2016 24 gallringspm handlingar i eu...

Stadsarkivet Informationsförsörjning Handläggare: Dilini Huber Ratnayake Anna Ruthström

DNR 5.1.2-13123/2016Sida 1 (46)2016-11-24

2016:24Promemoria

GALLRING OCH BEVARANDE AV HANDLINGAR I EU-PROJEKT

ÄRENDET

Den 9 juni 2016 inkom en framställan om bevarande och gallring rörande handlingar i EU-projekt i Stockholms stad. Framställan utgör underlag till ett generellt gallringsbeslut som ska gälla för Stockholms stads bolag, förvaltningar och stiftelser för vilka Stockholms stads arkivregler (Kfs 2015:27) gäller. Beslutet föreslås gälla retroaktivt från år 1994. Utredningen har genomförts i samverkan mellan Stockholms stadsarkiv och representanter från Fastighetskontoret, Kulturförvaltningen, Miljöförvaltningen och Stadsledningskontoret. Inom staden finns inget tidigare gallringsbeslut för denna typ av handlingar och inte heller hanteringsanvisningar finns framtagna. Utredarna har gjort en informationsvärdering utifrån behovet av bevarande och möjligheten till gallring, och det är denna informationsvärdering som Stadsarkivet har att ta ställning till för att på Kulturnämndens vägnar ta beslut om. De hanteringsanvisningar som utredarna föreslår ska ses som rekommendationer till berörda verksamheter. Bakgrund Med EU-projekt menas projekt som helt eller delvis finansieras av EU. Kraven på hantering av handlingar i EU-projekt skiljer sig från övrig offentlig verksamhet. Både lagstiftning inom Sverige och direktiv från EU, påverkar val av gallringsfrist. Generellt behövs längre gallringsfrister för att informationen ska finnas tillgänglig vid revision från EU eller annan kontroll. Det finns inget tidigare gallringsbeslut för handlingar i EU-projekt och för att undvika dubbelarbete föreslås beslutet gälla för stadens förvaltningar, bolag och stiftelser som hanterar EU-projekt. Förslaget omfattar allmänna

Sida 2 (46)

handlingar som genereras i projekten, pappershandlingar såväl som digital information. Utredningen föreslår att beslutet ska gälla retroaktivt från 1994. Utredningen och gallringsfrister Det finns olika bestämmelser beroende på finansieringsform, tidsperiod och om ett projekt är kopplat till ett s.k. sektorprogram. Utredningen har delat in dessa i tre grupper:

1. Strukturfonder (1994-1999, 2000-2006, 2007-2013), 2. Strukturfonder 2014-2020 3. Sektorprogram och övriga fonder.

Den första programperioden startade år1994 och därför begär utredarna att beslutet ska gälla retroaktivt från och med detta år. Utredarna har förutom förslag till bevarande och gallring även föreslagit hanteringsanvisningar i form av registrering/sortering samt förvaring. Detta som en hjälp för verksamheterna samt för att underlätta en ensad hantering. Det är dock endast bevarande- och gallringsförslaget som Stadsarkivet beslutar om. Den övervägande mängden information ska bevaras. Förutom för enstaka handlingstyper, så som exempelvis korrespondens av tillfällig betydelse/karaktär som kan gallras vid inaktualitet, ligger gallringsfristerna på tidigast tio år efter programmets/projektets slut. Utredningens informationsvärdering baseras i många fall på hur man har bedömt i stadens befintliga beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse1 samt stadens beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation2. Den tioåriga gallringsfristen är formulerad som ”tidigast” eftersom det vid vissa EU-projekt kan förekomma krav på att revision ska kunna utföras med ytterligare fördröjning än tio år efter avslut, att preskriptionstid löper över längre tid eller på grund av annan lagstiftning. Verksamhetens måste bedöma i vilka fall detta är aktuellt och då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att utreda frågan om kopior av vissa handlingstyper kan ersätta original vid en revision har inte ingått i utredningsgruppens uppdrag. Detta gäller exempelvis fakturahantering där skanning och sedan gallring av pappersförlaga förekommer. Utredningen hänvisar

1 SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad 2 SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av Stockholms stads räkenskapsinformation

Sida 3 (46)

till att verksamheten behöver utreda vad som gäller för de enskilda projekten. För mer detaljerat förslag se bilaga 1. I denna bilaga är även Stadsarkivets förslag till ändringar och förtydliganden markerade. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Ärendet har skickats på remiss till Revisionskontoret och Stadsledningskontorets juridiska avdelning. Revisionskontoret hade inga invändningar. Även juridiska avdelningen delar bedömningen om gallringsfristerna, men påpekar vikten av ordval i beslutet. Betoning borde ligga på formuleringen av att informationen får gallras efter 10 år, men att det är viktigt att se till bedömningen i varje enskilt EU-projekt. Utredningen har beaktat de synpunkter som juridiska avdelningen har lämnat och justerat bilagorna i enlighet med dem. Ärendet har även skickats ut på remiss till stadens bolag och förvaltningar. Dessa svar redovisas längre fram i bilaga 1. Utredningen har beaktat de synpunkter som lämnats av stadens myndigheter och förslaget har därefter justerats, för att kunna tillmötesgå inkomna synpunkter utifrån tillåtande förutsättningar. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Stadsarkivet instämmer i Revisionskontoret och juridiska avdelningen bedömning om att framställan är noga utredd och välskriven. Dessutom tas hänsyn till stadens verksamheters behov och synpunkter vilket framgår i revideringarna som gjorts samt av dokumentationen av dessa. Gallringsframställans anvisningar i kolumnerna ”registrering/sortering” och ”förvaring” samt i vissa fall även i ”kommentarer” är utredarnas förslag till verksamheterna hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet beslutar inte om hanteringsanvisningar och därför framgår de inte heller av beslutet. Myndigheterna ansvarar själva för att välja en konsekvent tillämpning av hantering av respektive handlingstyp i EU-projekt. Dock ser Stadsarkivet med fördel att förslagen följs för att på så sätt inom staden få en ensad hantering av handlingar i EU-projekt.

Sida 4 (46)

Förslag på vissa kompletteringar och förtydliganden vad gäller anvisningar framförs nedan. Då frågan om EU:s revisorer godtar att kopior ersätter original, antingen i analog eller digital form, inte kan besvaras generellt måste verksamheten ta ställning till detta från fall till fall. Det är inte Stadsarkivets uppgift att utreda frågan.3 Stadsarkivet framhåller dock vikten av att varje verksamhet noga värderar varje handling inför gallring och vid tveksamheter konsulterar Stadsarkivet. Informationsvärdering Förslaget är väl underbyggt dels genom ett brett deltagande av olika kompetenser under utredningsarbetet och dels genom en omfattande remissrunda. Såväl verksamhetens behov av tillgång till information som rättskipningens behov har vägts in i utredningens förslag. Stadsarkivet ska i värderingen ta ställning till helheten, dock med fokus på forskningens behov av informationstillgång. Arkivet ska ge en bra och tydlig bild av verksamheten som handlingarna har uppstått i och sätta in verksamheten i sitt sammanhang. Fokus ska vara på verksamhetens kärnverksamhet – i föreliggande fall vad projekten haft för uppdrag, hur de planerats och genomförts, vad de resulterat i samt säkerställa t.ex. revisionskontroll. Handlingar som uppstått i administrativt syfte eller som stöd på annat sätt har inte ett lika stort bevarandevärde. Utredarna har gjort en god avvägning mellan bevarande av handlingar som speglar huvudsyftet med projektens arbete och förslag till gallring av handlingar som uppstått i stödjande syfte. Förslaget har förankrats genom bedömning från verksamheten och expertis från Revisionskontoret samt Stadsledningskontorets juridiska avdelning. Stadsarkivet bedömer att även forskningens behov av information tillgodoses genom förslaget. Beslutet föreslås gälla retroaktivt från år 1994 vilket Stadarkivet inte motsätter sig.

