5S EFFEKTIVITETKVALITETTRIVSEL

KOMPETENCEGRUPPEN

UDDANNELSESCENTER RINGKØBING SKJERN

Introduktion til 5S

5S er en simpel metode og en række tilhørende ”værktøjer” til at sikre orden og ryddelighed på virksomheden.

Metoden handler om hvordan I får ryddet op, sat jeres materialer, udstyr, værktøjer og arbejde i system, og hvordan I fortsætter med at lave løbende forbedringer.

Pointen er, at I får fjernet rod og en række uhensigtsmæssige arbejdsgange, så jeres arbejdsdag bliver mere effektiv, mere overskuelig og mere sikker.

5S-processen5S er sund fornuft, der er sat i system, og består af fem trin:

• 1S – Sortér og smid ud

Alt på arbejdspladsen skal sorteres:Hvad er nødvendige genstande, der bruges dagligt?Hvad er nødvendige genstande, der bruges sjældent?Hvad er overflødige genstande, der skal afhændes eller smides ud?

• 2S – System i tingene

Alle ting skal have sin faste plads, og alle ting skal være på sin plads, når de ikke er i brug. De nødvendige ting skal være tilgængelige i en aftalt mængde, og det skal besluttes, hvor de skal stå. Arealer, udstyr, værktøjer m.v. skal afmærkes, så det bliver synligt for alle, hvor ting er, og hvor de skal være efter brug.

2

2 3

• 3S – Systematisk rengøring og inspektion

Snavs, støv, olie, affald og spildmaterialer skal fjernes, så arbejdspladsen bliver ren, ryddelig og sikker. Samtidig skal alt ses efter, så mindre eller større defekter bliver konstateret og kan udbedres. Der skal udarbejdes planer for rengøring og inspektion af arealer, maskiner, udstyr, værktøjer m.v.

• 4S – Standardisering af arbejdsgange, rengøring og inspektion

I skal finde ud af, hvordan arbejdet med at holde orden og ryddelighed på arbejd-spladsen udføres bedst. I skal samtidig sørge for, at alle véd og accepterer, hvordan arbejdet skal udføres, på en fornuftig og ensartet måde.

• 5S – Selvdisciplin

Hold sammen om at forbedre jeres arbejdsplads. Find nogle rutiner, hvor I følger op på de fire første S’er, så de bliver fastholdt og løbende videreudviklet. Viden om forbedringsmuligheder kommer ofte fra de medarbejdere, der arbejder med tingene

hver dag, og den viden kan I bruge til at skabe en endnu bedre arbejdsplads.

Værktøjer til 5S-processen

Til 5S hører også en række ”værktøjer”, der skal tilpasses den enkelte virksomhed,

f.eks.:

• Månedsplan eller ugeplan for indførelse af 5S

• Sorteringsinstruktion

• Skema til rengøring og inspektion

• Auditprocedure med auditskema

• Handlingsplan for forbedringer

• Procedure for tavlemøde

• Dagsorden for tavlemøde

• Værktøjer til systematisk problemløsning (f.eks. 5 x hvorfor?)

>4

4 5

Hvad kan I opnå med 5S?

Mere tid

Den tid, der før blev brugt på at lede efter f.eks. materialer, værktøjer og papirer,

vil blive formindsket, og der vil blive en højere grad af orden, f.eks. sådan at ting

ikke står i vejen.

Færre fejl

Metoder og arbejdsgange bliver let tilgængelige og kendte af alle, og der kommer

mere fokus på, hvor materialer, udstyr, værktøjer m.m. skal være placeret.

Bedre sikkerhed

Der vil blive større fokus på bevægelse, transport og sikkerhed i forbindelse med

håndtering af maskiner, værktøjer, materialer og udstyr. Inspektion og planlagt

vedligeholdelse vil sikre, at tingene er rene, anvendelige og sikre.

Mere tilfredse kunder

Arbejdsgangene kan forløbe planmæssigt uden uforudsete stop, som sænker

leveringssikkerheden og øger fejlrisikoen.

Mere tilfredse medarbejdere

Rod og irritationsmomenter i dagligdagen bliver fjernet, arbejdsgange og rutiner

bliver mere stabile, og arbejdspladsen bliver mere struktureret, ren, overskuelig

og sikker.

8

Forberedelse af et 5S-projekt

Et 5S-projekt kræver forberedelse og en fælles indsats af ledelse og medarbejdere for at få udbytte.

Det er nødvendigt, at medarbejderne deltager aktivt i både gennemførelsen og den løbende opfølgning. Opfølgningen bør i starten foregå hyppigt, f.eks. ugentligt, hvor det på sigt muligvis kun er nødvendigt med opfølgning hver fjortende dag eller månedligt.

