2013-Guia Didactica Calidad Informacion-TEMA I

Prof. Maritza Torres Samuel [email protected]

Profesores de la Asignatura:

Maritza Torres S. Antonio Jos Gndara Rmulo Domnguez M.

Web de la asignatura: http://sed.ucla.edu.ve/

Telfono de contacto: 0251-2591601 Fecha de ltima actualizacin: Octubre 2013

@

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CCOOOORRDDIINNAACCIINN DDEE SSIISSTTEEMMAASS IIIIII

CALIDAD Y GESTN

DE LA INFORMACIN

EN LAS

ORGANIZACIONES

TEMA I

________________________________________________________________________ Prof. Torres, Gndara, Domnguez. Calidad y Gestin de la informacin en las organizaciones.

Pg. 2

Tabla de contenido

Pgina

Introduccin... 3

Objetivo general de aprendizaje........ 4

Objetivos especficos de aprendizaje........................................................................ 4

Contenido............................................................................ 5

Fuentes de informacin............................................................................................ 6

Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio. 7

Desarrollo del aprendizaje. 8

Conocimientos previos.. 8

Desarrollo de los contenidos. 8

1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y SU RELACIN CON EL ENTORNO.

8

1.1 Significado de Informacin. 8

1.2 La Calidad de la Informacin 9

2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN.. 13

Etapa 1. Capturar la Informacin.. 14

Etapa 2. Almacenar la Informacin 15

Etapa 3. Procesar la Informacin. 16

Etapa 4. Usar la Informacin 16

Etapa 5. Distribuir la Informacin.. 17

3. QU HACER PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES?.....................................

17

Ejercicios de Autoevaluacin.. 19

Respuestas a los Ejercicios de Autoevaluacin. 20

Referencias.. 20


Pg. 3

Introduccin

La era de la informacin impone nuevas realidades a las organizaciones, provocando una

revolucin en la manera de tratar la informacin, transformndola hoy da en un recurso

estratgico vital para su competitividad. En este sentido las organizaciones requieren

procesos de negocio que usen adecuadamente informacin de calidad de acuerdo a sus

objetivos y a las exigencias del entorno. Por ser la informacin un activo intangible, su

crecimiento depende de la habilidad de la empresa para gestionarla, as como planificar

estrategias que contribuyan a mejorar su calidad y su fluidez dentro de la misma y con su

entorno.

En la gua didctica Calidad y Gestin de la Informacin en las

Organizaciones encontrars los fundamentos tericos y actividades prcticas para

comprender la importancia de la calidad y gestin de la informacin en los procesos de

negocio de las organizaciones a fin de disear propuestas que contribuyan a dar

respuestas a sus objetivos. Los fundamentos tericos abarcan los parmetros de calidad

de la informacin, el proceso de administracin de la informacin, la planificacin

estratgica de los sistemas de informacin, y diseo de procesos de informacin para

mejorar el funcionamiento de las organizaciones.

Te invito a participar activamente en el proceso de aprendizaje, compartir con tus

compaeros y contar con el apoyo de tu e-tutora para adentrarte en uno de los temas

fundamentales en la formacin del Ingeniero en Informtica.

Bienvenid@s al curso semi-presencial de la asignatura Sistemas III (Cod.6264)

del programa de Ingeniera en Informtica

Gua didctica del TEMA I: Calidad y Gestin de la Informacin en las Organizaciones


Pg. 4

Objetivos de aprendizaje

Objetivo general

Con el proceso de aprendizaje del tema Calidad y

Gestin de la Informacin en las Organizaciones

se espera que los estudiantes sean capaces de

disear procesos apoyados en Tecnologas de

Informacin y Comunicaciones (TIC) que provean

mejoras en la calidad y gestin de la informacin,

enmarcados en casos organizacionales especficos.

Objetivos especficos

A continuacin se presentan los objetivos especficos de aprendizaje del estudiante

respecto al actual tema de estudio:

1. Analizar la calidad y gestin de la informacin dentro de las organizaciones y su

relacin con su entorno, en casos de estudio organizacionales especficos.

2. Disear procesos informacionales del negocio para mejorar la calidad y gestin de la

informacin en las organizaciones, para casos de estudios.

3. Reconocer la importancia de la Planificacin Estratgica de las Tecnologas de la

Informacin y Comunicaciones (PETIC) para el diseo de procesos informacionales

apoyados con el uso de tecnologas, en casos de estudio organizacionales especficos.


