5S og flow Kaizenlederens vejledning Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel...
Transcript of 5S og flow Kaizenlederens vejledning Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en generel...
DI version
2015-12-15
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 1 af 14
5S og flow
Kaizenlederens vejledning
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 2 af 14
Instruktion til kaizenleder
Rettigheder
DI ejer alle rettigheder til denne instruktion.
For filer i formatet Adobe giver DI en brugerlicens til alle danske virksomheder.
Brugerlicensen giver virksomheden ret til at: • kopiere, udskrive og anvende materialet
• lave tilføjelser til materialet, når det er tydeligt, at det er udført af virksomheden
• fjerne andre sider end denne side
Det er ikke tilladt at: • sælge materialet
• fremvise materialet for tredjepart mod betaling
• fjerne denne side
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 3 af 14
Indhold
Instruktion til kaizenleder ....................................................................................................... 2 Rettigheder .......................................................................................................................... 2 Indhold ................................................................................................................................ 3
Undervisningsmateriale ...................................................................................................... 4 1 – Forberedelse .................................................................................................................. 4 2 – Undervisning ................................................................................................................. 4 3 – Udførelse ....................................................................................................................... 4 4 – Opfølgning .................................................................................................................... 4
5 – Diplomer ....................................................................................................................... 4 Adobe fil med præsentation ................................................................................................ 5 Oversigt over en præsentation i Adobe ............................................................................... 5 Kaizenevent ........................................................................................................................ 5
Specielle forhold vedrørende 5S og flow ............................................................................... 6 Formål med 5S og flow ...................................................................................................... 6 Målet for 5S og flow kaizenevent ....................................................................................... 6
Krav til kaizenlederen ......................................................................................................... 6 Datagrundlag ....................................................................................................................... 6 Tips til 5S og flow .............................................................................................................. 7 Rammer for 5S og flow kaizenevent .................................................................................. 7
Tidsplan for fem dage i et nyt område ................................................................................ 8 Krav til forankring .............................................................................................................. 9
Lederens standardarbejde ................................................................................................... 9 Nøgletal og procesindikatorer ............................................................................................. 9 Etablering af tavle ............................................................................................................... 9
Kaizenevent - generelt .......................................................................................................... 11
Kaizenlederens opgaver .................................................................................................... 11 Varighed ............................................................................................................................ 11 Information til interessenter .............................................................................................. 11
Anvendelse af stopur ........................................................................................................ 11 Indkaldelse til kaizenevent ................................................................................................ 11 Deltagere til kaizenevent .................................................................................................. 12
Accept, læring og forankring ............................................................................................ 12 Kaizenkultur ...................................................................................................................... 12
Forberedelse ...................................................................................................................... 12 Undervisning – deltagerne og deres forventninger ........................................................... 13 Undervisning – P-plads ..................................................................................................... 13
Indsamling af information ................................................................................................ 13 Planlagte opgaver .............................................................................................................. 13
Afrapportering .................................................................................................................. 13 Evaluering ......................................................................................................................... 13
Tjekliste – kaizenevent ......................................................................................................... 14 Tjekliste - 5S og flow ............................................................................................................ 14
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 4 af 14
Undervisningsmateriale
1 – Forberedelse
Kaizenevent – En introduktion til metoden - Adobe
2-3-1 - 5S og flow - Kaizenevent indkaldelse - Word - fremsendes
2-3-1 - 5S og flow - Kaizenlederens vejledning - Adobe - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Ledelsens vejledning - Adobe - udskrives
2 – Undervisning
2-3-1 - 5S - Figur - Adobe
2-3-1 - 5S og flow - Noter deltager - Adobe - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Noter underviser - Adobe - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Præsentation - Adobe - præsentationen
5S Processen - Talspil - Noter underviser - Adobe - udskrives
5S Processen - Talspil - Præsentation - Adobe - præsentationen
5S Processen - Talspil - Præsentation (sidste sider) - Adobe - udskrives til øvelsen
Flow øvelse - Både - Noter underviser - Adobe - udskrives
Flow øvelse - Både - Præsentation - Adobe - udskrives delvis
Lego Øvelse - Visual Management - Adobe - udskrives
Lego klodser til Lego-øvelsen - 4 pakker med Legoklodser
3 – Udførelse
4 – Opfølgning
2-3-1 - 5S - Opfølgning og Auditering - Adobe - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Lederens standardarbejde - Adobe - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Mål og resultat - Excel-skema - udskrives
2-3-1 - 5S og flow - Audit - med makro - Excel-skema
2-3-1 - 5S og flow - Audit beskrivelse - Adobe
Afvigelsesskema - Excel-skema - udskrives
Mål og resultat - K - Kvalitet - Excel-skema - udskrives
Oversigt til tavler - Master - Power Point
Procesopfølgning - K - Excel-skema - udskrives
5 – Diplomer
2-3-1 - 5S og flow - Diplom for deltagelse - Power Point
2-3-1 - 5S og flow - Diplom for kaizenleder - Power Point
2-3-1 - 5S og flow - Diplom for kaizenspecialist - Power Point
2-3-1 - 5S og flow - Evalueringsskema - Excel
For alle diplomer opdateres side 1 med data for virksomheden og udskrives
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 5 af 14
Adobe fil med præsentation
Ved undervisningen anvendes en Adobe-fil med 5S og flow-præsentationen. Når filen er læst
ind i Adobe Reader, kan den vises i fuldt format, som andre præsentationsprogrammer viser
slideshow.
