› xmlui › bitstream › handle › 123456789 › 6481 › Bab 2.pdf... BAB II TINJAUAN PUSTAKA...
Transcript of › xmlui › bitstream › handle › 123456789 › 6481 › Bab 2.pdf... BAB II TINJAUAN PUSTAKA...
10
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Audit Internal
2.1.1 Pengertian Audit Internal
Pengertian Audit Internal menurut Standar Profesi Audit Internal
(SPAI) dalam (Tugiman 2006):
“Audit Internal adalah suatu aktivitas penilaian independen di dalam suatu
organisasi untuk penelitian kegiatan pembukuan, finansial, dan kegiatan
lainnya, sebagai dasar untuk membantu pimpinan perusahaan.
Pemeriksaan itu mempunyai pengendalian manajerial yang berfungsi
dengan jalan mengukur dan menilai efektivitas sarana pengendalian”
Menurut pernyataan SPAI tersebut, audit internal adalah suatu fungsi
penilaian independen yang ada dalam suatu organisasi dengan tujuan untuk
menguji dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan organisasi yang dilaksanakan.
Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat dijelaskan bahwa pengertian
audit internal mencakup:
1. Audit internal merupakan suatu aktivitas penilaian independen dalam
suatu organisasi. Ini berarti bahwa orang yang melakukan penilaian
tersebut adalah pegawai perusahaan.
2. Dalam pengukuran yang dilakukan oleh auditor internal, independensi
dan objektivitas harus dipegang.
3. Dalam pengukuran yang dilakukan oleh auditor internal bertanggung
jawab langsung pada pimpinan.
11
4. Auditor internal memeriksa dan mengevaluasi seluruh kegiatan baik
finansial maupun non fianansial.
5. Menentukan apakah kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan
dijalankan sesuai dengan target dalam pencapaian tujuan organisasi.
Pengertian audit internal menurut Arens et al. (2011) sebagai berikut :
“Internal auditing is an independent, objective assurance and
consulting activity designed to add value and improve an organization
operations. It helps an organization accomplish its objective by bringing a
systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness
of risk management, control and governance processes.”
Sedangkan pengertian Audit Internal menurut Agoes (2012) adalah
sebagai berikut:
“Internal Audit (Pemeriksaan Intern) adalah pemeriksaan yang dilakukan
oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan
catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap peraturan
pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku”.
Pengertian Audit Internal menurut Ely dan Rahayu (2010) adalah sebagai
berikut :
“Audit Internal adalah pegawai dari suatu organisasi atau perusahaan yang
bekerja di organisasi tersebut untuk melakukan audit bagi kepentingan
manajemen perusahaan yang bersangkutan dengan tujuan untuk membantu
manajemen organisasi untuk mengetahui kepatuhan para pelaksana
operasional organisasi terhadap kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan oleh perusahaan.”
2.1.2 Fungsi Audit Internal
Fungsi audit internal sekarang ini semakin dibutuhkan dalam suatu
perusahaan. Tanpa adanya fungsi audit internal pada suatu perusahaan, maka tidak
akan ada sumber informasi internal yang independen mengenai kinerja yang ada
di perusahaan.
12
Fungsi audit internal adalah sebagai penilai independen yang dibentuk
dalam suatu organisasi dan mempunyai aktivitas untuk memberikan jaminan
keyakinan dan konsultasi. Auditor internal berperan untuk membantu para
anggota organisasi agar dapat menjalankan tanggung jawabnya secara efektif dan
untuk membantu organ isasi dalam mencapai tujuannya (Wuryan, 2011).
Fungsi audit internal bagi manajemen menurut Sawyer’s (2011) adalah
sebagai berikut :
“mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh
manajemen puncak, mengidentifikasi dan meminimalkan resiko,
memvalidasi laporan ke manajer senior, membantu manajemen pada
bidang-bidang teknis, membantu manajemen pada bidang-bidang teknis,
membantu proses pengambilan keputusan, menganalisis masa depan
bukan hanya untuk masa lalu, dan membantu manajer untuk mengelola
perusahaan.”
Fungsi audit internal dijelaskan oleh Halim (2007) menyatakan bahwa :
“Auditor internal bertanggungjawab terhadap pengendalian intern
perusahaan demi tercapainya efisiensi,efektivitas dan ekonomis serta
ketaatan pada kebijakan yang diambil oleh perusahaan. Selain itu juga
bertanggungjawab untuk selalu memberikan rekomendasi atau saran
kepada pihak manajemen. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa fungsi
auditor internal adalah membantu manajemen dalam meningkatkan
efisiensi dan efektivitas kegiatan perusahaan”.
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa fungsi audit internal
merupakan kegiatan penilaian yang bebas, yang terdapat dalam organisasi, yang
dilakukan dengan cara memeriksa akuntansi, keuangan, dan kegiatan lain. Untuk
memberikan jasa bagi manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka.
Dengan cara menganalisis, penilaian, rekomendasi, dan komentar-komentar
penting terhadap kegiatan manajemen, auditor intern menyediakan jasa tersebut.
