6/19/2015 Workflow in der Bibliothek am Beispiel der Humboldt-Universität Uwe Müller...
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04/26/23
Workflow in der Bibliothek
am Beispiel der Humboldt-Universität
Uwe MüllerHumboldt-Universität zu Berlin
Rechenzentrum
04/26/23
Agenda
Was ist Workflow? - MotivationGeschäftsprozessmodell im ÜberblickRollen & ArbeitsgebieteRealisierungDas Front-EndZusammenfassung / Ausblick
04/26/23
Definitionen
Prozess: Eine in sich geschlossene zeitlich und logische Reihenfolge der Aktivitäten, die an einem (ökonomisch relevanten) Objekt mit dem Ziel ausgeführt werden, eine gegebene Aufgabe zu lösen.
Prozess-Modell: Immaterielles Abbild eines Prozesses.
Workflow: Der Teil eines Prozesses, der in einem Workflow-Management-System repräsentiert ist.
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Definitionen (2)
Workflow-Modell: Immaterielles Abbild eines Workflows, das für die Ausführung innerhalb eines Workflow-Management-Systems erstellt wurde.
Workflow-Management-System: Ein System, das einen Workflow vermittels einer Software vollständig definiert, verwaltet und ausführt.
– Bestandteile: Modellierungskomponente Ausführungskomponente
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Motivation
„Teilnehmer“ am Workflow:– Autor– Universitätsbibliothek– Rechenzentrum– Promotionsbüro
Aufkommen an Promotionen / Habilitationen– 1998: 59– 1999: 122
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Agenda
Was ist Workflow? - MotivationGeschäftsprozessmodell im ÜberblickRollen & ArbeitsgebieteRealisierungDas Front-EndZusammenfassung / Ausblick
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Überblick: Rollen
Rolle: Menge von Attributen, Qualifikationen und Fähigkeiten, die eine Aktivität von denjenigen Rollenträgern erfordert, die diese Aktivität ausführen.
Aktivitäten– Entgegennahme– Überprüfen– Ausstellung der Bestätigung
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Überblick: Rollen (2)
– Konvertieren– Signieren– Einspielen– Erzeugen des Metadatensatzes– Klassifikation– Veröffentlichung– Drucken der Papierexemplare
– Administration
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SGML
Überblick: Workflow
Schreiben Original Annahme
Überprüfen
Umwandeln
DokumentenServer
Erzeugung derMetadaten
Übernahme ausAleph
Veröffent-lichen
Mail an DDB
HTML
WWW
Signieren
04/26/23
Agenda
Was ist Workflow? - MotivationGeschäftsprozessmodell im ÜberblickRollen & ArbeitsgebieteRealisierungDas Front-EndZusammenfassung / Ausblick
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Schreiben der Arbeit
beginnt oft vor dem Gedanken an konkrete Publikationsform
UB kann erst in den Prozess eingreifen, wenn Autor Kontakt aufnimmt
Informationen für Autoren Dokumentvorlage (Entwicklung +
Versionskontrolle)
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Schreiben (2)
Beschreibung / Übungen Informationsveranstaltungen / Kurse Checkliste Hilfestellung bei der PDF-Erstellung Support / Hotline
– Telefon, Email, Sprechzeiten
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Schreiben der Arbeit: Probleme
Textverarbeitungssystem (Version)– (Betriebssystem)
Versionen der Dokumentvorlagen Abbildungen / Multimedia-Elemente
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Abgabe / Entgegennahme
Möglichkeiten der Abgabe– Upload (Tool: automatische Email, Metadaten)– Email (nicht standardisiert)– persönlich an Bearbeiter– per Post bzw. in der Benutzerberatung
Papierexemplare Abstracts, Keywords
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Entgegennahme: Probleme
Bestätigung der Abgabe– (Nicht: Bestätigung der Korrektheit)
Trennung von der Überprüfung Zeitdruck der Promovenden
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Überprüfen der Arbeit
Lesbarkeit des Datenträgers– Dateisystem / Datenformat
Vollständigkeit– Bestandteile für Veröffentlichung– Vollständigkeit des Dissertationstextes
strukturelle Korrektheit– z.B. Formatvorlagen / Abbildungen / Tabellen
Voraussetzung für Bestätigung der Publikation
04/26/23
Ausstellen der Bestätigung
Bestätigung über Publikation gemäß Promotionsordnung
evtl. per Hauspost an Promotionsbüros Einverständniserklärung des Autors Auftrag zum Drucken
– Rechnung / Einzahlung
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Konvertierung
s. Vortrag am Vormittag (Matthias Schulz) zurzeit aufwendigster Schritt im Ablauf Verhältnis Aufwand / Nutzen
– z.T.: Konvertierung nicht möglich mehrere Mitarbeiter beteiligt Urspünglicher Kern des Workflow-Systems
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Signieren
Authentifizierung der Dokumente– Dokument seit
Einspielen auf Server nicht mehr verändert
werden auf Server zur Verfügung gestellt
Mehrfachsignaturen
Hash-Funktion
Hash-wert
Dokumenten-Server
Datei
Ver-schlüsseln
Sig-natur
Sig-natur Datei
Ent-schlüsseln
Hash-Funktion
Hash-wert
Hash-wert
?
