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Encontro Internacional de ArquivosÉvora
2014.10.03
A gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos) no ADP do
século XXI
Maria João Pires de Lima
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Sumário
1. Arquivo Distrital do Porto: missão e objectivos
2. Gestão dos sistemas de informação pretéritos (imperfeitos)
2.1 Quem somos? Como fazemos?
2.2 Projectos (DigitArq; CRAV; Consultório no Arquivo; Artes Cénicas; Casa da Roda do Porto; SAALN ……)
3. Conclusões
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Arquivo Distrital do Porto
Missão
Contribuir para promover a salvaguarda, valorização e a divulgação do património arquivístico, garante dos direitos do Estado, dos cidadãos e da memória colectiva
VisãoGerir a memória do passado e do presente na construção de um arquivo de excelência
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Arquivo Distrital do Porto
Gerir (organizar, descrever e disponibilizar) sistemas de informação pretéritos (imperfeitos).
Sistemas de informação fechados e abertos(Pretérito imperfeito = ação que iniciou no passado e que ainda não terminou)
Como se posicionou o ADP e com que recursos? Os possíveis………….
Sair da zona de conforto
Adequar as estratégias de gestão aos contextos organizacionais; aos contextos orçamentais; às políticas de arquivo e às necessidades e expectativas dos utilizadores e da sociedade
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Arquivo Distrital do Porto
Racionalizar os recursos; estabelecer parcerias (AAADP; Universidades); captar mecenas; trabalhar em rede “e sobre a rede”
Definir estratégias que lhe permitam a assumpção de uma cultura de mediadores da cidadania
Recorrer a fontes de financiamento (projectos financiados desde o ano de 2001)
Concretizar projectos que possibilitem a aquisição de saber-fazer disponível para ser utilizado por outros arquivos. (CRAV, DigitArq, Consultório..)
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ADP - Quem somos?
Entidade prestadora de serviços
Mudança organizacionalfomento do acesso continuado à informação que custodia melhor difusão informacional
Desmaterialização do front-office e do back-officesimplificação dos processos internos aposta nas TICinteratividade com o utilizador
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ADP - Quem somos?
Promoção da eficácia e da eficiência administrativa/ intervenção na produção documental
Incremento da qualidade de trabalho/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo
Política de modernização administrativa/Administração mais confiante e menos controladora
Execução da política arquivística nacional no distrito do Porto
Desenvolvimento da sociedade da informação e do conhecimento
Melhoria da acessibilidade aos conteúdos administrativos e culturais
Salvaguarda, valorização e garantia dos direitos do Estado e dos cidadãos Encontro Internacional de Arquivos
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ADP- Como fazemos?
Novos serviços e novos produtos implementação de novas infra-estruturasnovas modalidades de resposta aos utilizadores
Interacção e proximidade sem percepção da distância
Um arquivo sempre abertoServiço de Referência e Leitura Virtual
Balcão electrónico
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ADP- Como fazemos?
Incremento da qualidade/inovação dos arquivos enquanto recurso informativo
Gestão da mudança risco/desafio
Reorganização de processos de trabalho
Política de modernização administrativa
Qualificação profissional / Desenvolvimento de competências
Saberes-ser e saberes-fazer / Aprendizagens informais
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ADP- Como fazemos?
Projectos
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Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo 2002/2003
Prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do
Conhecimento, IP
Inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da
Informação (2004)
Em Dezembro de 2008, a Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ) adopta o DigitArq para toda a rede de arquivos dependentes
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Projeto DigitArq
Aumentar a oferta da capacidade de pesquisa e acessibilidade da informação
Um ponto de partida para a utilização das TIC
Promover o desenvolvimento de uma ferramenta informática de descrição arquivística
Potenciar mudanças organizacionais
Objectivodisponibilizar em linha,local e remotamente,
os conteúdos do Arquivo
prestar serviços de pesquisa remotamente
http://pesquisaeleitura.adporto.pt
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Projecto DigitArq
Arquitectura do conjunto
aplicacional DigitArq
Módulos:• Aquisição e Descrição
Arquivística• Gestão de Objectos
Digitais • Disseminação,
Navegação e Pesquisa• Gestão de Utilizadores e
Gestão da Produtividade
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Projeto DigitArq
repositório de Descrições Arquivísticas
mais de 300 mil registos
descritivos
repositório de Objetos Digitais (OD) gestão integrada da
produção de OD
2 milhões de
imagens
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Objectivo
implementar o balcão
electrónico único Arquivo
Em 2013 o nº de transacções /serviços em plataforma electrónica totalizaram cerca de 238.000
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Projecto CRAVCriar portal para Internet
Implementar plataforma de certificação electrónica de documentos
Garantir os requisitos de autenticidade, integridade, não-repúdio e confidencialidade dos dados
Efectuar a pesquisa e visualizar os documentos
Fazer o pedido de consulta, de pesquisa e reservar documentos
Fornecer, remota e localmente, reproduções digitais de documentos certificadas em ambiente electrónico
Efetuar o pagamento por meio electrónico
adequar os instrumentostecnológicos e organizacionais já
existentes aos recursos informativos que custodiae à disponibilização dos seus serviços
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Projecto CRAVIntegrar toda a informação produzida no Serviço de Referência e Leitura pelo utilizador remoto ou presencial