13
Audit internal berhubungan dengan semua kegiatan perusahaan, sehingga tidak
hanya terbatas pada audit catatan-catatan akuntansi.
2.1.3 Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Internal
Audit internal dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang
diharapkannya,tentunya ada ruang lingkup yang harus dijalankan agar manajemen
perusahaan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan efektif, sehingga
perusahaan mampu mengurangi berbagai risiko seperti bentuk kecurangan,
kejahatan, transaksi mencurigakan dalam perusahaan, dan lain sebagainya.
Audit internal dalam membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang
diharapkannya,tentunya ada ruang lingkup yang harus dijalankan agar manajemen
perusahaan dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan efektif, sehingga
perusahaan mampu mengurangi berbagai risiko seperti bentuk kecurangan,
kejahatan, transaksi mencurigakan dalam perusahaan. Tindak kecurangan
bukanlah kasus sembarangan dan bukan pula kejadian yang kebetulan. Hanya
audit internal yang dijalankan dengan penuh kewaspadaan yang mampu
menangkal permainan mereka yang diam-diam merongrong perusahaan (Valery,
2011).
Menurut Tugiman (2006) tujuan pelaksanaan audit internal adalah
membantu para anggota organisasi agar mereka dapat melaksanakan tanggung
jawabnya secara efektif. Untuk hal tersebut, auditor internal akan memberikan
berbagai analisis, penilaian, rekomendasi, petunjuk, dan informasi sehubungan
dengan kegiatan yang sedang diperiksa. Tujuan pemeriksaan mencakup pula
14
usaha mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya wajar. Anggota
organisasi yang dibantu dengan adanya audit internal mencakup seluruh tingkat
manajemen dan dewan.
Sedangkan menurut Mulyadi & Puradiredja (2008), tujuan audit internal
sebagai berikut :
“Membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung
jawab mereka, dengan cara menyajikan analisis, penilaian, rekomendasi,
dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan mereka.”
Menurut Tugiman (2006) Ruang lingkup audit internal menilai keefektifan
sistem pengendalian intern serta mengevaluasi terhadap kelengkapan dan
keefektifan sistem pengendalian intern yang dimiliki organisasi, serta kualitas
pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan. Pemeriksaan intern harus:
1) Mereview keandalan (reabilitas dan integritas) informasi finansial dan
operasional serta cara yang dipengaruhi untuk mengidentifikasi,
mengukur, mengklasifikasikan, dan melaporkan informasi tersebut.
2) Mereview berbagai sistem yang telah ditetapkan untuk memastikan
kesesuaiannya dengan berbagai kebijaksanaan, rencana, prosedur,
hukum, dan peraturan yang dapat berakibat penting terhadap kegiatan
organisasi, serta harus menentukan apakah organisasi telah mencapai
kesesuaian dengan hal-hal tersebut.
3) Mereview berbagai cara yang dipergunakan untuk melindungi harta
dan bila dipandang perlu memverifikasi harta-harta tersebut.
15
4) Menilai keekonomisan dan keefisienan pengguna berbagai sumber
daya.
5) Mereview berbagai operasi atau program untuk menilai apakah
hasilnya konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
dan apakah kegiatan atau program tersebut dilaksanakan sesuai dengan
yang direncanakan.
Dapat dilihat bahwa ruang lingkup audit internal adalah menilai dan
mengevaluasi keefektifan serta kelengkapan sistem pengendalian intern yang ada
dalam organisasi serta kualitas pelaksanaan tanggung jawab yang diberikan.
2.1.4 Standar Profesi Audit Internal
Kegunaan standar profesi menurut Tugiman (2006) menjelaskan
mengenai pandangan dari berbagai hal, kegunaan standar profesi ini adalah untuk:
1. Memberikan pengertian tentang peran dan tanggung jawab audit
internal kepada seluruh tingkat manajemen, dewan direksi, badan-badan
publik, auditor eksternal, dan organisasi-organisasi profesi yang
bersangkutan.
2. Menetapkan dasar pedoman dan pengukuran atau penilaian pelaksanaan
auditor internal.
3. Memajukan praktik audit internal.
Standar profesi membedakan antara berbagai macam tanggung jawab
organisasi yang meliputi dewan, unit audit internal, pimpinan audit internal, para
pemeriksa internal (internal auditor), dan pemeriksa eksternal (external auditor).
16
Sehubungan dengan hal-hal tersebut diatas, konsorsium organisasi profesi
audit internal menerbitkan Standar Profesi Audit Internal (SPAI), dijelaskan oleh
Tugiman (2006) dalam bukunya yang berjudul Standar Profesional Internal Audit
isi dari standar standar tersebut adalah sebagai berikut:
1. Independensi
2. Kemampuan Profesional
3. Lingkup Pekerjaan
4. Pelaksanaan kegiatan Pemeriksaan
5. Manajemen Bagian Audit Internal.
Lebih lanjut Standar profesi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1) Independensi
Independensi pada auditor internal adalah mandiri dan terpisah dari
berbagai yang diperiksa. Para auditor internal dianggap mandiri apabila dapat
melaksanakan pekerjaannya secara bebas dan objektif. Kemandirian para
pemeriksa internal dapat memberikan penilaian yang tidak memihak dan tanpa
prasangka, hal mana sangat diperlukan atau penting bagi pemeriksaan
sebagaimana mestinya. Hal ini dapat diperoleh melalui status organisasi dan sikap
objektif para auditor internal.