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Contenido

Los tpicos a ser tratados dentro del contenido del presente tema son los siguientes:

1. CALIDAD DE LA INFORMACIN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES Y SU

RELACIN CON SU ENTORNO

a. Caractersticas de la informacin.

b. La informacin como recurso en las organizaciones y en la sociedad.

c. Los problemas derivados de las deficiencias informativas en las organizaciones,

sus causas y consecuencias.

d. Los atributos de valor de la calidad de la informacin.

e. Anlisis de la calidad de la informacin en casos de estudio organizacionales.

2. LOS PROCESOS DE GESTIN DE DE LA INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

a. La captura de la informacin.

b. El almacenamiento y recuperacin de la informacin.

c. El uso de la informacin.

d. La distribucin de la informacin.

f. Anlisis de los procesos de informacin en casos de estudio organizacionales.


Pg. 6

Fuentes de Informacin

TEXTOS BASES:

CORNELLA, ALFONS. Los recursos de informacin. Ventaja competitiva de las empresas.

ESADE, Escuela Superior de Administracin y Direccin de Empresas. Espaa: McGraw Hill.

DAVENPORT, THOMS. Ecologa de la informacin. Porqu la tecnologa no es suficiente

para lograr el xito en la era de la informacin. Oxford University Press.

LAUDON & LAUDON. Administracin de los Sistemas de Informacin. Prentice Hall.

LAUDON & LAUDON. Sistemas de Informacin Gerencial. Pearson.

SITIOS WEB RECOMENDADOS:

DAZ J, PREZ, M Y SALTO F. (2010). Glosario de conceptos, metforas, teoras y

problemas en torno a la INFORMACIN. Proyecto BITrum. Disponible en

http://bitrum.files.wordpress.com/2010/11/glossariumbitri1.pdf

ORGANIZACIN DE NACIONES UNIDAS. (2003). Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la

Informacin. Declaracin de Principios de Ginebra. Diciembre 2003. Disponible en

http://www.itu.int/wsis/documents/doc_multi.asp?lang=es&id=1161|0

QUIROGA, LOURDES. (2002). Gestin de informacin, gestin del conocimiento y gestin

de la calidad en las organizaciones. Revista ACIMED Volumen 10 05 2002. Cuba.

Disponible en: http://eprints.rclis.org/archive/00001841/01/gestion.pdf

TORRES, MARITZA y ROJAS, DANIEL. (2008). Modelo de evaluacin de la calidad de la

informacin corporativa en los servicios mdicos. Enl@ce, Revista Venezolana de

Informacin, Tecnologa y Conocimiento, Vol. 5, N 3, septiembre-diciembre, pp. 25-44.

2008. Disponible en: http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2746184

TORRES, MARITZA y VSQUEZ, CARMEN. (2010). Gobierno electrnico: Balance entre

tecnologa e informacin. Eighth LACCEI Latin American and Caribbean Conference for

Engineering and Technology (LACCEI2010), Innovation and Development for the

Americas, 1 al 4 de Junio del 2010, Arequipa, Per. Disponible en:

http://www.laccei.org/LACCEI2010-Peru/Papers/Abstracts.%20pdf/TS013_Torres_EA.pdf


Pg. 7

Funcin tutorial. Orientaciones para el estudio

A continuacin encontraras algunas recomendaciones generales para que tus estudios

sean ms productivos bajo la modalidad semi-presencial:

@ Administra tu tiempo. Planifica la cantidad de horas y los horarios que puedes

dedicar para atender la asignatura a travs del portal SedUCLA. Te recomiendo asignes en

tu horario 5 horas a la semana para llevar a cabo las actividades de la asignatura Sistemas

III. Recuerda que no slo se trata de descargar y revisar contenido, tambin es importante

realizar actividades que te permitirn un aprendizaje y evaluacin ms interactivos con tu

e-tutora y e-compaeros.

@ Visita con frecuencia el Portal SedUCLA. Recuerda visitar al menos 2 veces

por semana nuestra aula virtual. Encontraras material de apoyo, actividades de

aprendizaje, foros, y tendrs la posibilidad de mantenerte en contacto con tu e-tutora y

tus e-compaeros de clase. No dejes para ltimo minuto el desarrollo de las actividades

de la unidad.

