计算机应用教研室

第 4 部分

电子表格软件 Excel

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主要内容

基本概念 窗口组成 基本操作 公式和函数 图表 数据管理与分析 页面设置与打印

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4.1 Excel 基本概念

1. 工作薄：一个 Excel 文件就是一个工作薄，扩展名为“ .xls” ，可以包括若干个工作表；

2. 工作表：由若干行和列组成，对应一个二维表格，最大行 65536 行，最大列 255 列；

3. 单元格：行列交叉的小格子。相当于表格中的一格；4. 单元格名称：由列标题和行号组成的符号，

如“ A10” 表示第一列第 10 行那个单元格；5. 单元格区域：由左上角单元格名称和右下角单元格名

称标识，由间用冒号（ : ）隔开，如“ B3:D10” 表示从 B3 单元格到 D10 单元格之间的所有单元格组成的区域。

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4.1 Excel 基本概念4. 数据类型： EXCEL 为了便于信息的处理按处理方式

的不同将数据分为字符型（或称文本型）、数值型和日期型等；

5. 字符型数据：可以由任意键盘符号组成，没有大小、多少等数值含义的数据 ;

6. 数值型数据：只能由 0-9 、小数点、正负号、 E（用于表示指数）等符号组成的，有大小、多少等数值含义的数据 ;

7. 日期型数据：用以表示日期的数据，实际操作中常用字符型数据代替。

对一纯数字数据，如果做算术运算无意义，则最好设置为字符型如：学号、电话号码、邮编等。

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4.2 Excel 概述

1. Excel 的程序文件名为 excel.exe ；2. 窗口中“活动单元格名称框、列标号、全选

按钮、行序号、工作表标签、编辑栏”是新的术语，在后续讲解中用得很多；

3. 编辑栏可显示和编辑当前单元格中的数据。

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4.3 Excel 基本操作

4.3.1 工作薄的建立与打开自学（ P15

0 ）；

4.3.2 工作表的管理自学（ P153 ）；

4.3.3 演示单元格的选定（ P154 ）； 注意选单元格和选单元格中的内容是不一样的。

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4.3 Excel 基本操作

1. 如何输入数字文本？ （ 1 ）在每一个数据前加单撇号； （ 2 ）将该列设置成文本型 ( 格式 / 单元格… / 数字 , 设置成文本即可 ) 。

2. 自动填充 （ 1 ）纯数字或纯文本按复制填充； （ 2 ）数字文字复合体填充时文本不变， 数字递增； （ 3 ）若为预设序列中的一员，按预设序 列填充； （ 4 ）纯数字按住 CTRL 拖动为递增填充。 （ 5 ）自动填充只能是等差数列或复制，要填充等比数列可用（编辑 / 填充 / 序列…）

3. 预设序列的定义工具——选项——自定义序列

4. 数据有效性验证

4.3.4 数据输入 ( 以录入通讯录为例 )

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4.3 Excel 基本操作

1. 修改单元格中的数据；2. 移动与复制单元格中数据；

注意选择性粘贴的用法。3. 插入整行和整列的方法；4. 删除与清除数据5. 查找与替换数据

4.3.5 编辑工作表自学（ P157 ）

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4.3 Excel 基本操作

4.3.6 设置工作表格式自学 （ P161 ）

1. 设置字符格式；2. 设置数字格式；3. 设置对齐格式；4. 设置单元格格式。

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4.4 Excel 公式与函数

4.4.1 使用公式（ P165 ）1. 运算符——算术运算符（注意%）

如下图，在 B1 中输入 20 ，在 C1中输入“ =B1%” ，回车后得到 0.2

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4.4 Excel 公式与函数

4.4.1 使用公式（ P165 ）2. 运算符——比较运算符

比较两个数据之间的关系，结果为 True 或 False ，通常不直接使用，而用在 if 函数中；

3. 运算符——文本运算符用于连接两个数据，产生连续的文本，如下图。

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4.4 Excel 公式与函数

4.4.1 使用公式（ P165 ）4. 运算符——引用运算符

注意看教材中的叙述及图例，其中“：”和“，”较为常用，而“ ”（空格）应用较少。

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4.4 Excel 公式与函数

4.4.1 使用公式（ P165 ）

2. 优先级——运算顺序和数学上基本相同，注意看教材 P165 所述

3. 公式的输入与编辑（ 1 ）公式的输入必须以“ =” 开头；

（ 2 ）公式的编辑可在编辑栏中进行，也可 双击单元格后进行编辑。

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4.4.2 使用函数

1. 取整函数 INT(x)可以将放在括号内的数据 x 进行取整运算，运算规则是得到不大于该数的最大整数，如：=int(3.9) 结果为 3=int(-3.9) 结果为 -4

