2016- Junio- Microsoft Excel 2013...
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2016- Junio- Microsoft Excel 2013 (Intermedio)
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ÍNDICE
Lección 1: Fórmulas
Qué son las fórmulas
Referencias a celdas
Referencias a otras hojas
Mover y copiar fórmulas
Nombres en las fórmulas
Test
Ejercicio práctico
Lección 2: Funciones
Qué son las funciones
Suma automática
Insertar una función
Insertar referencias
Funciones anidadas
Test
Ejercicio práctico
Lección 3: Formato avanzado de celdas
Formatos de número
Formatos personalizados
Estilos de celda
Buscar por formato
Test
Ejercicio práctico
Lección 4: Temas y formato condicional
Trabajar con temas
Aplicar formatos condicionales
Formato condicional avanzado
Insertar dibujos e imágenes
Test
Ejercicio práctico
Lección 5: Edición de hojas
Pegado especial
Organizar con paneles
Ocultar filas, columnas y hojas
Comparar libros
Test
Ejercicio práctico
Lección 6: Crear gráficos
Introducción
Creación del gráfico
Cambiar el aspecto
Elementos del gráfico
Formato de elementos
Añadir datos
Test
Ejercicio práctico
Lección 7: Colocar datos en la Web
Insertar hipervínculos
Moverse entre los vínculos
Guardar como página web
Otros formatos de archivo
Test
Ejercicio práctico
Lección 8: Matrices y referencias externas
Fórmulas de matriz
Constantes matriciales
Referencias externas (vínculos)
Trabajo con referencias externas
Test
Ejercicio práctico
Glosario
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Fórmulas
1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS
na fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de
ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las
fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,
funciones, texto, valores y nombres para realizar diferentes tareas.
Por ejemplo, ahora te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes ver
cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los
operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la
suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.
Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero que
tenemos que saber es que, para indicar que vamos a introducir una
fórmula, debemos comenzar a escribirla con el signo =. Para acabar, se
haría lo mismo que al introducir datos: pulsar la tecla o el botón
Introducir de la barra de fórmulas.
Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado de
las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí aparece
en la barra de fórmulas.
En la imagen anterior, observa como en la celda de la hoja de
cálculo aparece 25, que es el resultado de la fórmula que has escrito (es
decir, el resultado de hacer las operaciones que has indicado en la
fórmula). En la barra de fórmulas está la fórmula tal como la has escrito.
El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor
lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que solo puede
tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.
U
Fórmulas
2
Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que
se tiene que hacer en la fórmula.
Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas son:
Operadores aritméticos: sirven para hacer
operaciones matemáticas, dando como resultado un
número.
Suma +
Resta -
Multiplicación *
División /
Porcentaje %
Función exponencial ^
Operadores comparativos o de comparación: se
utilizan para comparar dos valores entre sí (por ejemplo,
podrían comparar si un valor es igual a otro valor), y
devuelven un valor lógico; es decir, devuelven
VERDADERO o FALSO, dependiendo de si la comparación
es verdad o no.
Igual =
Distinto <>
Mayor >
Mayor o igual >=
Menor <
Menor o igual <=
Operador de texto: el operador de texto (&) une dos
valores de texto para producir un nuevo valor, que será
el resultado de añadir un texto a continuación del otro.
Este operador se llama concatenación.
Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas:
Fórmula Resultado
=25-3 22
=3^2+5 14
=5% 0,05
=50*10% (el 10% de 50) 5
=10*(2+20) 220
=20>=40 FALSO
=10>3 VERDADERO
="Una" & " prueba" Una prueba
Fórmulas
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Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores. Esto
quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor como
resultado.
El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un número de
otro) o sobre uno solo. Cuando actúa sobre un único valor, significa
valor negativo.
Para introducir un número negativo en una celda, podías escribir
un signo menos (-) delante del número o colocar el número entre
paréntesis ( ). Pues bien, para indicar números negativos en una
fórmula, no debes utilizar los paréntesis, sino que tienes que escribir el
signo - delante del número. Por ejemplo, si en una fórmula indicas =2*-
3, el resultado será el valor negativo -6.
Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, los
operadores tienen una prioridad u orden de cálculo, es decir, el orden en
que se ejecutan los distintos operadores.
El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a
menor prioridad es:
Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10
(primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace
la suma), mientras que si pones paréntesis de esta manera =2*(2+6) se
obtiene el valor 16 como resultado (primero se suman 2 más 6, y luego
se multiplica el resultado por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que
da como resultado 11, y =(1+2)*5, que da 15.
Además, cada operador actúa sobre unos tipos de datos
determinados. Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato
distinto del esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado.
Por ejemplo, en la fórmula ="20"+"30" los números se
consideran como si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("), pero
esta fórmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores
de texto a números.
Sin embargo, si introducimos la fórmula ="20" & "30", ahora se
concatenan los dos valores de texto y no se realiza ninguna conversión,
porque el operador utilizado (&) actúa sobre caracteres de texto, dando
lugar a 2030 como resultado.
Si una
fórmula tiene
operadores
que tienen la
misma
prioridad, se
ejecutarán de
izquierda a
derecha. Si
quieres
cambiar el
orden en el
que se
ejecutarán los
operadores,
utiliza los
paréntesis.
Fórmulas
4
Otro ejemplo sería ="1/4/2010"-"1/3/2010", que daría como
resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como un
número, la fórmula con el operador de resta es correcta.
La conversión de datos también se realiza cuando el operador
espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico
FALSO y el resto de números como VERDADERO.
Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente, se
indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error
comienzan con el signo #.
Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al
introducir fórmulas son:
#¡DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se
ha puesto una división que divide un número por cero.
#N/A: se produce cuando un valor no está disponible
para una fórmula.
#¿NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no
reconoce.
#¡NULO!: se ha indicado una intersección no válida de
dos áreas.
#¡NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida.
#¡REF!: referencia a una celda no válida.
#¡VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece
si los valores que acompañan a los operadores de una
fórmula no se pueden convertir al tipo correcto.
######: es un marcador de columna, que indica que
el tamaño de la columna es demasiado pequeño para
que quepan los datos que hay. También aparece cuando
se utiliza una fecha o una hora negativas.
Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que
escribes las fórmulas.
Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir, que no hay el
mismo número de paréntesis de abertura que de cierre), Excel te avisará
de esto y te propondrá una posible solución.
Fórmulas
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2. REFERENCIAS A CELDAS
uando un dato se debe utilizar varias veces para realizar
cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una
celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas.
Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace
referencia a las celdas A4 y A6 en las fórmulas que hay en la columna
C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas
fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan
estas celdas.
Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene
que sumar el contenido de la celda A4 y el contenido de la celda A6.
Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la
fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.
Si ahora cambiaras el valor que hay en la celda A4 o el de la celda
A6, los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas
cambiarían.
Las referencias indican la posición de las celdas en las que se
deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el
nombre de la columna y la fila que definen la celda.
En Excel hay tres tipos de referencias:
Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda se
basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la
fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las
referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación.
Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna y
de la fila: A1, E5, B2:C4,...
C
Las
referencias
pueden
identificar
celdas o
grupos de
celdas en una
hoja de
cálculo.
Algunos
ejemplos de
referencias a
una celda
pueden ser
A1, D7 o F5,
mientras que
algunos
ejemplos de
referencias de
grupos
(rangos de
celdas) son
B4:C8 o
A2:D6.
Fórmulas
6
Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la
celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es
absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del
número de fila.
Por ejemplo: $B$1, $D$5,... Estas referencias indicarán siempre
estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se
inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda.
Mixtas: este tipo es una combinación de las dos anteriores. Indica
a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia
de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.
Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $
antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3,...
Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los
distintos tipos de referencias que hay (relativa, absoluta y mixta)
poniendo el cursor de texto en la referencia que quieras cambiar y
pulsando la tecla .
Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias
veces , esta referencia irá cambiando de la siguiente manera:
D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)
Al escribir una fórmula o editar una celda que tiene una fórmula,
Excel recuadra las celdas a las que se hace referencia en la fórmula con
un color, que es el mismo color con el que aparece la referencia a la
celda en la fórmula. Esto te puede ayudar a la hora de trabajar con las
referencias.
Excel te facilita el trabajar con referencias en una fórmula al poner
en varios colores las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.
Fórmulas
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Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir
referencias:
Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre
las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es la
esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.
Unión ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.
Por ejemplo: C3,C5
Intersección ( ): este operador es simplemente un espacio que
crea una referencia para las celdas comunes a las dos referencias.
Por ejemplo, A3:C3 B2:B4
Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es
mediante la selección de las celdas con el ratón.
Una vez has escrito el signo = en la celda, solo tienes que hacer
clic en la celda a la que quieras hacer referencia o arrastrar sobre el
rango de celdas para la referencia; estas celdas pasan automáticamente a
formar parte de la fórmula.
En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado
F1C1 (el estilo de referencia predeterminado, que hemos
estado utilizando hasta ahora, se llama estilo A1). En este estilo
de referencia F1C1, la posición de la celda se indica mediante
una F seguida de un número de fila y una C seguida del número
de columna.
Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que
ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas
más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3],
que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres
columnas más hacia la izquierda.
Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda
que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que
una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4.
Para indicar este estilo de referencia, accede a Opciones,
desde la vista Backstage, ponte en la categoría Fórmulas y
activa la casilla Estilo de referencia F1C1.
Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en
Excel; solo se utiliza a veces cuando se crean macros.
Fórmulas
8
3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS
e la misma forma que hemos hecho referencia a celdas que
están en la misma hoja de cálculo, también podemos
referenciar celdas que estén en otras hojas.
Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la
referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un
signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la
celda A2 de la hoja llamada Hoja4.
En estos casos, y para que no equivocarse al indicar las referencias,
suele ser más cómodo señalar las celdas directamente con el ratón.
Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer
referencia a celdas de otra hoja, solo tienes que hacer clic en la hoja con
el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la
referencia automáticamente, indicando el signo de admiración y las
comillas simples (si son necesarias).
Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el
resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas
como referencias relativas, absolutas o mixtas.
También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo
de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes
hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y
Hoja3 de tu libro.
Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar
con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son y
cómo se utilizan las funciones).
Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o
varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el
rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los
nombres de la primera y de la última hoja. A continuación
pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.
Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de
las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro,
incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5
incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas
Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.
Por tanto, la forma de crear fórmulas consiste en escribir el signo
= seguido de los operadores y valores o pulsar en las celdas que quieras
para hacer referencia a su contenido y Excel irá construyendo la
fórmula.
D
Si el nombre
de la hoja
tiene algún
espacio en
blanco o
algún carácter
no alfabético
(es decir, que
no sea letra ni
número: el
signo -, coma
(,), punto (.),
punto y coma
(;), mayor (>),
menor (<),
igual (=)...),
indicaremos
comillas
sencillas al
principio y al
final del
nombre de la
hoja. Por
ejemplo:
='Libros
comprados'!B3
Fórmulas
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4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS
uando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de
la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.
Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otra
posición, la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.
Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en
una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las
nuevas posiciones.
Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar,
Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando
al sitio donde hemos movido la celda o celdas.
Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las
que se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula
haría referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre
ellas otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error
#¡REF!.
Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento
es diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o
absolutas.
C
Fórmulas
10
Si las referencias de una fórmula son relativas, al copiar la celda
de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las
partes relativas de las referencias mixtas).
Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque este
tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja de
trabajo.
Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda con
la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas
que antes: no se actualizan las referencias.
Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de
las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o
mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya
que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error #¡REF!.
Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia
las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas
celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).
Si eliminas
una celda,
una fila o una
columna que
pertenece
a un
determinado
rango en una
referencia
(por ejemplo,
si tienes el
rango A2:A7
en una
fórmula y
eliminas la
celda A4),
Excel ajustará
automáticame
nte el rango
de la fórmula
y no dará
error de
referencia.
Fórmulas
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Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de
hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,
insertar y eliminar hojas:
Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una
referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se
quitarán de la fórmula que utilice esta referencia a la
hora de realizar el cálculo.
Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de
la referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva
hoja en los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los
cálculos el mismo rango de celdas que estuviera
seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D.
Si mueves hojas que están dentro del rango hasta
ponerlas fuera del rango, los valores de estas hojas se
eliminarán del cálculo.
Si mueves la primera o la última hoja del rango, el
cálculo se ajusta para poner el nuevo rango de hojas
entre ellas.
5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS
n lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de
celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que
sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas.
La forma más sencilla de asignar un nombre a la celda
seleccionada es mediante el cuadro de nombres e introducir el nombre.
Para asignar un nombre a un rango de celdas, haremos lo mismo,
pero primero seleccionaremos el rango de celdas a nombrar.
E
Fórmulas
12
Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir nombres:
El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un
signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El
resto de caracteres del nombre pueden ser letras,
números, puntos y caracteres de subrayado.
No se pueden utilizar espacios, aunquue se puede utilizar
el carácter de subrayado (_) o un punto para separar las
palabras.
El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
No se pueden indicar nombres que sean iguales a una
referencia de celdas (por ejemplo, no puedes indicar
como nombre C2 o B$4 a una celda.
Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin embargo,
no hay diferencias entre mayúsculas y minúsculas en los nombres
(no puede existir un nombre llamado Libros_comprados y otro
nombre Libros_COMPRADOS).
Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este
nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre
y utilizará la celda o rango de celdas representado por ese nombre.
