PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT

MAKSUD DEPOSIT

Deposit adalah terdiri daripada wang yang diterima khusus oleh Kerajaan Persekutuan bagi maksud tertentu mengikut undang-undang atau mengikut perjanjian dan perlu dibayar balik apabila maksud telah dicapai.

JENIS DEPOSIT

1. Deposit AmDeposit yang diterima bagi maksud tertentu ianya diwujudkanCth : 879504 - Deposit Kantin

JENIS DEPOSIT2. Deposit Pelarasan

Deposit yang diterima bagi tempoh tertentu (sementara)sebelum pelarasan ke sesuatu kod sebenar dikenalpasti.Cth : 875501 - Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan875521 - Akaun Cek Terbatal

875538 - Akaun Pembatalan EFT

SENARAI SEMAK AKAUN DEPOSIT

Pewujudan Sesuatu Akaun Deposit

Kemukakan surat permohonan kepada Unit Akaun Deposit, Seksyen Perakaunan Amanah, BPOPP untuk kelulusan serta mendapatkan kod Akaun Deposit. Surat permohonan hendaklah mengandungi:

1. Tujuan/kegunaan Akaun Deposit yang perlu dinyata dengan jelas dan tempoh akaun akan digunakan.

2. Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pengendalian Akaun Deposit.

BUKU REKOD YANG PERLU DISELENGGARA

Buku Resit (Kew.38) Penyata Pemungut. Buku Akaun Deposit. Buku Lejer Deposit Individu. Baucar bayaran (Kew.304). Sijil Pengesahan Baki. Penyata Penyesuaian. Senarai Baki Pendeposit.

TerimaanMeliputi:- Tanggungjawab pemungut- Kuasa memungut- Urusan pengeluaran resit- Merekod pungutan- Simpan selamat daftar/buku resitBayaran- Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan akaun deposit itu.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL

Penyelenggaraan Buku Rekod• Mempastikan tugas-tugas penyelenggaraan buku daftar / vot amanah diurus dengan cekap dan berkesan termasuk PTJ dibawah jabatannya.

Pengesahan dan Penyesuaian Akaun• Mempastikan semua PTJ mengemukakan Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaian bulanan untuk tujuan penyatuan di peringkat Pusat.

• Mengesahkan baki Akaun Deposit dengan laporan bulanan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

KAEDAH PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT( AP 156 )

- Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab di atas Penyelenggaraan Akaun Deposit di bawahnya di mana ia hendaklah dibuka mengikut jenis Deposit yang diterima.

-Rekod Kecil( Lejar Deposit) hendaklah diselenggara bagi tiap-tiap pendeposit.

KAEDAH PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT( AP 157 ) sambungan

- Resit hendaklah dikeluarkan kepada pendeposit setiap kali deposit diterima dan pendeposit di-nasihatkan menyimpan resit berkenaan bagitujuan pemulangan balik deposit apabila maksudtelah tercapai.

BAKI REKOD KECIL DISAMAKAN AKAUN UTAMA( AP 159 )

Setiap pemegang Deposit hendaklah menyelenggara senarai rekod kecil/baki individudan ianya hendaklah disamakan dengan AkaunUtama (C350 / A441) setiap suku tahun atau sekurang-kurangnya sekali setahun.

Contoh:- Senarai Pendeposit- Daftar Deposit

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL ATASPEMULANGAN DEPOSIT

( AP 158 )

(a) Apabila terdapat tuntutan balik Deposit daripadaPendeposit, adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal / Wakilnya untuk memulangkansemula amaun Deposit tersebut dengan merujukkepada Lejar Deposit dan berpuashati bahawaamaun itu sebenarnya ada dalam rekod deposit.

(b) Resit hendaklah disertakan apabila tuntutan pulangan balik Deposit. Jika resit hilang, surat

sumpah mestilah dibuat.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL ATAS PEMULANGAN DEPOSIT

( AP 158 ) sambungan

( c ) Deposit hendaklah dibayar balik

di pejabat di mana deposit itu

diterima.