Visning i fuldt format: Crtl + l (lille L)
Stop visning i fuldt format: Esc
Visning i fuldt format kan også startes fra menu bjælken.
Her vælges: View – Full Screen Mode.
Oversigt over en præsentation i Adobe
En fil i Adobe kan udskrives, så der er flere
sider vist på én side. Det kan udnyttes til at
udskrive en oversigt over præsentationen.
Ved udskrift vælges flere sider under
sideopsætning. I billedet til højre er det
markeret for en engelsk version.
Antallet af slides på siden vælges efterfølgende.
I det viste eksempel er valgt 2 x 3 sider med
rækkefølgen horisontal og i formatet portrait
(stående).
Her vises en udskrift for 6 x 5 sider liggende:
Kaizenevent
Kaizen betyder en forandring til det bedre. I Japan er kaizen en del af kulturen. Der er en
generel forventning til, at alle bidrager, så i morgen kan blive en bedre dag end i går.
Event betyder begivenhed.
Kaizenevent er således en begivenhed, hvor en gruppe mennesker arbejder sammen i en kort
periode for at skabe en forbedring.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 6 af 14
Specielle forhold vedrørende 5S og flow
Formål med 5S og flow
Træning i at holde en aftalt standard:
I området må kun være det, der er direkte brug for til processerne. Alt andet fjernes fra
området.
Der aftales en standard for struktur, orden og renholdelse for området, som er understøttet
af opmærkninger og standarder.
Der etableres en opfølgning på den aftalte standard.
Etablering af flow i vareflowet:
Der skal etableres flow for processerne i denne kaizenevent.
Arbejdspladserne indrettes, så de opfylder kravene til gode arbejdspladser.
Vær specielt opmærksom på, at de skal være små og med få procestrin. Når der senere
skal laves balancering, er det en fordel med mange små trin.
Arbejdspladserne indrettes med det nødvendige udstyr på en struktureret og overskuelig
måde. Indretningen skal understøtte den måde, som arbejdet udføres på.
Målet for 5S og flow kaizenevent
Det skal etableres flow i så stor en del af vareflowet som muligt. Maskiner, arbejdspladser og
udstyr flyttes og placeres, så der ikke er lager mellem processerne. Arbejdspladserne indrettes,
så varerne afleveres direkte fra en proces til den efterfølgende proces. Indretningen af flowet
følger principperne for U-celler, så medarbejdernes arbejde er tidsmæssigt koblet sammen.
Formålet med denne sammenkobling er at gøre afvigelser synlige. Denne synlighed vil blive
omsat i praktisk opfølgning, når der laves Balancering og Standardarbejde.
På arbejdspladserne og i området er kun det, der skal anvendes ved processerne. Alt andet
fjernes fra området.
Lageret for de varer, der kun anvendes her, flyttes til processerne. Hvis én proces bruger stør-
stedelen af varerne, flyttes hele lageret hertil og andre henter herfra.