@ Participa en los foros de discusin. Contaras con foros como espacios de

discusin sobre algn tema, canalizar dudas, entregar asignaciones y recibir

retroalimentacin de tu e-tutora y e-compaeros. No dudes en participar en dichos foros

cuando se te presente alguna incgnita; a la brevedad posible recibirs respuesta. Ten

presente que somos una comunidad de aprendizaje.

@ Oportunamente descarga el material y revisa las actividades por

hacer en cada tema. As, si hay problemas de conexin tendrs respaldado en tu

computador la informacin de lo que se solicita. Elabora tus informes en un procesador de

palabras y oportunamente lo podrs cargar ya elaborado.

@ En caso de dudas, escribe a tu e-tutora. No dudes en hacerlo, no

dejes pasar el tiempo. Es importante comprender el contenido, el enunciado de las

actividades propuestas y los problemas resueltos antes de ir resolver los propuestos.

Recuerda: Somos una comunidad de aprendizaje


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Desarrollo del Aprendizaje

Conocimientos previos

Para el estudio de esta unidad no es necesario el dominio de conocimientos previos o

habilidades en cuanto a la calidad y procesos de la informacin. Si ya dominas algunos

trminos asociados al tema, esta gua te ayudar a reforzarlos y ampliarlos, y en caso

contrario podrs desarrollar estos conocimientos mediante el estudio de los contenidos

de esta gua didctica y la aplicacin de sus ejercicios.

Desarrollo de los Contenidos

A continuacin se presenta el desarrollo de los dos (2) primeros contenidos del Tema 1.

1. LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES Y SU RELACIN CON EL ENTORNO

1.1. Significado de Informacin

La nocin del trmino informacin proviene del latn informatio que significa dar forma

a algo material, tambin el de comunicar conocimientos a una persona. Este ha

evolucionado en el tiempo y tiene sus races en la biblioteconoma, la informtica y la

ingeniera (Capurro, 2008). Es as como ha sido vista histricamente como smbolos, cosa

o sustancia, propiedad de una cosa y como fenmeno social. Tambin ha sido considerada

como producto y proceso, como fin y mtodo, todas stas vlidas (Lazcano y Font, 2008).

Se aprecia en este sentido los diversos significados que los autores le han otorgado al

trmino.

En este sentido, Drucker (1997) seala que son datos dotados de pertinencia y

propsito. Davenport (1999) agrega que son datos que requieren una unidad de anlisis,


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necesita consenso sobre el significado y es indispensable la intermediacin humana. La

informacin reduce el nivel de incertidumbre y facilita la toma de decisiones.

La informacin tambin es definida como en trmino de una relacin tridica (Marcos,

2005; Daz y Salto, 2008) entre un evento, un receptor y un sistema de referencia que

origina un cambio cognoscitivo en el receptor sobre dicho sistema de referencia. Esto

revela su funcin o capacidad principal de informar, por otra parte, como elemento social

y cultural apegado a los objetos abstractos y fsicos, requiere de un medio para

transmitirse (Huvila, 2009).

A pesar de las diferentes propuestas sobre el significado de la Informacin, an no existe

un consenso al respecto, sin embargo se reconoce su alto valor en la sociedad actual y su

naturaleza intangible y compleja.

1.2. La Calidad de la Informacin

Para determinar la calidad de la informacin en las organizaciones se requiere observar el

nivel de valoracin que le dan a la informacin. Aspectos como la bsqueda de

informacin antes de tomar decisiones, prestar atencin a las comunicaciones internas, o

tomar conciencia de lo que ocurre a los clientes, es parte de lo que se espera de los

procesos y el personal que labora en las organizaciones. Por tanto, para mejorar los flujos

de informacin en las organizaciones es necesario comprender cuanto es valorada,

resguardada, compartida y utilizada la informacin en beneficio de la empresa.

La calidad de la informacin lo da exclusivamente quien la usa, en este sentido distintos

usuarios pueden otorgar valores diferentes a la misma informacin. A fin de establecer

criterios para evaluar la calidad de la informacin en las organizaciones, es necesario

definir parmetros para describir su calidad o valor. En este sentido se tiene la propuesta

de Davenport (1999) quien propone seis (6) caractersticas bsicas que determinan el

valor de la informacin en las organizaciones. stas se ilustran en la Figura 1 y son

descritas en la Tabla 1.


