1 z 15

Zarządzenie Nr OPS. 0152. 82/2011

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu

z dnia 30.12.2012

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji organizacji i działania składnicy akt w Ośrodku Pomocy Społecznej w

Sandomierzu

Na podstawie art.6 ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j Dz. U. z

2011 Nr 123 poz. 698 z późn. zm. ), § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w

sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu

przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 164, poz. 1375) oraz

Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, zarządzam co następuje:

§ 1

Wprowadza się do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu:

1. „Instrukcje kancelaryjną” stanowiącą załącznik Nr 1 do Zarządzenia;

2. „Jednolity rzeczowy wykaz akt” stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia;

3. „Instrukcję organizacji i działania składnicy akt” stanowiącą załącznik Nr 3 do

Zarządzenia.

§ 2

Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu

przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii

archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1

pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji

lub krótszy okres jej przechowywania

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Przepisy mają zastosowanie do

dokumentacji powstającej i napływającej do Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu od

dnia 01 stycznia 2012 r.

Halina Komeda

( data i podpis Dyrektora)

2 z 15

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia

Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu

Nr ......... z dnia ....................

INSTRUKCJA KANCELARYJNA OŚRODKA POMOCY SPOLECZNEJ W SANDOMIERZU

Rozdział I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE.

§ 1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją” określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją niezależnie od techniki jej wytworzenia.

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w jednostce.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy z zastrzeżeniem ust. 4

4. Z dokumentami z klauzulą „ zastrzeżone” postępuje się wg instrukcji.

5. Czynności kancelaryjne w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu są wykonywane w systemie tradycyjnym.

§ 2

1. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) Ośrodek, jednostka - Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu, 2) dyrektor - dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 3) kierownik ośrodka wsparcia, kierownik placówki - kierownicy jednostek organizacyjnych OPS

tzn.: Świetlicy Socjoterapeutycznej, Środowiskowego Domu Samopomocy 4) komórka organizacyjna - dział lub inne stanowisko pracy (jedno lub wieloosobowe)

w jednostce organizacyjnej, w tym samodzielne, 5) pracownik merytoryczny - pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący

dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 6) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności związanych

z przyjmowaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem korespondencji, 7) przesyłka - pisma ( dokumenty) oraz pakiety ( paczki) otrzymywane i wysyłane za

pośrednictwem poczty, gońca itp. a także otrzymywane i nadawane telegramy, faksy itp., 8) czystopis- tekst dokumentu lub pisma w wersji ostatecznej, przygotowanej do podpisu,

3 z 15

9) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści bądź tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki),

10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, lub przyjęcia do wiadomości,

11) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, uzupełniony o liczbę porządkową ze spisu spraw i oznaczenie roku, w którym sprawa została wszczęta,

12) akta sprawy- całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, fotokopie itp.) zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

13) jednolity rzeczowy wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji powstającej w jednostce.

§ 3

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników Ośrodka należy :

1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.

2. Przy oznakowaniu spraw używa się symboli określonych w regulaminie organizacyjnym Ośrodka

wprowadzonym w sposób określony w Statucie Ośrodka. 3. Przestrzeganie postanowień niniejszej instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników

Ośrodka. Rozdział II SYSTEM KANCELARYJNY, WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE.

§ 4

1. w Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Dokumentacja powstająca w Ośrodku i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nie tworzącej akt spraw. 3. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; 2) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 4. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. 5. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". w ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej

4 z 15

kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr: 1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9"; 2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99"; 3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999"; 4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999". 7. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 8. Akta jednorodne tematycznie z różnych działów Ośrodka posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniają je symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 9. W uzasadnionych przypadkach kierownik Ośrodka może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 10. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane do dodania nowych klas, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Kielcach. 11. Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1) symbol klasyfikacyjny; 2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; 3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna. 12. Jednolity rzeczowy wykaz akt jednostki określa załącznik Nr 2 do zarządzenia . § 5

1. Wytwarzana i gromadzona dokumentacja ze względu na wartość archiwalną dzieli się na dwie kategorie:

a) materiały archiwalne,

b) dokumentację niearchiwalną.

2. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacja tej kategorii nie jest wytwarzana w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

3. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „ B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

4. Dokumentacja zaliczana do kategorii „ BE” przechowywana jest przez określoną liczbę lat, np. BE-5 przez okres 5 lat, po których podlega ekspertyzie, którą przeprowadza właściwe archiwum państwowe dla ewentualnego dokonania zmian kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. Dokumentacja tej kategorii nie jest wytwarzana w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

5. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne, wytwarzaną w komórkach organizacyjnych innych niż merytoryczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz w porozumieniu z pracownikiem składnicy akt, na zasadach określonych w instrukcji o organizacji składnicy akt.

§ 6

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

5 z 15

2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i

otrzymała znak sprawy.

§ 7

1. Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2. Dokumentację nie tworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) wnioski urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne składnicy akt;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

Rozdział III ODBIÓR PRZESYŁEK, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE WPŁYWÓW.

§ 8

1. Korespondencję przyjmuje pracownik sekretariatu rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. w przypadku stwierdzenia uszkodzenia sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego

3. Pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem :

a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom;

b) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem;

6 z 15

4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczone jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp., po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej składa się do kasy pancernej w pokoju kasowym.

5. Po otwarciu koperty sprawdza się :

a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki

Brak załączników lub otrzymanie samych załączników odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

6. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym :

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do Ośrodka;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka,

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne

7. Przesyłki specjalnego rodzaju stanowią telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, paczki, przesyłki wartościowe, przesyłki na nośnikach informatycznych. Przesyłki te pracownik wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko nadającego i przyjmującego.

8. Przesyłki pracownik sekretariatu rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

9. Po zarejestrowaniu przesyłki pracownik sekretariatu umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Pieczęć wpływu określa datę wpływu, wchodzący nr z rejestru kancelaryjnego, liczbę załączników oraz podpis pracownika dokonującego rejestracji.

10. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

§ 9

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.

Pracownik sekretariatu usuwa spam i wiadomości zawierające złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

7 z 15

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c) pozostałe.

3. Przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

6. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), pracownik sekretariatu:

1) drukuje tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządza i drukuje notatkę o przyjętej przesyłce, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym pracownik merytoryczny prowadzący sprawę przekazuje go do składu informatycznych nośników danych.

7. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.

8. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

9. Każda komórka organizacyjna prowadzi odrębny skład informatycznych nośników danych.

10. Za organizację i prowadzenie składu informatycznych nośników danych odpowiada wyznaczony przez dyrektora pracownik.

8 z 15

11.Przekazanie oznaczonych informatycznych nośników danych z zapisaną przesyłką do składu następuje na podstawie protokołu przekazania, którego wzór stanowi załącznik nr 3.

12.Oznaczenie informatycznych nośników danych polega na umieszczeniu na każdym z nich co najmniej następujących informacji:

1) liczby porządkowej z dziennika korespondencji przychodzącej; 2) znaku sprawy, której dotyczy; 3) nazwy komórki organizacyjnej; 4) imienia i nazwiska osoby prowadzącej sprawę.

13.Protokół przekazania elektronicznego nośnika danych do składu umieszcza się w aktach sprawy: 1) w miejscu wyjętego elektronicznego nośnika danych, jeżeli w sprawie jest jeden

elektroniczny nośnik danych; 2) w miejscu pierwszego elektronicznego nośnika danych, jeżeli w sprawie jest kilka

elektronicznych nośników danych.

Rozdział IV DEKRETOWANIE I PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI.

§ 10

1. Dyrektorowi jednostki przekazywana jest kompletna poczta niezwłocznie po jej zarejestrowaniu.

2. Dyrektor lub osoba go zastępująca dokonuje dekretacji przesyłek poprzez odręczne umieszczenie bezpośrednio na przesyłce informacji dotyczących:

- sposobu i terminu załatwienia sprawy

- osoby merytorycznie odpowiedzialnej za załatwienie sprawy

- aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu

wraz z podpisem osoby dekretującej oraz datą dekretacji.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku błędnej dekretacji, jej zmiany dokonuje dekretujący.

5. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

6. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

7. Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycję używa się następujących skrótów"

- "p.m." - " proszę mówić", pracownik przed przystąpieniem do załatwienia sprawy powinien ją omówić z dekretującym,

- "a/.a." - " ad acta", sprawę należy odłożyć do akt. - „pilne”- dekretujący wskazuje sprawę jako pilną

9 z 15

8. Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom powinno być traktowane jako jedna z pilnych czynności.

§ 11

1. Korespondencję zwrócona przez Dyrektora, pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dekretacją.

2. Pracownik przyjmujący dokumentację kwituje w księdze korespondencyjnej otrzymanie pisma, korespondencji, dokumentacji własnoręcznym podpisem oraz datą otrzymania sprawy do załatwienia.

Rozdział V. REJESTROWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK AKT.

§ 12

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku sprawy już wszczętej prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

3. W przypadku, gdy dokumentacja rozpoczyna daną sprawę prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

§ 13

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, zgodnie z oznaczeniami określonymi w regulaminie organizacyjnym;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

10 z 15

4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być

przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie

od zmian organizacyjnych w podmiocie.

5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. w takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

6. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

§ 14

1. Spis spraw prowadzony jest na specjalnym formularzu. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik Nr 1 do instrukcji.

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

3. Sprawę ( nie pismo ) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w Ośrodku. Dalszych pism w sprawie nie rejestruje się tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.

5. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

11 z 15

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

8. Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

§ 15

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

§ 16

1. Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy........”, i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

§ 17

1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

§ 18

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;

12 z 15

2. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę „ za zgodność z oryginałem” oraz datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

3.Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad: a) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem; b) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy; c) adresy pisze się w pierwszym przypadku; d) każde pismo oznacza się własnym znakiem sprawy zgodnym z prowadzonym spisem spraw; e) pod treścią, po lewej stronie podaje się ilość załączników oraz adresatów – jeżeli treść pisma

ma być przesłana do wiadomości innym zainteresowanym; f) podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej;

4. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: a) parafkę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma) b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej

dolnej części arkusza.

Rozdział VI. AKCEPTACJA CZYSTOPISU.

