11

B¹n sÏ hiÓu râ nã ngay th«i.

5S lµ g×, th−a ngµi?

• 5S lµ sù khëi ®Çu cña mét cuéc sèng n¨ng suÊt, tho¶i m¸i vµ lµnh m¹nh cho

mäi ng−êi khi lµm viÖc. §©y lµ yÕu tè c¬ b¶n ®èi víi viÖc c¶i tiÕn n¨ngsuÊt.

• Khi thùc hiÖn thµnh c«ng trong mét c«ng ty, 5S sÏ mang l¹i nh÷ng thay ®æi®¸ng ng¹c nhiªn. VÝ dô, mäi thø kh«ng cÇn thiÕt sÏ ®−îc ®−a ra khái n¬ilµm viÖc, chØ nh÷ng g× cÇn thiÕt sÏ ®−îc s¾p xÕp l¹i mét c¸ch thuËn tiÖn gÇnng−êi sö dông vµ c¸c m¸y mãc, trang thiÕt bÞ trë nªn s¹ch sÏ vµ s¸ng sña.

• 5 S lµ viÕt t¾t cña 5 tõ tiÕng NhËt : Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu vµ Shitsuke. • §éng lùc ®èi víi ch−¬ng tr×nh 5S ®Õn tõ con ng−êi. VÒ ph−¬ng diÖn nµy

Shitsuke (S½n sµng) lµ cùc kú quan träng cho sù thµnh c«ng cña nã. • Shitsuke lµ ®µo t¹o mäi ng−êi t−¬ng øng sao cho hä sÏ cã ®−îc nh÷ng thãi

quen tèt. • Sau khi ®· ¸p dông tèt 5S ®Ó lµm nÒn t¶ng, c«ng ty cã thÓ x©y dùng vµ tiÕn

hµnh ch−¬ng tr×nh siªu 5S (5S n©ng cao) víi yªu cÇu møc s¸ng t¹o cao h¬nvµ c¸ch tiÕp cËn Kaizen.

• Siªu 5S dµnh cho mäi ng−êi thÓ hiÖn bÝ quyÕt cña c¸c kü thuËt 5S céng víiKaizen. Do ®ã, cuèn gi¸o tr×nh nµy sÏ lµ cuèn sæ tay tèt cho c¸c nhµ qu¶nlý vµ c¸c chuyªn gia Kaizen.

5S lµ g×?

12

Trong c¸c c«ng ty thµnh ®¹t cña NhËt B¶n, c¸c nhµ l·nh ®¹o cè g¾ng x©y dùng, giíi thiÖu vµ thùc hiÖn mäi biÖn ph¸p ®Ó ph¸t triÓn nguån nh©n lùc liªn quan ®Õn ng−êi lao ®éng. HiÓn nhiªn, kÕt qu¶ cña nh÷ng nç lùc trªn sÏ ®ãng gãp rÊt nhiÒu ®Õn viÖc t¨ng tÝnh c¹nh tranh quèc tÕ. §Ó ¸p dông hiÖu qu¶ ch−¬ng tr×nh 5S vµ ®¹t ®−îc kÕt qu¶ thùc sù th× kh«ng chØ ph¶i hiÓu mµ ph¶i ¸p dông ®−îc trong thùc tiÔn. Do vËy chÝnh nh÷ng c¸n bé ®iÒu hµnh vµ h−íng dÉn 5S ph¶i thùc hiÖn 5S vµ lµm g−¬ng cho mäi ng−êi tham gia. ChØ nãi miÖng vµ chØ tay n¨m ngãn th× kh«ng bao giê thµnh c«ng. H¬n n÷a viÖc hiÓu vµ hç trî liªn tôc tõ l·nh ®¹o c¸c cÊp lµ ch×a kho¸ cho sù thµnh c«ng khi ¸p dông 5S. XÐt vÒ khÝa c¹nh nµy, triÕt lý ph¸t triÓn nguån nh©n lùc vµ sù tham gia cña ng−êi lao ®éng cã thÓ xem nh− giai ®o¹n chuÈn bÞ cho viÖc chuyÓn giao c«ng nghÖ 5S ra ngoµi NhËt B¶n. Sau ®ã, c¸c nhµ qu¶n lý vµ c¸c c«ng ty ®Òu nhÊt trÝ r»ng triÕt lý nµy cÇn ph¶i ®−îc khÝch lÖ.

• Vµo n¨m 1986, 5S b¾t ®Çu ®−îc ¸p dông t¹i c¸c c«ng ty ë Singapore vµ

ngµy cµng nhiÒu c«ng ty ë ®©y ¸p dông 5S thµnh c«ng. Nh÷ng n¨m gÇn®©y, 5S ®−îc phæ biÕn réng r·i t¹i Malaysia, Th¸i Lan, Hµn Quèc, TrungQuèc, Ên §é, Srilanka, Nga, Hungary, Ba Lan, Bungari, Colombia,Uruguay, Brazil, Costarica, Mª hi c« vµ ViÖt Nam.

