El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar.

Problemas en la organizacin

Desviaciones en la productividad

Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas

Baja o Alta de personal

Cambios de funcin o de puesto

Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin.

Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC.

Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

FASES DE ACCION QUE DERIVAN DE UN DNSEstablecimiento de la Situacin Ideal (SI) Descripcin de la situacin real (SR). Registro de informacin.

Que, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a:

Descripcin de puestos

Manuales de procedimientos y de organizacin

Planes de expansin de la empresa

Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).

Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas personas debern aportar datos precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes)

Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros debern permitir su clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los registros asienten informacin individual de las personas analizadas.

Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o reportes. Anlisis grupales Encuesta Escala estimativa de desempeoGrupos binarios Inventario de habilidades

Lluvia de ideas Phillips 66 Registros observacionales directos Conferencia de Bsqueda TKJ (Planeacin prospectiva) Cuestionario de evaluacin de conocimientos Escala estimativas de actitudes Entrevista

Conferencia de bsquedaObjetivo.- Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no haban podido llegar a un acuerdo.Caractersticas.- Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido: De tres a cinco das. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, ms bien requiere que sean participantes de la situacin a analizar.

Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirn influyendo sobre un futuro predeterminado. Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este perodo. Enfocar el problema especfico, los participantes deben elaborar una imagen o una descripcin que represente la situacin actual. Elaborar un cuadro del futro deseable. Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o situacin ideal. Formular objetivos o situaciones concretas que servirn de plataforma alcanzar la situacin ideal. Considerar las estrategias de accin que pueden apoyar el logro del futuro delineado y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes. Determinar las polticas posibles a considerar para asegurar el logro de los objetivos. Asumir compromisos de colaboracin en las diversas fases o etapas a desarrollar.

Anlisis del futuro probable, deseable y posible. Identificacin de las variables que inciden en poro o contra de la Situacin ideal Planteamiento de estrategias, programas y polticas a corto, mediano y largo plazos.

Limitaciones.- Requiere de una preparacin cuidadosa y una planeacin conjunta entre el personal o participantes y los organizadores del proceso.Un grupo muy heterogneo puede inhibirse o manipular la participacin la participacin de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales. Inversin econmica para sufragar costos de alquiler del rea, alimentos, estancia, etc.

Objetivo.- Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que oriente la solucin de problemas.Sntesis del procedimientoDefinir en forma breve el problema a investigar o analizar. Cada participante escribe en tarjetas, papeletas u hojas de papel (fichas) los factores o variables que estn provocando o promoviendo el problema. Una ficha por situacin.

Se muestran las fichas de cada participante y se agrupan o integran a la vista de los dems- por la relacin estrecha que guardan entre s. Buscar y expresar con flechas o lneas las relaciones existentes entre los grupos de fichas. Explicar resultados en forma escrita o verbal. Identificar los grupos de mayor incidencia de situaciones problemticas y aquellos que deben ser atendidos con prioridad. Con los resultados de sta experiencia se puede usar la misma tcnica u otra, como la Conferencia de Bsqueda, para aportar posibles formas de atender el o los problemas identificados.

AplicacionesAnlisis de la realidad. Determinacin inicial de estrategias de trabajo. Formulacin de objetivos generales y particulares, as como los planes y acciones a seguir para su logro.

Limitaciones.- El conductor debe estar ubicado o ser uno ms de los conocedores de la situacin a analizar y comportarse con imparcialidad al seleccionar la informacin que emane de las participaciones.Ventajas.- Permite la ubicacin concreta y concisa de la problemtica. La elaboracin de la hiptesis del problema es generada por quienes viven la situacin a analizar, desde varios puntos de vista y reales.Conjuga la experiencia de los participantes y su reflexin como parte del proceso que se vive.

Objetivo.- Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema determinado, con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central: media (promedio), mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables.