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Caractersticas de Valor de la Informacin

Precisin

Oportunidad

Accesibilidad

Atraccin

Aplicacin

Singularidad

La informacin se considera precisa si no presenta errores y se tiene confianza en su fuente. Es oportuna si es actualizada y se recibe o se dispone a tiempo. Es accesible si no presenta dificultades para obtenerla y comprenderla. La informacin presenta atraccin si es notable a travs del formato, medio o mtodo utilizado para presentarla. Tiene aplicacin si tiene un uso directo para solucionar un problema o tomar decisiones. Finalmente, una informacin es singular si sta es privilegiada, esto es, pierde valor si se hace circular indebidamente. Esto ltimo est ligado a aspectos de seguridad de la informacin.

Tabla 1. Caractersticas deseables que se valoran en la informacin

Caracterstica de Valor

DESCRIPCIN

PRECISIN Falta de errores simples en la transcripcin, recopilacin o agregacin. Resolucin de las mediciones. Confianza en la fuente.

OPORTUNIDAD Informacin actualizada acorde a la necesidad. Entrega a tiempo. Fuentes oportunas de informacin.

ACCESIBILIDAD

Recuperabilidad : grado de dificultad para obtener una informacin, tiempo requerido para obtener informacin.

Disponibilidad de la informacin. Comprensibilidad: que se pueda comprender

ATRACCIN Notarse a travs del formato, medio, presentacin, mtodo. Informacin atractiva, cmo atrae al posible usuario Adaptacin de la presentacin de la informacin dependiendo del usuario.

APLICACIN Uso directo de la informacin para solucionar un problema o tomar

decisiones.

SINGULARIDAD Acceso privilegiado a informacin confidencial que pierde valor cuando se

hace circular.

Fuente: Adaptacin de la propuesta de Davenport (2000)

La calidad de la informacin es el resultado de la combinacin de factores, entre ellos las

cualidades de valor de la informacin, los procesos y los flujos informativos, y las personas

Figura 1. Caractersticas de valor de la informacin


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involucradas. Lo anterior seala la necesidad de mejorar la gestin de la informacin para

la toma de decisiones adecuadas en las organizaciones.

Calidad de la

Informacin

Algunas de las causas que originan falta o deficiencias en la calidad de la informacin en

las organizaciones se encuentran las siguientes:

Prdida u omisin de informacin en las transacciones, traducido en ausencia o

deficientes registros.

Errores humanos.

Redundancia en el registro de la informacin.

Incompatibilidad entre de los sistemas de informacin.

Falta de integracin de las diferentes reas del negocio.

Escasos medios de distribucin de informacin dentro de la organizacin y con su

entorno.

Lo anterior puede ocasionar efectos como informacin inconsistente, con errores,

inexistente, no confiable, inaccesible, desactualizada, entre otros.

Una propuesta sobre el significado de calidad aplicable a la informacin es la que ofrece

Falconi (1992), quien define Calidad como un sistema gerencial que parte del

reconocimiento de las necesidades de las personas a fin de establecer, mantener y

mejorar normas a partir de una visin estratgica y con un abordaje humanista,

conformada por aquellas dimensiones que afectan la satisfaccin de las necesidades de las

personas y por consiguiente, la supervivencia de la organizacin. Estas dimensiones son:

calidad, entrega, moral, costo, y seguridad:

La calidad de la informacin est conformada por un conjunto de propiedades que le confieren su capacidad de satisfacer las necesidades informativas expresadas o implcitas de los usuarios, a travs de un conjunto de acciones controladas por la organizacin para que fluya de acuerdo a caractersticas de valor esperados y por medios previamente establecidos.

Torres y Rojas (2008)


Pg. 12

Calidad Intrnseca: caractersticas de calidad de los productos o servicios. Esto

incluye la ausencia de defectos y presencia de caractersticas que agraden al

consumidor

Costo: Incluye no solo el costo final, sino tambin el costo intermedio. El costo

debe reflejar la calidad. Se cobra por el valor agregado dado al producto o servicio.

Entrega: condiciones de entrega de los productos o servicios, conformada por la

valoracin de la entrega en el plazo exacto, lugar exacto y cantidad exacta.

Moral: mide el nivel medio de satisfaccin de un grupo de personas.

Seguridad: seguridad de los empleados y de los usuarios del producto o servicio.

Para Falconi (1992), alcanzar la calidad total significa controlar los resultados de la

medicin de estas cinco (5) dimensiones en la satisfaccin de las necesidades de las

personas relacionadas con la organizacin, esto son: el cliente, a travs de la calidad de los

productos y/o servicios; los accionista, por el lucro obtenido en su inversin; los

proveedores, a travs de relaciones mutuamente satisfactorias; los vecinos, a travs con

la contribucin social; y los empleados, a travs del crecimiento del ser humano.