§ 19

1. Akceptacja w Ośrodku jest dwustopniowa.

2. Akceptacja dwustopniowa polega na akceptacji pisma przez bezpośredniego przełożonego pracownika załatwiającego sprawę i ostatecznego zaakceptowania pisma przez Dyrektora lub osobę upoważnioną.

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji w Ośrodku Pomocy Społecznej następuje w formie papierowej. Na drugim egzemplarzu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu).

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący ostatecznie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

8. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu :

- w postaci elektronicznej, celem jego podpisania podpisem elektronicznym.

- w postaci papierowego wydruku treści pisma celem jego zatwierdzenia i włączenia do akt sprawy.

9 Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez pracownika sekretariatu Ośrodka.

Rozdział VII. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI.

§ 20

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: przesyłką listowną, faksem, na nośniku informatycznym wysłanym przesyłka listowną oraz pocztą elektroniczną.

13 z 15

§ 21

1. Pracownik sekretariatu sprawdza czy pismo przeznaczone do wysłania w formie listownej jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy, datą oraz czy dołączono do niego załączniki- w przypadku stwierdzenia braków zwraca pismo do uzupełnienia pracownikowi merytorycznemu.

2. Pracownik sekretariatu na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki wraz z datą jego wysłania. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

3. Pracownik sekretariatu:

1) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

2) dołącza do pism wysyłanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru odpowiedni formularz i przypina go do koperty

4. Pracownik sekretariatu w przypadku korespondencji przeznaczonej do wysłania w formie listownej prowadzi pocztową książkę nadawczą zawierającą informacje:

a) liczbę porządkową;

b) datę przekazania wysyłki operatorowi pocztowemu;

c) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę;

d) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).

Rozdział VIII. OPIS TECZKI AKTOWEJ. SPOSÓB GROMADZENIA I PRZECHOWYWANIA TECZEK AKTOWYCH.

§ 22

1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy Jednostki i komórki organizacyjnej – na środku u góry;

2) znaku teczki, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia grupy spraw dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia, po lewej stronie pod nazwą Jednostki

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki Jednostki ;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;

5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;

14 z 15

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.

Wzór opisu teczki zawiera załącznik Nr 2 do instrukcji.

3. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w ust. 2

§ 23

1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się składnicy akt, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.

3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.

4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział IX. WYKORZYSTANIE INFORMATYKI DO CZYNNOŚCI KACELARYJNYCH. ZABEZPIECZENIA DANYCH

§ 24

1.Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych w zbiorach danych, zwłaszcza osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2.Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw 2) prowadzenia innych, nie określonych w pkt 1, rejestrów i ewidencji 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu 4) przesyłania przesyłek - pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na który zapisywane są bieżace dane. 3. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

4.Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie

posiadającym odpowiednich uprawnień

5. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą na zasadach określonych w Polityce Bezpieczeństwa Danych osobowych

15 z 15

w Ośrodku wprowadzonej odrębnym zarządzeniem na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

Rozdział X. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI OŚRODKA.

§ 25

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, akta spraw zakończonych likwidowanej komórki przekazywane są do składnicy akt Ośrodka na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych. 2. Dokumentację spraw nie zakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania komórki zreorganizowanej. Kopię spisu przekazuje się do składnicy akt . 3. W przypadku likwidacji Ośrodka dokumentacja jest przekazywana sukcesorowi a w przypadku jego braku organowi nadzorującemu. 4. O likwidacji lub reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić Archiwum Państwowe w Kielcach, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej. Rozdział XI. USTALENIA KOŃCOWE.

§ 26

1.Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją określa Dyrektor Ośrodka.

2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych regulują odrębne przepisy wewnętrzne. 3.Zasady przyjmowania, rejestrowania, obiegu oraz archiwizacji dokumentów związanych z realizacją programów Funduszy UE są zawarte w procedurach przyjętych zgodnie z tymi Programami.

§ 27

1.Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora Ośrodka. 2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania akt spraw wyznacza się w jednostce koordynatora czynności kancelaryjnych, która powierza się pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie składnicy akt. 3. W stosunku do komórek organizacyjnych Ośrodka usytuowanych poza siedzibą Ośrodka, korespondencja adresowana bezpośrednio do tych komórek jest przyjmowana i rejestrowana na zasadach określonych wyżej przez kierownika danej placówki lub osobę upoważnioną imiennie a następnie przekazywana do sekretariatu Ośrodka.

Załącznik Nr 1 . Wzór spisu spraw

rok (referent) (symbol kom. organizacyjnej) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt)

Lp.

SPRAWA

(krótka treść)

OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA

UWAGI

(sposób załatwienia)

znak pisma

z dnia

WS

ZC

ZĘ

CIA

SP

RA

WY

OS

TA

TE

CZ

.

ZA

ŁA

TW

.

17

Załącznik nr 2 – Opis teczki aktowej

Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej

Część znaku sprawy, tj oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt a w przypadku założenia podteczki dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw

Tytuł teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce

Rok założenia teczki aktowej uzupełniony po zakończeniu wszystkich spraw złożonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce

Numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.

Kategoria archiwalna oraz okres przechowywania dokumnetacji

18

Załącznik Nr 3

……….....…………..............………

(nazwa komórki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH

DO SKŁADU INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH

Znak sprawy:

Imię i nazwisko osoby prowadzącej sprawę:

Informacje dot. informatycznych nośników danych:

Lp. Zawartość informatycznego nośnika danych

Data przekazania:

PRZEKAZUJĄCY ODBIERAJĄCY

…………………….. ………………….........

(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU

SPIS TREŚCI

Rozdział 1. CEL INSTRUKCJI

19

Rozdział 2. POSTANOWIENIA WSTĘPNE

Rozdział 3. PRZYJMOWANIE I PRZECHOWYWANIE AKT Rozdział 4.UDOSTĘPNIANIE AKT Rozdział 5. BRAKOWANIE AKT Rozdział 6.PERSONEL SKŁADNICY AKT Rozdział 7.LOKAL SKŁADNICY AKT Rozdział 8.NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT Rozdział 9.POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU UTRATY AKT Rozdział 10. ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY Z PRACOWNIKIEM PROWADZĄCYM SKŁADNICĘ AKT ZAŁĄCZNIKI DO INSTRUKCJI

Rozdział 1

CEL INSTRUKCJI

§ 1.

Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją

spraw ostatecznie załatwionych, powstającymi w związku

z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.

§ 2.

20

1. Przedmiotem regulacji zawartych w instrukcji jest:

a) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych

z komórek organizacyjnych do składnicy akt,

b) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji

w składnicy akt,

c) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. przygotowania do przekazania

na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął).

Rozdział 2

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

§ 3.

Instrukcja ustala zasady i sposób postępowania z dokumentacją zakończonych spraw jawnych.

Tryb postępowania z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy.

W Ośrodku Pomocy Społecznej funkcjonuje jedna składnica akt.

§ 4.

Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

a) akta sprawy – całą dokumentację ( pisma, dokumenty, notatki, plany, itp.) zawierającą dane, informacje, które

były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

b) archiwum państwowe – Archiwum Państwowe w Kielcach ,

c) składnica akt – komórka organizacyjna powołana do gromadzenia,

przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania, i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie

zakończonych, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B)

po upływie okresu ich przechowania,

d) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju dokumentacja będąca źródłem informacji

o wartości historycznej,

e) dokumentacja niearchiwalna – wszelką dokumentację o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiącą

materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

f) jednostka aktowa - tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych

lub pokrewnych tematycznie (objętych tą samą grupą spraw ustalonych

w jednolitym rzeczowym wykazie akt),

g) jednostka organizacyjna – Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu,

h) kategoria archiwalna – oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji- historycznej

lub czasowej przy pomocy symboli „A”, „B”, „Bc”, „BE”,

i) komórka organizacyjna - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione

w strukturze jednostki organizacyjnej,

j) kwalifikacja archiwalna – zaliczenie dokumentacji do odpowiednich kategorii

archiwalnych,

k) teczka aktowa ( spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące

do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą

grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę inwentarzową,

§ 5.

21

Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki organizacyjnej stanowi w całości dokumentację

niearchiwalną, posiadającą jedynie czasowe znaczenie praktyczne,

która jest przechowywana przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt,

a po utracie znaczenia praktycznego jest przekazywana na makulaturę.

§ 6. Dokumentacja, zgromadzona w składnicy akt, poddawana jest – w ramach profilaktyki – okresowemu przeglądowi

w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

§ 7.

Do podstawowych zadań składnicy akt należy:

a) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie sprawowania odpowiedniej pieczy

nad dokumentacją oraz właściwego i terminowego przygotowania dokumentacji do przekazania do składnicy akt,

b) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,

c) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

d) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,

e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej

w składnicy akt, udział w komisyjnym jej brakowaniu,

f) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej – po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum

Państwowego w Kielcach – do zniszczenia,

Rozdział 3

PRZEJMOWANIE I PRZECHOWYWANIE AKT

§ 8.

1. Komórki organizacyjne OPS w Sandomierzu przekazują do składnicy akt, akta w stanie uporządkowanym,

kompletnymi rocznikami. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych

kategorii archiwalnych.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt według ustalonego terminarza. Terminarz

sporządzany jest na początku roku kalendarzowego w którym

ma odbywać się przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt. Określa się w nim

terminy przekazania dokumentacji, akt spraw ostatecznie załatwionych

po upływie 2 lat ich przechowywania w danej komórce organizacyjnej. Termin archiwizacji ustalony w

harmonogramie winien być realny do realizacji, zróżnicowany w stosunku do ilości zbiorów wytworzonych w danej

komórce.

3. Dyrektor na wniosek kierownika komórki organizacyjnej może wyrazić zgodę

na przekazywanie dokumentacji papierowej w innym niż określony w harmonogramie terminie.

4. Dokumentacja spraw zakończonych niezbędna do bieżącej pracy może pozostawać w komórce organizacyjnej

wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.

5. Przyjęcie dokumentacji przez składnicę akt oznacza uznanie tej dokumentacji

za dokumentację składnicy akt.

§ 9.

