三和一善-在工作場所中鼓勵非正式交流的3種方

法

許多大型科技公司最近都宣布了計劃在今年春季恢復親自工作。他們計劃通過適當的安全協議來限制容量，例如，強制性口罩，社交疏遠和間歇性COVID-19測試。

的確，這些技術巨頭將加入許多已經或至少部分返回工作崗位的公司。由於有限的人員佔用和重新開放這些公司的階段性流程，大多數人的實際情況是一種混合模式，其中有些員工完

全是親自工作，有些則是部分遠程和部分親自工作，而另一些則繼續遠程工作。重新開放的公告在某種程度上是個好消息，因為在COVID-19大流行期間出現了一些主題：非正式交流的重要性以及與遠程員工進行交流的難度。遠程工作消除了物理工作場所中存在

的許多日常機會，這些機會使非正式交流自然而然地展開，從而幾乎看不見。由於其無形的性質，很少有人考慮過非正式交流，直到大流行突然將其消除。這自然導致了各種挑戰。但是，混合工作模型還存在固有的挑戰，其中一些挑戰實際上是它所獨有的。

了解這些挑戰將幫助組織更有效地應對這些挑戰並防止未來出現問題。

確認信息“具有”和“沒有”的重要性許多非正式的交流是自發的。例如，在走廊，廚房，休息室，辦公室和環繞工作場所的延伸區域（如餐館，酒吧和咖啡店）聊天。正式交流中的信息不僅通過這種非正式途徑進一步傳

播，而且這些途徑也促進了新的，創新的思想和對舊問題的創造性解決方案。

雖然新思想和創新的潛在損失會影響偏遠和混合工作場所，但混合模式的獨特之處在於，信息富與貧之間可能會形成分裂。 “擁有者”是指實際在工作場所中生活的人，

而那些不在身處的人則有成為“無所適從”的風險。

如何計劃意外通話充分認識到非正式交流至關重要，需要直接解決，這一點很重要。現在是最合適的時間了。去年大多數組織可能都沒有解決這個問題，因為他們太忙於撲救，只是試圖當時保持業務發展。隨著遠程團隊和混合團隊現在已成為規範，現在是時候回顧

所汲取的經驗教訓並確定前進的最佳做法了。在大流行期間，另一個並非唯一的問題是，除了正式的廣播傳播外，非正式的傳播很少能通過分析和策略來解決。它只是發生。有時，這種方法效果很好，有時卻沒有效果，但是總的來說，由於沒有物理障礙，信息或多或少地在四處移動。辦公室中的人們可能會在物理空間中潛在地接收此信息，但是並不均勻。但是，遠程工作

的人不是。在解決這些溝通差距之前，有必要對組織的混合工作環境的外觀進行仔細而詳盡的考慮，因為沒有兩種情況會完全相同。例如，在某些情況下，每個人都會同時在辦公室嗎？還是會有一些人由於各種可能的原因而永遠不在辦公室裡？甚至對於定期上班的員工來說，他們每天都會這樣做嗎？還是會有輪換制度來限制佔用率？這些

問題必須清楚地提出和回答。

三和一善

提供個性化培訓接下來，員工需要接受教育和培訓，以使他們的混合團隊有效並參與進來。培訓還應吸收員工的想法和從培訓初始計劃階段到執行的反饋。否則，存在存在默認風險的現實風險，即無法滿足組織或團隊的獨特需求。出於相同的原因，培訓還必須是同步的，而不是異步的，並且應限制給定培訓課程或計

劃中的參與者數量，以最大程度地參與和參與。設定明確的期望

最後，組織負責人需要密切注意如何設定期望。員工需要了解以更深刻的理解所涉及的溝通挑戰的方式在混合團隊中工作的意義。同時，沒有必要對它們施加繁重的政策和程序。人們希望交流，而不必強迫這樣做。他們需要的是明確的期望，指導，工具和機會，以便在大流行前時代自然而然地去做。

提供這些功能的組織將在堅實的基礎上應對我們勇敢的混合工作新世界中面臨的挑戰。

為魔術師個人和視頻創造機會一旦確定了混合安排的細節，組織便可以嘗試在該結構中盡可能地促進非正式溝通。一種方法是指定團隊中的所有成員將同時在辦公室的某些天。這不一定意味著整個組織中的每個人都必須這樣做；至少是一個連貫工作單位的所有成員。當然，具體細節取決於組織的需求和情況。例如，它可能是每週

一次在星期五，或者每隔一個星期三，或整個月的第一周。

魔術發生在團隊實際團結在一起的過程中，一旦創建了魔術，就可以在團隊進行數字化工作的過程中保持這種魔術。但是，相反，當某些團隊成員始終始終是數字化的時，您將無法創造這種魔力。或者，至少這樣做要困難得多，並且需要特別注意那些完全遠程的員工，以使他們處於信息循環中。

在團隊中的每個人（或其中大多數人）聚集在實際工作場所的情況下，可以通過為人們提供聚會和互動的機會來促進非正式交流。有許多潛在的方法可以做到這一點，例如，鼓勵人們不要在辦公桌旁吃午餐，或者確保任何人的辦公室中都沒有咖啡壺或水冷卻器，以便人們不可避免地去公共區域重新裝

滿咖啡杯和水壺。

關鍵是要提供機會，使人們可以自然地進行互動和非正式交流，而不是強加僵化的結構和人們互動的要求。即使有良好的意願，這實際上也會阻礙非正式的交流。

領導者希望鼓勵的任何行為都必須被模仿。因此，如果他們鼓勵進行更多非正式的互動，則應在私人日曆上記下走動的時間，將頭戳到人們的辦公室或隔間中，並詢問他們這種混合安排對他們的工作有

多好。

由於可能有一些員工根本沒來過辦公室，因此經理應定期召開Zoom會議，其唯一目的是向這些完全遠程的員工更新因他們不在辦公室而可能看不見或聽到的事情。環形。這也可能引發其他類型的對話，這也可以幫助完全不參加的員工感到自己儘管是身體和溝通上的障礙，但仍然是團隊中的一員。

說到Zoom會議，有一種方法可以使它們更有利於非正式交流。假設您要在指定的時間舉行會議。參加者開始加入呼叫時，讓他們進入隨機選擇的“分組討論室”，在Zoom上您可以作為主持人，在會議開始之前，他們就可以聊天。這裡的技巧是有意讓這些分組討論室的運行時間長於參與者的預期（而不是告訴他們）。因此，例如，如果會議定於下午2點開始，即使每個人都準時開會，您也要讓分組討論持續到下午2:10。或者。就像非正式交流本身一樣，並非每種情況都會導致可察覺的影響，相反，

這種影響將逐漸展開並隨著時間的流逝而廣為人知。