GRAEVINSKI FAKULTET U BEOGRADU ODSEK ZA MENADMENT, TEHNOLOGIJU I INFORMATIKU

SPECIJALNI PROBLEMI MENADMENTA I TEHNOLOGIJA GRAENJA

POMONI MATERIJALI ZA PRAENJE PREDAVANJA

V. DEO

2008.

BRIFING ta je brifing ? Brifing je proces putem kog klientovi zahtevi prolaze kroz kompleksno istraivanje, razvoj i komunikaciju sa graditeljskim okruenjem (industrijom, projektovanjem, izgradnjom, upravljanjem...).

S obzirom da je kvalitet kategorija koja od objekta do objekta vrlo varira, na svakom projektu se javlja neki oblik brifinga.

Iako je veliki broj analiza, istraivanja, studija bio posveen ovoj temi (poboljanja ove vrste komunikacije vode ka izgradnji boljih, kvalitetnijih objekata) dobar brifing nije lako ostvariti.

Koje su koristi od dobrog brifinga ? Objekti su skupe i dugovene kupovine. Organizacije koje e ih koristiti za svoj rad i razvoj su vrlo zainteresovane da kupe dobru zgradu za svoj poslovni prostor. Ako se gradi za iznajmljivanje stvar se ne menja puno jer, ovako ili onako, loa zgrada nema kupca. U dobro izgraenom objektu se lake ostvaruje visoka produktivnost a pozitivno radno okruenje podie moral zaposlenih. Ukoliko pogree u ovom pravcu organizacije e morati da plate visoku cenu da zamene postojeu za neku novu zgradu. U mnogim sluajevima je to izuzetno teko ili ak nemogue (nema dobre lokacije i infrastrukture...).

Dobri projektanti imaju zadatak da daju sve od sebe da projektom objekta zadovolje sve (maksimum) korisnikovih zahteva. Ukoliko nisu u stanju da sveobuhvatno identifikuju i sa klijentom razjasne njegove zahteve i stvarne potrebe zadatak e im biti nemogua misija. Stoga brifing mora omoguiti detaljno istraivanje i strukturiranje projektnog zadatka.

No, i pored sveg opisanog napora brifing ne daje garancije da e korisnici i objekt biti ko nokat i meso.

Koje su odlike brifing procesa ? Brifing se najee odbija u vrlo ranoj fazi graditeljskog procesa. Fazi u kojoj se investitorovi zahtevi formalizuju u vidu projektnog zadatka (the brief pisani pravni dokument koji se na sudu podnosi u cilju argumentacije zahteva jedne strane). Projektni zadatak je referentni dokument za sva posledina reenja koja daje tehnika dokumentacija (projekt u uem smislu).

Ovakav, tradicionalni, pogled na pojam brifinga je ograniavajui na mnogo naina. Od Investitora, posebno ukoliko je neiskusan i/ili nestruan (a takvi ine ogromnu veinu), se ne moe oekivati da zna ili razume sve to se tie upotrebnih performasi objekta koji gradi.

Zahtevi u pogledu upotrebnih performasi mogu se i moraju razjanjavati i detaljnije precizirati u toku razvoja projekta. Naruioc, ak i da sa projektnim zadatkom u ruci sedi za vratom projektanta, nije u stanju da bez dodatne pomoi i napora kontrolie i usmerava nain i stepen zadovoljenja svojih potreba.

Puno uee investitora u toku celog procesa realizacije projekta je mogue a time i obavezno. Ovo stoga to projektnim zadatkom nije mogue potpuno prikazivanje svih detalja, pa ni kvalitetno izjanjavanje budueg korisnika o funkcionalnim parametrima objekta. Kako se gradi njegovim sredstvima, to sva poskupljenja izgradnje (nastala promenom njegovog zahteva) treba precizno specificirati i ponuditi kao deo solucija koje mu se otvaraju kroz spoznaju mogunosti koje projekt otvara.