Der etableres struktur og orden, som fastholdes ved en relevant opmærkning. Opmærkningen
skal udføres, så den er nem at overholde. Hvis det ikke er nødvendigt at overholde en op-
mærkning, skal der ikke opmærkes.
Det aftales, hvilken struktur og orden der skal opretholdes i området. Aftalen dokumenteres
som en 5S-standard for området.
Der etableres en opfølgning på den aftalte 5S-standard.
Der etableres en tavle med opfølgning på standarden for 5S og kvaliteten af områdets proces-
ser. Tavlen indeholder en daglig opfølgning og resultatet for en periode.
Krav til kaizenlederen
Kaizenlederen skal beherske værktøjet 5S og flow.
Datagrundlag
De varer, som skal være omfattet af denne kaizenevent i 5S og flow, skal være udvalgt på
forhånd. De er normalt udvalgt fra en VLPR, Vægtet Levering og ProcesRute, under
udarbejdelsen af en VSM for værdistrømmen.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 7 af 14
Inden kaizeneventen skal der være skabt forventninger til resultatet. Kaizeneventen indledes
med, at deltagerne gennemgår forventningerne og supplerer med deres egne forventninger.
Tips til 5S og flow
Der skal være opmærksomhed på, at vi ændrer medarbejdernes arbejdspladser.
Vi fjerner også deres personlige ejendele fra arbejdspladsen.
Disse ændringer gælder også for de medarbejdere i området, som ikke deltager i denne
kaizenevent.
Ændringerne kan være så omfattende for medarbejderne, at de ikke bør være i
mindretal i den gruppe, som første gang gennemfører en 5S og flow kaizenevent i
området.
Planlæg og informér om, at der afholdes møder med dem, der ikke deltager, så de
gennemlever forandringen sammen med de kolleger, som deltager i kaizeneventen.
Lad eventuelt de medarbejdere fra området, som deltager i kaizeneventen, informere
deres kollegaer under kaizeneventen. Det kan reducere opgaven med at informere for
kaizenlederen til en daglig kontakt med medarbejderne i området.
Etablér en Markedsplads og fjern det, der ikke skal bruges, fra området.
Der må ikke regnes med, at der skal anskaffes nyt inventar og udstyr.
Små anskaffelser er som regel mulige.
Når der i fremtiden anskaffes udstyr og inventar, bør det overvejes at få det på hjul, så
det let kan flyttes.
Tilpas arbejdet i kaizeneventen til den arbejdstid, medarbejderne har.
Planlæg forløbet for kaizeneventen, så der arbejdes i området, når der skal måles
transportveje og gåafstande.
Rammer for 5S og flow kaizenevent
Første gang der udføres 5S og flow, skal der afsættes en uge til kaizeneventen. Ændringen af
medarbejdernes arbejdsplads fra personlige arbejdspladser til fælles arbejdspladser kræver en
personlig bearbejdning for at blive accepteret. Der skal være tid til at gennemleve dette forløb
samt til, at medarbejderne kan få indflydelse på indretningen af arbejdspladserne.
Det tager tid at ændre placeringen af arbejdspladserne, så der produceres i flow (med en vare
ad gangen), og det er ofte et stort arbejde at flytte maskiner og arbejdspladser under kaizen-
eventen.
Kaizenlederen skal fastholde, at der skal etableres flow og, at de personlige arbejdspladser
nedlægges. Det er de nye rammevilkår. Medarbejderne kan indrette arbejdspladserne inden
for disse rammer.
Det er vigtigt, at kaizenlederen fastholder rammerne og får medarbejderne til at indrette ar-
bejdspladserne, så de får et ejerskab til dem. Medarbejdernes aktive medvirken er grundlaget
for en succesfuld omlægning.
Ved senere justeringer kan 5S og flow udføres på kortere tid, da rammerne er kendte, og
mængden af flytninger er mindre. Når der er implementeret flere værktøjer, vil 5S og flow of-
te indgå sammen med andre værktøjer for at opnå en specifik forbedring i området.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 8 af 14
Tidsplan for fem dage i et nyt område
Dag 1 – formiddag:
Introduktion til kaizeneventen, ved kaizenlederen (Præsentationen side 1 - 7).
Gennemgang af indkaldelsen til kaizeneventen, ved kaizenlederen.