En ejemplo anterior, el nombre Gastos hace referencia al rango de
celdas C3:C6 (SUMA es una función de cálculo de Excel; más adelante
veremos las funciones).
Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o
títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan
las categorías de la información que aparece en la hoja. Por ejemplo, en
este caso tenemos la información clasificada en cada uno de los cuatro
trimestres y para cada uno de los libros.
Fórmulas
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Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de
forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas.
Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla
(incluyendo los rótulos o títulos de fila y columna), pulsa el botón
del grupo de comandos Nombres definidos de
la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones.
En el cuadro de diálogo que aparecerá puedes indicar dónde están
los rótulos o títulos.
Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los
podrás utilizar en las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo,
podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener
el total de novelas vendidas).
Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que la
celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para
hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y de
columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos).
En el grupo de comandos Nombres definidos tienes varias
opciones relativas a la creación y administración de nombres.
Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro
(modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...),
utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar
pulsando el botón .
En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres
definidos, su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si
está a nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en
particular) y un comentario o información adicional.
Como el
primer
carácter de un
nombre no
puede ser un
número, si un
rótulo o título
empieza por
un número,
Excel añade
un símbolo de
subrayado (_)
delante.
Además,
también
sustituye los
espacios
por este
símbolo de
subrayado (_).
Fórmulas
14
Con el botón Modificar podrás cambiar el nombre, la referencia de
celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que
Eliminar lo borrará.
Si pulsas el botón
Nuevo aparecerá el cuadro
Nombre nuevo. Este
cuadro es el que
proporciona una mayor
flexibilidad a la hora de
crear nuevos nombres,
porque puedes elegir el
ámbito (el libro o una
determinada hoja) o incluir
un comentario.
Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda o
celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón
de la pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones.
De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo,
mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo Hace
referencia a.
En principio, Excel indica referencias absolutas para definir
nombres porque, de esta forma, no cambian si se mueve o copia la celda
que tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias
relativas, tendrás que modificar las referencias que aparecen en este
campo.
Puedes
ordenar la
lista de
nombres
ascendente o
descendentem
ente haciendo
clic en el título
de la columna
adecuada.
Además,
desde el
botón Filtro
puedes filtrar
los nombres
para ver
solo un
subconjunto
de ellos (por
ejemplo, los
nombres
locales a una
hoja de
cálculo o
globales a
todo el libro, o
los nombres
con valores
que tengan
algún tipo
de error).
Fórmulas
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Con los nombres también podemos, en lugar de hacer referencia a
una celda o a un grupo de celdas, indicar un nombre a una fórmula o a
un valor sin tener que ponerlo en una celda de la hoja de cálculo. Para
esto escribe el signo = seguido del valor o de la fórmula como
referencia del nombre, en el cuadro Nombre nuevo.
Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras
utilizar, también puedes pulsar el botón y elegir
el nombre que quieras insertar.
El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas
de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de
las hojas de cálculo.
Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes
actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que
tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción
Aplicar nombres del menú del botón .
Por ejemplo,
es más
cómodo y se
entiende
mejor trabajar
con una
fórmula
del tipo
=SUMA(Libros
Vendidos1erTr
imestre) que
hacerlo con
otra del estilo
=SUMA(B5:B8
), aunque el
resultado sea
el mismo.
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Funciones
1. QUÉ SON LAS FUNCIONES
esde el punto de vista de Excel, podemos decir que una
función es una fórmula que ya está escrita y que se puede
utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.
A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan
para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores
que utiliza la función se llaman argumentos.
Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no
tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que
podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar
sobre todo en operaciones largas o complicadas.
Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que
funcionen y produzcan resultados.
Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido
de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están
dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).
Esta es la forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes
así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la
función.
La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel, y
sirve para sumar los números que le demos como argumentos.
D
Funciones
2
En los argumentos de una función puedes poner valores concretos
o referencias a celdas o conjuntos de celdas. Por ejemplo:
=SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7)
A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las
siguientes cosas:
Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan
los argumentos de la función. Tienes que escribir los
paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.
No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los
números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los
resultados, tendrás que poner en la celda el formato de
número adecuado.
Los argumentos de una función pueden ser números,
referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes,
fórmulas, matrices o valores de error.
El argumento de una función puede ser incluso otra función.
En este caso, esta segunda función se llama función
anidada.
Si no quieres indicar un argumento en una función, escribe
un punto y coma como marcador de lugar.
Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que
comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la
función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.
2. SUMA AUTOMÁTICA
a función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de
cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el
tamaño de las fórmulas y simplificarlas.
Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón
Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la
barra de estado, como vamos a ver ahora.
Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal
utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo,
la suma de un rango de datos u otros valores.
Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado
unas determinadas funciones.
L
Cuando
escribas una
función o una
fórmula que
tenga
paréntesis,
observa cómo
Excel resalta
los paréntesis
durante un
momento, al
cerrarlos. De
esta forma
puedes
comprobar
que
emparejas
correctamente
todos los
paréntesis,
para que no
te dé error la
fórmula.
Funciones
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Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo,
en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas
seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número
de celdas no vacías.
Aparte de esta
información, puedes
mostrar los resultados
de otras funciones
básicas relativas a las
celdas seleccionadas.
Para esto, utiliza el
menú contextual de la
barra de estado (es
decir, el que aparece al
pulsar con el botón
derecho del ratón).
Desde este menú
puedes activar o
desactivar la infor-
mación que quieres
que aparezca o no
aparezca en la barra de
estado.
En principio están
activadas las opciones
Promedio, Recuento y
Suma, que son los
datos que aparecen por
defecto en la barra de
estado.
Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y
Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de
celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que
hay en la selección.
Para que aparezca toda esta información en la barra de estado,
tienes que seleccionar más de una celda con valores.
Ten en cuenta
que tiene
sentido aplicar
estas
funciones
sobre valores
numéricos.
Para valores
no numéricos
solo tiene
sentido la
función
Recuento,
porque cuenta
el número de
celdas
seleccionadas
que tienen
alguna cosa.
Funciones
4
En el grupo de comandos Modificar de la pestaña Inicio de la
Cinta de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear
fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se utiliza este
botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a
añadir.
Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que
esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón
Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA
y resaltará el rango de celdas que se sumarán.
Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda.
Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que
quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el
rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes
de aceptarla.
Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el
rango de celdas a sumar. En este caso, los resultados aparecerán
automáticamente en las primeras celdas libres.
Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes
que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los
valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los
resultados.
Por ejemplo, en la imagen que te muestro, si pulsáramos el botón
Suma , los totales aparecerían en las celdas B8:G8 y G5:G8.
Al realizar la
autosuma de
esta forma,
también se
calcula el total
general (en la
celda G8).
Aunque es lo
mismo sumar
las filas que
las columnas,
Excel lo
calcula
sumando las
columnas.
Funciones
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Si pulsas las teclas + + , también se introducirá una
autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es
equivalente a pulsar el botón Suma .
El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes
elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la
flecha que hay a su derecha.
Seleccionando la función que quieras, se
incluirá rápidamente esta función en el rango
correspondiente, de la misma manera que has
visto con la SUMA.
Eligiendo la opción Más funciones,
accederás al cuadro de diálogo Insertar función,
que veremos a continuación.
Otra forma de aplicar algunas de estas funciones es mediante el
botón Análisis rápido , que aparece al seleccionar varias celdas.
Mediante el botón Análisis rápido , podemos aplicar varias
funciones, formatos, gráficos, etc, al contenido de las celdas
seleccionadas.
Al seleccionar la opción TOTALES, se muestran varias funciones
para obtener la suma, promedio, recuento, etc.
Si al
seleccionar
varias celdas
no aparece el
botón Análisis
rápido ,
sitúe la flecha
del ratón
encima de las
celdas
seleccionadas.
Funciones
6
Para obtener la suma de los valores de varias celdas, el valor
obtenido se situará dependiendo de que opción pulsemos:
Pulsa para mostrar la suma de los valores de las columnas
seleccionadas en la celda inferior a la selección.
Pulsa para mostrar la suma de los valores de las filas
seleccionadas en las celdas situadas a la derecha de la selección.
3. INSERTAR UNA FUNCIÓN
xcel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al
introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función
sea correcta.
Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla
directamente en una celda.
Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los
argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se
tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir correctamente
todos los elementos de la función para que no cause ningún error.
Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es
pedir información a Excel.
Mediante el botón Insertar función , que está en la barra de
fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el que puedes
seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que estás
creando.
Cuando quieras incluir una función en una fórmula, una de las
mejores y más fáciles maneras de hacerlo es a través de este cuadro de
diálogo.
Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea
más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras.
Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro,
en la parte inferior puedes ver una pequeña descripción de esta función
seleccionada.
E
Funciones
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Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función,
solo tienes que seleccionarla en esta lista.
Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea
más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas
una categoría, solo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.
Una vez ya has seleccionado la función que vas a introducir, hay
que introducir sus argumentos.
Excel proporciona esta ventana para ayudarte a introducirlos. Por
ejemplo, ahora puedes ver que esta función tiene dos argumentos,
Número y Potencia.
Funciones
8
La función POTENCIA eleva un número a una determinada
potencia. ¿Qué significa esto? Elevar un número a una potencia
significa multiplicar este número por sí mismo las veces que se
indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos:
4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16
2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8
Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes
calcular potencias más complejas, como:
4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384
2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...
4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...
También puedes utilizar el operador ^ para indicar una
potencia. Por ejemplo:
POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8
Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la
función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los
argumentos e incluso que estos argumentos son de tipo numérico.
Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor
de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor o
Resultado de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.
Una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el
resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no
tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos
introduciendo.
En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que
indiques en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función,
se colocan los argumentos que has indicado de la forma adecuada...
Recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así,
Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así
en la celda.
De hecho, cuando introduces
el signo = al principio de una
celda, Excel te muestra en el
cuadro de nombres una lista de
funciones que puedes utilizar
(pulsa en la flecha del cuadro de
nombres para desplegar esta
lista).
Por ejemplo,
podrías poner
una fórmula
que fuera
=4+POTEN
CIA(6;4). En
este caso, al
introducir la
función
POTENCIA, el
resultado de
la fórmula y el
de la función
no sería igual.
Si introduces
el signo = y
seleccionas
una función
en esta lista,
es lo mismo
que si pulsas
el botón de
Insertar
función de
la barra de
fórmulas.
Funciones
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4. INSERTAR REFERENCIAS
veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si
Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.
Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que
el recorrerlas todas para buscar la función a aplicar puede ser agotador.
En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una
función o un conjunto de funciones adecuadas.
Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que
describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la
parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay
alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el
botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de
funciones que se ajustan a lo que has introducido.
Normalmente, los argumentos de una función están situados en
celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las
celdas que vas a utilizar como argumentos de la función. Como podrás
comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o
arrastrar sobre ellas.
Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la
referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el
botón Minimizar diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de diálogo
disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.
A
Aunque, a
veces, el
resultado de
la búsqueda
no siempre
acierta con lo
que estás
buscando,
esta forma de
buscar
funciones
puede
ahorrarte
mucho tiempo
e incluso te
permite saber
si realmente
Excel tiene o
no una
función que te
pueda servir
para lo que
quieres hacer.
Funciones
10
El cuadro de diálogo de funciones se ha reducido al mínimo. Ahora
puedes trabajar tranquilamente en la hoja de cálculo, indicando en qué
celda o celdas está el argumento de la función.
Para indicar una celda, solo tendríamos que hacer clic en ella,
mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar
entre las celdas del rango.
Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como
argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo , que en este caso
sirve para maximizarlo y dejarlo como estaba antes.
Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede
aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que no
es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón
del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a
las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que
pueda tener la función.
Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede
introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los
argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la
celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta
forma, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que cree
que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes
cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.
5. FUNCIONES ANIDADAS
na función anidada es una función que se utiliza como
argumento de otra función.
Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las
funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y
después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el
resultado de las funciones interiores.
Por ejemplo, si tenemos la función RCUAD(POTENCIA(10;2)),
primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de
POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el
resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
RCUAD(100), cuyo resultado es 10.
U
En las
funciones
puede haber
argumentos
opcionales,
que no son
necesarios
para calcular
la función. Los
argumentos
que no son
opcionales, es
decir, que son
obligatorios
para la
función,
aparecen en
negrita en
este cuadro de
diálogo,
mientras
que los
argumentos
opcionales no.
Al utilizar
funciones
anidadas,
puedes llegar
hasta 64
niveles de
anidamiento.
Es decir, en el
ejemplo que
estamos
viendo, los
argumentos
de la función
POTENCIA
podrían ser
otras
funciones, y
así hasta 64
niveles.
Funciones
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
La función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que
devolver un resultado que sea el adecuado para el argumento de la
función que la contiene.
Por ejemplo, en el caso RCUAD(POTENCIA(10;2)), si la
función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la
función RCUAD daría un error al intentar calcularse.
La función RCUAD calcula la raíz cuadrada de un número. Esta
función solo tiene un argumento, que es el número del que
quieres calcular su raíz cuadrada.
Raíz cuadrada de 16 es =RCUAD(16) y da 4, porque 4*4=16
Raíz cuadrada de 25 es =RCUAD(25) y da 5, porque 5*5=25
Raíz cuadrada de 13,6 es =RCUAD(13,6) y da 3,6878...
El número que le pasamos como argumento a la función
RCUAD debe ser positivo; si el argumento es un número
negativo, la función dará un error.