Kako se uspostavlja dobar brifing ? Dfinitivno nema jednostavne formule koja bi sluila za instant brifing tipa: zameaj, dri dok ne provri i slui u malim inijama. Mnogi inioci utiu na ovaj viefazni proces pa ih investitor mora paljivo prouiti:

1

1. Spoznaja potrebe da treba da se gradi Graditeljski projekti se preduzimaju kada (negde) postoji potreba pravnog ili fizikog subjekta (proirenje kapaciteta izgradnjom nove hladnjae sa vakuumskim uvanjem voa i povra, formiranje odmorita pored magistralnog puta sa punom tehnikom i ugostiteljskom ponudom, ...) koju on eli da zadovolji ulaganjem potrebnih finansijskih i ostalih resursa.

Kao to se esto dogaa odluka da se gradi uopte nema alternativu da se postojei objekt rekonstruie. Potrebna predinvesticiona analiza, koja u odgovoru na potrebu moe ukazati na postojanje druge, optimalne varijante, koja nije green field investicija ... se najee ne radi. Ova predinvesticiona razmatranja su projektantima i graditeljima vrlo korisna jer formalizuju (dokumentuju) smisao izgradnje objekta.

2. Obezbeenje adekvatnih resursa Brifing suoava investitora sa potrebama za odreenim vrstama i koliinama resursa jer su novi objekti najvei potroai (konzumenti) resursa.

S obzirom na neophodnost da u brifingu direktno uestvuju kljuni lanovi investitorovog menadmenta javlja se nelagoda kada ih treba odvojiti od tekuih, za aktuelno poslovanje neophodnih aktivnosti. Zbog toga se u brifing sporadino i retko u punom sastavu ukljuuju strunjaci iji e rezultati biti najdirektnije zavisni od sposobnosti objekta da u eksploataciji ispuni njihova oekivanja. Tako se raaju objekti na kojima se, sutradan posle otvaranja, nastavljaju radovi tipa adaptacija ili rekonstrukcija.

U ovakvoj varijanti ukupna ulaganja u pravcu ostvarenja potrebnih performasi objekta su daleko vea od budeta koji je usvojen na poetku izgradnje, vreme povraaja uloenih sredstava je due, cena proizvoda koje objekt isporuuje je via, konkurentnost je manja... investitor klizi niz rejting listu !

A, kao to popularni lager kae, sve je moglo biti sasvim drugaije !

U poetnoj fazi, kada se tehnoloki oblik i veliina objekta definiu, naruioc mora obezbediti svoju punu ukljuenost u proces odluivanja. Sa tim se ne treba uriti, ni po cenu da se odlaganjem projekta dovede u pitanje konkurentnost planirane proizvodnje. Bolje sauvati finansijska sredstva nego ih uludo troiti. Sve analize pokazuju da se u ovoj fazi utie na nivou 60 70% ukupno moguih uteda. Kasnije, tokom razrade projekta, a posebno manje tokom procesa izgradnje objekta, izmene koncepta ili reenja su mogue ali skupe i produavaju rok isporuke.

3. Upravljanje brifing procesom Briefing proces zahteva paljivo rukovanje. Napor projektanta da razjasni i kvantifikuje opcije mora imati u investitorovoj organizaciji, kao svoje ogledalo, jasne nedvosmislene i pouzdane tokove odluivanja. Novi objekt je projekt o kome treba da brinu mnogi ali da odluuju kompetentni i odgovorni pojedinci ili namenski formirane radne grupe (komisije, komiteti, odbori). O tome odluuje menadment investitora pa jednom donete odluke o hijerarhiji i domenu odluivanja pomenutih entiteta ne treba bez velike potrebe menjati, jer e promene nametnuti ponavljanje nekih faza briefing procesa.

Proces odluivanja i Investitorovi uesnici u tom procesu moraju biti jasno prepoznatljivi (transparentni) kako bi Projektantov tim sa sigurnou mogao prihvatati informacije koje proces odluivanja generie. Svi koji su se na odreeni nain bavili projektovanjem znaju da je nemogue dati kvalitetno reenje ukoliko su zahtevi nejasni ili kontradiktorni.