Undervisning i 5S og flow ved en kaizenspecialist i 5S og flow
Dag 1 – eftermiddag:
Gennemgang af området
Præsentation af processerne og flowet, så det er forstået af deltagerne
Kortlægning af varernes transportvej
Kortlægning af medarbejdernes vandring
Dag 2:
Kortlægning af lean-spildtyper i området
Opsamling på det samlede spild
Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager
Forslag til, hvordan spildet kan fjernes og flow etableres
Isolér monumenter og gardinprocesser
Konkretiser muligheder for flow ved opmærkning i lokalet eller ved at placere
papstykker på gulvet, som viser maskinernes og arbejdspladsernes arealforbrug
Udfør 1S – Sorter og smid ud
Udfør 2S – Skab orden og system
Dag 3:
Fastlæg indretningen for flowet
Implementér flowet ved at flytte maskiner og arbejdspladser
Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager
Flyt lageret til processerne
Udfør 2S – Skab orden og system
Udfør 3S – Skrub og skur (gør rent)
Diskutér med medarbejderne, hvordan kvaliteten skal måles
Dag 4:
Indret de nye arbejdspladser (medarbejderne driver denne proces)
Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager
Udfør 3S – Skrub og skur (gør rent)
Udfør 4S – Etabler standard for 5S
Diskutér med medarbejderne, hvordan kvaliteten skal måles
Dag 5:
Indret flowet og arbejdspladserne
Indret tavle for området
Resultaterne præsenteres kort for de medarbejdere i området, som ikke deltager
Fremstil auditskemaer for standarden for 5S
Afprøv auditskemaer for standarden for 5S
Etablér opfølgning på tavlen for 5S med en procesindikator
Etablér opfølgning på tavlen for kvalitet (K) med en procesindikator
Præsenter resultatet af kaizeneventen
Møde for deltagerne i kaizeneventen om forløbet
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 9 af 14
Krav til forankring
Fastholdelse af 5S-standarden er en forudsætning for den videre leanrejse. Kaizenlederen og
lederen for det område, kaizeneventen udføres i, skal forstå, at evnen til at fastholde en stan-
dard er fundamental for arbejdet med lean.
Hvis det ikke lykkes at fastholde en standard i forbindelse med 5S, bliver det helt umuligt
senere, hvor standarden vedrører arbejdets udførelse.
Standarden i forbindelse med 5S er en aftale. Hvis lederen i området ikke formår at fastholde
en fælles aftale, er der et ledelsesproblem, som ledelsen må løse.
Hvis standarden for 5S ikke er fastholdt, skyldes det lederens manglende evne til at vise leder-
skab. Lederskab er en forudsætning for at kunne gennemfører en forandring. Hvert trin i lean-
rejsen er en forandring, hvor lederen skal forankre forandringen ved at vise lederskab. De føl-
gende trin i leanrejsen indeholder også fagdiscipliner, som skal læres af lederen for at kunne
forankres. Hvis lederen ikke har kvalifikationerne til at udvise lederskab, stopper lederens
leanrejse her.
Lederens standardarbejde
Lederen skal lære at følge en standard for sit arbejde, lige som medarbejderne skal. For lede-
ren består standarden i, at lederen til faste tidspunkter udfører bestemte opgaver. For at hjælpe
lederen med at følge standarden for 5S og flow er der udarbejdet en standard for lederens
arbejde og for afholdelse af tavlemødet for det område, hvor 5S og flow er implementeret.
Standarden for lederens arbejde er udarbejdet for det tidspunkt, hvor der kun er udført 5S og
flow for et enkelt område, en celle.
Når der indføres flere værktøjer, udvides denne standard til også at omfatte disse værktøjer.
Når leankonvertering er gennemført, og virksomheden har udarbejdet en standard for virk-
somhedens tavler, kan implementeringen af lean fortsætte med andre celler.
Når to-tre celler er Konverteret, starter virksomheden med fasen Stabilisering. Det første
værktøj i denne fase er Lederens Standardarbejde, hvor de anvendte standarder for ledernes
arbejde opdateres til et sammenhængende ledelsessystem.
Nøgletal og procesindikatorer
Nøgletal opgøres efter en periode og viser resultatet af aktiviteterne, når processerne er udført.
Procesindikatorer vises løbende og anvendes til styring af processerne.
