SEIS S

13

16Seminarios de Educacin Continuada Pgina

Hernn Jimnez & Asociados Divisin de ConsultoraSerie de Manuales Tcnicos

PROGRAMA DE ORDEN EN EL PUESTO DE TRABAJO PARA HSEQ

(Versin 1.49 de Enero de 2014)

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE HERNN JIMNEZ & ASOCIADOS, POR LO TANTO QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIN O UTILIZACIN.

DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

En nuestra empresa cada cosa est en su lugar y eso nos facilita la labor de mantenimiento, la localizacin de documentos y la fcil reparacin o ajuste de mquinas.

PROGRAMA DE ORDEN EN EL PUESTO DE TRABAJO PARA HSEQ

Este material ha sido producido empleando las licencias de Microsoft para Windows Ocho, Visio 2003 y Office 2010. Office MAC 2011 y OS Lion. Hernn Jimnez & Asociados.Telfono: (313)3210580Pgina web: http://facilempresarial.com/index.htmlCorreo electrnico: hernan.jimenez.barrero@gmail.comBogot Colombia.

INTRODUCCIN

Este material permite al lector colocar los puestos de trabajo en orden para garantizar una operacin sin prdidas de tiempo siguiendo parmetros de categora mundial. Este documento forma parte del proceso de sensibilizacin en las empresas y permite en pocas semanas lograr resultados financiaros visibles por la alta gerencia al disminuir costos de operacin. Cada campaa puede realizar en una semana o un mes, de acuerdo con la cultura de su empresa. De la buena programacin dependen los resultados finales.

HERNN JIMENEZ BARREROGERENTE GENERAL Y CONSULTORHJ & ASOCIADOS

NDICE

INTRODUCCIN3NDICE4CAMPAA DE LAS SEIS "S"5MTODO DE LAS SEIS ESES5PRIMERA ETAPA6SEGUNDA ETAPA7TERCERA ETAPA8CUARTA ETAPA9ARREGLAR: SEMANAS 1 Y 210ORDENAR Y LIMPIAR: SEMANAS 3, 4 Y 511MANTENER: SEMANA 612HABITO: PERMANENTEMENTE14DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE15BIBLIOGRAFA16DOCUMENTOS Y LIBROS16

CAMPAA DE LAS SEIS "S"

La organizacin logra un primer nivel de calidad y disciplina si aplica las tcnicas descritas en este manual. Esta es la mnima calidad interna que es necesario llevar a cabo para asegurar que exista un primer nivel de sistema de aseguramiento integral que podemos clasificar como bsico, como plataforma mnima. Puede emplear cada paso como una campaa semanal. MTODO DE LAS SEIS ESES

El mtodo de las seis eses (6 S) es una tcnica japonesa basada en actividades que propenden por hacer que en cada proceso de una empresa, el sitio de trabajo sea un lugar agradable y ordenado en dnde resulte fcil la consecucin de los objetos necesarios para llevar a cabo las labores con seguridad y respetando el medio ambiente. A travs de este mecanismo se pretende mejorar la eficiencia en el desarrollo de las labores por la ausencia de largos periodos de bsqueda de algunos elementos necesarios para realizar de manera eficiente las actividades.

Esta tcnica se constituye en una herramienta muy valiosa en una compaa que quiere dar paso a la implementacin de un programa de gerencia integral.

Los aspectos que toca el mtodo de las seis eses estn basados en la realizacin de seis actividades generales a saber:

ORIGEN DE LAS SEIS S (TRADUCCIN)

SEIRIARREGLOSEITONORDENSEISOULIMPIEZASEIKETSUMANTENIMIENTOSHUKANHBITOSHITSUKEDISCIPLINA

La metodologa sigue (4) cuatro etapas:

PRIMERA ETAPAFomentar en la Gerencia General el inters por realizar un Plan Piloto de accin en un rea que presenta un aspecto desagradable y de desorden a la vista. Normalmente, se toma un rea que carece de un espacio adecuado para realizar las actividades, sin ningn sistema de control, para llegar a comprometerlo para que al final de la prctica sean las personas que transmitan su experiencia a otros y sirvan a la vez de jueces de sus propias actividades. No se realiza esta actividad para crear mal ambiente, lo que se busca en fermentar entre las personas un cambio de mentalidad y cultura de la organizacin en la cual no se emplee la frase: eso siempre ha estado en ese estado.

