บทท 1: การสรางเอกสารดวยโปรแกรม Microsoft Word Xp

หนาจอของ MS Wordเมอเปดโปรแกรม MS Word คร งแรก จะมกรอบหนาตางสำาหรบอำานวยความ

สะดวก เชน ใหเปดไฟลใหมหรอกำาหนดคาตาง ๆ ทำาใหหนาจอของ Word ถกกนพนทไป ในขนแรกน ใหคลกทปม X เพอปดหนาตางน

สวนของหนาจอมรายละเอยด ดงน Title Bar

สวนนอยบนสดของหนาจอ จะบอกชอไฟลทกำาลงทำางาน ถายงไมไดบนทกไฟล

Word จะตงขอใหเปน Word และตามดวยตวเลข เชน เอกสาร 1,เอกสาร 2 เปนตน แตถามการบนทกไฟลแลว Word จะใชชอทบนทก

Menu Bar

เมนบาร อยถดลงมาจาก Title Bar เราใชเมนบารเพอบอกให Word ทำางานตามทเราตองการ เชน การบนทกไฟล การจดการเกยวกบขอความตาง ๆ เปนตน ในแตละหวขอ เชน แฟม,แกไข,มมมอง ... เมอนำาเมาสไปคลกจะเกดเมนยอย ซงเราสามารถเลอกได

Toolbars Standard Toolbars (เครองมอมาตรฐาน)

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

1

เปนเคร องมอทใชแทนคำาสงบนเมนบาร มไวเพอใหผใชไดใชงานโปรแกรมอยางสะดวก โดยเปนปมแทนคำาสงบนเมนบาร เพอใหผใชงานจำาไดงายและชวยลดขนตอนในการทำางาน

Formating Toolbars (เครองมอสำาหรบจดรปแบบ)

กลมเครองมอเหลาน เปนเครองมอทใชบอย ๆ เราสามารถจะใหแสดงทหนาจอหรอไมแสดงกได นอกจากนเรายงสามารถเปลยนเครองมอแตละตวได ถาหนาจอของทานไมมเครองมอเหลาน สามารถนำามาแสดงได ดงน

1. คลก มมมอง2. คลก แทบเครองมอ3. กดปมลกศรขไปทางขวา จะเหน ทง เครองมอมาตรฐาน และ เครองมอจดรป

แบบ 4. คลกใหเกดลกศร ทหนา เครองมอทงสอง เพอใหแสดงทหนาจอ ถามลกศรอย

แลว แสดงวา แถบเมนทงสองแสดงอยแลวทหนาจอ ถาไมตองการแสดง ก คลกลกศรออก

Status Bar (แถบสถานะ)

แถบสถานะ สามารถเลอกเปด หรอปดได โดยไปท มมมอง>แถบสถานะ ถาขางหนาของ Status Bar มเครองหมายถกอย แสดงวา แถบสถานะ กำาลงเปดอย สถานะ บอกสถานะของโปรแกรม โดยจะแสดงตำาแหนงของหนา จำานวนหนา บรรทด คอลมน การพมพแทรก/พมพทบ ภาษาทใชงาน

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

2

การสรางแฟมขอมลใหม

1. คลกปม สราง2. จะไดเอกสารใหม

การปดแฟมขอมลคลกคำาสง แฟม > ปด

การออกจากโปรแกรมคลกคำาสง แฟม > จบ

การทำางาน

การเปดแฟมขอมล1. คลกคำาสง แฟม > เปด 2. หรอคลกปม 3. เลอกชองเกบแฟม

ขอมล

4. ดบเบลคลกชอแฟมทตองการเปด

การปดเครอง1. ออกจากโปรแกรมทก

โปรแกรม2. คลกคำาสง Start >

Turn off3. คลกปม Turn off

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

3

การบนทกแฟมขอมล1. (กรณตองการตงชอแฟม

หรอเลอกชองเกบ) คลกคำาสง แฟม > บนทกแฟมเปน- เลอกชองเกบขอมล

- พมพชอแฟมในชองชอแฟม

- คลกปม 2. (กรณตองการบนทกทบ

แฟมขอมลและจดเกบในชองเกบขอมลเดม)- คลกคำาสง แฟม > บนทก - หรอคลกปม

การเปลยนหนวยวดบนโปรแกรม Ms-Word

1. คลกคำาสง เครองมอ > ตวเลอก2. คลกแทบ ทวไป3. กำาหนดหนวยการวดตามทตองการ

ใชงาน4. คลกปม

มมมองใน Ms-word1. คลกคำาสง มมมอง > ปกต

(ใชในขนตอนการพมพ)2. เคาโครงเหมอน

(ใชในขนตอนการจดหนา,จดตำาแหนง)

