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CONCLUSIONES
Después de haber realizado el presente trabajo especial de grado y
recabado toda la información pertinente a las variables en estudio, las cuales
permitieron el diseño de un programa de control interno para el manejo del
efectivo en la Tesorería General del Estado Zulia, el cual se realizó mediante
la aplicación de un instrumento, tipo entrevista hecho al personal involucrado
en el manejo del efectivo con la ayuda de la observación directa realizado
por las propias investigadoras en el sitio de trabajo, de los cuales se
concluyó lo siguiente:
Con referencia al diagnostico de la situación actual en cuanto a los
lineamientos de control interno existente:
FF Se determinó que las actividades realizadas por la dependencia no
obedecen a un plan elaborado previamente lo que origina un retraso
en las actividades, y deficiencia laboral, por lo que surge la necesidad
de diseñar un programa de control interno en el efectivo que permita
a los empleados trabajar o realizar actividades sistemáticas dirigidas
al manejo de esta área.
FF Se pudo determinar que no existían ningún control interno formal que
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sirviera al ente como instrumento controlador, ya que lo mas parecido al
control interno existente dentro de esta dependencia se basa
prácticamente en la experiencia laboral de cada uno de los funcionarios,
siendo estos controles llevados de manera informal y a libre albedrío, lo
que ocasiona un descontrol en los procesos que en esta dependencia se
realizan.
FF No cuentan con el establecimiento formal de normas, políticas y
procedimientos que permita a la dependencia tener una fluidez
adecuada en cuanto a los procesos que realizan, ocasionando
multiplicidad de funciones ya que las actividades no se encuentran
debidamente segregadas, originando trastornos a la dependencia lo
que se convertirá en debilidades para la misma.
A su vez se observó en el objetivo especifico N° 2 referente a la
evaluación del control interno en el área del efectivo de la Tesorería General
del Estado Zulia;
FF Donde la dependencia presenta insuficiencia en cuanto a los
conocimientos de la información, ya que los funcionarios que laboran
en esta dependencia no están al tanto de las actividades que se
realizan en ellas.
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Con respecto al mismo objetivo enfocándose en el indicador Caja Chica
se determinó que:
FF Los funcionarios que trabajan en la Tesorería General del Estado
Zulia no cumplen a cabalidad con las normas de control referente al
indicador y poseen un desconocimiento de las actividades que realiza
el custodio del fondo, esto se debe a la insuficiencia de los canales
de información que no cumplen en su totalidad la función que le
corresponde, que es la de transmitir de manera veraz y oportuna lo
concerniente a lo establecido en cada reglamento y a las
modificaciones que se realizan con respecto al mismo.
FF Asimismo en lo concerniente al indicador Fondos en Avances se
determinó que los fondos destinados al pago de los gastos
presupuestarios no son suficiente para cubrir los gastos aprobados,
ya que cuando se presupuesta no se toman en cuenta los factores
externos que puedan afectar directamente al patrimonio público, y
que a la hora de cancelar dichos gastos los recursos monetarios no
resultan suficiente para solventar las necesidades u obligaciones que
tenga la dependencia.
FF El personal de la dependencia no esta claramente informado en
cuanto a que si los desembolsos efectuados corresponden a créditos
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aprobados por la ley de régimen presupuestarios, lo que se traduce
en debilidades de control causando daños como; retraso en los
adelantos destinados al fondo en avance y un bajo nivel de
información para el manejo adecuado del fondo.
Por otro lado, analizando el área del efectivo del indicador Libro
Auxiliar de Banco, se observó que en este libro existe una diversidad de
cuentas bancarias que presentan problemas judiciales, ya que estas están
representadas literalmente en el balance general de la hacienda pública
reflejadas solamente en papel pero que en la realidad no existen, debiéndose
esto a la intervención de ciertas entidades bancarias como el banco
Maracaibo y el banco Latino, y que a la hora de presentar una disponibilidad
en cuanto a la liquidez monetaria de la dependencia muestran un monto que
no es el real.
Con respecto al objetivo especifico N° tres referido al análisis del aspecto
legal aplicado a la Tesorería General del Estado Zulia, se observó que:
FF La dependencia se basa limitadamente a los lineamientos y normas
existentes de acuerdo a las leyes y reglamentos del sector publico,
debido al desconocimiento de los formalismos de control interno que
tienen los funcionarios que laboran en la Tesorería, especialmente en
el área del efectivo, lo que se traduce en debilidades de tipo legal en
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cuanto a los procedimientos que exige lo establecido dentro de estas
leyes.
