาน จ านวนงานทตองท า และความคดเหนเกยวกบงานทควรท าเพอเพมประสทธภาพ

115 5. ศกษาสภาพการปฏบตงานจรง การจดท าระบบสารนเทศ ตองเรมดวยการท าความเขาใจกระบวนการปฏบตงานในปจจบนกอน เพอประเมนประสทธภาพของระบบ

การศกษาสภาพการปฏบตงานนนกระท าไดโดยการสมภาษณผ บรหารและผ ปฏบตงานและสงเกตการปฏบตงานในสถานทจรงดวย จดมงหมายของการศกษา คอ 5.1 ท าความเขาใจเนอหาและรปแบบของขอมลทใชในงานปจจบน

กอน วามขอมลอะไรบาง เกดขนทใด น าไปใชอยางไร น าไปเกบทใด เกบนานเทาใด มวธการแกไขปรบปรงอยางไร ใครเปนผใช 5.2 ท าความเขาใจทางเดนของขอมลและเอกสารตางๆ วาไดรบมาจากทใดและสงไปทใด จ านวนเอกสารมเทาใด 5.3 ท าความเขาใจกระบวนการตาง ๆ ทกระท าตอขอมลวามอะไรบาง มวธคดและตดสนใจอยางไร 5.4 ท าความเขาใจการดแลรกษาขอมลและเอกสารมขนตอนทรดกมดพอหรอไม 6. จ าแนกปญหาในระบบปจจบน พจารณาระบบปจจบนวามประสทธภาพมากนอยเพยงใดโดยทวไปปญหาทมกจะพบเปนประจ าในระบบงานตาง ๆ กอนน าระบบสารนเทศมาใช คอ

6.1 การปฏบตงานลาชา 6.2 การปฏบตงานซ าซอน

6.3 การปฏบตงานผดพลาด 6.4 การกระจายงานไมสม าเสมอ 6.5 เกดปญหาแบบคอขวด (bottle neck) ในการปฏบตงานคอ

งานไปคงคาง ณ ทใดทหนงมากเกนไป

6.6 ขอมลผดพลาด เพราะการบนทกผดหรอไมไดตรวจสอบ

6.7 ขอมลสญหาย เพราะไมมระบบการจดเกบและสบคนตามท

มประสทธภาพ

6.8 ไมไดผลตรายงานตามทผบรหารตองการ เพราะขาดขอมลหรองานลาชา 7. พจารณาแนวทางแกปญหา

7.1 รปแบบเดม การแกปญหาในรปแบบเดม คอ 7.1.1 ปรบปรงโครงสรางองคการ

7.1.2 ปรบปรงวธการท างาน

7.1.3 จดหาเครองมอทเหมาะสม

7.1.4 ฝกอบรมบคลากรใหมคณภาพดขน

116

7.2 รปแบบใหม มงพจารณาหาทางน าคอมพวเตอรมาใชชวยแกปญหา หรอปรบปรงการปฏบตงานใหดขน โดยพจารณาวธการแกไขหลาย ๆ วธ เชน

7.2.1 น าคอมพวเตอรมาใชในการบนทกจดเกบขอมล และน ามาชวยใน

เรองของการค านวณ

7.2.2 ชวยในการสอสารขอมลและจดท ารายงาน

8. รางเคาโครงของระบบใหม หลงจากวเคราะหระบบจนเขาใจการท างานของระบบ ปญหาของระบบตลอดจนแนวทางแกไขปญหาแตละจดกตองรวบรวมแนวทางเหลานนเปนเคาโครงการท างานของระบบใหม เพอใหเกดความเขาใจลกษณะภาพรวมของระบบใหมดยงขน

9. ค านวณทรพยากรตาง ๆ ทรพยากรทส าคญในการพฒนาระบบ คอ แรงงานของบคลากรในการพฒนาระบบ ราคาของฮารดแวร ซอฟตแวร และอปกรณ รวมทงวสดสนเปลองตาง ๆ ทจะตองใชในระบบใหม งานสวนนมความส าคญมากเพราะผ บรหารตองรบทราบวาการพฒนาระบบสารนเทศจะตองสนเปลองเงนลงทนเทาใด และจะไดผลตอบแทนเทาใด ในสวนผลตอบแทนนกวเคราะหจะตองคาดคะเนวาการจดท าระบบสารนเทศจะชวยประหยดคาใชจายสกเทาใด ซงอาจเปนผลประโยชนทวดผลเปนคาเงนได รวมทงผลประโยชนทวดเปนตวเงนไมได เชน ความสะดวกในการปฏบตงาน รายงานตาง ๆ รวดเรวขน

10.จดท ารายงานวเคราะหระบบ โดยน ารายละเอยดตาง ๆ ทไดศกษาพบมาเขยนเปนรายงาน พรอมแสดงขอเสนอแนะและเปรยบเทยบผลการวเคราะหตนทนก าไร (cost benefit) ใหผบรหารทราบชดเจน รายงานการวเคราะหระบบควรประกอบดวย