3 För resonemang kring möjlighet att gallra exempelvis pappersförlagor som skannats se SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad samt SSA Dnr 5.3-13232/2015 Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad

Sida 5 (46)

Förslag på ändringar, förtydliganden och fortsatt arbete Föreslagna ändringar och förtydliganden är markerade i tabellen i bilaga 1. Här redogörs kortfattat för dessa för att underlätta förståelse. Handlingstyp Avtal Avtal bedöms ha olika bevarandevärde beroende på relevans över tid. Därför föreslår utredningen att avtal med större bevarandevärde ska bevaras och sådana av mindre vikt ska gallras tidigast tio år efter programmets/projektets avslut. För att förtydliga att det finns en skillnad föreslås handlingstypens benämningar få tilläggen ”av vikt” samt ”av mindre vikt” där respektive avtalstyp beskrivs i tabellen. Utredningen föreslår gallringsfrist tidigast 10 år efter projektets/programmets slut. Även avtalets giltighet måste ha upphört och det förtydligandet har lagts till. Handlingstyp Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter i Sverige Utredningen föreslår att gallringsfristen uttrycks som ”När verksamheten inte behöver informationen längre” och att gallringsbeslut ska tas i och med avdömning av utredningens förslag. Då informationen, efter dialog med utredare, bedöms omfattats av handlingstypen ”Handlingar som inte leder till åtgärd” i SSA 2016:1 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad är redan gallringsbeslut taget. Detta ska framgå i kommentaren och förhindrar inte att gallringsfrist ändå skrivs ut för att underlätta hanteringen. För en genomgående konsekvent benämning av gallringsfrister i tabellen ändras ordalydelsen till ”Vid inaktualitet”. Det har även framkommit efter utredningens avslut att ett förtydligande behövs, både vad gäller benämning som bör användas och med exempel på vad som kan ingå i handlingstypen. Benämningen kommer att ändras till Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter och kontaktpunkter i Sverige. Handlingstypen kompletteras även med följande formulering och ingående exempel som ska förtydliga vilken information det kan handla om: Exempel på information av allmän karaktär kan vara presentationer från seminarier, information publicerat på hemsidor angående utlysningar, ansökningsförfaranden, regelverk och rapportering.

Sida 6 (46)

Handlingstyp Information från extern webbplats/intranät om projektet För att förtydliga att viss information av denna typ ska gallras och annan ska bevaras föreslås en uppdelning på två rader. Rubrikerna föreslås få tilläggen ”av mindre vikt” och ”av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats”. Delar av denna information fanns tidigare i kommentaren och har därför strukits därifrån. Vad gäller hur arkivering ska ske av den information som ska bevaras så kan det ske på olika sätt beroende på webbplatsens utformning och storlek. En vägledning för bland annat webbarkivering är planerad att tas fram och i väntan på den bör anvisningen vara att kontakta Stadsarkivet för resonemang. Föreslår att anvisningarna kompletteras med en kommentar gällande detta. Handlingstyp Marknadsförings- och informationsmaterial Marknadsförings- och informationsmaterial bedöms ha olika bevarandevärde i ett långsiktigt perspektiv. Därför föreslår utredningen att sådan information med större bevarandevärde ska bevaras och sådan information av ringa betydelse ska gallras tidigast tio år efter programmets/projektets avslut. I tabellen särskiljs de olika bedömningarna genom presentation på två olika rader, dock med handlingstypens benämning endast på den översta raden. Jämför med handlingstypen ”avtal” där olika bedömningar av bevarandevärde förekommer och särskiljs med olika rader, dock med benämningen av handlingstypen på båda raderna. För konsekvent presentation och för att förtydliga att det finns en skillnad föreslås att benämningen på handlingstypen anges på båda raderna med tilläggen ”av ringa betydelse” samt ”av vikt”. Handlingstyp Sociala medier för utökad dialog om projektet Beroende av vilket socialt medium som används kan det vara svårt för staden att ha kontroll över informationen och därmed att gallra den. Utredningen föreslår omedelbar gallring av inlägg och kommentarer som strider mot gällande lagstiftning, vilket alltså kan vara svårt att åstadkomma. Dessutom kan omedelbar gallring leda till att bevisning i rättssak förstörs. Däremot är det viktigt att utan tidsfördröjning avpublicera eller på annat sätt ta bort sådan information, vilket även omnämns i Stockholms stads handledning i sociala medier4. I samma handledning framgår också att inkommande information som hör till ett redan pågående ärende eller som initierar ett nytt ärende ska flyttas och hanteras enligt ordinarie rutiner för ärendehandläggning.

4 2016-10-07, http://www.stockholm.se/Fristaende-webbplatser/Fackforvaltningssajter/Stadsledningskontoret/Handledning-sociala-medier/Juridik-i-sociala-medier/Registering-gallring-och-arkivering/

Sida 7 (46)

Detta föreslås som hanteringsanvisning istället för förslag om utskrift eller konvertering till pdf. Olika myndigheter har olika rutiner för ärendehantering och mest teknikneutralt är att hänvisa till sådan rutin. Även om den avpublicerade informationen inte hör till ett pågående ärende eller initierar ett bör informationen hanteras enligt en särskild rutin. I SSA 2016:1 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad framgår att information som inkommer via sociala medier och som leder till åtgärd, vilket en avpublicering kan anses vara, ska tas omhand innan den inkomna handlingen får gallras. Även om hanteringen och gallringen i detta fall inte stödjer sig på nämnda gallringsbeslut bör samma princip gälla, vilket rimmar väl med det som framkommer av stadens handledning i sociala medier. För att förtydliga att viss information som förekommer på sociala medier bevaras och viss information hanteras i särskild ordning föreslås en uppdelning på två rader. Dessutom föreslås förtydliganden i rubriker genom formuleringarna ”meddelanden och inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift” samt ”meddelanden och inlägg av mindre vikt”. Förslag är också att ändra formuleringen i kommentarskolumnen så att det framgår att meddelanden/inlägg som tas bort på grund av risk för lagbrott kan komma att användas som bevisning i rättssak och måste hanteras därefter. Även komplement vad gäller Registrering/sortering samt Förvaring föreslås för att tydliggöra hanteringen. Handlingstyp Verifikationer Den tioåriga gallringsfristen är formulerad som ”tidigast” eftersom det vid vissa EU-projekt kan förekomma krav på att revision ska kunna utföras med ytterligare fördröjning än tio år efter avslut, att preskriptionstid löper över längre tid eller på grund av annan lagstiftning. Verksamhetens måste bedöma i vilka fall detta är aktuellt och då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att verksamheten måste göra bedömningar från fall till fall tas indirekt upp i utredningstexten, men bör också förtydligas i anslutning till där handlingsregler för denna specifika handlingstyp beskrivs. Detta görs förslagsvis i kommentaren. Handlingstyper som är till synes ringa och tillfälliga I utredningen förekommer handlingar som kan tyckas omfattas av SSA 2016:01 Beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse hos samtliga myndigheter i Stockholms stad där föreslagen gallringsfrist föreslås vara minst tio år efter projekts/programs avslut. Detta gäller t.ex. ”Korrespondens av