Status organisasi unit audit internal haruslah memberikan keleluasaan
untuk memenuhi atau menyelesaikan tanggung jawab pemeriksaan yang
diberikan, hal tersebut dikarenakan:
a. Pemimpin audit internal harus bertanggung jawab terhadap individu di
dalam organisasi yang memiliki kewenangan cukup untuk mewujudkan
17
kemandirian tersebut dan menjamin luas cakupan pemeriksaan,
perhatian yang memadai terhadap laporan pemeriksaan, dan tindakan
yang tepat berdasarkan rekomendasi pemeriksaan.
b. Pimpinan audit internal harus memiliki hubungan langsung dengan
dewan. Kordinasi yang teratur dengan dewan akan membantu
terjaminnya kemandirian dan merupakan sarana semua pihak untuk
saling memberikan informasi demi kepentingan organisasi.
c. Kemandirian tersebut harus ditingkatkan bila pengangkatan atau
penggantian pimpinan audit internal dilakukan atas persetujuan dewan.
d. Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab bagian audit internal harus
didefinisikan dalam dokumen tertulis, sebaiknya di dalam anggaran
dasar yang disetujui oleh manajemen dan dewan.
e. Pimpinan audit internal setiap tahun harus mengajukan persetujuan
mengenai rangkuman jadwal pemeriksaan, susunan kepegawaian, dan
anggaran yang kemudian diinformasikan kepada dewan
f. Pimpinan audit internal harus memberi laporan tahunan tentang
berbagai kegiatan kepada manajemen senior dan dewan, atau setiap
periode yang lebih singkat bila dipandang perlu.
Para pemeriksa internal atau auditor internal haruslah melakukan
pemeriksaan secara objektif. Objektif adalah sikap mental bebas yang harus
dimiliki oleh pemeriksa internal dalam melaksanakan pemeriksaan.
18
2) Kemampuan Profesional
Pemeriksaan internal harus dilaksanakan secara ahli dan dengan ketelitian
professional. Kemampuan professional merupakan tanggungjawab bagian audit
internal dan setiap auditor internal. Pimpinan audit internal dalam setiap
pemeriksaan haruslah menugaskan orang-orang yang secara bersama atau
keseluruhan memiliki pengetahuan, kemampuan, dan berbagai disiplin ilmu yang
diperlukan untuk melaksanakan pemeriksaan secara tepat dan pantas.
Unit audit internal harus memberikan jaminan atau kepastian bahwa teknis
dan latar belakang pendidikan para pemeriksa internal telah sesuai bagi
pemeriksaan yang akan dilaksanakan, memiliki atau mendapatkan pengetahuan,
kecakapan, dan berbagai disiplin ilmu yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tanggung jawab pemeriksaan, serta unit audit internal harus memberikan
kepastian bahwa pelaksanaan pemeriksaan internal akan diawasi sebagaimana
mestinya.
Selain itu audit internal harus mematuhi standar professional dalam
melakukan pemeriksaan, memiliki pengetahuan, kecakapan, dan berbagai disiplin
ilmu yang penting dalam melaksanakan pemeriksaan, memiliki kemampuan untuk
menghadapi orang lain dan berkomunikasi secara efektif, meningkatkan
kemampuan teknisnya melalui pendidikan yang berkelanjutan, serta
melaksanakan ketelitian professional yang sepantasnya dalam melaksanakan
pemeriksan.
19
3) Lingkup Pekerjaan
Lingkup pekerjaan pemeriksaan internal harus meliputi pengujian dan
evaluasi terhadap kecukupan dan keefektivan sistem pengendalian internal yang
dimiliki oleh suatu organisasi dan kualitas pelaksanaan tanggung jawab.
Lingkup pekerjaan pemeriksaan internal, sebagaimana ditetapkan dalam
standar professional audit internal meliputi pemeriksaan apa saja yang harus
dilaksanakan. Meninjau terhadap kecukupan suatu sistem pengendalian internal,
apakah sistem yang ditetapkan telah memberikan kepastian yang layak atau
masuk akal bahwa tujuan dan sasaran organisasi akan dicapai secara ekonomis
dan efisien. Meninjau terhadap keefektivan sistem pengendalian internal apakah
system tersebut berfungsi sebagaimana yang diharapkan. Dan meninjau kualitas
pelaksanaan kegiatan apakah tujuan dan sasaran organisasi telah dicapai.
a) Keandalan Informasi
Auditor internal harus meninjau keandalan (realibilitas dan integritas)
berbagai informasi keuangan dan pelaksanaan pekerjaan atau operasi,
serta berbagai cara yang dipergunakan untuk mengidentifikasi,
mengukur, mengklasifikasi, dan melaporkan informasi.