PASO A SEGUIR: SELECCIONAR UN AREA COMO PILOTO. En ella se presenta el nivel de desorden existente en una fecha y luego se presenta en una segunda fecha la el nuevo orden alcanzado.SEGUNDA ETAPAReunir al personal del rea escogida para que sea informado sobre el plan a seguir, el tiempo de ejecucin y el coordinador encargado de llevar a cabo la actividad, esto se har con un enfoque de Gerencia Participativa en el cual cada miembro del grupo tiene especial importancia para el xito del programa, de esta manera cualquier decisin que se tome ser el resultado del consenso de todos los participantes.Los participantes se les asigna tiempo de su semana laboral para lograr llevar a cabo el aseo y cambio del rea de trabajo para que se convierta en un modelo. Procure que no sea necesario invertir casi dinero, que todas las mejoras se lleven a cabo mediante la venta de residuos, el reciclaje, el buen uso de equipos abandonados en los patios o en los almacenes, la reconstruccin de estantera a partir de las cajas de madera con las cuales llegan los productos importados para solo mencionar algunas posibilidades. Por ejemplo si se requiere una estantera para colocar herramienta, hgala con la madera de las estibas y de los embalajes que llegan a la empresa e los contendedores. Fomente el reciclaje y las soluciones de bajo costo dentro del personal operativo y que se cree una cultura de todo aprovechar, reutilizar o reciclar.Las personas deben tomar conciencia de la importancia de tener sus reas de trabajo aseadas y con todos sus implementos cerca y en lugares visibles para poder tener un sentido de buen vivir y de orden en los sitios dnde el personal pasa la mayor parte de su vida: los lugares de trabajo. Procure que se hagan breves charlas de 10 minutos unas tres veces en la misma semana que estn arreglando su rea para reforzar la importancia de lo que se est llevando a cabo, la toma de conciencia de las leyes vigentes, los peligros detectados y la mejora manera de mitigarlos.

Durante la segunda etapa, ser la propia gerencia general la encargada de evaluar los resultados obtenidos a medida que se vayan realizando las actividades y se encarga de difundirlos internamente.

TERCERA ETAPAAcudir directamente al sitio de trabajo para detectar el estado actual de las instalaciones y la forma en que se estn desarrollando las labores. Para poder cuantificar el xito del programa se recomienda documentar el estado actual del rea de trabajo a travs de una serie de fotografas que capten los aspectos a corregir, en su lugar podr realizarse una grabacin de vdeo del entorno de trabajo, siempre buscando mostrar que se ha llevado un cambio de cultura.

Cualquiera sea el mecanismo usado la informacin debe estar de manera permanente a disposicin de las personas que all trabajan, lo cual se puede hacer colocando en una cartelera las fotografas o pasando en los horarios de descanso la grabacin realizada, al mismo tiempo que se cuenta con una seccin en la Internet de la empresa, su pgina Web y su revista interna. Haga una lista de chequeo sobre lo que ser evaluado en las visitas:

reas demarcadas Todo etiquetado: producto aprobado, rechazado, Basuras clasificadas y recogidas a diario. Uniformes en buen estado Personal empleando los equipos de seguridad industrial. Registros a diario diligenciados en letra legible. Extintores debidamente cargados, con fecha de vencimiento clara y despejada su rea de maniobra. Todas las toma corrientes en buen estado, limpias y marcadas los voltajes y los colores reglamentarios. Hojas de vida de mantenimiento de los equipos al da y plan de mantenimiento. Herramientas bsicas en cada puesto de trabajo al alcance de la mano. Se adquiere la costumbre de usarla y dejarla en su sitio, nadie se va para la casa sin dejar la herramienta en su sitio. CUARTA ETAPAEsta considera bsicamente el desarrollo del programa en el cual se establecer el siguiente cronograma de accin:

ARREGLAR: SEMANAS 1 Y 2Para ello se debe en primera instancia colocar en lugar visible la actividad que se esta realizando, para que sea un medio sugestivo de compromiso de todo el personal con algn tipo de lema, tal es el caso de:

TODOS VAMOS A ARREGLAR LAS INSTALACIONES EN LAS LABORAMOS. Este es nuestro segundo hogar.

