Faktura – menuen 9.1

9. FAKTURA

Faktura-modulet er et modul i Rambøll FAS ver. 8.00, som er integreret med

forbrugerkartoteket.

Med Faktura-modulet er det muligt at udskrive fakturaer til forbrugerne på andre varer

eller ydelser, som vandforsyningen leverer udover de almindelige driftsafgifter.

Fakturamodulet indeholder:

• Varekartotek

• Fakturering

• Udligning af fakturaer

• Restanceliste

• Tilskriv gebyrer

• Udskriv rykkerbreve

• Kreditnota

• Nulstil faktura/kreditnota nummer

For hver vare er det muligt at angive et kontonummer fra vandforsyningens kontoplan

og der udskrives sumbilag for Fakturering og Udligning af faktura mv. til

finansbogholderiet.

Har vandforsyningen har anskaffet Microsoft Dynamics C5 med Rambøll’s tilpasninger

vil disse sumbilag kunne overføres elektronisk.

Faktura, Kreditnotaer og Faktura rykkerbreve kan tilpasses under Filer – Opsætning –

Formularer og gebyrer vedligeholdes under Filer – Priser – Gebyrer.

9.2 Faktura – menuen

9.1 Varekartotek

Generelt

Her oprettes de varer og ydelser, som vandforsyningen leverer. Vedligehold af

kartoteket i forhold til prisændringer og kontonumre kan udføres løbende.

Procedure

• Vælg Faktura - Varekartotek.

Faktura – menuen 9.3

For hver vare skal indtastes:

• Varenummer med frit nummersystem

• Varenavn

• Enhed, som kan være:

▪ Timer

▪ Dage

▪ Mdr.

▪ År

▪ Stk.

• Varepris i kr. ekskl. moms

• Kontonummer i finanskontoplan

• Vælg Næste for næste vare

• Vælg Forrige for forrige vare

• Vælg Søg for at søge en bestemt vare

• Vælg Ret for at rette i en vare

• Vælg Ny for at oprette ny vare

• Vælg Slet for at slette en vare

• Vælg Udskriv for at udskrive en vareliste

• Vælg Afslut for at Afslutte dialogen med varekartotek

Eksempel på udskrift af varekartotek:

9.4 Faktura – menuen

9.2 Faktura

Generelt

Der kan oprettes nye fakturaer og tilføjes linjer fra varekartoteket. For hver vare kan der

angives antal, hvis der sælges mere end 1. enhed. Når fakturaen er sammensat skal der

angives sidste betalingsfrist.

Procedure

• Vælg Faktura – Faktura.

• Klik på Ja, hvis der er taget en sikkerhedskopi

Faktura – menuen 9.5

• Klik på Ny for at oprette

• Indtast søgestreng på den ønskede forbruger eller vælg forbrugeren i listen til

højre

9.6 Faktura – menuen

• Vælg Vare og angiv antal.

• Hvis der skal angives flere vare klikkes på Tilføj linie.

• Tag stilling til Fakturadato og Bogføringsdato – standard er d.d.

• Til sidst angives dato for sidste indbetaling under I alt at betale senest den

Faktura – menuen 9.7

• Klik på Fakturer for at oprette faktura til forbrugeren.

Sum bilag udskrives.

9.8 Faktura – menuen

• Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen

Tilpasning af fakturaen kan foretages under Filer – Opsætning – Formularer.

Kontoudtog på forbrugeren kan ses under Forbrugere – Faktura og genudskrift kan

ligeledes udskrives både til skærm, printer og pdf under Forbrugere – Print Faktura.

Faktura – menuen 9.9

9.10 Faktura – menuen

Eksempel på udskrift af faktura:

Faktura – menuen 9.11

Menuen til venstre giver flg. muligheder:

Klik på Søg og du får flg. muligheder:

• Indtast fakturanummer

• Forbrugernummer

Eller

• Dato

9.12 Faktura – menuen

• Klik på Ny og du kan oprette Ny faktura, som gennemgået i

starten af dette afsnit:

• Klik på Afslut for at afslutte Faktura.

Faktura – menuen 9.13

Når en faktura er oprettet eller søgt kan den udskrives og der kan

udskrives en ny.

• Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen.

9.14 Faktura – menuen

9.3 Udlign faktura

Generelt

Når indbetaling på en faktura registreres, skal den udlignes/indbetales i Rambøll FAS.

Da faktura - modulet er adskilt fra den øvrige opkrævning af driftsafgifter er denne

funktion placeret under Faktura – Udlign faktura.

Procedure

• Vælg Faktura – Udlign faktura.

Her er det altid en god ide at foretage en sikkerhedskopi, selvom der ikke bliver spurgt

om det i Rambøll FAS.

Efterfølgende dialog fremkommer:

• Indtast indbetalingsdato eller d for dagsdato.

Faktura – menuen 9.15

• Vælg Indbetalingsform – f.eks. Bank 1

• Klik derefter på Søg

• Angiv Søgestreng f.eks. Fakturanummer.

9.16 Faktura – menuen

• Hvis det indbetalte beløb svarer til det foreslåede beløb trykkes Enter på tastaturet

eller klikkes med musen på Ok.