• 5S lµ ch−¬ng tr×nh c¶i tiÕn n¨ng suÊt rÊt phæ biÕn t¹i NhËt B¶n vµ ®ang trënªn phæ biÕn t¹i nhiÒu n−íc kh¸c v× c¸c lý do sau: + N¬i lµm viÖc trë nªn s¹ch sÏ vµ gän gµng h¬n. + KÕt qu¶ thÊy ngay ®èi víi mäi ng−êi c¶ ng−êi bªn trong lÉn bªn ngoµi. + C¸c kÕt qu¶ nh×n thÊy sÏ gióp ph¸t triÓn c¸c ý t−ëng míi + Con ng−êi chÊp hµnh kû luËt mét c¸ch tù nhiªn + C¸c thao t¸c t¹i ph©n x−ëng vµ v¨n phßng trë nªn dÔ dµng vµ an toµn h¬n + Con ng−êi trë nªn tù hµo vÒ n¬i lµm viÖc s¹ch sÏ, gän gµng cña m×nh + V× c«ng ty cã h×nh ¶nh tèt do vËy c«ng viÖc lµm ¨n tèt h¬n.

Kh¶ n¨ng chuyÓn giao 5S tíi c¸c c«ng ty ngoµi NhËt b¶n

13

CÊu tróc cña phÇn 2: - Siªu 5S lµ ch−¬ng tr×nh tham gia toµn c«ng ty ®èi víi Kaizen - Siªu 5S ®ãng gãp cho tõng néi dung cña N¨ng suÊt - ChÊt l−îng - Chi phÝ - Giao

hµng - An toµn - Tinh thÇn. - Bèn môc tiªu chÝnh cña siªu 5S - Siªu 5S ®ang trë nªn phæ biÕn v× 7 lý do - Siªu 5S cã thÓ cã nhiÒu ng−êi tham gia v× 4 lý do - Nguån gèc cña tõ 5S - §Þnh nghÜa Seiri - §Þnh nghÜa Seiton - §Þnh nghÜa Seiso - §Þnh nghÜa Seiketsu - §Þnh nghÜa Shitsuke - Ba lo¹i h×nh n¬i lµm viÖc kh¸c nhau - LÆp l¹i chu tr×nh 5S (h×nh vÏ) - Bèn yÕu tè c¬ b¶n ®Ó ¸p dông thµnh c«ng siªu 5S - N¬i lµm viÖc gän gµng, s¹ch sÏ lµm t¨ng n¨ng suÊt (h×nh vÏ)

HiÓu triÕt lý vµ c«ng n¨ng cña siªu

PhÇn 2

5S

14

ë NhËt B¶n, mÆc dï ch−¬ng tr×nh 5S ®−îc ¸p dông réng r·i, chóng ®−îc xem xÐt vµ thùc hiÖn v× c¸c ho¹t ®éng Kaizen ®èi víi c¸c bé phËn s¶n xuÊt. Trong nhiÒu tr−êng hîp, ng−êi ta kh«ng gäi ®ã lµ c¸c ch−¬ng tr×nh Kaizen toµn c«ng ty mµ cã liªn quan ®Õn phßng hµnh chÝnh. Cã thÓ nãi r»ng, c¸c ho¹t ®éng c¶i tiÕn n¨ng suÊt nÕu chØ dùa vµo c¸c bé phËn s¶n xuÊt sÏ dÉn tíi viÖc gi¶m n¨ng suÊt mét c¸ch ®¸ng kÓ t¹i c¸c bé phËn v¨n phßng. Víi nhËn thøc ngµy cµng t¨ng vÒ vÊn ®Ò nµy trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, n¨ng suÊt ë bé phËn v¨n phßng ®−îc chó träng cïng víi nhu cÇu thay ®æi c¸ch suy nghÜ truyÒn thèng (theo c¸c ph−¬ng ph¸p dùa vµo bé phËn trùc tiÕp s¶n xuÊt). Do ®ã, nªn b¾t ®Çu x©y dùng vµ ¸p dông ch−¬ng tr×nh siªu 5S t¹i c¸c bé phËn hµnh chÝnh. Nãi tãm l¹i, ®iÒu quan träng lµ bé phËn lao ®éng gi¸n tiÕp kh«ng thÓ ®øng ngoµi cuéc.

- Siªu 5S lµ ch−¬ng tr×nh cña toµn c«ng ty víi sù tham gia cña tÊt c¶ mäi ng−êi.

- Nã lµ mét ph−¬ng ph¸p rÊt hiÖu qu¶ ®Ó huy ®éng con ng−êi, c¶i tiÕn n¨ng suÊt vµ m«i tr−êng lµm viÖc.

Siªu 5S lµ mét ch−¬ng tr×nh cã sù tham gia toµn c«ng ty ®Ó c¶i tiÕn liªn tôc (Kaizen)

5S ?

