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    CONVENIO MARCOFormacin continua

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    Identificar las ventajas, finalidad y conveniencia de

    realizar compras pblicas por medio de Convenio Marco

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    OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

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    Definicin derequeriemiento

    1Seleccin delmecanismo decompra

    2Llamado y recepcinde ofertas

    3Evaluacin deofertas

    4

    Adjudicacin oferta

    5

    Recibo deproducto oservicio

    6Seguimiento ymonitoreo dela compra

    7

    INICIO

    FIN

    3

    PROCESO DEABASTECIMIENTO

    ConvenioMarco

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    I. QU ES UN CONVENIO MARCO?

    Es una modalidad de adquisicin en la cual se establecen precios ycondiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes yservicios se disponen en uno de los Catlogos Electrnicos mediante

    el cual los organismos pblicos acceden directamente, pudiendoemitir una orden de compra a los proveedores licitados (a travs deuna licitacin pblica), simplificando con ello los procesos de compra( Ver art. 2 del Reglamento de la Ley de Compras Pblicas).

    En mercado pblico existen a la fecha dos tiendas electrnicas:ChileCompra Express y ChileCompra Libros.

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    A. EXISTEN 2 TIENDAS ELECTRNICAS

    CHILECOMPRAEXPRESS

    CHILECOMPRALIBROS

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    2

    Recordar que las dos tiendas sonConvenio Marco

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    A.1. TIENDA CHILECOMPRALIBROS

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    II. VENTAJAS DE COMPRAR POR CONVENIO MARCO

    Precios y Condiciones ofrecidas mediante una licitacinpblica.

    Facilita el proceso de compra.

    El Ahorro trasciende en la gestin y no slo en el precio.

    IMPORTANTE

    El Art. 9 del Reglamento de la Ley n 19.886 de Compras Pblicasnos seala que Cuando no procede la contratacin a travs de

    Convenio Marco, por regla general las entidades celebrarn susContratos de Suministro y/o Servicios a travs de una LicitacinPblica.

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    CompradorProveedor

    (0) Llamado

    a Licitacin

    Tpo = 15 das

    (5) Entrega Fsica,

    Factura y Pago

    Comprador Proveedor

    (2) Entrega de

    Propuestas

    (3) Estudio y evaluacin

    de Propuestas

    (4)Notificacin

    Proveedor

    Adjudicado

    (1) Preguntas y

    Respuestas

    Entrega Fsica,

    Factura y Pago

    Requerimiento

    Compra especfica

    Orden de

    CompraOrden de

    CompraOrden de

    CompraOrden de

    Compra

    Tpo = 2 das

    Adquisiciones

    Si producto NO

    est en CM

    X

    LICITACIN

    Convenio

    Marco

    II. VENTAJAS AL COMPRAR POR CONVENIOMARCO

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    Se lleva a cabo por la Direccin de Compras y Contratacin Pblicaquien licita los productos o servicios que necesita el Estado.

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    III. CMO SE GENERA UN CONVENIO MARCO?

    IMPORTANTE

    La informacin entregada en los planes anuales sirve como partedel insumo para complementar continuamente el Convenio Marco.

    Si compramos con frecuencia algn producto o servicio que no seencuentra en el Convenio Marco, se puede solicitar a la Direccin de

    Compras y Contrataciones Pblicas que evale los antecedentes ydetermine la oportunidad y conveniencia de hacer un convenio marcopor ese bien servicio, Ej: C.M. Mediaguas (ONEMI), C.M. Servicio deSalud (FONASA), C.M. Prtesis y rtesis (FONADIS Y JUNAEB),etc.

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    La ley 19.886 de Compras Pblicas establece que los organismos pblicosestarn obligados a usar como primera opcin de compra el CatlogoElectrnico (Convenio Marco), es decir, se debe consultar este Catlogoantes de realizar una licitacin pblica, privada o contratacin directa (Art. N30 letra D de la Ley de Compras Pblicas).

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    IV. CUANDO DEBEMOS UTILIZAR UN CONVENIO MARCO

    IMPORTANTE

    Mientras ms usemos el Convenio ms proveedores estarninteresados en participar de este sistema.

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    Definicin de

    requerimiento

    Bsqueda del bienen Catlogo Electrnico

    Se encontrel producto en

    ConvenioMarco?

    SI

    Compra deproducto yemisin de

    OC

    NO

    Otrosmecanismos decompra:

    1. LicitacinPblica

    2. LicitacinPrivada

    3. CompraDirecta

    Llamado yrecepcinde ofertas

    1

    2

    3

    Seleccindel

    mecanismode

    compraGestindeentrega y

    pago

    11

    V. PASOS PARA REALIZAR UNA ADQUISICIN PORCONVENIO MARCO

    Revisarcondiciones

    comerciales enbases y revisar

    ficha de resumendel producto

    Revisar laposibilidad de

    incorporar el bieno servicio al

    convenio marco.(Se enva email alos proveedores

    solicitandocolocar productoen catlogo, o sepuede contactar al

    produc managerdel convenio).Clausula:

    Actualizacin de

    bienes yServicios.