Uporządkowanie dokumentacji polega na:

1) w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym

niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru

1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych,

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych

(w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nie przekraczającej 5 cm,

22

a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy,

chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) opisaniu teczek aktowych zgodnie za załącznikiem NR 1 do niniejszej instrukcji

g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

2) W odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw

b)umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nie przekraczającej

5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na

tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek aktowych zgodnie za załącznikiem NR 1 do niniejszej instrukcji

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt

e) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism

f) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych

§ 10.

1. Przekazywanie dokumentacji następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt,

sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta należy ujmować w spisie według

kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Wzór spisu zdawczo odbiorczego stanowi załącznik NR 2 do niniejszej instrukcji.

2. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje komórka przekazująca akta jako pokwitowanie przyjęcia akt przez składnicę

akt.

§ 11.

1 Koperty lub teczki z aktami osobowymi powinny zostać przed przekazaniem do składnicy opisane przez

naniesienie na wierzchnią stronę okładki ( koperty):

a) nazwy jednostki i komórki organizacyjnej – na środku strony

b) znaku akt – w lewym rogu poniżej nazwy jednostki

c) kategorii archiwalnej – w prawym górnym rogu poniżej nazwy jednostki

d) tytułu akt- na środku okładki

e) nazwiska i imienia pracownika – na środku, poniżej tytułu

f) imienia ojca, daty urodzenia, wykształcenia, zawodu i ostatniego stanowiska – na środku, poniżej nazwiska i

imienia

g) dat skrajnych zatrudnienia – poniżej na środku

h) numeru, pod którym teczka/ koperta z aktami osobowymi figuruje w ewidencji archiwalnej – w lewym dolnym

rogu

2. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się

na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik Nr 8) sporządzonego

w trzech egzemplarzach. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w

spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

Wzór spisu zdawczo -odbiorczego akt osobowych stanowi załącznik Nr 8 do instrukcji.

§ 12.

1 Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy

technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana

jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik NR 9)

sporządzonego w trzech egzemplarzach. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (

urządzenia, procesy) a w ich obrębie na stadia i branże.

2. W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy itp. należy opracować

instrukcje postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z Archiwum Państwowym w Kielcach.

23

§ 13.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie składnicy akt może odmówić przejęcia akt

w przypadkach:

a) ujawnienia błędów lub niedoskonałości w spisie zdawczo-odbiorczym;

b) stwierdzenia, że przekazywane akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

§ 14.

O przyczynach odmowy przyjęcia akt osoba prowadząca składnicę akt zawiadamia bezpośredniego przełożonego.

§ 15.

Ewidencję składnicy akt stanowią:

a) spisy zdawczo-odbiorcze akt, z których jeden egzemplarz układa się wg kolejności wpływu,

a drugi wpina do teczek prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

Trzeci egzemplarz pozostawia się w komórce organizacyjnej (wzór - załącznik nr 2 i nr 8 –

dla akt osobowych)

b) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych, w którym rejestruje się poszczególne spisy zdawczo – odbiorcze w

kolejności ich wpływu i nadania kolejnego numeru (wzór - załącznik nr 3)

c) karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia poza lokal składnicy akt, wykonania kserokopii (wzór -

załącznik nr 4)

d) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór - załącznik nr 5)

e) spisy dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej na makulaturę lub zniszczenie (wzór - załącznik nr 6)

§ 16.

Składnica akt oznacza przejęte akta swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego

przez numer pozycji w danym spisie. Sygnaturę oznacza się

na teczkach w lewym dolnym rogu.

§ 17.

Upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany numeracji w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

§ 18.

Dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje się informację o aktualnym miejscu

przechowywania przejętej dokumentacji do składnicy akt.

§ 19.

1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której akta zostały już przekazane do składnicy akt,

pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, na wniosek kierownika wycofuje je z ewidencji

składnicy akt i przekazuje do komórki organizacyjnej.

2.Wycofanie akt sprawy z ewidencji składnicy akt polega na:

przekreśleniu ciągłą linią pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którą akta figurują i odnotowaniu w

rubryce 8 spisu daty i numeru protokołu wycofania akt,

sporządzeniu protokołu z wycofania akt z ewidencji składnicy akt (załącznik nr 10) .

3. W trakcie przekazywania wycofywanych akt ze składnicy akt do komórki organizacyjnej protokół podpisują

archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

Rozdział 4

UDOSTĘPNIANIE AKT

§ 20.

Składnica akt udostępnia akta kat. B dla celów służbowych, dla celów naukowo-badawczych, na żądanie organów

kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości

oraz innych, wobec których występuje obowiązek dostarczenia akt na żądanie, obywatelom

i jednostkom organizacyjnym.

§ 21.

24

Poszukiwania dokumentacji w składnicy akt przeprowadza wyłącznie osoba odpowiedzialna za prowadzenie

składnicy.

§ 22.

Wypożyczenie pojedynczych pism z teczek jest niedozwolone. Dokumentacja może

być udostępniona poprzez wykonanie kserokopii wskazanych dokumentów.

§ 23.

1. Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt, wypełnionej przez

kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika samodzielnego stanowiska pracy. Karty udostępniania akt

należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego, i przechowywać przez okres pięciu lat od

chwili zwrotu wypożyczonych akt.

2.Korzystanie z dokumentacji na miejscu w składnicy akt odbywa się pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za

składnicę akt. W miejsce wyjętych akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.

§ 24.

Korzystający z zasobu składnicy akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w

wyznaczonym terminie.

§ 25.

Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za składnicę akt

na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta. W uzasadnionych przypadkach

za zgodą Dyrektora jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal składnicy akt.

§ 26.

Pracownik składnicy akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji

przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

§ 27.

W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwróconych akt prowadzący składnicę akt sporządza protokół, który

podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których

jeden załącza się w miejsce zgubionych akt,

a drugi przechowuje w specjalnej teczce. Trzeci egzemplarz przekazuje się Dyrektorowi jednostki organizacyjnej w

celu wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Wzór protokołu

o braku/uszkodzeniu udostępnionych akt stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji.

§ 28.

Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowe wymaga zgody Dyrektora jednostki organizacyjnej lub

osoby przez niego upoważnionej.

Rozdział 5

BRAKOWANIE AKT

§ 29.

Raz w roku pracownik składnicy akt dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt

pod względem przekazania na makulaturę akt, których termin przechowywania

już minął i utraciły znaczenie praktyczne dla jednostki organizacyjnej.

§ 30.

Wydzielanie. akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzą kierownicy komórek organizacyjnych, której

akta są brakowane, przedstawiciele w/w komórek i pracownik składnicy akt. Z czynności brakowania akt sporządza

się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.

Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej, w dwóch egzemplarzach, sporządza i podpisuje komisja dokonująca

oceny i wydzielenia dokumentacji.

§ 31.

1. Wnioski o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, kierownik jednostki

organizacyjnej składa Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Kielcach.

25

2. Do wniosku o zgodę na brakowanie dołącza się:

a) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

b) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie

3. Do czasu otrzymania zgody na zniszczenie, dokumentację przeznaczoną do brakowania należy wydzieloną

przechowywać w kolejności zewidencjonowania jej w spisie.

§ 32.

W przypadku trudności w ocenie wartości brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Jednostka organizacyjna może

zwrócić się do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji.

§ 33.

Po uzyskaniu zgody, pracownik składnicy akt nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i

na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w rubryce nr

8 spisu zdawczo-odbiorczego akt.

§ 34.

Dokumenty brakowania, wraz ze stosownymi zgodami archiwum państwowego

oraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

bądź protokołami jej zniszczenia przechowuje się w składnicy akt.

Rozdział 6

PERSONEL SKŁADNICY AKT

§ 35.

Za całokształt działania składnicy akt odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony

do jej prowadzenia. Pracownik ten powinien znać strukturę organizacyjną własnej jednostki,

instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.

§ 36.

Pracownik składnicy akt odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej

i służbowej.

§ 37.

1. Pracownik składnicy akt sporządza sprawozdanie roczne z działalności składnicy i stanu dokumentacji w terminie

do końca marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe pracownika składnicy;

2) opis lokalu składnicy;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

4) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

5) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział 7

LOKAL SKŁADNICY AKT

§ 38.

26

Ośrodek Pomocy Społecznej posiada jedną składnicę akt, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa

regulamin organizacyjny.

§ 39.

Lokal składnicy akt stanowi pomieszczenie służące do przechowywania przekazywanych przez komórki

organizacyjne akt.

§ 40 .

Składnica akt winna być zlokalizowana możliwie na niskich kondygnacjach i należycie zabezpieczona przed

włamaniem i pożarem. Jeżeli warunki lokalowe wymuszają lokalizację składnicy na wyższych kondygnacjach to

musi być zabezpieczona odpowiednia wytrzymałość stropów, uwzględniająca nacisk obciążonych regałów na 1 metr

kwadratowy powierzchni,

§ 41.

Pomieszczenie składnicy akt powinno być:

a) suche, z możliwością przewietrzenia, ogrzewane, widne (oświetlenie elektryczne - jarzeniowe)

b) zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych (żaluzje lub rolety

w oknach )

c) przestronne z rezerwą wolnego miejsca na coroczne dopływy akt z komórek organizacyjnych

d) wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powinna mieścić się w

granicach 14 – 18 stopni C, wilgotność 35 – 50 %.

e) zabezpieczone przed pożarem i wyposażone w sprzęt przeciwpożarowy (koce gaśnicze, gaśnica, worki

ewakuacyjne), w ilości ustalonej z jednostką straży pożarnej,

f) zabezpieczone przed włamaniem oraz dostępem osób postronnych ( posiadać mocne drzwi zaopatrzone co

najmniej w 2 zamki, okratowane okna na niższych kondygnacjach),

§ 42.

Składnica akt wyposażona jest w regały metalowe z metalowymi półkami dostosowane

do wymiarów dokumentacji. Regały ustawia się rzędami, umożliwiając łatwy dostęp do akt.

Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi natomiast półki cyframi arabskimi.

Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone

szczytami do ściany okiennej. Odstępy między regałami powinny wynosić,

co najmniej 80 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się, co najmniej 12 cm.

nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić, co

najmniej 15 cm. Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.

§ 43.

W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane

z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba

że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek,

5) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz

zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 44.