Por su parte, analizando el aspecto legal, en cuanto al indicador Ley
Organiza de Hacienda Pública, se detectó que los funcionarios de la
dependencia no se apegan a lo establecido por las normas de control de la
presente ley, trayendo como consecuencia debilidades tales como; fallas en
los canales de comunicación, falta de información por parte de los
funcionarios de la Tesorería, debilidades de control administrativos y
contables.
Asimismo, de acuerdo con el indicador referente al Reglamento sobre el
manejo de los fondos en avances, se determinó que:
FF La Tesorería General del Estado Zulia infiere sobre lo establecido en
dicho reglamento, ya que los funcionarios no presentan un alto índice
de familiaridad y manejo adecuado con los procedimientos de control
aplicados en este reglamento, trayendo como consecuencia el
incumplimiento del este a cabalidad y ocasionando fallas en el
procesamiento de la información.
FF Se pudo determinar que no existe una buena coordinación de las
actividades realizadas en el área del efectivo, ocasionado por el
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desconocimiento de los procesos de control y las formalidades
establecidas para el manejo de los fondos en avances por parte de la
mayoría de los funcionarios que laboran en esta dependencia, siendo
un punto desfavorable para la dependencia.
Por otro lado, con respecto al indicador Reglamento sobre el manejo del
Fondo Fijo de Caja Chica, se observó que:
FF La Tesorería General del Estado Zulia, se rige por lo establecido en el
decreto Nº 800 de manera irregular y que cumple de manera informal
con la información contenida en todos sus artículos.
FF Los funcionarios de la Tesorería difieren con las normas estipuladas y
descritas en el decreto Nº 800 del manejo de caja chica, en cuanto a
la apertura, custodia y prohibiciones que se discriminan en dicho
decreto, ya que en su mayoría los funcionarios desconocen la
información adecuada para controlar dicho fondo.
Para concluir, de las consideraciones anteriores, la Tesorería General del
Estado Zulia, presenta un control interno deficiente en el área del efectivo,
los funcionarios de la dependencia desconocen los procedimientos de control
que deben ser aplicados para cumplir con las actividades en el manejo del
efectivo, lo que se traduce en debilidades para la dependencia, ya que el
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efectivo es una partida que debe manejarse con el debido conocimiento y
acertados procedimientos que aseguren una correcta realización de las
actividades en dicha área.
Asimismo el desconocimiento de las formalidades de control por parte de
los funcionarios de la Tesorería, ocasiona fallas tanto en los canales de
comunicación como en el desempeño de las actividades que se realizan,
originando la implantación de normas, políticas y procedimientos que
permitan analizar y evaluar los procesos de control interno en el área del
efectivo de la dependencia.
Se puede destacar además, que en el contenido del diseño se
describen actividades específicas las cuales cumplen con las normas y
políticas y de esta misma manera forma parte de los procedimientos
detallados que se deben realizar en la dependencia lograr un mayor control
de todas las actividades a ejecutar dentro del manejo del rubro de efectivo en
la dependencia.
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RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones anteriores, se procede a dar las
recomendaciones establecidas por las investigadores para el manejo del
efectivo en la Tesorería General del Estado Zulia.
FF La recomendación principal trata de la implantación a muy corto plazo
del diseño planteado para que de esta manera en muy poco tiempo la
dependencia mantenga un control verdadero del rubro de efectivo.
FF Realizar un plan de control interno elaborado previamente por el cual
se regirá el personal que labora en el área del efectivo de la Tesorería
General del Estado Zulia, permitiéndoles realizar las actividades de
manera oportuna y en el momento necesario, generando de esta
manera que las labores de cada persona sean eficientes.
FF Implementar de manera formal el control interno donde todas y cada
una de las personas que laboran en esta dependencia, estén al tanto
de los procedimientos que deben seguir que aunado a la experiencia
que cada uno presenta podrá lograr de manera satisfactoria un control
de las actividades realizadas.
FF Realizar un instructivo administrativo donde se establezca de manera
formal las normas, políticas y procedimientos que regulen las
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operaciones administrativa y contable de acuerdo al régimen legal,
estadal y nacional, permitiendo tener una fluidez en los procesos que
se convertirán en fortalezas para la dependencia.
FF Presentar por escrito el funcionamiento de las actividades que se
realizan dentro de cada área de la dependencia, evitando el
desconocimiento de los procesos por parte de los funcionarios que
laboran en la Tesorería general del Estado Zulia.