Sida 8 (46)

tillfällig betydelse karaktär (under genomförandefasen)” samt ” Sociala medier för utökad dialog om projektet (avser meddelanden och inlägg som är av tillfällig eller ringa betydelse)”. Utredningen har i vissa fall hänvisat till SSA 2016:01 men skrivit ut ett förtydligande vad gäller gallringsfristen. Skälet till en gallringsfrist på minst tio år är för att informationen eventuellt kan behövas vid t.ex. revision. Om informationen ska sparas i minst tio år är det tveksamt om den kan bedömas vara av tillfällig betydelse och om den kan vara underlag för revision är det tveksamt om den kan vara av ringa betydelse. Dock bedöms inte informationen ha ett bevarandevärde i ett långsiktigt perspektiv. Beslut om gallring av sådana handlingar i specifikt EU-projekt föreslås tas i och med avdömning av denna utredning, och hänvisning till SSA 2016:01 blir inte relevant. För att förtydliga att gallringen inte grundar sig på SSA 2016:01 föreslås benämningen ”tillfällig” och ”ringa” ändras till ”av mindre vikt” alternativt ”av mindre betydelse”. Inledning till tabeller Då det från fall till fall kan skilja sig vilka krav som ställs på åtkomst till information – det kan t.ex. skilja sig vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som ska kunna presenteras – är ett flertal gallringsfrister formulerade som tidigast tio år efter programperiodens/projektets slut. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamhetens måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Att verksamheten måste göra bedömningar från fall till fall tas indirekt upp i utredningstexten, men bör också förtydligas i anslutning till tabellerna där gallringsbeslut och handlingsregler presenteras. Den inledande texten vid tabellerna kommer därför att kompletteras med denna information. I den inledande texten till tabellerna förtydligas också att Stadsarkivet endast tar beslut om gallring. Vägledning Utredningen är upplagd både med förslag på gallring och med förslag på hanteringsanvisningar. Stadsarkivet tar endast beslut vad gäller gallring och hanteringsanvisningarna ska ses som rekommendationer. Stadsarkivet kan, vid behov, ge ut vägledningar inom vissa områden. Dessa arbetas fram i samarbete med verksamheten för att förbättra förutsättningarna för en mer enhetlig dokumenthantering inom staden och som ett hjälpmedel för hantering samt resonemang kring vissa problemställningar. Av remissyttranden framgår att det vad gäller handlingar i EU-projekt finns behov av att förtydliga viss problematik samt att stödja i resonemang som inte ingått i detta uppdrag. Förslag är att

Sida 9 (46)

Stadsarkivet, tillsammans med verksamheten, ser över möjligheten att ta fram en vägledning där handlingar i EU-projekt ingår och där relevanta hanteringsanvisningar framtagna i denna utredning arbetas in. Det framgår av remissyttranden att det finns behov av att se över hantering av handlingar som ingår i andra projekt än EU-projekt. Förslag är att överväga om det finns möjligheten att samordna arbetet med översyn av handlingar för andra projektformer. Stadsarkivets beredning av ärendet På grund av personalomsättning har två handläggare vid Stadsarkivet ansvarat för ärendet att bedöma gallringsframställan. Stadsarkivet har under beredningen haft underhandskontakter med deltagare i utredningen och inhämtat förtydliganden både från dessa och från remissinstanser. Förslag till förtydliganden och ändringar i jämförelse med gallringsframställan är i bilaga 1 till gallrings-PM markerade enligt följande:

borttagen information är överstruken tillagd information är understruken

Markeringarna är gjorda för att underlätta för verksamheten att se skillnader mellan gallringsframställan och resultat, och kommer inte att framgå i beslutet. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges enligt föreslagna gallringsfrister i bilaga 1. Gallring medges retroaktivt från och med år 1994. Anna Ruthström Arkivarie


DNR 5.1.2-13123/2016Sida 10 (46)2016-11-24

2016:24Promemoria

Bilaga 1 – Handlingstyper och föreslagna gallringsfrister samt ändringsförslag Markeringar av förslag till ändringar och förtydliganden Handläggare ansvarig för beredning av beslut har markerat förslag till ändringar och förtydligande genom att borttagen text är genomstruken och tillagd text är understruken. Initiera I initierafasen samlas tankar och idéer utifrån gällande regelverk för respektive fond för att mynna i en ansökan om medel till projektet. I denna fas finns även handlingstyper som kan ingå i flera faser. Anvisningarna i kolumnerna ”registrering/sortering” och ”förvaring” ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt projekt avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras.

Sida 11 (46)

Handlingstyp

Bevaras/gallras Strukturfonder 1994-1999, 2000-2006, 2007-2013

Bevaras/gallras Strukturfonder 2014-2020

Bevaras/gallras Sektorsprogram och övriga fonder

Registering/ sortering

Förvaring Kommentar

Analyser och rapporter Förprojektering eller

motsvarande Riskanalyser

Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Kopia i projekt‐dokumentationen.

Arbetsplaner, tidsplaner m.m.

Gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut

Gallras tidigast 10 år efter projektets slut


Kronologiskt/ objekt

Original i projekt‐dokumentationen.

Kan ingå i flera faser.

Avtal av vikt Avser bl.a. Projektkontrakt/

avtal Samverkans‐

kontrakt/avtal Partnerskapsavtal (mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande, Partnership Agreement between the Lead Partner and its Projects Partners)



Avtal av mindre vikt Hyresavtal Leasingavtal Avtal med

underentreprenörer

Gallras 10 år efter att avtalet upphört att gälla samt tidigast 10 år efter program‐periodens slut

Gallras 10 år efter att avtalet upphört att gälla samt tidigast 10 år efter program‐

Gallras 10 år efter att avtalet upphört att gälla samt tidigast 10 år efter program‐




Sida 12 (46)

Handlingstyp






periodens slut periodens slut

Avsiktsförklaringar (Letter of Intent, Letter of Support)


Innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl.a. hur mycket arbets‐tid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet.

Beslut Från fonden eller

programmet Från projektägaren Från myndigheter Övriga


Avser t.ex. beviljande och avslag av projekt, beslut om finansiering, nämndbeslut.

Checklistor, dokumentation





Avser redovisning av aktiviteter och roller med syfte att säkra kvalitet i projektet.