Otro ejemplo podría ser el siguiente:
En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos:
dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer
argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR
tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y
devuelve el valor 6.
La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el
número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si
redondeamos el número 1,234 con una cifra decimal, el
resultado será 1,2.
REDONDEAR(1,234;1) da como resultado 1,2
REDONDEAR(7,3262;0) da como resultado 7
REDONDEAR(7,3262;1) da como resultado 7,3
REDONDEAR(7,3262;3) da como resultado 7,326
REDONDEAR(4,282;1) da como resultado 4,3
Funciones
12
La función PROMEDIO obtiene la media entre los números que
indiquemos. Para ello suma el valor de los datos numéricos y al
resultado lo divide por el número de datos sumados. Por
ejemplo, si redondeamos los números 142, 83, 153 y 78 el
resultado será 114.
De la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en
una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que
hayas definido.
Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la
pestaña Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar
funciones.
Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones
pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas
directamente desde ahí: funciones financieras, funciones de texto,
matemáticas y trigonométricas, etc.
El botón
hace
lo mismo que
el botón
Insertar
función de
la barra de
fórmulas.
Además,
desde aquí
también
puedes
acceder a las
sumas
automáticas
.
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 1
Formato avanzado de celdas
1. FORMATOS DE NÚMERO
n esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre
el formato de las celdas.
El formato de las celdas se refiere al tipo y color de la letra, al
color de fondo, a la alineación, etc. En definitiva, a cómo o de qué
forma se muestran los datos que contienen las celdas.
Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato
General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al
escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el
signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de
moneda o de porcentaje, según corresponda.
Desde el grupo de comandos Número de la pestaña Inicio de la
Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato
de los números.
Desde la lista superior puedes ver y
cambiar el formato de la celda o celdas
seleccionadas, estableciendo el formato de
número, moneda, porcentaje, fechas...
Los botones también sirven para cambiar el formato:
Formato de número de contabilidad : selecciona el
formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.
Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un
porcentaje.
Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo
de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.
Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra
más o menos decimales en el número.
Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el
cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su pestaña Número,
que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro
de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o
desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón
derecho del ratón sobre ellas).
E
Formato avanzado de celdas
2
En la pestaña Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos
los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.
Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra
podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para
ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener
datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.
En la categoría Número podrás indicar el número de decimales
con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda),
si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la
Configuración regional de Windows) como separador de miles y
especificar el formato para los números negativos.
En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de
mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el
año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o
que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).
En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según
la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración
regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura
de unidades monetarias) para indicar la moneda.
Recuerda que
puedes
asignar
formato de
texto a los
números,
para que
Excel los trate
como texto.
Para esto,
puedes poner
un apóstrofo '
delante del
número o
utilizar el
código de
formato @,
como luego
veremos.
Formato avanzado de celdas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3
Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el
número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del
euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o,
mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en
tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.
Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu
equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a
través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración
regional y de idioma, dependiendo de la versión del sistema
operativo y de la configuración del Panel de control).
Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de
decimales según esté indicado en la Configuración regional.
Ahora aparecerá el número según la moneda que tengas establecida
en tu ordenador (en la Configuración regional).
Además de estos formatos, desde la categoría Especial también
puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número
de teléfono, el de la seguridad social, etc.
2. FORMATOS PERSONALIZADOS
l crear un libro, los formatos disponibles son los que hay en la
pestaña Número. A veces, puede pasar que estos formatos
que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás
crear tu propio formato.
Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro
de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.
Al crear un formato, podrás indicar hasta tres formas de números y
una última de texto. Cada una de estas secciones del formato
personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ).
A
Formato avanzado de celdas
4
Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el
siguiente orden:
Formato para números positivos.
Formato para números negativos.
Formato para ceros.
Formato para texto.
Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere
al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros
y para el texto.
Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la
última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que
aparezca en la celda al escribir un texto en ella.
Si incluyes el carácter @, el texto que escribas en la celda se verá
en la posición en la que hayas puesto dicho carácter.
Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, cuando
escribas texto en la celda no se le aplicará ningún formato.
Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría
Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya
aparecen en esta categoría.
Si solo pones
dos secciones,
la primera
sección se
utilizará para
los números
positivos y
para los ceros,
mientras que
la segunda se
utilizará para
los números
negativos; si
solo pones
una sección,
se utilizará
para todos los
números.
Formato avanzado de celdas
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La modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear
uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca.
Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:
Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0
indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que #
solo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los
ceros sin valor del número).
El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del
ancho de un carácter.
Para indicar el color del formato de la celda, indica el color entre
corchetes. Por ejemplo: [Verde].
Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al
formato.
Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos,
negativos o cero), no añadas nada en la sección correspondiente.
Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el
botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has
creado.
También es posible introducir formatos personalizados que
dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un
resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color
azul.
Para esto tendrás que incluir la condición entre corchetes al inicio
del formato. Veamos un ejemplo con el siguiente formato:
[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###
Presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores
de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto.
Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos
condicionales.
Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que
puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente
cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como
códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.
Para indicar
los colores,
tenemos las
siguientes
posibilidades:
[Negro],
[Blanco],
[Azul],
[Verde],
[Rojo],
[Amarillo],
[Magenta] y
[Aguamarina].
El color debe
ser lo primero
que aparezca
en la sección.
Formato avanzado de celdas
6
Estos son los códigos más utilizados a la hora de crear formatos personalizados:
#: Marca de lugar para dígito. Este símbolo solo muestra las
cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no
significativos.
0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo
que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la
celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se
añaden los ceros extras hasta completar el formato.
?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los
anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no
significativos para que las comas decimales queden alineadas.
coma ( , ): Simboliza la coma decimal.
%: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el
carácter %.
punto ( . ): Separador de miles o millares.
\: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el
formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre
comillas dobles.
_: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.
"texto": Presenta el texto que esté entre comillas.
@: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar
donde esté puesto este símbolo en el formato.
Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los códigos que tiene Excel son:
m: Los meses como 1 - 12.
mm: Los meses como 01 - 12.
mmm: Los meses como ene - dic.
mmmm: Los meses como enero - diciembre.
d: Los días como 1 - 31.
dd: Los días como 01 - 31.
ddd: Los días como lun - sáb.
dddd: Los días como lunes - sábado.
aa: Los años como 00 - 99.
aaaa: Los años como 1900 - 9999.
h: Las horas como 0 - 23.
hh: Las horas como 00 - 23.
m: Los minutos como 0 - 59.
mm: Los minutos como 00 - 59.
s: Los segundos como 0 - 59.
ss: Los segundos como 00 - 59.
Formato avanzado de celdas
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3. ESTILOS DE CELDA
n ocasiones utilizarás un conjunto de características de
formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios
lugares de la hoja de cálculo.
En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo
este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada
característica una a una.
Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una
combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el
color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.
Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los
formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.
Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro
nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos
que existan en otros libros.
Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el
menú del botón , que está en el grupo de comandos
Estilos de la Cinta de opciones.
Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en
los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o
de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente
tienes que seleccionarlo.
E
Los estilos
están disponi-
bles en todas
las hojas de
cálculo del
mismo libro.
Formato avanzado de celdas
8
La característica de la vista previa activa de los programas de
Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de
estos efectos simplemente pasando sobre él.
Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una
sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la
fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas
características en el estilo. Al aplicar un estilo sobre una celda, todos los
formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.
Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que
formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De
esta forma, después de seleccionar la celda, accede a la opción Nuevo
estilo de celda del botón .
En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas
características que forman el estilo que estás creando.
Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda
seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en
este estilo, acepta el cuadro para añadirlo a la lista de estilos.
Si no es así, puedes utilizar el botón Formato para establecer todas
las características de formato que formarán parte del estilo. En este
caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar
indicar las características del nuevo estilo como si estuvieras dándole
formato a una celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los
bordes a aplicar, etc.
Formato avanzado de celdas
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En el cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas
casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del
estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida
en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.
Si, una vez creado, quieres modificar las características de un
estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic
con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción
Modificar.
Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este
menú contextual del estilo.
Al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado
recuperarán el estilo Normal, y no podrás eliminar el estilo Normal.
Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se
encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite
copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.
Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda
donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres
utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A
continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.
4. BUSCAR POR FORMATO
ara finalizar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que
te puede servir para encontrar una determinada celda.
Puedes utilizar las opciones de Buscar y Reemplazar para
encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues
bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato.
Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una
determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.
Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del
botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la
pestaña Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que
aparecerá, pulsa en el botón Opciones >>.
P
La opción
Combinar
estilos del
menú del
botón
permite copiar
estilos de un
libro a otro,
y así
aprovechar
el trabajo con
los estilos
que están
ya creados
en otro libro.
Si quieres
copiar un
formato en
más de una
celda, pulsa
dos veces en
el botón
Copiar
formato .
Entonces
podrás hacer
clic en las
celdas en las
que quieras
aplicar el
formato; para
acabar, pulsa
la tecla .
Formato avanzado de celdas
10
Utilizando el botón Formato podrás indicar un formato de
búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta
característica de formato.
Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas pestañas
y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás
indicar las características del formato a buscar.
Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las
celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color
concreto, etc.
Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas
que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.
Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es
elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega
la lista del botón Formato pulsando en la flecha que aparece a su
derecha, y selecciona la opción Elegir formato de celda.
El cursor se transformará en una especie de cuentagotas con
el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar
en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las
características del formato a buscar en un solo paso.
No necesitas
indicar ningún
valor a buscar
cuando haces
una búsqueda
por formato,
aunque pue-
des combinar
las dos
posibilidades
(buscar un
determinado
texto que,
además,
tenga el
formato que
hayas
indicado).
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Temas y formato condicional
1. TRABAJAR CON TEMAS
ara mejorar el aspecto de tus hojas existen características
avanzadas de Excel, que permiten una modificación del
formato de una forma más profesional.
Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los
controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de
celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar
a través del botón .
Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office
disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y
efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.
En el grupo de comandos Temas (que está
en la pestaña Diseño de página de la Cinta de
opciones) se encuentran varios botones que
muestran listas desplegables, desde las cuales
podemos aplicar temas y trabajar con ellos.
En la lista que se muestra
al pulsar el botón
puedes ver los temas
disponibles en Excel.
Si quieres aplicar alguno
de los temas, simplemente
debes seleccionarlo. El
cambio de tema afectará a
todas las hojas del libro,
afectando al formato de las
celdas de todas sus hojas.
En cada una de las
opciones correspondientes a
los temas puedes ver una
pequeña previsualización o
muestra de sus colores y
fuentes, para que te hagas una
idea del aspecto que podrían
tener las celdas.
P
Temas y formato condicional
2
De esta forma puedes cambiar el aspecto general de las hojas del
libro, simplemente cambiando el tema.
Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has
aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda
para ajustarse al estilo.
Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes:
en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los
colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar
alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar
exactamente el color que quieras.
Si has utilizado algún color del tema
(para la fuente de una celda, su relleno, las
líneas del borde o cualquiera de los otros
elementos de las hojas), al cambiar el tema
este color cambiará, para adaptarse a los
colores definidos en el nuevo tema. Por el
contrario, si has utilizado un color estándar u
otro color, este color no se verá modificado al
cambiar el tema, sino que seguirá igual.
Lo mismo ocurre con las
fuentes: si has utilizado alguna de las
fuentes del tema en una celda,
cambiará al cambiar el tema,
mientras que, si has usado alguna de
las otras fuentes disponibles, seguirá
igual al cambiar el tema.
Los colores del tema y las fuentes del tema se pueden ver y
modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas.
Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los
colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón
.
De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores,
cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro,
permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.
Aparte de los
temas
predeter-
minados,
desde la
opción Buscar
temas puedes
acceder a más
temas en tu
disco duro o
en una
ubicación de
red.
Temas y formato condicional
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De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una
combinación de fuentes desde el botón para cambiar el
aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.
Si accedes a la opción Personalizar colores desde el menú del botón
, podrás ver los colores del tema. Los colores de un tema están
compuestos de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de
énfasis y de dos colores de hipervínculo.
En el
apartado de
Muestra se ve
el aspecto
general al ir
cambiando los
colores. Por
otro lado, el
botón
Restablecer
permite
recuperar los
colores
originales
de la
combinación
de colores.
Temas y formato condicional
4
Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un
nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo
Nombre.
De la misma forma que con los colores, desde la opción
Personalizar fuentes del botón puedes seleccionar una
combinación de fuentes para cambiar el aspecto del libro. En este caso,
los colores no se verían modificados. En este caso, disponemos de una
fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.
Los efectos se aplican a las formas, líneas y rellenos. No puedes
crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres
utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado.
El último botón del grupo de
comandos Temas es .
Los efectos se aplican a las
formas, líneas y rellenos.
No puedes crear tu propio
conjunto de efectos, pero puedes
elegir el que quieres utilizar, si no te
gusta el que se aplica en el tema
seleccionado.
Si, después de crear una combinación de colores y de fuentes y de
seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un
tema, puedes hacerlo a través de la opción Guardar tema actual del
menú del botón .
Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema y lo guardará en
la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema
aparecerá disponible en la lista de temas para que lo puedas aplicar en
los documentos que quieras.
Los temas se
comparten
entre los
programas de
Office, para
que puedas
utilizarlos en
cualquiera de
ellos y puedas
crear
documentos
que tengan el
mismo
aspecto
uniforme.