La aplicacin de estas dimensiones para identificar parmetros de calidad de la

informacin determina observar las siguientes propiedades:

a) Calidad Intrnseca de la Informacin:

Precisa: sin errores.

Comprensible: sin dificultad para entenderla.

Disponible: est dispuesta para que los usuarios la usen.

Accesible: sin dificultades para ser recuperable.

til: dispuesta de tal forma que permite solucionar problemas.

Atractiva o notoria: dispuesta en un formato requerido o de inters para el

usuario.

b) Costos de la Informacin:

En la captura

En el Procesamiento

En el Almacenamiento

En la Distribucin

c) Entrega de la informacin:

En el lugar requerido.

En el momento requerido.


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En la cantidad requerida.

En el plazo requerido.

d) Moral

Responsabilidad por los efectos de la deficiente calidad de la informacin

sobre terceros.

e) Seguridad de la Informacin:

En las entradas.

En los procesos.

En los registros y respaldos.

En las salidas.

2. LA GESTIN DE INFORMACIN EN LA ORGANIZACIN

La Gestin de la Informacin permite a la organizacin adquirir, producir y transmitir, al

menor costo posible, datos e informacin con una calidad, exactitud y actualidad

suficientes para servir a los objetivos de la organizacin, donde las personas utilicen

adecuadamente la informacin en procesos correctamente diseados. Una adecuada

gestin de informacin comprende mejorar los procesos y los flujos de informacin,

comprendiendo la cultura informacional de la organizacin, con polticas que estimulen el

uso transparente y compartido de la informacin. Si bien es til disponer de Tecnologa de

Informacin, es ms importante la capacidad que tiene la organizacin de asimilar,

comprender y utilizar inteligentemente la informacin que maneja.

Gestin de la informacin

Conjunto de procesos para adquirir, producir y transmitir, al

menor costo posible, datos e informacin con una calidad,

exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la

organizacin, donde las personas utilicen adecuadamente la

informacin en procesos correctamente diseados.

Cornella (2000)


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FuentesEntradas

InterfacesFactor Humano

Captura

Se tiene entonces que en una organizacin que valora la informacin, define una clara

gestin de la misma, la cual est incorporada a los procesos operativos y gerenciales de

la organizacin. A continuacin se describe el proceso de gestin de la informacin de

acuerdo a la propuesta que se ha derivado de Davenport (1999). Esta se ilustra en la

Figura 2 y est conformada por las etapas de:

a) Capturar Informacin.

b) Almacenar Informacin.

c) Procesar Informacin.

d) Usar la Informacin.

e) Distribuir la Informacin.

Figura 2. Las etapas de la gestin de la informacin en las organizaciones

Etapa 1. Capturar la informacin

Es una actividad conformada por las siguientes tareas:

a) Determinar las necesidades de informacin: Consiste en

incorporar las perspectivas del usuario al sistema, no slo

como aporte informativo, sino especialmente para el diseo

del mismo. Para ello se requiere seguir muy de cerca a los

usuarios da a da para comprender sus tareas y

requerimientos. De esta forma puede definirse de antemano la

informacin a recopilar que ser realmente utilizada en las

decisiones que se tomen en el sistema y minimizar as los

cambios posteriores en su diseo.

Conversin ClculoAnlisis

Utilizacin para cumplir los objetivos

Difusin a personas o

departamentos

Fcil y oportuna

recuperacin posterior

FuentesEntradas

InterfacesFactor Humano

Captura Almacenamiento


Pg. 15

Fcil y oportuna

recuperacin posterior

Almacenamiento

b) Escudriar la informacin, esto es, la bsqueda de informacin valiosa en el entorno,

agregando contexto, interpretacin, comparacin, y otras caractersticas que darn

valor a la bsqueda;

b) Catalogar la informacin a fin de distinguir los tipos de informacin capturada,

c) Dar presentacin y formato adecuado, comprensible al usuario, con significado, a la

informacin capturada.

Para mejorar la calidad de la informacin en la etapa de Captura de la Informacin se

recomienda las siguientes acciones:

Capturar la Informacin en la fuente, donde se genera, oportunamente.

Reducir los errores humanos por transcripcin.