10.1 บทสรปส าหรบผบรหาร 10.2 ความเปนมาของงาน

10.3 วตถประสงคของการศกษา 10.4 ขอบเขตของการศกษา 10.5 ระบบงานปจจบน

10.5.1 วธการศกษา 10.5.2 ลกษณะการปฏบตงานปจจบน 10.5.3 สปความตองการ

10.5.4 ปญหาในระบบงานปจจบน 10.6 แนวทางเคาโครงของระบบใหม 10.7 ทรพยากรทจ าเปนตองใช

117 10.8 วเคราะหตนทนก าไร

10.9 สรปขอเสนอ 10.10 เอกสารตางๆ ประกอบ

10.10.1 แผนผงองคการ 10.10.2 แผนภาพระบบ

10.10.3 แบบฟอรมตาง ๆ 10.10.4 รายงานตาง ๆ

3. การออกแบบระบบ เปนการก าหนดรายละเอยดของระบบใหม แบงเปน 2 ขนตอน คอ 3.1 การออกแบบเชงมโนทศน (conceptual design) เปนการออกแบบโครงสราง โดยมรายละเอยดดงขนตอนตอไปน

3.1.1 ทบทวนรายงานการวเคราะหระบบ เปนงานทจ าเปนตองท าถาหากผออกแบบระบบเปนคนละคนกบผวเคราะหระบบ และในกรณทศกษาแลวผออกแบบระบบไมเหนดวยกบการวเคราะหระบบหรอไมเขาใจขอเสนอเคาโครงระบบใหมดนกกตองเสยเวลาศกษาระบบอกครง 3.1.2 แยกระบบรวมออกเปนสองสวน แยกเปนสวนทจะใหคนท า ไดแก งานจดเตรยมขอมลเขาสระบบ งานตรวจสอบขอมล งานอนมตความถกตองของการปฏบตการ งานทตองมการตดสนใจโดยใชวจารณญาณของมนษย อกสวนหนงคองานทใชคอมพวเตอร ด าเนนการ คอ งานจดเกบขอมล งานคนหาขอมล งานค านวณ งานจดท ารายงานตาง ๆ งานสอสารขอมลผานระบบโทรคมนาคม เปนตน

3.1.3 ออกแบบล าดบตาง ๆ ของงาน จะตองมกระบวนการท างานตาง ๆ ทคนกบคอมพวเตอรท างานประสานกน คอ พจารณาวาสวนใดของระบบท าหนาทรบขอมล

บนทกขอมล คนหาขอมล และแสดงผล

3.2 การออกแบบรายละเอยด (detail design) 3.2.1 ออกแบบรายละเอยดตาง ๆ ของระบบ ไดแก

3.2.1.1 แบบฟอรมขอมลส าหรบใชบนทกขอมลทจะใชในระบบ

3.2.1.2 แฟมขอมลตาง ๆ โดยก าหนดถงลกษณะของแฟมขอมล 3.2.1.3 ระเบยนขอมลและการจดระเบยนในแฟม

3.2.1.4 ฐานขอมลโดยก าหนดวาแฟมตาง ๆ จะตองสมพนธกน

3.2.1.5 ขอความและรายงานทจะใหปรากฏบนจอภาพ

118 3.2.1.6 ขอความและลกษณะของรายงานทจะพมพบนกระดาษ

3.2.1.7 โปรแกรมตาง ๆ 3.2.1.8 การควบคมความถกตองและความมนคงปลอดภยของ ระบบ

3.2.1.9 เอกสารก ากบโปรแกรม

3.2.2 ออกแบบขอมลตาง ๆ ส าหรบใชในการทดสอบความถกตองและสมบรณของระบบ เพราะระบบทพฒนาขนนนอาจจะผดพลาดได หากไมทดสอบระบบใหรอบคอบอาจมความผดพลาดเกดขนได ซงจะท าใหเกดความเสยหายได การออกแบบขอมลในการทดสอบระบบเพอมงคนหาขอผดพลาดในโปรแกรมและระบบ

3.2.3 ออกแบบรายละเอยดและเนอหาของการฝกอบรม เพอใหผดแลระบบเขาใจวธการใชระบบ การแกไขเมอเกดปญหาขดของ การส ารองขอมล การก ระบบ

สวนผใชระบบกตองมการฝกอบรมวธการใชระบบและความรบผดชอบของผใชแตละราย

4. การเขยนและทดสอบโปรแกรม เปนการน าโครงรางของระบบและโปรแกรมทไดออกแบบไวแลวมาเขยนเปนค าสงโดยใชภาษาทเหมาะสมก าหนดโครงสรางของแฟมและจดท าฐานขอมลหลงจากเขยนโปรแกรมแลวผ เขยนโปรแกรมจะตองเขาใจภาษาโปรแกรมทใชเปนอยางด จะตองมความรเกยวกบเทคนคของการจดแฟมขอมลและการใชฐานขอมล โดยทวไปคณภาพของโปรแกรมทดควรมลกษณะดงน

