1

Etableringsguide Tag springet og bliv selvstændig

T

Advokatrådet

Opdateret februar 2007 Kære Kollega Denne etableringsguide er skrevet til dig, der ønsker at starte egen advokatvirksomhed eller søger inspiration til videreudvikling af en eksisterende forretning. Advokatrådet ønsker således at give advokater, der etablerer selvstændig virksomhed, de bedste forudsætninger for forretningsmæssig succes. Samtidig er Advokatrådet overbevist om, at tilgangen af nye initiativrige og visionære selvstændige advokater medvirker til at gøre hele branchen mere konkurrencedygtig. Vejen til succes som selvstændig advokat forudsætter, at du har en forretningsmæssig forståelse og evne til at få samspillet mellem virksomhedsdrift og juridisk sagsbehandling til at gå op i en højere enhed. Som selvstændig advokat vil du blive udfordret på dine evner til at du kunne tænke strategisk, have en salgsmæssig tilgang til udviklingen af din kundeportefølje, kunne anvende regnskaber, budgetter og økonomiske rapporter som styringsværktøjer for virksomhedens fremtid, kunne lede og motivere medarbejdere frem mod en fælles målsætning mv. Denne guide har til hensigt at fungere som inspiration, vejledning og opslagsværk, når du står overfor disse udfordringer. Etableringsguiden indeholder også en lang række praktiske råd og tips omkring klient-kontoerklæringer, IT-systemer, rådgivere, budgettering, registrering af virksomheden mv., som ligeledes er vigtige elementer i etableringen af advokatvirksomheden. Som det fremgår i starten af hvert afsnit, er etableringsguiden skrevet af advokater med viden og erfaring om etablering af netop advokatvirksomhed - en stor tak til dem. Advokatrådet ønsker dig held og lykke med din nye virksomhed og god arbejdslyst! Sys Rovsing Formand for Advokatrådet

2

INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INTRODUKTION TIL ADVOKATSAMFUNDET 5 2. MOTIVATION – HVORFOR SELVSTÆNDIG ADVOKAT? 6 3. FORRETNINGSPLAN 8 3.1. IDÉGRUNDLAG 8 3.2. MÅLSÆTNING 9 3.3. PRODUKTET OG SERVICEYDELSEN 10 3.4. PERSONLIGE RESSOURCER 11 3.4.1. REKRUTTERING 13 3.4.2. ALTERNATIV TIL FASTANSÆTTELSE - EKSTERNE KONSULENTER 13 3.4.3. LEDELSE 14 3.4.4. MEDARBEJDERUDVIKLINGSSAMTALER – VÆRKTØJER 14 3.4.5. ARBEJDSMILJØ 15 3.5. SALG OG MARKEDSFØRING 15 3.5.1. MARKEDSANALYSE 16 3.5.1.1. Hvem er dine konkurrenter 16 3.5.1.2. Hvem er dine kunder? 17 3.5.2. MARKETINGSSTRATEGI 18 3.6. BUDGETTER OG REGNSKABER 19 3.6.1. GENERELT OM BUDGETTERING 20 3.6.2. ETABLERINGSBUDGET 20 3.6.3. DRIFTSBUDGET 21 3.6.4. LIKVIDITETSBUDGET 21 3.6.5. PRIVATBUDGET 21 3.6.6. ÅBNINGSBALANCE 22 3.7. FINANSIERING AF ADVOKATVIRKSOMHEDEN 22 3.7.1. FINANSIERINGSMULIGHEDER 22 3.8. IT 23 3.8.1. FORTROLIGHED OG PERSONDATA 24 3.8.2. INTERNETTET 24 3.8.3. DOMÆNENAVN 24 3.8.4. HARDWARE OG SOFTWARE 25 4. REGELGRUNDLAG FOR ADVOKATVIRKSOMHEDER 27 4.1. ADVOKATRÅDETS ETISKE REGLER 27 4.2. FOREBYGGENDE FORANSTALTNINGER MOD HVIDVASK AF PENGE OG FINANSIERING AF TERRORISME 28 4.3. MEDLEMSBIDRAG TIL DET DANSKE ADVOKATSAMFUND 29 4.4. ADVOKATNÆVNET OG ADVOKATKREDSENE 29 4.5. OBLIGATORISK EFTERUDDANNELSE SOM BETINGELSE FOR AT FÅ BESKIKKELSE SOM ADVOKAT 29

3

5. VIRKSOMHEDENS STRUKTUR 30 5.1. REGISTRERING VED START AF VIRKSOMHEDEN 30 5.2. VALG AF SELSKABSFORM 31 5.3. FRA ANSAT TIL SELVSTÆNDIG ADVOKAT 32 5.4. FUSION 33 5.5. VIRKSOMHEDENS NAVN 33 6. INTERNATIONALT PERSPEKTIV 34 6.1. GENERELLE INTERNATIONALE RELATIONER 34 6.2. SPECIFIKKE INTERNATIONALE RELATIONER 34 6.2.1. SAMARBEJDER MED FORENINGSPRÆG ELLER AF SOCIALT ORIENTERET KARAKTER 35 6.2.2. MARKEDSFØRINGSKÆDER 35 6.2.3. INTERNATIONALT EJEDE ADVOKATVIRKSOMHEDER 35 6.3. VALG AF INTERNATIONAL SAMARBEJDSPARTNER 36 7 RÅDGIVNING 38 7.1. IT-KONSULENTER 38 7.2. REVISORER OG PENGEINSTITUTTER 38 7.3. ADVOKATERNES SERVICESELSKAB 7.4. RÅDGIVNING TIL IVÆRKSÆTTERE 38 8. FORSIKRING 39 8.1. ANSVARS- OG GARANTIFORSIKRING 39 8.2. ARBEJDSSKADEFORSIKRING 40 8.3. SUPPLERENDE FORSIKRINGER 41 8.3.1. GARANTISTILLELSE MED EJENDOMSFORMIDLING 41 8.3.2. KRYDSLIVSFORSIKRING 41 8.3.3. PRIVATHOSPITALSFORSIKRING 41 9. SKATTER OG AFGIFTER 42 9.1. DEN SKATTEMÆSSIGE BETYDNING AF VALGET AF VIRKSOMHEDSFORM 42 9.2. ADVOKATVIRKSOMHED I SELSKABSFORM 42 9.3. PERSONLIG DREVET VIRKSOMHED 43 9.4. VIRKSOMHEDSSKATTEORDNINGEN 44 9.5. KAPITALAFKASTORDNINGEN 45 9.6. REGISTRERING AF VIRKSOMHEDEN 46 9.7. SELVANGIVELSE, REGNSKAB OG BOGFØRING 46 9.8. MOMS 47 9.9. OPTAGELSE AF NYE PARTNERE OG BEREGNING AF GOODWILL 47 9.10. BINDENDE LIGNINGSSVAR ELLER BINDENDE FORHÅNDSBESKED 48 9.11. KLAGE, ANKE OG OMKOSTNINGSDÆKNING 49