15

Mét chuyªn gia n¨ng suÊt cã kinh nghiÖm ngay lËp tøc cã thÓ ®¸nh gi¸ tr×nh ®é qu¶n lý hµng ngµy cña mét c«ng ty sau khi tham quan c¸c bé phËn s¶n xuÊt gi¸n tiÕp vµ c¸c ph©n x−ëng cña c«ng ty. Nãi chung, mét c«ng ty cã tr×nh ®é qu¶n lý thÊp sÏ cã c¸c ®Æc ®iÓm sau: - Cã nhiÒu vËt dông kh«ng cÇn thiÕt vµ kh«ng ®−îc s¾p ®Æt gän gµng. - Di chuyÓn c¸c ®å vËt ®ßi hái ®i l¹i nhiÒu vµ qu·ng ®−êng xa, khu vùc lµm viÖc

kh«ng râ rµng víi lèi ®i. - PhÇn lín c«ng viÖc lµ l·ng phÝ - NhiÒu sai sãt gÆp ph¶i trong c«ng viÖc vµ møc sai lçi cao. - NhiÒu c«ng viÖc ph¶i lµm l¹i, giao hµng lu«n chËm trÔ vµ cã nhiÒu c«ng viÖc lµm

ngoµi. - Kho nguyªn liÖu, b¸n thµnh phÈm vµ thµnh phÈm lµ qu¸ nhiÒu vµ mÊt rÊt nhiÒu

thêi gian bèc xÕp. - ThiÕt bÞ v¨n phßng, trang thiÕt bÞ s¶n xuÊt bÈn thØu, diÖn tÝch bá kh«ng, tû lÖ m¸y

háng cao - Sµn nhµ, t−êng, cöa sæ, thiÕt bÞ chiÕu s¸ng bÈn thØu, c¸c phßng kh«ng ®ñ s¸ng - N¬i lµm viÖc thiÕu an toµn vµ nhiÒu tai n¹n, sù cè xÈy ra - C¸c ph−¬ng tiÖn c«ng céng (phßng ¨n, tñ ®å ®¹c, nhµ vÖ sinh...) thiÕu vÖ sinh - Tinh thÇn cña c«ng nh©n thÊp - Ng−êi lao ®éng kh«ng tù hµo ®èi víi c«ng viÖc cña m×nh Ch−¬ng tr×nh siªu 5S sÏ c¶i thiÖn c¸c ®iÒu kiÖn nªu trªn vµ t¹o dùng nªn nh÷ng ®iÒu kiÖn tèt h¬n.

Mét c«ng ty ®ang ¸p dông thµnh c«ng siªu 5S sÏ:

- Cã n¨ng suÊt cao (P)

- ChÊt l−îng æn ®Þnh (Q)

- ChÝ phÝ hîp lý (C)

- Giao hµng ®óng h¹n vµ chÝnh x¸c (D)

- An toµn cho ng−êi lao ®éng (S)

- Tinh thÇn lao ®éng cao (M)

Siªu 5S ®ãng gãp vµo tõng néi dung cña PQCDSM

5S ?

16

Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh, mäi ng−êi tham gia 5S cã thÓ häc hái vµ thùc hiÖn triÕt lý, nguyªn t¾c vµ ph−¬ng ph¸p 5S vµ thÊy c¸c kÕt qu¶ vµ sù hµi lßng tham gia. Kh«ng nghi ngê g× khi kh¼ng ®Þnh r»ng viÖc lÆp l¹i qu¸ tr×nh nµy sÏ n©ng cao ý thøc Kaizen cña ng−êi lao ®éng. Khi thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh 5S, c«ng ty ®−îc chia thµnh nhiÒu khu nhá, mçi khu do mét nhãm ng−êi lao ®éng phô tr¸ch. Ho¹t ®éng cña c¸c nhãm nµy sÏ nu«i d−ìng vµ qu¶ng b¸ tinh thÇn lµm viÖc theo nhãm cña ng−êi lao ®éng. CÊp qu¶n lý ph¶i lµ nh÷ng ng−êi tiªn phong d−íi con m¾t cña nh©n viªn cña hä. §Ó lµm ®−îc ®iÒu nµy, hä cÇn ®i ®Çu trong viÖc hiÓu ®óng triÕt lý cña 5S, tham gia tù nguyÖn vµo 5S vµ lµ tÊm g−¬ng tèt cho cÊp d−íi. NhiÖm vô cña hä lµ gi¸o dôc cho cÊp d−íi vÒ 5S, x©y dùng môc tiªu, h−íng dÉn c¸ch thùc hiÖn 5S, qu¶n lý ch−¬ng tr×nh vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶. Nh÷ng ai ®· cã kinh nghiÖm ®Òu thÊy r»ng, viÖc ph¸t triÓn vµ qu¶ng b¸ tèt mét ch−¬ng tr×nh tõ 5S ®Õn siªu 5S sÏ n©ng cao nhiÖt huyÕt, th¸i ®é vµ n¨ng lùc ®èi víi c¸c ho¹t ®éng Kaizen cña ng−êi lao ®éng vµ c¶i thiÖn kh«ng khÝ lµm viÖc tíi møc ®¸ng ng¹c nhiªn. CÇn nhí r»ng c¸c nhãm ng−êi, c¸c vËt dông tån kho, nhµ x−ëng vµ m¸y mãc, nÕu bÞ bá r¬i, quªn l·ng th× ®Òu sÏ bÞ giµ ho¸ vµ suy gi¶m chÊt l−îng. Theo c¸ch hiÓu nµy th× c¸c ho¹t ®éng siªu 5S ph¶i th−êng xuyªn ®−îc lÆp l¹i nh− mét ch−¬ng tr×nh h÷u hiÖu nh»m nu«i d−ìng ý thøc Kaizen cña mäi ng−êi. H¬n thÕ n÷a, cÇn nhí r»ng ngay c¶ khi mét ch−¬ng tr×nh siªu 5S ®· ®−îc ¸p dông t¹i c«ng ty vµ mét ch−¬ng tr×nh c¶i tiÕn n¨ng suÊt còng ®· ®−îc ¸p dông, th× c«ng ty còng nªn tiÕp tôc ch−¬ng tr×nh 5S vµ cè g¾ng n©ng cÊp c¸c néi dung cña nã.