4.1 ท างานไดตรงกบความตองการ 4.2 ท างานไดถกตองไมผดพลาดคลาดเคลอน

4.3 เชอถอได สามารถท างานกบขอมลชดเดยวกนแลวไดผลลพธตรงกนทกครง 4.4 แกไขดดแปลงไดงายและมเอกสารอธบายการท างานภายในของโปรแกรม

ไดครบถวน

5. การทดสอบระบบ ระบบทสรางขนนนมทงสวนทใหคอมพวเตอรท าและสวนท

ใหคนท า จ าเปนจะตองทดสอบวาทงสองสวนสามารถท างานรวมกนไดอยางสมบรณและถกตอง โดยใชขอมลทจดเตรยมเอาไวลวงหนา การทดสอบระบบจะตองท าใหมสภาวะแวดลอมเหมอน

การท างานจรงมากทสด เพอสงเกตปญหาทเกดขน นอกจากการทดสอบระบบแลวยงมงานอนทจ าเปนตองท าในขนตอนน คอ (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543)

119 5.1 การเตรยมเอกสารระบบ เอกสารอธบายระบบและวธการใชระบบมความส าคญอยางยงตอการปฏบตงาน ปกตผพฒนาระบบจะเปนผ ทรจกระบบใหมทสดแตไมใชผ ทใชระบบเปนประจ า ดวยเหตนฝายพฒนาระบบจงจ าเปนตองจดท าเอกสารคมอตาง ๆ พรอมกบการพฒนาระบบและควรจดท าใหเสรจสนในขนตอนการทดสอบระบบน คมอทจ าเปนคอ 5.1.1 คมอระบบและโปรแกรม ใชส าหรบอธบายลกษณะการปฏบตงานทกขนตอนของระบบ เงอนไขและขอก าหนดตาง ๆ ของระบบ ผปฏบตงานทเกยวของกบระบบ

แบบฟอรมและรายงานตาง ๆ ทใชในระบบ ค าอธบายขนตอนและการท างานในโปรแกรมทกโปรแกรม ตลอดจนรายละเอยดของค าสงตาง ๆ 5.1.2 คมอปฏบตงาน ใชส าหรบพนกงานปฏบตงานคอมพวเตอร จะอธบายการด าเนนการปอนขอมลเขาสระบบ การแกไขขอมล การใชแฟมขอมลตาง ๆ การจดท ารายงาน การอธบายรายละเอยดการท าแฟมขอมลส ารอง และการก ระบบ เปนตน

5.1.3 คมอผ ใช ใชส าหรบอธบายวธใชงานระบบและโปรแกรมตาง ๆ คมอนนตองเขยนใหงายเพอใหผ ใชเขาใจและสามารถใชงานไดไมผดพลาด และควรอธบายดวยวาผใชท างานผดพลาดมวธการแกไขอยางไรจงจะไมเกดความเสยหาย 5.2 การฝกอบรมผใช กอนทจะเรมใชงานระบบสารนเทศใด ๆ ทจดหามาหรอพฒนาขนมาใหมจ าเปนตองฝกอบรมผ ใชใหมความรความเขาใจเกยวกบการใชระบบใหมากพอสมควร

6. การเปลยนระบบ กระบวนการในการน าระบบใหมเขามาใชในการด าเนนงาน และยกเลกระบบเกา ซงสามารถท าไดชาหรอเรวขนอยกบวธการใช การเปลยนระบบมวธการทไดรบความนยมมาก 4 วธ คอ 6.1 เปลยนระบบแบบทนท นนคอเมอทกอยางพรอมแลวกใหยกเลกวธการท างานแบบเดมแลวเปลยนมาใชระบบใหมทนท การเปลยนระบบแบบนมความเสยงสงมากและอาจมผลกระทบอยางมากตอผ ใชระบบ เนองจากอาจเกดปญหา เชน ระบบใหมอาจเกดขอขดของในการท างาน เพราะในขณะทดสอบระบบ ปรมาณขอมลทใชมจ านวนไมมากเทาหบทปฏบตจรง ผ ใชยงไมสามารถเปรยบเทยบผลลพธทเกดจากระบบใหมกบระบบเดมได อกทงขนตอนการท างานทเกยวของกบบคคลภายนอกองคกร ไมสามารถเปลยนแปลงใหรบกบระบบใหมไดทนท เพราะหากเปลยนระบบแลว ระบบใหมเกดขดของจะท าใหงานทงหมดชะงกและ เกดความเสยหายได ดงนนกอนเปลยนระบบโดยวธนจะตองทดสอบการท างานของระบบอยางถถวนจรง ๆ