Temas y formato condicional
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2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES
unque con un formato personalizado puedes asignar el color
de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene, hay
una manera más adecuada y más potente de hacer esto.
El formato condicional sirve para aplicar unos determinados
formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la
condición que indiquemos.
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas
sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las opciones del
menú del botón
, que está en el grupo de
comandos Estilos, en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones, para
asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.
Los dos primeros submenús
sirven para resaltar las celdas que
cumplan las condiciones que se
indican: las que sean mayores,
menores o iguales a un
determinado valor, las que tengan
valores únicos o valores
duplicados, los valores más altos o
más bajos, etc.
Las opciones del submenú
Resaltar reglas de celdas se
basan en el valor de la celda y, en
función de si se cumple o no la
condición, cambian el formato de
la celda.
Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrará un cuadro
en el que introduciremos el valor o valores a utilizar en la comparación
y el formato que se aplicará a las celdas que cumplan esta condición.
A
Incluso
puedes
obtener el
valor a
comparar
desde una
celda del
libro,
escribiendo la
referencia a la
celda (como si
fuera una
fórmula, es
decir, con el
formato
=ColumnaFila)
o pulsando el
botón
Minimizar
diálogo y
haciendo clic
en dicha
celda.
Temas y formato condicional
6
En los datos de la hoja puedes ver que el efecto que obtendrías si
aceptaras el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si
pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará el
comando de formato condicional en las celdas de la tabla.
Desde la lista del cuadro de diálogo que aparece al seleccionar un
formato condicional se indica el formato a aplicar a las celdas que
cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los formatos
predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo el formato
con la opción Formato personalizado. De esta forma se abrirá el
cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrás
problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas
pestañas y controles.
Las opciones del submenú Reglas superiores e inferiores
permiten cambiar el formato de los valores más altos o más bajos: por
ejemplo, podrías cambiar el formato de los 6 valores más altos o más
bajos, de los 25% más altos o más bajos o de los que estén por encima o
por debajo de la media.
Las opciones de formato condicional del submenú Barras de
datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra
representa el valor de la celda en relación a las otras. Una barra corta
indica que el valor de la celda es bajo en relación a los valores de las
otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto.
Este tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un
icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por
ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de
tres a cinco categorías, además de elegir distintos tipos de iconos.
El submenú
Escalas de
color muestra
una gradación
de colores en
las celdas,
donde el tono
de color
representa los
valores (por
ejemplo, los
valores
superiores con
un color más
verde y los
valores
inferiores con
un color más
rojo).
Temas y formato condicional
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El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la
distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el
valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el 80%
y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).
Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos
condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma
más rápida y clara:
En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional
del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores
y menores cantidades de ventas de los distintos trimestres para los
vendedores.
Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos
condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de
la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el
valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es
mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. Así
podemos ver qué vendedores han vendido más y cuáles no.
Mediante el botón del Análisis rápido , que aparece al
seleccionar varias celdas, también podemos aplicar algunas de las
opciones del formato condicional.
Temas y formato condicional
8
Al seleccionar la opción FORMATO de la parte superior, se
muestran varios de los formatos condicionales, que hemos visto al
desplegar el botón que podemos aplicar a las celdas seleccionadas.
Mediante el Análisis rápido accederás desde la misma selección
de celdas a la opción de formato condicional que quieras aplicar.
3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO
parte de estas opciones de formato condicional, también
puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que
puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada
que con las opciones predefinidas.
Desde la opción Nueva regla del menú de
crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que
desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas
seleccionadas o de toda la hoja.
Al seleccionar la opción Nueva regla en la parte superior del
cuadro de diálogo seleccionaremos el tipo de regla de formato
condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior
configuraremos dicha regla.
Los parámetros de configuración de la regla cambian según el tipo
de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán barras
de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud
mayor o menor o iconos.
A
La opción
Administrar
reglas abre un
cuadro de
diálogo en el
que puedes
ver las reglas
de formato
condicional
existentes en
las celdas
seleccionadas
o en cualquier
hoja del libro.
Desde este
cuadro
también
puedes añadir
nuevas reglas,
así como
modificar o
eliminar las
ya existentes.
Temas y formato condicional
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En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán
para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas,
según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula o
indicar el valor exacto.
El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con
rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con
los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número
de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior
del rango de valores.
En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas
que contengan desde la primera lista del apartado de configuración de
la regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán
valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de
las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin
errores.
En la regla
Utilice una
fórmula que
determine las
celdas para
aplicar
formato la
condición se
basa en la
fórmulas que
introduzcas;
debes
empezar la
fórmula con
un signo = y
debe dar
como
resultado un
valor lógico,
es decir,
VERDADERO o
FALSO.
Temas y formato condicional
10
En esta segunda lista indicaremos cuál es el criterio que
seguiremos para comparar el valor que tenga la celda.
En los campos de la condición también puedes utilizar el botón de
Minimizar diálogo , de forma que podrías indicar cómodamente una
referencia de celdas, en lugar de un valor constante (como el que hemos
escrito ahora).
Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato
puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la
condición que hemos puesto.
Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del
botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los
botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o borrarla de la
lista de reglas de formato.
El botón Nueva regla permite añadir nuevas condiciones, de la
misma forma que con la opción Nueva regla del menú del botón
.
Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras.
Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este
cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba
y después las reglas de abajo.
El formato condicional puede ayudar a analizar los datos
visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.
4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES
on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de
cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma
agradable.
C
La lista
superior del
cuadro del
Administrador
de reglas
permite
seleccionar si
quieres ver las
reglas de la
selección de
celdas actual,
todas las
reglas
existentes en
la hoja actual
del libro o
seleccionar
otra hoja para
ver las reglas
que hay en
ella.
Puedes
cambiar el
orden de
prioridad de
las reglas
utilizando
los botones
Subir y
Bajar
del
cuadro de
diálogo.
Temas y formato condicional
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
Vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la presentación
de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como rectángulos, círculos y
otras formas más sofisticadas), imágenes, objetos WordArt, etc.
Desde los distintos botones de la pestaña Insertar de la Cinta de
opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos,
imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos,
etc.
Desde el menú del botón Formas puedes dibujar líneas,
flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.
Tras crear un dibujo, pulsando y
arrastrando los pequeños controles
blancos que se muestran alrededor de
estos dibujos podrás cambiar su
tamaño, mientras que el circulito verde
que hay sobre ellos permite girar los
dibujos.
Para mover los dibujos, pulsa sobre
ellos y arrástralos hasta la posición que
quieras.
Al seleccionar un objeto de dibujo,
aparece la pestaña contextual Formato
en la Cinta de opciones, que dispone de
todas las herramientas que permiten
trabajar con este tipo de objetos: colores,
tipos de línea, girar, etc.
Con el botón se
abrirá una lista desde la que puedes
seleccionar un color de relleno, utilizar
un degradado de colores, una textura o
una imagen como relleno.
Además, si seleccionas la opción
Más colores de relleno puedes indicar,
además del color, la transparencia que
tendrá este relleno.
También
puedes
modificar el
formato de los
objetos de
dibujo desde
el cuadro de
diálogo
Formato de
forma, al que
puedes
acceder desde
el menú
contextual del
objeto.
Temas y formato condicional
12
El botón establece el color, ancho y estilo de
la línea de la forma, mientras que aplica efectos,
como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.
Para insertar una imagen en la hoja de cálculo podemos obtenerla
de distintos lugares.
Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de
opciones, se muestra un cuadro desde donde puedes obtener alguna de
las imágenes prediseñadas que proporciona Office, buscarlas en la web
con el buscador Bing o desde una cuenta en OneDrive.
Pulsa el botón para añadir una de las imágenes que
tengamos en nuestro ordenador.
Desde el
grupo de
comandos
Insertar
formas
puedes añadir
más objetos
de dibujo o
cuadros de
texto, así
como cambiar
la forma
seleccionada
a otra distinta
o convertirla a
una forma
libre para
modificarla de
la manera que
quieras.
Temas y formato condicional
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Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes
ver la pestaña contextual Formato, que en este caso tiene varios
controles para hacer distintas operaciones con la imagen.
Entre otras posibilidades, puedes cambiar el brillo, contraste o la
nitidez de la imagen desde el botón o aplicar efectos de
color desde , por ejemplo, aumentar o disminuir la saturación
de color, cambiar el tono de color o colorearla con algún color en
concreto.
Desde el botón puedes aplicar distintos efectos
para que la imagen parezca una pintura o un dibujo hecho a mano, entre
otros efectos.
El botón deshace todos los cambios de
formato aplicados en la imagen, de forma que se queda tal como estaba
inicialmente, al insertarla.
El botón permite recortar la imagen, haciendo que no se
vean partes de dicha imagen. Desde el menú de dicho botón incluso
puedes recortar la imagen de forma que se ajuste a una determinada
forma.
Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también
puedes insertar objetos WordArt , (que son textos decorativos
con efectos vistosos), gráficos SmartArt (que representan
visualmente cierta información o concepto) o gráficos a partir de los
datos que tengas en la hoja de cálculo.
Recuerda que
también
puedes utilizar
los botones de
Iniciador de
cuadro de
diálogo
para acceder
a distintos
cuadros de
diálogo,
donde ver y
modificar
todas las
propiedades
de la imagen.
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Edición de hojas
1. PEGADO ESPECIAL
amos a ver más utilidades y opciones sobre la edición de
hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en tu trabajo.
Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los
botones de Cortar , Copiar y Pegar de la pestaña Inicio
de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o
pulsa y arrastra con el ratón.
Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias
opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de
pegado más complejos.
Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha
del botón y selecciona la opción Pegado especial.
En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción
podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar
en la nueva posición.
V
Edición de hojas
2
Entre las distintas opciones de pegado están:
Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición.
Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios,
etc.
Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están
escritas en la barra de fórmulas.
Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas.
Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o
celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque
parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.
El resto de opciones de pegado son:
Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las
celdas.
Validación: se copian las reglas de validación de entrada de
datos.
Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de
la celda en el formato del tema de documento tienen los
datos copiados.
Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,
pero no los bordes de las celdas copiadas.
Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna
al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.
Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y
todas las opciones de formato de números de las celdas que
has copiado.
Formatos de números y valores: pega los valores y todas
las opciones de formato de números de las celdas que has
copiado.
Este comando permite separar las partes de los datos copiados a la
hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay
una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para
combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que
vas a pegar.
Se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar
ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación.
Edición de hojas
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La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la
tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas
copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado.
Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas
por columnas, activa la casilla de verificación Transponer.
Desde los distintos botones del botón puedes elegir opciones
específicas que se utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los
valores de las celdas , los formatos de las celdas o las fórmulas
.
Las celdas en las que pegues datos no
cambian su anchura, sino que se mantienen
con la que tenían antes de pegar. Si quieres
que al pegar también se copie el ancho de la
celda origen a la celda destino, puedes
seleccionar la opción Mantener ancho de
columnas de origen .
La opción Pegar vínculo (o el
botón equivalente Pegar vínculos del
cuadro de diálogo Pegado especial) pega
los datos y establece un vínculo con el
origen de los datos. O sea, que si los datos
del origen (de las celdas copiadas) cambian,
los datos pegados también cambiarán.
Desde el icono de Opciones de pegado también tienes
acceso a estas opciones específicas de pegado, que puedes seleccionar
tras realizar la operación de pegado.
Con la opción Copiar como imagen del menú botón Copiar
puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen, para luego
pegar dicha imagen donde quieras.
Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato ,
que permite copiar el formato de una celda a otra u otras de una forma
rápida y sencilla.
El Pegado
especial solo
estará
disponible
cuando hayas
utilizado el
comando
Copiar, no
cuando hayas
utilizado
Cortar.
La opción
Imagen
permite pegar
los datos
copiados
como una
imagen
estática,
mientras que
en el caso de
Imagen
vinculada
se trata de
una imagen
especial
vinculada a
los datos de
origen, por lo
que, si
cambias estos
datos,
también
cambiará la
imagen.
Edición de hojas
4
2. ORGANIZAR CON PANELES
i has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en
algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo.
Para hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro
paneles.
Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de
nuevas ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde
el botón de la pestaña Vista de la Cinta de
opciones.
Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a
cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que
sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y
tampoco puedes minimizar una ventana del libro.
Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un
panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma
hoja de cálculo.
Para indicar la posición donde situar la división de paneles, nos
situaremos en una celda que esté en la columna y línea de celdas donde
dividir la hoja en cuatro paneles.
Después, pulsa el botón del grupo de comandos Ventana
en la pestaña Vista de la Cinta de opciones y se crean dos barras de
división, una horizontal y otra vertical, que dividen a la hoja en cuatro
paneles.
Cada panel o sección tiene su propia barra de desplazamiento
horizontal y vertical con las que puedes desplazarte dentro de un panel,
mientras que el otro panel permanece en la misma posición. De esta
forma, podrás mostrar distintas partes de la hoja en cada panel.
S
La división en
paneles o
secciones
de una
hoja, puede
utilizarse para
recorrer las
celdas de
datos de una
hoja dejando
fijas las celdas
de títulos, o
para copiar y
pegar datos
en una hoja
con un gran
tamaño.
Edición de hojas
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Para quitar una división, haz doble clic en cualquier punto de la
barra de división que divide los paneles.
También puedes arrastrar la barra de división que separan los
paneles para desplazarla y situarla donde quieras.
Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que
tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al
desplazarte por la hoja de cálculo.
En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una
fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:
Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la
fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división.
De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la
columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta
división.
Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles,
selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto
donde quieres que aparezca la división.
Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a
la opción Inmovilizar paneles desde el botón para
dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas
correspondientes.
Las otras opciones del menú de este botón crean paneles
bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.
Con el
comando de
Inmovilizar
paneles
siempre se fija
la sección
superior o la
izquierda,
dependiendo
de si has
seleccionado
una fila o una
columna. Si
tienes
seleccionada
una celda, se
inmoviliza la
sección
superior
izquierda a
dicha celda.
Edición de hojas
6
Por ejemplo, en la imagen que se muestra a continuación hemos
inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos
seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar
paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al
desplazarnos hacia abajo por la lista, lo que nos puede ayudar a la hora
de trabajar con los datos.
Observa cómo hemos movido los datos, mientras que los títulos
han permanecido fijos en la parte superior.
Al inmovilizar paneles, la opción Inmovilizar paneles cambia a
Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas
inmovilizadas.
3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
tra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar
determinadas filas o columnas.
Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras
estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes
volver a mostrar las filas o columnas ocultas.
Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos
ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias
filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.
A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo
de comandos Celdas de la pestaña Inicio de la Cinta de opciones) y
despliega el submenú Ocultar y mostrar.
Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las
columnas seleccionadas.
O
Si te colocas
en una celda,
podrás ocultar
la fila o
columna en la
que se
encuentra,
mientras que,
si seleccionas
varias celdas,
podrás ocultar
todas las filas
o columnas
que abarque
dicha
selección.
Edición de hojas
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También puedes
utilizar este submenú para
volver a mostrar las filas o
columnas ocultas.
Si hacemos una
selección que incluya
algunas celdas ocultas y
copiamos o cortamos, Excel
también copiará o cortará
las celdas ocultas.
Si quieres que no se
incluyan determinadas
celdas al copiar o cortar, es
posible que sea necesario
mostrar las celdas ocultas
para poder indicar
claramente las celdas
adecuadas.
Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de
mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para
esto, sigue los siguientes pasos:
Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que
quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga celdas
ocultas.
En el menú del botón (en la pestaña Inicio de la Cinta
de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona
la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo
que aparece).
En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la
opción Sólo celdas visibles y acepta.
De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles
que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A
continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y
pegarlas en otro sitio.
Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es
establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto,
también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la
misma.
Edición de hojas
8
Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero
realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una
por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por
la derecha de las columnas ocultas.
A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar
columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón .
Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de
columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de
diálogo.
La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u
hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la
parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas,
utiliza la opción Mostrar hoja.
4. COMPARAR LIBROS
upongamos que has pasado un libro de Excel a otra persona, ha
realizado cambios en él y te lo ha devuelto. ¿Cómo puedes
saber las diferencias que hay entre tu libro y el que te han devuelto?
Excel tiene el comando , que te permite ver de una
forma rápida las diferencias que puede haber entre dos libros de Excel.
Con este comando te podrás desplazar por los dos libros a la vez y
buscar las diferencias entre ellos.
Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que
queremos comparar.
Para comparar libros se utilizan los botones ,
y , que se
encuentran en el grupo de comandos Ventana de la pestaña Vista de la
Cinta de opciones.
Para iniciar esta comparación, pulsa el botón .
Entonces verás las ventanas de los dos libros a la vez.
Si está activo el botón , te podrás
desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se
moverá el otro.
S
Otra forma de
ocultar una
fila o una
columna es a
través del
menú
contextual que
aparece al
pulsar con el
botón derecho
del ratón
sobre el título
de fila o de
columna,
eligiendo la
opción
Ocultar.
Si tienes más
de dos libros
abiertos, al
pulsar el
botón
para activar
esta opción,
tendrás que
elegir el libro
con el que
compararás el
libro actual.
Edición de hojas
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De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a
la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.
El botón te permite volver a poner
las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones
iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como
estaban al principio.
Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón
para desactivarlo.
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Crear gráficos
1. INTRODUCCIÓN
ara mejorar la presentación y diseño, además de incluir dibujos
e imágenes, también tenemos la posibilidad de incluir
elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los
valores que hay en una tabla de datos.
El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para
mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo
entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y
montones de cifras.
Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de
una hoja de cálculo.
P
Crear gráficos
2
Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien
crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico) );
en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra
hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla,
etc.).
Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan
automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio
que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.
Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los
datos que se mostrarán en el gráfico.
En el gráfico se representa el valor que hay en la celda de la hoja
de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla
los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.
Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de
datos, y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas,
etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos
puntos de datos se agrupan en series de datos y se distinguen
entre sí por sus colores o diseños.
2. CREACIÓN DEL GRÁFICO
n gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de
cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro
elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición
donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.
Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o
imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo,
la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).
Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir
de los que se creará el gráfico.
Además de las series de datos, puedes incluir en la selección los
rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que
se muestren en el gráfico. Si no incluyes los títulos, los puedes añadir
posteriormente.
U
Lo normal es
seleccionar
rangos
rectangulares
de celdas, pero
también
puedes selec-
cionar celdas
no adyacentes,
que no estén
seguidas
(recuerda que,
para esto,
puedes utilizar
la tecla ).
También se
usan los
gráficos
incrustados
cuando
quieres
mostrar más
de un gráfico
en la misma
hoja de
cálculo.
Crear gráficos
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En el grupo de comandos Gráficos de la pestaña Insertar de la
Cinta de opciones están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar
en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de
gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.
Podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros
tipos, aunque lo mejor es utilizar la opción Gráficos recomendados, de
forma que Excel nos muestre los tipos de gráficos más adecuados para
los datos seleccionados. Para ello, pulsa el botón y se muestra
el siguiente cuadro.
En la parte izquierda de la pestaña Gráficos recomendados
podemos seleccionar los tipos de gráficos sugeridos por Excel, cuyo
aspecto se muestra en la parte derecha.
De esta forma, dependiendo del tipo de datos, Excel elije los tipos
de gráficos que mejor se adaptan para mostrarlos de forma gráfica.
El cuadro
Insertar
gráfico
también se
muestra
pulsando el
Iniciador de
cuadro de
diálogo de
este grupo de
comandos
Gráficos.
Crear gráficos
4
Si no te gusta ninguno de los gráficos recomendados, en la pestaña
Todos los gráficos puedes seleccionar el tipo de gráfico que desees
aplicar.
En la parte izquierda se muestra la lista de todos los tipos de
gráficos para elegir uno de ellos. A la derecha se muestra el tipo de
gráfico elegido con los datos que hayamos seleccionado en la hoja.
Muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y
tridimensionales. Selecciona en cada caso el que más te interese.
Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no
te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás
cambiarlo fácilmente.
Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el
gráfico en la hoja. A continuación podremos modificarlo de la forma
que queramos, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato,
etc., para personalizarlo completamente.
También podemos situar el gráfico en cualquier posición de la
hoja. Para ello, pulsa en cualquier parte del gráfico que no tenga ningún
elemento (barras, títulos, etc.) y arrástralo a la nueva posición donde
quieras colocarlo.
Para cambiar el tamaño del gráfico, arrastra los controladores que
están en las esquinas o en la parte media de cada lado.
Crear gráficos
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5
Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones dos
pestañas: Diseño y Formato, así como tres iconos para modificar
distintos aspectos del gráfico: Elementos de gráfico , Estilos de
gráfico y Filtros de gráfico .
Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con
el gráfico seleccionado y todos sus elementos.
Desde la pestaña Diseño puedes seleccionar distintas opciones de
diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su
ubicación o los datos que está mostrando.
La pestaña Formato permite cambiar el formato de los distintos
elementos: colores, estilos de línea, efectos especiales, etc.
Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el
tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo.
Puedes cambiar su tipo pulsando el botón con lo que se
muestra el cuadro de diálogo Insertar gráfico para que elijas unos de
los gráficos recomendados o cualquier tipo de gráfico.
Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál
es el rango que está siendo representado en el mismo.
Crear gráficos
6
Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros
elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de
datos y las que representan a las distintas categorías de valores.
Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del
gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje
horizontal y viceversa.
De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también
puedes eliminar un gráfico. Para ello, primero selecciónalo y luego
pulsa la tecla .
Al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico
(leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el
gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona
libre del gráfico para seleccionarlo.
3. CAMBIAR EL ASPECTO
l tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el
aspecto general del gráfico, aunque también podemos realizar
otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño.
Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los
grupos de comandos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la
pestaña Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes
aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo
o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.
Hay diseños con título del gráfico, con
leyenda, con títulos en los ejes, etc.
Para cambiar el título del gráfico o los
títulos que puedas añadir al eje vertical y al
horizontal, pulsa en dicho título para
seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra
vez para que aparezca el cursor de texto.
E
Según lo que
te interese
comprobar en
los datos de la
hoja, será más
conveniente
poner los
datos
representados
de una forma
u otra. Ten en
cuenta que, a
veces, la
información
que tengas en
la hoja de
cálculo solo
tendrá sentido
de una
determinada
forma.
El eje vertical
del gráfico
también se
llama eje Y o
valor, mientras
que el eje
horizontal
también se
llama eje Y o
categoría.
Crear gráficos
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 7
En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a
los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y
formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su
aspecto general. Puedes elegir cualquier de ellos pulsando en el botón
Más de los Estilos de diseño.
Al pulsar el botón Estilos de
gráfico se muestra un menú
con distintas opciones.
Con la opción ESTILO
puedes elegir entre aplicar distintos
tipos de estilos ya configurados.
Si seleccionas la opción
COLOR, podrás elegir un tema de
colores a aplicar al gráfico.
Aunque hayas aplicado un
diseño o un estilo determinado al
gráfico, siempre puedes
personalizarlo, añadiendo o
eliminando los elementos que
quieras o cambiando el formato de
los ya existentes.
Otra característica que podemos establecer es la ubicación del
gráfico, es decir, dónde estará situado.
Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo
(como en este caso) o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en
una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el gráfico, llamada
hoja de gráfico.
Tras seleccionar el gráfico (o seleccionar la hoja de gráfico en la
que se encuentra el gráfico), este comando permite transformar un
gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.
También
puedes
cambiar los
colores
desplegando
el botón
en la
pestaña
Diseño.
Normalmente
pondrás un
gráfico en una
hoja de gráfico
cuando
quieras ver
un gráfico
separado de
los datos de la
hoja de cálculo
en los que se
basa. También
puede ser útil
si quieres ver o
cambiar
gráficos de
gran tamaño
o muy
complejos,
porque así
podrás
trabajar mejor
con ellos.
Crear gráficos
8
Al incluir un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja
situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se
representan en el gráfico.
Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar
la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo
predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación
de teclas + crea directamente un gráfico incrustado).
4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO
amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos
mostrar en el gráfico. Esto lo podemos hacer tanto desde el
botón Elementos de gráfico como pulsando en la pestaña Diseño
de la Cinta de opciones, el botón .
V
Crear gráficos
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9
Desde las opciones del botón Agregar elemento de gráfico
podemos mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por
ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la
leyenda, las líneas de cuadrícula, etc.
Por ejemplo, desde esta opción puedes seleccionar si quieres
mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del
gráfico o superpuesto en el mismo.
Pulsando el botón Elementos de gráfico , disponemos de las
mismas opciones para mostrar, ocultar o cambiar los elementos del
gráfico.
Al pulsar el botón en forma de flecha que se muestra al situar
el puntero del ratón en una de las opciones, puedes mostrar u ocultar los
distintos elementos del gráfico o ajustar sus características, etc.
Accediendo a
Más opciones
se muestra un
panel donde
puedes ajustar
cualquier
parámetro de
cualquier
elemento del
gráfico.
Crear gráficos
10
Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de
gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos
correspondiente. Para ello selecciona la opción Tabla de datos para
activarla.
En la imagen se muestra la tabla de datos que está siendo
representada pegada a la parte de abajo del gráfico.
Para eliminar cualquiera de los elementos del gráfico, simplemente
pulsas sobre la opción para desactivarla. Otra forma de hacerlo consiste
en seleccionar el elemento del gráfico y pulsar la tecla . También
puedes utilizar la opción Ninguno del elemento a ocultar al desplegar
las opciones del botón .
Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los
puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están
representando en estos puntos. Para mostrarlos, selecciona la opción
Etiquetas de datos para activarla.
También
puedes incluir
la tabla de
datos en
un gráfico
incrustado,
aunque la
mayoría de
veces no
tendrá mucho
sentido hacer-
lo, porque
normalmente
incrustarás un
gráfico en la
misma hoja
de cálculo
donde tengas
los datos
representados.
Con la opción
Línea de
tendencia se
muestra un
cuadro donde
elegir
una serie de
datos,
mostrándose
en el gráfico
una línea
indicando la
tendencia o
inclinación
que sugiere la
evolución de
los datos.
Crear gráficos
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 11
Al desplegar el botón Filtros de gráfico , desde la opción
Valores, puedes establecer filtros para mostrar solo algunos de los datos
los datos que quieras.
Por ejemplo, para mostrar solo uno o algunos de los datos,
desactiva primero la opción Seleccionar todo dentro de Series o de
Categorías, y activa las opciones que quieras mostrar en el gráfico. Por
último, pulsa Aplicar. Desde la opción Nombres puedes cambiar u
ocultar los nombres de las Series, así como de las Categorías.
