當北醫遇到機構典藏

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當北醫遇到機構典藏當北醫遇到機構典藏

臺北醫學大學圖書館報告人：邱子恒副館長業務負責人：吳朝裕

-- TMU IR-- TMU IR 的的 360360 天天

大綱大綱

緣起

推廣與行銷

系統建置經驗

營運經驗

未來展望

臺北醫學大學臺北醫學大學

機構典藏機構典藏臺北醫學大學臺北醫學大學

機構典藏機構典藏

北醫簡介北醫簡介● 都會型醫學專業大學

● 北醫大學● 附屬醫院● 萬芳醫院● 雙和醫院

● 醫、藥、口腔、公衛暨保營、護理學院、通識教育中心＆ 20個系所。

● 423位專任教師

緣起緣起

● 2006● 教育部委託臺大圖書館進行「建置機構學術成果典藏計畫」，為期三年。

● 2009● 加入第二期 IR 30+計畫，以集中典藏教職員作品，增加能見度。

2009.05 2009.05 決定導入決定導入

2010.012010.01 ～持續成長～持續成長本校出版品典藏、持續徵集

2010.12 2010.12 推廣行銷推廣行銷知識分享大賽匯入教師著作系統所有書目

2009.11 2009.11 正式上線正式上線系統使用說明會

2009.10 2009.10 上線前準備上線前準備帳號權限設定、工讀生訓練

2009.092009.09 書目資料匯入書目資料匯入匯入電子學位論文書目＆全文教師著作系統近三年書目

2009.08 2009.08 系統規劃建置系統規劃建置架構建置、權限設定

TMUIRTMUIR 建置時程表建置時程表

TMUIRTMUIR

系統規劃建置系統規劃建置● 系統導入

● 版本： DSpace v.2.0 （現為 v.3.2 ）● 由交大圖書館協助設置

● 設備規格● 1U 機架式● Intel Quad Core E5410 2.33G × 2 / 12G / 500G × 4● VMSUIT 虛擬伺服系統● Cent OS● RAID 5 及 Silver Storage 300GB × 3

