20080428 Vandaele
-
Upload
vlaamse-vereniging-voor-bibliotheek-archief-documentatie-vzw -
Category
Technology
-
view
1.386 -
download
1
description
Transcript of 20080428 Vandaele
Hoe kies/koos ik software voor het beschrijven van mijn archieven?
Casus: VRT – Archief- en Documentbeheer
25 april 2008 / Dries Vandaele
1 Korte voorstelling
2 Vóór 1998
3 Innovatie
4 Versie 1 - 1998
5 Versie 2 - 2007
6 Toekomst
Inhoud van de presentatie
Korte voorstelling
Staat in voor bewaring “papieren archief”
5 voltijdse medewerkers
3,8 strekkende kilometer archief, deel reeds naar ARA
Ongeveer 3.000 microfilms
Jaarlijkse aangroei 140 m
Actief interne bruikleenbeleid
Groot percentage semi-dynamisch en – statisch archief=> Regelmatige selectie
Continue berging
Vóór 1998
Depot:– Dozen worden gestempeld met KC en doosnummer
– Jaarlijks dichtschuiven Gevolg: gaten in de nummering
Archiefbeschrijving:– Getypte steekkaarten
– Beschrijving per doos
– Op KC-nummer
Vóór 1998
Innovatie
Opstart van eerste centrale databank
Slechts beperkte ondersteuning van ICT
Geen budget voor aankoop archiefbeheerssysteem
Geen pc-infrastructuur (netwerk pas in 2000)
Keuze viel op Filemaker Pro en aanmaak in eigen beheer
Innovatie
Voordelen eigen beheer:
– Zeer eenvoudig af te stemmen op lokale situatie
– Extra functionaliteit later toe te voegen
– Pragmatische oplossing
– Relatief lage kostprijs
– Continuïteit met voorgaande systemen
– Geleidelijke implementatie
– …
Innovatie
Nadelen eigen beheer:
– Continuïteit met voorgaande systemen
– Eventuele tekortkomingen worden meegenomen
– Pragmatische oplossing is niet altijd archivistisch gezien de meest ideale oplossing
– Beperking functionaliteit
– Door Filemaker Pro
– Door de ontwikkelaar
– Warm water telkens opnieuw uitvinden
– …
Versie 1 - 1998
Input gebaseerd op informatie steekkaart
Dienst ipv KC-nr.
Efficiënter beheer continue berging
Implementatie etiketten op dozen
Zoekmogelijkheden op alle velden
Invoeren in aparte werkbladen, dan import in centrale databank
Bruikleenadministratie
Versie 1 - 1998
Versie 1 - 1998
Versie 2 - 2007
Door de jaren aanmaak nieuwe databanken– Microfilm– Werkbladen
Gebruiksvriendelijkheid en overzicht
Problemen blijven echter– Budget– Beperkte ondersteuning ICT
Gevolg: Databankontwikkeling blijft in eigen beheer en in Filemaker Pro
Versie 2 - 2007
Centrale interface
Digitaal klassement, cfr. DAVID
Beschrijvingsdatabank– De datering wordt gesplitst
– Archiefvormer
– Meer gestandaardiseerde invoer
– Oud nummer
– Nummer toegekend door archiefvormer
Versie 2 - 2007
Register van overdrachten– Koppeling archiefdozen met overdrachtsdossier
Register van vernietiging
Bezoekersregistratie– Bezoekdata
– Geconsulteerde archiefstukken
Bruikleenadministratie verder uitgewerkt
Versie 2 - 2007
Versie 2 - 2007
Versie 2 - 2007
Versie 2 - 2007
Versie 2 - 2007
Toekomst
Verder uitwerken concept “archiefblok/archiefbestand”
Nazicht bestaande beschrijvingen
Meer gestandaardiseerde invoer
Gedetailleerde fiche archiefvormer
Algemene werking en mogelijkheden wat verfijnen
Lange termijn: alle mogelijkheden staan open