4

10. KLIENTKONTI 50 10.1. FORMULAR I - BETROEDE MIDLER 50 10.2. FORMULAR II – INGEN BETROEDE MIDLER 51 10.3. FLERE DRIFTSSTEDER 51 10.4. REGISTRERING 51 11. KRISE OG AFVIKLING 52 11.1. GENOPRETTELSE 52 11.2. AFVIKLING 52 11.3. SOLVENT AFVIKLING 52 11.4. BETALINGSSTANDSNING 53 11.5. KONKURS 53 11.6. GÆLDSORDNINGER 54

5

1. Introduktion til Advokatsamfundet Forfatter: Jørn Frøhlich, medlem af Advokatrådet, (Kielberg Advokater) Advokatsamfundet organiserer alle danske advokater. Organisationens tre hovedopgaver er at varetage medlemmernes interesser, at kontrollere medlemmernes optræden og at virke til gavn for det danske retssamfund. Advokatrådet er Advokatsamfundets bestyrelse. I Advokatsamfundet er vi ca. 40 medarbejdere, der arbejder med at servicere medlemmerne af Advokatsamfundet, Advokatrådet, Advokatrådets fagudvalg og offentligheden. Den daglige ledelse varetages af generalsekretæren. Advokaternes Serviceselskab er et aktieselskab ejet af Advokatsamfundet. Selskabets formål er at tilbyde advokatvirksomheder serviceydelser, blandt andet kurser og IT-ydelser, der generelt kan medvirke til at styrke driften af en advokatvirksomhed. Advokaternes Serviceselskab administrerer derudover en række faggrupper og foreninger for advokater. Det er bl.a. Danske BOLIGadvokater, Danske IT-advokater, Danske FAMILIEadvokater, Danske INKASSOadvokater, Bestyrelsesadvokater, Mediator-advokater og Voldgiftsforeningen. Advokatsamfundet vil naturligvis gerne hjælpe dig med etablering af din advokatvirksomhed. Du er derfor meget velkommen til kontakte os, hvis du udover denne guide får behov for råd eller vejledning. Held og lykke med din virksomhed.

6

2. Motivation – hvorfor selvstændig advokat? Forfatter: Bjarke Sanbeck (SES Advokatfirma) Det må nok erkendes, at mange i dag vælger at starte selvstændig virksomhed, fordi karrieremulighederne i en etableret virksomhed ikke er attraktive, f.eks. fordi vejen til partnerstatus synes for lang. En anden og langt mere positiv - og forhåbentlig også oftere forekommende – begrundelse er ”lysten til at have fod under eget bord”. Denne lyst er svær at beskrive. Det er jo en følelse, der, når den først har meldt sig, brænder som en flamme i ens indre. I starten måske et vågeblus, men dog en flamme der ønsker at bryde ud i lys lue. Arbejdsglæden er for mange den største gevinst ved at blive selvstændig. Samtidig har man en tendens til at vokse med opgaven. Der er simpelthen nogle områder, hvor man bliver bedre. For eksempel vil den basale viden om og forståelse for virksomhedsdrift, som man tilegner sig, give et anderledes indblik i kundernes holdninger til deres virksomheder og sager. Pludselig får man en fælles referenceramme, når man taler ”virksomhedsejer til virksomhedsejer”. Dette giver sig ofte udslag i, at det over for kunderne bliver nemmere at finde engagement og glæde. Enhver ny sag repræsenterer pludselig en mulighed for forretning og samtidig en mulighed for markedsføring med henblik på den næste sag. Din motivation for at ville være selvstændig spiller en stor rolle for, hvordan du etablerer din advokatforretning. Hvad enten du ønsker at ”revolutionere branchen indefra” eller blot at indføre dine egne værdier i det daglige arbejde, er det iværksætterens mål at etablere sin egen virksomhed helt fra grunden. Du har måske et ønske om at bryde ud af ”sådan gør vi, for det har vi altid gjort” eller simpelthen selv at få lov at bestemme farven på brevpapiret, selv at bestemme om du vil gå hjem kl. 14 for at arbejde igen kl. 21 eller bare holde fri (hvis du har tid!). ”Jeg har oplevet glæden ved at starte et helt nyt firma sammen med to gode kolleger. Alt, har vi selv bestemt, fra logo til edb-system til medarbejdere. Den tilfredsstillelse, som dette giver, kan ikke overvurderes. Men det er selvfølgelig ikke den letteste måde at komme i gang på. Uanset hvilken form man vælger, giver etableringen styrker og muligheder til selv at bestemme sine arbejds- og livsvilkår. Hvilke emner man ønsker at beskæftige sig med. Udnytte lige præcis de juridiske eller menneskelige kundskaber, som man selv synes, er ens stærke sider. Det er min opfattelse, at man vokser. Både som advokat og som menneske. Det er altid sundt at skulle tage ansvar for egne handlinger. Som nystartet selvstændig advokat mærker man dette i yderste konsekvens.