Circular a informação entre os serviços do Arquivo no mesmo ambiente para os diversos intervenientes nos processos
A DGLAB está a proceder ao desenvolvimento/adaptação do CRAV, integrado como mais um módulo do conjunto aplicacional DigitArq
Para ser implementado no Arquivo Nacional, Arquivos Distritais e Centro Português de Fotografia, no ano de 2014
satisfazer os utilizadoresà distância e num menor
tempo possível
Simplificar os processos/redesenhar os circuitos
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Projecto Consultório no Arquivo 2014
Sensibilizar e ajudar a preservar a documentação de arquivo e as memórias
Actividade mensal, gratuita, para apoiar particulares ou entidades colectivas
Consultas nas instalações do ADP, com marcação prévia
Atendimento individualizado com a duração de 30 a 60 minuto
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Análise de documentos ou esclarecimento de
dúvidas pontuais sobre arquivo ou conservação e
restauro
A equipa pode deslocar-se a outra instituição,
excepcionalmente
Questões mais complexas são encaminhadas para o
serviço de consultoria do ADP
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Testemunhos de Emigração entre o Norte de Portugal e Brasil 2014
Higienizar, planificar, consolidar e reacondicionar a série documental “Processos de passaportes” produzidos entre 1905 e 1921
Objetivo de facilitar o acesso à documentação e respetiva descrição ao nível da u.i. (267.000
documentos, que constituem 53.364 processos)
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“Partes da Directora” da casa da Roda do Porto 2013
Assegurar a preservação da totalidade da série documental “Partes da Directora”
Intervenções de conservação e restauro (22.449 documentos, de 6.063 processos e 500 sinais)
Disponibilização para consulta pública do catálogo (6.063 registos) e imagens digitais (7.643)
Realização de um vento público – conferência, vídeo emostra documental
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Valorização e Promoção dos Fundos e Serviço Técnico
do ADP 2013; 2014…
Explorar e divulgar, com periodicidade mensal, um
tema ou um fundo custodiado pelo Arquivo a partir
do ano de 2013
Traduz-se na concepção e produção anual de 12
números de boletins subordinados a diversos temas:(O Arquivo Distrital do Porto; O Acesso aos Arquivos;
50 anos de Ponte da Arrábida; 250 anos daTorre dos Clérigos;
250 anos daTorre dos Clérigos: Nicolau Nasoni; Livraria Lello & irmão;
Incorporações ADP: Listagem atualizada; SOS Arquivos;
Ficheiro Magalhães Basto; 40 anos do 25 de Abril; A I Grande Guerra)
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Documentos das artes Cénicas 2011Conservar e catalogar os documentos (2.000) da colecção
doada
Digitalização de 667 imagens, número representativo
das espécies, acessíveis nem linha
Evento público de lançamento com actividade performativa e mostra documental
Digitalização de fundos documentais 2006-2012 e 2014 (em parceria com a Family Search)
Digitalizar e disponibilizar via Web cerca de dois milhões
de imagens (93,5% dos fundos paroquiais e séries como:
Inquirições de genere; Notas para testamentos; índices
de notas; cadernos de recenseamento militar; e registos de passaportes)
Reactivado em 2014Encontro Internacional de Arquivos
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Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte 2000 –2001
Recuperar, agregar e disponibilizar o núcleo documental do Serviço de Apoio Ambulatório Local entre 1974 e 1976 que se encontrava disperso e inacessível
Tratamento técnico de 22 arquivos. 14 doados, 3 depositados e os restantes cedidos temporariamente
Descrição de c. 1.200 ui e c. 650 peças desenhadas,projectos de arquitectura das Zonas de Intervenção do SAAL Norte
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Recuperação do Núcleo documental do SAAL/Norte 2000 –2001
Digitalizadas 8.871 imagens (1/4 do total)
Exposição “Uma cidade em r(E)volução:
recuperação do Arquivo SAAL Norte” e
apresentação de um CD multimédia
Colóquio subordinado ao tema
“SAAL/N: Pontes para o presente”
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Arquivo Eça de Queirós 2001
Produção de um CD-ROM “Arquivo Eça de Queirós”
Resultado do tratamento técnico arquivístico nos
núcleos documentais dos arquivos pessoais de Eça
de Queirós e António Eça de Queirós, e de Família de
Eça de Queirós/ Condes de Resende,
custodiados pela Fundação Eça de Queirós, Tormes
Com este produto pretendeu o ADP iniciar novas
formas de apresentação de trabalhos de descrição
arquivística, mais integradas na indústria de conteúdos
e multimédia
Mostra para divulgação de documentos representativos
da vida do escritorEncontro Internacional de Arquivos
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Conclusões
Um novo paradigma de partilha e de relação de parceria
Concertação semântica facilitadora da integração e da interoperabilidade de diversos sistemas
Uma estrutura de informação cada vez mais comum e transversal
Repositórios de informação dinâmicos e fiáveis
Serviços web, just in time e just in case
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Conclusões
Facilitadores do acesso dos investigadores, dos cidadãos e dos agentes económicos à matéria-prima que é a informação original
Sem medo de disponibilizar a informação e os serviços
Sem medo de alterar os procedimentos e a cultura administrativa
Sem medo da transparência
Sem abdicar da exigência de rigor nos procedimentos e nos actos …
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Conclusões
Relevante na implementação de serviços no âmbito do “governo eletrónico”
Continuando a
Alterar o perfil "tecnológico" e "cultural" do funcionamento dos Arquivos… e de toda a Administração
Mas assegurando que
O património arquivístico é garante dos direitos e deveres do Estado, dos cidadãos, das instituições e das empresas
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Arquivo Distrital do Porto
www.adporto.pt
Maria João Pires de Lima [email protected]
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