ค าน า

การจดท าคมอในการปฏบตงานสารบรรณ งานธรการ ส านกปลดเทศบาล จดท าขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร การด าเนนงานของเทศบาลต าบลงมใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออ านวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ท าใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารส านกงานมประสทธภาพมากยงขน

ทงน งานธรการ ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารขน จากระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ฉบบท 2 พ.ศ.2548 และเอกสาร การใหความรตาง ๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการด าเนนงาน การปฏบตงาน ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ และการจดเกบเอกสาร เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกน และน ามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป หวงวาคมอเลมน จะเปนประโยชนในการด าเนนปฏบตงานธรการของเทศบาลต าบลงม ตอไป

งานธรการ ส านกปลดเทศบาล ตลาคม ๒๕๕๘

สารบญ

หนา บทท 1 บทน า 1

ความหมายและความส าคญของงานสารบรรณ 1 บทท 2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ 2

ระเบยบทเกยวของ 2 ความหมายของหนงสอราชการ 2 ชนดของหนงสอราชการ 2 การเกบและท าลายหนงสอราชการ 5

บทท 3 หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ ๘ สวนประกอบของหนงสอราชการ 8 การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ 8 การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป 8 การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป 9 หลกการรางหนงสอ 10

บทท 4 การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ 12 การเสนอหนงสอ 12 เลขทหนงสอออก 12 การจาหนาซอง 14

บทท 5 หลกการเขยนรายงานการประชม 15 ความหมายของการประชม 15 ขนตอนการจดประชม 15 การจดระเบยบวาระการประชม 15 การจดท ารายงานการประชม 16

บทท 6 งานเลขานการ 17 ความหมายของเลขานการ 17 ลกษณะของเลขานการทด 17 บทบาทหนาทของเลขานการ 17

ภาคผนวก ค าขนตน สรรพนาม และค าลงทายในหนงสอราชการ ๒๐

บทท 1 บทน า

ความหมายและความส าคญของงานสารบรรณ

ความหมายของธรการ พจนานกรมไทย ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ.2542 ไดบญญตความหมายของธรการ ไวดงน

“ธรการ น. การจดกจการงานโดยสวนราชการของแตละหนวยงาน ซงมใชงานวชาการ” ดงนน งานธรการ จงหมายรวมถง “งาน ราง พมพ โตตอบ ตดตอประสานงาน ไมวาจะเปนทาง หนงสอ

การพด และการสอสารทางระบบอเลกทรอนกส หรองานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร ซงมใช งานวชาการ”

ความส าคญของงานสารบรรณ การบรหารงานธรการนบไดวาเปนบนไดขนแรกในการท างานของหนวยงานตางๆ ในทกระดบทตอง ใช

การสอสารเปนสอในการปฏบตงาน การตดตอสอสารประกอบดวย สาร ผสงสารและผรบสาร เจาหนาท ธรการจะตองเปนสอในการน าสารจากผสงสารไปยงผรบสาร เพอเขาสกระบวนการปรบเปลยนไปสการ ท างานตามภารกจตอไป เจาหนาทธรการตองเปนผทมความรความสามารถในการปฏบตงานในหนาทได อยางดและมคณภาพ ทงนการปฏบตงานของหนวยงานตางๆ ยอมตองอาศยการท างานของเจาหนาทธรการ เปนส าคญ ดงจะเหนไดจากมการก าหนดใหมงานธรการในทกหนวยงาน ดงนนงานธรการจงเปรยบเสมอน กลไกทส าคญของหนวยงานทจะขาดไปหรอไมมไมได

คณสมบตของผปฏบตงานธรการ

การปฏบตงานธรการใหมคณภาพนน ผปฏบตงานควรมคณสมบต ดงน ๑. มความร ความสามารถในการอาน การตความและสรปสาระส าคญ ๒. มความร ความเขาใจในโครงสราง ภาระงานและภารกจของหนวยงาน ๓. รจกบทบาทภารกจหนาทของตนเองและมความรบผดชอบตอตนเองและหนวยงาน ๔. มความสามารถในการจดล าดบความส าคญและความเรงดวนของงาน (เอกสาร) ๕. มความสามารถในการจดท าแผนการปฏบตงานและก าหนดงานในหวงระยะเวลาตางๆ ได ๖. มความรกและศรทธาในงานทรบผดชอบ ๗. ท างานอยางเตมท เตมศกยภาพ และเตมเวลา ๘. เปนผรกษาระเบยบวนยอยางเครงครด ๙. มความร และสามารถใชงานในระบบสารสนเทศและการสอสารไดอยางมประสทธภาพ

บทท 2 ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

งานสารบรรณ

ปจจบนงานสารบรรณมระเบยบทเกยวของ 2 ฉบบ ไดแก ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ซง เปนการเพมเตมค านยามเกยวกบเอกสาร “อเลกทรอนกส” และค าวา “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย

ในทางปฏบต งานสารบรรณ หมายถง การบรหารงานเอกสารทงปวง ตงแต การคด ราง เขยน อาน แตง พมพ จด ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 6 ใหความหมายของค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวของกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา คดตามและท าลาย ทงนตองท าเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย และในป พ.ศ. 2548 มการประกาศ ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ โดยเพมค านยามของเอกสารอเลกทรอนกสของงานสาร บรรณดงน “อเลกทรอนกส” หมายความวา การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และใหหมายความรวมถงการประยกตใชวธตาง ๆ เชนวานน และ “ระบบ สารบรรณอเลกทรอนกส” หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสาร ดวย วธการทางอเลกทรอนกส” ความหมายของหนงสอราชการ

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ ฉบบท 2 พ.ศ.2548 ก าหนดไว วา หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก

1) หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2) หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนทมใชราชการหรอบคคลภายนอก 3) หนงสอทหนวยงานอนทมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4) หนงสอทหนวยงานจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5) เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอ ขอบงคบ

ชนดของหนงสอหนงสอราชการ 1) หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการ ใชกระดาษตราครฑ - ใชตดตอระหวางสวนราชการ - สวนราชการมถงหนวยงานอน ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก 2) หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธการนอยกวาหนงสอภายนอก - ใชตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกบ ใชกระดาษบนทกขอความ

- ๓ -

ขอแตกตาง หนงสอภายใน กบ หนงสอภายนอก

หนงสอภายนอก

หนงสอภายใน

1. ไป – มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใชกระดาษตราครฑ 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตมฉบบ และแบบประทบตรา 6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสง มาดวย 7. หามใชอกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอสวนราชการ วน เดอน ป 8. ค าลงทายใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแต กรณ

1. ไป – มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 3. ใชกระดาษบนทกขอความ 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน 6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 7. ใชค ายอของต าแหนงหรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมค าลงทาย

3) หนงสอประทบตราแทนการลงชอ คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนา สวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวน ราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา ใชกระดาษครฑ ใชไดทงระหวางสวนราชการ กบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก

- การขอรายละเอยดเพมเตม - การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร - การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน - การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ - การเตอนเรองทคาง - เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนด โดยท าเปนค าสงใหใชหนงสอ ประทบตรา 4) หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบ เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไว โดยเฉพาะ

ม 3 ชนดไดแก 4.1 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใช กระดาษ

ตราครฑ 4.2 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของ กฎหมาย

หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษครฑ 4.3 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของกฎหมาย ทบญญต

ใหกระท าได ใชกระดาษครฑ 5) หนงสอประชาสมพนธ ใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบ ไว

โดยเฉพาะม 3 ชนด ไดแก 5.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอแจงใหทราบ หรอแนะ แนวทางปฏบต

ใชกระดาษครฑ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศเปน แจงความ

- ๔ - 5.2 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของ ราชการ

หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษครฑ 5.3 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนควรเผยแพรใหทราบ 6) หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการจดท า ขน

นอกเหนอจากทกลาวมาแลว หรอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวน ราชการ และสวนราชการรบไว ม 4 ชนด ไดแก

6.1 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอ หนวยงาน เพอวตถประสงคอยางใดอยางหนง ใหปรากฏแกบคคลทวไป ไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษครฑ โดยลงชอค าขนตนวา “หนงสอรบรองฉบบนใหไวเพอรบรองวา.............”

