公文管理與公文寫作

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公文管理與公文寫作

一、文書處理作業（一）速別之區分：

1. 卷宗：普通件—白色；速件—藍色；最速件—紅色；密件—黃色。（校內處理之速度）本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上加貼「最速件」字樣。

2. 函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。

（二）「密等及解密條件或保密期限」：分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。

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（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。

（四）內文：

1. 主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主，必要時得加簡單原因，應力求具體扼要；不分項。

2. 說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

3. 辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件；於「簽」中使用「擬辦」。

4. 中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。

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（五）分項標號：一、二、三… ( 一 ) 、 ( 二 ) 、 ( 三 )… １、２、３… ( １ ) 、 ( ２ ) 、 ( ３ ) （數字為全形，括弧為半形）

對齊方式：

說明：一、《空 1 個字》 ( 一 ) 《空 2 個字》 ★有括弧者，後面不須加頓號（、）１、《空 3 個字》 ( １ ) 《空 4 個字》

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（六）數字使用原則：

1. 數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。

2. 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

3. 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。

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舉例說明 --使用阿拉伯數字者：附件 1、東總字第 0950086517 號、第 1階段、 21 世紀、第 1優先、

第 2次、第 3名、第 6次會議紀錄、 95年度、 921 大地震、延後 3週辦理、 150 公分、 80﹪、 3.59﹪、 6億 3,944 萬 2,789元、 442,789 人、 1： 3、依兒童福利法第 44條規定…

舉例說明 --使用中文數字者：一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文、「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條…

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（七）其他注意事項：

1. 人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆成兩行。

2. 有隸屬關係之上級機關、長官稱「鈞」，例如教育部稱為「鈞部」、對機關首長稱「鈞長（座）」；無隸屬關係則稱為「貴」或「大」。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。

3. 文中提及其他機關、團體，應稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」，前面不需空格；對職員稱「職稱」。

4. 上行、平行及下行文，自稱皆為「本」，例如：本校。

5. 引號之使用：「…『…』…」。

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6. 主旨句末應加「公文期望或目的語」，例如：請查照；請備查；請核示；請鑒核…。

7.常見錯字：公「佈」、分「佈」（布）；部「份」、身「份」證（分）；「盡」量（儘）；「粘」貼（黏）…… . ；「劃」與「畫」、「記錄」與「紀錄」。

8. 「假」與「在」及「於」的分別。

（八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加「國立」 2 字，私立學校則不加「私立」 2 字；承辦單位應不列為副本收受者。

（九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。

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二、公文製作系統（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版

★「東吳大學」的設定：檔案＼系統資訊＼系統資訊設定

（二）詞組（詞庫）的使用

1. 如開啟時未出現詞庫→設定＼啟用詞庫輸入；左下角「詞」

2.新增＼刪除詞組：文字→編輯詞庫內容；在「詞庫選擇視窗」按右鍵，選「編輯詞庫內容」

3.快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後，按右鍵，選「置入詞庫」。

4.換詞庫：在「詞庫選擇視窗」按右鍵，選「換詞庫」。

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（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵

「 Tab 」：每按一下，該段內縮一個字。

「 Shift 」＋「 Tab 」：每按一下，該段前移一個字。

（四）更換用紙（稿轉函）：檔案＼公文用紙＼更換基本公文用紙

（五）列印：

1. 請選擇「合印」非「套印」。

2. 其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本…），請依個人需要，自行選擇。

3. 「多址分文」及「分繕列印」的區別。

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4.多址分文常用方式：

文字欄：來源名稱選取「行文單位正本（副本）」

目的欄位選擇「受文機關」

文字檔：來源型態改選「文字檔」

瀏覽（須副檔名為 .txt 之檔案）至來源名稱→新增

目的欄位選擇「受文機關」

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三、公文管理系統（一）基本設定：工具→網際網路選項： 1. 一般＼設定：「每次查閱畫面時」 2.安全性＼信任的網站：網站： http://163.14.189.245 （ https: 的勾要取消）自訂層級：「 Active X控制項與插件」項下，皆選「啟用」

（二）何時必須帶進 ODS檔案？需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統 1.直接用「 ODS 」創稿 2.創稿時，在「主檔」瀏覽帶入 ODS檔案第 11 頁共 12 頁

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報告人：王蓉貞分機： 8201E-mail： [email protected]

（三）其餘功能介紹

1.查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式

2.檔案：

單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、指定單位存查公文清單

3.報表：第一次使用報表者，請務必先「下載列印報表相關檔案」，並以「開啟」方式執行

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