To be done, make it simple.

Ο κίνδυνος της ψηφιοποίησης της γραφειοκρατίας

Βασίλειος Μπαλάφας

MSc in Data Communications, MA in International Relations and Policies (Governance)

Τμήμα Πληροφορικής – Περιφερειακή Ενότητα Κορινθίας

6o e-GOVERNMENT FORUM 2015

Πέμπτη 26 Μαΐου 2016, ξενοδοχείο Novotel

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΚΟΡΙΝΘΙΑΣΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΠΕΛΟΠΟΝΝΗΣΟΥ

5ο eGov /2015 - Done is the engine for more

• Bottom-up προσέγγιση

• Να δείξουμε τι κάνουμε και γιατί

• Αλλαγή κουλτούρας και αλληλοσεβασμός

• Τα βήματα γίνονται από τους ανθρώπους

• Ενίσχυση και ενθάρρυνση πρωτοβουλιών

• Πρόταση καλών πρακτικών

• Εγκαθίδρυση λογοδοσίας

• Αξιολόγηση με βάση στοιχεία απόδοσης

• Χάρτης εργασιών και καταμερισμού

• Διαχείριση υλικού και πόρων

• Συνέργεια και συνεργασία

Task Manager – Διαχείριση Αποθήκης – Informer

Λογοδοσία – Εκθέσεις Πεπραγμένων

28 pp

32 pp

33 pp52 pp

Μερικά μόνο προβλήματα

Έλλειψη διάχυσης Εθνικού Σχεδιασμού

Πολυνομία

Απρόσωπη διοίκηση

Έλλειψη ιεραρχικής διαβούλευσης και συνέργειας

Μη ενίσχυση πρωτοβουλιών προσωπικού

Υποβάθμιση στην πράξη των ΤΠΕ

«Δαιμονοποίηση» κοινωνικών δικτύων

Εγκατάλειψη του ΕΡΜΗ (ermis.gov.gr)

Εμμονή στον τύπο και όχι στην πράξη

«Στρατηγική γραφειοκρατία»

Υποεκμετάλλευση ανθρώπινου δυναμικού

Είναι αρκετό να το επιδιώκουμε ;

Στον κόσμο των ΤΠΕ, πιθανώς ναι !

Αλλά ...

Εσύ, ναι εσύ, πόσα πρωτόκολλα έφτιαξες σήμερα ;

6ο e-Government Forum

«Λειτουργικός και Παραγωγικός Δημόσιος

Τομέας: Οι Ψηφιακές Τεχνολογίες έχουν τις

λύσεις»

To be done ...

Διαύγεια

Ν.3861/2010 έλεγε : Οι πράξεις που αναφέρονται στο άρθρο 2 του παρόντος νόμου αναρτώνται αμελλητί, [...] οι λοιπές πράξεις που κατά τον παρόντα νόμο αναρτώνται στο Διαδίκτυο δεν εκτελούνται, εάν δεν έχει προηγηθεί η ανάρτησή τους στο Διαδίκτυο. Σε κάθε Υπουργείο, σε κάθε κεντρική, ειδική ή περιφερειακή δημόσια υπηρεσία, Ν.Π.Δ.Δ., καθώς και στους φορείς των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης πρώτου και δευτέρου βαθμού [...] συγκροτείται ομάδα διοίκησης έργου

Εγκ. 20868/29-9-2010 : Η εκπαίδευση αφορά μόνον κεντρικές ΟΔΕ Υπουργείων

N.4057/2012 : Η μη ανάρτηση ή η μη έγκαιρη ανάρτηση στο διαδίκτυο των πράξεων που αναφέρονται στο άρθρο 2 του παρόντος συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα για το όργανο που την εξέδωσε ή για τον υπάλληλο που έχει την ευθύνη για την ανάρτηση.

Τι κάναμε στην Π.Ε. Κορινθίας

2 εκπαιδευτές από το Τμήμα Πληροφορικής,πιστοποιημένοι από ΙΔΕΚΕ & ΕΚεΠις

4 Τμήματα [ 8:00-10:45 / 11.45:14:30]

Συμμετείχαν 50 εργαζόμενοι κάθε βαθμίδας

Πρόγραμμα 3 εβδομάδων, ~30 ώρες

Προσαρμοσμένο επίπεδο και στόχος για τη Διαύγεια

Υποενότητες Ώρες

Δημιουργία Υπηρεσιακών Εγγράφων1

Μετατροπή Εγγράφων σε PDF

Αποστολή με email 1

«Διαύγεια» 1

Σύνολο Ενότητας 3

Αποτέλεσμα

•Hardware – Software

•Επεξεργασία Κειμένου σε Word και OpenOffice

•Υπολογιστικά Φύλλα σε Excel και OpenOffice

•Διαδίκτυο (browsing – email – networking)

•Διαύγεια (ανάρτηση – εύρεση – πλοήγηση)

Σε σύνολο ~185 εργαζομένωνπερισσότεροι από 70 με κωδικούς στη Διαύγεια

Η ΟΔΕ επικουρικό και διαχειριστικό χαρακτήρα

Εύκολη ένταξη νέων χρηστών (αυτονόητη)

Ψηφιακές Υπογραφές – 2001 and counting ...