• Der vendes tilbage til søgebilledet. Klik på Fortryd, hvis der ikke er flere

indbetalinger at registrere og dernæst Afslut for at afslutte funktionen og udskrive

sum bilag.

Faktura – menuen 9.17

Eksempel på sum bilag:

• Indbetalingen kan også ses under Forbrugere – Faktura:

9.18 Faktura – menuen

9.4 Restanceliste

Generelt

Når datoen for sidste betaling er overskredet, kan der udskrives en restanceliste, så der

løbende kan følges op på manglende betalinger på de enkelte fakturaer.

Procedure

• Vælg Faktura – Restanceliste.

• Klik på Udskriv for at udskrive restancelisten til skærm/printer/pdf mv.

Eksempel på en Faktura restanceliste:

Faktura – menuen 9.19

9.5 Tilskriv gebyrer

Generelt

Her kan du tilskrive gebyrer for manglende betaling af den fremsendte faktura, når

betalingsfristen er overskredet.

Procedure

• Vælg Faktura – Tilskriv gebyrer.

Der skal nu foretages valg om hvilken Opkrævningsgruppe, der skal tilskrives gebyrer

for samt hvilken Gebyrtype. Ved 1 Rykker angives antal acceptdage efter sidste

indbetalingsdato som accepteres som korrektindbetalt, da der godt kan gå op til f.eks.

10 dage førend registrering af indbetalingen er gennemført fra pengeinstitut til Rambøll

FAS.

9.20 Faktura – menuen

Vælg Opkrævningsgruppe

Vælg mellem Gebyrtype:

• 1. Rykker

• 2. Rykker

• Inkasso

Indtast antal acceptdage efter sidste

indbetalingsdato.

• Klik på Start for at starte kørsel med Tilskriv gebyrer 1. Rykker.

• Hvis der findes fakturaer, der skal rykkes fremkommer ovenstående dialog. Der

kan markeres Ryk ikke samt Begrundelse og derefter klikkes på Kør

rykkerkørsel.

Faktura – menuen 9.21

Flg. sum bilag udskrives:

Gebyret for manglende betaling under faktura tilskrives altid med det samme, når det er

en faktura og ikke en restance for de almindelige driftsafgifter.

Gebyrer for manglende betalinger vedligeholdes under Filer – Priser – Gebyrer.

Tilskrivning af gebyret kan også ses under Forbrugere – Faktura:

9.22 Faktura – menuen

9.6 Udskriv rykkerbreve

Generelt

Efter der er tilskrevet gebyrer kan der udskrives rykkerbreve til de forbrugere, som skal

rykkes/ har tilskrevet gebyrer.

Procedure

• Vælg Faktura – Udskriv rykkerbreve.

Faktura – menuen 9.23

• Klik på Udskriv for at udskrive rykkerbrevene til skærm/printer/pdf.

Rykkerbreve for fakturaer kan tilpasses under Filer – Opsætning – Formularer.

9.24 Faktura – menuen

Eksempel på rykkerbrev:

Faktura – menuen 9.25

9.7 Kreditnota

Generelt

Hvis en udskreven faktura fortrydes kan der udføres en kreditnota, som nulstiller den

fremsendte faktura.

Procedure

• Vælg Faktura – Kreditnota.

• Klik på Ja, hvis der er taget en sikkerhedskopi

9.26 Faktura – menuen

• Klik på Ny for at oprette en ny Kreditnota til en faktura:

• Indtast søgestreng og klik på Søg.

• Den søgte faktura fremkommer og der kan klikkes på Krediter for at udfærdige

en kreditnota.

• Hvis det kun er nogle af varerne, som skal krediteres kan der klikkes på den røde

knap med hvidt kryds for at slette en varelinje eller rette i antallet, hvis der er

returneret nogle af varerne.

Kreditnotaer kan tilpasses under Filer – Opsætning – Formularer.

Faktura – menuen 9.27

Sum bilag udskrives:

Under Forbrugere – Faktura vil kreditnotaen fremgå:

9.28 Faktura – menuen

Eksempel på udskrift af kreditnota:

Faktura – menuen 9.29

• Klik på Søg og du får flg. muligheder:

• Indtast fakturanummer

• Forbrugernummer

Eller

• Dato

9.30 Faktura – menuen

• Klik på Ny og du kan oprette Ny faktura, som gennemgået i

starten af dette afsnit:

Når en kredit er oprettet eller søgt kan den udskrives.

• Klik på Udskriv for at udskrive fakturaen.

Faktura – menuen 9.31

9.8 Nulstil faktura/kreditnota nummer

Generelt

Faktura- og Kreditnota nummer er et fortløbende regningsnummer som krævet i

regnskabsloven. Hvis det ønskes at starte fra et bestemt nummer i Rambøll FAS eller

f.eks. nulstilling af disse nummerserier ved start af regnskabsår, kan det lade sig gøre

her.

Procedure

• Vælg Faktura – Nulstil faktura/kreditnota nummer.

• Indtast den nye værdi for Nyt fakturanummer og klik derefter på Godkend nyt

fakturanummer.

• Indtast den nye værdi for Nyt kreditnotanummer og klik derefter på Godkend

nyt fakturanummer.

• Klik på Afslut for at returnere til hovedmenuen.