U praksi se za ove potrebe obino imenuje rukovodioc projekta menader projekta, struno lice sa delegiranom odgovornou da analizira, sistematizuje i sintetie odluke naruioca u vezi sa projektom. Odgovornost i prava se definiu reenjem koje jednoznano ureuje odnos menadera projekta i svih ostalih nivoa rukovoenja. Zadatak ovog lica je da periodino izvetava upravljako telo koje ga je delegiralo (Upravni odbor, Kolegijum, Bord direktora...) i koje mu obezbeuje finansijska sredstva. Ovo telo moe propisivati korektivne

2

mere u vezi ve donetih odluka ali je mnogo bolje da na njih utie u fazi pripreme, pre saoptavanja projektantu. Obim i vrsta zadataka nameu veliki lini angaman ovog menadera a za vee projekte to je i puno radno vreme esto i prepuno.

4. Podsticanje dobrog timskog rada Dobar brifing zahteva dobar timski rad i stoga zavisi od dobrih meuljudskih odnosa. Odnos investitora i njegovih saradnika iz sfere projektovanja i graenja mora odlikovati meusobno potovanje i poverenje. Jasno je da, stoga, svako ne moe biti lan takvog tima, jer nema u praksi potvrena svojstva neophodna da se generie i kontrolie stanje pozitivnog konflikta, stanje koje jeste stresno ali doprinosi fokusiranju panje svih uesnika na najvanije elemente aktuelne faze projekta.

Da bi dobio maksimum Investitor mora najdirektnije kontrolisati atmosferu unutar tima i, po potrebi, intervenisati u odnosima sa projektantom, konsultantom i izvoaem. Atmosfera mora biti pozitivna a stav uesnika motivirajui za ostale lanove ovog kompleksnog tima.

5. Obezbeenje jasne komunikacije U pripremi i razvoju projekta uesnici komuniciraju kroz, esto nepisane a u praksi usvojene, procedure i koriste terminologiju koja je vie argon nego knjievni jezik. U takvim okolnostima se generie stanje komunikacije tipa ko-shvati-shvatio-je a najea rtva je investitor koji je u toj oblasti obino neiskusan ili bez osnova samouveren. Menader projekta stoga ima zadatak da tok brifinga zaustavlja na onim pojmovima i formulacijama reenja koja smatra nedovoljno razumljivim i posreduje u njegovom potpunom razjanjavanju te time odraja prohodne kanale komunikacije.

S obzirom na to da Investitor ne mora znati da ita crtee i detalje na njima mora se nai nain da se na popularan nain prezentira ponueno reenje. Savremena sredstva prezentacije projektnih reenja vrlo mnogo pomau vizuelizaciji problemareenja pa nema objektivnog opravdanja ukoliko neto nije bilo jasno.

U Engleskoj je u primeni softver koji, na bazi CAD podloga, i unetog faznog redosleda izrade pojedinih delova (ploa, zidova) daje 3D animaciju procesa graenja, sve zajedno sa fazama aktiviranja delova teritorije gradilita, poloajem i zonom delovanja instaliranih kranova, prekidima obodnih javnih komunikacija za potrebe izgradnje infrastrukturnih prikljuaka... Jedna slika zamenjuje 1.000 rei a ova animacija zamenjuje 1.000 slika efekti su jasni i procenjivi a modeliranje na nivou budeta projekta vrlo lako i stoga poeljno.

6. Prihvatanje pristupa prilagoenog Projektu Brifing je pojam koji doputa pa time i zahteva prilagoavanje postupka individualnim karakteristikama investitora i konkretnog projekta. Pomenute rekonstrukcije, kao nivo investicije, nisu tako zahtevne kao izgradnja iz temelja ali ni sve rekonstrukcije nisu beznaajne (visoku pe u Smederevu su spremali godinu dana).