• Π.Δ. 150/2001 : «προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή» ή «ψηφιακή υπογραφή»: ηλεκτρονική υπογραφή, που πληροί τους εξής όρους: [...]

• Π.Δ. 342/2002 : «Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο με υποχρεωτική ψηφιακή υπογραφή» [...]

• Ν.3448/2006 : «Παροχή υπηρεσιών πιστοποίησης Αρχές Πιστοποίησης» [...

• Αριθμ. ΥΑΠ/Φ.60/38/232 - 2010 : Κανονισμός Πιστοποίησης (ΚΠ) της ΑΡΧΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ του ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ – ΑΠΕΔ

• Ν.3979/2011 : «ρύθμιση της χρήσης των ΤΠΕ από τους φορείς του δημόσιου τομέα»

• ... Νόμοι, Π.Δ., Αποφάσεις ... 2012, 2013, 2014 ...

• Ζητήματα δικαιώματος απόκτησης ψηφιακής υπογραφής κυρίως στον «Καλλικράτη» ( ???? )

Τι κάναμε στην Π.Ε. Κορινθίας

• Πρόχειρος οδηγός 3 σελίδων

• Συνοπτικές οδηγίες για την αίτηση και την έκδοση

• Προετοιμασία υπολογιστών (παραμετροποίηση)

• Δοκιμαστικές εσωτερικές ανταλλαγές εγγράφων

• Χρήση καρτών και tokens

• Επίδειξη υπογραφής εγγράφων

• Χορήγηση για «ακριβή αντίγραφα»

• Χρήση εικόνας jpg με την υπογραφή για εξοικείωση

Κεντρική θεώρηση και αποτέλεσμα

• Δεν διαχωρίζουμε την ψηφιακή από τη φυσική υπογραφή

• Σε περιπτώσεις διαφωνιών, λύση το «ακριβές αντίγραφο»

• Η ψηφιακή υπογραφή δεν αποτελεί διοικητική «εκχώρηση»

• Ήδη 20 υπάλληλοι / στελέχη κάθε βαθμίδας διαθέτουν ψηφιακή υπογραφή και την εφαρμόζουν

Breaking “formalities”

• Η αλλαγή δεν μπορεί να επικεντρωθεί μόνο στη χρήση καινοτόμων Τ.Π.Ε..

• Η έγκαιρη προετοιμασία προσωπικού και υπηρεσιών είναι ο παράγοντας – κλειδί

για τη συμμετοχή όλων.

• Ο ρόλος εκείνων που πρέπει να διευκολύνουν τη διαδικασία είναι ζωτικός. Η

διαδικασία εξέλιξης πρέπει να διευκολύνεται και να ενθαρρύνεται, οι

συμμετέχοντες πρέπει να διευκολύνονται στο να κατανοήσουν τους όρους και τον

τρόπο χρήσης, πρέπει να υπάρχει μεγάλος βαθμός κατανόησης.

• Εκείνοι που λαμβάνουν αποφάσεις πρέπει να θέτουν ρεαλιστικούς στόχους.

Ανατροφοδότηση και ενημέρωση, βασικοί παράγοντες.

• Πρέπει να αποφεύγεται η ψηφιοποίηση της γραφειοκρατίας και της εμμονής στον

«τύπο»

To be done, make it simple !

8 factors for successful organizational change

• Factor 1: Ensure the Need

• Factor 2: Provide a Plan

• Factor 3: Build Internal Support for Change and Overcome Resistance

• Factor 4: Ensure Top-Management Support and Commitment

• Factor 5: Build External Support

• Factor 6: Provide Resources

• Factor 7: Institutionalize Change

• Factor 8: Pursue Comprehensive Change

Fernandez, Sergio and Rainey, Hal G. (2006) Managing Successful Organizational Change in the Public Sector. Public Administration Review, March/April 2006, 168-176

ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΚΟΡΙΝΘΙΑΣΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ ΠΕΛΟΠΟΝΝΗΣΟΥ

Ευχαριστώ για την προσοχή σας

Εργαζόμενοι Τμήματος Πληροφορικής ΠΕ Κορινθίας :

• Δημήτρης Βασιλειάδης (Προϊστάμενος)

• Βασίλης Μπαλάφας

• Γιάννης Βλάχος

• Γιώργος Ιωάννου

To be done, make it simple.

Ο κίνδυνος της ψηφιοποίησης της γραφειοκρατίας