6.2 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตทประชมไวเปนหลกฐาน

6.3 บนทก คอ ขอความทผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชา สง การแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการปฏบตราชการ ใชกระดาษบนทกขอความ

6.๔ หนงสออน คอ เอกสารทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปน หลกฐานรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง/ภาพ หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท โดยลงรบเขาทะเบยนรบไวแลว มรปแบบตามทกฎกระทรวง ทบวง กรม ก าหนดขนใช เวนแตจะมแบบตาม กฎหมายเฉพาะเรอง เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวน/สอบสวน และค ารอง เปนตน

6.5 หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกนโดยใหเพม พยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไปถงสนปปฏทน

ชนความเรวของหนงสอ 1) ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตทนททไดรบหนงสอนน 2) ดวนมาก เจาหนาทปฏบตโดยเรว 3) ดวน เจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหม ส าเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส าเนาเกบ ไวท

หนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอ ลงลายมอชอหรอ ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจลงลายมอชอหรอ

ลายมอชอยอไวทขอบลางดานขวามอของหนงสอ ถาเปนเรองไมส าคญมากนกการสงเอกสารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสเพยงอยาง เดยวโดยไม

ตองเปนเอกสารยนยนตามไปกไดตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร ขอ 7 วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 ใหยกเลกความในขอ 29 แหงระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และใหใชความตอไปนแทน

“ขอ 29 การตดตอราชการนอกจากการจะด าเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสารสามารถ ด าเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได

ในกรณทตดตอราชการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบ เพอยนยนวาหนงสอไดจดสงไปยงผรบเรยบรอยแลว และสวนราชการผสงไม ตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแตกรณเปนเรองส าคญจ าเปนตองยนยนเปนเอกสาร ใหท าเอกสาร ยนยน ตามไปทนท การสง

ขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทย โทรทศน เปนตน ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจ าเปนตองยนยนเปนหนงสอใหท า หนงสอยนยนตามไปทนท

- ๕ -

ชนของหนงสอลบ 1) ลบทสด ไดแก ความลบทมความส าคญทสดเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงหากความลบ

ดงกลาวทงหมด หรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลผไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกด ความเสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง คงความปลอดภย หรอความสงบเรยบรอยของประเทศชาต หรอพนธมตรอยางรายแรงทสด

2) ลบมาก ไดแก ความลบทมความส าคญมากเกยวกบขาวสารวตถหรอบคคล ซงถาหากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความ เสยหายหรอเปนภยนตรายตอความมนคง ความปลอดภยของประเทศชาตหรอพนธมตรหรอความเรยบรอย ภายในราชอาณาจกรอยางรายแรง

3) ลบ ไดแก ความลบทมความส าคญเกยวกบขาวสาร วตถหรอบคคล ซงถา หากความลบดงกลาวหรอเพยงบางสวนรวไหลไปถงบคคลทไมมหนาทไดทราบ จะท าใหเกดความเสยหายตอ ทางราชการหรอเกยรตภมของประเทศชาตหรอพนธมตรได

4) ปกปด ไดแก ความลบซงไมพงเปดเผยใหผไมมหนาทไดทราบโดยสงวนไวให ทราบเฉพาะบคคลทมหนาทตองทราบเพอประโยชนในการปฏบตราชการเทานน

การเกบ และท าลาย หนงสอราชการ การเกบหนงสอราชการ

การเกบหนงสอราชการ แบงออกเปนกรรเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการ เกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของ เรอง โดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ประการส าคญจะตองจดแฟม ส าหรบเกบไวใหเพยงพอ อาจมแฟมดงน

1. แฟมก าลงด าเนนการ บรรจเรองทอยระหวางปฏบต หรอยงจดท าไมเสรจตาม ภาระหนาท (ใชแฟมเดยวกพอ)

2. แฟมรอตอบ เรองในแฟมนระบายมาจากแฟมก าลงจดท าเปนเรองทปฏบตเสรจใน ภาระหนาทของเจาหนาทขนตอนหนงแลว แตเรองยงปฏบตไมจบตองรอการตอบจากสวนราชการอนอย

3. แฟมรอเกบ เรองในแฟมนเปนเรองตาง ๆ ทเจาหนาทปฏบตจดท าเสรจแลวเพอรอสง เกบ ตามระเบยบตอไป ควรจดหาแฟมรอเกบไวใหมากพอกบจ านวนหนงสอเรองตางๆ และจดท าสารบาญ เรองไวทหนาปกหนาดานในดวย

4. แฟมระเบยบปฏบต เรองในแฟมนเปนเรองทเกยวกบระเบยบราชการตาง ๆ หาก จดแบง เปน 2 ประเภท คอ ระเบยบทวไปและระเบยบเกยวกบการเงน โดยแยกแฟมเกบแลวท าสารบาญ เรองประจ าแฟมไวทปกหนาดานในดวย จะสะดวกตอการคนหา

การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรท จะตองปฏบตตอไปอก โดยน าเรองจากแฟมรอเกบในระหวางปฏบตไปด าเนนการจดเกบยงหนวยเกบของ สวนราชการตามระเบยบตอไป ซงตองจดท าบญชหนงสอสงเกบ ทะเบยนหนงสอเกบ บญชสงมอบหนงสอ ครบ 25 ป บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง และบญชฝากหนงสอก ากบดวย

การเกบหนงสอเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปน จะตองใชในการตรวจสอบเปนประจ า ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบ ใหเจาของเรองเกบเปน เอกเทศ

โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจ าเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ให จดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของราชการตามระเบยบตอไปน

- ๖ -

การเกบหนงสอราชการ เจาหนาทตองระมดระวงหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หาก ช ารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาช ารดเสยหายจน ไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสารสทธให ด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ขอสงเกต ตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณฉบบใหม ไดก าหนดเพมเตมไววาทกปปฏทนใหสวน ราชการจดสงหนงสอทมอายครบ 25 ป นบจากวนทไดจดท าขนพรอมทงสงบญชมอบหนงสอครบ 25 ป ให กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความ ปลอดภยแหงชาต

2. หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป ก าหนดไวเปนอยางอน 3. หนงสอราชการทมความจ าเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดท าบญชครบ 25 ป ทขอเกบ เอง

สงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร (หมายเหต เรองการเกบหนงสอ ตามระเบยบใหมยงไมไดก าหนดวธการเกบไวอยางชดแจง เขาใจวา จะ

ออกแนวปฏบตเกยวกบเรองนเพมเตมอกในโอกาสตอไป)

การท าลาย 1) ภายใน 60 วนหลงสนปปฏทนใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอ ส ารวจหนงสอทครบ อาย

การเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการ ท าลายหนงสอ

2) กรรมการท าลายหนงสอ ประกอบดวย ประธานกรรมการ และกรรมการอกอยางนอย 2 คน จะแตงตงจาก ขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป

การใชตราครฑ ตราครฑมาตรฐาน ม 2 ขนาด

- ตวครฑสง 3 เซนตเมตร - ตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร

ตราชอสวนราชการทใชเปนหนงสอประทบตรา มรปวงกลมซอนกน เสนผานศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5 เซนตเมตรลอมครฑ

อนๆ ทควรร การควบคมใหงานสารบรรณด าเนนไปโดยเรยบรอย ถกตอง ตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐาน

ครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดยเรว จะบงเกดผลมากนอยเพยงใด ขนอยกบการ เอาใจใสควบคมของผบงคบบญชาตามล าดบขน

ดงนนเพอใหงานสารบรรณด าเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงาน สารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

1. การเรงรดงานดานสารบรรณทวไป ใหด าเนนการดงน 1.1 เพอใหงานราชการด าเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา ควรจะตอง

รบด าเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบ โดยเรวตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไว ส าหรบการปฏบตราชการของสวนราชการ นน ๆ

- ๗ - 1.2 หนงสอราชการทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความ คดเหนให

ทนท ใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน 1.3 งานทประทบตราค าวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบด าเนนการใหเสรจโดยทนท ส าหรบงานท

มก าหนดเวลา ใหเรงด าเนนการใหแลวเสรจภายในก าหนดเวลา 1.4 ส าหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหา ชนหนงกอน 2. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอด าเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดย

แบงออกเปน 3 งวด คอ ประจ าสปดาห ประจ าเดอน และประจ าป 2.1 การเรงรดประจ าสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานมาในสปดาหหนง งานเสรจ เรยบรอย

เพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยท ใด แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ

2.2 การเรงรดประจ าเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนด าเนนการเสรจ เรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดด าเนนการไป แลวเพยงไร แลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชาใหเตอนเปนหนงสอ

2.3 การเรงรดประจ าป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจ าเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการท าลายตามระเบยบทก าหนดไวหรอไมอกดวย

2.4 งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองค านงถง เวลาทก าหนดไว

บทท 3 หลกการเขยนหนงสอตดตอราชการ

สวนประกอบของหนงสอราชการ หนงสอราชการมโครงสรางส าคญ 4 สวนดงน 1. สวนหวหนงสอ 2. สวนเหตทมหนงสอไป 3. สวนจดประสงคทมหนงสอไป 4. สวนทายของหนงสอ สวนหวหนงสอ ประกอบดวย ชอเรอง และค าขนตน ซงจะตองเขยนใหถกตองตามฐานะ ของ

ผรบหนงสอ สวนเหตทมหนงสอไป ตองเขยนเรมตนดวยค าเหมาะสม อางเหตทมหนงสอไป ใชสรรพ นามให

เหมาะสม สวนจดประสงคทมหนงสอไป ตองเขยนใหตรงกบลกษณะของเรองและจดมงหมายทม หนงสอไป สวนทายหนงสอ ตองเขยนค าลงทายในหนงสอภายนอก ภายใน ใหถก และเขยนรายการ อน ๆ ใน

หนงสอทกชนดใหถกตอง 1. การเขยนขอความในสวนหวหนงสอ สวนหวของหนงสอมสงส าคญทตองเขยนอย 2 อยาง ไดแก “เรอง “ และ “ค าขนตน”

1. “เรอง” คอ ใหสรปใจความส าคญของหนงสอใหสนทสด แลวน ามาก าหนดเปนชอ เรอง ชอ เรองจงตองสอดคลองกบขอความของหนงสอถาเคยมหนงสอตดตอกนมากอนแลว ใหใชชอเรองเดม

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณก าหนดวา กรณทเปนหนงสอ ตอเนอง ปกตใหลงชอเรองของหนงสอฉบบเดม เพอเกบคนอางองไดงาย แตถาหนงสอฉบบเดม เขยนชอ เรองไมด ไมถก จะปรบปรงถอยค าใหด ถกตองกได กรณหนงสอฉบบเดมอาจเปนขออนมต ขออนญาต ขอ ผอนผน ขอความอนเคราะห หรอขอเงน หรอสงของใด ๆ เชน หนงสอฉบบเดม อาจใชชอเรองวา “ขออนมต……” ถาหนงสอทตอบใชชอเรองเดม เสมอนผตอบกลบเปนผขอไปยงผขออก ควรปรบปรงชอเรองทตอบไป โดยเตมค าวา “การ” ลงไปขางหนาเปน “ การขออนมต...”

ในกรณปฏเสธ ไมควรใชชอเรองในลกษณะปฏเสธวา “ไมอนมต….” “ไมอนเคราะห” ให ใช ค าวา “การ” น าหนา

2. “ค าขนตน” ใชทงในหนงสอภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ตามท ก าหนดไวในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ

2. การเขยนขอความในสวนเหตทมหนงสอไป เหตทมหนงสอไป คอ ขอความทผมหนงสอไปแจงไปยงผรบหนงสอเปนการบอกกลาววา เหตใด

จงตองมหนงสอไป ซงจะเขยนยอหนาตอจากค าขนตน อาจกลาวถงเหตทมหนงสอไปเพยงตอนเดยว แลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมาตอนหน และเรองสบเนองตอมาอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค หรอกลาวถงเรองเดมทเคยตดตอกนมรตอนหนง เรองสบเนองตอมาอกตอนหนง และ ผลสบเนองตอไป หรอเรองเกยวของอกตอนหนง แลวกแจงจดประสงค แลวแตกรณ

ค าเรมตนแจงเหตทมหนงสอไป จะเรมตนดวยค าใดค าหนง ใน 5 ค าน คอ ดวย ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไป กบผรบ

หนงสอเกยวกบเรองนน โดยเกรนขนมาลอย ๆ เนองจาก ใชในกรณทเปนเรองใหม ซงไมเคยตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผม

หนงสอไปกบผรบหนงสอเกยวกบเรองนน และตองการอางเปนเหตอนหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป เพอใหผรบด าเนนการอยางใดอยางหนง

- ๙ - ตามท อนสนธ ใชในกรณทเคยมเรองตดตอหรอรบรกนมากอน ระหวางผมหนงสอไปกบ ผรบ

หนงสอ ซงจะอางเรองทเคยตดตอหรอรบรกนมากอนดงกลาวนน โดยจะตองมค าวา “นน” อยทายตอน แรก และจะตองมขอความซงเปนเหตทมหนงสอไปอกตอนหนงเปนอยางนอยเสมอ จะเขยนแจงเหตทม หนงสอไปตอนเดยวแลวเขยนจดประสงคทมหนงสอไป (ทเรมดวยค าวา “จง”) ไมได