04/26/23
Einspielen
eindeutige und systematische Pfadangabe– dissertationen.hu-berlin.de/dissertationen/
mustermann-hermann-2000-04-11/– + Sub-Pfade für Dateiformate
Signaturen Generierung statischer Listen (gemäß RVK) in Vorbereitung: dynamische Listen aus
Metadatenbank (RVK, DNB, Fakultäten, ...)
04/26/23
Einspielen (2)
Dokumenten-server
SGMLHTML
PDF(PS)
Meta-daten
Meta-DB
RVK-DBRVK-Daten Browser
Anfrage
Liste
Dokument
Anfrage
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Erzeugen des Metadatensatzes
Angaben von Autoren– Titel– Keywords / Abstracts– Name etc.
Eingabe in Aleph-System; OPAC Übernahme in Metadatenbank
– Schnittstelle: Textdatei
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Klassifikation
Fachreferenten der UB Regensburger Verbundklassifikation (RVK) Eintrag in die Metadatenbank
– Erstellung dynamischer Listen gemäß RVK-Datenbank
Problem: Funktionalität der Listen liegt erst nach vollständiger Klassifikation vor
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Veröffentlichen
formaler Schritt durch Mitarbeiterin der UB vollzogen Mail an DDB Freigabe auf dem Dokumentenserver Dokument im Internet verfügbar
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Drucken der Pflichtexemplare
Gebührensatzung der Bibliothek– vier Exemplare inkl. Bindung
Seitenzahl des Dokuments Herstellung aus der PDF-Datei
– seitenecht– Erhaltung des Layouts
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Administration
Benutzerverwaltung– Anlegen / Sperren von Benutzern– Vergabe von Rechten / Aufgabengebieten
Dokumenttypen Dateiformate Löschen alter Vorgänge
– Datenschutz– zwei Jahre nach Abschluss der Bearbeitung
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Weitere Rollen
Verteilen von Aufgaben Löschen von (falschen) Vorgängen Administration des Dokumentenservers ...
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Rollenbegriff
Rolle Mitarbeiter Schauspiel-Metapher:
– Jede Rolle ist mit mehreren Mitarbeitern besetzt. Vertretung Arbeitsteilung
– Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen haben. Rollen sind in (Zugriffs)rechten kodifiziert. Rolle = Aufgaben + Rechte
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Agenda
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04/26/23
Modellierung des Workflow
„kooperatives Prototyping“ fehlendes Wissen über eigenen Workflow Projektstatus Anforderungsänderungen Fazit für Workflow-Modellierung:
– Ablauf steht selten von Anfang an fest– Änderungen immer vorsehen!
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Architektur
DBS
HTTP-Server
PHP
Tabellen-zeilen
SQL-Anfrage
HTML
HTTP-Anfrage
Browser
FS
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Architektur: Kommunikation
Fristen / Termine Suchmasken
– eigene Vorgänge– Status – Name, Datum, Dokumenttyp, Format ...
Emails– rollenabhängig– automatisch generiert (ereignisgesteuert)
04/26/23
Datenmodell
SignaturDokumentFormatDatumBearbeiterStatus...
PersonNameLoginEmailRechte...
StatuslisteDokumentFormatDatumBearbeiterStatus...
DokumentNameDokumenttypDatumQuellformatBearbeiter...
FormatNameFormattyp
Dok.typName
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Programmstruktur
funktionsbasiert z.T. objektorientiert requestgesteuert
Login
Hauptmenü
B.1
BA
B.2
A.1 A.2
Aktion
Aktion
Aktion
Aktion
PHP-Datei
04/26/23
Zugriffsschutz
IP-Adressen Login Cache deaktiviert
– verhindert „Back“ und Quelltextansicht– Problem: Drucken
Session-Keys Rechte für die Benutzer
– z.B.: Löschen/Einfügen
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System
Workflow-Datenbank– DB: Sybase– Applikation: Apache + PHP
Metadatenbank– DB: Sybase (HU); Oracle (FU); MySQL (TU)– Applikation: Apache + Java Servlets
04/26/23
Agenda
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04/26/23
Einfügen - Suchen - Ändern
04/26/23
Automatische Emails
04/26/23
Weitere Funktionen
04/26/23
Agenda
Was ist Workflow? - MotivationGeschäftsprozessmodell im ÜberblickRollen & ArbeitsgebieteRealisierungDas Front-EndZusammenfassung / Ausblick
04/26/23
Zusammenfassung & Ausblick Erstellung von Prozess- und Workflow-Modellen sinnvoll Workflow-Modelle sind dynamisch Im Bereich „Digitales Veröffentlichen“ sind Workflow-Systeme effizient einsetzbar.
– Weiter ausbaubar Portabilität / Wiederverwendbarkeit:
– DB: leicht anpassbar– Workflow: bedingt wiederverwertbar
(kein vollständiges WMS)
04/26/23
Vielen Dank ...
Fragen?
Weitere Informationen:– Uwe Müller
[email protected].: 0 30 / 20 93 - 25 46http://dissertationen.hu-berlin.de/epdiss