44 個小習慣，時間分秒不浪費個小習慣，時間分秒不浪費

現代人常有「時間不夠用」的困擾，新年開端的一月，現代人常有「時間不夠用」的困擾，新年開端的一月，正是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。正是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。以下以下 44 個時間管理訣竅，可讓自己更有效地運用時間，個時間管理訣竅，可讓自己更有效地運用時間，以提升工作效率。以提升工作效率。

2009.01 時間管理祕技

集中處理電子郵件集中處理電子郵件

一般上班族每天的電郵多達數十封、甚至上百封，一般上班族每天的電郵多達數十封、甚至上百封，立即逐一回覆，並非最好的方式，因為必須打斷立即逐一回覆，並非最好的方式，因為必須打斷自己原有的工作。自己原有的工作。

將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下班前」班前」 33 個時段，只處理必須馬上回覆的電郵。個時段，只處理必須馬上回覆的電郵。如此一來，每天節省如此一來，每天節省 1010 分鐘，一個月就能節省分鐘，一個月就能節省 55小時。小時。

善用空檔時間善用空檔時間

等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。善用時間的人，會整理出在不同的空檔裡可以做的善用時間的人，會整理出在不同的空檔裡可以做的事情。事情。

例如，例如， 33 分鐘空檔，可以打一通電話、看一遍資料、分鐘空檔，可以打一通電話、看一遍資料、整理筆記或寫感謝函；整理筆記或寫感謝函； 1010 分鐘空檔，可以整理桌分鐘空檔，可以整理桌子、收發電子郵件，或是整理名片；子、收發電子郵件，或是整理名片； 3030 分鐘空檔，分鐘空檔，則可以看報章雜誌，或去書店翻閱新書。則可以看報章雜誌，或去書店翻閱新書。

此外，外出時最好也能事先做準備，例如帶文件、此外，外出時最好也能事先做準備，例如帶文件、書籍或筆記型電腦，善加利用多出來的空檔。書籍或筆記型電腦，善加利用多出來的空檔。

行程表的進度管理行程表的進度管理

即使是擬定完整的計畫，也可能有非預期的意外發即使是擬定完整的計畫，也可能有非預期的意外發生。想防止「開天窗」，就必須時時確認整體的進生。想防止「開天窗」，就必須時時確認整體的進度，以「天」「星期」為單位，一旦發現問題或失度，以「天」「星期」為單位，一旦發現問題或失誤，就在問題擴大前修正。誤，就在問題擴大前修正。

確認進度之時，可以確認進度之時，可以 44 個原則進行，包括：「是否個原則進行，包括：「是否發生無謂浪費」（花太多時間或工作順序是否重發生無謂浪費」（花太多時間或工作順序是否重複）、「是否有疏漏」（是否漏掉沒有處理好的工複）、「是否有疏漏」（是否漏掉沒有處理好的工作，或是漏掉客戶資訊）、「是否有失誤」（例如作，或是漏掉客戶資訊）、「是否有失誤」（例如期限是否正確）、「是否太勉強」（例如工作行程期限是否正確）、「是否太勉強」（例如工作行程進度是否強人所難、經費超出預算）。進度是否強人所難、經費超出預算）。

為明天做好準備為明天做好準備

下班前，先確認當天完成的工作，再列出今天尚未下班前，先確認當天完成的工作，再列出今天尚未完成的工作，並且集中到明日的工作清單裡，如此完成的工作，並且集中到明日的工作清單裡，如此隔日進辦公室時就能立即工作。隔日進辦公室時就能立即工作。

（取材自《時間活用術》，弘兼憲史著，晨星出版 )

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