Propiciar la visibilidad de la informacin para los entes interesados, a fin de que

se verifique que la informacin capturada es la correcta.

Recibir la informacin requerida para el proceso de captura, sin errores y

suficiente.

Etapa 2. Almacenar la informacin

En esta etapa se establecen los criterios para registrar de manera

organizada y segura la informacin que facilite su posterior

recuperacin de manera rpida, segura y sin errores.

Los aspectos a considerar para el almacenamiento de la

informacin son los siguientes:

-Organizar y ordenar la Informacin a ser almacenada.

-Identificar los archivos y carpetas.

-Resguardar datos bajo criterios de seguridad para su

manipulacin, recuperacin y actualizacin.

-Fcil de recuperar.

-Acceso compartido.


Pg. 16

Utilizacin para cumplir los objetivos

Conversin ClculoAnlisis

Etapa 3. Procesar la informacin

Etapa destinada a las tareas de transformacin y agregacin de

la informacin para darle mayor utilidad, suficiencia y pertinencia

respecto a los requerimientos de la organizacin. En este sentido

es necesario aplicar las siguientes tareas:

-Determinar los clculos o transformacin requerida de la informacin.

-Verificar precisin, completitud y suficiencia de la informacin requerida para los clculos a ser aplicados.

-Realizar Clculos.

-Verificacin de los resultados de los clculos.

Como ejemplo de esta etapa se tiene el proceso de clculo de sueldos en un sistema de

nmina.

Etapa 4. Usar la informacin

Se refiere a la asimilacin y empleo de la informacin para tomar

acciones por parte de quien la recibe. La importancia de este paso

radica en que el proceso de administracin de la informacin es

eficaz, si el uso de la informacin tambin lo es. Para esto se

requiere que la informacin sea til para el propsito del usuario,

esto es, tenga aplicabilidad para resolver problemas.

Respecto a los mtodos para mejorar el uso de la informacin, se

tienen los siguientes:

o Medicin: conocer la frecuencia con la que acceden a la informacin, quienes la

acceden y cul informacin es solicitada, implantados a travs de sistemas de

informacin o con la aplicacin de encuestas entre los usuarios. As, el material que

no se usa, se suprime o modifica. El material popular se analiza para determinar la

causa que motiva su uso abundante.

o Actos simblicos: a fin de estimular el uso de la informacin mediante campaas que

permitan compartir y aplicar ideas, declaracin de misin, entre otros.


Pg. 17

Difusin a personas o

departamentos

o Contexto institucional adecuado: acciones institucionales orientadas a hacer fluir

informacin, por ejemplo, enriqueciendo las agendas de reuniones.

Etapa 5. Distribuir la informacin

Consiste en la manera de presentar la informacin y relacionarla

con la informacin que requieren los usuarios. Este paso es til

para discernir cul de los muchos medios informativos es el ms

apropiado, qu y cunta informacin proporcionar y a quin

entregrsela. Tambin es importante definir aspectos como: la

estrategia de distribucin a usar, ya sea por demanda, por oferta o

mixta. Entre los aspectos a considerar para la distribucin de la

informacin se encuentran los siguientes:

Entrega de informacin correcta.

Entrega a los solicitantes correctos.

Entrega oportuna.

Entrega en el formato requerido.

Entrega completa de informacin.

Envo por diversos canales.

Entrega de acuerdo a las necesidades.

Publicacin actualizada.

3. QU HACER PARA MEJORAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES?

Mejorar la calidad de la informacin es mejorar sus propiedades informativas indicadas

anteriormente, adems de mejorar los procesos utilizados para su gestin. Entre las

estrategias recomendadas se encuentran las siguientes:

Propiciar la Interconexin entre las reas del negocio a travs de redes.

Implementar bases de datos centralizadas.

Propiciar el uso compartido de la informacin.

Mejorar los procesos de captura de datos.


Pg. 18

Promover la fluidez de la informacin vertical y horizontalmente en la organizacin.

Establecer mecanismos de deteccin y correccin de problemas de calidad en la

informacin.

Diversificar los medios informativos para divulgar la informacin hacia los usuarios.

identificando sus preferencias, a fin de garantizar que estos accedan la

informacin entregada. Esta diversificacin debe incluir el uso de Tecnologa de

Informacin.

Caracterizar la conducta informativa de los usuarios y sus preferencias respecto a

o los medios a utilizar con el propsito de disear estrategias informativas acordes

a sus requerimientos.