Sida 13 (46)

Handlingstyp






Friställningsintyg för offentligt anställt personal (ERUF*)


Förekommer inte Gallras tidigast 10 år efter projektets slut


* Europeiska regionala utvecklings‐fonden

Fullmakter för projektledaren


Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter och kontaktpunkter i Sverige

Vid inaktualitet När verksamheten inte behöver informationen längre




Kan ingå i flera faser. Exempel på information av allmän karaktär kan vara presentationer från seminarier, information publicerat på hemsidor angående utlysningar, ansökningsförfaranden, regelverk och

Sida 14 (46)

Handlingstyp






rapportering. Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse.

Kommunikationsplaner Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Kopia i projekt‐dokumentationen.

Korrespondens av vikt (initierafasen)


Avser bl.a. korrespondens med EU‐ och medfinansiärer samt projekt‐partners.

Korrespondens av tillfällig betydelse karaktär (initierafasen)

Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Kronologiskt/ objekt


Se Stadsarkivets beslut SSA 2016:01 för handlingar som anses vara av tillfällig eller ringa betydelse.

Källmaterial och statistik som varit underlag för

Gallras tidigast 10 år efter program‐

Gallras tidigast 10 år efter

Gallras tidigast 10 år efter



Informationen finns bevarad i

Sida 15 (46)

Handlingstyp






projektens problem‐beskrivningar

periodens slut

projektets slut projektets slut andra handlingar.

Medfinansieringsintyg Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet. Kopia i projekt‐dokumentationen.

Projektansökningar, inklusive bilagor Beviljade Ej beviljade


Projektplaner Godkända Reviderade Ej godkända


Protokoll, mötesanteckningar av vikt


Styrgrupps‐, referensgrupps‐ och projekt‐möten. Kan ingå i flera faser.

Dagordningar, kallelser, signerade listor






Styrgrupps‐, referensgrupps‐ och projekt‐möten. Kan ingå i flera

Sida 16 (46)

Handlingstyp






faser.

Underlag och uträkningar Vid budgeteringar Vid framtagandet av

beräkningsunderlag







Sida 17 (46)

Genomföra Genomförandefasen innehåller dokumentation från själva projektet. Det är viktigt att dokumentationen hålls samlad, dels för att underlätta för kommande kontroll, dels för att få en bra överblick över projektet när det pågår. Anvisningarna i kolumnerna ”registrering/sortering” och ”förvaring” ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras. Handlingstyp






Ansökningar och beslut om utbetalningar av stöd, med bilagor


Avräkningsplaner för förskott






Deltagarrapporteringar Sammanställningar till

statistiska centralbyrån (SCB)

Underlag






Projekt‐deltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker.

Sida 18 (46)

Handlingstyp






Dokumentation kring/ från arrangemang och aktiviteter (t.ex. mässor, kurser, konferenser och kick‐offer) Avser bl. a. Inbjudningar Anmälningar Program/mötes‐

agendor Deltagar‐förteckningar Egenproducerat

utbildningsmaterial Provformulär/ifyllda

provformulär Prov‐/examens‐

resultat Kursintyg

Se kommentar Se kommentar Se kommentar Varje projekt behöver värderas utifrån forskningens behov. Delar av dokumentationen kring respektive aktivitet kan i vissa projekt vara intressant att bevara medan annat kan gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut alt. tidigast 10 år efter projektets slut

Ekonomiska månadsrapporter






Kontinuerlig redovisning av ekonomin. Se även ”Rapporter /Ekonomi

Information från extern webbplats/intranät om

Bevaras Bevaras Bevaras Beroende på webbplatsens

Sida 19 (46)

Handlingstyp






projektet, av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats.

utformning och storlek kan bevarande ske på olika sätt. Kontakta Stadsarkivet för vidare resonemang.

Information från extern webbplats/intranät om projektet som är av mindre vikt

Gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut, se kommentar

Gallras tidigast 10 år efter projektets slut, se kommentar

Gallras tidigast 10 år efter projektets slut, se kommentar



Avser information som är av tillfällig eller ringa betydelse Information av vikt som enbart skapats för att läggas ut på webbplats bevaras. Webbplatsen kan konverteras till PDF‐filer och bevaras förvaras digitalt eller skrivas ut för att sedan gallras tidigast 10 år efter program‐

Sida 20 (46)

Handlingstyp






periodens slut alt. tidigast 10 år efter projektets slut

Korrespondens av vikt (genomförandefasen)


Avser bl.a. korrespondens med EU‐ och medfinansiärer samt projekt‐partners.

Korrespondens av mindre betydelse karaktär (genomförandefasen)







Marknadsförings‐ och informationsmaterial av vikt Ingår även dokument som visar synliggörande/ publicitet (material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts) Avser bl.a.

Bevaras, se kommentar



Registreras Original i ärendet. Kopia i projekt‐dokumentationen.

Ett exemplar bevaras. Skyltmaterial, t.ex. roll‐ups ska avbildas genom fotografering och kan sedan gallras efter sista tidpunkt för revision.

Sida 21 (46)

Handlingstyp






Affischer, roll‐ups och skyltmaterial m.m.

Annonser och notiser, egna om projektet

Broschyrer och informationsfoldrar m.m.

Fotografiskt material, film och ljud om projektet/ från utställningar av vikt

Informationsutskick (faktablad, nyhetsbrev m.m.) av väsentlig karaktär

Konverterade PDF‐filer eller utskrifter från webbplatser som byggts upp för projektet (se även information på hemsidan)

Trycksaker

Sida 22 (46)

Handlingstyp






Marknadsförings‐ och informationsmaterial av ringa betydelse Fotografiskt material,

film och ljud av ringa betydelse

Informationsutskick och marknads‐föringsmaterial av ringa betydelse

Visitkort






Postgiro‐ och bankgirolistor (där det framgår att betalningen verkligen är gjord)




Ekonomisystem Kronologiskt/ objekt

Kopia i projekt‐dokumentationen.

Utdrag av räkenskaper ur system. Original i ekonomisystem. Original‐handlingar regleras av SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av räkenskaps‐information.

Pressklipp/tidnings‐ Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

Sida 23 (46)

Handlingstyp






urklipp som rör artiklar och annonser om projektet


Pressmeddelanden (egna om projektet)


Projektdagböcker Gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut





Projektplaner kring varje aktivitet

Se kommentar Se kommentar Se kommentar Varje projekt behöver värderas utifrån forskningens behov. Delar av dokumentationen kring respektive aktivitet kan i vissa projekt vara intressant att bevara medan annat kan gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut

Sida 24 (46)

Handlingstyp






alt. tidigast 10 år efter projektets slut

Rapporter Avser bl.a. Ekonomirapporter Externa rapporter för

kännedom Följeforskning Incidentrapporter Interimsrapporter/ Delrapporter/Läges‐

rapporter Inventeringsrapporter Meddelande/rapport

om projektet avbryts eller försenas

Reserapporter Tillgänglighets‐ och

jämställdhetsplaner Utvärderings‐

rapporter


Sida 25 (46)

Handlingstyp






Rekryteringsärenden, handlingar i Avser kopior av bl.a. Annonser Ansökan, anställd Anställningsavtal Sökandeförteckningar

Gallras tidigast 10 år efter program-periodens slut



Rekryterings‐system Kronologiskt/ objekt


Observera att original‐handlingar utgör ett eget rekryterings‐ärende som tillhör projekt‐ägarens arkiv. Original‐handlingar regleras av SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av löne‐ och personal‐information regleras i Stads‐arkivets beslut.