7

At det er lysten, der driver værket, finder du bestemt ud af, når du er kommet i gang. Glæden ved den første sag. Tilfredsstillelsen ved den første faktura. Særligt hvis den bliver betalt. Måske endda med tak. Til sidst er der selvfølgelig også det helt jordnære ønske om selv at kunne tilrettelægge sin arbejdsdag, selv at have indflydelse på sine arbejdsopgaver og selv at have indflydelse på sin indkomst og de helt nære omgivelser. (Det lyder jo logisk. Og det er det faktisk også).”

8

3. Forretningsplan Forfattere: Per Christensen (Advokatfirma Hjulmand & Kaptain), Jan Arnoldi (Advokaternes Serviceselskab A/S), Per Mejer (Advokaterne Amagertorv 11) og Stefan Black (Bech Bruun) Ved etableringen af selvstændig advokatvirksomhed bør du på et tidligt stade formulere de grundlæggende tanker, idéer og holdninger, som danner baggrund for beslutningen om at starte din egen virksomhed. I løbet af processen bør disse idéer og holdninger udkrystallisere sig i en forretningsplan, hvor du på skrift har formuleret den inderste kerne i virksomheden. Forretningsplanen er: • En hjælp til at holde den overordnede vision med virksomheden for øje i den turbulente tid, som præger opstart af selvstændig virksomhed. • En præsentation, når du over for bl.a. kunder, banker, samarbejdspartnere m.v. skal redegøre for virksomheden og dens baggrund. • Et strategisk værktøj på de indre linier til for eksempel at bibringe medarbejderne en forståelse af virksomhedens kerneværdier. Forretningsplanen vil indeholde en stillingtagen til bl.a.: • Idégrundlag • Målsætning • Produktet og ydelsen • Personlige ressourcer • Salg og markedsføring • Budgetter og regnskaber • Finansiering • IT 3.1. Idégrundlag Som nævnt i indledningen er det helt centralt at få defineret, hvad der er virksomhedens idégrundlag. I princippet kan virksomhedens idégrundlag formuleres i tre sætninger. • Hvilke serviceydelser og til hvem vil du sælge? • Hvilke kundebehov opfylder du? • Hvilke kernekompetencer og kerneværdier bør medarbejderne i virksomheden bestride? Det må gerne være formuleret lidt abstrakt, idet det konkrete kan komme frem i forbindelse med formuleringen af en egentlig målsætning, men idégrundlaget skal være kort og præcist.

9

Samtidig vil du skulle være langt mere konkret ved beskrivelsen af, hvilke strategiske overvejelser der indgår i og danner grundlag for etablering af virksomheden. For eksempel helt konkret hvorfor du tror på idéen. Du kan således spørge dig selv: • Hvad kan du, som andre advokater ikke kan? Du bør som led i formuleringen forholde dig kritisk til, hvad du baserer dit idégrundlag på. Det er en god idé at undersøge muligheder og trusler på det udvalgte marked, du påtænker at etablere din virksomhed på, herunder eksempelvis potentielle kunder, samarbejdspartnere, konkurrenter, potentielle konkurrenter m.v. I samme forbindelse bør du beskrive virksomhedens stærke og mindre stærke sider og forholde dig til, hvordan du bedst udnytter de stærke sider samt forbedrer eller kompenserer for de mindre stærke sider af virksomheden. Viden om markedsforholdene og virksomhedens potentiale anvendes i planlægningen af virksomhedens markedsføring. Idégrundlaget kan baseres på en række generelle eller konkrete hensyn og forhold. Som eksempel på elementer, der kan være bærende for formuleringen af idégrundlaget kan nævnes: • Faglig specialisering • Kvalitative krav til sagsarbejdet • Servicering af særlige brancher • Arbejdsforhold i advokatvirksomheden • Økonomiske vilkår mellem deltagerne i virksomheden Eksempel på idégrundlag: Advokatfirmaet XY er et privatkundeadvokatfirma, der har specialiseret sig i at levere fuldservice advokatydelser til danskere, der ønsker at bosætte sig i Skåne. Forbedringer i infrastrukturen mellem Danmark og Sverige forventes at medføre, at et stigende antal danskere bosætter sig i Skåne, hvorfor markedet forventes at vokse. 3.2. Målsætning Med udgangspunkt i idégrundlaget skal du opstille en mere konkret og operationel målsætning for virksomheden, der blandt andet indeholder en vurdering af, hvorledes du forventer at realisere målsætningen inden for virksomhedens forretningsområder. Der skabes derved en klar forbindelse mellem virksomhedens idégrundlag og værdier på den ene side og de strategiske mål på den anden side. Virksomhedens målsætninger kan opdeles i følgende områder, hvortil du bør formulere en operationel strategiplan med angivelse af en tidshorisont for målopfyldelse: • Kunder • Medarbejdere • Markedsføring