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4.4.2 使用函数2. 随机函数 Rand()

注意该函数括号中没有内容，但括号不能省，得到一个 [0 ， 1 ）之间的随机纯小数。=Rand() 得到结果随机，本次为： 0.60381176

本函数常用于生成实验数据：rand()*100 可以生成 [0 ， 100 ）之间的数；

int(rand()*100) 可以生成 [0 ， 99] 之间的整数；int(rand()*(b-a+1)+a) 可以生成 [a,b] 之间的随机整数。

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4.4.2 使用函数3. 求和函数 sum()

该函数用于对单元格区域数据求和，格式为 sum( 单元格区域 ) 例如：

sum(a3:b4) 就是对“ a3:b4” 区域求和； sum(a3:b4,c1:c10) 就是对“ a3:b4” 区域

和” c1:c10” 的所有单元格中数据求和。4. 求均值 average() 与求和函数用法完全相同。

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4.4.2 使用函数5. 条件判断函数 if()

该函数用于根据条件取值，格式为 if(条件表达式 , 第一个值 , 第二个值 )

例如： if(b1>=60,” 通过” ,”未通过” ) 这样函数值为两种可能，当单元格 b1>=60 时为”通

过”，反之为“未通过” ;再如： if(b1<60,”未通过” ,if(b1<90,” 通过” ,”优秀” ))

这样函数值为三种可能，当单元格 b1<60 时为“未通过” ,否则当单元格 b1<90 时 ( 暗含条件为 b1>=60)为“通过”，否则 ( 暗含条件为 b1>=90) 为”优秀”

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4.4.3 单元格引用 (P168)

当使用的公式中有单元格名称时，我们称之为单元格引用，分为以下三种情况： 1. 相对引用：公式中直接使用单元格名称，如 F3 单元格中的公式为“ =sum(B3:E3)” ；当公式复制到 F4

单元格时，公式会自动变为“ =sum(B4:E4)” , 如果公式复制到 G5 单元格时，公式会自动变为“ =sum(D5:F5)”

公式变化特点：公式中的单元格名称引用随目标单元格行列变化而发生相应变化，这种引用最常见。

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4.4.3 单元格引用

2. 绝对引用：公式中引用单元格名称时，在单元格名称行号、列标前都加上“ $” 符号，这种公式被复制或移动到其它单元格时，公式不会发生变化。如 F3

单元格中的公式为“ =sum($B$3:$E$3)” ；当公式复制到任何地方时，公式均保持不变。 这种方式常用于多个单元格对某一个单元格值的引用。如实习指导书上的求平均分差。

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4.4 Excel 公式与函数

4.4.3 单元格引用

3. 混合引用：公式中引用单元格名称时，只在行号或列号前加“ $“ ，这样在复制公式时，加” $” 的部分不发生变化，而没加的那部分发生变化，如 F3 单元格中的公式为“ =a$1*$b1” ；当公式复制到 F4

单元格时，公式会自动变为“ =a$1*$b2” , 如果公式复制到 G5 单元格时，公式会自动变为“ =

b$1*$b3”

示例见于实习指导书综合训练任务 5 。

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4.4.3 单元格引用

4. 三维引用：三维引用是指同一个工作薄中，一个表中的运算需要引用另一个表中的单元格，这时需要在被引用单元格名称前加上工作表名。例如：在sheet1 中引用 sheet2 中的单元格 D10 ，则方法为： sheet2!d10

工作表名与单元格名称之间用“ !” 隔开。应用见综合实习任务 6 。

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4.4.4 函数综合应用1. 新建一个工作薄，在 sheet1 中第 1 行建立表头