Sociala medier för utökad dialog om projektet Avser Meddelanden och

inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift

Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Kronologiskt/ objekt

Original i ärendet Kopia i projekt‐dokumentationen.

T.ex. utskrifter eller konvertering till PDF‐filer. Hanteras i enlighet med rutin för ärende‐

Sida 26 (46)

Handlingstyp






hantering Inkomna klagomål och synpunkter bevaras. Kan t.ex. vara inkomna klagomål och synpunkter som leder till åtgärd. Kommentarer och inlägg som strider kan strida mot gällande lagstiftning tas bort gallras omedelbart, så att sådana inte kommuniceras ut. Gäller t.ex. förtal, förolämpning, ofredande, olaga hot eller hets mot

Sida 27 (46)

Handlingstyp






folkgrupp. Observera att dessa kommentarer/ inlägg kan utgöra bevismaterial i rättssak så med ”tas bort” menas inte gallring.

Sociala medier för utökad dialog om projektet Avser Meddelanden och

inlägg av mindre vikt som är av tillfällig eller ringa betydelse

Gallras tidigast 10 år efter program-periodens slut




Kopia i projekt‐dokumentationen

Kommentarer och inlägg som strider kan strida mot gällande lagstiftning tas bort gallras omedelbart, så att sådana inte kommuniceras ut. Gäller t.ex. förtal, förolämpning, ofredande, olaga hot eller hets mot

Sida 28 (46)

Handlingstyp






folkgrupp. Observera att dessa kommentarer/ inlägg kan utgöra bevismaterial i rättssak så med ”tas bort” menas inte gallring. Om kommentar/ inlägg blir bevis i rättssak är informationen inte att anse som ”av mindre vikt” utan ska hanteras som meddelanden och inlägg som leder till åtgärd eller som tillför sakuppgift.

Strategi/handlingsplan för implementering av

Bevaras Bevaras Bevaras Registreras Original i ärendet.

Sida 29 (46)

Handlingstyp






projektresultat Kopia i projekt‐dokumentationen.

Underlag för utgifter Avser bl.a. underlag för: Förbruknings‐inventarier Biljetter, beställningar av hotell och konferenslokaler m.m., traktamenten, hyra av transport‐medel, kostnader för kopiatoranvändning Förbrukningsmaterial och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet






Uppdragsbeskrivningar För bl.a. Projektpersonal Utvärderare/följe‐

forskare


Sida 30 (46)

Handlingstyp






Upphandlingsärenden, handlingar i Avser kopior av bl.a. Beslut om

upphandling Anbudsinbjudningar Förfrågningsunderlag Annonseringar Anbudsöppnings‐

protokoll Anbud, antaget Utvärderings‐

protokoll Tilldelningsbeslut Efterannonseringar






Observera att original‐handlingar utgör ett eget upphandlings‐ärende som tillhör projekt‐ägarens arkiv. Original‐handlingar regleras av SSA 2003:13. Beslut om bevarande och gallring i upphandlings‐ärenden. regleras i Stads‐arkivets beslut

Utdrag ur lönelistor Gallras tidigast 10 år efter program‐periodens slut



Personalsystem Kronologiskt/ objekt


För redovisning av personal‐kostnader. Original i projektägarens arkiv (t ex LISA). Original‐handlingarna

Sida 31 (46)

Handlingstyp






regleras av SSA 2011:09 Beslut om bevarande och gallring av löne‐ och personal‐information. regleras i Stads‐arkivets beslut.

Utvärderingsplaner/ planer för följeforskning


Egenutvärdering görs i mindre projekt som ansöker om högst 3 miljoner SEK i EU‐stöd. Extern utvärdering görs som söker om 3‐10 miljoner SEK i EU‐stöd. Följeforskning görs i större projekt som ansöker om 10 miljoner SEK eller mer i EU‐stöd.

Tidredovisningar/ Gallras tidigast Gallras tidigast Gallras tidigast Kronologiskt/ Original i projekt‐ För redovisning

Sida 32 (46)

Handlingstyp






arbetstidredovisningar 10 år efter program‐periodens slut

10 år efter projektets slut

10 år efter projektets slut

objekt dokumentationen. av personal som är anställd i projektet.

Verifikationer Avser bl.a. Leverantörsfakturor

(kopior) Reseräkningar Kvitton och

boardingcards




Ekonomisystem Kronologiskt/ objekt


Original i projektägarens arkiv (t ex Agresso) Originalhandling regleras av SSA 2016:13 Beslut om bevarande och gallring av räkenskaps‐information Myndigheten måste själv utreda om kopior kan komma att godtas som underlag vid EU‐revison eller om originalen (analoga eller elektroniska fakturor) måste finnas bevarade

Sida 33 (46)

Handlingstyp






i projektägarens arkiv så länge revision eller annan kontroll är möjlig.

Sida 34 (46)

Avsluta Denna fas omfattar de aktiviteter som uppstår vid projektets avslut och innehåller bl.a. dokumentation som verifierar att projektets målsättningar har uppnåtts. Anvisningarna i kolumnerna ”registrering/sortering” och ”förvaring” ska ses som förslag på hur informationen kan hanteras. Stadsarkivet fattar endast beslut om gallring. Verksamheten måste i varje specifikt fall avgöra vilka särskilda krav som ställs och verksamheten måste då säkerställa att relevant information inte gallras för tidigt. Det kan från fall till fall skilja sig t.ex. vad gäller tidpunkt för sista revision eller kontroll samt vilket underlag som då ska kunna presenteras. Handlingstyp






Ansökan och beslut om avbrutet projekt


Korrespondens av vikt (avslutandefasen)


Avser bl.a. korrespondens med revisorer, medfinansiärer och projektpartners.

Korrespondens av tillfällig betydelse karaktär (avslutandefasen)

Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Kronologiskt/ objekt



Sida 35 (46)

Handlingstyp






Rapporter Följeforskning Rapporter om t.ex.

projektet avbryts eller försenas

Revisionsrapporter Slutrapporter Uppföljnings‐

rapporter Utvärderings‐

rapporter


Revisionshandlingar Avser bl.a. Revisionsaviseringar Revisionsintyg Revisionsrapporter Utgående yttranden