Medir las actitudes de la poblacin involucrada en la situacin problema o caso y las tendencias de opinin que esta tiene.Similar a la elaboracin de cuestionario, pero en este caso cada enunciado se expresa afirmando o negando situaciones favorables o desfavorables de las variables que se identificaron. Para cada reactivo se da la oportunidad de respuesta segn su grado de acuerdo o desacuerdo Usualmente se permite responder entre cinco opciones que van desde el Total acuerdo, hasta el Total desacuerdo. SINTESIS DEL PROCEDIMIENTO

Es necesario explicar claramente las instrucciones a los interrogados y asegurarse que han comprendido lo que deben hacer. Los datos se computan y se obtienen las tendencias matemticas de las actitudes.AplicacionesPara medir actitudes sobre planteamientos posibles o reales

ENTREVISTAComo una herramienta que precisamente permite optimizar el trabajo a desarrollar en el mbito de la identificacin de necesidades.Para este fin, se requiere contar con bases metodolgicas para llevar a cabo una entrevista amena, atinada y que deje en el entrevistado la sensacin de haber recibido a un entrevistador sensible que le oriento para analizar e identificar sus necesidades de capacitacin o actualizacin profesional

En una entrevista incluso dure cuatro minutos se deben considerar una serie de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y metas del personal responsable de llevar a cabo la identificacin de necesidades.Se presentan cinco elementos a considerar, desde el trabajo previo a la entrevista hasta el cierre de la misma entrevista; para la realizacin de una entrevista en el marco de identificacin de necesidades de capacitacin.

I.- TRABAJO PREVIO A LA ENTREVISTA: la cultura y el compromiso de trabajo dentro de su Centro. la imagen del personal. la imagen institucional. la comunicacin organizacional ( intra e interpersonal entre los miembros de la organizacin)

II.- PREMISAS PARA EL ENTREVISTADOR: El objetivo de la entrevista. Centrar la atencin en su entrevistado. Considerar los apoyos vs. Las limitaciones en antesala. La idea principal. El producto final. La amistad.

III.- recomendaciones para el repport: Empata. Confort. Identidad del entrevistado. La transferencia.IV.- PUNTOS IMPORTANTES PARA FACILITAR LA CIMA: La autoestima de la persona. La necesidad de logro. La retroalimentacin y comunicacin bilateral. El reforzamiento diferencial. El cierre

V.- importancia del cierre: El cierre global. El cierre parcial. La evaluacin. El seguimiento.

SE APLICAN POR IGUAL LOS PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN QUE LLEVEN AL DNC?

La seleccin de los mtodos o tcnicas para la obtencin de informacin se aplican considerando:

Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios, administrativo, operativo.

Nmero de personas

Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio.

Requerimientos del personal, en trminos de nivel del manejo de la informacin, donde el colaborador: Tiene conocimiento de la informacin

Comprende la informacin

Utiliza la informacin

Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina

Contribuye a la ampliacin de la informacin.

Con base en los objetivos planteados se podr hacer la jerarqua de los grupos a atender y las prioridades.

Un reporte detallado del DNC debe contener:

Nombre de la organizacin o empresa Ttulo del estudio Fecha de elaboracin Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva) ndice o capitulario del documento, con la paginacin respectiva Introduccin. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC Justificacin Resumen del documento

Mtodo de trabajo. Caractersticas del personal del que se obtuvo informacin Escenario(s) en los que se obtuvo la informacin Apoyos materiales. Formatos e instrumentos Procedimiento Resultados Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender la realizacin del estudio Recomendaciones para prximos estudios Anexos de toda evidencia que permita el anlisis del estudio

Un cuadro integrador de informacin que defina reas, personas y necesidades de capacitacin. Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitacin y posibles reas que pueden intervenir para su solucin En su caso, limitaciones u obstculos para la realizacin del estudio.cedulascap.pdf

CUANDO HACER UN DNC?EN QUE DEBO CAPACITAR A MIN EMPLEADOS?ELEGIR 5 EMPLEADOS DE CADA DEPARTAMENTOCUESTIONARIOSANALIZAR LA INFORMACIONREALIZAR UN INFORME*COMUNICACION*LIDERAZGOELABORACION DE UN PROGRAMA

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