青岛市档案局监督指导二处

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青岛市青岛市照片归档与管理规范照片归档与管理规范

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照片档案：

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

照片

一、定义

纸质照片数码照片


1 、本单位历届领导人及全体职工的照片。

2、上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片。

3、本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片。

4、本单位各种工作成果的照片。

二归档范围


5 、本单位宣传报道工作的照片。

6、本单位外事活动的照片。

7、本单位发生的各种重大事件、事故的照片。

8、本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片。


9 、本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片。

10、本单位的产品、设备仪器照片。

11、记录本单位建设发展史的照片。

12、本单位组织或参加的其它重要活动的照片


1 、对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。

2、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。

三、归档要求


3 、照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。

时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；

地点：被摄物所在的具体地点；

人物：照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置；

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；

摄影者：照片的拍摄人。


4 、照片形成部门归档时应与档案部门办理交接手续，填写《移交、接收登记表》。登记表一式两份，交接双方各保存一份。

5、使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档，反映一般内容的，可只归档数码照片。

6、数码照片归档时应统一转换为 JPEG格式。


7 、用数码相机直接拍摄的数码照片，其像素数应在 300万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于 600dpi。

8、大幅照片扫描时应根据照片大小合理分割扫描，扫描时相邻部分应至少重合 10mm。

9、归档的纸质照片、数码照片、底片影像应一致。


青岛市企业数字档案室建设标准（试行）青档字 2005[24] 号

照片扫描

依据：


1 、彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。

2 、对于所扫描的照片，以常见 5寸照片大小（ 12.5cm *8.5cm）为参照，统一采用 600pdi;对于其他太大或太小的照片，扫描线数可作相应调整，一般照片尺寸越小扫描线数越大；对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。

3 、扫描图像缩放比应为 100 ％。

要求：


四、整理

照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

数码照片的整理纸质照片的整理底片的整理


（一）数码照片的整理

1 、分类数码照片采用年度年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档

2、排列数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间或重要程度排列在一起。


数码照片号是固定和反映每张数码照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。

3 、编号

档号格式为：

全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—张号


全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未给定全宗号的，该项可暂空。

门类（类目）：指数码照片的代号。用 SP表示。

年度：数码照片所属年度。

保管期限：照片保管期限是按照片价值划定的保存年限。分为长久和定期两种。保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。长久照片的保管期限项用“ 1”表示，定期照片的保管期限项用“ 2”表示。

张号：指在同一保管期限内按照片的排列从“ 1”开始的顺序编号。


数码照片文件名应为：

门类（类目）—年度—保管期限—张号

4、文件命名

张号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“ 0”

如：“ SP2005100001.Jpg”

类目年度保管期限张号格式


5 、存储

B、存储数码照片光盘背面应注明光盘的全宗号、门类（类目）、年度、盘号

A、应采用只读光盘作为数码照片的保存载体。一个归档年度的数码照片应存储至一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式

格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—盘号


盘号：指在同一全宗内或同一类目光盘的顺序编号。全宗号、盘号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“ 0”。

书写时应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。

没有全宗的单位可暂时不填写全宗号

注：

SP2006100123

此光盘中存放的是 2006年长久的数码照片， 123 表示档案室目前总共有 123 张数码照片的光盘


C 、每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。

根目录

说明文件数码照片子目录

一张数码照片

著录文件


图示：

2006


A 、说明文件

文件名： README.TXT文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全

宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标

题，右边为说明内容，中间用冒号分开。


文件名： DESCRIPT.XML文件内容：数码照片盘内目录的电子版本。该文

件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式： XML 文件。

目录名： DATA目录内容：存放经过整理后的数码照片。

C数码照片子目录

B著录文件


data(文件夹 )

照片档案的档号的编写要严格按照《规范》中所要求的格式编写

一个年度同一保管期限内一个流水号推荐“批量更名专家”软件的应用


D 、刻录光盘应一式四套

套别分别为 A、 B、 C，其中 A表示封存， B表示利用， C表示异地保存。

B套刻录两份， A套、 B套进馆保存。暂不进馆单位可保存三套。


A、光盘封面光盘封面分正面和背面（含盒脊）

立档单位的全称或通用简称

6 位阿拉伯数字表示，第 1～ 4 位表示年，第5～ 6 位表示月

６编目


注：上报的光盘要一式两套 (AB)

本单位保存要一式三套 (ABC)

VCD 、 DVD 光盘应标注为 VCD 或 DVD ， CD光盘应标注为 CD-DA ，用 CD-R 光盘刻录的各种电子文件应标注为 ISO9660/Joliet 用英文字母代表的电子文件类型，文本文件用 T ，图

像文件用 I ，图形文件用 G ，影像文件用 V ，声音文件用 A ，多媒体文件用 M ，计算机程序用 P ，数据文件用 D 。同一光盘含有多种文件类型文件应依次填写