- X©y dùng ý thøc Kaizen cña mäi

ng−êi t¹i n¬i lµm viÖc

- X©y dùng c¸ch lµm viÖc theo

nhãm th«ng qua sù tham gia cña

mäi ng−êi

- X©y dùng kh¶ n¨ng l·nh ®¹o thùc

tÕ cho c¸c tr−ëng phã phßng ban

- N©ng cÊp c¬ së h¹ tÇng ®Ó ¸p

dông c¸c c«ng nghÖ Kaizen tiªn

tiÕn.

Bèn môc tiªu c¬ b¶n cña ch−¬ng tr×nh siªu 5S

5S ?

17

Trong sè c¸c ho¹t ®éng Kaizen, ch−¬ng tr×nh siªu 5S cã thÓ t¹o ra c¸c kÕt qu¶ râ rµng: §ã lµ do qu¸ tr×nh ho¹t ®éng hµng ngµy lÆp ®i lÆp l¹i ®−îc liªn quan tíi 3S (Sµng läc, S¹ch sÏ, S¨n sãc). Mäi ng−êi cÇn tíi triÕt lý c¶i tiÕn, kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn vÊn ®Ò vµ c¸c nguyªn t¾c, ph−¬ng ph¸p c¶i tiÕn, thùc hiÖn chÝnh sÏ ®−a tíi sù s¸ng t¹o (siªu 5S). HiÖu qu¶ tÝch cùc sÏ thÊy ®−îc nh− tr×nh bµy ë trªn. §ã lµ 7 lý do c¬ b¶n khiÕn siªu 5S trë lªn phæ biÕn.

- N¬i lµm viÖc ®−îc s¹ch sÏ vµ gän gµng h¬n - C¸c ho¹t ®éng trong ph©n x−ëng vµ t¹i v¨n phßng sÏ dÔ dµng vµ

an toµn h¬n - KÕt qu¶ ®−îc mäi ng−êi nhËn thÊy

kÓ c¶ néi bé vµ bªn ngoµi - C¸c kÕt qu¶ nh×n thÊy sÏ gióp t¹o

ra nhiÒu ý t−ëng míi - Mäi ng−êi tu©n thñ kû luËt mét

c¸ch tù nhiªn - Mäi ng−êi tù hµo trong n¬i lµm

viÖc gän gµng vµ s¹ch sÏ cña m×nh - KÕt qu¶ lµ h×nh ¶nh tèt ®Ñp cña

c«ng ty sÏ t¹o thªm c«ng ¨n viÖc lµm.

Siªu 5S ®ang trë nªn phæ biÕn v× 7 lý do

5S ?