การเรยกและซอนแถบเครองมอ1. คลกคำาสง มมมอง > แถบเครอง

มอ2. ถาตองการซอนแถบเครองมอคลก

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

4

เอาเครองหมาย หนาแถบเครองมอนนออก

3. ถาตองการเรยกใชใหคลกทแถบเครองมอ คลกใหมเครองหมาย หนาแถบเเครองหมายนน

การตงคาหนากระดาษ1. คลกคำาสง แฟม > ตงคาหนา

กระดาษ2. คลกแทบระยะขอบ (เพอ

กำาหนดระยะขอบกระดาษ)3. คลกแทบขนาดกระดาษ (เพอ

กำาหนดขนาดของกระดาษ)4. คลกปม

บทท 2: การจดรปแบบและแกไขเอกสารเมอพมพขอความทตองการใชงานในเอกสารแลวขนตอนตอไปของการสราง

เอกสารคอการจดรปแบบของเอกสารมรปแบบตามทตองการใชงาน เชน การปรบรปแบบ ขนาด ลกษณะ สของตวอกษร การจดตำาแหนงขอความ การใสลำาดบเลขและสญลกษณแสดงหวขอยอย การจดรปแบบตางๆ ทำาไดโดยเลอกขอความทตองการจดรปแบบแลวคลกเครองมอบน Formatting Bar

การจดรปแบบขอความ1. เลอกขอความ2. คลกปมบน Formatting Bar

- ตองการเปลยนรปแบบ ขนาดตวอกษร คลกปม

- ตองการขอความทมลกษณะหนา เอยง ขดเสนใต คลกปม

- ตองการขอความทมการจดตำาแหนง ชดซาย กงกลาง ขวา คลกปม

- ตองการใหมส คลกปม3. หรอคลกคำาสง รปแบบ > แบบอกษร

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

5

4. กำาหนดรปแบบตามทตองการ

การใสสญลกษณแสดงหวขอยอยและลำาดบเลข1. เลอกขอความ

- คลกปม ลำาดบเลข- หรอคลกปม สญลกษณแสดงหวขอยอย- ถาตองการใหขอความเยองเขาไปในเอกสารคลกปม - ถาตองการใหขอความเยองออกมาจากเอกสารคลกปม

2. ถาตองการเปลยนรปแบบของสญลกษณ- คลกคำาสงรปแบบ > สญลกษณแสดงหวขอยอยและลำาดบเลข- คลกแทบ สญลกษณแสดงหวขอยอย- คลกปม กำาหนดเอง แลวเลอกรปสญลกษณทตองการ

การใชงานคอลมน1. เลอกขอความ2. คลกคำาสง รปแบบ > คอลมน3. กำาหนดจำานวนคอลมนและระยะหางระหวางคอลมน4. คลกปม 5. หนากระดาษจะถกแบงออกเปนสองคอลมน

การตงระยะหางของแทบ1. เลอกขอความ2. คลกคำาสง รปแบบ > แทบ3. พมพระยะแทบในชอง4. คลกปม

- ตองการยกเลกแทบ คลกแทบทตองการยกเลก- คลกปม

5. คลกปม

การแกไขเอกสารการคดลอกรปแบบ

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

6

1. คลกหรอเลอนเคอรเซอรไปยงขอความทตองการคดลอกรปแบบ2. คลกปม จดรปแบบตววาดรป3. Pointer จะเปนรป I4. นำาไปเลอกขอความทตองการเปลยนรปแบบ5. ขอความทถกเลอกจะเปลยนรปแบบตามขอความในขอ 1

การยกเลกและการทำาซำา1. เมอตองการยกเลกสงทกระทำาไปแลวใหคลกปม 2. ถาตองการเรยกทถกยกเลกไปแลวใหกลบมาใหมคลกปม

การลบขอความ1. เลอกขอความ2. คลกปม ตด หรอคลกปม Ctrl+X

การยายขอความ1. เลอกขอความ

2. คลกปม ตด หรอกดแปนพมพ Ctrl+X

3. เลอน เคอรเซอรไปยงตำาแหนงทตองการนำาไปไว

4. คลกปม วาง หรอกดแปนพมพ Ctrl+V

การคดลอกขอความ1. เลอกขอความ2. คลกปม คดลอก หรอกดแปน

พมพ Ctrl+C3. เลอน เคอรเซอรไปยงตำาแหนงท

ตองการนำาไปไว

4. คลกปม วาง หรอกดแปนพมพ Ctrl+V

บทท 3: การใสรปภาพและวาดรปในการพมพเอกสารบางครงตองมรปภาพประกอบ เพอใหผทอานเอกสารมความ