120

6.2 เปลยนระบบแบบทละสวน เปนวธเปลยนระบบแบบคอยเปนคอยไป

คอ เปลยนงานบางสวนจากระบบเดมมาเปนระบบใหมกอน เมอเหนวาท างานไดถกตองและคลองตวแลวจงเปลยนสวนอน ๆ ตอไปเรอย ๆ จนหมดทงระบบ การเปลยนระบบในลกษณะนก เพอปองกนไมใหงานทงระบบขดของ อยางไรกตามการเปลยนระบบเชนนท าไดไมงายนกเพราะระบบใหมมกจะไมตรงหรอไมเขากบระบบเการอยเปอรเซนต 6.3 เปลยนแบบขนาน คอการใหมการด าเนนงานคขนานกนของระบบใหม และระบบเดมจนกระทงแนใจวาระบบใหมจะด าเนนการไปได เปนการน าระบบใหมมาใชงานควบคกบระบบเกาพรอมกนนนกตองคอยตรวจสอบวาระบบใหมใหผลลพธถกตองตรงกบระบบเกาหรอไม การเปลยนระบบแบบขนานนปกตจะใชเวลาปฏบตงานควบคกนจนกวาพนกงานจะคนเคยกบระบบใหมและท างานไดถกตอง แลวจงยกเลกระบบเกา การเปลยนวธนมขอดตรงทถาหากระบบใหมมขอผดพลาดทไมเคยพบมากอนในระหวางการทดสอบระบบ กยงคงแกไขปรบปรงไดโดยไมท าใหงานชะงก เพราะยงคงปฏบตงานในระบบเกาอย อยางไรกตามการเปลยนแปลงนตองสนเปลองแรงงานมากและพนกงานจะตองท างานหนกกวาเดมชวระยะเวลาหนง 6.4 การใชระบบใหมน ารอง เปนการเปลยนแปลงระบบทใชแมแบบกอนหนงแหงกอน แลวคอยเรมกบหนวยงานอน ๆ ถาองคกรนนมหลายสาขา กใหระบบใหมทสาขาหนงกอนแลวคอยเพมสาขาไปจนครบทกสาขา หรอด าเนนการในหนวยงานยอย ๆ กอนทจะท าทงองคกร

ภาพท 5.6 แผนภาพแสดงการเปลยนแปลงระบบ

New System

New System

Old System

New System

Old System

Old System

Old System

New System

121 เทคนคการบรหารและการวเคราะหระบบสารนเทศ

การพฒนาระบบสารนเทศในองคกรถอเปนงานทมความส าคญอยางยง การทระบบสารนเทศจะประสบผลส าเรจตามเปาหมายและงบประมาณทก าหนดไว ตองมเทคนคในการบรหารทด เทคนคการบรหารทใชกนอยในปจจบนคอ

แกนทชารต (gantt chart) หรอแผนภม เปนเทคนคทนยมใชในการบรหารงานหรอโครงการทมขนาดไมใหญและไมซบซอนมากนก แกนทชารตเปนเทคนคทมการน าเอากราฟแทงมาแสดงในแนวราบหรอแนวนอน แทนกจกรรมยอยตาง ๆ ในระบบงานหรอโครงการชวยใหการวางแผนเปนไปไดอยางงายและสะดวก เนองจากเปนแผนภาพทสรางและท าความเขาใจไดงาย

ชวยใหผบรหารโครงการทราบระยะเวลาทใชในการด าเนนกจกรรมตาง ๆ ได โดยมวตถประสงคเพอประกอบการวางแผนและบรหารระบบงาน หรอโครงการตาง ๆ เนองจากแกนทชารตเปนแผนภมทเขาใจงาย เพราะมลกษณะคลายกบกราฟแทงทวไปซงประกอบดวยแกน X และ แกน

Y ซงแทนระยะเวลาและกจกรรมตาง ๆ ทตองด าเนนการในระบบงานหรอโครงการนน ๆ ดงแสดงในตารางท 5.2

ตวอยาง การพฒนาระบบสารนเทศขององคกร ประกอบดวยกจกรรมหรองานยอยทตองด าเนนการดงตารางตอไปน

ตารางท 5.1 จากตารางน าไปสรางเปนแกนทชารตไดดงแสดงในรปท 5.6

กจกรรม รายละเอยดกจกรรม กจกรรมทตองท าเสรจกอน

ระยะเวลาด าเนนการ (สปดาห)

A การศกษาความเปนไปได ไมม 15 B การศกษาวเคราะหระบบงาน A 10 C การออกแบบระบบงาน B 14 D การเขยนและทดสอบโปรแกรม C 13 E การจดท าเอกสารประกอบระบบงาน C 10 F การตดตงระบบงาน D,E 12

122

ล าดบท รายละเอยดกจกรรม ระยะเวลา (สปดาห)

1 การศกษาความเปนไปได 2 การศกษาวเคราะหระบบงาน 3 การออกแบบระบบงาน 4 การเขยนและทดสอบโปรแกรม 5 การจดท าเอกสารประกอบ

ระบบงาน

6 การตดตงระบบงาน

: กจกรรมทด าเนนการเสรจเรยบรอยแลว

: กจกรรมทอยระหวางด าเนนการ : กจกรรมทยงไมไดด าเนนการ

ตารางท 5..2 แกนทชารตแสดงกจกรรมและระยะเวลาทใชในการพฒนาระบบ สารนเทศของหองสมดแหงหนง

ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 203)