Instalacja elektryczna w lokalu składnicy akt powinna mieścić się w odpowiednio zabezpieczonych przewodach i

posiadać właściwą osłonę punktów oświetleniowych umieszczonych między regałami. Bezpieczniki elektryczne

powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczenia.

§ 45.

Przechowywanie w składnicy akt materiałów łatwopalnych jest zabronione.

§ 46.

27

Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony.

§ 47.

Pomieszczenie biurowe składnicy powinno spełniać warunki umożliwiające pracownikowi składnicy akt

wykonywanie obowiązków oraz zapewniać możliwość korzystania z dokumentacji osobom upoważnionym.

§ 48.

Po zakończeniu pracy pomieszczenia powinny być zamykane.

§ 49.

W przypadku stwierdzenia cech naruszenia, archiwista niezwłocznie powiadamia o tym bezpośredniego

przełożonego, który zobowiązany jest wszcząć postępowanie wyjaśniające.

§ 50.

Lokal składnicy akt powinien być całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwie wpływającymi na stan

przechowywanej dokumentacji jak i na stan zdrowia pracowników składnicy.

§ 51.

Prawo wstępu do magazynów posiada Dyrektor jednostki organizacyjnej, pracownik składnicy akt, jego bezpośredni

przełożony oraz przedstawiciele organów uprawnionych

do kontroli, po okazaniu stosownego upoważnienia.

Rozdział 8

NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT

§ 52.

1. Prawo do kontroli składnicy akt mają osoby legitymujące się upoważnieniem

do przeprowadzania kontroli, Dyrektor Ośrodka oraz osoby upoważnione przez Dyrektora.

2. Kontrole wewnętrzne mają na celu skonfrontowanie stanu zawartości składnicy akt

z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za składnicę akt. Jeżeli

z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik

odpowiedzialny za składnicę akt i Dyrektora Ośrodka.

Rozdział 9

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU UTRATY AKT

§ 53.

W przypadku włamania do składnicy akt lub utraty akt Dyrektor Ośrodka powinien powiadomić odpowiednie

organy ścigania.

§ 54.

1. Na polecenie Dyrektora jednostki organizacyjnej lub na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego,

przeprowadza się kontrolę dokumentacji.

2. Kontrolę przeprowadza komisja składająca się z co najmniej dwóch członków.

3. Kontrolę dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji

w składnicy akt;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym

dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

Z przeprowadzonej kontroli komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

28

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana

w składnicy akt;

3) podpisy członków komisji

Rozdział 10

ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY Z PRACOWNIKIEM PROWADZĄCYM SKŁADNICĘ AKT.

§ 55.

1. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym składnicę akt przekazanie dokumentacji

następcy powinno nastąpić protokolarnie.

2. Protokół zdawczo- odbiorczy sporządza się w jednym egzemplarzu, który podpisuje strona przekazująca i

przejmująca. Protokół ten przechowuje się w aktach tego składnicy akt.

ZAŁĄCZNIKI:

1. Opis teczki aktowej

2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego

3. Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

4.Wzór karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia akt poza lokal składnicy akt/wykonania kserokopii

5. Wzór protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej

6. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

7. Wzór protokołu o braku- uszkodzeniu udostępnionych akt

8. Wzór spisu zdawczo – odbiorczego akt osobowych.

9. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej

10. Wzór protokołu wycofania akt

Załącznik NR 1 – Opis teczki aktowej

Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej

Część znaku sprawy, tj oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt a w przypadku założenia podteczki dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw

Tytuł teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce

Rok założenia teczki aktowej uzupełniony po zakończeniu wszystkich spraw złożonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce

Numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego y wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.

Załącznik NR 2 ………………………….. Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr …………

Kategoria archiwalna oraz okres przechowywania dokumentacji

LP Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne

od do

Kategoria

archiwalna akt

Liczba

teczek

Miejsce

przechowywania

akt w składnicy akt

Data

zniszczenia

1 2 3 4 5 6 7 8

………………………

Data przekazania

………………………………. …… ……………………………… ………………………

przekazujący akta kierownik komórki organizacyjnej przejmujący akta przekazującej akta

Załącznik NR 3

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

Nr spisu Data przyjęcia

akt

Nazwa komórki

przekazującej akta

Liczba Uwagi

Poz. Spisu Teczek

Załącznik Nr 4

Karta udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia akt poza lokal archiwum,

wykonania kserokopii Zwracam się z prośbą o :

- udostępnienie akt na miejscu w składnicy akt*

- wypożyczenie akt ze składnicy akt na zewnątrz *

- wykonanie kserokopii z materiałów składnicy akt*

z lat …………………. o znakach …………………………. i upoważniam do ich wykorzystania, odbioru Pana/Panią

………………………………………………………………………………… (imię i nazwisko pracownika)

………………………………………. (podpis kierownika komórki organizacyjnej)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -

Zezwalam na udostępnienie akt na miejscu w składnicy akt, wypożyczenie akt

ze składnicy akt na zewnątrz, wykonanie kserokopii z materiałów składnicy akt wymienionych wyżej akt

Sandomierz, 20………………................... (podpis Dyrektora )

(wypełnia pracownik składnicy akt)

POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH WYŻEJ AKT

Akt ………………, tomów …………….

Sandomierz,20………………………………… (podpis pracownika upoważnionego do korzystającego z akt)

Adnotacja o zwrocie akt:

AKTA ZWRÓCONO

………………… dnia 20………. ……………………………………

(podpis oddającego) (podpis odbierającego)

Załącznik NR 5 ……………………… (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie : (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)

......................................................................................................................................

......................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub

zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................... mb. i stwierdziła,

że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych

jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone

w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

.................................................................................................................................... ( podać konkretny wykaz akt będący podstawą wydzielenia dokumentacji do brakowania.

Przewodniczący Komisji (podpis)……….…………….. Członkowie komisji (podpisy) ………………………………….

…………………………………..

…………………………………..

zał.

........... kart spisu

........... pozycji spisu Załącznik Nr 6 ……………………… (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę

lub zniszczenie

Lp Nr i lp spisu

zdawczo-

odbiorczego

Symbol z

wykazu akt

Tytuł teczki Daty skrajne Liczba

tomów

Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

Data ................

Podpisy członków Komisji ..........

Załącznik NR 7

PROTOKÓŁ O BRAKU-USZKODZENIU-UDOSTĘPNIONYCH AKT

Sporządzony dnia ……………………………. w sprawie:

1) zaginięcia

2) uszkodzenia

3) stwierdzonych braków wypożyczonych akt ze składnicy akt.

Akta o sygnaturze NR ………………………….. wypożyczone przez ................................

……………………………………………………………………………………………………… (imię i nazwisko, stanowisko służbowe pracownika)

1) zaginęły

2) uległy uszkodzeniu ………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………3) mają niżej

wskazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt

………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia akt:

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………

……………………… …………………………… (pracownik składnicy akt) (wypożyczający akta)

……………………… ………………………….. (kierownik komórki organizacyjnej) (Dyrektor)

Załącznik NR 8

........................................................

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt

nr ............

Lp. Znak

teczki

Tytuł teczki Daty

skrajne od

- do

Kat.

arch.

Liczba

teczek

Miejsce

przecho-wywania

akt w

składnicy

Data

zniszczenia lub

przekazania Nazwisko Imię Data

urodz.

imię ojca wyksz-

tałcenie

zawód ostatnie

stano-

wisko

data

począt.

zatrud-

nienia

data

końcowa

zatrud-

nienia

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Podpis przekazującego............................................ podpis przejmującego

.......................................

Załącznik NR 9

........................................................

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr ……….

Lp. Sygn. dokumentacji

technicznej

Nazwa obiektu,

lokalizacja i tytuły

jego projektów

Branża Stadium Ilość Nazwisko

projektanta

Data

zakończenia

opracowania

projektu

Uwagi

Teczek Matryc

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Podpis przekazującego .............................................

Podpis przejmującego .......................................

Strona 37 z 57

Załącznik Nr 10

Wzór protokołu wycofania akt

Wzór protokółu wycofania akt - Załącznik nr ...

..................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej)

P R O T O K Ó Ł

wycofania akt z ewidencji składnicy akt

w związku z ponownym wszczęciem sprawy w komórce organizacyjnej

sporządzony dnia ...................................... 20 ....... r.

W związku z ponownym wszczęciem sprawy w komórce organizacyjnej ............................

(nazwa komórki)

................................................................................ wycofuje się z ewidencji składnicy akt

następujące teczki spraw zakończonych (podać znak sprawy, tytuł sprawy, sygnaturę archiwalną):

.............................................................................................................................................................. .........................................................

....................................................................................................................................................................................................... ................

.......................................................................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................

Archiwista zakładowy Odbierający akta

........................................................ ......................................................

/ podpis / / podpis /

Bezpośredni zwierzchnik

odbierającego akta

.................................................................

