28 02 2011 Projectie Erp Voor Projectorganisaties
-
Upload
janbultinck -
Category
Documents
-
view
357 -
download
2
description
Transcript of 28 02 2011 Projectie Erp Voor Projectorganisaties
Integrale project- en resourceplanning succesfactor in dienstensector
Veel dienstverlenende organisaties die projecten uitvoeren, hebben nog steeds problemen met de verdeling
van mensen en middelen over hun project- en lijnactiviteiten. Mensen worden meer dan honderd procent
ingepland doordat de organisatie er niet in slaagt actuele informatie beschikbaar te stellen per afdeling,
vestiging of land. Tegelijkertijd is er geen actueel inzicht in kosten en voortgang. Een werkwijze die vanzelf
sprekend onvoldoende is voor bedrijven die veel projecten uitvoeren met medewerkers die verschillende
achtergronden hebben en uit verschillende bedrijfsonderdelen moeten komen. Een geïntegreerde project
en resourceplanning is dan ook een 'must', wil een projectorganisatie succesvol zijn. Softwareondersteuning
helpt daarbij.
n 2010 publiceerde de Aberd ee n Group de uitkomsten
van ee n onderzoek I naa r succesfactoren va n projec ten
in de djenstverlenende sector. De researc ho rganisa tie
interviewde vertegenwoordigers van 315 organisaties ove r
hun projeclrcsultaten e n de male waarin zij gebruikmaken
van projectmanagementsoftware. Op basis van de uitko m
s te n van dit onderzoek s te ld e de Aberdeen Croup ee n
aantal karakte risti e ke n vast van orga ni sa ties die bovenge
middeld presteerden op prOj ec tgebied. Deze 'bes t in
class'-organisaties slaagden e rin om 91 proce nt van de
proj ec te n op tijd of ee rde r op te leveren e n rondden 96
proce nt vao de projecte n binn en budge t af. Voor de
pro jecten di e niet binne n budget worde n afgerond . was de
ge midde lde ove rrun zeve n proce nt. Deze organi sa ti es
AUTEUR "11"
ma naging director van Oeltek Benelux.
ontwikkelaar en leverancier van geïntegreerde
lieten ve rde r een jaa rlijkse stijg ing van 37 proce nt in de
win s tgeve ndh e id van hun projecten zieh .
U L De o nde rzoeke rs van d e Abe rdee n G roup s te lde n vast dat
bijna drie kwart van de succesvolle organisati es so ftwa re
inzet voo r de integratie van proj ectplanning e n resourcc
planning. Bij 57 proce nt van deze o rganisat ies zijn deze
oplossingen verpl aats t van d e desktop (lees: Excel) na ar
het nivea u van d e organisatie a ls geheel. Verder heeft 53
proce nt van de o rga ni sa ti es ze lf bes t practices voor
projec tma nage me nt gede fini ee rd e n gedocumentee rd.
Deze c ijfers geven aan dat e r du s meerwaarde is te
realise re n door he t in gebruik ne me n van een bed rijfs
brede applicatie voor plannin g. sc heduling. managem e nt
en rappo rtage: en kostprijsberekening. En dit is nu precies
het te rre in va n Enterprise Resource Planning (ERP) voor
proj ec torgan isa ties .
E f:.VCEG [W A E De traditionele bedri jfsin.forillaliesystem en zijn vooral
gericht op de productie- en logist ieke activiteiten van
organisaties die werken me t l)ts ieke producte n. Softwaresy
stemen ter o nde rsteuning van onder meer productieplan
ning, route rIng van grondstoffen. halffabricaten en
e indproducte n, bill -of-materials en MRP-be rekeningen voor
materia a lbehoeften, Deze oplossingen zijn vee l minder
gesc hikt 0111 projec tgestuurde orga nisati es te ondersteunen
bij proj ec tman age ment. Da arom zijn e r de afgelopen jaren
specifiek voo r deze sector o ntwikkeld e sys temen op de
onderstenen van de hele projectcyclus. Voorbeelden van die
functionaliteit zijn: ondersteuning van projectstructuren
(WBS), projectbudgettering, uren- en onkostenregistratie,
bepaling van OHW-posities in projecten en project- en
resourceplanning die ~olledige geïntegreerd is met de finan
ciële administratie van de organisatie.