Adems de:

1. Tirar lo que no sea til, reciclar o vender lo que no se necesite pero pueda ser til para otra organizacin. 2. Guardar en estantes o archivadores aquello que se utiliza a veces.3. Dejar lo que se utiliza de manera frecuente lo ms cerca posible al sitio de trabajo.4. Llevar a la bodega aquello que rara vez se utiliza. Clasificar en forma fcil de ubicar las cosas archivadas. 5. Arreglar los pequeos desperfectos, tal como los bombillos fundidos, las carteleras cadas, los escritorios rotos, las baldosas levantadas, los grifos de agua con fugas. EL lugar de trabajo debe ser agradable, nadie dijo lujoso, solo funcional y con los avisos de seguridad industrial que recuerden los implementos que se deben emplear. 6. Clasificar los elementos que se tienen en los sitios de trabajo de acuerdo con su naturaleza y uso.

ORDENAR Y LIMPIAR: SEMANAS 3, 4 Y 5

Al igual que en el caso anterior se debe reemplazar el lema por uno nuevo que tenga alusin a la nueva fase de trabajo que se est llevando a cabo, por ejemplo:

LA LIMPIEZA Y EL ORDEN HARN DE LA EMPRESA UN SITIO AGRADABLE DE TRABAJO. UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR.

Las actividades de orden deben pretender cubrir los siguientes aspectos:

1. definir un lugar fijo para los tiles de trabajo, las herramientas, los equipos y los instrumentos usados para el desarrollo de las actividades de un proceso. Un lugar visible, cmodo, preferiblemente construido por los propios trabajadores con materiales reutilizables: cajas de madera de material importado, madera de estibas deterioradas, tubos retirados del servicio, estantera instalada y todos esos materiales que solo requieren un poco de trabajo.

2. Sealizar de manera adecuada los espacios con letreros que correspondan a la identificacin del departamento, por ejemplo en la puerta de entrada de la oficina de gerencia colocar: GERENCIA GENERAL, de igual manera se debe demarcar las reas de trnsito libre y circulacin restringida, los sitios dnde se prohbe fumar o comer, los sitios dnde se encuentran los servicios de aseo.

3. Retirar todos aquellos objetos que se encuentren dificultando el paso de las personas o los vehculos o que generen posibilidades de accidentes.

4. Instalar a le entrada de la empresa un mapa general de la distribucin de la planta, la ubicacin de cada departamento, dnde estn descritos los accesos y salidas de cada sector.

Las actividades de limpieza contemplan la elaboracin de un lema: ASEO ES SALUD y las siguientes acciones:

1. Eliminar el polvo, las basuras, los desechos, los regueros de materiales o de aceite y en general todo aquello que genere mala apariencia del sitio, cree contaminacin y este en contra de las normas vigentes de medio ambiente.

2. Asear, lavar o pintar los sitios que presenten un estado deteriorado.

3. Recoger y colocar en su lugar las piezas o tiles que se encuentran tiradas en cualquier lugar.

4. Solucionar los pequeos desperfectos que se presenten en las mquinas, equipos o dispositivos.

MANTENER: SEMANA 6En esta etapa se insistir en cada persona sobre la importancia de mantener el orden y aseo logrado hasta la fecha en la empresa, haciendo uso del mensaje general:

LO DIFCIL NO FUE HACERLO; ES MANTENERLO. AYDANOS

Es importante recalcar a cada empleado la importancia de mantener la por estacin de cada sitio de trabajo despejado, libre de incomodidades, en orden, aseado y una presentacin personal agradable y limpia.

1. Involucrar a las personas en el programa que desarrolla la empresa.2. Ofrecer a cada participante los medios para realizar sus labores en las condiciones deseadas.

Cumpliendo con este cronograma se notar fcilmente la transicin entre un sitio desordenado y en apariencia estrecho a uno ordenado, limpio y agradable, con espacio suficiente para desarrollar la labor, lo que motiva al trabajador y por lo tanto aumentar los rendimientos de produccin de cada individuo y disminuir los riesgos de accidentalidad en la empresa. Aspectos que los vern no slo las personas que trabajan en el rea sino en general todos los miembros de la organizacin y por supuesto la Gerencia de la empresa.