Når perioden er gået, viser nøgletallene resultatet af, hvor effektivt ledelsen og lederne har
været til at styre processerne og ressourcerne.
Etablering af tavle
Tavler anvendes til forskellige formål. Ved Konvertering etableres en tavle for et mindre om-
råde, som er opbygget som tavlen for en afdeling. Tavlen skal anvendes til styring og opfølg-
ning. Den indeholder derfor en løbende status for processen eller området, som viser, hvorle-
des det går med at opfylde dagens mål. Den indeholder også en opfølgning på dagen i går
samt en oversigt over de foregående dage og måneder.
Tavlen etableres som en tavle for en afdeling, for at ledelsen kan afprøve en komplet tavle i
dette afgrænsede område. Når målingerne på tavlen er indarbejdet og sammenhængen mellem
målingerne er forstået, så de kan anvendes til styring, kan tavlen tilpasses virksomhedens spe-
cifikke behov. Den tilpassede tavle vil blive en central del af virksomhedens forretningssy-
stem.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 10 af 14
Når tavlen er tilpasset virksomheden, opgraderes den til at være afdelingstavle for et større
område, og der etableres en tavle med færre målinger i det mindre område, hvor Konverte-
ringen er gennemført. Denne tavle ændres, så der følges op på processen med en eller nogle få
målinger, som karakteriserer processen og status for processen.
Tavlen for afdelingen opsamler resultatet for alle processerne i området. Målingerne skal væl-
ges, så det er muligt at vise det samlede resultat for afdelingen.
En komplet tavle indeholder to målinger for hver parameter. Den første måling viser den pri-
mære værdi, som ønskes overvåget. Den anden måling viser, om den første måling er retvi-
sende. Hvis den første måling er et kvalitetsmål for processen, kan den anden måling for ek-
sempel være for mængden af kundeklager.
Under Konverteringen opbygges tavlen, så den får de første fem parametre (+KRLP). Den
sidste (M) etableres i fasen Stabilisering:
+ Sikkerhed og 5S
K Kvalitet
R Rettidig levering
L Lager
P Produktivitet
M Moral
Ved 5S og flow etableres der en opfølgning for 5S og for kvalitet. Målingen udføres med pro-
cesindikatorer, hvis det er muligt. Årsager til afvigelser fra målet for kvalitet skal være relate-
ret til en proces.
+Sikkerhed
KKvalitet
RRettidighed
LLager (kø)
PProduktivitet
MMoral
Audit:5S
SikkerhedIntern
Andel
godkendt
første gang
(GFG)
Rettidig aflevering
(OTD)
Lager-værdi
RåV og FV
SA-opfyldelse
(Standard Arbejde)
Moral
Tavle-standard
Fejl hos kunder
Skyldige leveringer
(Past Due)
GT
(Gen-anskaffelsestid)
Produk-tivitet
Rettidig fremmøde
Standardfor
tavlemøde
Problem liste
Afvigelsesskema
A3 A3Kvalifika-
tioner
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 11 af 14
Kaizenevent - generelt
Kaizenlederens opgaver
Kaizenlederen er ansvarlig for at arrangere og gennemføre kaizeneventen. I det følgende be-
skrives en række væsentlige punkter i forbindelse med forberedelsen og gennemførelsen.
Det er kaizenlederens opgave at sikre, at alle deltagerne i kaizeneventen kommer til orde og
får fremført deres synspunkter og idéer.
Varighed
En kaizenevent forløber typisk over to-fem dage. Kaizenlederen må forvente at skulle arbejde
med forberedelse af den næste dag efter afslutningen på dagens event. Afholdes kaizeneven-
ten inden for normal arbejdstid på daghold, må kaizenlederen forvente at skulle arbejde om
aftenen med at forberede materiale og præsentationer til de følgende dage, så hele holdet ikke
venter, mens kaizenlederen arbejder ved sin pc.
Information til interessenter
Hvis der er mulighed for, at den planlagte kaizenevent medfører, at der skal gennemføres
ændringer for de eksisterende arbejdspladsers indretning og funktion, skal de berørte
medarbejdere og deres repræsentanter informeres på forhånd om, at virksomheden påtænker
at ændre på arbejdspladserne.