10

• Anvendelse af IT • Lønsomhed Strategi for markedsføringen er relevant og skaber struktureret planlægning for, hvordan de reserverede midler til markedsføring bruges. Herunder skal virksomhedens profil overfor omverdenen fastsættes, så den fremstår som en helstøbt, overbevisende og professional virksomhed med standarder for logo, layout mv. Du behøver ikke ofre store summer på at få en ensartet profil på virksomheden – som udgangspunkt når du langt ved blot at agere struktureret. Nævnte målsætninger skal være direkte målbare som f.eks. at være den advokat i Århus, der vinder flest inkassosager eller har den største markedsandel frem for en diffus målsætning om at være den bedste advokat i Århus. Sidstnævnte er meget vanskeligt at måle. Andre eksempler kan være, at du vil opnå et vist antal nye kunder pr. kvartal, en vis stigning i antal sager, stigning i omsætning og/eller indtjening mv. Der kan eventuelt defineres delmål i form af fastsættelse af en norm for, hvor mange potentielle kunder du skal kontakte i en given periode etc. Mere komplicerede succeskriterier kan være relateret til resultatet af gennemførte markedsundersøgelser, for eksempel med hensyn til kendskab til virksomheden, kundetilfredshedsanalyser etc. 3.3. Produktet og serviceydelsen Som fagspecialister vil advokater let forfalde til at koncentrere sig (alt) for meget om det, de naturligt føler er kernen i virksomheden, nemlig ”produktet” eller serviceydelsen. Naturligvis er en høj faglig standard vigtig, men det er ikke nok og derfor heller ikke det eneste, du bør fokusere på. Lidt forenklet bør du være opmærksom på, at ordet ”advokatvirksomhed” er sammensat af advokat og virksomhed. Du skal både være advokat og dermed have den fornødne faglige ballast, men samtidig skal du drive en selvstændig virksomhed. Begge dele skal helst kunne ske samtidigt og koordineret, da vejen til succes for advokatvirksomheden også ligger i forretningsmæssig forståelse, administration og lederkompetencer. Der ligger derfor en stor udfordring i som selvstændig at fokusere både på at drive virksomhed samt at udføre sagsbehandling for kunderne. Når du ved etablering skal se på det faglige, er det yderst vigtigt, at du tænker på advokatvirksomheden som en forretningsorienteret virksomhed. Dit fokus bør være på den ydelse, kunden efterspørger. Det nytter med andre ord ikke at tilbyde nogle i øvrigt fagligt set glimrende ydelser, hvis de potentielle kunder ikke efterspørger denne type ydelser, eller hvis du ikke kan nå ud til de kunder, der efterspørger ydelserne. Fokusering på udvalgte kernekompetencer er afgørende for at medarbejderne og dermed virksomheden fremstår professionelt og fagligt kompetent inden for udvalgte fagområder frem for at sprede produktporteføljen for meget.

11

En del af markedsføringen består i aktivt at opsøge potentielle kunder og gøre opmærksom på, at de har et udækket behov for juridisk bistand, som netop du som advokat er i stand til at dække. Det kræver planlægning at gennemføre dette markedsføringstiltag, men resultaterne er ofte gode. Som advokat kan det være svært at differentiere ydelserne fra konkurrenternes. Eksempler på måder at differentiere din advokatvirksomhed på kan være ekspeditionshastighed (som erfaringsmæssigt betyder en del), tilgængelighed, imødekommenhed og pris. Se også afsnittet Salg og Markedsføring. 3.4. Personlige ressourcer Der er behov for en gennemtænkt vurdering af de personlige ressourcer, der skal anvendes til at sikre, at en nyetableret advokatvirksomhed har det rette personale til at løse opgaverne i dag og i den nærmeste fremtid. Vurderingen kan kaldes en personaleplanlægning, der tager udgangspunkt i strategierne og målene fastlagt for virksomhedens udvikling. Virksomhedens succes – også på bundlinien – har ofte meget tæt relation til kvaliteten og effektiviteten på human ressourcesiden. Usikkerhederne i personaleplanlægningen er mange. Omgivelserne for en advokatvirksomhed kan ændre sig væsentligt. Dette gælder især i disse år, hvor der finder et paradigmeskift sted i branchen. Nye konkurrenter, som for eksempel revisorer, ejendomsmæglere og vinkelskrivere samt eksisterende konkurrenter, som for eksempel andre advokatfirmaer, kan tabe eller vinde markedsandele, hvorved det planlagte kundegrundlag for en ny advokatvirksomhed hurtigt kan ændres væsentligt. Også udbudet og efterspørgslen på personaleressourcer på arbejdsmarkedet kan ændres, således at det bliver sværere at få de rigtige medarbejdere, eller det er vanskeligt at foretage en tilfredsstillende vurdering af et stort antal kandidater. Den rigtige profil Rekruttering giver det bedste resultat gennem en systematisk proces. Du bør arbejde målrettet med kvantitativt at definere behovet for personaleressourcer og dermed vurdere rekrutteringsbehovet på kort og langt sigt. For at undgå spild af ressourcer og tid bør der naturligvis være intern enighed om rekrutteringsbehovene før selve udvælgelsesproceduren påbegyndes. Ofte ansætter virksomheder en medarbejder på baggrund af et enkelt interview uden at have stillet nogle helt fundamentale spørgsmål som: • Hvad er det for opgaver, der skal løses her og nu? • Skal vi omorganisere opgaverne blandt eksisterende medarbejdere? • Hvor mange fastansatte, deltidsansatte og eksterne medarbejdere skal virksomheden have? • Hvordan skal kønsfordelingen være? En kvalitativ vurdering af personaleressourcerne bør gennemføres for at sikre et overblik over den viden, de færdigheder og de holdninger, som du selv eller hver enkelt

12

medarbejder skal besidde. Hvad en advokatvirksomhed anser for at være relevant at medtage i en kvalitativ vurdering kan naturligvis variere meget, men følgende emner er anvendt i de fleste advokatvirksomheder: • Test af personlighed (DISC / PAPI / Meyer-Bricks) • Erfaringer fra nuværende og tidligere ansættelser (i og udenfor advokatbranchen) • Uddannelsesmæssig baggrund • Efteruddannelse og kurser Ud fra den kvantitative og den kvalitative vurdering kan du i stillingsbeskrivelsen fastlægge rekrutteringsbehovene. Stillingsbeskrivelsen kan indeholde en gennemgang af: • Arbejdsopgaver • Eventuelt resultatansvar • Eventuelt budgetansvar • Værktøjer der skal anvendes i stillingen • Resultatmål for stillingen i form af kvantitet, kvalitet og økonomi • Organisatorisk placering • Samarbejdspartnere internt og eksternt Stillingsbeskrivelsen er bruttolisten over de personlige ressourcer, der efterspørges ved en rekruttering, og typisk er stillingsbeskrivelsen det internt orienterede rekrutteringsredskab. Bruttolisten nedbrydes efterfølgende i en jobprofil og en personprofil. Jobprofilen anvendes bl.a. til udarbejdelse af en stillingsannonce, der typisk indeholder beskrivelse af: • Organisatorisk placering og samarbejde • Opgaver og eventuelle resultatkrav • Ansvar • Beslutningskompetence • Eventuelle fremtidsaspekter Personprofilen beskriver kvalifikationskravene til den person, du ønsker at ansætte. Dette kræver en vurdering af de øvrige medarbejdere i det team, den pågældende skal arbejde sammen med, således at du er sikker på at få den personprofil, du har behov for. Er der brug for en inspirator, en ledertype, en bureaukrat eller en anden type medarbejder? Der er altid en risiko for, at du i udvælgelsen kommer til at fokusere på dem, der ligner dig selv. Den bedste stab opnås ved at have diversitet både på job- og personprofiler, men samtidig sikkerhed for at man har det samme etiske grundlag og fundamentale værdier. Det betyder, at virksomheden både skal have dygtige ledere, sælgere, sagsbehandlere mv. Personprofilen er således en præcisering af de personlige kompetencer, kandidaten bør besidde indenfor følgende kompetencer: • Viden • Færdigheder