    ElaboracinCuadroComparativo

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    VI. CMO COMPRO DENTRO DEL CATLOGOELECTRNICO?

    Puedo comprar un producto o servicio eligiendo por:

    Marca

    Cobertura (Disponibilidad en Regiones)

    Plazos de entrega

    Cantidad por unidad de medidaPrecio

    Descuentos por volumen ofrecidos

    Costo de Fletes

    Servicio de pre y post venta

    Otros (diseo, origen del producto, garantas, etc)

    Criterios de Eficiencia Energtica y compras sustentables (Directivas).

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    IMPORTANTE

    Es fundamental que revise los documentos adjuntos a la ficha delos proveedores de los respectivos Convenios Marco, ya que enellos podra encontrar condiciones comerciales que podran hacer

    ms conveniente su adquisicin.

    Si usted realizar una compra de gran volumen, revise en lasBases de Licitacin la clausula de Grandes Compras (Verprocedimiento de Grandes Compras).

    En el caso de ChileCompra Libros revisar la clausula de ComprasMayores.

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    PROCEDIMIENTO DE GRANDES COMPRAS EN CONVENIOMARCO (COMPRAS SUPERIORES A 1000 UTM)

    Si necesita realizaruna compra mayor

    a 1000 UTM,contacte va emaila los ejecutivos deCM* indicando la

    intencin decompra y

    solicitando losproveedores del

    rubro de eseproducto o

    servicio.

    Estos ejecutivosenviarn al

    comprador unalista con losproveedoresadjudicados.

    Luego,los compradores

    reciben lainformacin vaemail e invitan a

    todos losproveedores de la

    lista.Los proveedores

    que aceptanparticipar en la

    oferta, publican suoferta en el catlogo

    en el cono deOfertas

    Especiales, el da

    de comprasealado.

    El comprador revisalas ofertas, y en un

    plazo no menor a 10das seguidos

    genera un cuadro

    comparativodonde evaluar lasofertas segn los

    criterios yponderaciones

    establecidos en elconvenio.

    Este cuadrocomparativo deberser adjuntado a laorden de compra y

    resolucinrespectiva.

    Comprador

    adjudica la mejoroferta y podra

    suscribir unAcuerdo

    Complementario(plazos de

    entrega, entrega

    diferida, etc).

    1 2 3 4

    Importante: (Art.14 bis)cuadro que ser adjuntado a la orden de compra que seemita y servir de fundamento de la resolucin que apruebe la adquisicin.

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    VII. ANTE PROVEEDORES EN IGUALDAD DE CONDICIONES:

    1. PREFIERA A PROVEEDORES DE SU REGIN

    2. PREFIERA PRODUCTOS Y SERVICIOS ENERGETICAMENTE MSEFICIENTES

    3. AL TENER DUDAS SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS PUEDECONTACTAR A LOS PROVEEDORES O PRODUC MANAGERS

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    1) Compromiso del Mejor Precio.

    2) Descuentos Especiales (Ofertas).

    3) Incorporar el valor del flete en el precio final, si es que procede.

    4) Otras monedas de uso en Convenio Marco.

    5) Veracidad de la informacin.

    6) Acuerdos Complementarios.

    7) Mantencin de la oferta en el Catlogo.

    8) Rechazo OC (clausula: operativa).

    9) Sanciones y Multas.

    10) Procedimiento para aplicacin de sanciones.

    VIII. PRINCIPALES CLAUSULAS Y CONSEJOS DEUSO DE CONVENIO MARCO

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    Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marcoel mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y serviciosadjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de

    sus clientes, estos debern verse reflejados en el CatlogoElectrnico de Convenios Marco.

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    1. COMPROMISO DEL MEJOR PRECIO

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    Ofertas especialessolidarias para todas

    las entidades

    Por sobre los

    precios fijadosen el convenio

    marco

    Duracin

    mnima 5 das

    hbiles

    2. DESCUENTOS ESPECIALES (ofertas)

    Los proveedores cuando lo estimen conveniente podrn otorgardescuentos especiales para todas las Entidades sobre los precios fijadosen el convenio, independiente del monto de la compra que se trate. Estosprecios con descuentos especiales tendrn el carcter de oferta y sedebern mantener por un plazo mnimos establecidos en cada una de lasbases de licitacin.

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    3. INCORPORAR EL VALOR DEL FLETE EN ELPRECIO FINAL, SI ES QUE PROCEDE.

    No olvidar las condiciones comerciales que presentan los fletes. Revisarlos cobros asociados al despacho de un producto e incluirlos, si procede,en el precio final del producto. Comunicarse con el proveedor en el caso dedudas con el valor final. Recordar que el clculo del flete es manual, elcomprador es quien lo calcula e incorpora a la Orden de Compra.

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    4. OTRAS MONEDAS DE USO EN CONVENIOMARCO

    Existen convenios marco que debido a la naturaleza de su industriase encuentran valorizados en otras monedas tales como Dlar o UF,esto permite tanto a compradores como a proveedores mantenerseacordes a los vaivenes de la economa.