เทคนคการวเคราะหระบบสารนเทศ

ขนตอนการวเคราะหระบบสารนเทศสามารถน าเอาเทคนคตาง ๆ เชน การเกบรวบรวมขอมลเพอการวเคราะห การวางแผนการวเคราะหความตองการรวม Data flow Diagram , Context Diagram เปนตน มาชวยเพมประสทธผลและประสทธภาพในการด าเนนการ ซงจะท าใหผลทไดเปนไปตามความตองการของผใชหรอเจาของระบบ เทคนคตาง ๆ ทใช มดงนคอ

1. การเกบรวบรวมขอมลเพอการวเคราะห การหาขอมลเพอการวเคราะหระบบปจจบนมวธการทสามารถน าไปใชไดดงน (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543)

1.1 การสมภาษณ เปนวธการทใชกนอยางแพรหลายเปนการตดตอสอสารสองทาง โดยทผวเคราะหระบบสามารถทจะอธบายใหเขาใจถงวตถประสงคและขอมลทตองการไดอยางชดเจน และสามารถสอบถามปญหาระหวางกนไดทนททมขอสงสยเกดขน ในการสมภาษณผวเคราะหระบบสามารถสมภาษณผบรหารทกระดบและผปฏบตงานสวนตาง ๆ เพอให

1 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 A

B C

D

F

E

123

ทราบถงนโยบายและวตถประสงคขององคกรหนวยงาน ปญหาทเกดขนในการปฏบตงาน ความตองการ ตลอดจนความคดเหนและขอเสนอแนะในการพฒนาระบบสารนเทศ

1.2 การใชแบบสอบถาม เปนวธการตดตอสอสารทางเดยว ซงการใชแบบสอบถามมขอจ ากดหลายประการ ดงนนการใชแบบสอบถาม จะตองมความรอบคอบเปนพเศษ ควรจะใชในกรณทแหลงขอมลอยไกลและมหลายแหง ตองใชเวลาและเสยคาใชจายมากหากตองเดนทางไปยงแหลงขอมลนน ๆ 1.3 การสงเกตการปฏบตงาน เปนวธการหนงทผ วเคราะหระบบสามารถน าไปใชเพอการรวบรวมขอมลโดยการสงเกตการท างานในระหวางปฏบตหนาท เพอพจารณาวาผปฏบตงานท าอะไรบาง ท าอยางไร ใครเปนคนท า ท าเมอไร และใชเวลามากนอยแคไหน

การสงเกตการปฏบตงานจะใชส าหรบตรวจสอบความถกตองของขอมลทไดจากการสมภาษณ

หรออาจจะใชเปนขอมลเบองตนเพอวางแนวทางในการสมภาษณ แตจะตองระวงไมใหกระทบกระเทอนการปฏบตงาน

2. การประมาณการ เปนเทคนคหรอกระบวนการท างานทใชส าหรบประมาณการเกยวกบการใชทรพยากรตาง ๆ เชน เวลา ก าลงคน เงน เครองจกรหรออปกรณตาง ๆ ในการพฒนาระบบสารนเทศจะตองท าการประมาณเกยวกบทรพยากรตาง ๆ ลวงหนากอนทจะเรมด าเนนการพฒนาระบบจนกระทงระบบสารนเทศเสรจสนและถกน าไปใชงานจรง อาจรวมถงการ ประมาณการเกยวกบทรพยากรทจ าเปนตองใชในการบ ารงรกษาระบบหลงจากทระบบไดถกน าไปใชงานแลว หากการประมาณการทไมเหมาะสมหรอขาดประสทธภาพจะสงผลกระทบตอ การด าเนนงานได อาจท าใหระบบสารนเทศลมเหลวได ดงนนวตถประสงคของการประมาณการกเพอก าหนดหรอประมาณการทรพยากรตาง ๆ ทจ าเปนตองใชในการพฒนาระบบสารนเทศใหเพยงพอตอการน าไปใชงานจรง ๆ ถอวาเปนการวางแผนการจดสรรทรพยากรลวงหนา

3. การวางแผนการวเคราะหความตองการรวม เปนเทคนคทใชในขนตอนการวเคราะหระบบเพอมงเนนทจะศกษาวเคราะหและเกบรวบรวมเกยวกบความตองการหรอความคาดหวงทผบรหารและผ ใชระบบมตอระบบสารนเทศทก าลงจะพฒนาขนมาใหมประสทธภาพ

ถกตอง ใกลเคยงกบความตองการทแทจรงมากทสด โดยการจดในรปแบบของการประชม เชงปฏบตการรวมกนระหวางผบรหาร ผใชระบบ และนกวเคราะหระบบ เพอระดมความคดเหนจากกลมบคคลดงกลาว

124

4. การเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมล (data flow diagrams :

DFD) เปนการใชแผนภาพแสดงขนตอนการปฏบตงานภายในระบบงานนน ๆ พรอมแสดงความเคลอนไหวของขอมลหรอเอกสารจากผปฏบตงาน (user) หรอกระบวนการ (process) หนงไปยงอกผปฏบตงานหรออกกระบวนการหนง การเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลนน

