A Communio-projekt – szabványok és/vagy tömeges

feldolgozás?

Előadás a MELTE 2011. évi vándorgyűlésének szakmai konferenciáján:

Honlapok, adatbázisok, szabványokaz egyházi levéltárakban

Pécs, 2011. július 5.

Lakatos Andor:

Bevezető a nehézségekről

• Honlapok, adatbázisok, szabványok, e-kutatói igények… lehetséges-e összhangba hoznunk ezeket mindennapos levéltáros teendőinkkel-életünkkel? (költői kérdés)

• Tagadhatatlan nehézségek: gyorsan változó informatikai környezet – érdemes vele egyáltalán foglalkoznunk? (kb. 3 évente új kihívások és válaszok…)

• Kettős élet: más a konferenciák elméleti világa, hazatérve a gyakorlat ált. változatlan, élünk tovább, mintha mi sem történt volna (segédleteink és az ISAD-G világa)

• Nehéz érzések: ezek a dolgok nem segítik életünket, munkánkat (a szabványok ált. nem ösztönzik a feldolgozást, inkább riasztóan hatnak)

• Nem rólunk szól: az adatbázisok-szabványok ált. a „nagyok” igényei alapján születnek, nem a magunkfajta „kicsikre” szabottak (más problémák, más hangsúlyok a fond- és állagszintek alatt)

Kivezető a bevezetőből

• Honlapok, adatbázisok, szabványok, e-kutatói igények… a kérdés ezek után, hogy miért érdemes mindezekről mégis beszélnünk?

• Lépéskényszer: gyorsan kiépülő, az élet szinte minden területét behálózó digitális környezet (körülöttünk mindent számítógép működtet, és ne feledjük, nemcsak nekünk kell lépést tartani…)

• A 21. sz. információs főutcája: a számítógép, a honlapok és adatbázisok világa korunk kommunikációs alapja. Ha negligáljuk, elszigetelődünk, kockáztatjuk, hogy szót értsünk környezetünkkel (autópályák-alsóbbrendű utak)

• Megújuló szabványok: születőben vannak a források adottságait és a feldolgozás szempontjait is figyelembe vevő, rugalmasabb és gyakorlatiasabb szabványok

• A feladat ezután: a gyakorlati életből vett, konkrét példákkal előállni – hogyan tudnak működni ezek a dolgok egy-egy munkánk, esetleg egy-egy nagyobb levéltári vállalkozás során?

Communio – első látásra

• A Communio-projekt célja egyházmegyénk családtörténeti és helytörténeti forrásainak képi digitalizálása, és internetes kutatói szolgáltatása

• Újdonság: családtörténet és helytörténet (anyakönyvek és egyéb kéziratos jegyzőkönyvek) összekapcsolása – Communio = közösségkutatás, mint közös nevező

• A feldolgozás alapegysége a kötet: nem szálas iratok digitalizálásáról, hanem kötetekről-füzetekről van szó, ez módszertani könnyebbséget jelent

• E-kutatói igények: hangsúlyosan figyelembe véve • Szolgáltató honlap: korábbi, statikus honlapunkat

alkalmassá kellett tennünk a kutatásokra, regisztrált felhasználók kezelésére (forgalom+új tartalmak)

• Digitalizált dokumentumok nyilvántartása: egyelőre Excel tábla formájában, dokumentumonként 6-8 adatmezővel, közel 20 ezer rekorddal – a legnagyobb iratokat ismertető adatbázisunk (szabványos átalakítása folyamatban)

Communio – erőforrások

• A Communio-projektet levéltárunk 2009 augusztusában indította. A most két éves vállalkozás alulról építkezik, nem központi támogatásból működik, hanem helyi (a feldolgozásban érintett, motiválható) erőforrásokra épít

• Levéltár: a projekt a levéltáros szakmai feladatok mellett rengeteg szervező munkát igényel és alaposan megváltoztatta dolgozóink (2 fő) teendőit-életét