    La conversin de estas monedas a pesos chilenos se realiza enbase al da en que la OC de compra es emitida por el Organismocomprador.

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    5. VERACIDAD DE LA INFORMACIN

    Las condiciones reflejadas en la ficha de descripcin del producto oservicio son las mismas en las cuales estos productos fueronadjudicados al proveedor.

    Esto se cumple tanto para los precios, fotografas, descripcin yatributos variables. El proveedor es el responsable de la informacinpublicada en el sitio.

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    Contrato

    definitivo

    Se basa en lascondicionesdel CM dereferencia

    Se puede

    adicionar

    condicionesespeciales

    Se pueden

    concordarentregas

    diferidas

    Se pueden

    establecer

    modalidadesde pago

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    6. ACUERDOS COMPLEMENTARIOS

    Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrsuscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el montode la garanta de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artculo68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5%del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condicionesparticulares de la adquisicin, tales como: condiciones y oportunidad de

    entrega, despachos diferidos, entre otros.

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    Es deber y derecho delproveedor:

    7. MANTENCIN DE LA OFERTA EN ELCATLOGO

    INCORPORARSUS NUEVOSPRODUCTOS

    Por necesidades especiales a solicitudde los compradores.

    Por aparicin de estos nuevos productosen el mercado (envo de solicitud a

    ChileCompra).

    BLOQUEAR SUSPRODUCTOS

    Por falta de stock del proveedor.

    Por estar descontinuados en el mercado.

    Cuando ha sido rechazada su solicitud(ChileCompra) por alza de precios.

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    8. RECHAZO DE LA ORDEN DE COMPRA

    Los proveedores adjudicados no podrn rechazar las Ordenes de Compravlidamente emitidas, salvo:

    Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden deCompra con el proveedor destinatario de la misma.

    Deuda que se encuentre informada en el ranking de ReclamosPendientes, disponibles en el Sistema Electrnico que la Direccinde Compras disponga para ello.

    Que el valor de la OC recepcionada sea inferior al valor mnimodeclarado por el oferente en su oferta dentro del catlogo,informacin que se encuentra disponible en la fichadel proveedoren condicionescomerciales.

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    9. SANCIONES Y MULTAS

    1. Multas

    Los proveedores podrn ser sancionados por las Entidades con el pagode una multa por atraso en la entrega del producto, la cual podrhacerse efectiva a travs de descuentos en el respectivo pago.

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    La multa por atraso en la entrega se aplicar por cada da hbil de atraso,y se calcular como un % del valor del producto, siendo aplicable a lascantidades que se entreguen atrasadas, respecto del plazo de entregaacordado. Este porcentaje se encuentra definido en cada una de las basesde licitacin en CM.

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    2. Suspensin Temporal del Catlogo Electrnico:

    Los proveedores podrn ser sancionados por la DCCP con la suspensintemporal en el Catlogo Electrnico de todos o parte de los productos quetiene en Convenio Marco, en los siguientes casos:

    A) Atrasos en la entrega de los productos superiores a 10 das hbiles.Cabe sealar que en este caso, el tiempo de suspensin temporal en elcatlogo corresponder al doble del tiempo de atraso en que incurri elproveedor, en cuyo caso el plazo de suspensin ser en das hbiles.

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    9. SANCIONES Y MULTAS

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    9. SANCIONES Y MULTAS

    B) 3 reclamos mensuales de una o ms Entidades. Cabe sealarque en este caso el tiempo de suspensin temporal en el catlogo serpor un perodo de 7 das hbiles.

    C) Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o ms Entidades. Cabesealar que en este caso el tiempo de suspensin temporal en elcatlogo ser por un perodo de 15 das hbiles.

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    Para que la DCCP proceda a aplicar al proveedor la sancin deSuspensin Temporal del Catlogo Electrnico o la del Cobro de la Boletade Garanta por Fiel Cumplimiento de Contrato, deber ceirse al siguienteprocedimiento:

    A) La Entidad afectada deber remitir a la DCCP un certificado emitido por el

    Jefe del Servicio o quien tenga las atribuciones, donde conste lo siguiente:

    I. El nmero de la Orden de Compra

    II. La fecha de Emisin de la Orden de Compra

    III. Los productos con rezago y sus respectivas cantidades rezagadas ms loscorrespondientes das hbiles de atraso

    IV. La explicacin del proveedor si la hubiere

    V. Adjuntar una copia de dicha Orden de Compra28

    10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIN DESANCIONES

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    10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIN DESANCIONES

    B) Deber requerirse expresamente por parte del comprador a la DCCPla aplicacin de alguna de las sanciones antes mencionadas.

    C) Adems de esto, se solicitar al proveedor respectivo un informedetallado del caso expuesto por el comprador, en el cual realizar todoslos descargos correspondientes.

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    PRODUC MANAGERS EMAILS

    GLORIA VENEGAS [email protected]

    NGELA SANCHEZ [email protected]

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