13

• Holdninger • Egenskaber Med jobprofilen og personprofilen kan rekrutteringen efter nye ressourcer for alvor begynde. 3.4.1. Rekruttering Første skridt er at undersøge, hvor den bedst egnede kandidat til at bestride stillingen skal findes. Det kan f.eks. være gennem følgende rekrutteringskanal: • Indrykke en stillingsannonce i avis, forening eller lignende • Søge i CV-databaser som på www.AdvoJob.dk • Indrykke en annonce på internet-portal som www.AdvoJob.dk • Samarbejde med et Advokaternes Serviceselskab Afhængigt af, hvilket rekrutteringskanal du vælger, og hvilke ressourcer der er afsat til rekrutteringen, kan din rekruttering i kronologisk orden gå frem efter følgende trin: 1. Modtage ansøgninger 2. Screene kandidater 3. Gennemføre ansættelsesinterview 1. runde, 2. runde osv. Herunder interviewteknik, notater, vurderingsteknik, interviewformer og lignende 4. Teste, speciel fokus på personlighed 5. Tjekke referencer 6. Kontrollere data om kandidaten 7. Vælge kandidat 8. Skrive ansættelseskontrakt 3.4.2. Alternativ til fastansættelse - eksterne konsulenter Har din advokatvirksomhed ikke behov for en fastansættelse, kan eksterne konsulenter til eksempelvis markedsføring eller forretningsudvikling på kortere sigt være et godt alternativ. Sammenlignet med fastansættelser er styrken ved dygtige konsulenter, at de kan tilføre nye kompetencer samt et bredere erfaringsgrundlag, kan virke som katalysatorer og indpiskere til at stimulere en udvikling, kan skabe overblik, sætte system i ”kaos” samt styre en udviklingsproces og udgøre en supplerende kapacitet i tid og viden. Om eksterne konsulenter bør engageres er bestemt af den arbejdsopgave, der ønskes løst, og den rolle konsulenten tildeles. I forbindelse med udvikling af en forretningsplan for en nyetableret advokat-virksomhed er konsulentens rolle formentlig afgrænset til en markeds- og brancheanalyse, en ledelses- og kompetencevurdering og en driftsøkonomisk vurdering. Det er vigtigt for samarbejdet, at det afklares om konsulentrollen primært har fokus på opgavens indhold eller det drejer og om et procesforløb. Ved opgavens indhold forstås, at konsulenten er den analytiske og skrivende bidragsyder til indholdet i forretningsplanen

14

efter at have indsamlet oplysninger ved interviews og dataindsamling m.v. Ved et procesforløb forstås, at konsulenten sikrer, at processen holdes på sporet, og at indholdet til forretningsplanen kommer fra de ressourcepersoner med det rette kendskab. Den eksterne konsulent kan have fire roller: Konsulentens rolle Konsulentens fokus Konsulentens rolle Konsulentens fokus

Ekspert Opgave ved hjælp af analyse

Sparringspartner Opgave ved hjælp af interaktion

Diagnostiker Proces ved hjælp af analyse

Proceskonsulent Proces ved hjælp af interaktion

3.4.3. Ledelse Virksomhedens ledelse er en sondring mellem forskellige ledelsesfunktioner. Det er derfor ikke nødvendigvis den samme person, der skal være leder for alle områder. Start overvejelserne med at spørge dig selv om: • Hvem skal sikre den faglige standard? • Hvem skal lede personale – både rekruttering, administration og udvikling? • Hvem skal lede teknologiudviklingen og implementeringen? • Hvem står i spidsen for eksterne relationer og markedsføring? • Hvem har det økonomiske overblik og ansvar samt styrer dette område? Alle disse områder er væsentlige ledelsesfelter, og det er nødvendigt at se ledelse som en professionel faglig disciplin, som kræver både evner, viden, interesse og engagement. Der er ikke nok at være partner. Du bør derfor vurdere, hvilke ledelseskompetencer virksomheden har behov for, og om disse kompetencer skal dækkes internt i virksomheden eller ved ekstern bistand. Endelig bør du overveje i hvilket omfang det vil være gavnligt, at blive coachet i din rolle som leder. En coach vil kunne hjælpe med at udvikle dig i din lederrolle. 3.4.4. Medarbejderudviklingssamtaler – værktøjer Medarbejderudviklingssamtaler (MUS), personaleudviklingssamtaler (PUS), kompetence-samtaler og lignende er betegnelser for tilbagevendende, systematiserende samtaler mellem medarbejder og nærmeste overordnede. Det vigtige i denne sammenhæng er at: • Samtalen er en del af virksomhedens personalepolitik og kommunikation med medarbejderen • Samtalen er tilbagevendende, f.eks. en gang om året • Samtalen er struktureret, og begge parter ved, hvad der skal foregå • Begge parter har forberedt sig • Konkrete fejl, der er begået, er afklaret inden samtalen