Anvendelse af stopur
Det er ofte ønskeligt at anvende stopure under en kaizenevent. Der må ikke anvendes stopure
uden accept fra medarbejdernes repræsentanter i SU. Ifølge Samarbejdsaftalen må der ikke
tages tid på arbejdsopgaver, med mindre der er indgået en aftale om fordeling af
produktivitetsgevinsten med repræsentanter for de faglige organisationer.
Der skal ikke indgås en sådan aftale i forbindelse med implementering af lean og herunder
afholdelse af kaizenevents. Tidtagning i forbindelse med lean har ikke til formål at øge det
arbejdstempo, som medarbejderne kan præstere. Måling af tid i forbindelse med lean har
alene til formål at fordele den tid, arbejdet tager, mellem medarbejderne.
Det kan derfor anbefales at lade medarbejderne eje tidsgrundlaget, da det alene anvendes til at
fordele belastningen mellem medarbejderne.
I lean fokuseres der på at fjerne ikke værdiskabende arbejdsopgaver, som virksomheden har
indført, for at få en effektiv udnyttelse af udstyr og maskiner. Forbedringer i den samlede
produktivitet opnås ved at fjerne disse arbejdsopgaver.
Indkaldelse til kaizenevent
Kaizenlederen indkalder i god tid til kaizeneventen. I indkaldelsen anføres:
hvilken type værktøj, der skal anvendes ved denne kaizenevent
formålet med, at kaizeneventen afholdes
forventninger til udbyttet af denne kaizenevent
tidspunkt for afholdelse af kaizeneventen – dage og tidsrum
hvem der er kaizenledere
tidspunkt for undervisning under kaizeneventen og om undervisningen er obligatorisk.
Undervisningen er altid obligatorisk for dem, der ikke tidligere har deltaget i en
kaizenevent, hvor dette værktøj blev anvendt.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 12 af 14
Deltagere til kaizenevent
Alle deltagerne i en kaizenevent er lige og skal bidrage med det, de kan.
Der bør altid deltage medarbejdere fra det område, som kaizeneventen udføres i. Antallet af
medarbejdere og eventuelle repræsentanter for medarbejderne afhænger af det samlede antal
deltagere og af typen af kaizenevent.
Der skal gives information til medarbejdernes kollegaer før, under og efter kaizeneventen. Det
er specielt vigtigt for de kaizenevents, der medfører ændringer i arbejdspladsernes indretning
og opgaver.
Accept, læring og forankring
Instruktion og anvisninger er ikke den bedste vej til accept, læring og forankring. Det, vi selv
har fundet på, accepteres meget lettere, og det giver læring, hvilket er grundlaget for foran-
kring. Ved kaizeneventen fremmer vi den efterfølgende accept, læring og forankring, hvis de
berørte personer har repræsentanter med i kaizeneventen, og deres repræsentanter ikke er i
mindretal.
De berørte personer er dem, hvis arbejdsforhold bliver ændret som en umiddelbar følge af
kaizeneventen.
Kaizenkultur
Virksomheden udarbejder et diplom til deltagerne i denne kaizenevent. For at en medarbejder
kan aspirere til at blive kaizenleder, skal medarbejderen have deltaget i en kaizenevent i det
pågældende værktøj.
Virksomheden bør opbygge et system i fire niveauer for deltagere i kaizenevents.
1. Har ikke deltaget tidligere
2. Har deltaget tidligere
3. Er godkendt som kaizenleder i værktøjet. Vedkommende kan selv gennemføre en
kaizenevent. Undervisningen gennemføres ofte af en anden.
4. Er godkendt som kaizenspecialist (underviser og vejleder) i værktøjet. Det
forudsætter, at vedkommende i forvejen er kaizenleder.
Der stilles krav til ledere og specialister om, at de skal uddannes til kaizenledere i visse
værktøjer.
Status som kaizenleder mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenleder med passende
intervaller.
Status som kaizenspecialist mistes, hvis medarbejderen ikke er aktiv kaizenspecialist med
passende intervaller.
Forberedelse
Kaizenlederen reserverer et undervisningslokale og eventuelt grupperum. Lederne for de
områder, der berøres af kaizeneventen, informeres og accepterer tidspunkt og omfang.
Kaizenlederen sikrer sig, at nøglepersoner kan deltage i kaizeneventen på det tidspunkt, den
planlægges gennemført.