5. FORMATO DE ELEMENTOS
parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el
gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que
tengan el aspecto que quieras.
Una forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es
seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar las opciones de la
pestaña Formato que aparece al seleccionar el gráfico.
Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar
algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar
su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.
A
Crear gráficos
12
Desde el botón , además de elegir un color
como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una
imagen o una textura como relleno.
Desde las otras opciones del botón puedes
seleccionar el grosor de la línea del contorno del elemento y el tipo de
línea (continua, a puntos, a rayas, etc.).
Ya hemos visto que, para seleccionar un elemento del gráfico,
debes pulsar sobre él.
Con el teclado también puedes seleccionar los distintos
componentes del gráfico: pulsando las teclas y pasarás de un
elemento a otro, y pulsando y accederás a los elementos de
una misma categoría.
Pulsando en el botón
, que
está en el grupo de comandos
Selección actual, también puedes
cambiar el formato del elemento
seleccionado desde el panel que se
muestra.
En el panel se mostrarán
distintas opciones que dependerán
del elemento del gráfico que hayas
seleccionado. Dispondremos de
distintos parámetros al seleccionar
Relleno y línea , Efectos
y Opciones de leyenda .
Dentro de estas tres categorías dispondrá de una gran cantidad
opciones para configurar los distintos elementos: línea de contorno y
relleno, sombras, efectos tridimensionales, etc.
Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento
(cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra
característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea
haciendo utilizando el ratón o con el teclado.
De esta forma podríamos establecer las propiedades que
quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que
aplica Excel según el estilo seleccionado.
En la lista del
grupo de
comandos
Selección
actual
se muestra el
elemento del
gráfico que
tienes
seleccionado
en cada
momento,
para que
sepas sobre lo
que estás
trabajando.
También
puedes utilizar
esta lista para
seleccionar
los distintos
elementos
del gráfico.
Crear gráficos
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6. AÑADIR DATOS
i, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico
otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.
Desde el botón del grupo de comandos Datos en la
pestaña Diseño de la Cinta de opciones, puedes cambiar el rango de
celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las
que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este
cuadro de diálogo.
Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también
puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados
en el gráfico.
Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul,
el rango de datos representados, y con dos rectángulos en otro color, los
rótulos de las series de datos.
Si ahora quieres cambiar la serie de datos a incluir en el
gráfico, arrastra uno de los controladores de tamaño del rango, es decir,
uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango.
Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos
de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que
quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.
S
Desde el
apartado
Entradas de
leyenda
(Series)
puedes
cambiar el
orden en el
que se
muestran las
series en el
gráfico, lo que
puede ser útil
en ocasiones.
Este cuadro
también
permite
intercambiar
los datos
representados
en las filas y
columnas del
gráfico.
Ten en cuenta
que el tamaño
del gráfico no
cambia al
añadir más
datos al
mismo, por lo
que es posible
que, al añadir
nuevos datos,
tengas que
cambiar
manualmente
el tamaño,
para que el
gráfico quede
más claro.
Crear gráficos
14
Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará
inmediatamente el gráfico.
Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en
el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: si se elimina una
serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.
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Colocar datos en la Web
1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS
xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office
2013, está preparado para trabajar y crear documentos con
tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una
red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.
Por ejemplo, Excel, al igual que cualquier otra aplicación de Office
2013, permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en
formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza
para crear las páginas web de Internet).
Una de las características de Excel relacionada con Internet:
podemos insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir
"navegar" entre ellas.
Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o
cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir
otro documento o una página web.
Por tanto, al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro
lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de
Excel distinto, una dirección de Internet, etc.
Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el
programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien.
Pulsando el botón en la pestaña Insertar de la Cinta de
opciones indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que
puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la
hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.
Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar
hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al
hacer clic sobre el hipervínculo.
El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en
tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección
de Internet, entre otros.
E
Colocar datos en la Web
2
Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar
el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos
o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras
acceder.
Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá
tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet
hasta encontrar la que queremos abrir al pulsar el hipervínculo de
nuestro libro. Entonces, podríamos copiar su dirección (que aparece en
la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro
de diálogo de Excel.
Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos
encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la
página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con
lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.
Si creas un hipervínculo a un
libro de Excel puedes saltar al
principio del libro o a un lugar más
concreto del mismo. Para esto,
utiliza el botón Marcador.
Si has creado algún nombre
en el libro y quieres saltar
directamente a esta ubicación,
simplemente tendrás que indicarlo
en este cuadro de diálogo.
También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y
poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda. Así podrías
saltar a una determinada celda (A3, C15, etc.) de la hoja que hayas
seleccionado.
Los
hipervínculos
son los que
utilizamos
para
movernos
entre las
páginas web
de Internet,
que es lo que
se conoce
como
"navegar" por
Internet. Los
hipervínculos
también se
llaman
hiperenlaces
o, simple-
mente
vínculos.
Colocar datos en la Web
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En la sección Vincular a podemos indicar si
queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo
libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que
decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a
una dirección de correo electrónico.
También puedes crear un hipervínculo a una
dirección de correo electrónico escribiendo esta
dirección directamente en la celda. Por ejemplo,
si escribes [email protected] en una celda,
Excel detectará que esto es una dirección de e-
mail y creará un hipervínculo, de forma que, al
pulsar en él, se abrirá el programa de correo
electrónico, para que podamos escribir y
mandar un mensaje a esta dirección.
Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que
aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo
(sin hacer clic en él).
En una hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo
poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el
hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para
indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten
en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.
Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un
hipervínculo, Excel convertirá el puntero del ratón en una mano ,
para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.
Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que
apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para
seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?
Si quieres seleccionar la celda, mantén pulsado el botón del ratón
durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres
seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.
Otra forma de
seleccionar un
hipervínculo
sin activar el
vínculo es
pulsar sobre
la celda o
elemento
mientras
mantienes
pulsada la
tecla .
Si el
hipervínculo
está en una
celda,
también
puedes utilizar
las teclas de
dirección para
seleccionar
la celda.
Colocar datos en la Web
4
2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS
l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las
distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas
entre tanto salto.
Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la
navegación entre los distintos vínculos.
Estos botones no aparecen por defecto en ninguna pestaña de la
Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de
herramientas de acceso rápido.
Para ello, pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de
acceso rápido y selecciona la opción Más comandos.
Desde este cuadro de diálogo puedes elegir los botones y controles
que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso
rápido.
Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los
botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda
del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que
buscas.
Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por
los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .
A
También
puedes
acceder a este
cuadro desde
el comando
Opciones de
la vista
Backstage,
seleccionando
la categoría
Barra de
herramientas
de acceso
rápido para
irte hasta esta
sección.
Colocar datos en la Web
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Si añades estos botones a la barra de herramientas de acceso
rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has
visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el
que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.
Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por
ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán
familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,
porque también funcionan de igual manera en estos programas.
Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes
utilizar la categoría Información de la vista Backstage o el campo
Ubicación del panel de documentos.
En esta sección puedes ver el nombre del libro (en este caso
Población) y debajo la ubicación (Mis documentos).
Para saber exactamente la ruta donde se encuentra, podemos situar
el puntero del ratón en la opción Abrir ubicación de archivos.
Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar
la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este
vínculo y compartirlo con otras personas.
Colocar datos en la Web
6
Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación aparece en la parte superior del mismo.
También puedes mostrar el campo Ubicación del documento
en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta
forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del
documento, también puedes acceder a distintas direcciones,
escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,
este campo tiene una lista, donde se van guardando las
direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.
Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una
hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de
nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el cuadro
de diálogo.
Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido
de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el
botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en
el menú contextual.
En ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos
a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple
libro que tengas en tu propio ordenador.
Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección
de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico
en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una
página web de Estados Unidos, etc.).
Colocar datos en la Web
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3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB
asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como
si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando
hipervínculos entre libros.
Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus
libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web,
para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.
Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en
páginas web:
La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel
para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo
necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.
También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que
vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la
misma información.
Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes
guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en
formato de versiones anteriores o en otros formatos.
Desplegando la lista Tipo puedes elegir entre distintos formatos.
Con el formato Página web (*.htm;*.html), el libro se guardará en el
formato HTML, es decir, como una página web. Así, el libro se
guardará con el mismo nombre pero con otra extensión, aunque puedes
cambiar su nombre si quieres.
H
Si trabajas en
una empresa,
una aplicación
de esta
característica
puede ser
colocar los
libros en la
intranet o red
local de tu
empresa, para
que tus
compañeros
tengan acceso
a ellos y
puedan ver
los datos.
Las posibili-
dades de
Excel son
mayores que
las del
formato
HTML, por lo
que se
pueden
perder
algunas
características
de la hoja o
del libro al
guardarlo
como página
web.
Colocar datos en la Web
8
El formato de Página web de un solo archivo (*.mht;*.mhtml)
incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes
y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco
tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML
(Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente
estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente
según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no
lo soportan.
Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el
libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un
rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.
A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la
página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la
barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página
web creada.
Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.
Desde este cuadro de diálogo puedes establecer algunas opciones que se
tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML.
Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista
superior de la pestaña Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas
opciones de la página web creada, para que sea compatible con el
navegador seleccionado.
En la pestaña Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de
la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta
independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre
otras opciones. En la pestaña Imágenes puedes seleccionar la resolución
de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).
Colocar datos en la Web
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 9
Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el
botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado
desde el propio Excel.
De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de
Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y
trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.
Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta
(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los
archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para
mostrar la página web.
Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los
usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de
la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se
ha utilizado el navegador Internet Explorer:
Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o
de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la
ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al
libro de Excel en formato HTML.
Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato
HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes
ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.
Por otra parte, observa las etiquetas de hoja de cálculo en la parte
de abajo. Se muestran prácticamente igual como aparecen en el propio
Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas
hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.
Si quieres
cambiar la
página web
que has hecho
(en formato
HTML, con
extensión
htm), puedes
abrir este
fichero htm
desde Excel
directamente,
cambiar lo
que quieras y
guardarlo.
Colocar datos en la Web
10
Vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de
páginas web a partir de los libros de Excel.
Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o
html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el
comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos
convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio
de Excel (con extensión xlsx).
Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el
tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el
que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías
trabajando con el documento original en Excel.
Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes
seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si
quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.
Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez
que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el
mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.
Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos
visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con
cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas
HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF,
JPEG o PNG.
Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden
hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es
verlos.
La opción
Convertir
también apa-
rece al abrir
un libro de
Excel hecho
con alguna
versión
anterior del
programa,
para
convertirlo al
formato de
esta versión.
En lugar de
utilizar esta
opción, obten-
drías el mismo
resultado si
accedieras a
Guardar
como y
seleccionarás
el formato de
libro de Excel
(xlsx).
La casilla
Abrir la
página en el
explorador
web hace que,
después de
publicar el
libro, se
muestre el
fichero HTML
creado en el
navegador.
Colocar datos en la Web
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4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO
tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,
ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e
impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.
Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin
necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El
formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.
En la sección Compartir de la vista Backstage se encuentra la
opción Correo electrónico desde donde podemos elegir entre varias
opciones de envío del libro de Excel: como datos adjuntos en el mensaje
de correo en formato de libro de Excel, en formato PDF, en formato
XPS o como fax.
Para crear un documento PDF o XPS, muestra la categoría
Exportar y pulsas el botón Crear documento PDF o XPS.
O
Colocar datos en la Web
12
Tras pulsar el botón Crear documento PDF o XPS, en la sección
Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción
correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño
del archivo o la calidad de impresión.
Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona
Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más
importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,
selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).
Pulsando el botón Opciones se
muestra un cuadro donde puedes
establecer otras opciones de
creación del documento: el intervalo
de páginas que se publicarán, si
quieres publicar todo el libro de
Excel, las hojas seleccionadas o las
celdas seleccionadas, etc.
Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Si
creas un archivo PDF, podrías colocarlo también en Internet a
disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y
extendido.
La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma
forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear
documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los
formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.
Si está activa
la casilla Abrir
archivo tras
publicación,
tras crear el
archivo a
partir del
documento de
Excel se
abrirá en el
programa que
tengas
asociado en tu
sistema a los
documentos
PDF (o XPS, si
estás creando
un documento
de este tipo).
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Matrices y referencias externas
1. FÓRMULAS DE MATRIZ
ormalmente, las funciones producen un único resultado. Sin
embargo, a veces resulta interesante tener funciones que
calculen varios resultados a la vez. Estas funciones se llaman fórmulas
de matriz o matriciales, y su resultado puede ocupar varias celdas.
Las fórmulas de matriz también se usan para ahorrar tiempo
cuando escribimos fórmulas, ya que puedes sustituir varias fórmulas
distintas por una sola fórmula de matriz.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo puedes usar una fórmula de
matriz para aplicar la misma fórmula sobre distintos datos. En el
siguiente caso, si no utilizas fórmulas de matriz, puedes calcular el total
de dinero ingresado por la venta de coches multiplicando el número de
coches vendidos por su precio (fila SUBTOTAL) y sumando esas
cantidades (celda B9):
En lugar de realizar todas estas operaciones, podríamos haber
combinado todos los cálculos en uno solo, usando una fórmula de
matriz o matricial.