b) Kesesuaian dengan Kebijaksanaan, Rencana, Prosedur dan Peraturan
Perundang-undangan
Auditor internal harus meninjau sistem yang telah ditetapkan untuk
memastikan kesesuaian dengan berbagai kebijaksanaan, rencana,
prosedur, ketentuan perundang-undangan dan peraturan yang dimiliki,
akibat yang penting terhadap berbagai pekerjaan atau operasi dan
20
laporan, serta harus menentukan apakah organisasi telah memenuhi atau
melaksanakan hal-hal tersebut.
c) Perlindungan terhadap Harta
Auditor internal harus meninjau berbagi alat atau cara yang di gunakan
untuk melindungi harta dan apabila perlu, memverifikasi keberadaan
dari suatu harta atau aktiva.
d) Penggunaan Sumber Daya secara Ekonomis dan Efisien
Auditor internal harus menilai keekonomisan dan efisiensi penggunaan
sumber daya yang ada
e) Auditor internal haruslah menilai pekerjaan, operasi, atau program
untuk menilai apakah hasil yang dicapai telah sesuai dengan tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan, dan apakah pekerjaan, operasi, atau
program tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan rencana.
4) Pelaksanaan Kegiatan Pemeriksaan
Kegiatan pemeriksaan harus meliputi perencanaan pemeriksaan, pengujian
dan pengevaluasian informasi, pemberitahuan hasil dan menindaklanjuti (Follow
Up). Pemeriksaan internal (internal auditor) bertanggung jawab untuk
merencanakan dan melaksanakan tugas pemeriksaan, yang harus disetujui dan
ditinjau atau direview oleh pengawas.
Kegiatan pemeriksaan dimulai dengan perencanaan pemeriksaan.
Perencanaan pemeriksaan internal harus didokumentasikan dan disetujui oleh
pihak-pihak yang berwenang, memuat informasi dasar tentang kegiatan yang
diperiksa dan program pemeriksaan, menentukan berbagai tenaga yang diperlukan
21
untuk melaksanakan pemeriksaan, memberitahukan kepada pihak yang dipandang
perlu, melaksanakan survei secara tepat, menentukan bagaimana, kapan, dan
kepada siapa hasil-hasil pemeriksaan akan disampaikan.
Kemudian dilakukan pengujian dan pengevaluasian informasi, hal tersebut
diperlukan untuk membuktikan kebenaran informasi dan mendukung hasil
pemeriksaan. Setelah pengujian dan pengevaluasian informasi dilakukan
pemeriksa internal harus melaporkan hasil pemeriksaan yang dilakukan terakhir
pemeriksa internal harus terus-menerus meninjau dan melakukan tindak lanjut
(Follow Up) untuk memastikan bahwa temuan pemeriksaan yang dilaporkan telah
dilakukan tindakan yang tepat.
5) Manajemen Bagian Audit Internal
Pimpinan audit internal harus mengelola badan audit internal secara tepat,
sehingga:
a. Pekerjaan pemeriksaan memenuhi tujuan umum dan tanggung jawab
b. yang disetujui manajemen senior dan diterima oleh dewan.
c. Sumber daya bagian audit internal dipergunakan secara efisien dan
efektif, dan
d. Pelaksanaan pekerjaan pemeriksaan dilakukan sesuai dengan standar
profesi.
Untuk mencapai tujuan tersebut pimpinan audit internal harus memiliki
pernyataan tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab bagi bagian audit internal,
harus menetapkan rencana bagi pelaksanaan tanggung jawab bagian audit internal,
harus membuat kebijaksanaan dan prosedur secara tertulis yang akan
22
dipergunakan sebagai pedoman oleh staf pemeriksa, harus menerapkan program
untuk menyeleksi dan mengembangkan sumber daya manusia pada bagian audit
internal, harus mengkoordinasikan usaha-usaha atau kegiatan audit internal
dengan auditor eksternal, dan harus menerapkan dan mengembangkan
pengendalian mutu atau jaminan kualitas untuk mengevaluasi berbagai kegiatan
bagian audit internal.
2.2 Efektivitas
2.2.1 Pengertian Efektivitas
Tercapainya tujuan manajemen tidak selamanya disertai dengan efisiensi
yang maksudnya dengan kata lain, manajemen yang tidak efektif tidak selalu
disertai dengan efisien. Tercapainya tujuan mungkin oleh efektivitas saja tetapi
diukur pula efisien.
Pengertian efektivitas menurut Arens et al. (2011 ) yaitu sebagai berikut:
“Effectiveness referrs to accomplishment of objective, where as efficiency
refers to the resources used to achieve those objectives”.
Berdasarkan definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa efektivitas
merupakan perbandingan antara target atau sesuatu yang hendak dicapai dan
realisasinya atau sesuatu yang telah terjadi berdasarkan kenyataan yang ada.
Menurut Siagian (2008) mendefinisikan efektivitas sebagai berikut :
“Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam
jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk
menghasilkan sejumlah barang atas jasa kegiatan yang dijalankan.”
23
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa efektivitas menunjukan
keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika hasil
kegiatan semakin mendekati sasaran berarti makin tinggi efektivitasnya.