/ podpis /

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu

z dnia 30 grudnia 2011 r. Nr OPS.0152.82.2011

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU

Wykaz klas I i II stopnia podziału

0 Zarządzanie 00 Gremia kolegialne

01 Organizacja Ośrodka

02 Akty normatywne i obsługa prawna

03 Strategie, programy, prognozy, planowanie,

sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności

04 Informatyzacja

05 Skargi, wnioski , petycje oraz postulaty i inicjatywy

obywateli

Strona 38 z 57

06 Popularyzacja. Informacje

07 Współpraca z innymi instytucjami w kraju i za

granicą

08 Kontrola, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

1 Kadry i zatrudnianie 10 Zasady pracy i płacy

11 Zatrudnianie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe

pracowników Ośrodka

15 Dyscyplina pracy

16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników

17 Ubezpieczenia osobowe pracowników

2 Środki rzeczowe i sprawy administrowania 20 Podstawowe zasady gospodarowania

środkami rzeczowymi

21 Inwestycje i remonty kapitalne

22 Administracja nieruchomościami

23 Gospodarka materiałowa

24 Źródła zaopatrzenia

25 Transport, łączność, infrastruktura

informatyczna i telekomunikacyjna

26 Ochrona obiektów, mienia.

27 Zamówienia publiczne

3 Finanse podmiotu oraz ich obsługa finansowo

księgowa 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-

finansowe

31 Finansowanie

32 Księgowość budżetowa

33 Rozliczenia płac

34 Księgowość materiałowo-towarowa

35 Fundusze, dochody własne

36 Inwentaryzacja

37 Dyscyplina finansowa

4 Monitorowanie i realizowanie zadań pomocy

społecznej. 40 Przepisy, zasady i wyjaśnienia dotyczące zadań

pomocy społecznej

41 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej

42 Programy w zakresie pomocy społecznej

43 Realizacja zadań pomocy społecznej

5 Obsługa świadczeń 50 Obsługa świadczeń pomocy społecznej

51 Obsługa dodatków mieszkaniowych

52 Realizacja świadczeń rodzinnych

53 Realizacja świadczeń w formie funduszu

alimentacyjnego

54 Realizacja świadczeń w formie opieki zdrowotnej

finansowanej ze środków publicznych

55 Realizacja świadczeń w formie funduszu

kombatanckiego

56 Obsługa osób korzystających ze świadczeń i

dodatków

57 Sprawy osób niepełnosprawnych

58 Wspieranie rodziny i organizacja pieczy zastępczej

6 Zwalczanie i zapobieganie patologiom społecznym 60 Przepisy i wyjaśnienia dot. profilaktyki alkoholowej

oraz przeciwdziałania zjawisku przemocy i

narkomanii

61 Gminne programy profilaktyki i rozwiązywania

problemów alkoholowych i narkomanii,

przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony

ofiar przemocy w rodzinie

62 Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego ds.

przeciwdziałania przemocy w rodzinie

63 Opinie Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania

Problemów Alkoholowych i Narkomanii

64 Zapobieganie alkoholizmowi, narkomanii i zjawisku

przemocy w rodzinie

65 Zwalczanie alkoholizmu, narkomanii

zjawiska przemocy w rodzinie

66 Prowadzenie świetlic środowiskowych

67 Prowadzenie Punktu Interwencji Kryzysowej

Strona 39 z 57

Symbole

klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Kategorie dokumentacji

Uwagi I II III IV w komórce

merytorycznej

w innej

komórce

1 2 3 4 5 6 7 8

0 ZARZĄDZANIE

00 Gremia kolegialne

000 Udział w obradach organów kolegialnych

Gminy B25 Bc np. w obradach Rady Gminy lub

komisji Rady Gminy. Do kategorii

B25 zalicza się własne materiały,

wystąpienia, referaty, opracowania,

notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą

dokumentację. Dla każdego organu

zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np. 000.1 „Posiedzenia

Rady Gminy”

001 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na

obrady, protokoły posiedzeń,

uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, itp.; do kategorii B2

zalicza się dokumentację obsługi

organizacyjno-technicznej (np. korespondencję operatywną). Dla

każdej komisji i zespołu zakłada się

odrębnie numerowaną podteczkę, np. 001.1 „Komisja

Inwentaryzacyjna”, 001.2 „Komisja

Przetargowa”, itp.

002 Zebrania pracowników B25 Bc inne niż przy klasach 000 i 001;

rodzaje dokumentacji i jej

kwalifikacja jak przy klasie 000

003 Udział w obcych organach kolegialnych B25 Bc innych niż przy klasie 000. Do kategorii B25 zalicza się własne

wystąpienia, referaty, opracowania,

notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą

dokumentację. Dla każdego organu

zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie 000

01 Organizacja Ośrodka

010 Organizacja organów nadrzędnych B5 Bc statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek

nadrzędnych, np. władz

samorządowych, itp.

011 Organizacja Ośrodka B25 Bc przepisy ogólnopaństwowe i

samorządowe dotyczące

bezpośrednio Ośrodka, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP,

REGON, uprawnienia Ośrodka,

regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania,

zmiany organizacyjne, likwidacja,

Strona 40 z 57

łączenie, zmiany na stanowiskach

pracy (protokoły zdawczo-

odbiorcze stanowisk pracy) oraz

korespondencja we wszystkich ww. sprawach

012 Obsługa kancelaryjna Ośrodka.

0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 Bc instrukcja kancelaryjna, jednolity

rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania

składnicy akt, inne instrukcje dot.

postępowania z dokumentacją oraz korespondencja we wszystkich ww.

sprawach

0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B5 ––– kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i

doręczeń pocztowych, rejestry

faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu

przesyłek, terminarze, kalendarze

0122 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 Bc

0123 Wzory odciskowe pieczęci B25 ––– ewidencja pieczęci i pieczątek wraz

ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie

230

013 Składnica akt przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0120

0130 Ewidencja dokumentacji składnicy akt

B25 Bc spisy zdawczo-odbiorcze

dokumentacji, wykaz spisów

zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia

dokumentacji, protokoły wycofania

akt z ewidencji składnicy akt. Sposób prowadzenia ewidencji

uregulowano w instrukcji o

organizacji i zakresie działania składnicy akt.

0131 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 Bc korespondencja, protokoły oceny

dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na

makulaturę, protokoły

potwierdzające zniszczenie dokumentacji

0132 Przekazywanie dokumentacji B25 Bc korespondencja i spisy akt

przekazywanych do innych instytucji, np. do archiwum

państwowego, Urzędu Gminy

0133 Udostępnianie dokumentacji B5 ––– podania, zezwolenia, karty lub

księgi (rejestry) udostępniania akt, korespondencja, itp.

014 Pełnomocnictwa i upoważnienia B10 Bc również bankowe karty wzoru

podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub

wygaśnięcia pełnomocnictwa czy

upoważnienia.

015 Zbiory biblioteczne Ośrodka tj. dzienniki ustaw, dzienniki urzędowe, monitory, czasopisma,

literatura fachowa, itp.

0150 Ewidencja zbiorów bibliotecznych B50

––– księgi (rejestry) inwentarzowe, katalogi, bazy danych

0151 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5 ––– zakupy zbiorów, prenumeraty, dary,

wymiany

016 Ochrona i dostęp do informacji

0160 Ochrona danych osobowych B10 Bc w tym przepisy dotyczące

Strona 41 z 57

polityki bezpieczeństwa, zgłoszenie baz danych, protokoły z przeglądów wewnętrznych, zabezpieczeń baz danych, realizacji polityki bezpieczeństwa itp.

0161 Ochrona informacji niejawnych B10 Bc

0162 Udostępnianie informacji publicznej B10 Bc w tym obsługa bip

017 System zarządzania jakością

0170 Polityka jakości i księga jakości B25 Bc

0171 Procedury jakościowe B25 Bc

0172 Instrukcja dotyczące zarządzania jakością B25 Bc

0173 Karty usług i karty informacyjne B25 Bc

0174 Audity jakości B25 Bc

0175 Doskonalenie systemu zarządzania jakością B25 Bc dokumentacja dotycząca działań korygujących i zapobiegawczych

0176 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie

zarządzania jakością

B5 Bc korespondencja

02 Akty normatywne i obsługa prawna

020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów

nadrzędnych i współdziałających B10 Bc okres przechowywania liczy się od

daty utraty mocy prawnej aktu

021 Zbiór aktów normatywnych własnych B25 Bc komplet podpisanych przez

Kierownika Ośrodka zarządzeń,

poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, itp.

Dla każdego rodzaju aktów

normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy.

Materiały źródłowe wraz z jednym

egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce

założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt

przygotowała.

022 Opinie prawne B5 Bc

023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu

administracyjnym B10 Bc okres przechowywania liczy się od

daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.

03 Strategie, programy, prognozy, planowanie ,

sprawozdawczość i analizy dotyczące

działalności

W NIŻEJ ROZBUDOWANYCH

KLASACH UJMOWANE SĄ

PLANY I SPRAWOZDANIA

DOT. WSZELKICH

RODZAJÓW ZAGADNIEŃ

PROWADZONYCH PRZEZ

OŚRODEK, W TYM

DZIAŁALNOŚCI

USTAWOWEJ, Z WYJĄTKIEM

OBSERWACJI SYTUACJI W

ZAKRESIE POMOCY

SPOŁECZNEJ (ZOB. KLASA 4)

030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania,

strategii, prognoz i sprawozdawczości B25 Bc do kategorii B25 zalicza się

opracowania własne, a do kategorii

B5 opracowania zewnętrzne. Okres

Strona 42 z 57

(statystycznej i opisowej) przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej

przepisu.

031 Programy, plany, prognozy , strategie i

sprawozdania z jednostek obcych B5 Bc przesyłane do wiadomości lub

wykorzystania

032 Programy, prognozy, strategie, plany i

sprawozdania własne Ośrodka B25 Bc dotyczy programów

perspektywicznych, planów

wieloletnich, rocznych, jednorazowych, okresowych oraz

sprawozdań z ich wykonania; przy

czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym

odpowiada plan i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania

okresowe zakwalifikować do

kategorii B5

033 Planowanie, realizacja i sprawozdania w

zakresie budżetu Ośrodka B25 Bc

034 Sprawozdania statystyczne własne Ośrodka na

formularzach statystycznych B25 Bc m.in. dla GUS, ministra właściwego

do spraw pracy; przy czym

opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii

B5.

035 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne

analizy B25 Bc własne oraz sporządzane jako

odpowiedzi na ankiety i zapytania

04 Informatyzacja sprawy dot. zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – zob.

klasy 23 i 25

040 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i

systemów informatycznych

0400 Organizacja prac projektowych i wdrożeniowych B5 Bc umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac,

harmonogramy, protokoły odbioru

prac, raporty itp.