N
Matrices y referencias externas
2
En este caso, en la celda B8 tenemos la siguiente fórmula de
matriz:
{=SUMA(B5:C5*B6:C6)}
Las fórmulas de matriz se muestran encerradas entre llaves ( { } ),
para diferenciarlas del resto de fórmulas, y para introducirlas debemos
aceptar la fórmula escrita con + + .
De esta forma, después de introducir la fórmula de matriz y pulsar
esta combinación de teclas, Excel la ha colocado automáticamente entre
llaves ( { } ).
En el ejemplo anterior, si tras introducir la fórmula de matriz
modificas la fórmula y aceptas con , ten en cuenta que Excel no
introducirá una fórmula de matriz, sino que se tratará de una fórmula
"normal". Recuerda la combinación de teclas que tienes que pulsar para
aceptar la fórmula de matriz.
Hemos dicho que una fórmula de matriz o matricial puede
devolver un resultado o varios; en este segundo caso, estos
resultados se pondrían en varias celdas. El rango de celdas
donde se colocarán los resultados de la fórmula de matriz se
llama rango matricial.
Ten en cuenta que todas las celdas del rango matricial
compartirán la misma fórmula de matriz, por lo que no puedes
eliminar celdas de un rango matricial.
2. CONSTANTES MATRICIALES
n las fórmulas simples, puedes introducir referencias a celdas
o valores constantes.
Pues bien, en las fórmulas de matriz o matriciales también tenemos
una forma de introducir valores constantes. A estos valores constantes
en las fórmulas matriciales se les denomina constantes matriciales.
Para incluir una constante matricial en una fórmula:
Escribe los valores directamente en la fórmula entre llaves ( { } ).
Como separador de columnas, tienes que utilizar el símbolo de
barra invertida ( \ ).
Para separar las filas, utiliza el punto y coma ( ; ).
E
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 3
Por ejemplo, para incluir la siguiente matriz como constante
matricial:
10 20
30 40
deberías escribir {10\20;30\40}.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver una fórmula de
matriz que se ha introducido en las celdas C1:D2:
Y luego tenemos la matriz {10\20;30\40}, que hemos introducido
como constante matricial en la fórmula.
Según la fórmula matricial escrita, hemos multiplicado las celdas
A1:B2 por la matriz {10\11;20\21}. ¿Cómo ha hecho Excel esta suma?
Las operaciones de las fórmulas matriciales se hacen celda a celda,
dentro del rango seleccionado. Por ejemplo, en este caso se sumaría el
valor de la celda A1 por 10, el valor de la celda B1 por 11, el valor de
A2 por 20 y el de B2 por 21. Puedes ver el resultado de estas
operaciones en la hoja de cálculo.
Matrices y referencias externas
4
Recuerda que las fórmulas de matriz no tienen nada que ver con las
operaciones matemáticas sobre matrices, son dos cosas distintas. Por
ejemplo, aquí podrías multiplicar una matriz de (2x3) por otra de (2x3),
produciendo un resultado de (2x3), cosa que no puedes hacer con las
operaciones matemáticas de matrices.
En el ejemplo que acabamos de ver, el rango matricial estaría
formado por las celdas C1:D2 (es donde están los resultados de la
fórmula de matriz). Si intentas eliminar el contenido de una de estas
celdas individualmente, Excel te mostrará un mensaje diciendo que no
puedes hacer eso.
Además de eliminar celdas, otras operaciones que no se pueden
realizar en celdas pertenecientes al rango de una matriz son:
Cambiar el contenido de las celdas.
Mover celdas que forman parte de la matriz.
Insertar celdas en un rango matricial.
Algunas de las operaciones que sí están permitidas son las
siguientes:
Dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual.
Copiar y pegar celdas de un rango matricial.
Por lo tanto, si cambias una celda que pertenece a un rango
matricial, debes tener en cuenta que no puedes hacer operaciones que
cambien únicamente esta celda: tienes que cambiar todo el rango
matricial, como si se tratase de una única celda.
Para seleccionar un rango matricial de una fórmula de matriz,
puedes utilizar el comando Ir a Especial del menú del botón
(o, lo que es lo mismo, seleccionar la opción Ir a de este menú y pulsar
el botón Especial). En la ventana que aparecerá, selecciona la opción
Matriz actual.
Cuando se trabaja con fórmulas de matriz, cada elemento de la
fórmula tiene que tener el mismo número de filas y de columnas. Si esto
no es así, Excel expande las fórmulas de matriz. Por ejemplo, la fórmula
={1\2\3}*{2;3} se transformaría en ={1\2\3;1\2\3}*{2\2\2;3\3\3}.
Para introducir una fórmula de matriz, tienes que seleccionar un
rango de celdas igual al de la matriz resultante. Si no existe un valor
expansible, aparecerá el valor de error #N/A.
Si introduces
una constante
matricial en
una fórmula
"normal" (no
de matriz),
solo se tendrá
en cuenta
para los
cálculos el
primer
elemento de
la constante
matricial.
Matrices y referencias externas
Copyright © Computer Aided Elearning, S.A. 5
Por otra parte, si el resultado matricial es más grande que el rango
seleccionado, los valores sobrantes no se mostrarán en la hoja de
cálculo.
También hay varias cosas que tienes que tener en cuenta al
trabajar con constantes matriciales:
Pueden ser números, texto, valores lógicos o incluso valores
de error.
Si introduces texto, debe ponerse entre comillas.
En una misma constante matricial se puede incluir distintos
tipos de valores. Por ejemplo:
{1\VERDADERO\2;"hola"\55\10}.
No pueden estar formadas por fórmulas.
Todas las filas y todas las columnas de una constante
matricial tienen que tener la misma longitud. Es decir, no
puedes tener una fila con cinco elementos y otra con tres.
No pueden tener símbolos de moneda, paréntesis ni
símbolos de porcentaje.
Una de las ventajas de las fórmulas matriciales es que pueden
realizar operaciones complejas, sin necesidad de usar otras fórmulas
intermedias. Además, pueden añadir coherencia y seguridad a las hojas,
al no poder modificar o eliminar únicamente una celda que pertenece a
un rango matricial. Muchas veces también pueden reducir el tamaño del
archivo, en comparación al uso de varias fórmulas distintas para
calcular los mismos resultados.
Por contra, como desventajas podemos decir que en ocasiones
pueden ser más difíciles de entender por parte de otros usuarios que
puedan trabajar con el libro y que, dependiendo del tipo de fórmula
matricial y de la memoria del ordenador, en ocasiones pueden hacer más
lentos los cálculos.
3. REFERENCIAS EXTERNAS (VÍNCULOS)
a sabemos que, en una celda, podemos hacer referencia a
celdas que se encuentran en hojas de cálculo distintas, dentro
de un mismo libro de trabajo.
Excel también permite la creación de vínculos o referencias
externas entre dos o más libros, de forma que la información que veas
en un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.
Y
Matrices y referencias externas
6
Por ejemplo: podemos incluir los resultados de varios libros en un
libro resumen, de forma que se puedan comparar los resultados de cada
uno de ellos de una forma rápida; además, podemos hacer que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.
También tienes que tener en cuenta que, al trabajar con libros
pequeños, estos son más fáciles de editar y más rápidos de abrir, guardar
y calcular.
De esta forma, podemos tener los datos en un libro y analizarlos en
otro libro distinto, asegurándonos de que los datos originales no van a
ser modificados.
Hay una serie de conceptos que tienes que conocer:
Libro de origen (o fuente): es aquel libro que contiene los datos
a los que hace referencia una fórmula que está en otro libro, a
través de una referencia externa.
Libro de destino (también llamado libro dependiente o
vinculado): es el libro que tiene los vínculos con el otro libro y
que, por lo tanto, depende de los datos de este último.
Referencia externa (o vínculo): en un libro de Excel, es
cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o a un
nombre de otro libro de trabajo.
En resumen, que en el libro de destino o dependiente hay una
referencia externa a una o varias celdas que están en el libro origen.
O sea, que, a través de esta referencia, en el libro destino
podemos ver y trabajar con los datos que hay en el libro origen.
Matrices y referencias externas
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Para que lo tengas más claro, podemos ver las relaciones que
se establecen a través de una referencia externa o vínculo entre
un libro de origen y un libro de destino en la siguiente imagen:
El libro de destino es donde se ha insertado el vínculo o
referencia externa, mientras que el libro de origen es realmente
el que tiene los datos, es decir, la información que se muestra a
través del vínculo.
Cuando trabajes con celdas con mucho texto o que tengan fórmulas
largas (como es este caso), puede ser interesante cambiar el tamaño de
la barra de fórmulas, para poder ver todo el contenido de la celda.
Su pulsas el botón Expandir barra de fórmulas , que está en la
parte derecha de la barra de fórmulas, esta barra se hará más alta.
También puedes cambiar el tamaño de la barra de fórmulas
arrastrando la separación entre esta barra y las celdas de la hoja de
cálculo, cuando el cursor del ratón te lo indique .
Si haces doble
clic en la
separación
entre la barra
de fórmulas y
las celdas de
la hoja de
cálculo
(cuando el
cursor cambie
a ), el
tamaño de la
barra de
fórmulas se
ajustará
automáticame
nte al número
de líneas que
se necesite
para ver todo
el contenido
de la celda.
Matrices y referencias externas
8
En las referencias externas, ten en cuenta la ruta que se
mostrará en el caso de que tengas los documentos (es decir, los
libros) en la biblioteca o carpeta Documentos del usuario.
En Windows 7 y Windows 8 la biblioteca Documentos es
distinta para cada usuario del sistema (en Windows Vista se
habla de la carpeta Documentos, ya que el concepto de
biblioteca se introdujo en Windows 7, aunque el
funcionamiento para el caso que estamos viendo es similar).
Para cada uno de los distintos usuarios que pueda haber
definidos, su biblioteca o carpeta Documentos se almacena
dentro de la carpeta Users\nombre_de_usuario del disco
duro, y normalmente suele hacer referencia a una carpeta real
de nombre Documents (en la carpeta
Users\nombre_de_usuario, aparte de guardarse esta
carpeta, también se almacenan imágenes, favoritos y otros
archivos y configuraciones propias de cada usuario).
Por lo tanto, si seleccionas una referencia externa de un libro
que esté en la biblioteca o carpeta Documentos, verás algo
parecido a esto:
Si el libro de origen está en otra carpeta, verás la ruta adecuada
en la referencia externa:
En Windows XP, la carpeta con los documentos propios del
usuario se denomina Mis documentos, y está almacenada
dentro de la carpeta Documents and
Settings\nombre_de_usuario, mientras que, en versiones
anteriores de Windows, la carpeta Mis documentos se
guardaba directamente en el directorio raíz del disco duro:
C:\Mis documentos.
Para crear referencias externas, primero tenemos que indicar la
ruta o posición del archivo en el disco, seguido del nombre del libro
entre corchetes ( [ ] ).
A continuación figura el nombre de la hoja. Si el nombre de la hoja
de cálculo o del libro de la referencia tienen caracteres no alfabéticos,
estos elementos figuran entre apóstrofos o comillas sencillas ( ' ):
Luego aparece el símbolo de exclamación ( ! ) y, a continuación, la
celda o rango de celdas al que hacemos referencia.
Matrices y referencias externas
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Aunque puede parecer complicado, la verdad es que la mayoría de
veces no tendrás que escribir toda la referencia externa, ya que se puede
introducir directamente pulsando con el ratón.
Para seleccionar mediante el ratón celdas que estén en otros libros,
podemos tener abiertos los dos libros (el de origen y el de destino o
vinculado) y organizarlos en ventanas dentro de Excel. Para ello,
muestra la pestaña Vista de la Cinta de opciones y pulsa el botón
.
Luego iríamos escribiendo la fórmula adecuada en el libro de
destino: escribiríamos el signo igual ( = ) e iríamos introduciendo los
distintos elementos de la fórmula (valores constantes, operadores,
referencias a celdas...).
Para introducir una referencia externa, pulsaríamos en la celda o
celdas del libro de origen o fuente. Excel irá construyendo la fórmula
con la sintaxis correcta.
Por supuesto, también podemos poner referencias externas con
funciones, como si se tratara de referencias a celdas del mismo libro.
Si el libro al cual está vinculado el libro actual está cerrado, la
referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de
acceso completa, como ya hemos visto. En cambio, si el libro de origen
o fuente está abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de
acceso.
Al abrir un libro que tiene vínculos o referencias externas (es decir,
el libro de destino), aparece un mensaje que indica que, por razones de
seguridad, se ha desactivado la actualización automática de los vínculos.
Pulsando Actualizar se actualizarían los datos desde el libro de
origen, si esta información hubiera cambiado.
Al introducir
las referencias
a las celdas
pulsando con
el ratón, nos
evitamos el
tener que
teclear textos
muy largos,
evitando así la
posibilidad
de que se
produzcan
errores al
escribir estas
referencias.
Matrices y referencias externas
10
4. TRABAJO CON REFERENCIAS EXTERNAS
el mismo modo que se pueden hacer referencias externas a
celdas, también podemos utilizar nombres en las referencias.
La sintaxis utilizada es la misma que la vista hasta ahora, con la
única diferencia de que se utiliza el nombre en lugar de las referencias.
Por ejemplo: ='C:\Trabajo\[Ventas.xls]Hoja3'!Total_Este.
Cuando trabajas con libros vinculados y quieres guardarlos,
normalmente se debe guardar el libro de origen antes de guardar el de
destino. De esta forma, nos aseguraremos de que todos los datos del
libro de destino están actualizados.