Upphävanden av beslut och återbetalnings‐skyldighet



DNR 5.1.2-13123/2016Sida 36 (46)2016-11-24

2016:24Promemoria

Bilaga 2 – Sammanställning av remissvar

Bolag

Stadsarkivet har remitterat Utredning om bevarande och gallring av handlingar i EU-projekt till bl.a. Stockholms Stadshus AB, som i sin tur remitterat vidare till dotterbolagen AB Svenska Bostäder, AB Stockholmshem, AB Familjebostäder, Micasa Fastigheter i Stockholm AB, Stockholms Business Region AB, Skolfastigheter i Stockholm AB, Stockholm Vatten AB samt AB Stokab. Stockholm Stadshus AB (för vidarebefordran till vissa bolag inom staden) Av de tre bolag inom koncernen som har besvarat remissen har samtliga meddelat att de inte har något att invända mot förslaget. Koncernledningens synpunkter lyder i huvudsak enligt följande. Stadshus AB ställer sig positivt till att bevarandet och gallringen av EU-handlingar regleras i staden. Det vore bra om Staden i detta sammanhang också kunde beakta hanteringen av projekthandlingar överlag, där behovet förmodligen är ännu större hos stadens verksamheter. I texten står: ”EU:s revisorer kräver i flera fall att de handlingar som granskas och visas är i sitt originalformat.” I förvaringskolumnen för många av handlingstyperna anges att dessa kan lagras som ”original i diarie- eller ärendehanteringssystem”. Det bör utklaras vad som avses med detta och vad lägger man i begreppen ”original” och ”kopia”. AB Stockholmshem: Stockholmshem välkomnar den gemensamma ansatsen för att utreda hur dokument från EU-projekt ska hanteras. Stockholmshem har inga synpunkter på utredningen. Generellt anser dock bolaget att det är viktigt att det finns tydliga syften med de krav på dokumentation som följer med ett EU-projekt, eftersom projekten ofta innefattar omfattande handlingar (bilaga 1).

Sida 37 (46)

AB Familjebostäder: Bolaget välkomnar förslaget. Utredningen synes väl genomarbetad. Utredningen ger god vägledning avseende hantering av de aktuella handlingarna. Familjebostäder ser mycket positivt på klargörandet i fråga om projektägarens (stödmottagarens) ansvar i fråga om hantering av handlingarna (bilaga 2. Micasa Fastigheter i Stockholm AB: Micasa Fastigheter ansluter sig till utredningens förslag till bevarande och gallring av handlingar i EU-projekt i Stockholms stad. Det är mycket bra att förslag till gemensamma regler tagits fram som tydligt visar på hur denna hantering ska ske (bilaga 3). Koncernledningens synpunkter Koncernledningen ställer sig positivt till att Stockholms stad tar fram riktlinjer för bevarande och gallring av de handlingar som uppstår i EU-projekt, eftersom det har blivit alltmer vanligt att stadens verksamheter ingår i sådana projekt, där särskilda krav ställs på hur länge informationen ska sparas och hur. Förslaget synes väl genomarbetat avseende olika handlingstyper, med tillhörande gallringsfrister. Koncernledningen ser, tillsammans med bolagen, positivt på klargörandet i fråga om projektägarens (stödmottagarens) ansvar i fråga om hantering av handlingar. Koncernledningen vill dock poängtera att eftersom inte alla stadens verksamheter arbetar i specifika EU-projekt, men i någon typ av projektform, där möjligheterna att lagra informationen från dessa projekt på olika ytor och system (Projectplace, Sharepoint m.m.) ökat så kan det finnas anledning att se över hanteringen av projekthandlingar i staden överlag. Detta för att det ska vara så enkla och enhetliga anvisningar som möjligt för verksamheterna. En sådant helhetgrepp skulle med fördel kunna samordnas med de föreskrifter för projekthandlingar som tidigare har funnits i staden; t.ex. stadsarkivets vägledning ”Att hantera projekthandlingar i Stockholms stad” (2004). EU-beslutet är utförligt i sin definition av tänkbara handlingstyper. Möjligtvis skulle detta beslut därför kunna användas som utgångspunkt och stämmas av mot de äldre föreskrifterna, för att se hur dokumentationen i projekt har förändrats. Nedan ges ett antal kommentarer kring förslaget:

Sida 38 (46)

- Då många av de handlingar som förekommer i ett EU-projekt är skrivna på engelska kan det vara en fördel att, i förekommande fall, ange handlingstypens engelska benämning i hanteringsanvisningarna för att underlätta vid exempelvis registrering.

- I utkastet till bevarande- och gallringsbeslut för EU-handlingar görs det klart att dokumentet inte bara innehåller anvisningar om hur länge dokumentationen ska sparas, utan att det också omfattar ”förslag på hur dokumenthanteringen kan gå till”. Hanteringsförslagen kan upplevas som en aningen omständliga.

- I texten står: ”EU:s revisorer kräver i flera fall att de handlingar som granskas och visas är i sitt originalformat.” I förvaringskolumnen för många av handlingstyperna anges att dessa kan lagras som ”original i diarie- eller ärendehanteringssystem”. Det bör utklaras vad som avses med detta och vad lägger man i begreppen ”original” och ”kopia”. Omfattar bestämmelsen om ”original” endast handlingar som från början har skapats elektroniskt? Hur ska man i så fall betrakta pappershandlingar? Att ”handlingar som ska bevaras registreras i ett diarieförings- eller ärendehanteringssystem” är inte detsamma som att handlingarna också förvaras där (som ”original”). Koncernledningen vill även betona frågan hur EU-revisorerna förhåller sig till originalunderlag. I staden, liksom i myndighetsvärlden överlag, pågår diskussioner om vilka handlingar som får gallras efter att de har digitaliserats. Som beslutet är formulerat nu skulle det kunna tolkas som att gallring av pappershandlingar i original är tillåtet efter genomförd inskanning. Om EU:s regelverk medger en sådan hantering bör detta klargöras i texten samt att det generellt bör förtydligas hur verksamheten ska hantera detta.

- Kopplat till kommentaren ovan, innehåller förslaget detaljerade rekommendationer om den praktiska hanteringen av handlingarna. Förslaget innebär att en mängd handlingstyper föreslås finnas i såväl kopia som i original. Även här behöver det tydliggöras vad detta innebär, utifrån vad som får förvaras digitalt eller vad som måste sparas som pappersoriginal. Koncernledningen tycker digitalisering är en väg som ska premieras, samt att det är en fördel att förvara handlingar digitalt för att de enkelt ska kunna återsökas.

Stockholms stad står inför införandet av ett kommunkoncerngemensamt ärendehanteringssystem, eDok, med alla de praktiska dokumenthanteringsfrågor som följer av detta, inte minst vad gäller just möjligheten att kunna skapa, hantera och bevara handlingar i digital form. Koncernledningen förutsätter att Staden i beslutet tagit höjd för denna kommande utveckling, för att

Sida 39 (46)

undvika att inom en alltför snar framtid behöva revidera beslutet, i takt med att arbetssätten och det digitala verktyget inom staden förändras.