มวตถประสงคเพอชวยเสรมสรางความเขาใจเกยวกบรายละเอยดตาง ๆ ของระบบงานในปจจบน

เชน หนาทของระบบงาน ขนตอนการปฏบตงาน เอกสาร และขอมลทใชในระบบงานนน โดยแสดงรายละเอยดในรปของแผนภาพซงสามารถสอความเขาใจไดดกวาการเขยนอธบาย และสามารถน าไปใชประกอบในขนตอนออกแบบระบบได

ในการจดท าแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมล โดยทวไปจะใชสญลกษณแทน

การบรรยายการท างานของระบบ ดงนคอ(มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543)

name แทน ทศทางการเคลอนไหวของขอมล(data flow)หรอ เอกสารตาง ๆ พรอมชอของขอมลนน ๆ จะตองก ากบไว

แทน กระบวนการ (process) โดยไมค านงวาจะเปนการกระท าโดย คนหรอเครองคอมพวเตอร

แทน จดก าเนดหรอแหลงทมา (source) และจดสนสด หรอแหลง จดหมายปลายทางของขอมล (destination) แทน แหลงเกบขอมล (data store) หรอแฟมขอมล 4.1 วธการหรอขนตอนในการเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวขอมล

ขนตอนในการเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลประกอบดวย 4.1.1 ก าหนดวาอะไรเปนแหลงก าเนดและจดหมายปลายทางของขอมลหรอเอกสารของระบบงานนน

4.1.2 ก าหนดขอมลหรอเอกสารเขา (input) และขอมลหรอเอกสารออก

(output) ทงหมดของระบบแลวจงคอยเรมเขยนแผนภาพแสดงการเคลอนไหวของทงระบบอยางกวาง ๆ ใหมเพยงแหลงก าเนดและแหลงจดหมายปลายทางของขอมลของระบบงานนน ๆ ซงเปน

การแสดงภาพรวมของระบบเรยกวา คอนเทกซไดอะแกรม (context diagram) ดงรปท 5.6

125 4.1.3 เมอเขยนคอนเทกซไดอะแกรมเรยบรอยแลว จงเขยนแผนภาพแสดง

ความเคลอนไหวของขอมลระดบท 1 ซงเปนระดบทมรายละเอยดมากกวาคอนเทกซไดอะแกรม

แตกยงไมละเอยดมากนก เรมโดยการเขยนแหลงก าเนดของขอมลไวดานซายมอ และแหลงจดหมายปลายทางของขอมลไวดานขวามอ เขยนทศทางการไหลของเอกสารขอมลจากแหลงก าเนดเขาสกจกรรมหรอกระบวนการภายในระบบ และทจดเกบขอมลทจ าเปน บางครงอาจเรมจากกจกรรมหรอกระบวนการกอนกไดแลวจงคอยเขยนแหลงก าเนดของขอมลและจดหมายปลายทางขอมลในภายหลง ดงรปท 5.7 4.1.4 เขยนชอเอกสารหรอชอขอมลก ากบลกศรทแสดงการไหลของขอมลและชอทพกขอมล เพอใหเหนสวนประกอบทชดเจนยงขน เพราะจะตองน าเอารายละเอยดเหลานไปเขยนในแผนภาพระดบถดไป

4.1.5 จากแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลระดบ 1 ใหน ามาเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลระดบท 2 ทมรายละเอยดมากกวาเดม โดยการแบง

กจกรรมหรอกระบวนการในระดบ 1 ใหเปนกจกรรมหรอกระบวนการยอย ๆ ทงนเพอใหเหนถงหนาทหรอขนตอนการปฏบตงานทชดเจนยงขน ดงรปท 5.8 4.1.6 เขยนรายละเอยดก ากบกระบวนการแตละกระบวนการ โดยใชค ากรยาเปนตวก ากบพรอมทงใสหมายเลขก ากบเรยงตามล าดบกอนและหลงของการกระท ากระบวนการนน ๆ โดยอาจท าในรปของ Activity Hierarchy Diagram ดงรปท 5.9 4.1.7 ใสหมายเลขประจ ากจกรรมหรอกระบวนการยอย ๆ ทแบงออกมาจากระดบเดม โดยใหใสในลกษณะทเปนแบบพอกบลก คอสามารถอางองกลบไปยงกระบวนการใหญในแผนภาพเดมไดดวย 4.1.8 ทบทวนหรอตรวจทานแผนภาพทไดกบทมงานอกครงวาทกอยางถกตองตรงกน จากนนจงน าไปเสนอตอผ ใชหรอเจาของระบบงาน เพอเปนการยนยนวาแผนภาพทจดท าขนมานน ครอบคลมการท างานของระบบทงหมดและหากจ าเปนตองปรบปรงแกไขหรอเพมเตมกใหท าไดเลย

ดงนน ลกษณะของการเขยนแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมล จงเปนการมองภาพจากระดบบนลงลาง โดยเรมจากการมองภาพรวมของระบบและแสดงเปนแผนภาพคอนเทกซ จากนนจงคอยน ามาแตกยอยลงเปนแผนภาพทมรายละเอยดมากขน ๆ เปนระดบตางๆ