Iskusan Projektant morao bi imati galeriju postupaka kao deo baze istorijskih podloga pogodnih za brz odgovor na neke zahteve brifinga. Na primer, kod velikih (kompleksnih, viefaznih) projekata poseban problem predstavlja odmeravanje dovoljnosti informacija jer svaki nivo trai svoju meru. Da bi se dobio adekvatan odgovor nekad je bolje angaovati specijalistu za organizovanje brifinga nego se metodom iteracija i greaka tokom realizacije projekta pribliavati potrebnoj formi.

Krojenje najpogodnije metode u velikoj meri zavisi od tehnologije rada Investitora, odnosno:

Ukoliko Investitor ima iskustvo ili svakodnevnu praksu organizovanja svog poslovanja na bazi projektnog pristupa brifing e biti relativno jednostavan

Organizacije koje se zasnivaju na formalnoj hijerarhijskoj strukturi i odgovarajuem izvetavanju zahtevaju mnogo vie napora jer im iskustvo ne pomae u poimanju naina rada tima koji vodi projekt.

3

4

7. Saradnja sa krajnjim korisnikom Sve to je reeno nije od potrebnog znaaja ukoliko se radi o Investitoru koji gradi za trite bilo u varijanti prodaje ili iznajmljivanja. On nije krajnji korisnik i nije u prilici da svoje korisnike interese izrazi na adekvatan nain. Iz tog statusa, neadekvatno interpretiranog, moe nastati gomila problema.

Krajnji korisnik je u prilici da kroz brifing da veliki broj sugestija od praktinog znaaja, za razliku od Borda direktora koji vie brine o budetu i rokovima. Kupci stanova mogu podii upotrebnu vrednost stanova i objekata jer daju sugestije/zahteve zasnovane na iskustvu sa neadekvatnim reenjima. Stoga se sa krajnjim korisnikom (personificiranim i vidu jednog lica ili grupe) sve mora briljivo prodiskutovati i uneti kao korektivna mera. Diskusije mogu biti u vidu anketa jedan-na-jedan, tribina ili sl.

8. Primena uobiajenih formalnih metoda informisanja gde je to mogue Za veinu projekata vai pravilo da, kad i gde je to mogue, treba koristiti tabele, skice i dijagrame koji su pripremljeni na pro-forma nain t.j. bez obaveznih rekvizita tipa: zaglavlje, peat, datum predaje... Na ovaj nain se, na nivou stratekih odluka a pre prelaska na detaljnu razradu pojedinih varijanti ili reenja, rasvetljavaju nedoumice u pogledu: broja i veliine kancelarija na odreenom spratu poslovne zgrade, raspored i udaljenost stepeninih vertikala koje se koriste kod evakuacije u sluaju poara, odnosa parkinga putnikihtransportnih vozila i poslovnogmagacinskog prostora...

Brifing eklista" Najvaniji koraci koje treba razmotriti i uiniti kada se razmatra graditeljski projekt u celini su:

1. definisati vrstu i ciljeve poslovnog poduhvata

2. istraiti sva reenja pre odluke da se gradi

3. definisati koji su resursi potrebni, kada i koliko dugo

4. specificirati sva budetska i vremenska ogranienja

5. utvrditi prioritete koji se tiu cene, roka i kvaliteta

6. paljivo izabrati kvalifikovane, iskusne i izdrljive ljude koji e brinuti o projektu

7. shvatiti i kvantifikovati rizike koje projekt donosi i proceniti njihov uticaj na cenu projekta

8. identifikovati ukupnu vrednost projekta ukljuujui period eksploatacije objekta

9. identifikovati alternative i sagledati njihove dobre i loe strane

10. napraviti cost-benefit analizu za svaku varijantu

11. obezbediti finansijska sredstva i potrebne kadrove i uiniti raspoloivim za potrebe projekta

12. pratiti napredovanje radova i realizovanje ciljnih performansi

13. biti spreman da se, u sluaju potrebe, bori sa nepredvienim problemom.