การเขยนเหตทมหนงสอไป อาจมทมาจากหลายทาง เชน จากผมหนงสอไป เหตจาก บคคลภายนอก เหตจากเหตการณทปรากฏขน และเหตจากผรบหนงสอ 3. การเขยนขอความในสวนจดประสงคทมหนงสอไป ลกษณะของจดประสงคทมหนงสอไป จดประสงคทมหนงสอไป อาจมลกษณะและความ มงหมายอยางใดอยางหนง ตอไปน

ลกษณะ ความมงหมาย ลกษณะ ความมงหมาย ค าแจง เพอทราบ เพอใหพจารณา เพออนมต เพอใหด าเนนการ เพอใหความ

รวมมอ เพอถอปฏบต ค าขอ เพอพจารณา เพอใหชวยเหลอ เพอใหความรวมมอเพอใหด าเนนการ ค าซกซอม เพอใหเขาใจ ค าชแจง เพอใหเขาใจ ค ายนยน เพอใหแนใจ ค าสง เพอใหปฏบต ค าเตอน เพอไมใหลมปฏบต ค าก าชบ เพอใหปฏบตตาม เพอใหสงวรระมดระวง ค าถาม เพอขอทราบ ค าหารอ เพอขอความเหน

ตวอยาง ค าแจง จงเรยนมาเพอทราบ จงขอแจงใหทราบไวลวงหนา ค าขอ จงเรยนมาเพอขอไดโปรดพจารณาอนมตใหดวย

จงเรยนมาเพอโปรดน าเสนอคณะรฐมนตรพจารณาตอไปดวย จงเรยนมาเพอขอไดโปรดใหความรวมมอในการนตามสมควรดวย จงเรยนมาเพอกรณาอนมตในขอ...............

จงเรยนมาเพอกรณาพจารณา หากเหนสมควรกรณาอนมตในขอ.. ค าซกซอม จงขอเรยนซอมความเขาใจมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป ค าชแจง จงเรยนชแจงมาเพอทราบ

จงเรยนชแจงมาเพอโปรดเขาใจตามนดวย ค ายนยน จงขอเรยนยนยนมาเพอทราบ

จงขอเรยนยนยนขอตกลงดงกลาวมา ณ ทน ค าสง จงเรยนมาเพอถอเปนหลกปฏบตตอไป

จงเรยนมาเพอด าเนนการตอไป

- ๑๐ - ค าเตอน จงขอเรยนเตอนมาเพอโปรดด าเนนการเรองนใหเสรจโดยดวนดวย

บดนลวงเลยมานานแลว ยงไมไดรบรายงานเกยวกบเรองนแตประการใด จงขอเรยนเตอน มา บดน ถงก าหนดช าระคาธรรมเนยมแลว จงขอไดโปรดน าเงนจ านวน................. บาท ไปช าระภายในวนท ........................................................

ค าก าชบ จงเรยนมาเพอจกไดปฏบตตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวโดยเครงครด ตอไป จงเรยนมาเพอโปรดก าชบเจาหนาทใหระมดระวงมใหเกดกรณเชนน ขนอก

ค าถาม จงเรยนมาเพอขอทราบวา......................................... ค าหารอ จงขอเรยนหารอมาวา...............................................

จงเรยนมาเพอพจารณาวนจฉย แลวแจงผลใหทราบดวยจะขอบคณมาก หลกการรางหนงสอ

การรางหนงสอ คอ การเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผ ทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ

เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอตรวจแกกได

หลกการรางหนงสอ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความ มงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและ ขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบ ไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทมความหมายไดหลายทาง ส านวนท ไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอ ไมควรใช ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนให ถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป

การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผรางจะตองพจารณาดวยวา หนงสอนนควรจะถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในราง ดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอน แลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความเปนเหตเพยงแตอางชอ เรองกพอ การราง

หนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการ ปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปน หนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกน ใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองให ตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเขาใจผด และควรใชถอยทผรบค าสงสามารถปฏบตไดเพอใหค าสงนนไดผล สมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเอจ าเปน และท าใหผปฏบตรความหมายชด ชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจ พจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควรพจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลว ประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมพล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบ นน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยค าสภาพ

- ๑๑ - ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบต ได

แตเพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใช อกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจ าเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

คณสมบตของผรางหนงสอราชการทด ๑. จะตองมความสนใจ และเปนนกสงเกตทด ๒. ความรดานระเบยบงานสารบรรณ และหลกในการรางหนงสอราชการ ๓. มความรและสามารถใชภาษาไทยไดถกตอง เหมาะสมเปนอยางด ๔. ยอความเกง รจกใชพจนานกรม ๕. ตองรจกพจารณา สงเกต จดจ าการใชถอยค าส านวน หนงสอราชการตางๆ ทเหนวาเปนแบบ ฉบบทด ๖. รจกปรบปรงแกไขการรางหนงสอของตนเองอยเสมอ ๗. มความละเอยด รอบคอบ มความจ าด ๘. ร เขาใจ เขยนภาษาราชการเปน สามารถใชส านวนราชการไดถกตอง เหมาะสม

บทท 4 การเสนอหนงสอและเลขทหนงสอ

การเสนอหนงสอ 1. การเสนอหนงสอ คอ การน าหนงสอราชการทเจาหนาทด าเนนการเสรจแลวเสนอตอ ผบงคบบญชา

เพอพจารณาตรวจแกไขบนทกสงการ ทราบ หรอลงนาม อยางใดอยางหนงเพอใหหนวยงาน นน ๆ ด าเนนตอไปตามสายงานจนเสรจสน

2. วธเสนอหนงสอ เมอเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ ซงโดยปกตไดแก เจาหนาทสารบรรณ ควร แนะน าใหเจาหนาทแยกหนงสอทจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพอใหสามารถจดล าดบความส าคญของ หนงสอทตองด าเนนการ เชน เรองดวน เรองเพอทราบ เรองสงการ เรองพจารณา ถาสามารถท าไดควรให แยกแฟมเสนอตามประเภทเรองดงกลาว โดยเฉพาะเรองดวน ควรแยกและเขยนตวอกษรดวนปดหนาปก แฟมเสนอใหเหนชดเจน

3. การตรวจเอกสารทจะน าเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนงสอจากฝายใดกตาม ควรตรวจสอบเอกสารทน ามาเสนอทกฉบบ ดงน

3.1 ความสะอาด เรยบรอย ถกตองตามระเบยบงานสารบรรณ แบบธรรมเนยมททาง ราชการ เชน ถาเปนหนงสอราชการภายนอกตรวจดแบบวาหนงสอราชการภายนอกวางรปแบบอยางไร ใช ค ายอหรอค าเตม ถาเปนค าสงดแบบรปค าสงใหถกตอง เปนตน ตรวจสอบความถกตองตามพจนานกรม วรรคตอน ยอหนาใหถกตอง เหมาะสม