2.3 Penggajian
2.3.1 Pengertian Penggajian
Penggajian merupakan salah satu aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan,
dimana dalam menentukan besarnya perhitungan dan pembayaran gaji menjadi
salah satu bagian yang terpenting karena biaya gaji merupakan biaya tetap yang
besar pada perusahaan.
Sedangkan pengertian gaji menurut Mardi (2011) adalah sebagai berikut :
“Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan
oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai.”
Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan
suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas
jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut
biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.
Untuk lebih jelasnya lagi gaji merupakan biaya utama atas keahlian atau
pekerjaan dan kesetiaan dalam bisnis perusahaan yang diterima karyawan sebagai
pengganti jasa mereka pada perusahan. Suatu sturktur gaji akan memberikan data
sebagai berikut:
1. Adanya jumlah tenaga kerja yang pasti dan efisiensi dalam menggunakan
tenaga kerja
24
2. Adanya penghitungan gaji yang dapat dipercaya.
3. Adanya data yang dapat dipercaya sebagai dasar pembuatan standar biaya jam
kerja dan standar biaya tenaga kerja.
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai
jabatan dan diberikan satu kali dalam sebulannya.Sedangkan upah dibayar
berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh
karyawan.
Adapun pengertian gaji menurut Winarni dan Sugiarti (2008) adalah
sebagai berikut:
“Gaji merupakan balas jasa yang dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin,
pengawas-pengawas, pegawai tata usaha dan pegawai-pegawai kantor serta para
manajer lainnya, dan biasanya gaji dibayarkan bulanan.”
2.3.2 Pengertian Sistem Penggajian
Di dalam suatu perusahaan karyawan merupakan elemen yang penting
agar perusahaan dapat tetap berjalan dan mencapai tujuannya. Hal yang sangat
berkaitan dengan karyawan yaitu gaji, karena gaji merupakan suatu balas jasa atas
kinerja karyawan. Sistem penggajian merupakan hal yang penting di dalam suatu
perusahaan dan perlu untuk tetap diawasi agar dapat berjalan dengan efektif.
Adapun pengertian sistem menurut (Mulyadi, 2013) adalah :
“Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
25
Pengertian sistem penggajian menurut Mardi (2011) adalah sebagai
berikut :
“Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu aplikasi pada
sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch
(bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau
dibuat secara periodik (tiap mingguan,dua mingguan,atau bulanan) demikian pula
pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayar pada waktu bersamaan.”
Fungsi dari sistem akuntansi penggajian menurut Mulyadi (2013) dalam
bukunya Sistem Akuntansi yaitu :
“Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer”.
Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem
penggajian merupakan suatu sistem yang dapat menghasilkan informasi mengenai
gaji pegawai secara akurat sehingga dapat bermanfaat bagi pihak yang
memerlukan informasi yang dihasilkan. Sistem penggajian diperlukan apabila
pegawai telah cukup banyak dan jumlah gaji yang menjadi hak setiap pegawai
untuk jangka waktu pembayaran gaji tertentu dihitung dalam daftar gaji.
2.3.3 Prosedur Penggajian
Prosedur gaji pada kebanyakan perusahaan yaitu suatu sistem, prosedur,
dan catatan-catatan serta formulir-formulir yang digunakan untuk menetapkan
secara tepat dan akurat berapa gaji yang harus diterima oleh setiap pegawainya,
berapa gaji yang harus dipotong, misalnya untuk pajak penghasilan pegawai pada
perusahaan, serta sisa gaji yang benar-benar telah dibayarkan kepada pegawai.
26
Adapun prosedur-prosedur yang dalam pengelolahan gaji menurut Mulyadi
& Puradiredja (2008) yaitu sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur pembayaran gaji
1. Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan
waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatan waktu dengan
menggunakan daftar hadir. Pencatatan atas waktu kehadiran karyawan di kantor
sejak masuk sampai dengan keluar.
1. Catatan waktu kehadiran bisa diperoleh dengan cara :
a) Kartu jam, yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan
yang menunjukkan jam pulang. Kartu ini kemudian dimasukkan
dalam mesin pencatat waktu pada waktu karyawan datang maupun
pulang.
b) Daftar hadir yang ditandatangani oleh karyawan setiap hari.
2. Pencatatan waktu kerja
Pencatatan waktu kerja sesungguhnya dalam setiap pekerjaan atau setiap
departemen. Catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugas dari:
a) Buku catatan mandor
b) Daftar hadir yang dikerjakan khusus oleh juru waktu atau petugas
sendiri.
27
Pencatatan waktu kehadiran merupakan tanggung jawab bagian
pencatatanwaktu yang berada di bawah pengawasan bagian personalia.
Sedangkan pencatatan waktu kerja berada di bawah pengawasan bagian produksi
lewat para mandor.
Bagian pencatatan waktu mempunyai tujuan:
1. Memperoleh catatan kehadiran para karyawan, sehingga gaji dan upah
hanya dibayarkan kepada karyawan yang benar-benar bekerja di
perusahaan.