18

Ch−¬ng tr×nh siªu 5S n»m trong tÇm víi cña mäi c«ng ty bÊt kÓ qui m« cña nã. Nh÷ng tæ chøc ®· ¸p dông 5S cã qui m« kh¸c nhau tõ mét c¬ së s¶n xuÊt ®Ëu phô chØ víi vµi c«ng nh©n cho ®Õn mét c«ng ty dÇu löa cã tíi 6.000 c«ng nh©n. H¬n n÷a, siªu 5S cã thÓ ¸p dông cho bÊt kÓ ngµnh c«ng nghiÖp nµo: c«ng nghiÖp s¶n xuÊt nh− thÐp, ®ãng tµu, x©y dùng, chÕ t¹o m¸y, ®iÖn tö vµ trang bÞ ®iÖn, ho¸ dÇu, xi m¨ng, thuû tinh, dÖt, giÊy, thùc phÈm; ngµnh b¸n lÎ nh− c¸c cöa hµng b¸ch ho¸, cöa hµng ®Æc s¶n vµ ngµnh c«ng nghiÖp dÞch vô nh− ng©n hµng, giao th«ng. Ngoµi ra cã mét sè vÝ dô lång ghÐp 5S vµo c¸c c¬ quan chÝnh phñ vµ c¸c tæ chøc x· héi kh¸c. Ch−¬ng tr×nh siªu 5S kh«ng ®ßi hái sö dông thuËt ng÷ khã v× nã dÔ hiÓu vµ dÔ thùc hiÖn ®èi víi mäi ng−êi, hiÖu qu¶ cña nã ai còng thÊy ®−îc. §ã lµ lý do t¹i sao siªu 5S thu hót sù quan t©m cña nhiÒu ng−êi vµ trë lªn phæ biÕn nh− mét ch−¬ng tr×nh Kaizen toµn c«ng ty dÔ dµng ¸p dông. Ch−¬ng tr×nh siªu 5S nh»m t¹o ra mét m«i tr−êng lµm viÖc n¨ng suÊt, an toµn, tho¶i m¸i vµ s¹ch sÏ phï hîp víi cuéc sèng céng ®ång trong c«ng ty. Cã thÓ nãi r»ng, ®©y lµ lý do chÝnh t¹i sao nhiÒu ng−êi ñng hé vµ tham gia vµo ch−¬ng tr×nh siªu 5S.

- Nã n»m trong tÇm tay cña mäi c«ng ty bÊt kÓ tÇm cì lín nhá.

- Nã cã thÓ thùc hiÖn t¹i mäi lo¹i h×nh c«ng ty tõ s¶n xuÊt, kinh doanh vµ dÞch vô

- TriÕt lý cña nã thËt dÔ hiÓu ®èi víi tÊt c¶ mäi ng−êi, nã kh«ng ®ßi hái ph¶i hiÓu c¸c thuËt ng÷ phøc t¹p.

- Ai còng thÝch n¬i lµm viÖc cña m×nh gän gµng, s¹ch sÏ vµ tho¶i m¸i.

Siªu 5S cã thÓ cã nhiÒu ng−êi tham gia h¬n v× 4 lý do

5S ?

19

Nguån gèc tõ 5S 5S lµ viÕt t¾t cña 5 tõ tiÕng NhËt lµ Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu vµ Shitsuke. Th«ng th−êng, 5 tõ nµy ®−îc dïng nguyªn gèc tiÕng NhËt. Tuy nhiªn, trong tiÕng ViÖt chóng ta cã thÓ sö dông c¸c tõ t−¬ng ®−¬ng nh−: Sµng läc, S¾p xÕp, S¹ch sÏ, S¨n sãc vµ S½n sµng.

- 5S lµ ch÷ viÕt t¾t cña 5 tõ tiÕng NhËt. Mçi tõ b¾t ®Çu b»ng mét nguyªn ©m “S”.

- §ã lµ Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu vµ Shitsuke

Nguån gèc cña thuËt ng÷ 5S

5S ?

20

§Þnh nghÜa chung cña Seiri Seiri: (1) Tæ chøc c¸c ®å vËt ®ang ë tr¹ng th¸i thiÕu trËt tù vµ ®Æt chóng vÒ tr¹ng th¸i trËt tù. (2) Lo¹i bá nh÷ng g× kh«ng cÇn thiÕt. (3) Gièng nh− giai ®o¹n cuèi cïng cña xö lý v¶i dÖt, nong, chuèt, xÐm vµ c¸n l¸ng v¶i sau khi hå, tÈy tr¾ng hoÆc nhuém ®Ó n©ng cao ®é mÞn vµ vÎ ®Ñp; kÕt thóc. C¸c vÝ dô: (1) Hä më mét tñ chøa ®å lín t¹i gãc phßng. Cã biÕt bao lµ ng¨n ®ùng s¸ch, quÇn ¸o

vµ c¸c ®å dïng kh¸c ë bªn träng. Tõng thø mét cã mét d¶i giÊy ®Ò ngµy ph¸t hiÖn ra chóng. “å, chóng ta ph¶i s¾p xÕp l¹i tñ. Nã gÇn nh− chËt cøng”. Hä b¾t tay vµo viÖc vµ lÊy ra nh÷ng ®å v« dông. D−êng nh− ®ã lµ nh÷ng ®å vËt kh«ng b¸n ®−îc, thËm chÝ cã b¸n còng rÊt rÎ m¹t.

(2) Trong khi anh ta ®ang gäi ®iÖn tho¹i, tr«ng anh ta kh¸ c¨ng th¼ng vµ nãi lóng bóng. Sau khi treo m¸y, anh ta nom nh− thÓ ®ang tù mØm c−êi víi m×nh vÒ qu¸ khø vµ thØnh tho¶ng liÕc ®ång hå, dµnh thêi gian xÕp ®Æt c¸c ®å vËt lªn bµn cho gän gµng, nh÷ng c«ng viÖc d−êng nh− kh«ng cÇn thiÕt.