3.2 เจาหนาทผเกยวของตามสายงานพจารณาเอกสารนนครบถวนหรอยง 3.3 ถาเอกสารนนอางองหลกฐานแบบธรรมเนยมใด ใหแนบหลกฐานนน ๆ เสนอมาดวย 3.4 หากมการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตวหนงสอหรอตวเลขกตาม ใหตรวจสอบให ตรงกนทงสอง

ฉบบ

4. วธการจดเขาแฟมเสนอ เพอใหงายตอการพจารณาหนงสอ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปน ประเภทตาง ๆ มหลกงาย ๆ ในการจดเอกสารเขาแฟม ดงน

4.1 เรองไมยงยาก ไมมปญหาพจารณาอยางใด ๆ เชน เพยงลงชอเทานน ควรเรยงไว ขางหนา 4.2 เรองทมปญหายงยากจะตองพจารณาตรวจแก หรอมการตดสนใจตองเอาไวทหลง หรอแยก

แฟมเสนอ เพราะตองใชวธพจารณาตกลงใจหรอแกไข เพอใหสามารถสงงานธรรมดาไดกอน 4.3 แยกแฟมเซนทราบ เชน ส าเนาค าสง ประกาศ แจงความ อน ๆ ไวตางหาก 4.4 กรณเรงดวนจดเขาแฟมเสนอดวน แลวรบเสนอทนทและควรใหน าเสนอไดเสมอ

เลขทหนงสอออก รหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรองในชอง “ท...” ของหนงสอราชการ ทงหนงสอ

ภายนอก หนงสอภายใน และหนงสอประทบตรา ประกอบดวยรหสตวพยญชนะสองตวแลวตอดวยเลข ประจ าของเจาของเรอง ซงมกฎเกณฑ ดงน

1. รหสพยญชนะสองตว ใชแทนชอกระทรวง ทบวง หรอสวนราชการทไมสงกดส านก นายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด การก าหนดตวพยญชนะนอกจากทก าหนดไวน ใหปลดส านก นายกรฐมนตรซงเปนผรกษาการตามระเบยบเปนผก าหนดรหสตวพยญชนะ ส าหรบจงหวดใหก าหนดโดย หารอกบกระทรวงมหาดไทย เพอมใหการก าหนดอกษรสองตวนซ าซอนกน

1.1 รหสตวพยญชนะประจ ากระทรวง ทบวง และสวนราชการทไมสงกดส านก นายกรฐมนตร กระทรวงหรอ ทบวง ใหก าหนดไวดงน

1.2 รหสตวพยญชนะประจ าจงหวด และกรงเทพมหานคร ใหก าหนดไวดงน

- ๑๓ - 2. เลขประจ าของสวนราชการเจาของเรอง ประกอบดวยเลขสตว ใหก าหนดดงน 2.1 ตวเลขสองตวแรก ส าหรบกระทรวงหรอทบวง หมายถง สวนราชการระดบกรม โดยเรมจาก

ตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรบปรง กระทรวง ทบวง กรม หากมการเปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขน ใหมใหใชเรยงล าดบถดไป

ในกรณกระทรวงหรอทบวงใด มกรมหรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปนกรม ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบส าหรบสวนราชการทไม สงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง หรอทบวง ใหใชตวเลข 00

2.1.๑ ตวเลขสองตวหลง หมายถง ส านก กอง หรอ สวนราชการทมฐานะเทยบกอง โดยเรมจาก

ตวเลข 01 เรยงไปตามล าดบสวนราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการหากมการ เปลยนแปลงโดยยบสวนราชการใด ใหปลอยตวเลขนนวาง หากมการจดตงสวนราชการขนใหมใหใช เรยงล าดบถดไป

ในกรณทมส านก กอง สวนราชการทมฐานะเทยบกองหรอหนวยงานระดบกอง ตงแต 100 สวนราชการขนไป ใหใชเลขไดสามตว โดยเรมจาก 001 เรยงไปตามล าดบ

ถามกองหรอหนวยงานระดบกองทมไดจดตงโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ใหหวหนา

สวนราชการระดบกรม เปนผก าหนดตวเลขสองตวหลง โดยใชตวเลขในล าดบตอจากกองหรอ หนวยงานระดบกอง ตามกฎหมาย วาดวยการแบงสวนราชการ

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนกลาง ส านกงานปลดส านกนายกรฐมนตร

กองกลาง นร 1201 2.2 ส าหรบราชการสวนภมภาค

2.2.1 ตวเลขสองตวแรก หมายถง อ าเภอหรอกงอ าเภอ โดยเรมจากตวเลข 01 ซงโดย ปกตใช ส าหรบอ าเภอเมองเรยงไปตามล าดบตามทกระทรวงมหาดไทยก าหนด

ส าหรบหนวยงานในสวนราชการสวนภมภาคทขนกบจงหวดโดยตรง ตวเลขสองตว แรกใหใช ตวเลข 00

2.2.2 ตวเลขสองตวหลง หมายถง หนวยงานในราชการสวนภมภาคทสงกดจงหวด หรออ าเภอ ตามหนงสอท นร 0105/ว9381 ลว 28 เมษายน 2546 ก าหนด ดงน

ตวอยางเลขทหนงสอออกของราชการสวนภมภาค จงหวดสรนทร สร ส านกงานสาธารณสขจงหวดสงขลา สข 0027

2.3 ใหมการปรบปรงเลขประจ าของเจาของเรองใหเปนไปตามล าดบ ตามกฎหมายวาดวย การปรบปรงกระทรวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทก ๆ 5 ป โดยถอเอาปพทธศกราชท ลงทายดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลก

2.4 ในกรณกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด ประสงคจะใหรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใด ทมไดเปนสวนราชการซงอยในสงกดใชรหสตว พยญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการทไมสงกดส านกนายกรฐมนตร กระทรวง ทบวง หรอจงหวด แลวแตกรณใหใชตวเลขสองตวแรกเรมจาก 51 เรยงไปตามล าดบ

- ๑๔ - หากกระทรวงมสวนราชการระดบกรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอนทมฐานะเปน กรมตงแต

100 สวนราชการขนไป การก าหนดเลขประจ าของรฐวสาหกจ หรอหนวยงานอนใดทมไดเปน สวนราชการตามวรรคหนง ใหใชตวเลขสามตว โดยเรมจาก 510 เรยงไปตามล าดบ

3. เลขประจ าของเจาของเรองซงสวนราชการใดก าหนดขนเพมเตมจากทก าหนดใน 1 และ 2 ใหแจงใหปลดส านกนายกรฐมนตรทราบดวย

4. การก าหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลข ประจ าของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะก าหนดตวพยญชนะเพมขน ใหก าหนดได ไมเกนสตว โดยใหอยในวงเลบตอจากรหสตวพยญชนะของเจาของเรอง และรหสตวพยญชนะดงกลาว จะตองไมซ ากบรหสตวพยญชนะทก าหนดไวในภาคผนวกน แลวตอดวยเลขประจ าของเจาของเรอง

5. ส าหรบสวนราชการต ากวาระดบกรม หรอจงหวด หากจ าเปนตองออกหนงสอราชการ เอง หรอเพอประโยชนแกการปฏบตงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดบกรมเจาสงกดหรอจงหวดก าหนด ตวเลขรหสใหไมกนสามต าแหนง โดยใหใสจดหลงเลขประจ าของเจาของเรองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหสท ก าหนดขนดงกลาว