2. Untuk menetapkan banyaknya jam kerja lembur dari para karyawan yang
lembur dan harus menerima uang lembur.
3. Untuk memperoleh bukti-bukti yang berhubungan dengan penggajiian,
pengupahan, perpajakan dan lain-lain.
Pencatatan waktu kehadiran ini merupakan tanggung jawab bagi personalia.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
Fungsi bagian pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan dimana
data yang dipakai adalah sebagai berikut:
a) Surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru.
b) Surat-surat keputusan mengenai Kenaikkan pangkat
c) Surat-surat keputusan mengenai Pemberhentian karyawan
d) Surat-surat keputusan mengenai Penurunan pangkat
e) Surat-surat keputusan mengenai Daftar gaji bulan sebelumnya
f) Surat-surat keputusan mengenai Daftar hadir
28
3. Prosedur pembayaran gaji
Fungsi bagian pembuat daftar gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Untuk menghitung gaji dan upah yang harus dibayarkan pada masing-
masing karyawan dengan tahap-tahap berikut:
1) Mengumpulkan catatan waktu kehadiran (attendance time) dan waktu
kerja (shop time) dari masing-masing.
2) Mengumpulkan data untuk menghitung upah yang didasarkan pada
presentasi (banyak hasil) dan jumlah hasilnya diukur dengan
banyaknya pekerjaan yang telah selesai.
Sebagaimana diketahui dalam garis besar upah dapat didasarkan pada
waktu atau prestasi, yaitu upah waktu dan upah prestasi atau upah
potongan (piecework), sedangkan untuk gaji dapat berdasarkan waktu
kehadiran.
3) Menghitung tambahan (allowance) yang telah dicatatkan pada jumlah
gaji dan upah yang telah dihitung berdasarkan waktu/presentasi.
Di Indonesia allowance te rsebut antara lain berupa:
- Tunjangan istri dan anak
- Tunjangan transpor
- Dan lain-lain.
4) Menghitung upah berdasarkan data yang terkumpul, hal ini dapat
dilaksanakan antara lain dengan cara mengalihkan waktu hadir dengan
tarif.
29
5) Menghitung potongan-potongan dari gaji dan upah yang telah
dihitung, ada banyak macamnya potongan misalnya astek, PPh Pasal
21, iuran Hari Tua, Pinjaman dan lain-lain.
2. Untuk mencatat (journal entry) sesuatu yang berhubungan dengan
pembayaran gaji dan serta membuat formulir dan laporan yang ditentukan
oleh peraturan mengenai berbagai karyawan perusahaan, dengan tahap-
tahap sebagai berikut:
a. Membuat jurnal gaji dan upah (check register)
b. Membuat daftar cek pembayaran atau envelope
c. Membuat struk pembayarn atau daftar earning statement yaitu suatu
penjelasan tentang perhitungan gaji dan upah yang diberikan pada
masing-masing karyawan yaitu setelah dihitung gaji dan upah
kotor/allowance/potongan-potongan.
d. Membuat employee’s earning record yaitu daftar gaji atau pada suatu
masa/semester yang dibayarkan pada petugas yang bersangkutan.
e. Membuat berbagai formulir yang diharuskan oleh berbagai bagian.
3. Membuat stasistik gaji
Ada beberapa statistik yang diperlukan yang berguna bagi perusahan,
antara lain untuk karyawannya.
4. Menyelenggarakan arsip tentang kepegawaian (aspek hukum), yaitu
aspek-aspek hukum dari perbuatan daftar gaji dan upah.
Dalam struktur organisasi perusahaan besar maupun menengah biasanya
memiliki berbagai fungsi yang terkaitan dengan siklus penggajian yang
30
berada di dalam organisasi.Namun dalam pelaksanaannya terhadap fungsi
gaji tersebut terdapat pemisahan fungsi-fungsi yang mana pelaksanaannya
yang bertanggung jawab.
2.3.4 Dokumen-Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian
Di dalam sistem penggajian terdapat dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan sistem penggajian tersebut. Setiap dokumen memiliki fungsi yang berbeda
dan terkait dalam sistem penggajian. Dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi penggajian menurut Mulyadi & Puradiredja (2008) adalah sebagai
berikut :
“Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umumnya dikeluarkan oleh
fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
pangkat, perubahan tarif upah, dll.
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan
berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan
mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
31
4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap
karyawan dikurangi potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang karyawan,
dan sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan ringkasan
gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan Gaji dan Upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau
dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gai atau upah.
7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap
karyawan dalam, amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.”
Dokumen-dokumen yang digunakan mempunyai peranan di dalam sistem
penggajian, setiap dokumen memuat data penting yang berkaitan dengan
karyawan dan penggajian oleh karena itu data di dalam dokumen-dokumen
tersebut harus diisi dengan lengkap dan akurat agar menghasilkan informasi yang
andal.
32
2.3.5 Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian
Terdapat beberapa bagian yang terkait dan mempunyai peranan di dalam
sistem penggajian, setiap bagian mempunyai fungsi masing-masing pada sistem
penggajian.Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang
dikemukakan oleh Mulyadi & Puradiredja (2008) adalah sebagai berikut :
“Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah
sebagai berikut :
1. Fungsi Kepegawaian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif
gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan
pemberhentian karyawan.