(3) Sau khi c« ta xÕp ®Æt l¹i c¨n nhµ cña m×nh vµ ®ãng gãi c¸c thø cÇn thiÕt Keiko gäi ®iÖn tho¹i cho b¸c cña m×nh t¹i Yokohama.

Seiri vµ Seiton th−êng bÞ lÉn lén. ViÖc dïng Seiri trong vÝ dô thø nhÊt hÇu nh− nhÊt qu¸n víi ®Þnh nghÜa ë trªn. Nh−ng trong 2 vÝ dô sau thùc chÊt lµ ®Ò cËp ®Õn Seiton.

Seiri lµ ph©n lo¹i vµ bá ®i c¸c vËt dông kh«ng cÇn thiÕt t¹i n¬i lµm viÖc

§Þnh nghÜa cña Seiri

Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu Seiso

21

§Þnh nghÜa chung vÒ Seiton Seiton: S¾p xÕp mäi thø gän gµng cã trËt tù. VÝ dô: 1) C¨n phßng gän gµng vµ tho¹t nh×n gièng nh− c¨n phßng cña mét c« g¸i trÎ sèng

®éc th©n, nh−ng trong nhµ bÕp, r¸c th¶i chÊt thµnh ®èng trong chËu röa t¹o nªn mïi h«i h¸m. Anh më cöa nhµ vÖ sinh vµ thÊy ®èng quÇn ¸o ch−a giÆt bªn trong.

2) Kitajima nh×n quanh phßng vµ nãi: “C¨n phßng kh¸ gän gµng, nh−ng cã hµng chång hép c¸c-t«ng n»m c¹nh ti vi, tñ l¹nh vµ gi¸ s¸ch. Cã lÏ, chóng chøa ®ùng c¸c hµng ho¸ bÞ lÊy trém cña nh÷ng ng−êi chñ ch−a râ”.

3) Keiko kh«ng muèn ®Ó Yano thÊy c¨n phßng cña anh trai c« bëi v× c« ®· kh«ng lµm vÖ sinh nã mµ chØ ®¬n thuÇn thay kh¨n tr¶i gi−êng sau khi Asami l−u l¹i. Tuy nhiªn cuèi cïng th× c« còng më cöa “å, nã qu¸ lµ gän ghÏ ®èi víi mét c¨n phßng cña ®µn «ng”. Yano rÊt bÞ Ên t−îng, quyÕt ®Þnh b−íc vµo phßng vµ b¾t ®Çu xem xÐt mét c¸ch thÝch thó.

C¸c vÝ dô trªn ®Òu dïng tõ Seiton theo c¸ch mµ cuèn s¸ch ®Ò cËp.

§Þnh nghÜa Seiton Seiton lµ bè trÝ/ s¾p xÕp c¸c ®å vËt cÇn thiÕt theo trËt tù thÝch hîp sao cho cã thÓ dÔ dµng chän lùa chóng khi cÇn dï

Seiton lµ bè trÝ / s¾p xÕp c¸c ®å vËt cÇn thiÕt theo trËt tù thÝ ch hîp sao cho cã thÓ dÔ dµng chän lùa chóng khi cÇn dïng.

§Þnh nghÜa cña Seiton

Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu Seiso

22

§Þnh nghÜa chung vÒ Seiso Seiso: Lµm vÖ sinh: s¾p ®Æt mäi thø gän gµng

Seiso lµ lµm vÖ sinh n¬i lµm viÖc cña m×nh hoµn chØnh sao cho kh«ng cßn bôi trªn sµn nhµ, m¸y mãc hay thiÕt bÞ .

§Þnh nghÜa cña Seiso

Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu Seiso

23

§Þnh nghÜa Seiketsu Seiketsu: Kh«ng vÕt bÈn vµ s¹ch sÏ, trung thùc vµ th¼ng th¾n vÒ tÝnh c¸ch vµ hµnh vi.

Seiketsu lµ duy tr× n¬i lµm viÖc cña m×nh sao cho n¨ng suÊt vµ thuËn lîi b»ng c¸ch lÆp ®i lÆp l¹i c¸c ho¹t ®éng Seiri- Seiton- Seiso

§Þnh nghÜa cña Seiketsu

Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu Seiso

24

§Þnh nghÜa vÒ Shitsuke Shitsuke: RÌn luyÖn nÒ nÕp t¸c phong

Shitsuke lµ ®µo t¹o mäi ng−êi tu©n thñ thãi quen lµm viÖc tèt vµ gi¸m s¸t nghiªm ngÆt c¸c néi qui t¹i n¬i lµm viÖc

§Þnh nghÜa cña Shitsuke

Seiri Seiton

Shitsuke

Seiketsu Seiso

25

N¬i lµm viÖc cña b¹n thuéc h¹ng nµo? Cã thÓ cã sù kh¸c biÖt lín gi÷a sù ®¸nh gi¸ vµ c¸ch nghÜ cña b¹n Ch−¬ng tr×nh siªu 5S liªn quan tíi tÊt c¶ mäi ng−êi v× môc tiªu ®¹t ®−îc “n¬i lµm viÖc h¹ng 1”.

