A hivatalos levél

Tartalma és formája

A levél megírásakor figyelembe kell venni:

– levél tárgyát, – a levél írásának célját és azt, hogy – ki a címzett– a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, – a kapcsolat jellege meghatározza a

hangnemet• bárki a címzett, kötelező az udvarias forma

Követelmények

• Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás.

• Legyen könnyen áttekinthető. – Kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen

összetett körmondatokat.

• Derüljön ki a hivatalos levélből – a levél célja,– mit vár el,– mit ajánl a levél írója

Formai követelmények

1. levélpapír– A/4 méretű famentes levélpapír, – céges fejléc – logo, embléma, – cég pontos név és cím, – levelezési cím, postafiók, – netes elérhetőség, telefon és fax

2. boríték– igényes, céges, zárt vagy ablakos

A levél részei és kivitelezése

• Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus,

• tömbforma (magyar szabvány szerint) – első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos

papír, – levél minden sora a levél margójánál kezdődik, – 1-1,5 sortáv

A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.

• francia forma: – egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, – dátum a levél alján– elköszönés és aláírás jobb oldalon, – akár 2-es sortáv

A hivatalos levél formájaCéges papír

Küldő (név, cím, tel/fax)

Címzett Hivatkozási számÜgyintéző (aki az üggyel

foglalkozik, telefon/faxszáma)Tárgy

Megszólítás(ezt helyettesítheti a T. cím)

Az üzenet szövege

Keltezés (város megjelöléssel)ElköszönésAláírásMellékletek

Fogalmazási és stílus követelmények• rövid fogalmazás• személy szóljon személyhez• az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen• általában ÉN helyett MI• mindig udvariasan• nyelvhelyesség kötelező• magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan

alkalmazzuk• egy gondolat – egy bekezdés• fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek• pozitív kifejezéseket• passzív mondatrészek kerülése• fölösleges szavak kerülése• rövid mondatok• hibás szókapcsolatok kerülése• címzés lényegre törő, megszólítás udvarias legyen

Gyakori hibák

• a címzéstévesztés– pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem

vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál • a címzett nevének, beosztásának helytelen írása

– pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó

így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony!

• ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak

• vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani;

• előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái egy vállalatnál• Értesítés

– valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről

– Pl.: ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál

• Felszólítás– Pl.: Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem

fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. (Itt szankciók is megjelenhetnek.)

• Kifogásolás– Pl.: Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási

hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő.

• Engedélyező– Az engedélyezések számos fajtája létezik.– Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a

munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is.

– Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

• Igazolás

– Gyakori levélforma az igazolás.

– Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki.

– Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő

számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony

meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól.

• Meghatalmazás

– A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben

alkalmazott irat.

– A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre,

adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon.

– A meghatalmazás tartalmazza a • meghatalmazott nevét, • a meghatalmazás tárgyát, • a jogosultságot, • a meghatalmazás érvényességi idejét, • a kiállítás dátumát, • a meghatalmazó és meghatalmazott adatait.

• Fellebbezés

– Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a

határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt.

– A határozat megváltoztatását akkor lehet kérni, ha az indokokkal

alátámasztható.

– Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt

hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges

hangnem kerülendő.

• Bejelentés– a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk,

birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára

– természetesen a bejelentés szóban is történhet

– ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

• Panaszlevél– A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a

panaszos levél. – Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. – Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a

körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz.

– A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.

• Feljegyzés– A feljegyzés gyakori ügyirat. – Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen

felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. – Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és

mikor készült, ki készítette

• Jegyzőkönyv– A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket,

tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen.

– A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát.

Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.