● 備份頻率：每日

系統系統規劃建置規劃建置

● TMUIR系統畫面


● 架構建置

藥學院藥學院醫學院醫學院

TMUIRTMUIR

公衛學院公衛學院口腔學院口腔學院

資料類別資料類別

各系各系


各系各系


各系各系


各系各系


各系各系

各科各科

通識中心通識中心

圖書館圖書館

行政單位行政單位

出版品出版品

附屬醫院附屬醫院

雙和醫院雙和醫院

萬芳醫院萬芳醫院

護理學院護理學院

機構典藏簡介機構典藏簡介

● 期刊論文● 會議論文● 研究報告● 專書著作● 博碩士論文● 專利● 海報

● 單位出版品● 演講資料● 課程教材● 學生學習成果● 考古題● 其他

● 上傳資料類別


IR

資訊處

技術支援

機構典藏館員 1 名+10 位工讀生

徵集、推廣、典藏、窗口

系統館員1 名

系統維護、備份

副館長

統籌規劃、方向指引

副校長

任務下達、政策裁示

● 團隊成型


● 增加能見度● 圖書館首頁放置連結 Logo ● Google 、 Yahoo 登記● 加入 ir.org.tw

書目資料匯入書目資料匯入

● 資料來源：教師著作系統● 上傳範圍： 2007-2009● 總筆數： 3952筆

● 期刊論文● 會議論文● 技術報告● 專書● 專利


● 資料來源：電子學位論文系統● 上傳範圍

● 未公開全文 ---書目。● 已公開全文 ---全文 + 書目。

● 總筆數： 2755筆


● 專書著作掃描● 效法 Google Book Search● 掃描封面＆目錄

上線前準備上線前準備

● 上傳帳號● 北醫教職員 --Email帳密

●Single Sign On

● 學生團體 --申請● 三院：因帳號字串不同，正由資訊處研議中。


● Single Sign On● 目的

●避免隨人事變動頻繁增刪帳號。●排除教職員申請帳號之麻煩。

● 由資訊處協助。● 概念

進入進入辨識辨識 sso


● 權限預設● 原因： SSO只驗證登入，使用者仍無法上傳。● 處理：

●取得教職員帳密清單。●個別設定上傳權限，使教職員登入後可上傳文件。


● 到府服務工讀生● 目的：有感教職員因繁忙無暇自行上傳，故設置「到府服務」工讀生。

● 作法：●派遣工讀生至指定地點協助上傳。●派遣工讀生將資料帶回館內處理。

遇到問題

#2518

圖書館收到教職員申請

至指定地點協助上傳

至指定地點收取資料

派出工讀生

正式上線正式上線

● 系統使用說明會● 時間： 2009.10.29● 目的

● 宣導機構典藏概念與建置目的。● 簡介系統內容與使用方式。● 提供教職員系統使用諮詢管道。

● 參與人員： 37位


● 各單位典藏資料現況全文數

11.5 ％

45 ％

5.9 ％

7.9 ％

13.2 ％

4.3 ％

9 ％

1.4 ％ 1.8 ％

統計日期 2004.04.06


● 系統各類資料累積現況

9889

227450

7

734

33

741294

6505

2636

744539 741

6520

25551977

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

10000

11000

期刊論文

會議論文

計畫報告

學位論文

本校出版品

專書考古題其他

1數列 2數列總筆數全文數


● 訪客統計●造訪人次 : 264345造訪次數


開始建置開始建置


● 遭遇問題●詢問度高，上傳率低。●許多教職員對機構典藏仍無概念。

● 因應作為● 以 Email、電訪持續宣達系統建置目的。● 研擬推廣活動，鼓勵教職員上傳。

推廣與行銷推廣與行銷

● 推廣活動規劃

上傳積分制

獎勵

&表

揚

上傳資料

提供統計資料

推廣活動圖書館教職員

校方


● 知識分享大賽● 目地：吸引教職員上傳文件。●時間：每月舉辦。●方式

●上傳積分統計，取前 5 名。●致贈獎狀與禮物。●與館內其他活動連結。


● 擬定計分規則

計分方式

user自行上傳

每筆書目資料 +1 分。

每筆檔案 +5 分。

交由圖書館代為上傳每筆檔案 +3 分。

計算日期以收件月份計算。


● 設定上傳審核功能● 目的：偵測 user自行上傳情況● 概念：

審核後呈現在系審核後呈現在系統畫面統畫面上傳後文件進入等待區上傳後文件進入等待區

統計上傳者姓名、單位、上傳筆數

MailMail 通知管理者通知管理者

登入審核登入審核


● 教職員參與情形●參與人員共 18位。●參與單位共 10個。●共計貢獻 763筆文件。

持續成長持續成長

● 系統使用手冊● 目的 : 提供快速查檢。●內容

●系統功能簡介●上傳教學●如何編輯已上傳檔案


● 主動典藏回溯資源

–國科會研究報告–主辦之會議論文集–已停刊出版品–贈書與館藏數位化

網站資源–北醫與三院網站

•教學文件、研究成果、活動紀實、法規文件

–My tmu ＆ My tmu2

定期更新–JECM–新臺北護理期刊–今日北醫–健康快遞–衛生政策公報–附醫電子報–雙和醫訊

每學年度更新–教師著作系統–學位論文系統


● 持續徵集與推廣● 持續宣傳活動內容與活動結果。● 電訪 Top 50教師，主動徵集。

● 籌劃知識分享獎● 設置「知識分享獎」，提昇上傳誘因。● 每學期五名，頒發獎金 10000元與獎牌。●依學期中「知識分享大賽」累積積分屏選。

營運經驗分享營運經驗分享

● 期刊論文的版權問題●許多教職員直接由線上資料庫下載論文提交，不知有版權問題。

●認為自己的論文資料庫都有，圖書館何不直接下載？


● 論文版權問題 - 因應作為●先典藏後公開

●限制閱讀權限或暫不開放，待解決版權問題後才公開。

●修改呈現樣式●出版社回應已修改呈現樣式的版本，為自我典藏可容忍範圍。

● 加強宣導版權問題，鼓勵提交 pre-print。


● 對機構典藏的概念仍不清楚●認為學校已有教師著作系統，為何還需機構典藏？

●誤以為機構典藏是另一個全文資料庫，詢問為何沒有全文？

● 不知道系統可以典藏那些東西？


● 概念不清 - 因應作為● 利用網站、文宣、 mail、電話進行宣導。

●宣傳時明確提示需協助的部份，如徵集類型、聯繫方式 ...

●親自拜訪，藉當面交談排除疑問，亦可同時徵集。


● 成員參與度仍需努力● 北醫教師多身兼數職，醫院學校兩頭跑更為常事。

● 部份教師願意整理自己的作品，但時間一久就沒了下文。


● 提昇參與度 - 因應作為●主動徵集，並將聯繫對象轉向研究助理。

●適時提醒，但避免淪為騷擾。

● 研擬教職員感興趣的推廣活動。

未來展望未來展望● 概念推廣

● 將 IR概念推廣至北醫每個角落。

● 範圍拓展● 典藏範圍擴及三院。

● 持續成長● 持續徵集更豐富多元的典藏資料。

● 帶動參與● 持續推廣，期盼更多教職員參與機構典藏活動。

結論結論

● 機構典藏是永續經營的活動，除了圖書館自己的努力外，更應持續尋求組織成員的支持，透過各種策略激發成員的參與意願，以實踐 IR的真正精神，同時亦可獲取更多有價值的典藏文件，使典藏系統更具影響力，也為人類知識的保存作出貢獻 !

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