15

• Der er en formel afslutning af samtalen f.eks. i form at et fremadrettet dokument, begge parter underskriver • Resultaterne gemmes til den efterfølgende samtale, og der følges op på gensidige forpligtelser Endeligt er det vigtigt at være opmærksom på, at selv om alle disse punkter er opfyldt, får man kun en udbytterig og fremadrettet samtale, når begge parter lytter og har viljen til at drive den fælles arbejdsplads videre som et godt sted at arbejde. 3.4.5. Arbejdsmiljø Virksomhedens arbejdsmiljø kan inddeles i henholdsvis fysisk og psykisk arbejdsmiljø, men det er efterhånden ikke relevant at skelne mellem de to. De fysiske krav er lettere at opfylde, men ofte er klager over fysiske gener en udmelding, der dækker over dårlig trivsel og dermed psykisk arbejdsmiljø. Enhver virksomhedsleder bør vide at stress, alkoholproblemer og alvorlig sygdom kan forekomme på en arbejdsplads. Det er vigtigt inden problemerne opstår at have gjort sig overvejelser om, hvordan de skal håndteres og være opmærksom på sammenhængen mellem fysik og psyke hos hver enkelt medarbejder. Især når en virksomhed starter, er der stor risiko for at overse de første fysiske signaler, såsom glemsomhed, småsygdomme, nedsat immunforsvar, spiseforstyrrelser, der alle indicerer, at det psykiske arbejdsmiljø ikke er optimalt. Det er vigtigt at se dette som et virksomhedsanliggende og ikke kun som et individuelt problem. For at sikre et velfungerende arbejdsmiljø skal der afsætte en del af den ellers debiterbare tid til ledelse og administration. Advokatsamfundet stiller gratis en test af det psykiske arbejdsmiljø til rådighed. Den er tilgængelig på www.advokatnet.dk. Ekstern konsulentbistand kan være et alternativ, hvis den nystartede virksomheden på kort sigt ikke har ressourcer til at løse et problem med det psykiske arbejdsmiljø. 3.5. Salg og markedsføring Som iværksætter er din største udfordring ofte at få solgt dine ydelser og med tiden få skabt en loyal kundeportefølje. Helt simpelt gøres dette ved at opfylde dine potentielle kundernes behov og give dem en tilfredsstillende oplevelse, der får dem til at komme

tilbage for genkøb af virksomhedens råd-givning. I praksis er dette ingen let udfordring – desværre – men med en markedsføringsplan har

du et strategisk redskab til at skabe denne kundeportefølje. Hemmeligheden ved succesfuld markedsføring er at kunne sætte sig ind i og forstå de potentielle kunders

iværksætter Markedsføringsplan

Vækst 3-5 år

16

tankesæt og målrette markedsføringen mod opfyldelse af disse behov. Med markedsføringsplanen skal din virksomhed udvikles fra det nuværende iværksætterstadie til målsætningen for om f.eks. 3-5 år – som vist i figuren. Din markedsføringsplan starter med en markedsforståelse og indsigt i de potentielle kunders behov. Den indsigt bruges til at målrette din markedsførings-, pris-, positionerings- og produktstrategi mod opbygning af vedvarende kunderelationer. Du skaber derved en samlet strategi for, hvordan produkter og serviceydelser prisfastsættes og sælges til dine potentielle kunder. Din markedsføringsplan er planlægning, indsamling og analyse af informationer, og den bør bl.a. indeholde afklaring af: • Hvad kendetegner det marked, du går ind på? • Hvad er markedspotentialet målt i kroner? • Hvilken markedsandel er din målsætning? • Hvem skal være dine kernekunder? • Hvordan kommunikerer du med dine nuværende og potentielle kunder? • Hvilke produkter og serviceydelser er dine kernekompetencer? • Hvad skal dine produkter og serviceydelser koste? 3.5.1. Markedsanalyse Du bør kende dit marked og derigennem analysere frem til, hvordan du vil vinde markedsandele og positionere din forretning i forhold til konkurrenternes stærke og svage sider. Udgangspunktet er besvarelse af markedsføringsplanens første spørgsmål; ” Hvor er din forretning nu?” og indeholder en markedsanalyse, hvor du indgående beskriver: • Hvem er dine konkurrenter? • Hvem er dine kunder? 3.5.1.1. Hvem er dine konkurrenter Uanset, hvilket marked du etablerer din virksomhed på, vil der allerede være en række eksisterende konkurrenter. Du bør have kendskab til deres kernekompetencer, deres markedsandele indenfor overordnede produktgrupper, karakteristika ved deres arbejdsprocesser og deres styrker og svagheder. Du bør også analysere konkurrencen fra andre end advokatvirksomheder som for eksempel ejendomsmæglere og revisorer. I takt med at markedet for advokatydelser i den kommende periode forventes yderligere liberaliseret, vil ikke-advokater få flere muligheder for at markedsføre juridisk bistand. Du bør vurdere, hvordan denne konkurrencesituation kan påvirke dit marked. Adgangsbarrierer – Kendskab til den nuværende konkurrencesituation på markedet bør suppleres med en analyse af, hvilke ressourcer andre virksomheder skal bruge for i fremtiden at etablere sig på markedet ved f.eks. at kopiere din forretningsmodel. Dette kaldes adgangsbarrierer til markedet. Jo færre ressourcer det kræver, jo større er sandsynligheden for, at nye konkurrenter etablerer sig på markedet.