126

ภาพท 5.7 แผนภาพคอนเทกซของระบบการคนทรพยากรหองสมด

ภาพท 5.8 แผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลระดบท 1

ระบบการยม-คน

หนงสอ

หนงสอน าสงคน

สมาชก หองสมด

ขนชนหนงสอ

1.0

รบคนหนงสอ และบนทกขอมล

2.0

ตรวจสอบยอดเงน กบขอมลทบนทก

3.0 ตรวจสอบขอมล การสงคน หนงสอ

4.0

จดเตรยมเงนคาปรบ

สมดบญชเงนคาปรบ

ฝายการเงนสถาบน

ขอมลการสงคนหนงสอ ทบนทกแลว

ขอมลการสงคนหนงสอ ทตรวจสอบแลว

ขอมลสรปการช าระเงน คาปรบรายวน ทตรวจสอบแลว

ยอดเงนช าระคาปรบทตรวจสอบแลว

หนงสอ

เงนคาปรบ, ขอมลสรปการช าระเงนคาปรบรายวน

ขอมลยอดเงน คาปรบ

สมาชก หองสมด

127

ภาพท 5.9 แผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลระดบท 2

จากภาพท 5.9 เปนการน าเอากระบวนการ 1.0 จากแผนภาพแสดงความเคลอนไหวของขอมลระดบท 1 มาแบงออกเปนกระบวนการยอย ๆ เพอใหมองเหนภาพของกระบวนการท างานทละเอยดมากขนกวาเดม และแตละกระบวนการจะมหมายเลขก ากบ ซงเปนหมายเลขทขนตนดวย “1” เพอแสดงใหทราบวา กระบวนการนนเปนกระบวนการทยอยทแบงมาจากกระบวนการ 1.0

5. แผนภมแสดงกจกรรม ( activity hierarchy diagram)เปนแผนภมแสดงกจกรรมตาง ๆ ของระบบทศกษา ไมไดแสดงล าดบของล าดบของกจกรรม หรอการไหลของขอมลในระบบ โดยจะใชชอของกจกรรม และใชค ากรยาน าหนาดงภาพท 5.10

1.1

ตรวจสอบความ ถกตองของเงน

1.2

รบช าระเงนคาปรบ และพมพใบเสรจ

1.3

บนทกขอมล การช าระเงน

เงนคาปรบทช าระ ขอมลสรป เงนคาปรบรายวน

เงนคาปรบทช าระ

เงนช าระคาปรบทตรวจสอบแลว

ใบเสรจคาปรบเงน

สมาชก หองสมด

128

ภาพท 5.10 แผนภมแสดงกจกรรมการท างานของระบบยม-คน ( Activity Hierarchy Diagram for Processing Returns) ทมา (ลกขณา พฤกษากร, 2536, หนา 46)

6. การเขยนแผนภมไฮโป(HIPO Chart) หรอ Hierarchical Input Process Output chart เปนเทคนคอกชนดหนง ทน ามาชวยในการศกษาวเคราะห และออกแบบระบบขนตอนการปฏบตงานของระบบปจจบน วามการปฏบตงานอะไรบาง มการใชเอกสารหรอขอมลใดในแตละขนตอน และผลการปฏบตงานแตละขนตอนไดผลลพธ หรอรายงานใดออกมาบาง ทงนเพอใหมองเหนถงโครงสรางและเขาใจหนาทของระบบทงหมดไดอยางถกตองสมบรณยงขน ดงนนเราจงเรยกวาเปนฟงกชนชารต ( function chart ) หรอแผนภมแสดงหนาทโดยทวไป(มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543) ไฮโปชารตประกอบดวยไดอะแกรม 2 ชนด คอ 6.1 แผนภาพรวมของระบบ (visual table of contents หรอ VTOC) เปนแผนภาพแสดงถงหนาทและความสมพนธระหวางกลมของกระบวนการตาง ๆ ภายในระบบในลกษณะแบบล าดบชน ในแผนภาพจะประกอบดวยชอและหมายเลขประจ าหนาทแตละหนาทพรอมค าอธบายหนาทของแตละหนาท ตวอยาง เชน ระบบหองสมด

Processing Returns

1 Receive Member Returns

2 Send Find

Notice

3 Send Now Available

Notice

4 Send

Repairs Notice

129

ภาพท 5.11 แผนภาพรวมของระบบหองสมด

ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 220) จากภาพท 5.11 แสดงระบบหองสมดทประกอบดวย 4 งานหลก คอ 1.0 งานยม- คนทรพยากร 2.0 งานจดหาทรพยากร 3.0 จดหมวดหมหนงสอ และ 4.0 งานบรหาร ซงในแตละงานหลกดงกลาวกจะประกอบดวยงานยอย ๆ ทมความสมพนธกน

6.2 แผนภาพแสดงขนตอนการท างานทงระบบ แผนภาพแสดงขนตอนการ

ท างานของระบบ (function diagram) แบงออกเปน 2 สวน คอ แผนภาพโอเวอรววและแผนภาพแสดงรายละเอยด