• Városi önkormányzat-közmunka: a digitális képfelvételek készítése-kezelése közmunkások segítségével történik (három főállású személy – így összesen öten dolgozunk)

• Megyei önkormányzat: mivel a vállalkozás regionális (a Kalocsa-Kecskeméti Főegyházmegye Bács-Kiskun megye területével azonos), a megye is támogat pl. eszközökkel

• Paksi Atomerőmű Zrt: a közben beindult újszerű internetes tartalomszolgáltatás színvonalas technikai hátterét (server-hosting) a közeli Atomerőmű biztosítja

• E-kutatók: az internetes kutatói szolgáltatás „fogyasztói” regisztrációs díjukkal a rendszer támogatóivá válnak

Communio – munkamódszerek

• A Communio-projekt során számos településen tevékenykedünk, levéltárunk és az egyházmegye plébániáin őrzött dokumentumok (kéziratos kötetek) feldolgozását végezzük.

• Helyszíni feltárás: az egyes plébániák vizsgálata a padlástól a pincéig (a melléképületekig-füstölőkig…) terjed, a jegyzékbe foglalt, feltárt dokumentumokat digitalizálás céljából a levéltárba szállítjuk

• Nyilvántartásba vétel: a dokumentum a levéltárban leírást, jelzetet kap (Excel tábla), címkék nyomtatása-ragasztása, könyvtárszerkezet előkészítése

• Digitális fényképezés: Nikon D90 és D300-as fényképezők használatával, a képeket vízjelezve majd átméretezve, szolgáltatói változat készítése

• Szolgáltatás: a szolgáltatói képek előkészítése (kutatási korlátozások érvényesítése), feltöltése a szerverre

• Tárolás, biztonsági mentés: fájlok mozgatása, helyretétele

Communio – eredmények

• A Communio-projekt során levéltárunkban két év alatt több mint 400 ezer képfelvétel készült, melyből 370 ezer érhető el a KFL honlapján, E-kutatás, Matricula-Historia-online szolgáltatásunk részeként

• Feldolgozás: 42 teljesen és 100 részlegesen feldolgozott plébánia-település (utóbbi: egybekeltek 1826-1920), közel 20 ezer nyilvántartásba vett dokumentum

• Szolgáltatás a számok tükrében: fél év, 200 regisztráció, 5.000 kutatási eset, 16.000 témaválasztás, több mint egymillió böngészett kép, másfélmillió szervernek elküldött kérés-kattintás („maghasadás”)

• Társadalmi erőtér - kapcsolatok: sokan keresnek minket, a projekt fenntartható, a bajban segítenek…

• Bevétel: nem ezért csináljuk, de nem nélkülözhető és nem lebecsülendő (fél év alatt 800 ezer Ft regisztrációs díj)

• Levéltári jártasság: tapasztalatok az egyházmegye teljes levéltári anyagáról, néhány éven belül mindenütt járunk, munkakapcsolatba kerülünk a papsággal

Communio – tanulságok

• A Communio-projekt végrehajtása során számos dolog megváltozott életünkben, s ezek a változások nem elméleti megfontolások alapján születtek, sokkal inkább a konkrét feladatok kényszerítettek rá bennünket.

• Honlapunk: tíz év után el kellett fogadnunk, hogy a honlap-szerkesztés mindennapos teendőink része, s hogy segítségével naprakészen kell kommunikálnunk, kutatóforgalmunk súlya is ide helyeződött

• Egyszerűség: az egyszerű megoldások is jól működhetnek, nem csak céges, piaci árajánlatok világában gondolkodhatunk digitalizálás terén (közmunka, diákmunka is lehet mintaszerű, sőt hivatásszerű...)

• Fokozatosság-startégia: a feldolgozás szintjei egymásra épülhetnek, a képi digitalizálás esetünkben az első fokozat, mely fenntarthatja-segítheti a következő fázisokat

• Kutatói erőforrások: felajánlott indexek, adatgyűjtések stb. meghökkentő méretekben – levéltári hasznosítás (szabványok világába beépíthető leírási modellek?)

Köszönöm a figyelmet!