17

Positionering - Ud fra kendskabet til den samlede konkurrencesituation skal du positionere virksomheden i markedet, hvor de potentielle kunder tilbydes noget unikt, som konkurrenterne ikke kan tilbyde. Positioneringen skal i kundernes bevidsthed danne et billede af virksomhedens kompetencer og produktsortiment. Målsætningen er at give de potentielle kunder en bedre behovsopfyldelse end konkurrenterne kan. Det forudsætter, at fordelene ved dine ydelser er åbenbare for, hvis du ikke selv kan se fordelene, kan du heller ikke forvente, at kunderne kan. Bemærk i den henseende, at advokatydelser ofte kan have karakter af at være et ensartet produkt fra advokat til advokat. For at skabe en unik markedsposition bør din markedsføring udover produktdimensionen også have fokus på emotionelle sider af advokatydelsen som service i ”øjenhøjde” eller særligt kendskab til situationer, hvor små virksomheders juridiske problemstillinger opstår osv. Konkurrenceparametre – Konkurrenceanalysens sidste del behandler konkurrence-parametrene og dermed succeskriterierne for, hvad der afgør en kundes valg af advokat A eller advokat B. Konkurrenceparametre for advokatydelser kan være antal vundne retssager, udbudet af fagområder, gode anbefalinger, beliggenhed og indretning af kontorlokaler, din alder, pris, svartid på henvendelser fra kunder, tilgængelighed, sprogbrug eller personlige relationer. Den bedste måde at afdække konkurrenceparametrene på er ved at spørge de potentielle kunder. Gennem interviews eller spørgeskemaundersøgelser kan du forsøge at identificere de faktorer, der er afgørende for en kundes valg af advokat. Desværre er disse undersøgelser ofte bekostelige at købe hos markedsanalysebureauer. Alternativt kan du indgå samarbejde med studerende fra videregående uddannelsesinstitutioner, der ofte gerne vil deltage i sådanne projekter. Afdækning af konkurrencesituationen og definition af virksomhedens markedsposition kan tage udgangspunkt i disse spørgsmål:

• Hvem vil være dine direkte konkurrenter på markedet? • Hvad er konkurrenternes styrker og svagheder? • Hvilke adgangsbarrierer er der til markedet? • Hvilken konkurrence kan du forvente fra nye aktører på markedet? • Hvad kan du tilbyde, som dine konkurrenter ikke kan? • Hvilken unik markedsposition skal din advokatvirksomhed have?

3.5.1.2. Hvem er dine kunder? Et vigtigt led i markedsføringsplanen er at tage stilling til, hvilke kunder der skal være virksomhedens målgruppe. Ud fra kendetegnene for hver målgruppe målrettes markedsføringen mod de potentielle kunders behov. Udfordringen er at inddele markedet i homogene grupper med ensartede købspræferencer og derved lave en kundesegmentering med tilhørende markedsføringsstrategi. Forudsætningerne for kundesegmenterne er målelighed, tilgængelighed, differentieret og økonomisk rentabel. Segmenteringen følger denne tragtmodel: 1. Inddel dit marked for advokatydelser i segmenter

18

2. Karakteriser hvert kundesegment ud fra geografi, demografi, industri, livsstil, virksomhedsstørrelse, vækstpotentiale i segmentet eller udviklingsstadie for virksomheden 3. Beskriv købssituationen for hvert kendesegment ud fra produktkrav, kundens situation, anvendelseshyppighed, akutte behov og kundens produktkendskab 4. Udvælg segmenter som dine målgrupper ud fra fællestræk, der kan give synergi mellem de enkelte kundesegmenter 3.5.2. Marketingsstrategi Efter segmenteringsprocessen udarbejdes selve markedsføringsstrategien og en handlingsplan for, hvordan dine ydelser rent praktisk markedsføres for at opbygge den ønskede kundeportefølje. Afsættet for markedsføringsstrategien er markedsanalysen, konkurrencesituationen, valget af målgruppesegmenter og positioneringen, hvilket fører til virksomhedens handlingsparametre: produktspecifikationer, prisfastsættelse, promotion og placering. Produkt – På baggrund af din forretningsidé og de kundebehov, du gennem kundesegmenteringen har identificeret, har du nu en klar opfattelse af indholdet af din produktportefølje. Hvis du vil sælge ydelser til både privat- og erhvervskundesegmenter skal du overveje, hvordan du tilpasser produktporteføljen til begge segmenters behov. Pris – Prisfastsættelse er ofte et af de vanskeligste elementer i denne del af markedsføringsplanen. Et fornuftigt udgangspunkt er sammenhængen mellem de direkte konkurrenters priser og den markedsposition, som din virksomhed skal have i forhold til dem. For generiske standardprodukter bør din prisfastsættelse tage afsæt i det gennemsnitlige timeforbrug per produkt og din udfakturerede timesats. For andre produkter er hovedreglen i dag den, at det er det medgåede tidsforbrug, der danner grundlag for honorarfastsættelse. Suppleres dette med en intern salæroversigt med vejledende salærer på en række ydelser sikres nogenlunde ensartede honorarer. I salæroversigten kan også indarbejdes en vejledning til, hvilke timesatser de enkelte medarbejdere skal benytte. Herved sikres, at hver medarbejder følger en ensartet salærpolitik og prisstrategi. Den udfakturerede timesats vil normalt variere efter, hvor i landet virksomheden er beliggende, medarbejderens kvalifikationer og anciennitet, samt efter om der er tale om bistand til private eller erhvervsdrivende, om det er en fagligt højt specialiseret ydelse, er leveres, eller om der knytter sig særlige forhold til opgaven i øvrigt såsom for eksempel ekstraordinært tidspres, særligt ansvar etc. Prisfastsættelsen kan også afhænge af, om du vælger en prisstrategi, der med lave priser hurtigt skal skabe en tilfredsstillende markedsandel eller en prisstrategi, hvor det er forbedrede produkt- eller serviceegenskaber, der på længere sigt skaber en tilfredsstillende markedsandel ved gennemsnitlige priser. Promotion – Kommunikationen til de potentielle kunder skal tydeliggøre fordelene ved at