0401 Umowy i licencje na oprogramowanie B5 Bc okres przechowywania liczy się

od momentu wygaśnięcia umowy

licencyjnej

0402 Dokumentacja techniczna oprogramowania B25 Bc w formie elektronicznej lub

papierowej; do kat B25 zalicza się

własne opracowania

0403 Analizy i oceny wdrażania oprogramowania B25 Bc

041 Eksploatacja systemów informatycznych i

oprogramowania dotyczy programów

perspektywicznych, planów

wieloletnich, rocznych,

jednorazowych, okresowych

oraz sprawozdań z ich

wykonania; przy czym jeżeli

planom i sprawozdaniom

okresowym odpowiada plan i

sprawozdanie roczne można

plany i sprawozdania okresowe

zakwalifikować do kategorii

B5

0410 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów

informatycznych B5 Bc rodzaje dokumentacji

wymieniono przy klasie 040

0411 Instrukcje eksploatacji systemów informatycznych,

systemów ewidencjonowania informacji, nośników i

kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania

B25 Bc do kategorii B25 zalicza się

instrukcje własne, ale również

obce, jeżeli dotyczyły ważnego

Strona 43 z 57

oprogramowania i zbiorów danych oprogramowania dla

Inspektoratu lub były dla niej

przygotowane. Pozostałe –

kategoria B5, przy czym okres

przechowywania liczy się od

daty utraty aktualności przez

daną instrukcję.

0412 Ewidencja stosowanych systemów i programów B25 Bc

0413 Ustalanie uprawnień dostępu do danych

i systemów B5 Bc okres przechowywania liczy się

od daty utraty uprawnień do

dostępu

0414 Bezpieczeństwo systemów informatycznych B10 Bc Dotyczy spraw włamania do

systemów i złego użytkowania,

notatki, protokoły,

korespondencja, decyzje o

blokadzie dostępu do systemu

042 strony WWW B25 Bc poszczególne pliki umieszczane na stronie winny być archiwizowane

w formie papierowej i

elektronicznej i ewidencjonowane w formie kart opisowych

05 Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i

inicjatywy obywateli

050 Przepisy dot. załatwiania skarg i wniosków B25 Bc

051 Załatwianie skarg i wniosków B25 Bc w tym ich ewidencja (rejestr)

052 Skargi i wnioski dot. Ośrodka do organów

nadrzędnych B25 Bc

053 Postulaty i inicjatywy obywateli B25 Bc

06 Popularyzacja. Informacje.

060 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz

inne zewnętrzne materiały informacyjne na

temat Ośrodka

B25 Bc możliwy podział według grup

rzeczowych

061 Informacje własne dla mass mediów,

odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje

prasowe, wywiady z dyrekcją i

przedstawicielami Ośrodka

B25 Bc

07 Współpraca z innymi instytucjami w kraju i

za granicą

OBEJMUJE SPRAWY

OGÓLNE WSPÓŁPRACY

NIEZWIĄZANE

BEZPOŚREDNIO Z AKTAMI

INNYCH KLAS (zob. klasy 430 i

530)

070 Współpraca z instytucjami krajowymi B25 Bc do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania

powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną,

do kategorii B5 pozostałe

dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów

i instytucji można zakładać

odrębnie numerowane podteczki.

Umowy i porozumienia – przy

klasie 072

Strona 44 z 57

071 Współpraca z zagranicą

0710 Współpraca z instytucjami zagranicznymi B25 Bc do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania

powstałe w wyniku współpracy

oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 pozostałe

dokumenty. Dla

poszczególnych organów, urzędów i instytucji można zakładać

odrębnie numerowane podteczki.

Umowy i porozumienia – przy klasie 072

0711 Obsługa wyjazdów zagranicznych własnych

pracowników B5 Bc przy czym indywidualne instrukcje

dla delegowanych, rejestry wyjazdów oraz sprawozdania

kwalifikuje się do kategorii B25

0712 Obsługa delegacji zagranicznych B5 Bc przy czym programy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów i

spotkań kwalifikuje się do

kategorii B25

072 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami

dotyczące zakresu i sposobu działania Ośrodka

oraz dotyczące współpracy

B25 Bc okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej

aneksów

073 Reprezentacja w zakresie współpracy B2 Bc zaproszenia, zawiadomienia,

życzenia, podziękowania,

kondolencje, foldery reklamowe

074 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje B25 Bc nie będące szkoleniami własnych

pracowników Ośrodka.

08 Kontrola, szacowanie ryzyka do realizacji

zadań

PLANOWANIE I

SPRAWOZDAWCZOŚĆ PRZY

KLASIE 03

080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli B25 Bc przepisy i ustalenia własne i

zewnętrzne

081 Kontrole zewnętrzne w Ośrodku B25 Bc protokoły, sprawozdania z kontroli,

wnioski, zarządzenia pokontrolne,

sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną

sprawę.

082 Kontrole wewnętrzne w Ośrodku B25 Bc

083 Książka kontroli B5 –––

084 Szacowanie ryzyka do realizacji zadań B25 Bc

1 KADRY i ZATRUDNIANIE

10 Zasady pracy i płacy DOTYCZĄCE WŁASNYCH

PRACOWNIKÓW

100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych

dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych B10 Bc okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu

101 Przepisy własne dotyczące pracy i płacy B25 Bc regulaminy pracy, regulaminy

premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady

dotyczące stawek i etatów, wykazy

etatów oraz korespondencja w ww. sprawach

102 Karty opisu stanowisk pracy B25 Bc

11 Zatrudnianie

Strona 45 z 57

110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B5 Bc w tym składane zapotrzebowanie, ogłoszenia o wolnych miejscach pracy, wakaty, dokumentacja z przeprowadzonych konkursów

111 Opinie i oceny o pracownikach B5 Bc

112 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B2 Bc przeniesienia, zastępstwa, awanse,

podwyżki, nominacje, przydział;

postępowanie z dokumentacją jak przy klasie 110

113 Prace zlecone

1130 Prace zlecone ze składką na ZUS B50 Bc

1131 Prace zlecone bez składki na ZUS B5 Bc

114 Nagrody, odznaczenia, kary

1140 Nagrody B10 Bc wnioski i decyzje, kopie pism

o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych

1141 Odznaczenia państwowe, samorządowe

i inne B5 Bc wnioski

1142 Kary B*) Bc *) okres przechowywania

uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy; posiedzenia

Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje

się przy klasie 001

1143 Postępowanie dyscyplinarne B5 Bc Dokumentacja postępowania

wyjaśniającego i dyscyplinarnego;

przy czym dokumentację posiedzeń

komisji klasyfikuje się jak przy

klasie 001

1144 Odpowiedzialność materialna funkcjonariuszy

publicznych B5 Bc decyzje sądów

administracyjnych, postępowanie prokuratorskie, wyroki sądów.

Dokumentacja dotycząca konkretnego pracownika odkłada

się do akt osobowych

115 Wojskowe sprawy pracowników B5 jak przy klasie 1101

116 Staże B5 Bc Dokumentacja stażysty, dla każdego stażysty tworzy się odrębnie teczkę aktową. Wnioski o staż oraz umowy z Urzędem pracy przy klasie 07

117 Wolontariat B50 dla każdego wolontariusza tworzy się teczkę aktową zawierającą porozumienia, dokumentację wolontariusza, zaświadczenie o odbyciu wolontariatu itp.

12 Ewidencja osobowa

120 Akta osobowe pracowników B50

––– dla każdego pracownika prowadzi

się odrębną teczkę zawierającą

dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy.

Okres przechowywania liczy się od

daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w

ślad za przeniesionym

pracownikiem.

121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 ––– skorowidze, księgi ewidencyjne,

karty personalne, rejestry, itp.

Strona 46 z 57

122 Legitymacje służbowe B5 ––– rejestr wydanych legitymacji,

sprawy duplikatów, zwrócone

legitymacje, itp.

123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 –––

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B-25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne przepisy, a do kategorii B5 –

przepisy zewnętrzne. Okres

przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.

131 Środki ochronne B25

Bc przepisy własnej jednostki i ich

zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy dotyczące zwalczania

wypadków przy pracy i chorób

zawodowych; zaopatrzenie rzeczowe pracowników przy klasie

162

132 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy B5 Bc

133 Badania lekarskie B10 Bc karty badań okresowych

134 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z

pracy B10 Bc protokoły, zawiadomienia, rejestr

wypadków, karty wypadków,

oświadczenia, orzeczenia; przy

czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i

inwalidzkich kwalifikowana jest do

kategorii B25

135 Warunki szkodliwe B10

136 Rejestr czynników szkodliwych B40

137 Choroby zawodowe B10

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe

pracowników Ośrodka

140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia B25

Bc własne ustalenia

141 Dokształcanie pracowników B5 Bc studia, szkolenia, specjalizacje

organizowane przez inne instytucje

dla własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów

ukończenia odkłada się do akt osobowych

142 Szkolenia organizowane przez Ośrodek B5 Bc do kategorii B50 kwalifikuje się

ewidencję szkolonych,

zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne;

do kategorii B5 kwalifikuje się

dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń.

143 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w Ośrodku B5 Bc

15 Dyscyplina pracy

150 Przepisy prawne dotyczące czasu pracy,

dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac

dodatkowych

B25 Bc do kategorii B25 zalicza się

opracowania własne, a do kategorii

B5 opracowania obce. Okres

przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu.

151 Ustalanie czasu pracy pracowników Ośrodka B5 Bc

Strona 47 z 57

152 Dowody obecności w pracy B3 –––– listy obecności, karty obecności w

pracy, raporty obecności, ewidencja

wyjść w godzinach służbowych,

ewidencja pobytu na terenie własnej jednostki w godzinach

pozasłużbowych, ewidencja kart

magnetycznych

153 Absencje B3 –––– do kategorii B3 zalicza się

ewidencję zwolnień lekarskich i

urlopów okolicznościowych oraz zwolnienia lekarskie.

Usprawiedliwienia nieobecności do

kategorii Bc.

154 Urlopy pracownicze B3 –––– karty i listy urlopowe, plany

urlopów, wnioski urlopowe

155 Ewidencja delegacji służbowych B3 –––– rachunki kosztów delegacji należą

do dowodów księgowych –

kategoria B5

156 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 Bc w tym rejestr pracowników

wykonujących prace dodatkowe

157 Rozliczenia czasu pracy pracowników B5 –––– w tym godziny nadliczbowe

158 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B10 Bc postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji

niejawnych, certyfikaty

dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku

następnego po wygaśnięciu

zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych

16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników

160 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-

bytowych B-25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne

ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem

świadczeń socjalnych, a do

kategorii B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu

161 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach

zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 Bc

162 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc dokumentacja dot. praw i

przyznawania odzieży ochronnej

163 Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne B3 Bc inne niż wymienione przy klasie

161

17 Ubezpieczenia osobowe pracowników

170 Przepisy ubezpieczeniowe B5 –––– instrukcje i przepisy ZUS,

towarzystw i zakładów

ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu

171 Ubezpieczenia społeczne, deklaracje

rozliczeniowe B10 ––––

172 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 –––– ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.

