4個小習慣,時間分秒不浪費

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現代人常有「時間不夠用」的困擾,新年開端的一月,正是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。 以下4個時間管理訣竅,可讓自己更有效地運用時間,以提升工作效率。

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44 個小習慣,時間分秒不浪費個小習慣,時間分秒不浪費

現代人常有「時間不夠用」的困擾,新年開端的一月,現代人常有「時間不夠用」的困擾,新年開端的一月,正是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。正是擬定計畫、重新檢視時間管理的最佳時機。以下以下 44 個時間管理訣竅,可讓自己更有效地運用時間,個時間管理訣竅,可讓自己更有效地運用時間,以提升工作效率。以提升工作效率。

2009.01 時間管理祕技

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集中處理電子郵件集中處理電子郵件

一般上班族每天的電郵多達數十封、甚至上百封,一般上班族每天的電郵多達數十封、甚至上百封,立即逐一回覆,並非最好的方式,因為必須打斷立即逐一回覆,並非最好的方式,因為必須打斷自己原有的工作。自己原有的工作。

將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下將收信及回信時間訂在「早上」「午餐後」「下班前」班前」 33 個時段,只處理必須馬上回覆的電郵。個時段,只處理必須馬上回覆的電郵。如此一來,每天節省如此一來,每天節省 1010 分鐘,一個月就能節省分鐘,一個月就能節省 55小時。小時。

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善用空檔時間善用空檔時間

等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。等遲到的人、等捷運……都是在所難免的時間空檔。善用時間的人,會整理出在不同的空檔裡可以做的善用時間的人,會整理出在不同的空檔裡可以做的事情。事情。

例如,例如, 33 分鐘空檔,可以打一通電話、看一遍資料、分鐘空檔,可以打一通電話、看一遍資料、整理筆記或寫感謝函;整理筆記或寫感謝函; 1010 分鐘空檔,可以整理桌分鐘空檔,可以整理桌子、收發電子郵件,或是整理名片;子、收發電子郵件,或是整理名片; 3030 分鐘空檔,分鐘空檔,則可以看報章雜誌,或去書店翻閱新書。則可以看報章雜誌,或去書店翻閱新書。

此外,外出時最好也能事先做準備,例如帶文件、此外,外出時最好也能事先做準備,例如帶文件、書籍或筆記型電腦,善加利用多出來的空檔。書籍或筆記型電腦,善加利用多出來的空檔。

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行程表的進度管理行程表的進度管理

即使是擬定完整的計畫,也可能有非預期的意外發即使是擬定完整的計畫,也可能有非預期的意外發生。想防止「開天窗」,就必須時時確認整體的進生。想防止「開天窗」,就必須時時確認整體的進度,以「天」「星期」為單位,一旦發現問題或失度,以「天」「星期」為單位,一旦發現問題或失誤,就在問題擴大前修正。誤,就在問題擴大前修正。

確認進度之時,可以確認進度之時,可以 44 個原則進行,包括:「是否個原則進行,包括:「是否發生無謂浪費」(花太多時間或工作順序是否重發生無謂浪費」(花太多時間或工作順序是否重複)、「是否有疏漏」(是否漏掉沒有處理好的工複)、「是否有疏漏」(是否漏掉沒有處理好的工作,或是漏掉客戶資訊)、「是否有失誤」(例如作,或是漏掉客戶資訊)、「是否有失誤」(例如期限是否正確)、「是否太勉強」(例如工作行程期限是否正確)、「是否太勉強」(例如工作行程進度是否強人所難、經費超出預算)。進度是否強人所難、經費超出預算)。

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為明天做好準備為明天做好準備

下班前,先確認當天完成的工作,再列出今天尚未下班前,先確認當天完成的工作,再列出今天尚未完成的工作,並且集中到明日的工作清單裡,如此完成的工作,並且集中到明日的工作清單裡,如此隔日進辦公室時就能立即工作。隔日進辦公室時就能立即工作。

(取材自《時間活用術》,弘兼憲史著,晨星出版 )

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