การใหเลขรหสตามวรรคหนง ถาสามารถจดเรยงสวนราชการตามล าดบตวพยญชนะและ สระไดกใหเรยงตามนน

การจาหนาซอง

การจาหนาซองจดหมายราชการใหใชตามหลกการของกรมไปรษณยโทรเลข ทใหค าแนะน าดงน “การจาหนาซองหนงสอราชการทจดสงทางไปรษณยธรรมดาในประเทศเพอใหใชไดกบเครองคด แยก

จดหมาย

- ใชพนทดานหนา และดานหลงซอง ตามรายละเอยดในระเบยบส านกนายกรฐมนตรวา ดวยงาน

สารบรรณ พ.ศ.2526 - ใหระบชอ และทอยของหนวยงานผฝากสงไวทมมบนซาย ดานจาหนา บรเวณดานขาง ครฑ

และเหนอเลขทหนงสอ – จาหนาได 2 แบบ คอ จาหนาลงบนซองโดยตรง หรอจาหนาลงบนปายจา หนา แลวน ามาผนกในบรเวณพนทส าหรบจาหนาใหเรยบตดกบซอง

- จาหนาใหเปนแนวตรงกนทกบรรทด โดยใชตวอกษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกสด า หรอ น าเงน - พมพหรอเขยนรหสไปรษณยดวยเลขอาระบกในชองใสรหส ไปรษณยสแดงสม ยกเวน กรณ

การ ใชปายจาหนา ซงพมพรหสไปรษณยรวมไวในปายจาหนาแลว

- ไมตองลงลายมอชอผรบผดชอบในการฝากสง ทมมลางซายดานหนาซอง - ในกรณทใชซองแบบเดม ทไมมชองใสรหสไปรษณยสแดงสมใหจาหนา ดวยการพมพ หรอใช

ปายจาหนาเทานน โดยใหวางรหสไปรษณยได 2 ต าแหนงคอ 1. แยกตางหากเปนบรรทดสดทายของจาหนา 2. ตอทายขอความบรรทดสดทายของทอยผรบ

กอนน าสง พบสงทบรรจในซองใหเรยบเสมอกน สงทบรรจในซองตองไมแขงหรอใหญเกนควร หรอมโลหะ

พลาสตก ปะปนอย ปดผนกฝาซองใหเรยบสนทมนคง ดวยกาวหรอเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนก ดวยลวดเยบกระดาษ เยบดวยหมด หรอใชเชอกพนตาไก

บทท 5 การเขยนรายงานการประชม

งานประชม การประชม หมายถง การทบคคลตงแต 2 คน ขนไปมาพบกนอยางเปนทางการ เพอชแจงท าความ

เขาใจหรอแสดงความคดเหน หรอหาขอยต ทงนเพอใหเปนไปตามวตถประสงคทก าหนดไว วตถประสงคของการประชม มประเดนหลกๆ ดงน

๑. เพอหาขอเทจจรง ๒. พอหาขอเสนอแนะ ๓. เพอหาวธแกปญหาหรอขอยต ๔. เพอประเมนผลการปฏบตงาน ๕. เพอการพจารณาตดสนใจ ๖. เพอก าหนดนโยบาย หลกเกณฑ แนวปฏบต หรอขอตกลงตางๆ ๗. เพอเสรมสรางมตรสมพนธและความเขาใจอนดตอกน

ขนตอนการจดประชม

ขนตอนการจดประชม แบงไดเปน 3 ระยะ ดงน ๑. ขนตอนกอนการประชม จดระเบยบวาระการประชม ประสานงานทางโทรศพทเพอตรวจสอบวน เวลา ของผรวมประชมทวางตรงกน รวมทงประสานงาน

เพอจองหองประชม (กรณตองเดนทางไปประชมตางจงหวดตองประสานงานเรองการจองทพก หองประชม)

จดท าบนทก/หนงสอเชญประชม โดยระบวน เวลา สถานทประชม พรอมทงระเบยบวาระการประชม จดท าบนทกขออนมตเบกจายคาใชจายทอาจจะเกดขน เชน คาเบยประชม คาอาหารวาง และคา

เครองดม คาอาหารกลางวน คาใชจายในการเดนทางไปของผเขารวมประชม เปนตน การเตรยมการเลยงรบรองการประชม ๒. ขนตอนวนประชม ประสานงานทางโทรศพทเพอยนยนวน เวลา และสถานทกบผรวมประชม อ านวยความสะดวกในการลงทะเบยนของผรวมประชม (ในกรณผมาประชมเดนทางมาจาก

ตางจงหวด ใหมการอ านวยความสะดวกดานการบรการรถรบ-สง) ดแลการใหบรการอาหารวางและเครองดม พรอมทงอาหารกลางวน (ถาม) ๓. ขนตอนหลงการประชม จดท ารายงานการประชม พรอมแจงผรวมประชมเพอพจารณารบรองรายงานการประชม

เบกจายคาใชจายทเกดขน เบกจายคาใชจายทเกดขน

การจดระเบยบวาระการประชม ระเบยบวาระการประชม คอ การก าหนดเรองทเสนอใหทประชมพจารณาตามล าดบ ซงจะก าหนด

ลวงหนากอนการประชมแตละครง รปแบบวาระการประชม อาจก าหนดไดดงน ระเบยบวาระท 1 เรองแจงเพอทราบ ระเบยบวาระท 2 รบรองรายงานการประชมครงทแลว ระเบยบวาระท 3 เรองสบเนอง ระเบยบวาระท 4 เรองเพอพจารณา ระเบยบวาระท 5 เรองอนๆ (ถาม)

- ๑๖ - การจดท ารายงานการประชม

รายงานการประชม หมายถง รายงานซงจดบนทกเกยวกบการลงความเหน และการอภปรายของ สมาชกในทประชม รวมถงมต และแนวความคดทตดสนใจ ในทประชมนนๆ โดยจะมเลขานการเปนผทท า หนาทส าคญในการจดบนทกรายงานการประชมนนจะจดบนทกและเขยนเรยบเรยง รายละเอยดทได อภปรายในทประชมออกมาในรปแบบของรายงานโดยเรยงล าดบหวขอตามระเบยบวาระของการประชมท ไดก าหนดไว การบนทกนนจะตองครอบคลมทกประเดนทมความส าคญในการอภปรายและทประชมอยาง ละเอยดและชดเจน ยกตวอยางเชน ใครเสนอแนวคดอะไร อยางไร การตดสนใจเปนอยางไร มแนวทาง แกปญหา หรอมไม อยางไร สรปกระบวนการเปนเชนไร มตวาอยางไร เปนตน

วตถประสงคในการเขยนรายงานการประชมนนเพอทจะสรปรายละเอยดของเนอหาในการประชม ทงหมดอยางชดเจน ถกตอง และแมนย าในรปแบบของลายลกษณอกษรทสามารถใชอางองไดในทางปฏบต และการด าเนนงานในอนาคตขององคกรนนเอง