DEPOSIT YANG TIDAK DITUNTUT( AP 162 )

Sesuatu Deposit yang tidak dituntut selepas tempoh 12 bulan dari tarikh deposit boleh

dikembalikan, hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan .Sekiranya tiada

tuntutan dibuat dalam masa 3 bulan selepaspengwartaan, ianya hendaklah dikreditkan ke

Akaun Hasil.

DEPOSIT YANG TIDAK DITUNTUT( AP 162 )

Jabatan hendaklah menyelaraskan deposit yang tidak dituntut kepada kod hasil 81302

( Wang Tidak Dituntut) dengan menyediakan baucar jurnal dan kepilkan dengan salinan Warta Kerajaan.

Contoh: DT Akaun Deposit KT Hasil Wang Tak Dituntut(81302)

TUNTUTAN BALIK DEPOSIT YANGTELAH DILARASKAN KE HASIL

Jika terdapat tuntutan balik Wang deposit yang telah dilaraskan ke Akaun Hasil, ianya hendaklah dicajkan kepada vot bayaran balik hasil dengan menyediakan baucar bayaran dan kepilkan salinan jurnal beserta salinan Warta Kerajaan.

BAYARAN BALIK HASILAP 87

(a) Hasil boleh dipulangkan balik oleh pemungut tanpa kebenaran selanjutnya jika:

i) Hasil telah dipungut dengan sepatutnya atau yang dibenarkan oleh undang – undang.

ii) Amaun Hasil yang terlebih / tersalah pungut itu tidak melebihi RM1000.

BAYARAN BALIK HASILAP 87 (sambungan)

Apa–apa pulangan balik yang lain:i) Amaun RM 1,001 hingga RM 25,000 – Kelulusan Pegawai Pengawal

ii) Amaun RM 25,000 ke atas – Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(KSP).

SENARAI BAKI PENDEPOSIT

Ialah satu Penyata yang menunjukkan senarai baki untuk setiap pendeposit pada satu-satu masa/tarikh.

Senarai Baki Pendeposit ini perlu dikemukakan kepada JANM (Unit Akaun Deposit) setiap 3 bulan sekali dan pada 31 Disember setiap tahun untuk dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara.

* Senarai tersebut mestilah sama dengan baki akaun deposit pada tarikh tersebut.

NO. & TARIKH

KOD NAMA DAN ALAMAT KONTRAK/ NO. DAN NO. DAN NO. DAN NO. DAN

DEPOSIT PENDEPOSIT PERJANJIAN TARIKH CEK TARIKH CEK AMAUN TARIKH CEK TARIKH CEK AMAUN CATATAN

(RM) RESIT (RM) KELOMPOK BAUCER (RM)

BUKU REKOD DEPOSITTAHUN : ......................

TERIMAAN DEPOSIT BAYARAN BALIK DEPOSIT

TARIKH RUJUKAN BAKI (RM) KOD DAN NAMA DEPOSIT : *............................

BIL. NAMA PENDEPOSIT TARIKH DEPOSIT NO. RESIT AMAUN (RM)

BAKI PADA 31/12/....

Disahkan betul Dikemukan Telah DiauditUntuk Diaudit

............................. ........................... .........................Tandatangan b/p Ketua Setiausaha. b/p Ketua Audit

Nama Dan Cop Negara.Pengawai Pengawal* 1 Penyata untuk 1 jenis deposit.** Nama dan alamat PTJ yang menyediakan Penyata.

(RM) (RM)

PADA 31 DISEMBER .............

KOD PTJ : .............................