En la pestaña Datos de la Cinta de opciones, el botón
del grupo de comandos Conexiones proporciona
algunas herramientas y utilidades para el trabajo con vínculos. Por
ejemplo, podemos cambiar o actualizar los vínculos de un libro de
destino en cualquier momento.
En este cuadro de diálogo que aparece podrás ver los distintos
vínculos que hay en el libro actual, además de hacer ciertas operaciones
relacionadas con ellos.
Para cambiar el libro de origen de los datos, pulsa en el botón
Cambiar origen. En el cuadro de diálogo que aparecerá en este caso
podremos seleccionar el nombre del archivo que será el nuevo fichero
de origen o fuente al cual el libro actual está vinculado.
Si quieres acceder al libro de origen y este no está abierto, con el
botón Abrir origen podrías hacerlo. Al editar el libro de origen y tener
abierto el libro de destino, los cambios se reflejarán en este último.
D
Si desde
dentro de
Excel, con la
opción
Guardar
como,
cambias el
nombre del
libro de
origen o
fuente, debes
tener el libro
de destino
abierto, para
que este
cambio de
nombre se
refleje
automática-
mente en las
referencias
externas que
tenga.
Ten en cuenta
que la acción
de Romper
vínculo no se
puede
deshacer, por
lo que es
recomendable
que guardes
una copia del
libro antes de
hacerla, por si
te equivocas o
quieres volver
a tener el
libro como lo
tenías antes.
Matrices y referencias externas
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Con Actualizar valores podrás realizar una actualización manual
de la información vinculada, mientras que Romper vínculo romperá los
vínculos, poniendo en las celdas que tengan vínculos el valor que tengan
en ese momento.
Mediante el botón Comprobar estado verificaremos los vínculos
del libro: Excel nos dirá, en la columna Estado del cuadro de diálogo, si
el vínculo está bien, si no encuentra el archivo o la hoja de origen, si los
valores de los vínculos no están actualizados, etc.
Por último, con este botón Pregunta inicial podremos indicar si, al
abrir el libro, se actualizarán automáticamente o no los vínculos sin
preguntar nada, o si se preguntará al usuario si quiere actualizarlos.
Al trabajar con libros vinculados, tienes que procurar no perder los
vínculos establecidos. Para ello, trata de guardar los libros vinculados en
la misma carpeta.
Si, por cualquier motivo, los guardas en carpetas distintas, guarda
el libro de origen antes de guardar el libro de destino.
Si, al abrir un libro de destino, Excel no encuentra el libro de
origen, te mostrará un mensaje indicándolo.
A veces, también puede suceder que un libro de destino ocupe
mucho espacio en disco o tarde mucho tiempo en abrirse. Esto
puede ser debido a que, en este libro de destino, se guardan las
copias de los valores contenidos en el libro de origen junto con
los datos de este libro de destino (esto suele pasar si tienes
referencias externas a muchos rangos de celdas del libro de
origen y se trata de rangos grandes).
Puedes hacer que esto no sea así accediendo al cuadro de las
Opciones de Excel (accesible desde la vista Backstage) y, en
la sección Avanzadas, desactivar la casilla de verificación
Guardar valores de vínculos externos. Así podrás reducir el
espacio en disco y el tiempo que se tarda en abrir la hoja de
cálculo.
La opción
predetermina
da de este
cuadro
(Permitir que
los usuarios
elijan mostrar
o no la alerta)
hace que se
muestre o no
se muestre el
mensaje de
actualización
según lo que
esté indicado
en el cuadro
de las
Opciones de
Excel, en la
casilla
Consultar al
actualizar
vínculos
automáticos
de la sección
Avanzadas.
Glosario
Área de trazado: En un gráfico, área que está dentro de los límites de los ejes delgráfico, que es donde aparecen las distintas series de datos. Véase: Gráfico Área del gráfico: En un gráfico, área que incluye todo el gráfico, junto con todos suselementos (leyenda, títulos, etc.). Véase: Gráfico Argumento: Valor que le pasamos a una función. Según los argumentos que le demosa una función, ésta obtendrá un resultado u otro. Véase: Función Celda: Punto donde se cruzan una fila y una columna de una hoja de cálculo; son losrectángulos donde podemos introducir datos. Las celdas son las divisiones de la hojade cálculo que forman las distintas filas y columnas de la misma, y se denominansegún su nombre de columna y su número de fila (A1, B4, D2...). Véase: Columna,Fila Código de formato: En los formatos personalizados, son los signos o símbolos quepuedes introducir para indicar cómo se tienen que mostrar los números y el texto, alcrear un formato. Columna: Línea vertical en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadacolumna representa el conjunto de elementos que están situados en la misma líneavertical, de arriba abajo. Las columnas se nombran con una letra (A, B, C...). Configuración regional: La configuración regional de Windows te permite establecerla forma en la que se mostrarán los números, las fechas, las horas y las cantidades dedinero. Por ejemplo, podrás poner si quieres que aparezcan los segundos cuandoWindows te muestre una hora o si solo quieres que aparezcan la hora y los minutos, opodrás indicar qué símbolo de moneda utilizarás (€, $, £...) y si aparecerá detrás odelante del número. Correo electrónico: También llamado e-mail, es el intercambio de mensajeselectrónicos entre ordenadores a través de Internet o de una intranet. Véase: Internet,Intranet Editar: Hacer cambios en algo que ya existe. En Excel, cuando hablamos de editar unacelda o una hoja, nos referimos a cambiar o modificar el contenido o la presentación deesa celda o de esa hoja, añadiendo o eliminando cosas, modificando las que ya hay enella, etc. Estilo: Es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, elcolor, la alineación...) que se pueden aplicar de una vez, de forma conjunta. Explorador: Véase: Navegador
Fila: Línea horizontal en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadafila representa el conjunto de elementos que están situados en línea, uno junto a otro,de izquierda a derecha. Las filas se nombran con un número (1, 2, 3...). Formato de celda: Aspecto o forma como se ven las celdas. El formato de las celdasse refiere al tipo de letra, al color de la letra y al color de fondo de la celda, si las letrasestán en negrita, cursiva o subrayado, a la alineación del texto de la celda... Fórmula: Expresión que hace operaciones con ciertos datos, y que da como resultadootro valor. Las fórmulas siempre empiezan con el signo igual (=). Fórmula de matriz: Una fórmula de matriz o fórmula matricial es una fórmula querealiza varias operaciones con un grupo de valores y que puede devolver uno o variosresultados a la vez. Las fórmulas matriciales están escritas entre llaves ( { } ). Véase:Fórmula Función: Las funciones son fórmulas ya escritas, que realizan ciertas operaciones conlos valores que les indicamos y devuelven un cierto resultado a partir de estos valores.Véase: Fórmula Función anidada: Función que se encuentra en el interior de otra función. El resultadode la función anidada sirve como argumento a la otra función. Véase: Argumento,Función Gráfico: Representación de una forma visual de los datos existentes en una hoja decálculo. En un gráfico, los distintos datos numéricos de la hoja se representan porlíneas, columnas, barras, etc. Véase: Gráfico incrustado, Hoja de gráfico Gráfico incrustado: Gráfico que se coloca en una hoja de cálculo, en lugar de en unahoja de gráfico separada. Un gráfico incrustado se comporta como un objeto más de lahoja (podrás cambiar su tamaño, su posición, eliminarlo, etc., de la misma forma que elresto de elementos de la hoja). Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieresver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tablade origen u otros datos). Véase: Gráfico Hiperenlace: Véase: Hipervínculo Hipervínculo: Elemento que permite, al pulsar sobre él, mostrar una página web, undocumento, una imagen, etc.; en definitiva, desplazarse hasta otro lugar. Loshipervínculos pueden ser texto, imágenes o cualquier otro elemento y son la formaprincipal de explorar páginas y sitios web. También se denomina Hiperenlace o,simplemente, Vínculo. Hoja de gráfico: Hoja de cálculo independiente en la que solo hay un gráfico. Estahoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre,puedes copiarla o eliminarla, etc.). Normalmente pondrás un gráfico en una hoja degráfico cuando quieras ver o cambiar gráficos de gran tamaño o muy complejos,porque así podrás trabajar mejor con ellos. Véase: Gráfico
HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcación de Hipertexto). Es unlenguaje estándar, que está basado en etiquetas (tags), y es en el que se crean laspáginas web de Internet. Más que un lenguaje de programación se trata de un lenguajedescriptivo, que indica cómo se construye la página web. Véase: Internet, Intranet html, htm: Extensión de archivo que tienen los documentos en formato HTML.Véase: HTML HTTP: HyperText Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de hipertexto).Protocolo que se utiliza para poner a disposición de los usuarios las páginas web en unservidor web. Al acceder con el navegador a una determinada página web, se utiliza elprotocolo HTTP. Internet: Red mundial de ordenadores conectados entre sí, por lo que también seconoce como "la red de redes". En realidad se trata de redes más pequeñas que estánintercomunicadas entre sí. El objetivo de Internet es poder comunicarse y compartirrecursos (por ejemplo, información, programas, imágenes, etc.). Intranet: Se aplica este término cuando se utiliza la tecnología de Internet en una redlocal (una red local es un conjunto de ordenadores conectados entre sí). Por ejemplo,que se utiliza un navegador para ver la información que hay en una red local deordenadores y se utiliza el mismo protocolo que en Internet. Véase: Internet Leyenda: En un gráfico, es un cuadro que sirve para identificar los colores o diseñosque se han asignado a las distintas series de datos o categorías del gráfico. Véase:Gráfico, Serie de datos Libro: Cada uno de los documentos de Excel. Es donde se almacenan o se guardan lashojas de cálculo de Excel. Navegador: Aplicación o programa que permite ver las páginas web que hay enInternet. Los navegadores también se denominan Exploradores. Los navegadores másutilizados son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox, aunque existen muchosmás. Véase: Internet Nombre: En Excel, un nombre se refiere a un texto o denominación que puedesasignar a una celda o a un rango de celdas, para luego usar este nombre en las fórmulaso funciones. Operador: En una fórmula, es un símbolo que indica el tipo de operación que se tieneque hacer. Por ejemplo, el signo de suma (+) o el signo de dividir (/) son operadores.Véase: Fórmula PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). Formato paradocumentos de forma que sean independientes del dispositivo donde vayan amostrarse, garantizando que, al ver o imprimir un documento, se conserva exactamenteel formato y aspecto del mismo. Es un formato creado por la empresa Adobe, y essoportado por muchos programas de maquetación y gráficos, por lo que se puede usar
para compartir documentos entre programas. También se suele utilizar para distribuirdocumentos electrónicamente, ya que este formato es multiplataforma y el visor de estetipo de documentos es gratuito. Véase: XPS Puntos de datos: En un gráfico, es la representación de cada uno de los datos de lasceldas. Dependiendo del tipo de gráfico, los distintos puntos de datos se verán enforma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos, yse distinguen entre sí por sus colores o diseños. Véase: Gráfico, Serie de datos Rango matricial: El rango de celdas donde se colocarán los resultados de una fórmulade matriz o matricial. Una fórmula de matriz puede devolver un resultado o varios; eneste segundo caso, estos resultados se pondrán en varias celdas. Véase: Fórmula dematriz Red: Es una conexión entre varios ordenadores para intercambiar información, comotextos, imágenes, archivos, programas, páginas web, correo electrónico, etc. Véase:Internet, Intranet Red local: Es un conjunto de ordenadores conectados entre sí. Por ejemplo, puedestener una red local conectando los ordenadores de tu casa, varios ordenadores de unahabitación o de una clase, los distintos ordenadores de una empresa, etc. Véase:Intranet Referencia: En una fórmula o una función de Excel, una referencia a celda o celdasindica la posición de la celda o las celdas en las que se deben de buscar los datos parahacer las operaciones que se indican. Véase: Fórmula, Función Referencia externa: En un libro de Excel, es cualquier referencia a una celda, a unrango de celdas o a un nombre de otro libro de trabajo. Véase: Vínculo Serie de datos: En un gráfico, puntos de datos que están relacionados entre sí. Cadaserie de datos de un gráfico tiene un color o un diseño distinto del resto, paradiferenciarlos, y se muestra en la leyenda del gráfico. Véase: Gráfico, Puntos de datos Sintaxis: Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los argumentosque tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc. Esdecir, a la forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para queno cause ningún error. Véase: Función Transponer: Transponer un rango de celdas es cambiar las filas por las columnas enese grupo de celdas. Esto se puede hacer de una forma rápida con el comando Pegadoespecial. Valor lógico: Es un tipo de datos de Excel que solo puede tomar dos valores: puedeser VERDADERO o FALSO. Vínculo: En un libro de Excel, referencia a una celda o a un rango de celdas que estánen una hoja de cálculo de otro libro. También se pueden crear vínculos utilizando losnombres que estén definidos en el otro libro. Véase: Hipervínculo, Referencia externa
Web: También llamada WWW (World Wide Web), es la parte gráfica de Internet, esdecir, la formada por las páginas web a las que se tiene acceso. Véase: Internet XPS: XML Paper Specification (Especificación de Papel XML). Formato paradocumentos similar al PDF, es decir, que garantiza que, al ver o imprimir undocumento, conserva su formato y diseño. Este formato ha sido creado por Microsoft,está basado en XML y se necesita un visor para ver los documentos con este formato(que se puede descargar desde Internet y es gratuito). Véase: PDF