รายงานการประชมจะมรปแบบในการเขยนอย 2 แบบดวยกน คอ รายงานการประชมแบบเปน ทางการและแบบไมเปนทางการ รายงานการประชมอยางเปนทางการนนจะมรายละเอยดทมากกวาอยางไม เปนทางการ รวมทงค าศพททไดเลอกใชยงมความเปนทางการ และยงถอเปนศพทเฉพาะทางอกดวย รายงานกาประชมอยางไมเปนทางการนน จะมแนวทางเขยนทท าใหผอานเขาใจงายและมความเปนทางการ นอยกวา

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ก าหนดโดยกรอกรายละเอยด ตางๆ ในรายงานการประชม ดงน

- รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน - ครงทใหลงครงทประชม - วนท ใหลงวน เดอน ป ทประชม - ณ ใหลงสถานทประชม - ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ใน กรณทมผมาประชมแทน ใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนง ใด - ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมา ประชม พรอมทงบอกเหตผล (ถาม) - ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงได เขารวมประชม (ถาม) - เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม

- ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน โดยใหอยดานซายมอ และ ผตรวจรายงานการประชมใหลงชอดานขวามอ ส าหรบการจดรายงานการประชม อาจท าได 3 ลกษณะ คอ

๑. จดรายละเอยดทกค าพดของผเขาประชม พรอมดวยมต ๒. จดแบบยอค าพดทเปนประเดนส าคญของผเขารวมประชม พรอมดวยมต ๓. จดแตเหตผลกบมตของทประชม

บทท 6 งานเลขานการ

งานเลขานการ เลขานการ หมายถง ผทมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออนๆ ตามทผบงคบบญชาสง ปจจบนใน สงคม

ยคใหม ซงมการเปลยนแปลงอยางมาก ท าใหบทบาทหนาทของเลขานการจ าเปนตองปรบและ พฒนาใหสอดคลองตามไปดวย เพอท าหนาทเสมอนหนงเปนผชวยนกบรหารไดอยางมประสทธภาพสงสด จนเกดประสทธผลทเดนชด และสามารถนบไดวาเปนผหนงทมสวนในการผลกดนองคกรไปสความส าเรจ และไดรบความไววางใจจากผบรหาร อกทงยงเปนผเชอมโยงระหวางผบรหารกบบคคลอนๆ ทงในองคกร และนอกองคกร บางครงเลขานการเปนเสมอนคคดและรวมรบผดชอบในงานส าคญๆ ดวย ดงค ากลาว “การเสยเลขานการไปเทากบการเสยแขนขวาไปทเดยว”

ลกษณะเลขานการทด จะตองเปนผมลกษณะทด แตงกายเรยบรอย สภาพ เหมาะสมกบกาลเทศะ มความจ าด มความ ซอสตย

ตอผบงคบบญชา มความรความสามารถ ความช านาญงานเปนอยางด มความรบผดชอบปฏบตงาน ไดรวดเรว มปฏภาณไหวพรบและการตดสนใจด รจกล าดบความส าคญกอนหลงของงาน มมนษยสมพนธด และทส าคญคอ เลขานการตองเปนผทเกบความลบไดด

บทบาทหนาทของเลขานการโดยทวๆ ไป 1. การรบหนงสอเขาจากภายนอกและภายใน 1) การตรวจเชคหนงสอในระบบ e-Document ทสงถงผบรหารวาทานได ด าเนนการสงการแลว

หรอยง หรอหากเปนเรองทหนวยงานแจงเพอทราบ ใหแจงใหผบรหารทราบ 2. การรบหนงสอออกภายนอกและภายใน 1) การจ าแนกหนงสอทรบจากงานสารบรรณ พรอมทงจ าแนกประเภทของหนงสอ เปน 2 ประเภท

คอ หนงสอออกภายนอก และหนงสอสงภายใน 2) ตรวจทานความเรยบรอยของหนงสอออกภายนอกและภายใน หากพบขอผดพลาด กจะแจงให

งานสารบรรณด าเนนการแกไขและน าเสนออกครง 3) เสนอหนงสอตอผบรหาร พรอมทงบนทกขอความแบบยอ วามจ านวนกเรอง และ เรองไหนท

จะตองด าเนนการโดยดวน 4) รบและบนทกหนงสอออกจากผบรหารเพอจดเกบไวเปนหลกฐาน (เฉพาะเรองทส าคญ) 5) สงคนงานสารบรรณเพอด าเนนการตอไป ๓. การเขยนจดหมายโตตอบ พมพงานตางๆ การเรยนการสอน รวมทงเอกสารสวนตว และตามค าสง

ของ ผบรหาร

การเขยนจดหมายโตตอบ และพมพงานตางๆ การเรยนการสอน รวมทงเอกสารสวนตว และตามค าสง

ของผบรหาร เชน โตตอบจดหมาย จดท า PowerPoint งานสอน และจดพมพเอกสารตางๆ และน าเสนอผบรหารเพอพจารณา พรอมทงปรบปรงแกไขตามค าสงแนะน าของผบรหารและน าเสนออกครง พรอมทงน าสงและถายเอกสารตามจ านวนทก าหนด และบนทกขอมลไวเปนหลกฐาน และจดเกบตามแฟม

- ๑๘ -

๔. ชวยตระเตรยมการเดนทางไปรวมประชม สมมนาตางๆ และท าบนทกการเดนทางใหผบรหาร ในกรณทผบรหารมธระจะตองไปตดตองานหรอตองเดนทางไปยงสถานทตาง ๆ เชน ประชม

เลขานการจะเปนผสงจองตวเครองบน จองโรงแรมทหวหนาจะพก รถรบ-สง ยงสถานทตาง ๆ พรอมทงเตรยมของทระลกในกรณทตองใช และเตรยมเอกสารทจ าเปนใหแกผบรหาร และบนทกขอมลไว เปนหลกฐานดวย การโทรศพทตดตองานกบบคคลภายในและภายนอก การนดหมายแขก

๕. การโทรศพทตดตอกบบคคลภายในและภายนอกตามค าสงหวหนา พรอมทงบนทกขอมล ไวเปนหลกฐานและรายงานใหผบรหารทราบ

การรบโทรศพททงภายในและภายนอกทตดตอมายงผบรหาร พรอมทงสอบถาม รายละเอยดวา ผพดคอใคร ตดตออะไร และขอเบอรตดตอไว ในกรณททานไมอย จะบนทกไวเปน หลกฐานและแจงใหหวหนาทราบตามแบบฟอรมทไดจดท าขน

แบบบนทกขอความทางโทรศพท ขอความถง จาก ทอย โทรศพท

� โทรมาหา � จะโทรมาใหม � โปรดโทรกลบ

� มาขอพบ � ไดฝากขอความไว � ..............................