Fackförvaltningar

Arbetsmarknadsförvaltningen Förvaltningen ställer sig positiv till att en enhetlighet och tydlighet gällande stadens hantering och arkivering av handlingar inom EU-projekt. Förvaltningen väljer att lämna synpunkter inom de områden där det finns möjlighet till förtydliganden eller ändringar i det förslag som Stadsarkivet tagit fram. Arbetsmarknadsförvaltningen ser mycket positivt på att ett samlat regelverk införs i Stockholms stad vad gäller hantering av handlingar inom och arkivering av EU-projekt. Förvaltningen är övertygad om att detta kan komma att underlätta i arbetet med att hantera arkivering av EU-projekt och säkerställa att rätt material finns att tillgå för framtida revisioner av avslutade projekt. Förvaltningen redogör i yttrandet endast för de områden inom utredningen där det finns synpunkter på liggande förslag. Deltagarredovisning Vad gäller deltagarredovisning kräver Europeiska Socialfonden (ESF) att alla underlag sparas i 10 år. Det betyder att allt underlag kopplat till deltagarredovisning måste finnas tillgängligt för revision i tio år, inte bara de sammanställningar som lämnas till Statistiska Centralbyrån. Gällande detta bör därför tilläggas att även ytterligare underlag för deltagarredovisning (tex ESF aktivitetsredovisning bilaga 1) inkluderas i hanteringen. Hänsyn till personuppgiftslagen (PuL) Det är viktigt att hänsyn tas till den konflikt som finns mellan PuL och EU:s lagstiftning om arkiveringstid för personuppgifter och att den konflikten blir löst. Förvaltningens bedömning är att det i dagsläget är EU:s lagstiftning som gäller. Tydlighet gällande digitalisering av arkivmaterial ESF har tidigare lämnat motstridiga besked vad gäller i vilket format underlag kan arkiveras, om det ska arkiveras i pappersformat eller om digital arkivering är möjlig.

Sida 40 (46)

Förvaltningen anser att det vore önskvärt är att det finns ett tydligt direktiv om vilket format som gäller för all arkivering av EU-projekt. Tillägg till redovisning och arkivering Förvaltningen anser att det för spårbarhetens skull bör tillföras och sparas information och underlag om hur redovisningen har genomförts och beräknats, till exempel då förutsättningar förändras under projektets gång och därmed uträkning av medfinansiering förändras. Som exempel på detta kan ges hur uträkningen av en deltagares närvaro har gjorts kopplat till uträknad medfinansiering. Förvaltningen anser att tillgänglighets- och jämställdhetsplaner, riskanalyser och liknande dokument bör arkiveras med övrigt underlag från EU-projekt. Ekonomiska handlingar inom Erasmus + Förvaltningen vill påpeka att det för Erasmus + krävs att det kan uppvisas underlag för betalningar – det vill säga utdrag ur själva bokföringsordern med kopia på själva betalningen. Detsamma gäller lönespecifikationer där handlingarna måste kunna uppvisas med bevis för själva lönebetalningen från bankkonto. Fastighetskontoret Fastighetskontoret ser positivt på att staden har gemensamma regler när det gäller bevarande och gallring av handlingar rörande EU-projekt. Fastighetskontoret har inga invändningar mot att införa det gemensamma bevarande- och gallringsbeslutet. Arkivering och registrering av EU-projekt är komplexa och skiljer sig i vissa fall från svensk lagstiftning. Det är därför viktigt att vi följer EU:s regelverk. Den framtagna sammanställningen kommer att underlätta arbetet och skapa en enhetlig hantering inom staden. Kulturförvaltningen Utdrag ur lönelistor – svårt för projektledare att få ut och se traktamenten m.m. i efterskott, efter 12 månader är det mycket svårt att se i Lisa och Agresso. Förtydliga uppgifter om personal rörande tidrapporter och arbetstid. Gäller både externt och internt. Här skriver man projektkontrakt för dessa personer! Miljöförvaltningen

Sida 41 (46)

Miljöförvaltningen tycker att det är bra att Stadsarkivet gjort en utredning rörande bevarande och gallring för handlingar i EU-projekt eftersom staden allt mer arbetar med sådana projekt. Stadsarkivets remiss har vidareremitterats inom miljöförvaltningen för att de som arbetar med EU-projekt och därmed är bekanta med handlingarna ska få tillfälle att yttra sig. I och med internremissen har det framkommit att det finns en stor undran och osäkerhet om EU:s revisorer verkligen nöjer sig med kopior (digitala eller papper) och utskrifter från rekryterings-, upphandlings-, ekonomisystem. Frågan bör därför utredas vidare för att säkerställa att informationen inte gallras för tidigt. Miljöförvaltningen anser att det är rimligt att frågan utreds i samband med utredningen om bevarande och gallring av handlingar i EU- projekt. Annars måste alla stadens förvaltningar och bolag göra egna utredningar i frågan som kan leda till olika ställningstaganden och olika resultat. Det är inte heller kostnadseffektivt att alla ska göra en egen utredning i samma fråga. Det måste också finnas hänvisningar mellan kommande gallringsbeslut om handlingar i EU-projekt och redan befintliga gemensamma gallringsbeslut. Om hänvisningar saknas kan information gallras för tidigt. Ett exempel är fakturor i Agresso som enligt SSA gallringsbeslut 2006:35 ska gallras efter 10 år. I de flesta EU-projekt behöver fakturan sparas betydligt längre och det har att göra med när projektet avslutats. Skulle vi bara följa 2006:35 skulle många fakturor gallras för tidigt. Det har även framkommit att de som arbetar med EU-projekt efterfrågar en praktisk och mer heltäckande vägledning som komplement, även om haneringsanvisningarna i utredningen kan ses som en typ av vägledning. Likaså efterfrågas en grundligare beskrivning av det som kallas projektdokumentation så att det blir tydligare vad som menas med projektdokumentation och dess fördelar. Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen stödjer förslaget om en enhetlig och tydlig hantering av handlingar i EU-projekt. Serviceförvaltningen hanterar redovisning av EU-projekt för olika förvaltningar och får i det sammanhanget frågor om gallring och arkivering av detta material. Det kan konstateras att det råder en viss oklarhet inom staden gällande hur dessa frågor ska hanteras.

Sida 42 (46)

Mot bakgrund av detta är det positivt att stadsgemensamma riktlinjer tagits fram. Socialförvaltningen Förvaltningen tillstyrker förslaget på ett gemensamt gallringsbeslut för hantering av allmänna handlingar inom EU-projekt. Det är angeläget att staden har en gemensam syn på hanteringen så att kravet från EU:s revisorer samt hanteringen av allmänna handlingar tillgodoses. Gallringsfristen för de handlingar som endast ska finnas kvar till dess att revisionstiden har gått ut föreslås vara ”gallras tidigast 10 år efter projektets/programmets slut”. Förvaltningen föreslår en omformulering av gallringsfristen till ”gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision”. Detta skulle öppna för framtida förändringar i EU:s regler för handlingar inom EU-projekt vilket då skulle innebära en ändring av gallringsfristen. EU:s revisorer kräver i vissa fall att handlingar som ska granskas och visas är i sitt originalformat. Utredningen rekommenderar att man sparar ner digitala kopior av till exempel fakturor från de stadsgemensamma system som förvaltningen inte ansvarar för. Utredningen föreslår även att lämpliga rutiner måste hittas för att särskilja EU-projektets handlingar från ordinarie verksamhet i stadens gemensamma system för rekrytering, upphandling och ekonomi. Förvaltningen undrar om dessa rutiner kommer att tas fram av Stadsarkivet med tanke på EU:s krav på uppvisande av original? Hur kommer det vara möjligt att behålla exempelvis verifikationer i Agresso till dess att EU:s revision har genomförts? Stadsledningskontoret Utredningen ger som förslag att handlingar som ska bevaras kan förvaras i diarie- eller ärendehanteringssystem. Det kan tolkas som att bevarandet endast behöver ske digitalt och inte analogt. Samtidigt avses bland annat avtal, beslut och protokoll som normalt undertecknas eller justeras analogt. Här efterlyser Stadsledningskontoret ett förtydligande. Flera handlingar föreslås hanteras både i projektordning/mapp och i original i diariesystem. För förvaltningar med många EU-projekt kan det bli mycket dubbelhantering med olika sorteringsordningar. Se till exempel ”Rekryteringsärenden”, s 23 och ”Upphandlingsärenden” och ”Utdrag ur lönelistor”, s 26. Utöver vad Stadsledningskontoret anför ovan om förvaring i diariesystem, så finns det en risk att det blir svårt för