Incorporar procesos que permitan constantemente capturar y actualizar

informacin sobre los usuarios respecto a medios como hacerles llegar

informacin, preferencias informativas e informacin del afiliado. Esto puede

lograrse a travs de una pgina web con formularios, o a travs de un correo

electrnico institucional, adems de contar con el personal y procedimientos

definidos para capturar, procesar y aplicar la informacin que se reciba por esta

va.

Mejorar los procesos informativos hacia el usuario. Se sugiere disear e

implementar una gestin diaria encargada de recolectar la informacin interna de

la organizacin de inters para el usuario, validarla, disearla y distribuirla

formalmente.

Acordar y verificar previamente la informacin con todos los entes involucrados,

antes de que sta se publique a los usuarios interesados para garantizar que sea

confiable y sin errores.

En cuanto a los procesos informativos, mejorar el conocimiento del personal

respecto al uso y aprovechamiento de la informacin, la importancia de su

precisin y entrega oportuna, mejorar el proceso de comunicacin entre los

departamentos y aplicar procedimientos.

Disear procesos que faciliten el flujo de informacin permanente entre las

unidades internas de la organizacin, mejorando la comunicacin entre las


Pg. 19

mismas. Se sugiere que este flujo debe ser formalizado, preferiblemente de

manera escrita.

Realizar campaas informativas dirigidas al usuario para dar a conocer las

diversas estrategias para ser informado, y adems para informar sobre los

mecanismos de retroalimentacin para conocer sus opiniones.

Establecer indicadores para medir constantemente el proceso informativo, el cual

permita verificar su cumplimiento e identificar los desvos en cuanto a la calidad de

la informacin.

Ejercicios de Autoevaluacin

En cada uno de los siguientes diez planteamientos, marca con una X en V si consideras

que es Verdadero o en F de ser Falso.

Nro Planteamiento V F

1 La accesibilidad de la informacin est ligada a su capacidad de ser recuperable, disponibilidad y comprensibilidad.

2 Los errores humanos pueden originar deficiencias en la informacin en la etapa de captura.

3 Las etapas del proceso de gestin de la informacin son captura, revisin, transformacin y divulgacin.

4 Se dice que la informacin es precisa si sta puede ser usada directamente para solucionar un problema.

5 La divulgacin es una caracterstica de valor de la informacin de acuerdo a la propuesta de Davenport

6 La singularidad corresponde al acceso privilegiado a informacin confidencial que pierde valor cuando se hace circular.

7 El acceso compartido dificulta la mejora de la calidad de la informacin.

8 Una estrategia para mejorar la calidad de la informacin es diversificar los medios informativos para su distribucin.

9 La etapa de Uso de la informacin consiste en la manera de presentar la informacin y relacionarla con la informacin que requieren los usuarios.

10 De acuerdo a Falconi, las dimensiones de calidad son: calidad intrnseca, entrega, costos, moral y seguridad.


Pg. 20

Respuestas a los Ejercicios de Autoevaluacin

Nro V F Nro V F

1 X 6 X

2 X 7 X

3 X 8 X

4 X 9 X

5 X 10 X

Referencias

CAPURRO, R. (2008). Pasado, presente y futuro de la nocin de informacin. 26 pp.

Disponible en: http://www.capurro.de/leon.pdf

CORNELLA, ALFONS (2000). Los recursos de informacin. Ventaja competitiva de las empresas. ESADE, Escuela Superior de Administracin y Direccin de Empresas.

Espaa: McGraw Hill.

DAVENPORT, T. (1999). Ecologa de la informacin. porqu la tecnologa no es suficiente para lograr el xito en la era de la informacin. Oxford University Press. 296

pp.

DAZ J, PREZ, M Y SALTO F. (2010). Glosario de conceptos, metforas, teoras y problemas en torno a la INFORMACIN. Proyecto BITrum. Disponible en http://bitrum.files.wordpress.com/2010/11/glossariumbitri1.pdf

DIAZ, J y Salto, F. (2008). Dilucidacin interdisciplinar de la nocin de informacin. Proyecto BITrum. Disponible en: http://sites.google.com/site/proyectobitrum/Home

FALCONI, Vicente (1994). Gerenciamiento de la Rutina del trabajo cotidiano. QFCO Universidade Federal de Minas Gerais, Escola de Engenharia, Fundacao Christiano Otony. Brasil.

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2013-Guia Didactica Calidad Informacion-TEMA I

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