2. Fungsi pencatat waktu, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi pembuat daftar gaji, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata
daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi
guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran
gaji kepada karyawan.
4. Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji,
33
utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem
penggajian dana pengupahan berada di tangan : (1) bagian utang, yaitu bagian
yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti
yang tercantum dalam daftar gaji dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu bagian
yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya
berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu
bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam
jurnal umum.
5. Fungsi keuangan, fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.”
Setiap fungsi memiliki tanggung jawab masing-masing dan setiap fungsi
saling terkait. Apabila salah satu fungsi mengalami kesalahan maka efeknya akan
berakibat kepada fungsi lain sehingga hasil dari fungsi-fungsi tersebut tidak akan
sesuai.
34
2.4 Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Dalam sistem penggajian berbasis komputer berarti bahwa komputer
memiliki peranan penting dalam sistem penggajian. Menurut Fatta (2010) sistem
berbasis komputer artinya menggunakan perangkat lunak untuk proses
penghitungan gaji secara otomatis.
2.4.1 Prosedur Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Terdapat beberapa prosedur di dalam sistem penggajian berbasis
komputer, prosedur menurut Nafarin (2009) adalah sebagai berikut :
“Prosedur adalah urut-urutan seri tugas yang saling berkaitan dan dibentuk
guna menjamin pelaksanaan kerja yang seragam."
Menurut Krismiaji (2009), prosedur sistem penggajian yang
diselenggarakan dengan menggunakan komputer terdiri dari :
“Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan menggunakan
komputer terdiri dari :
1. Bagian gaji : bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja
dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan
membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji ke komputer,
dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu.
2. Departemen pengolahan data : setelah menerima input data gaji,
bagian ini akan menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah
data gaji yang telah urut. Selanjutnya bagian ini menjalankan program
pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file
35
buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: (1) cek gaji yang
diserahkan ke departemen keuangan (kasir), (2) berbagai macam
laporan periodik yang akan diserahkan ke bagian departemen, (3) daftar
gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.
3. Bagian utang : bagian ini menerima daftar gaji dari departemen
pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan
memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan
daftar gaji diserahkan ke departemen keuangan (kasir).
4. Kasir : bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian
ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan
menandatangani cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher).
Kemudian kasir akan mendistribusikan dokumen- dokumen tersebut
sebagai berikut : (1) daftar gaji diserahkan ke bagian gaji, (2) voucher
diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek gaji didistribusikan kepada
karyawan, (4) cek transfer gaji dan diserahkan ke bank.
5. Bagian gaji : atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian gaji akan
mencocokan dengan arsip kartu kerja dan tiket jam kerja. Selanjutnya
dokumen-dokumen tersebut diarsipkan urut tanggal.
Jadi pada intinya dalam sistem penggajian berbasis komputer peran dari
komputer sangat penting di dalam pengolahan data yang berkaitan dengan sistem
penggajian dan lebih efektif dibandingkan dengan sistem penggajian manual.
36
2.4.2 Tujuan Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Tujuan penyusunan prosedur penggajian menurut Mulyadi & Puradiredja
(2008) adalah sebagai berikut :
Tujuan dari penyusunan prosedur penggajian adalah sebagai berikut :
1. Untuk menentukan secara tepat dan cepat berapa besarnya gaji dan
upah yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan.
2. Untuk menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari
semua gaji dan upah, potongan-potongan pajaknya dan potongan-potongan
lainnya.
3. Untuk membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara yang
memuaskan.
4. Untuk menyusun secara tepat dan teliti semua laporan pajak upah yang
dibutuhkan oleh inspeksi pajak
5. Untuk menetapkan dan menggunakan suatu sistem pengecekan intern
dan mencegah kesalahan-kesalahan dan kecurangan- kecurangan”.
Intinya suatu sistem dibuat agar dapat mencapai tujuan dari pengguna
sistem, sistem penggajian berbasis komputer dirancang oleh perusahaan agar
dapat menciptakan suatu timbal balik antara perusahaan dan karyawan, karena
karyawan akan mendapatkan gaji yang sesuai dengan kontribusi karyawan
terhadap perusahaan.
37
2.5 Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan permasalahan dalam
penelitian ini dipaparkan dalam Tabel 2.1 sebagai berikut:
Tabel 2.1
Ringkasan Penelitian Terdahulu
No. Peneliti Judul Peneliti Hasil Penelitian Perbedaan
1. Florentinus
(2010)
Peranan Audit
Internal dalam
Menunjang
Efektivitas
Pengelolaan
Sistem
Penggajian
Hasil menunjukkan bahwa
pengelolaan sistem penggajian
yang dilaksanakan telah
efektif karena didukung oleh
unsur-unsur pengelolaan sistem
penggajian serta audit internal
yang memiliki peranan dalam
menunjang efektivitas
pengelolaan sistem penggajian.