6.2.1 แผนภาพโอเวอรวว (overview diagram) เปนแผนภาพแสดงภาพรวมของกระบวนการท างานในระบบโดยจะประกอบดวย 3 สวน คอ สวนรบขอมล (input) สวนประมวลผล (process) และสวนแสดงผล (output) ในสวนรบขอมลจะมรายละเอยดของขอมลทเขาสสวนประมวลผลและมลกศรเชอมระหวางสวนรบขอมลทเกยวของกบสวนประมวลผลแตละสวน ส าหรบในสวนประมวลผลกจะประกอบดวยขนตอนการท างานหลก ๆ ในระบบ สวนแสดงผลจะประกอบดวยรายละเอยดของผลลพธทไดมาจากการประมวลผลโดยมลกศรเชอมเชนกน ดงภาพท 5.12

0.0 ระบบหองสมด

1.0 บรการยม – คน ทรพยากร

1.1 รบสมคร/ท าบตร สมาชก

1.2 บรการใหยม/รบคนหนงสอ

1.3 บรการจอง หนงสอ

1.4 คดคาปรบหนงสอ

2.0 จดหา ทรพยากร

3.0 จดหมวดหมหนงสอ

4.0 งานบรหาร

130

ภาพท 5.12 แผนภาพโอเวอรววของระบบหองสมด ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 221)

INPUT

ใบสมคร

บตรหองสมด/หนงสอ

ขอมลสมาชก

ขอมลส านกพมพ

ใบสงซอหนงสอ

ใบรบหนงสอใหม

PROCESS OUTPUT

1.0 บรการท าบตร/ยม/

คน/จอง/ปรบ

4.0 จดพมพรายงาน

เพอผบรหาร

3.0 ก าหนดและจดหมวดหมหนงสอ

2.0 จดซอจดหาหนงสอใหม

ขอมล

ส านกพมพ

ขอมล

การสงซอ

ขอมล

หนงสอ

ขอมล

สมาชก

ขอมล

การยม/คน

เรมกระท า

ขอมลการยม/ คน/จอง/ปรบ

ขอมล

หนงสอ

ใบเสรจคาปรบ

รายงานการท าบตร/ ยม/คน/

จอง/ปรบ

ขอมลการสงซอ

รายชอหนงสอใหมทสงซอ

ขอมลหนงสอ

รายชอหนงสอใหมทไดรบแลว

รายงานสถตการใชหองสมด

รายงานสรปการ สงซอหนงสอ

รายงานวเคราะหประเภทหนงสอทนยม

จบการกระท า

แทน การท างานของระบบตามล าดบขนตอน แทน การปรบปรงขอมล

131

ขอมลหนงสอ ขอมลการยม/คน/จอง/ปรบ

6.2.2 แผนภาพรายละเอยด (detail diagram) เปนแผนทรายละเอยดมากขนนอกจากนแลวในสวนของสวนรบภาพทแสดงรายละเอยดของการท างานมากกวาแผนภาพ

ขอมลและสวนแสดงผลขอมล กจะประกอบดวยรายโอเวอรวว ไดมาจากการน าเอากระบวนการตาง ๆ ทแสดงรายละเอยดทมากขนดวย ดงแสดงในรปท 5.11

ภาพท 5.13 แผนภาพแสดงรายละเอยดบรการท าบตร/ยม/คน/จอง/ปรบของระบบหองสมด ทมา (มหาวทยาลยสโขทยธรรมาธราช, 2543, หนา 222)

INPUT

ใบสมคร

บตรหองสมด/ชอหนงสอ

บตรหองสมด/ ชอหนงสอ

PROCESS OUTPUT

1.0 รบสมคร/ท าบตรสมาชก

4.0

คดคาปรบหนงสอ

3.0 บรการรบจองหนงสอ

2.0 บรการใหยม/รบคนหนงสอ

ขอมล

สมาชก

บตรหองสมด

รายงานการใหบรการประจ าวน

รายชอหนงสอจอง

รายงานคาปรบหนงสอประจ าวน

ใบเสรจคาปรบ

จบการกระท า

เรมกระท า

บตรหองสมด/ ชอหนงสอ

ขอมลหนงสอ

ขอมลหนงสอ

ขอมลการ

ยม/คน/จอง/ปรบ

ขอมลการ

ยม/คน/จอง/ปรบ

132 สรป

การพฒนาระบบสารนเทศตองเกยวของกบองคกรทมหนาทรบผดชอบ รวมทงบคลากรขององคกร ขนตอนในการด าเนนงานพฒนาระบบสารนเทศ ซงมขนตอนทส าคญคอ การศกษาความเปนไปไดของการพฒนาระบบ การวเคราะหและออกแบบระบบ รวมทงการทดสอบระบบ ประเดนส าคญของการพฒนาระบบสารนเทศอกประการคอ เทคนคการบรหารและการวเคราะหระบบ เพอชวยเพมประสทธภาพและประสทธผลในการด าเนนงานพฒนาระบบสารนเทศ ซงจะท าใหผลทไดเปนไปตามความตองการของผใชหรอเจาของระบบ