Para realizar todos esos cambios, cmo los otros que exige un proceso de Calidad Total es importante generar en cada persona compromisos consigo mismo y con su alrededor, a travs de la Gerencia Participativa lo que implementar en las personas una idiosincrasia de trabajo en grupo que le permitir a los participantes en el Plan Piloto compartir sus experiencias con el resto de las reas para que el trabajo en ellas d resultados prsperos en ms corto tiempo. A partir de este momento el rea se encontrar en capacidad de cumplir con las dos (2) ltimas actividades que sern de carcter permanente.

HABITO: PERMANENTEMENTE

Es necesario que las actividades realizadas anteriormente se conviertan en una costumbre de actuar de todo el personal de la empresa, esto estar dado en la medida en que se revisen y corrijan los detalles que rodean el trabajo de manera frecuente, constante para con el tiempo lograr que se haga de manera permanente. Hbito quiere decir que se hace una actividad en forma igual, casi sin pensar, sin reflexionar. Se posee una costumbre

HACER LAS COSAS BIEN ES NUESTRA RESPONSABILIDAD. HAGAMOS DE ESTE COMPROMISO PARTE DE NUESTRA VIDA

Elabore un tablero en el cual cada rea de trabajo sea calificada cada semana sobre su nivel de cumplimiento de las buenas prcticas de industria. Eso desata una sana competencia que obliga al personal a realizar la operacin de mantener y adquirir el hbito. DISCIPLINA: PERMANENTEMENTE

Para lograr mantener los resultados se requiere de la participacin de todos los miembros de una organizacin basados en los siguientes principios:

LA MEJOR MANERA DE EVITAR UN INCIDENTE, ES HACER TODO COMO SE DEBE

1. No se puede asegurar el logro de un objetivo si no se tiene la seguridad de que cada quin hace lo que debe. Revisar manuales, funciones, competencias y criterios de aceptacin es necesario en esta etapa.

2. El xito depender de que se usen correctamente las herramientas, equipos, tiles y en general los elementos de seguridad.

3. Todos y cada uno de los involucrados en el proceso deben respetar y cumplir las normas y estndares establecidos, tal es el caso de los horarios de asistencia al trabajo, las llegadas tarde y las salidas temprano de las oficinas, los manuales de funciones y los manuales de procedimiento.

4. Todos los individuos pertenecientes a una organizacin deben guardar las mnimas normas de urbanidad y respeto por el otro.

BIBLIOGRAFA

DOCUMENTOS Y LIBROSHiebeler, Robert y otros autores. Las Mejores Prcticas. Arthur Andersen. Identifica soluciones enfocadas en el cliente para disparar los resultados de la empresa. Editorial Norma, 1998.

Goldratt, Eliyahu. La Carrera. Ediciones el Castillo, cuarta edicin, 1996, Mxico.

Goldratt, Eliyahu M. Necesario mas no Suficiente. Una novela de negocios sobre teora de restricciones. Ediciones Castillo. Monterrey, Mxico, 2001.

Jimnez, Hernn, ISOMANIA. Revista de la empresa HJ & Asociados sobre los temas de ISO9001, ISO14001, OHSAS18001, ISO17025 y SA8000. Publicacin mensual de HJ & Asociados. Disponible desde 1995.

Jimnez, Hernn. Gua para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guas para implementar, mantener, mejorar y disear sistemas de gestin para varios sectores. Publicacin actualizada cada seis meses. Para copias puede contactarnos en el telfono 313-3210580 de Bogot. HJ & Asociados, Bogot, enero de 2014Kriegel, Robert. De las vacas sagradas se hacen las mejores hamburguesas. Estrategias rompeparadigmas para desarrollar personas y organizaciones dispuestas al cambio. Editorial Editolaser, Noviembre 1996.

Masaaki, Imai. GEMBA KAIZEN. Como implementar el kaizen en el sitio de trabajo (GEMBA). Editorial McGraw Hill, 1998.

Masaaki, Imai. KAIZEN. La clave de la ventaja competitiva japonesa. Editorial CECSA, 1989.

SGS, Curso de auditor Lder, certificado IRCA A17038, Gerente del curso P.J. Crack., Londres, 2002.