Sida 43 (46)

förvaltningarna att hålla reda på vad som är kopia och vad som är original. Stadsledningskontoret anser också att det kan bli svårhanterligt att spara denna stora mängd handlingar i minst 10 år i de fall det inte behövs och att man därför istället bör överväga fler frister. Avslutningsvis föreslår Stadsledningskontoret följande korrigering. På sidan 12, kommentatorskolumnen, ersätts 2007:12 med det nya gallringsbeslutet 2016:01. Äldreförvaltningen Inget svar.

Stadsdelsförvaltningarna

Hägersten/ Liljeholmen Inget svar. Kungsholmen Inget svar. Spånga/ Tensta Inget svar.

Ändringar och kommentarer efter synpunkter från remissinstanserna Utredningen skickades på remiss den 27 januari med en svarstid på fyra veckor. Följande ändringar och kommentarer har gjorts efter synpunkter från remissinstanserna. I kolumnen ”Förvaring” angavs ”Original i diarie- och

ärendehanteringssystem”, vilket kan tolkas att pappersoriginal kan gallras efter skanning. Om handlingar i EU-projekt kan förvaras i analog eller digital form ingår inte i denna utredning. Myndigheten/projektägaren måste själv utreda vad som gäller i det enskilda projektet och vilka handlingstyper som eventuellt kan gallras efter skanning utifrån flera faktorer, t.ex. informationens bevisvärde, krav på underskrift samt vilket format EU kräver vid revision. Utredningen föreslår att dokumentation som genereras i projektet, både information som ska bevaras och gallringsbar

Sida 44 (46)

information, ska hållas samlad, dels för att enkelt lämna uppgifter vid revision, dels för att skapa en överblick över projektet. Utredningens förslag är att bevarandeinformation registreras i ett ärende- och dokumenthanteringssystem där de kan ingå i och förvaras i olika ärenden. Hur denna förvaring ser ut ingår inte i denna utredning. Kopia av bevarandeinformationen och den gallringsbara informationen bör med fördel utgöra en samlad projektdokumentation. Utredningens avsikt är att visa hur denna hantering kan se ut. I kolumnen förvaring har därför begreppet ”diarie- och ärendehanteringssystem” tagits bort och ersatts med ”ärendet”.

Handlingstypen ”Deltagarrapporteringar” har förtydligats med

”Sammanställningar från SCB” och ”Underlag”.

Handlingstypen ”Rapporter” i Initierafasen har utökas till ”Analyser och rapporter” och innehåller ”Riskanalyser” som exempel på handlingstyp.

Tillägg ”Tillgänglighets- och jämställdhetsplaner” i handlingstypen ”Rapporter” i Genomförandefasen.

Information och underlag om hur redovisningen har genomförts

och beräknats med eventuella förändringar anses ingå i handlingstypen ”Underlag och uträkningar” som även bedöms inbegripa förändringar av budgeteringar. Uppgifter om personal rörande tidrapporter och arbetstid omfattas av handlingstypen ”Tidredovisningar/arbetstidsredovisningar”.

I löpande text har förtydligats att myndigheten kan ställas inför svårigheter att undanta gallring av information i system, t.ex. vad gäller elektroniska fakturor. Detta är även beskrivet i kommentatorsfältet till handlingstypen ”Verifikationer” och att räkenskapsinformation regleras av beslut SSA 2016:13. Förslag att fristen för gallringsbara handlingar ska vara ”gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision” alternativt att flera frister ska användas för att undvika den stora mängd handlingar som, enligt utredningens förslag, kan komma att behöva sparas i 10 år. För att tillgodose svensk lagstiftning vad gäller preskriptionstid och tid för bevarande av räkenskapsinformation, samt vikten av att projektdokumentationen hålls samlad föreslås en frist för gallringsbara handlingar (undantag ”Information av allmän karaktär från programförvaltande myndigheter i Sverige”).

Sida 45 (46)

Ändringar och kommentarer efter synpunkter från Revisionskontoret och Stadsledningskontorets juridiska avdelning Utredningen skickades på remiss den 8 mars 2016 med en svarstid på fyra veckor till Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret. Revisionskontoret har inga synpunkter på utredningen. Juridiska avdelningen har framfört synpunkter både muntligt och skriftligt utifrån de juridiska aspekter avdelningen har att beakta och Stadsarkivet har gjort följande ändringar utifrån dessa. Remissvaren redovisas i sin helhet i bilaga 4 och bilaga 5.

På sidan 6 har vissa mindre språkliga korrigeringar gjorts i texterna.

Termen ”huvudmannen” har plockats bort. Det räcker att skriva ”projektägaren”.

Formuleringen ”historiska intresse” har byts ut mot ”forskningens behov”, utifrån arkivlagen.

I kommentaren på sidan 26 rörande ”sociala medier för utökad dialog om projektet” har termen ”personalangrepp” plockats bort. Termen finns inte med i någon lagstiftning. Texten är ändrade till: ”Kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning gallras omedelbart. Gäller t.ex. förtal, förolämpning, ofredande, olaga hot eller hets mot folkgrupp.”

Ändringar och kommentarer efter korrespondens med Regionarkivet i Göteborg och Tillväxtverket I slutskedet av utredningen har det utretts om man behöver ha kvar kopior av ”ej antagna anbud” och ”tjänsteansökningar från personer som ej fått anställningen” i projektdokumentationen. Efter korrespondens med Regionarkivet i Göteborg och Tillväxverket har utredningen kommit fram till att det inte behöver finnas kvar kopior av ovan nämnda handlingar. De kan gallras enligt Stockholm stads befintliga gallringsbeslut SSA 2003:13 och SSA 2011:09. Det är endast kopior av ”det antagna anbudet” och ”tjänsteansökningar från personer som fått anställningen” som behöver finnas kvar i projektdokumentationen.

Sida 46 (46)

Denna hantering stämmer även överens med dokumenthanterings-plan för handlingar i EU-projekt som t.ex. Regionarkivet i Göteborg har tagit fram.5

5 Göteborgs stad, Arkivnämndens beslut 2012-09-26, Dnr. 22/11 67, Generell dokumenthanteringsplan för handlingar i EU-projekt inom Göteborgs Stad, (2016-11-10, http://www.arkivnamnden.org/sites/default/files/generell-dokumenthanteringsplan-for-eu-projekt-i-goteborgs-stad.pdf )

2016 24 gallringspm handlingar i eu...

Documents

Transcript of 2016 24 gallringspm handlingar i eu...