173 Dowody uprawnień do zasiłków B5 –––– np. zasiłków chorobowych,

rodzinnych, pogrzebowych, itp.

174 Emerytury i renty B2 –––– wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty

lub emerytury bądź prawomocnego

Strona 48 z 57

orzeczenia o odmowie

175 Ubezpieczenia zbiorowe B10 –––– okres przechowywania liczy się od

momentu wygaśnięcia umowy

ubezpieczeniowej

2 Środki rzeczowe i sprawy administrowania

20 Podstawowe zasady gospodarowania

środkami rzeczowymi

B25 Bc do kategorii B25 zalicza się

przepisy wydane przez własną

jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami

rzeczowymi, a do kategorii B5 –

opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu

21 Inwestycje i remonty kapitalne B5 Bc dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; przy czym

dokumentacja techniczna obiektu

przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i

jeszcze przez pięć lat od momentu

jego utraty.

22 Administracja nieruchomościami

220 Stan prawny nieruchomości we władaniu

Ośrodka B25 –––– dokumentacja prawna i techniczna

nabywania obiektów.

221 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów

i lokali innym jednostkom i osobom B5 –––

222 Najmowanie lokali od innych na potrzeby

własne B5 ––– okres przechowywania liczy się od

daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu

223 Eksploatacja budynków i lokali B5 –––– korespondencja dot. konserwacji,

zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i

ogrzewania, utrzymanie czystości,

dekorowanie, flagowanie, dokumentacja dot. remontów

bieżących, itp.

224 Podatki i opłaty publiczne B10 –––– deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem

dowodów księgowych

23 Gospodarka materiałowa dotyczy środków trwałych i

nietrwałych

230 Zaopatrzenie materiałowe B5 Bc

231 Magazynowanie i użytkowanie środków

trwałych i nietrwałych B5 Bc dowody przychodu i rozchodu,

kartoteki ilościowo-wartościowe

232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 –––

233 Ewidencja osobistego wyposażenia

pracowników B5 –––

234 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i

przedmiotów nietrwałych B10 Bc dowody przyjęcia do eksploatacji

środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole

techniczne itp.

Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.

235 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 Bc

Strona 49 z 57

24 Źródła zaopatrzenia B2 Bc zamówienia, reklamacje,

korespondencja handlowa

25 Transport, łączność, infrastruktura

informatyczna i telekomunikacyjna

250 Zakupy środków i usług transportowych,

łączności, pocztowych i kurierskich B5 Bc

251 Ewidencja środków transportu B10 ––––

252 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 –––– karty drogowe samochodów, karty

eksploatacji samochodów,

przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży,

myjni

253 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 –––– zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

254 Eksploatacja środków łączności (telefonów,

faksów, modemów, łączy internetowych) B5 –––– w tym dokumentacja dot.

konserwacji i remontów środków

łączności

255 Organizacja i eksploatacja infrastruktury

informatycznej i telekomunikacyjnej B5

––––

26 Ochrona obiektów, mienia.

260 Strzeżenie mienia własnej jednostki B5

–––– plany ochrony obiektów,

dokumentacja służby wartowniczej (harmonogramy dyżurów, dzienniki

służby), przepustki, karty

magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych,

upoważnienia. Okres

przechowywania liczy się od momentu utraty mocy

obowiązującej planu.

261 Ochrona przeciwpożarowa B5 –––– instrukcje, plany ochrony ppoż.,

protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje

straży p.poż., itp.

262 Ubezpieczenia rzeczowe B10 –––– m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości,

ruchomości, środków transportu,

itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od

daty wygaśnięcia umowy

27 Zamówienia publiczne W ZAKRESIE CAŁEJ

DZIAŁALNOŚCI OŚRODKA

270 Ogólne zasady organizowania zamówień

publicznych B25 Bc do kategorii B25 zalicza się

opracowania własne, a do kategorii

B5 – opracowania zewnętrzne.

Okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej aktu.

271 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc w tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację

zamówień i przetargów składają

się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje,

protokoły komisji, odwołania,

korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną

teczkę.

Strona 50 z 57

272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w

trybie zamówień publicznych B10 Bc

3 FINANSE PODMIOTU ORAZ ICH

OBSŁUGA FINANSOWO KSIĘGOWA

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

300 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości,

księgowości i obsługi kasowej B10 Bc przepisy zewnętrzne. Okres

przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.

301 Własne ustalenia dotyczące systemu

ekonomiczno-finansowego i plany kont B25

Bc

31 Finansowanie. PLANY, SPRAWOZDANIA I

ANALIZY FINANSOWE – POR.

KLASA 03

310 Obrót gotówkowy B5 ––– plany i raporty kasowe (nie

stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy,

grzbiety książeczek czekowych i

rozrachunkowych

311 Finansowanie i kredytowanie.

3110 Finansowanie własnej jednostki B5 ––– m.in. korespondencja; plany

finansowe i ich zmiany ujęte są w

odpowiednich klasach w klasie 03

3111 Współpraca z bankami finansującymi i

kredytującymi B5 ––– m.in. korespondencja

32 Księgowość budżetowa

320 Dowody księgowe B5 –––

321 Dokumentacja księgowa B5 ––– księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki

kontowe, bazy danych księgowości

322 Rozliczenia B5 ––– z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami

ubezpieczeniowymi i podatkowymi

323 Windykacja należności B5 ––– dokumenty związane z

udowodnieniem zadłużeń i należności

324 Uzgadnianie sald B5 ––– korespondencja

325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 –––

326 Kontrole kasy B5 –––

33 Rozliczenia płac ZAŚWIADCZENIA O

PŁACACH – POR. KLASA 123

330 Dokumentacja płac B5 ––– dokumentacja źródłowa do

obliczania wysokości

wynagrodzenia; w tym teczki pracowników z kopiami

dokumentów, których oryginały

kadry odłożyły do akt osobowych

331 Dokumentacja potrąceń z płac B5 ––– zajęcia sądowe, podatki, składki,

pożyczki, odszkodowania, kary,

zaliczki, itp.

332 Listy płac B50 ––– w tym listy premii, nagród,

Strona 51 z 57

zasiłków, itp.

333 Karty wynagrodzeń B50 –––

334 Rozliczenia składek na ZUS B10 ––– w tym wypełnione druki ZUS

RMUA

335 Deklaracje podatkowe B5 ––– m.in. PIT-y

336 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego

funduszu płac B5 –––

34 Księgowość materiałowo-towarowa

340 Dowody księgowe B5 ––– faktury własne i obce

341 Dokumentacja księgowa B5 ––– karty ilościowo-wartościowe,

analityczne, księgi, rejestry i inne

35 Fundusze, dochody własne

350 Zasady gospodarowania funduszami i

dochodami własnymi B25

Bc

351 Realizacja i wykorzystanie funduszy i

dochodów własnych Ośrodka B5 ––– w obrębie tej klasy można dokonać

podziału według poszczególnych

funduszy (m.in. mieszkaniowy,

socjalny, itp.) i dochodów

36 Inwentaryzacja

360 Ogólne zasady inwentaryzacji B25

Bc własne ustalenia

361 Wycena i przecena B10 ––– arkusze kalkulacyjne środków

trwałych, tabele amortyzacyjne

362 Spisy, protokoły i sprawozdania z

inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 –––

37 Dyscyplina finansowa

370 Interwencje głównego księgowego B5 Bc obejmuje również decyzje władz

nadrzędnych w sprawach

naruszenia dyscypliny finansowej

371 Rewizja dokumentacji B25

Bc analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia

porewizyjne oraz ich realizacja,

decyzje władz nadrzędnych

372 Inne sprawy nadzoru finansowego B5 Bc nie ujęte w klasach 370, 371

4 MONITOROWANIE I REALIZOWANIE

ZADAŃ POMOCY SPOŁECZNEJ

40 Przepisy, zasady i wyjaśnienia dotyczące

monitorowania i realizacji zadań pomocy

społecznej

B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,

przy czym okres przechowywania

liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu

41 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy

społecznej

B25 Bc w tym korespondencja

Strona 52 z 57

42 Programy w zakresie pomocy społecznej

420 Programy lokalne w zakresie pomocy

społecznej B25 Bc

421 Udział w programach i projektach zewnętrznych w tym ze środków Unii

Europejskiej

4220 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych

programach i projektach B25

Bc

4221 Realizacja programów i projektów

zewnętrznych B25

Bc w tym rejestr

4222 Obsługa finansowa programów i projektów

zewnętrznych B10 Bc z wyjątkiem sprawozdań (zob. klasa

4221); okres przechowywania liczy

się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu

43 Realizacja zadań pomocy społecznej

430 Współpraca z jednostkami realizującymi

zadania pomocy społecznej B5 Bc Dla poszczególnych organów i

instytucji można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i

porozumienia – przy klasie 431

431 Umowy i porozumienia z jednostkami

realizującymi zadania pomocy społecznej B25

Bc

432 Realizacja zadań z zakresu pomocy społecznej

przez podmioty zewnętrzne

4320 Otwarte konkursy ofert B5 Bc

4321 Oferty z własnej inicjatywy podmiotów

zewnętrznych na realizację zadań z zakresu

pomocy społecznej

B5 Bc

4322 Realizacja zadań z zakresu pomocy społecznej

przez podmioty zewnętrzne B10 Bc m.in. umowy, sprawozdania,

monitoring i kontrole wykonania

umowy; okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu

zakończenia realizacji zadania

4323 Obsługa finansowa realizacji zadań z zakresu

pomocy społecznej B5 Bc okres przechowywania

dokumentacji liczy się od momentu

zakończenia realizacji zadania

433 Opiniowanie działalności organizacji pożytku

publicznego B5 Bc

434 Praca socjalna

4340 Poradnictwo specjalistyczne B10

Bc

4341 Interwencja kryzysowa B10

Bc

435 Zastępstwo prawne B10 Bc m. in. w sprawach o roszczenia alimentacyjne

436 Wnioskowanie w sprawach niezdolności do

pracy i niepełnosprawności B10 Bc

5 OBSŁUGA ŚWIADCZEŃ

50 Obsługa świadczeń pomocy społecznej

500 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi

świadczeń pomocy społecznej B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do