(**PTJ)PENYATA BAKI DEPOSIT PERSEORANGANKOD PTJ :

DEBIT KREDIT

LEJAR - DEPOSIT

Contoh

SENARAI BAKI PERSEORANGAN SEPERTI PADA 31 DISEMBER ______ TAMBAHAN AKHIRJABATAN : KOD DEPOSIT : Bil Nama Dan Alamat Pendeposit No Resit No Penyata J umlah

Pemungut

Bil No. Pendeposit Nama Dan Alamat Pendeposit Amaun Ruj. Dokumen

Baucer Amaun Baki

Kew 38 P.Pemungut (RM) (RM) (RM)

CONTOH FORMAT DAFTAR DEPOSIT

DAFTAR DEPOSITJabatan

Rujukan Dokumen

Terimaan Bayaran

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN SIJIL PENGESAHAN BAKI

Terima Laporan Bulanan Amanah( C350) setiap bulan

Semak dengan Buku Akaun Amanah/ Deposit

Tiada beza

Ada beza

Nyatakan dalam Sijil Pengesahan Bakitiada perbezaan

Tandatangan Sijil Pengesahan Baki

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan /Ibu Pejabat Jabatan

Sediakan Sijil Pengesahan Baki Peringkat Pusat berdasarkanLaporan A441

Kemukakan kepada Pejabat Perakaunan dan BPOPA

Nyatakandalam SijilPengesahanBaki adaperbezaan

SediakanPenyataPenyesuaian

PeringkatPTJ

PeringkatIbu Pejabat

Pengendalian Akaun DepositSediakan daftar deposit.

Pastikan daftar deposit dikemaskini apabila bayarandan terimaan dibuat atau sekurang-kurangnya setiapbulan.

Pastikan akaun kecil dibuka untuk setiap pendeposit.

Pastikan laporan (flimsi) C350 diterima daripadaPejabat Perakaunan diterima setiap bulan.

Sahkan baki laporan Pejabat Perakaunan adalahbersamaan dengan baki dalam daftar depositKementerian/Jabatan.

Sekiranya berbeda, sediakan penyata penyesuaiandan kemukakan kepada Pejabat Perakaunan.

PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIANDI PERINGKAT PTJ

Pastikan semua urusniaga terimaan (Kt) danbayaran (Dt) seperti tercatit di dalam daftar depositdiambilkira dalam ruangan debit dan kreditLaporan C350.

Gunakan format penyata penyesuaian.

Pastikan amaun di penyata penyesuaiansebelumnya dilaraskan dalam bulan semasa.

Hantar Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaianke Ibu Pejabat dan Pejabat Perakaunan setiap bulan.

Satukan pengesahan baki daripada PTJ dan sahkan bakiakhir selepas penutupan akaun bersamaan dengan Laporan A441 yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan.

Jika berbeda sediakan Penyata Penyesuaian dan hantarke Pejabat Perakaunan.

Hantar Senarai Baki Pendeposit (gabungan) padasetiap 3 bulan dan akhir tahun.

( Nota : Ibu Pejabat perlu mengumpul semua Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaian yang telah disatukan untuk dikemukakan kepada Ibu Pejabat JANM (Seksyen Perakaunan Amanah).

DI PERINGKAT IBU PEJABAT

TINDAKAN JAB/PTJ YANG MENYELENGGARAAKAUN DEPOSIT

Setiap bulan:

Sahkan baki di laporan C350, jika berbeda, sediapenyata penyesuaian.

Setiap akhir tahun:

Sahkan baki akhir tahun di laporan C350, jikaBerbeda, sedia penyata penyesuaian.Sediakan senarai baki deposit individu untuk akaun deposit.

Setiap Suku tahun:Samakan baki individu deposit dengan Akaun Utama(di laporan C350).

KESIMPULAN TERIMA WANG DEPOSIT. KELUARKAN RESIT KEW. 38. DAFTAR DEPOSIT / LEJER DEPOSIT. SEDIAKAN PENYATA PEMUNGUT. HANTAR WANG & PENYATA PEMUNGUT KE

BANK JANM. TERIMA FLIMSI DARI JANM. SEMAK FLIMSI. SEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN.

SEKIANSEKIANTERIMA KASIHTERIMA KASIH