ผรบเรอง วนท เวลา

6. การจดท าตารางการนดหมายและเตอนการนดหมาย การนดหมายนนท าไดหลายวธ เชน การนดหมายดวยวาจา การนดหมายทางโทรศพท การนดหมายโดย

ใชจดหมายตดตอ ทกครงทเลขานการท าการ นดหมายจะเปนไปตามความตองการของ หวหนาทกครง เลขานการจะแจงใหผบรหารทราบวาไดท าการนดหมายกบบคคล วน เวลาใด เผอผบรหาร ไดท าการนดหมายไวกอนแลวจะไดไมเกดการซ าซอนกน การนดหมายทกครง เลขานการจะท าบนทกการ นดหมายตามแบบฟอรมทไดจดท าไว เพอเตอนความจ าทงเลขานการและผบรหาร และการนดหมายถา เกดมความจ าเปนตองยกเลก เลขานการจะรบแจงการเลกนดกอนถงวน เวลาทนด และเสนอแนะการนดใน วน เวลาตอมา

แบบฟอรมการบนทกการนดหมาย

บนทกการนดหมาย วนศกร ท ตลาคม ๒๕๕๘

เวลา รายการนด ๐๙.๓๐ น. ประชมพนกงานเทศบาลและพนกงานจาง ๑๓.๓๐ น. ประชมคณะกรรมการจดท าแผนอตราก าลง ๓ ป

- ๑๙ - 7. การตอนรบแขกและผมาตดตอหวหนา

เลขานการจะเชญใหแขกนงในหองพกทจดไวหรอโตะรบแขก หาน าใหดม หาหนงสอใหอาน หากแขกทนดหมายไวมาถงส านกงานและถงเวลานดแลว แตผบรหารก าลงมแขกอยหรอตดธระอย เลขานการจะแจงใหแขกทราบ เพอรอเวลาเขาพบหวหนา หากแขกตองรอนานเลขานการจะแจงใหแขกทราบ กลาวขอโทษทท าใหเขาตองรอ และบอกเวลาทตองลาชาไปอกโดยประมาณ แขกจะตดสนใจวาเขา จะนดใหมหรอจะรออยตอไป หลงจากนนจะบนทกขอมลไวเปนหลกฐานวา แขกทมาตดตอชออะไร เบอรโทรศพทตดตอ หรอขอนามบตร ดมเครองดมอะไร

8. การดแลความเรยบรอยของหองหวหนา เลขานการจะดความเรยบรอยของหองผบรหารวา มฝน ขยะ สกปรก อปกรณเครองใช ส านกงาน

หากมไมเพยงพอหรอช ารด จะประสานงานใหผทเกยวของด าเนนการตอไป 9. การเกบรกษาเอกสารตางๆ ใหเปนระเบยบ เลขานการจะจดเกบเอกสารใหเปนระเบยบ หากตองการคนหาเรองใดกตามจะตองหาได อยาง

รวดเรวและรวบรวมเรองเปนหมวดหม ประหยดเวลาในการเกบคน การเกบเอกสารสามารถจดเกบ ไดหลายวธ เชน ตามพยญชนะ ตามตวเลข หรอตามเรอง ส าหรบแฟมหนงสอลบหรอหนงสอสวนตว เลขานการจะปรกษากบ

ผบรหารวาจะเขยน หรอเรยกชอแฟมวาอะไร หรอเราจะเสนอวาควรจะใชอยางไร เพอจะไดเปนทรกนระหวางเลขานการกบผบรหารจะไดคนเรองไดถกตอง

10. ชวยด าเนนการเกยวกบการประชมทเกยวของโดยตรงกบผบรหาร เชน - การเตรยมหองประชม อาหารวาง เครองดม (ทงกอนและหลงประชม) - การจดระเบยบวาระการประชม และเอกสารประกอบการประชม - การเชญประชม - การจดรายงานการประชม

- ๒๐ -

ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ในหนงสอราชการ และค าทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจา หนาซอง

1.พระราชวงศ 1.1 พระบาทสมเดจ พระเจาอยหว

ขอเดชะฝา ละอองธลพระ บาท ปกเกลา ปกกระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอ เจาของ หนงสอ) ขอ พระราชทาน พระบรมราช วโรกาส กราบ บงคมทลพระ กรณาทราบฝา ละอองธลพระ บาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรง พระกรณาโปรดเกลา โปรด กระห มอมขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาค าวา ขอเดชะ มาไว ทายชอเจาของ หนงสอ)

ขอพระราชทาน ทลเกลา ทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.2 สมเดจ พระบรมราชนนาถ

ขอเดชะฝา ละอองธลพระบาท ปกเกลาปก กระหมอม ขาพระพทธ (ออกชอ เจาของ หนงสอ) ขอ พระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทลพระ กรณาทราบฝา ละอองธลพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรง พระกรณาโปรดเกลา โปรด กระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ) (หรอจะเอาค าวา ขอเดชะ มาไวทายชอเจาของ หนงสอ)

ขอพระราชทาน ทลเกลา ทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.3 สมเดจพระบรม ราชน สมเดจพระบรม ราชชนน สมเดจพระ ยพราช (สยามมกฎราชกมาร) สมเดจพระบรมราช กมาร

ขอพระราช ทานกราบ บงคมทล (ออกพระนาม) ทราบฝาละอองพระบาท

ใตฝาละอองธล พระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรง พระกรณาโปรดเกลา โปรด กระหมอม ขอเดชะ ขาพระพทธเจา (ลงชอ)

ขอพระราชทาน ทลเกลา ทลกระหมอมถวาย ขอเดชะ

1.4 สมเดจเจาฟา ขอพระราชทาน กราบทล (ออก พระนาม) ทราบฝาพระบาท

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาโปรดกระหมอม ขาพระพทธเจา (ลงชอ) ควรมควรแลวแตจะ โปรด

ขอพระราชทาน กราบบงคมทล (ระบ พระนาม)

- ๒๑ -

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจา

หนาซอง 1.5 พระบรมวงศ ชนพระองคเจา

ขอประทาน กราบทล (ออก พระ

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลาโปรด

ขอพระราชทาน กราบบงคมทล

นาม) ทราบฝาพระบาท

กระหมอมขาพระพทธเจา (ลงชอ)

(ระบ พระนาม)

1.6 พระเจาวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม) พระอนวงศ ชนพระวรวงศเธอ (ททรงกรม)

กราบทล (ออก พระนาม) ทราบฝาพระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล (ระบพระนาม)

1.7 พระอนวงศชน พระวรวงศเธอ (ทมได ทรงกรม)

ทล (ออกพระ นาม) ทราบฝา พระบาท

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉนควรมควรแลวแตจะโปรด

ทล (ระบพระนาม)

1.8 ชนอนวงศชน หมอมเจา

ทล (ออกพระ นาม)

ฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน

แลวแตจะโปรด ทล (ระบพระนาม)

2.พระภกษ 2.1 สมเดจพระสงฆราชเจา

ขอประทาน กราบทล (ออก พระนาม)

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลาโปรดกระหมอม

ขอประทานกราบทล

2.2สมเดจพระสงฆราช กราบทล ฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม (หญง) เกลากระหมอมฉน

ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล (ระบพระ นาม)

2.3 สมเดจพระราชา คณะ รองสมเดจ พระราชาคณะ

นมสการ พระคณเจา กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความ เคารพอยางยง

นมสการ

2.4 พระราชาคณะ นมสการ พระคณทาน กระผม - ดฉน

ขอนมสการดวยความ เคารพอยางสง

นมสการ

2.5 พระภกษสงฆทวไป นมสการ ทาน ผม – ดฉน

ขอนมสการดวยความ เคารพ

นมสการ

3.บคคลธรรมดา 3.1 ประธานองคมนตร

กราบเรยน ดฉน – ทาน ขอแสดงความนบถออยางยง

กราบเรยน