Hvis undervisningen skal udføres af en anden end kaizenlederen, skal der være en aftale om
dette, inden indkaldelsen til kaizeneventen udsendes.
Indkaldelsen udsendes og eventuel forplejning aftales.
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 13 af 14
Undervisning – deltagerne og deres forventninger
Indled med at alle deltagerne præsenterer sig selv og deres forventninger til denne kaizen-
event. Forventningerne noteres på en flipover.
Ved den afsluttende evaluering gennemgås forventningerne.
Undervisning – P-plads
Start undervisningen med at lave en flipover med overskriften ”P-plads”.
På denne flipover noteres de spørgsmål, der ikke umiddelbart kan besvares. Ved den afslut-
tende evaluering for kaizeneventen gives så mange svar som muligt. For de spørgsmål, der
stadig ikke kan besvares, aftales det, hvem der er ansvarlig, en deadline for punktet, samt
hvordan svaret findes og formidles.
Indsamling af information
Ved indsamling af information hos medarbejdere eller fra en arbejdsplads, skal medarbejder-
ne introduceres til kaizeneventen. Dette gøres ved at præsentere deltagerne i opsamlingen af
data samt formålet med denne kaizenevent.
Planlagte opgaver
Det er målet, at alle opgaver løses under kaizeneventen. Det er ofte bedre at lave en 80% løs-
ning, som kan gennemføres under kaizeneventen end at vente på en perfekt løsning.
Hvis der er opgaver, som skal udføres efter kaizeneventen, listes en termin og en ansvarlig for
opgaven, som har accepteret at påtage sig opgaven til den anførte termin.
Kaizenlederen følger op på, at de planlagte opgaver gennemføres.
Afrapportering
For at skabe interesse for kaizen afsluttes en kaizenevent med en afrapportering til alle medar-
bejderne i det område, hvor kaizeneventen har været afholdt. Til denne afrapportering indkal-
des ledelsen for området og virksomhedens ledelse. Medarbejdere i de funktioner, der har re-
lationer til det, der er behandlet i denne kaizenevent, indkaldes også til afrapporteringen.
Evaluering
Efter afrapporteringen samles deltagerne i kaizeneventen for at gennemgå forløbet af eventen.
Der indledes med at give svar på de spørgsmål, der er noteret på P-pladsen.
Listen med forventninger til kaizeneventen gennemgås, og deltagerne evaluerer, hvorvidt for-
ventningerne er blevet indfriet.
Hver enkelt deltager kommenterer forløbet af kaizeneventen og fremfører:
hvad der var godt
hvad der kan gøres bedre næste gang
5S og flow
Instruktion til kaizenleder
2-3-1 - 5S Og Flow - Kaizenlederens Vejledning - 2015-12-15 Alle rettigheder tilhører DI side 14 af 14
Tjekliste – kaizenevent
Emne Udført Accept Bemærkning
Informér interessenter om kaizeneventen SU og medarbejderne
Reservér et undervisningslokale
Reservér eventuelt et gruppelokale
Aftal eventuel forplejning
Aftal tidspunktet med lederne i området
Aftal tidspunktet med underviser
Aftal tidspunktet med nøgledeltagere
Lav og udsend indkaldelse til alle deltagere
Kopiér deltagermapper
Kontrollér, at pc og beamer virker
Kontrollér, at der er whiteboard eller
flipover i lokaler
Kontrollér, at der er skriveredskaber til
whiteboard
Kontrollér, at der er skriveredskaber til
deltagerne
Tjekliste - 5S og flow
Emne Udført Accept Bemærkning
Udarbejdelse af VLPR
Valg af produktgruppe
Afdelingen har taget højde for, at der ikke
produceres regelmæssigt under
kaizeneventen
Undersøg, om der er monumenter i flowet
Undersøg, om der bliver brug for
gardinprocesser
Etablér en Markedsplads
Aftale om at fjerne affald
Aftale om, at håndværkere kan tilkaldes
med kort varsel, hvis der skal ændres i
udstyrs tilslutning til faste installationer,
som el, vand, trykluft, ventilation og
udsugning
Advisér sikkerhedsgruppen og daglig
sikkerhedsleder om kaizeneventen
Fremskaf en egnet tavle til området