Ｂ、文件目录数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。

题名应概括、准确反映照片的基本内容，时间、地点、人物

（姓名、职务、在照片上所处的位置）、事由等要素要完整。

拍摄时间用 8位阿拉伯数字表示，第 1～ 4 位表示年，第 5～ 6 位表示月，第 7～ 8位表示

日

注释需要补充和说明的情况。如同时归档纸质照片和底片，应在备注栏注明互见号，格式为：全宗号—门类（类目）—年度—

保管期限—张号


（二）纸质照片的整理1、纸质照片编号

纸质照片号是固定和反映纸质照片在全宗内排列顺序的一组字符代码

格式如下：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限代码—张号

2、纸质照片号的填写纸质照片号应使用专用光盘标记笔，横排编写在纸质照片的背面右下方

ZP2006100006

类目

年度保管期限张号


3 、纸质照片放入照片袋内保管，一张一袋。照片袋规格为：13cm×18cm。照片袋项目填写时应使用专用光盘标记笔或打印

与该张纸质照片相对应的数码照片编号。编号格式为：全宗号—门类（类目）—年度—保管期限—张号

SP2006100036

王鹏

ZP2006100012

20060311

二 OO六年度全市企事业单位档案工作业务研讨会在青岛

市档案局召开，图为青岛市档案局副局长 ***在讲话


4、纸质照片装盒纸质照片应按张号顺序装入照片盒，并填写备考表、照片盒脊项目

注：

不同保管期限的照片不应装入同一个盒内


照片盒封面式样：

此处盖立档单位公章


全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号用阿拉伯数字填写，门类（类目号）项填写“ ZP”

ZP20061

1-36

265


注：1 、盒内备考表应放在盒内最后位置。2、本盒情况说明填写盒内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间 3 、纸质照片盒应按照全宗号、年度、保管期限、张号的顺序排列，上架保存


（三）底片的整理

1、底片放入底片袋内保管，一张一袋。

底片袋应装入相应照片袋内

2、底片袋右下角编写底片编号，格式为：年度—保管期限—纸质照片张号

ZP2006100036 2006100036


五、保管

1 、数码照片光盘应放在坚硬的塑料包装盒（ 1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。

2 、照片袋、底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其 pH 值应在 7.2～ 9.5之间， ɑ一纤维素含量应高于 87 %。

3、照片盒应采用中性偏碱性纸质材料制作，其 pH 值应在 7.2～ 9.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。


4 、库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求。环境温度应控制在 17℃-25℃，相对湿度应控制在 35%-45%。

5 、照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。

6、数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。


7、数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。

8、对外提供查阅服务时，应尽量使用数码照片。确需利用纸质照片或底片，管理者和使用者应戴洁净的棉质薄手套，防止污染照片或底片。

9、每隔两年应对底片、纸质照片照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。每隔 4 年应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于 4年。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。


*存在问题：

1 、题名

A、题名要完整，不能出现如“公司大门”，“职代会照片”等。题名要体现出具体时间、地点、事件、人物等要素。

B、题名中的时间不可只体现月和日，要有年度。如：“ 3月 2日， **领导来我公司参观”。C、题名中涉及到重要人物时，人名要全称，不能出现“王总，徐总”等字样。如 ,2002年 1月 12日， *** 公司在黄海饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，徐总、王总、刘书记。应改为： 2002年 1月 12日， *** 公司在黄海饭店召开档案工作协调会，图为大会主席台，左起，( 总经理 ) 徐 **、 ( 副经理 ) 王 **、 ( 书记 )刘 **。


2 、责任者：

责任者要用规范名称，不能出现如“办公室、宣传处，技术处”等名称。

3 、照片扫描（相关要求请参照《青岛市企业数字档案室建设标准（试行）》）

A、扫描的照片一定要去白边。

B、扫描的照片必须大于 600dpi，不能在照片上加说明文件，只要单纯的照片，不能把说明一起扫描。


4 、照片的选择A、如果是关于会议的照片，要选择带横幅的，要体现出地点、事件、主要人物等主要信息，拍摄人和拍摄时间要完备。

B、照片命名一定要按《规范》中的规定命名

C、如果一个事件有 N张照片，一定是一张照片一个档号 /题名。不能建立一个文件夹把这些照片放里面，只给一个档号。

例如：会议开幕式有三张照片，分别是一张带横幅的全景，另两张分别是两个领导讲话，三个题名分别是

“二 OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为观摩会的开幕仪式”，

“二 OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为青岛黄海橡胶集团党委书记 ***在讲话”。

“二 OO二年四月十六青岛市企业档案信息化建设现场观摩会在青岛黄海橡胶集团召开，图为青岛市档案局局长 ***在讲话。”

三张照片的时间地点事件都要写清楚


题名应为：图为 1980年＊＊＊公司位于长江东路的公司大门照片


A 4 纸张 29.7*21

五寸照片 12.7*8.9


2007年 2月 7日，青岛港集团举办重点建设项目档案整理协调会。右一，青岛市档案局＊＊＊，右二，青岛港集团档案室＊＊＊。


谢谢 !

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