Variabel
Objek
Penelitian
Tahun
Pengamatan
2. Gustriani
(2013)
Peranan Auditor
Internal Dalam
Upaya
Meningkatkan
Pengendalian
Intern Atas
Penggajian
Audit internal berpengaruh baik
terhadap penggajian dan
pengendalian internal
berpengaruh positif . Semakin
baik pengendalian internal yang
diterapkan maka kecurangan atas
penggajian dapat dihindarkan.
Variabel
Objek
Penelitian
Tahun
Pengamatan
3. Claresta
(2014)
Pengaruh Audit
Internal terhadap
Efektivitas
Pengelolaan Gaji
Bahwa pengendalian internal atas
penggajian telah diterapkan
efektif dan pelaksanaan audit
internal telah dilakukan dengan
memadai terlihat dari auditor
internal yang telah memiliki
kualifikasi seperti
independensi,kompetensi,program
audit,pelaksanaan audit,laporan
audit,dan tindak lanjut atas hasil
audit.
Variabel
Objek
Penelitian
Tahun
Pengamatan
38
2.6 Kerangka Pemikiran
Setiap pimpinan perusahaan menghendaki agar perusahaannya dapat
semakin berkembang di kemudian hari. Oleh karena itu pimpinan perusahaan
harus selalu berusaha sebaik mungkin agar perusahaannya terhindari dari faktor-
faktor yang dapat menghambat kemajuan dan perkembangan perusahaan (Solihin,
2009).
Menurut Konsorsium Organisasi Profesi Audit Internal (2009) semakin
besarnya perusahaan, maka disadari pula bahwa pimpinan perusahaan tidak lagi
dapat melaksanakan fungsi pengawasan terhadap setiap kegiatan usaha secara
langsung. Tetapi walaupun demikian, agar perusahaan berjalan sesuai pola
kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya, pimpinan perusahaan harus
melimpahkan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahannya. Agar
pendelegasian ini dapat berjalan dengan baik, diperlukan suatu bagian atau
departemen yang dapat membantu manajemen dalam fungsi pengawasan yaitu
bagian atau direktorat audit internal.
Oleh karena itu pengaruh audit internal sangatlah penting dalam
membantu manajemen dalam meneliti dan mengawasi apakah prosedur, metode,
dan teknik yang menjadi alat dari pengendalian intern itu sudah dilaksanakan.
Dalam kedudukannya yang bebas dari aktivitas kegiatan operasional, auditor
internal dapat memberikan informasi yang benar dan objektif yang menyangkut
keakuratan data yang akan dijadikan dasar bagi manajemen dalam mengambil
keputusan (Mulyadi & Puradiredja, 2008).
39
Audit internal juga sebagai suatu fungsi penilai independen yang ada
dalam organisasi untuk membantu mencapai tujuannya dengan memberikan suatu
pend ekatan disiplin yang sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan
keefektivan manajemen risiko, pengendalian, dan proses pengelolaan dan
pengelolaan organisasi (Wuryan, 2011)
(Sawyer, 2011) juga menjelaskan bahwa audit internal memiliki pengaruh
di dalam sistem penggajian, yaitu sebagai berikut :
“Tujuan audit dalam audit gaji misalnya memastikan bahwa karyawan
tidak mengambil cuti secara berlebihan karena sewaktu cuti tersebut mereka tetap
menerima gaji. Prosedur audit yang paling efektif adalah mengamati secara
langsung atau melihat catatan cuti karyawan. Kemudian auditor internal bisa
menelusuri cuti dari catatan gaji hingga ke pengurangan akumulasi waktu cuti”.
Dari pernyataan di atas sawyer menjelaskan tentang keterlibatan audit
internal pada sistem penggajian, hal tersebut berarti bahwa di dalam sistem
penggajian perlu adanya audit internal sebagai suatu alat untuk pengawasan.
(Fatta,2010) menyebutkan bahwa sistem berbasis komputer, yaitu
menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan gaji secara otomatis,
Audit sangat diperlukan dalam sistem berbasis komputer karena di dalam sistem
yang terkomputerisasi banyak risiko-risiko yang dapat ditimbulkan yang harus
tetap diawasi.
40
Gambar 2.1
Skema Kerangka Pemikiran
Keterangan :
= pengaruh
Bila dijabarkan secara sistematis, maka hubungan dari variabel tersebut adalah:
Y= f (X)
Dimana :
Y = Efektivitas Sistem Penggajian Berbasis Komputer
X = Pengaruh Audit Internal
f = fungsi
Dari model penelitian di atas dapat dilihat bahwa Pengaruh Audit Internal
berpengaruh terhadap Efektivitas Sistem Penggajian Berbasis Komputer.
Audit Internal
(X)
(
Efektivitas Sistem Penggajian
Berbasis Komputer
(Y)
41
2.8 Hipotesis Penelitian
Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah disusun, maka hipotesis yang
dikemukakan peneliti adalah:
Ho : tidak terdapat pengaruh audit internal terhadap efektivitas sistem
penggajian berbasis komputer.
Ha : terdapat pengaruh audit internal terhadap efektivitas sistem penggajian
berbasis komputer.