Die integratie heeft in alle fasen van een project potentiële
meerwaarde. Dat begint al in de acquisitiefase. Iedere
projectorganisatie onderkent het belang van een goede
budgettering tijdens de acquisitie. Er zijn echter weinig
organisaties die gebruikmaken van de kennis die ze eerder
op dit vlak hebben opgebouwd. Een specifiek ERP-systeem
voor projectondersteuning helpt hierbij. door eerdere
budgetten en werkelijk gerealiseerde gegevens besch ikbaar
te stellen. Uiteraard is dit een uitstekend hulpmiddel bij het
maken van scherpe en tevens realistische begrotingen.
UITVOE NG In veel bedrijven ligt er een duidelijke scheiding tussen de
acquisitie en de uitvoering van een project. In veel gevallen
moet een financiële administratie een project na gunning
aanmaken, voordat medewerkers hun uren en kosten
kunnen boeken. Bij sommige organisaties gaan daar dagen
en soms zelfs weken overheen. Dat is onwenselijk en ook
onnodig, omdat dit met een geïntegreerd systeem feitelijk
met één druk op de knop mogelijk is. Alle informatie is
immers al in het acquisitieproces verzameld en beschreven
en dus eenvoudig om te zetten naar een concreet project
plan, inclusief bijhorend budget, projectfasering en andere
relevante gegevens. Dit zorgt niet alleen voor tijdwinst maar
reduceert ook de foutgevoeligheid die onlosmakelijk
verbonden is met niet-geïntegreerde informatiesystemen.
Integralie met resourceplanning van de staande organisatie
is een ander wezenlijk onderdeel van een ERP-systeem voor
projectorganisaties. Projecten staan of vallen met voldoende
beschikbaarheid van de juiste medewerkers op het juiste
moment. Het maken van een juiste toekenning van de juiste
mensen aan een groot aantal trajecten is een complexe
puzzel en het onvolledig oplossen van deze puzzel kan een
organisatie veel geld kosten. Een verhoging van de gemid
delde bezettingsgraad met één procent leidt in een bedrijf
met honderd factureerbare medewerkers al gauw tot een
toename van de omzet met tenminste honderdduizend euro.
Bij gelijkblijvende kosten is eenzelfde effect op de winst
voor belasting te verwachten.
De impact van resourceplanning gaat overigens nog verder.
Bij de projectmanager is immers op elk moment bekend of
er voldoende medewerkers 7.ijn om het project conform
afspraak uit te voeren. Hij of zij wordt dus niet achteraf >
r---------.-------------------.--------------------------------,----------------------------, ACTIONS CAPABILITIESPRESSURES ENABLERS
- Meer
concurrentie
- Lagere
prijzen
- Lagere
marges
- Vaststellen en implemente
Jen van standaard project
methodologie op basis van
best practices
- Investeren in technologie
voor het olldersteunen van
projecten
- Projectbeheer en projectuitvoering geïntegreerd
en gecoördineerd met klantenservice- en
delivery-organisatie
- Business development en projectmanagers
werken samen aan reële klantverwachting
- Beslissers worden in realtime op de hoogte
! gehouden van voortgang en kunnen meteen
ingrijpen bij verstoringen
- Realtime inzicht in alle kosten
- Continue monitoring van klanttevredenheid
- Projectplanning
- Projectmanagement en rapportering
- Projectkostencalculatie
- Samenwerkingstools
- Offertetraject
- Contractmanagement
- Workflow-automatisering
- Onderaannemerbeheer
- Documentmanagement
- Change management en controle
- Servicemanagement
I P/\CE-raamwerk: samenh.3Ilg 11(1 overzicht van mogrlijke actl~ L'n potenUele voordelen van tedJnulogl lruel hij liet (1.].lr e 'n i oger niveau til!
projeclactlvlleiten. (Bron: Ah, e<n Group, 2010)
> verrast omdat te weinig voortgang is geboekt als gevolg van
te weinig medewerkers. En mocht de planning aantonen dat
er behoefte is aan extra capaciteit, dan biedt de resource
planning uitkomst door aan te geven welke andere mede
werkers wel beschikbaar zijn.