เขาใจเนอหางายยงขน Microsoft Word มขนตอนในการใสรปภาพทงายและไมยงยาก

การแทรกรปภาพ1. คลกตำาแหนงทตองการใสรปภาพ

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

7

2. คลกคำาสง แทรก > รปภาพ > จากแฟม3. เลอกชองเกบรปภาพ

4. คลกเลอกรปภาพทตองการ 5. คลกปม

การปรบขนาดรปภาพ1. คลกขวาทรปภาพ2. คลกคำาสง จดรปแบบรปภาพ3. คลกแทบ ขนาด4. กำาหนดขนาดความสงและความกวางของรปภาพ5. คลกปม 6. หรอใหคลกรปภาพทตองการปรบขนาด7. จะปรากฏเปนรปสเหลยมเลกๆ รอบรปภาพ8. นำาเมาสไปชจะปรากฏเปนลกศร 2 หว คลกเมาสคางไวแลวลาก9. ถาลากเขาหารปขนาดจะเลกลงถาลากออกจากรปขนาดจะใหญขน

การปรบเคาโครงการวางรปภาพ1. คลกขวาทรปภาพ2. คลกคำาสง จดรปแบบรปภาพ3. คลกแทบ เคาโครง4. คลกเลอกลกษณะการตดคำา5. คลกปม

การลบ,ยาย,คดลอก รปภาพและรปวาดทำาไดเชนเดยวกบการลบ,ยาย,คดลอก ขอความ เพยงแตเปลยนจากการเลอกขอความเปนการเลอกรปภาพหรอรปวาด (คลกทรปภาพหรอรปวาดจะเกดสเหลยมเลกๆ รอยรปภาพ) ขนตอนตอไปเหมอนททำากบขอความ

การวาดรป

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

8

แถบเครองมอรปวาดเปนแถบเครองมอทใชส ำาหรบตกแตงรปวาด และเสนขอบและลวดลายของกรอบใสขอความใหมลวดและสสรรตามความตองการของผใชงาน (ถาไมมเครองมอวาดรปใหคลกคำาสงมมมอง > แถบเครองมอ >

การสรางรปทรง1. คลกปมเลอกรปทรงบนแถบ

เครองมอวาดรป

2. หวลกศรจะเปลยนเปนเครอง +3. คลกเมาสบนภาพนง4. คลกเมาสคางไวแลวลาก5. จะปรากฏเปนรปทรงทตองการ

การจดรปแบบใหกบรปทรง1. คลกเลอกรปทรงหรอกลอง

ขอความทตองการ

2. คลกลกศรปม สเตม3. คลกลกศรปม สเสน4. คลกลกศรปม ลกษณะเสน5. คลกลกศรปม ลกษณะเสน

ประ 6. แลวเลอกสหรอลกษณะของเสนท

ตองการใชงาน

การใสหมายเลขหนา1. คลกคำาสงแทรก > หมายเลขหนา2. กำาหนดตวเลอกตางๆ (ตำาแหนง/การจดตำาแหนง)3. คลกปม

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

9

การใสสญลกษณพเศษ1. คลกเมาสตำาแหนงทตองการใสสญลกษณ2. คลกคำาสงแทรก > สญลกษณ...3. กำาหนดแบบอกษร4. คลกเลอกสญลกษณทตองการใชงาน5. คลกปม

บทท 4:การสรางตารางและจดรปแบบตารางตารางทใชงาน Microsofr Word สามารถใชประโยชนในการเกบขอมลเพอใหการ

ใชงานขอมลในเอกสารทำาไดงาย ชวยใหการจดวางขอความหรอรปภาพในเอกสารงายมากขน

การสรางตาราง1. คลกคำาสง ตาราง > แทรกตาราง2. กำาหนดจำานวน คอลมนและจำานวนแถว3. คลกปม

การปรบขนาดของแถวและคอลมน1. นำาเมาสไปชทเสนแบงแถวหรอเสนแบงคอลมน 2. Pointer จะเปนรปปรบความกวางแถว 3. ปรบความกวางคอลมน 4. คลกเมาสคางไวแลวลากจนไดขนาดทตองการ