FF Mejorar los canales de comunicación y velar porque estos cumplan
con sus funciones, los cuales tendrán que transmitir de manera
oportuna y veraz la información concerniente de las normas, políticas
y procedimientos que debe seguir cada funcionario que labora dentro
de la dependencia, del mismo modo pasara de manera formal y por
escrito cada modificación que se realiza en cualquier área que tenga
que ver con el rubro del efectivo, permitiendo así que el personal
tenga pleno conocimiento de los procesos que allí se realizan.
FF Informar a los funcionarios todo lo referente al decreto de la caja chica
el cual será modificado cada cierto tiempo, por lo que estarán en el
deber de comunicar dicha modificación y tener al tanto al personal de
las disposiciones que se establecen en cuanto al manejo del fondo,
entre las cuales se pueden mencionar las siguientes:
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- El monto total del fondo fijo de caja chica se establecerá por un
monto máximo de un millón de bolívares (1.000.000,oo).
- El límite máximo que se podrá pagar por Caja Chica será de
cien mil bolívares (100.000.oo)
- Todos los desembolsos mayores del monto anterior deberán
efectuarse por medio de cheques nominativos.
- El órgano de control interno de la Tesorería General del
Estado Zulia podrá efectuar arqueos de caja chica de
manera sorpresiva, al menos una vez al mes.
- No se realizarán vales provisionales por ningún motivo, entre
otras disposiciones que se establecen en el diseño de esta
investigación.
FF Realizar el presupuesto general de acuerdo a los recursos monetarios
con que cuenta la tesorería obtenidos durante el periodo
correspondiente y, que a su vez, sean tomados en cuenta los factores
externos como la inflación y las tasas de interés, que afectan
directamente al patrimonio público, para poder cancelar los diferentes
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gastos con medios suficiente para solventar las necesidades y
demás obligaciones que tenga la dependencia.
FF La Tesorería deberá cumplir con el control de las órdenes de pago, a
través de bases y mecanismos puestos en práctica por los
funcionarios de la dependencia y que estén sustentadas por la ley de
régimen presupuestario.
FF Asimismo, en lo concerniente a los fondos en avances, deben estar
destinados al pago de los gastos presupuestarios, para cubrir los
gastos aprobados por la Ley de Presupuestos, y los desembolsos
efectuados deben corresponder a los créditos que sean aprobados
por la ley de régimen presupuestarios, originando de esta manera
avances en el nivel de la información para el manejo adecuado del
fondo en avances y en el área del efectivo.
FF Los procedimientos adecuados para la partida de banco, consistirá
inicialmente al cierre de las diversas cuentas corrientes existentes en
el balance general de la hacienda pública, ajustándolas contra la
cuenta respectiva del plan único de cuentas de la gobernación, para
sanear y limpiar de manera definitiva los estados financieros de la
hacienda pública, logrando la actualización definitiva de estos.
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FF De acuerdo con las actividades realizadas para la partida de banco,
se deberá tomar en cuenta el manejo adecuado de las cuentas
bancarias, el control de las chequeras, la limitación en cuanto a los
montos de los cheques y la preparación de las disponibilidades
bancarias.
FF La Tesorería General del Estado Zulia deberá llevar un libro auxiliar
de banco habilitado por la Contraloría General, y que de igual forma
permita establecer un adecuado control de los procedimientos
referido al manejo de las cuentas bancarias donde el resguardo y la
verificación de los pagos garantice una diligencia optima sobre los
procesos realizados.
FF Informar al personal de la Tesorería General del Estado Zulia, de
cada uno de los reglamentos que se apliquen al manejo del efectivo
y, que de ser posible, se realicen reuniones donde se informe a los
funcionarios de la dependencia, los estatutos que comenzaran a regir
a partir de cualquier modificación que indique algún decreto, así
como para las leyes correspondientes.
FF Se debe realizar un entrenamiento al personal acerca de la
implantación de este programa para así dar pautas hacia el logro del
objetivo que se espera alcanzar.
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FF Desarrollar periódicamente las evaluaciones de desempeño de los
funcionarios con respecto rubro de efectivo, para así de esta manera
vigilar la aplicabilidad de este diseño.
FF Designar un responsable encargado de vigilar y supervisar que se
cumplan las normas, políticas, y procedimientos establecidas.
FF Proponer que se realice por lo menos una vez al mes, una auditoría
parte de la Contraloría General del Estado Zulia, que les permita
analizar, detectar y corregir los posibles errores que puedan
presentarse dentro de esta dependencia, logrando esto mediante
estrategias administrativas que ayuden a la implantación de un
verdadero control interno.