“学号、姓名、语文、数学、外语、政治、地理、历史、生物”课程；

2. 录入学号和姓名，学号通过拖拉填充获得，姓名从实习素材中复制得到，各门课成绩可以用函数生成随机数，注意利用选择性粘贴到另一张表使随机数不乱变 ( 设置数据有效性：数据 / 有效性… ) ；

3. 公式计算总分、平均分；4. 格式刷的使用及条件格式 ( 条件 /条件格式… ) ；5. 排序 ( 数据 /排序… ) 。

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4.5 图表（ P169 ）

常用图表有三类：柱状图、折线图、圆饼图。可通过菜单“插入 / 图表”，然后按向导完成。1. 柱状图，适用于分析对比数据之间的关系；2. 折线图，适用于分析多个数据的变化情况及规律；3. 圆饼图，适用于分析多个数据在整体中的占用比例；

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4.6 数据管理与分析

数据管理与分析主要包括数据排序、筛选、分类汇总和数据透视表等功能。1. 数据排序的规则 （ 1 ）数值数据按数值大小排序； （ 2 ） ASCII 码信息按 ASCII 码中的顺序排序，汉字按内码排序（一般是按汉语拼音排序），对于文本信息的顺序是从左向右逐个字符比较顺序，直到遇到第一个不相同的字符为止。与文本长度无关。 排序步骤：数据 /排序（ P178 ）

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4.6 数据管理与分析

2. 数据筛选（ P179 ） 数据筛选是指从大批数据中筛选出满足要求的数据记录。从“数据 /筛选 / 自动筛选”菜单可以实现此功能。 示例：可以从 2003级学生名单按以下要求筛选： （ 1 ）某个学院的全部学生； （ 2 ）某个省的全部学生； （ 3 ）姓“张”的全部学生； （ 4 ）同县或同一个中学毕业的老乡。

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4.6 数据管理与分析

3. 分类汇总（ P181 ） 分类汇总是 EXCEL 的一项重要功能，它可以将同类数据汇总在一起，进行求和、求均值、记数、求极值等运算。对数据库进行分类汇总，要求表中每列数据有表名，在汇总之前，首先应对要汇总的字段进行排序。即将同类的记录连续存放。 示例：利用派车单数据表汇总生成司机补贴月报表、单车核算表及用户用户情况汇总表。

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4.6 数据管理与分析

4. 数据透视表 数据透视表可以认为是一种复杂的分类汇总。例如我们对新生名单，如果要统计各学院男女生人数、学校各民族学生组成情况等等，就可以使用数据透视表。

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4.7 Excel 表格排版

1. 纸张大小设置（根据内容决定纸张大小及方向）文件 / 页面设置…

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4.7 Excel 表格排版

2. 加表格线( 格式 / 单元格… ) ，也可以在格式工具栏上找到相应的工具按钮

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4.7 Excel 表格排版

2. 也可以在格式工具栏上找到相应的工具按钮后完成选定单元格或区域的边框设置

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4.7 Excel 表格排版

3. 在“格式 / 行 / 行高”菜单中设置表格行高。

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4.7 Excel 表格排版

4. 打印预览，查看初步排版效果，并在其中单击“页边距”按钮对各行宽度及上下左右边距进行调整

可以完成页面设置及页眉页脚设置

可以完成页面边距设置及各行行宽设置

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4.7 Excel 表格排版

4. 打印预览，查看初步排版效果，并在其中单击“页边距”按钮对各行宽度及上下左右边距进行调整

页眉区，常用于放表标题

页脚区，常用于放页码

可用鼠标调整列宽

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4.7 Excel 表格排版5. 单击“设置...”，用表标题做页眉，使每一页都有表标题

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4.7 Excel 表格排版

6. 用页码做页脚，第几页及总页码由按钮生成

页号字体设置

总页数

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4.7 Excel 表格排版7. 回到编辑画面，文件——页面设置——工作表——打

印标题——设置表头，使每一页都有表头。

在这里录入需要在顶端作为标题的行起止号，如” $1:$2” 表示将 1 和 2 行做为标题行在每页重复。也可以将光标放在这里后通过选定获得