การเลอกแถว1. นำาเมาสไปชทดานหนาของแถวทตองการแทรก 2. Pointer จะเปนรป3. คลกเมาส 1 ครง คอลมนทชจะเกดสดำา

การเลอกคอลมน1. นำาเมาสไปชทดานบนของคอลมนทตองการแทรก 2. Pointer จะเปนรป3. คลกเมาส 1 ครง คอลมนทชจะเกดสดำา

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

10

การเลอกเซลล1. นำาเมาสไปชทเซลลใดเซลลหนงของตารางคางไว 2. คลกเมาสคางไวแลวลาก3. เซลลทถกเลอกจะเกดสดำา

การแทรกแถว1. เลอกแถว (ตามจำานวนของแถวทตองการแทรก)2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกแถวไว3. คลก แทรกแถว

การแทรกคอลมน1. เลอกคอลมน (ตามจำานวนของคอลมนทตองการแทรก)2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกคอลมนไว3. คลก แทรกคอลมน

การลบแถว1. เลอกแถว (ตามจำานวนของแถวทตองการลบ)2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกแถวไว3. คลก ลบแถว

การแทรกคอลมน1. เลอกคอลมน (ตามจำานวนของคอลมนทตองการลบ)2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกคอลมนไว3. คลก ลบคอลมน

การผสานเซลล1. เลอกเซลลทตองการผสานเซลล2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกเซลลไว3. คลกคำาสง ผสานเซลล

การแยกเซลล1. เลอกเซลลทตองการแยกเซลล

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

11

2. คลกคำาสง ตาราง > แยกเซลล3. ใสจำานวน แถวและคอลมน4. คลก

การเรยกเครองมอเกยวกบตารางนอกจากคำาสงดงกลาวแลว ยงสามารถเรยกเครองมอมาใชเพอชวยในการสราง

ตารางและจดรปแบบตามตองาการไดโดยคลกคำาสง ตาราง > วาดตาราง

การตกแตงเซลล1. เลอกเซลลทตองการตกแตง2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทไดเลอกเซลลไว3. คลกคำาสง เสนขอบและแรเงา

- คลกแทบ เสนขอบ (กำาหนดสและขนาดของเสน)- คลกแทบ การแรเงา (กำาหนดสพนของเซลล)

4. คลก

การปรบความกวางของคอลมนใหมขนาดเทากน1. เลอกคอลมนทตองการใหมขนาดเทากน2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทเลอกไว3. คลกคำาสง กระจายคอลมนสมำาเสมอ

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

12

การปรบความสงของแถวใหมขนาดเทากน1. เลอกแถวคอลมนทตองการใหมขนาดเทากน2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทเลอกไว3. คลกคำาสง กระจายแถวแถวสมำาเสมอ

การจดตำาแหนงเซลลปรบความสงของแถวใหมขนาดเทากน1. เลอกเซลลทตองการจดตำาแหนง2. คลกเมาสปมขวาบนพนสดำาทเลอกไว3. คลกคำาสง การจดตำาแหนงเซลล4. เลอกลกษณะการวางขอความหรอรปภาพในเซลล

การเปลยนทศทางขอความ1. เลอกเซลลทตองการจดตำาแหนง2. คลกปม เปลยนทศทางขอความ3. ขอความจะเปลยนทศทางตามตองการ

บทท 5: การใชงานจดหมายเวยนการสรางจดหมายเวยน

จดหมายเวยน คอจดหมายทมขอความเหมอนกน หรอคลายกนแตเปลยนเฉพาะขอมลบางสวน เชน ชอ-นามสกล ขอมลบางสวน ทอย รหสไปรษณย เปนตน การทำาจดหมายเวยนจะชวยใหการพมพจดหมายทมหลายฉบบทำาไดรวดเรวขน จดหมายเวยนประกอบดวย

ฐานขอมล คอขอมลของผรบของแตละคน จดทำาโดยการจดทำาเปนตารางขอมลไวเพอนำามาผสานกบจดหมาย

จดหมายหลกคอจดหมายทถกสงไปยงหลายๆ ทโดยมเนอหาเดยวกนเปลยนเฉพาะชอ ทอยผรบ และขอความบางสวน)

การสรางฐานขอมล1. สรางตารางตามตวอยาง2. ตารางอยชดดานบนสดของเอกสาร3. ในตารางตองไมมการผสานเซลล4. กำาหนดชอของตารางโดยการกำาหนด

เปนชอของเอกสารแทน

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

13

การสรางจดหมายหลก1. พมพขอความของจดหมายทตองการสง2. เวนระยะสำาหรบใสขอมล3. ทำาการบนทกแฟมขอมล