Projectplanning kan dus niet zonder resourceplanning en
andersom. Het is niet mogelijk een goede resourceplanning
op te stellen zonder te weten welke activiteiten in welke
projecten een organisatie moet faciliteren. Ook kan een
onderneming geen goede activiteitenplanning maken als zij
niet weet of medewerkers van het juiste niveau beschikbaar
zijn om die planning ook te realiseren. De beschikbaarheid
van een module voor de resourceplanning binnen ERP biedt
hiervoor de vereiste informatie.
BIJZONDE. E UITO GINGfN In bijzondere si tuaties, zoals het huidige econo mische
klimaat, wordt het belang van ERP voor het projectmanage
ment nog eens extra onderstreept. De marges staan onder
druk, waardoor professionele dienstve rleners extra scherp
moeten zi jn in hun projectuitvoering. Kleine marges laten
immers weinig ruimte voor het maken van fouten . In zo'n
situatie is het van belang dat een organisatie voortdurend
op de hoogte is van de actuele financiële stand van zaken in
elk van de projecten.
UP-TO OA E INFORMA~JEVOO JENI G Dit voorbeeld is nog verder door te voeren. Een effect van
het huiçlige economische klimaat is de teruggelopen
beschikbaarheid van kredietruimte. Het is daarmee voor
organisaties extra belangrijk om op hun werkkapitaal te
letien. In het geval van projecten op basis van nacalculatie is
het beschikken over up-to-date inzicht in gewerkte uren en
gemaakte onkosten essentieel voor een snelle en accurate
facturatie aan de klanten.
Een ERP-systeem zorgt voor een directe koppeling tussen
deze uren en onkosten en de facturatie aan de klanten . In
een project op basis van een vaste prijs geldt dat het
afronden van een bepaalde projectfase reden is voor
facturatie aan de klant. Zonder ERP-oplossing moet een ;;;1 i h·
ERP-oplossing is dit door de projec tmedewerkers zelf te
sturen op basis van voortgangsrapportages. Wanneer alle
activiteiten van een fase gereed zijn, krijgt de projectmana
ger de melding dat de factuur verstuurd kan worden en leidt
een worknow tot het informeren van de financiële afdeling.
MWE k Is een specifiek voor projectorganisaties bedoeld ERP
systeem zaligmakend? Nee, maar het is wel een heel goede
stap in de juiste richting. Het maakt projecten inzichtelijk
en zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is om
tijdig beslissingen te kunnen nemen. Het helpt bij het
eenduidig vastleggen van alle informatie en zorgt voor
rappo rtage aan belanghebbenden. Het is een noodzakelijke,
maar geen allesbepalende voorwaarde voor succes. In het
eerder aangehaalde onderzoeksrapport van Aberdeen
Group presenteert het onderzoeksbureau een raamwerk
voor organisaties die hun projectactiviteiten naar een hoger
plan willen brengen. Dit PACE-raamwerk (zie tabel) biedt
een samenhangend overzicht van de acties die mogelijk zijn
en de potentiële voordelen van de inze t va n technologie.
·oeus EN ~lICHT Om een optimaal presterende projectenorganisatie te
realiseren, zijn focus en inzicht onmisbaar. Het is dus altijd
zaak om heldere doelstellingen te formuleren en te zorgen
voor inzicht in de planning en resources. Dit is vooral voor
grotere organisaties een uitdaging, omdat hier toch vaak in
kleine koninkrijkjes wordt gewerkt waarin lokale managers
zich richten op lokale resultate n. Met een omvattend
ERP-systeem is dit te voorkomen. Een ERP-systeem specifiek
voor projectenorganisaties helpt organisaties om sneller
beslissingen te nemen op basis van actuele gegevens e n
stuurinformatie. Afwachten hoe een project verlopen is en
of er daadwerkelijk geld mee verdiend is, is daarmee
verleden tijd. Realtime inzicht in de projecten komt hiervoor
in de plaats en daarmee een maximale kans op een
succesvol project. <
;
NOT[ 1 n ;,
~
1 n Voln d
I~