- N¬i lµm viÖc h¹ng 3: lµ n¬i mäi ng−êi bµy bõa vµ kh«ng ai dän dÑp c¶

- N¬i lµm viÖc h¹ng 2: Lµ n¬i mäi ng−êi bµy bõa nh−ng ng−êi kh¸c ph¶i dän dÑp

- N¬i lµm viÖc h¹ng 1: Lµ n¬i kh«ng ai bµy bõa nh−ng ai còng lµm vÖ sinh

Ba lo¹i h×nh n¬i lµm viÖc kh¸c nhau

26

H×nh vÏ nµy cho thÊy quan hÖ gi÷a Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu vµ Shitsuke. Shitsuke lµ b¸nh r¨ng trung t©m truyÒn chuyÓn ®éng. Nh− b¹n thÊy, khi b¸nh r¨ng nµy quay ng−îc chiÒu kim ®ång hå th× b¸nh r¨ng Seiri, Seiton, Seiso vµ Seiketsu sÏ quay theo chiÒu kim ®ång hå. CÇn hiÓu râ lµ nh÷ng ng−êi tham gia gi÷ vai trß chñ ®¹o cho sù thµnh c«ng cña ch−¬ng tr×nh siªu 5S.

LÆp l¹i chu tr×nh 5S

27

§iÒu kiÖn tiªn quyÕt cho sù thµnh c«ng cña siªu 5S lµ sù hiÓu biÕt vµ ñng hé cña l·nh ®aä cÊp cao. NhiÖm vô cña l·nh ®¹o cÊp cao lµ h×nh thµnh c¸c tæ chøc ®Ó thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh vµ chØ ®Þnh nh÷ng ng−êi hç trî thùc hiÖn. Tr−íc hÕt, ng−êi hç trî ch−¬ng tr×nh nªn tham gia vµo ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o dµnh cho l·nh ®¹o vµ nªn tæ chøc ch−¬ng tr×nh ®µo t¹o toµn c«ng ty. Sau ®ã cÇn ph¸c th¶o kÕ ho¹ch hai n¨m thùc hiÖn siªu 5S vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®ã. BÝ quyÕt thµnh c«ng lµ t¹o ra mét m«i tr−êng thÝch hîp gióp mäi ng−êi cã thÓ tham gia. Sau ®ã, nh÷ng nh©n viªn v¨n phßng cÇn ®−a ra s¸ng kiÕn thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh. Nãi c¸ch kh¸c, ®Ó ®¶m b¶o cho sù thµnh c«ng cña ch−¬ng tr×nh, hä nªn lËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn víi sù tham gia cña tÊt c¶ mäi ng−êi. Ch−¬ng tr×nh siªu 5S lµ sù lÆp l¹i liªn tôc chu tr×nh siªu 5S vµ ®−îc thiÕt kÕ ®Ó c¶i tiÕn viÖc qu¶n lý. Sù nhËn thøc ®óng ®¾n vµ ph−¬ng ph¸p thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh nµy lµ nh©n tè chÝnh cña sù thµnh c«ng.

Cã sù cam kÕt vµ ñng hé liªn tôc cña l·nh ®¹o cÊp cao Siªu 5S b¾t ®Çu b»ng gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Kh«ng cã ai lµ quan s¸t viªn trong siªu 5S mµ mäi ng−êi ®Òu tham gia LÆp l¹i chu tr×nh 5S ®Ó ®¹t ®−îc chuÈn mùc cao h¬n

Bèn nh©n tè chÝ nh cho sù thµnh c«ng cña Siªu 5S

1

2

3

4

28

H×nh vÏ nµy cho thÊy mét phÇn bèi c¶nh lý t−ëng ®−îc giíi thiÖu cho l·nh ®¹o cÊp cao cña mét c«ng ty n−íc ngoµi chuyªn s¶n xuÊt vµ b¸n thøc ¨n gia sóc vÒ môc tiªu Kaizen. NhiÒu vÊn ®Ò cã thÓ ®−îc nhËn thÊy trong chuyÕn th¨m quan ®Çu tiªn t¹i c«ng ty: - §å dïng thiÕu vÖ sinh víi chuét, gi¸n.... - Ph−¬ng ph¸p kiÓm so¸t nguyªn vËt liÖu theo kiÓu vµo sau - ra tr−íc - Sµn nhµ bÈn thØu, t−êng vµ cöa sæ còng vËy - ThiÕt bÞ vµ m¸y mãc s¶n xuÊt bÈn thØu - VËt liÖu ph©n t¸n quanh sµn nhµ - « nhiÔm nguyªn vËt liÖu, thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm - Bé phËn gi¸n tiÕp n¨ng suÊt thÊp vµ hçn ®én - Kh«ng ph©n biÖt ®−îc ®©u lµ lèi ®i cho ng−êi vµ xe cé - §i l¹i trong nhµ m¸y kh«ng an toµn do kh«ng cã qui ®Þnh - Tinh thÇn cña c¸n bé rÊt thÊp H×nh ¶nh nµy ®−îc m« t¶ ®Ó giíi thiÖu vµ ®Þnh h−íng tíi mét ch−¬ng tr×nh 5S nh»m c¶i thiÖn t×nh h×nh.