kategorii B5 przepisy zewnętrzne,

przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy

Strona 53 z 57

prawnej aktu lub przepisu

501 Świadczenia pieniężne

5010 Zasiłki stałe B5 Bc akta spraw można przechowywać w

teczkach zbiorczych klasa 503

5011 Zasiłki okresowe B5 Bc Jak przy klasie 5010

5012 Zasiłki celowe (w tym specjalne) B5 Bc Jak przy klasie 5010

5013 Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego

usamodzielnienia B5 Bc Jak przy klasie 5010

5014 Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową

lub ekologiczną B5 Bc Jak przy klasie 5010

5015 Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem

losowym B5 Bc Jak przy klasie 5010

5016 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na

świadczenia zdrowotne B5 Bc Jak przy klasie 5010

5017 Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i

rentowe B5 Bc Jak przy klasie 5010

5018 Wynagradzanie opiekunów z tytułu

sprawowania opieki przyznanej przez sąd B5 Bc Jak przy klasie 5010

502 Świadczenia niepieniężne

5020 Udzielanie pomocy rzeczowej B5 Bc Jak przy klasie 5010

5021 Sprawienie pogrzebu B5 Bc Jak przy klasie 5010

5022 Udzielanie schronienia B5 Bc Jak przy klasie 5010

5023 Dożywianie B5 Bc Jak przy klasie 5010

5024 Udzielanie posiłku potrzebującym B5 Bc Jak przy klasie 5010

5025 Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym

specjalistycznych B5 Bc Jak przy klasie 5010

5026 Kierowanie do domów pomocy społecznej B5 Bc Jak przy klasie 5010

5027 Kierowanie do ośrodków wsparcia B5 Bc Jak przy klasie 5010

5028 Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym B5 Bc Jak przy klasie 5010

503 Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń

pomocy społecznej B5 Bc dla każdego wnioskodawcy

(rodziny lub osoby fizycznej)

można prowadzić teczkę zbiorczą

na akta spraw zarejestrowanych

przy klasach od 5010 do 5018 i od

5020 do 5028

504 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

świadczeń pomocy społecznej B5 Bc

51 Obsługa dodatków mieszkaniowych

510 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi

dodatków mieszkaniowych B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do

kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania

liczy się od momentu utraty mocy

prawnej aktu lub przepisu

511 Obsługa dodatków mieszkaniowych B5 Bc

512 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

dodatków mieszkaniowych B5 Bc

Strona 54 z 57

52 Realizacja świadczeń rodzinnych

520 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi

świadczeń rodzinnych B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do

kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania

liczy się od momentu utraty mocy

prawnej aktu lub przepisu

521 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie

świadczeń rodzinnych B25 Bc

522 Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków

rodzinnych B10 Bc akta spraw można przechowywać w

teczkach zbiorczych klasa 527

523 Zasiłki pielęgnacyjne B10 Bc Jak przy klasie 522

524 Świadczenia pielęgnacyjne B10 Bc Jak przy klasie 522

525 Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się

dziecka B10 Bc Jak przy klasie 522

526 Zapomoga finansowana ze środków własnych

gminy z tytułu urodzenia się dziecka

B10 Bc Jak przy klasie 522

527 Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń

rodzinnych B10 Bc dla każdego wnioskodawcy

(rodziny lub osoby fizycznej)

można prowadzić teczkę zbiorczą

na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 522 do 526.

Rejestrem teczek jest rejestr

wnioskodawców w danym roku kalendarzowym

528 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

świadczeń rodzinnych B5 Bc

53 Realizacja świadczeń w formie funduszu

alimentacyjnego

530 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące funduszu

alimentacyjnego B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do

kategorii B5 przepisy zewnętrzne,

przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy

prawnej aktu lub przepisu

531 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie

funduszu alimentacyjnego B25 Bc

532 Ustalanie uprawnień do świadczeń z funduszu

alimentacyjnego B10 Bc akta spraw przechowuje się w

teczkach założonych dla każdego

wnioskodawcy

533 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

świadczeń alimentacyjnych B10 Bc w tym umorzenia.

534 Egzekucja świadczeń od dłużników

alimentacyjnych B10 Bc

54 Realizacja świadczeń w formie opieki

zdrowotnej finansowanej ze środków

publicznych

540 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczeń

opieki zdrowotnej finansowanej ze środków

publicznych

B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,

przy czym okres przechowywania

liczy się od momentu utraty mocy

Strona 55 z 57

prawnej aktu lub przepisu

541 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie

świadczeń opieki zdrowotnej finansowanej ze

środków publicznych

B25 Bc

542 Ustalanie uprawnień do świadczeń opieki

zdrowotnej finansowanej ze środków

publicznych

B10 Bc akta spraw przechowuje się w

teczkach założonych dla każdego wnioskodawcy

543 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

świadczeń opieki zdrowotnej finansowanej ze

środków publicznych

B10 Bc w tym umorzenia

55 Realizacja świadczeń w formie funduszu

kombatanckiego

550 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące funduszu

kombatanckiego B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się

własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,

przy czym okres przechowywania

liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu

551 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie

funduszu kombatanckiego B25 Bc

552 Ustalanie uprawnień do świadczeń z funduszu

kombatanckiego B10 Bc akta spraw przechowuje się w

teczkach założonych dla każdego wnioskodawcy. Jeżeli wytwarzana

dokumentacja poświadcza okresy

zatrudnienia zalicza się ją do kat. B50

553 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych

świadczeń kombatanckich B10 Bc w tym umorzenia

56 Obsługa osób korzystających ze świadczeń i

dodatków

560 Informowanie jednostek zewnętrznych o

osobach korzystających ze świadczeń lub

dodatków

B25 ----- Np. ZUS, Policję, Urząd Pracy

561 Zaświadczenia dla świadczeniobiorców B5 ––––

562 Listy wypłat świadczeń B5

563 Rozliczenia składek na ZUS B10 ––––

564 Zgłoszenia świadczeniobiorców do ZUS B5 ––––

565 Obsługa finansowa świadczeń B5 –––– dowody i dokumentacja księgowa

57 Sprawy osób niepełnosprawnych

570 Przepisy dotyczące spraw niepełnosprawnych

B-25 Bc Do kat B-25 zalicza się akty prawne, opracowania własne jednostki . Do kat B-5 zalicza się opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty ważności dokumentu

571 Prowadzenie Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób niepełnosprawnych intelektualnie i z zaburzeniami

Strona 56 z 57

psychicznymi

5710 Ewidencja podopiecznych Środowiskowego Domu Samopomocy

B-5 Bc Każdy uczestnik ma założoną teczkę indywidualną- teczkę aktową, która zawiera podanie o przyjęcie, notatki terapeutów, programy wsparcia, ocena zdolności psychofizycznej, zaświadczenia lekarskie, oceny stanu fizycznego, opinie psychologa i psychiatrów itd.

5711 Prace zespołu wspierająco aktywizującego B-5 Bc plany posiedzeń, protokoły z posiedzeń zespołu, wnioski końcowe. Każde posiedzenie oznacza się odrębnym numerem ze spisu spraw

5712 Dowody prowadzonych zajęć w Środowiskowym Domu Samopomocy

B-5 Bc programy pracy poszczególnych pracowni, dzienniki, Notatki z przebiegu zajęć oraz zorganizowanych imprez itd. Każdy program otrzymuje odrębny symbol klasyfikacyjny

5713 Dowody uczestnictwa w zajęciach ŚDS B-5 Bc listy obecności uczestników, wykaz uczestników biorących udział w wycieczkach szkolnych, zdjęcia, kroniki itd.

572 Pozostałe działania skierowane wobec osób niepełnosprawnych

B-5 Bc np. dokumenty z udziału w imprezach skierowanych wobec osób niepełnosprawnych organizowanych przez instytucje zewnętrze

58 Wspieranie rodziny i system pieczy zastępczej

580 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wpierania rodziny i pieczy zastępczej

B-25 Bc Do kat B-25 zalicza się akty prawne, opracowania własne jednostki . Do kat B-5 zalicza się opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty ważności dokumentu

581 Wspieranie rodziny

5810 Praca z rodziną B-5 bc w tym działalność asystenta rodzinnego i wydawanie opinii w sprawie rodziny, współpraca z koordynatorem pieczy zastępczej oraz innymi placówkami

5811 Rodziny wspierające B-5 Bc Ustanawianie rodziny wspierającej, rozliczeni9a z rodziną

582 Koszty pieczy zastępczej B-5 Bc odpłatność za pobyt dziecka w pieczy zastępczej.

6 Zwalczanie i zapobieganie patologiom społecznym

60 Przepisy i wyjaśnienia dot. profilaktyki

alkoholowej oraz przeciwdziałania zjawisku

przemocy i narkomanii

B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia;

do kategorii B5 przepisy

zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od

momentu utraty mocy prawnej

aktu lub przepisu

61 Gminne programy profilaktyki i rozwiązywania

problemów alkoholowych i narkomanii,

przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz

ochrony ofiar przemocy w rodzinie

B25 Bc

62 Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego ds. B25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne materiały, wystąpienia,

referaty, opracowania, notatki

Strona 57 z 57

przeciwdziałania przemocy w rodzinie problemowe, sprawozdania; do

kategorii B5 – pozostałą

dokumentację

6

3

Opinie Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania

Problemów Alkoholowych i Narkomanii B5 -

6

4

Zapobieganie alkoholizmowi, narkomanii i

zjawisku przemocy w rodzinie B5 - umowy, porozumienia oraz

dokumentację merytoryczną

kwalifikuje się do kat B 25,

pozostałą dokumentację do B5

6

5

Zwalczanie alkoholizmu, narkomanii i zjawiska

przemocy w rodzinie

B5 - m.in. Niebieskie Karty oraz

teczki osób uzależnionych

6

6

Prowadzenie świetlic socjotearpeutycznych B5 -

6

7

Prowadzenie Punktu Interwencji Kryzysowej B5