Det er afgørende, at 5S bliver sat i gang af ledelsen, der skal motivere og inspirere samt vise, at projektet er højt prioriteret.Ledelsen bør være med i de forskellige aktiviteter i 5S-projektet, men behøver ikke nødvendigvis styre de enkelte aktiviteter. En leder kan f.eks. godt være med i møder om udførelse af rengøring og inspektion, men kan aftale, at det er en medarbejder, der koordinerer gennemførelsen.

Med flere personer i ledelsen bør der udpeges en tovholder for 5S-projektet, så der sikres en entydig opgave- og ansvarsfordeling samt kommunikation, hvor medarbejderne véd, hvem de skal henvende sig til, når de har forslag eller spørgsmål.Afhængig af virksomhedens størrelse kan det være hensigtsmæssigt med en testafdeling/-gruppe, der kan fungere som et godt eksempel for resten af virksomheden.

Forud for indførelse af 5S bør der udarbejdes en handlingsplan med en oversigt over de aktiviteter, der skal udføres. Handlingsplanen kan være en månedsplan, hvor der er fastsat en startdato, der kan overholdes, og hvor der en måned frem er reserveret tid til periodisk aktivitet, så 5S bliver en del af alles hverdag. Handlingsplanen kan også være en ugeplan, hvis I ønsker et kort intensivt forløb.

8 9

Forud for indførelse af 5S bør der udarbejdes en handlingsplan med en oversigt over de aktiviteter, der skal udføres. Handlingsplanen kan være en månedsplan, hvor der er fastsat en startdato, der kan overholdes, og hvor der en måned frem er reserveret tid til periodisk aktivitet, så 5S bliver en del af alles hverdag. Handling-splanen kan også være en ugeplan, hvis I ønsker et kort intensivt forløb.

Alle i virksomheden bør naturligvis på forhånd informeres om projektet, f.eks. på et fællesmøde, hvor der også bør være mulighed for at stille spørgsmål. Informa-tionen om 5S kan f.eks. gives to uger forud for igangsættelse af projektet. Det er vigtigt, at det er den øverste ledelse, der er afsender af budskabet.

I informationen til medarbejderne er det vigtigt at lægge vægt på følgende:

• At 5S er en metode til at forbedre alles hverdag.

• At 5S skal give medarbejderne en mere struktureret hverdag med mere orden og ryddelighed og et bedre og mere sikkert arbejdsmiljø.

• At 5S er med til at forbedre kommunikationen, fordi der løbende skal afholdes korte møder om problemer og forslag til løsninger.

• At det vil kræve en indsats og ressourcer fra alle at indføre 5S, så det bliver en naturlig del af hverdagen.

15

5S og efteruddannelse

Mange virksomheder vælger i forbindelse med etablering af et 5S-projekt også at sætte fokus på efteruddannelse af de implicerede ledere og medarbejdere. Efter-uddannelsen skal typisk sikre, at alle har de nødvendige kompetencer til at forstå og deltage aktivt i processen.

Efteruddannelse kan bidrage til, at alle får ejerskab til forløbet, og ikke mindst til fastholdelse og videreudvikling af tiltagene. Nye kompetencer kan sikre, at alle har bedre muligheder for at forstå, hvorfor forandring er nødvendig, og bedre forudsætninger for i fællesskab at tage ansvar for optimering af 5S-processen.

KompetenceGruppen ved UddannelsesCenter Ringkøbing-Skjern tilbyder bl.a. bistand til planlægning af et 5S-projekt, workshops for ledergruppen og efterud-dannelse, f.eks. i form af følgende arbejdsmarkedsuddannelser:

• Anvendelse af 5S-modellen for operatører, hvor deltagerne gennemfører en 5S-proces på arbejdspladsen (varighed 2 dage).

• Tavlemøder for selvstyrende produktionsgrupper, hvor deltagerne lærer at anvende 5S-tavler og tavlemøder i arbejdet med problemløsning og forbedringer (varighed 1 dag).

Yderligere information

Vil I høre mere om, hvad jeres virksomhed kan få ud af at etablere et 5S-projekt, aflægger en af vores konsulenter gerne et uforpligtende besøg. Kontakt:

Virksomhedskonsulent Keld Hansen Mobil 6122 7453E-mail KH@ucrs.dk

Virksomhedskonsulent Bjarne Wølch RasmussenMobil 6161 6643E-mail BW@ucrs.dk

PRAKTISKE OPLYSNINGER:

> KompetenceGruppenÅnumvej 146900 Skjern

Tlf. 96 80 15 16 / 96 80 15 14

kompetencegruppen@ucrs.dk

www.kompetencegruppen.dk