N¬i lµm viÖc gän gµng vµ s¹ch sÏ t¹o nªn n¨ng suÊt cao vµ an toµn cho ng−êi lao ®éng

29

CÊu tróc cña phÇn 3: - KÕ ho¹ch thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh 2 n¨m - siªu 5S - 6 b−íc - S¬ ®å tiÕn tr×nh siªu 5S cho ch−¬ng tr×nh thùc hiÖn 2 n¨m - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 1: ChuÈn bÞ - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 2: Th«ng b¸o chÝnh thøc cña l·nh ®¹o - Tæ chøc thùc hiÖn siªu 5S - N¬i lµm viÖc gän gµng s¹ch sÏ tËp trung vµo con ng−êi - Nhãm chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn 5S theo khu vùc - Hép dông cô 5S - C¸c ¸p phÝch thùc hiÖn 5S - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 3: Tæng vÖ sinh víi sù tham gia cña mäi ng−êi - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 4: B¾t ®Çu ho¹t ®éng ‘Seiri” - Thùc hiÖn Seiri t¹i n¬i lµm viÖc cña b¹n nh− thÕ nµo? - T¹i sao l¹i thu gom c¸c vËt dông kh«ng cÇn thiÕt? - Khi nµo, ai vµ ë ®©u sÏ tiÕn hµnh ho¹t ®éng Seiri ®èi víi c¸c vËt dông kh«ng cÇn thiÕt - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 5: Thùc hiÖn hµng ngµy c¸c ho¹t ®éng Seiri, Seiton vµ

Seiso - Thùc hiÖn Seiton t¹i n¬i lµm viÖc cña b¹n nh− thÕ nµo? - 7 nguyªn t¾c thùc hiÖn Seiton - S¬ ®å gi¶i thÝch vÒ siªu Seiso (17 trang) - Mét sè thùc tiÔn vÒ Seiso ®iÓn h×nh - C¸c c«ng cô vÖ sinh kh¸c nhau - S¬ ®å gi¶i thÝch vÒ siªu Seiso - Duy tr× vµ n©ng cÊp møc Seiketsu ®· ®¹t ®−îc - Mét sè gîi ý ®èi víi ho¹t ®éng Shitsuke - Ghi l¹i c¸c c¶i tiÕn b»ng h×nh ¶nh - Hå s¬ c¶i tiÕn 5S - KÕ ho¹ch tæng thÓ - B−íc 6: §¸nh gi¸ ®Þnh kú 5S

Tõng b−íc Thùc hiÖn Ch−¬ng tr×nh siªu

PhÇn 3

5S

30

NÕu l·nh ®¹o ®ång c¶m víi c¸c ý t−ëng tr×nh bµy ë phÇn 1 cña cuèn s¸ch nµy “HiÓu triÕt lý vµ c«ng n¨ng cña siªu 5S”, ng−êi ta mong muèn r»ng tr−íc hÕt l·nh ®¹o th¨m viÕng c¸c c«ng ty mÉu thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh siªu 5S vµ häc hái kinh nghiÖm thµnh c«ng cña c¸c c«ng ty ®ã vÒ siªu 5S. HiÓu siªu 5S nh− ch−¬ng tr×nh Kaizen toµn c«ng ty lµ rÊt quan träng vµ sau ®ã ¸p dông nã theo chu tr×nh qu¶n lý: LËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn vµ kiÓm tra. C¸ch thøc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau t¹i mçi b−íc trong kÕ ho¹ch thùc hiÖn 2 n¨m - Siªu 5S - 6 b−íc ®−îc m« t¶ ë phÇn sau.

B−íc 1: ChuÈn bÞ

B−íc 2: Th«ng b¸o chÝ nh thøc cña l·nh ®¹o

B−íc 3: Tæng vÖ sinh víi sù tham gia cña mäi ng−êi

B−íc 4: B¾t ®Çu Seiri

B−íc 5: Thùc hiÖn hµng ngµy Seiri, Seiton, Seiso

B−íc 6: §¸nh gi¸ ®Þ nh kú 5S

KÕ ho¹ch thùc hiÖn 2 n¨m - Siªu 5S - S¸u b−íc