การนำาจดหมายหลกผสานกบฐานเขตขอมลเมอสรางจดหมายหลกและฐานขอมลเรยบรอย ขนตอนตอไปคอการนำาจดหมาย

หลกและฐานขอมลผสานเขาดวยกน จดหมายหลกหนงฉบบสามารถนำาฐานเขตขอมลจากหลายทมาผสานเขาดวยกนได และฐานขอมลหนงเขตขอมลกสามารถนำาไปใชกบจดหมายอนๆ ได โดยจะตองเปดแฟมขอมลทไดจดเกบจดหมายหลก และปดแฟมขอมลทไดจดเกบฐานขอมลไว และ คลกคำาสง เครองมอ > จดหมายและเมล > ตวชวยสรางจดหมายเวยน และทำาตามขนตอนตอไปน

การนำาตวจดหมายหลกผสานเขากบขอมล1. คลกเลอกชนดเอกสาร คลกจดหมาย > คลก 2. คลกเลอกเอกสารทใชเรมตน คลกใชเอกสารปจจบน > คลก

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

14

3. คลกเลอกผรบ คลกใชรายการทมอย (เปนการเรยกฐานขอมลทนำามาผสาน

กบจดหมายหลก) - คลก - คลกเลอกแฟมทตองการนำามาผสานกบจดหมายหลก - คลกปม

- โปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบจดหมายเวยน- คลกเลอกชอผรบจากรายการชอผรบ :- คลกปม - คลก

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

15

4. เพมขอมลผรบทตวจดหมายหลยโดยยายเคอรเซอรไปไวยงจดทจะใสขอมล - คลก - คลกเลอกเขตขอมลทตองการจะใชงาน - คลกปม - ชอเขตขอมลจะปรากฏทตวจดหมาย- คลก

5. โปรแกรมจะแสดงภาพตวอยางจดหมาย คลก > คลก

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

16

6. เลอกรปแบบการผสานตองการพมพออกทางเครองพมพ- คลก - กำาหนดระเบยนการพมพ- คลกปม - เครองพมพจะทำาการจดหมายฉบบทไดเลอกไวโดยอตโนมต

ตองการใหแสดงเปนจดหมายทงหมดทไดจาการสรางจดหมายเวยน - คลก - กำาหนดระเบยนการผสาน- คลก - จะเกดเอกสารใหมมจำานวนหนาเทากบจำานวนระเบยนทกำาหนดไว- สามารถในไปแกไขขอมลบางสวนของจดหมายได

การเปลยนฐานขอมลทนำามาผสานกบจดหมายหลกจดหมายหลกหนงฉบบสามารถผสานเขากบฐานขอมลไดหลายฐานขอมล

ซงทำาไดโดยคลก เพอกลบไปขนตอนท 3 แลวดำาเนนการดงน1. คลก 2. คลกเลอกแฟมทตองการนำามาผสานกบจดหมายหลก

(เลอกฐานขอมลใหมมาใชงาน) 3. คลกปม

4. โปรแกรมจะแสดงขอมลของผรบจดหมายเวยนใหมอกครง

การทำาซองจดหมาย1. คลกคำาสง เครองมอ > จดหมายและเมล > ซองจดหมายและปายผนก2. คลกปม 3. กำาหนดขนาดของซองทตองการใชงาน

4. คลก เพอกำาหนดการปอนกระดาษ

5. กรอกทอยผรบ :6. กรอกทอยผสง :7. คลกปม

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

17

8. คลกปม เพอกำาหนดใหซองเปนเอกสาร

บทท 6: การพมพเอกสารออกทางเครองพมพการพมพเอกสารออกทางเครองพมพการตรวจสอบกอนพมพ

กอนการพมพทกครงควรตรวจสอบความถกตองของงานกอนการพมพ เพอจะไดแกไขกอนสงพมพจรง

โดยคลกคำาสง แฟม > ดตวอยางกอนพมพ หรอคลกปม ดตวอยางกอนพมพ

การพมพเอกสารออกทางเครองพมพ1. คลกคำาสง แฟม > พมพ หรอคลกปม 2. กำาหนดชอเครองพมพใหตรงกบเครองพมพทใชงาน3. กำาหนดชวงของหนา4. กำาหนดจำานวนสำาเนา :5. ตองการกำาหนดตวเลอกอนๆ คลกปม 6. คลกปม

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

18

ศนยพฒนาฝมอแรงงานจงหวดนนทบร โทร.02-595-4046-8 ตอ 231

19