19

købe dine ydelser frem for andre advokaters ydelser. Udfordringen er at fange kundernes interesse og gennem markedskommunikation overbevise kunderne om fordelene ved dine ydelser, der bedst opfylder de udvalgte kundesegmenters behov for juridisk rådgivning. Du kan f.eks. benytte dig af følgende medier: • Annoncering i aviser • Nyhedsbreve eller nyhedsmails • Informationsmøder • Opsøgende salgsmøder hos erhvervskunder • Strategiske alliancer • PR • Hjemmeside • Pjecer og brochurer Placering – For advokater er placering primært et spørgsmålet om, hvor virksomheden skal have sit kontor. Det vil ofte være i nærheden af din egen bopæl. Det afgørende er at være placeret tæt på dine udvalgte kundesegmenter, så de ubesværet kan komme til dig og omvendt. Internettet, telefonmøder og videokonferencer er gode alternativer til at gøre vejen til kunden kortere. Markedsføringsplanen mister værdi, hvis den mangler detalje og substans og er uklar i forhold til strategi og overordnet målsætning. En upræcis og uaktuelt omverdensanalyse eller urealistisk positive forventninger kan ligeledes føre til uhensigtsmæssige beslutninger i etableringsfasen. Som resten af forretningsplanen bør markedsførings-planen derfor være baseret på velunderbyggede og realistiske estimater og antagelser om virksomhedens udvikling. Du bør dog være opmærksom på, at uforudsigelige handlinger fra konkurrenter, makroøkonomisk udvikling mv. kan medføre, at markedsføringsplanen løbende skal revideres. Al markedsføring og salg bør være understøttet af et IT-system, som kan sikre at du får registreret de rigtige oplysninger på kunder, marketingaktiviteter m.v., således at du kan følge op på gennemførte tiltag, og proaktivt kontakte nye kunder eller eksisterende kunder med nye ydelser. Advokaternes Serviceselskab og uddannelsesinstitutioner tilbyder en række kurser om markedsføring af advokatydelser og markedsføring generelt. 3.6. Budgetter og regnskaber Budgetter og regnskaber er to ofte undervurderede men meget betydelige styrings-redskaber for den nystartede advokat, der skal kunne tilpasse operationelle og strategiske beslutninger til virksomhedens udvikling. Strategisk anvendes regnskaber til bl.a. at fokusere på de forretningsområder, der giver de bedste resultater. Samtidigt bør ledelsen altid vide, hvilke ydelser der giver det største dækningsbidrag og indtjening.

20

Før etablering bruges budgetterne til at overbevise investorer, revisorer og pengeinstitutter om forretningsidéens bæredygtighed. Samtidigt er budgetter og forventet resultatopgørelse for de første år med til at give dig en god forståelse for balancen mellem virksomhedens indtægts- og udgiftsgrupper og en forståelse for, hvor store udsving i forventede resultater virksomheden kan tåle, førend de røde advarselslamper bør begynde at lyse. Ud fra løbende opdatering af budgetterne vurderes det, om virksomhedens indtjening er tilstrækkelig, eller der er behov for at tilføre yderligere kapital i etableringsfasen eller i den fremtidige udvikling. Samtidig er en grundig analyse af udviklingen i budgetter og regnskaber et operationelt værktøj til at vurdere, hvornår det er mest hensigtsmæssigt at iværksætte nye investeringer eller strategiske tiltag. 3.6.1. Generelt om budgettering Ved at budgettere sætter du tal på, hvordan din forretningsidé skal blive en succes. Det afgørende er at være så konkret, detaljeret og realistisk som muligt, men samtidigt bevidst om at udviklingen af budgetter er en løbende proces. En høj detaljeringsgrad viser, at forretningsplanen er gennemtænkt og der bør ikke komme uventede overraskelser - i det mindste ikke ret mange. Som beskrevet tidligere starter forretningsplanen med formulering af virksomhedens vision, målsætning og produktportefølje mv. Derefter udarbejdes budgetterne for på baggrund af konklusionerne at vende tilbage til forretningsplanens første faser og tilpasse dem til disse konklusioner. Betragt derfor arbejdet med forretningsplanen som en række cirkler, hvor du efter hvert element vurderer de nye resultater og eventuelt går et skridt tilbage og arbejder med det foregående element igen. Med budgetterne føres kontrol med, om de økonomiske forudsætninger realiseres. Er det ikke tilfældet, må du tage skridt til at forbedre økonomien. I relation til investorer og egen risikovillighed bør budgetteringen indeholde et worst case scenario. Dette scenario er et billede af de økonomiske konsekvenser, hvis virksomheden imod forventning skulle komme i økonomiske vanskeligheder. Med et worst case scenario sætter du tal på den risikokapital, der er forbundet med etablering af virksomheden. Budgetteringen består af følgende fire budgetter; etablerings-, likviditets-, drifts- og privatbudget. Derudover bør du lave en åbningsbalance. 3.6.2. Etableringsbudget Etableringsbudgettet anvendes til at vise, hvilke udgifter der er forbundet med opstart af virksomheden. Alle udgifter afholdes inden virksomheden etableres under hensyntagen til afskrivning af aktiver. Følgende poster indgår typisk i etableringsbudgettet for en advokatvirksomhed: • Husleje (Leje, depositum og udbetaling) • Indretning (Håndværk og maling) • Kontorinventar (Møbler, IT-udstyr, telekommunikation og kopimaskine) • Rådgivere (Revisor og IT-konsulent) • Kontorartikler (Brevpapir, visitkort og printerpatroner)

21

3.6.3. Driftsbudget Driftsbudgettet er en opgørelse over de indtægter og udgifter måned for måned, der forventes løbende at blive realiseret i virksomheden efter opstart. En stor udfordring ved driftsbudgettet er at estimere indtægter og udgifter, men jo mere konkret, detaljeret og realistisk driftsbudgettet er, des mindre usikkerhed og tid bruges på at revidere det. En grundig markedsanalyse af afsætningsmulighederne på dit marked er et godt redskab til vurdere de forventede indtægter i driftsbudgettet. Driftsbudgettet følger resultatopgørelsen, og for en advokatvirksomhed indgår typisk følgende poster: • Omsætning (Erhverv, fast ejendom, inkasso og civile retssager) • Variable udgifter • Faste omkostninger (Løn til funktionærer, husleje, og kontorartikler) • Renter & afskrivninger • Overskud før skat 3.6.4. Likviditetsbudget Likviditetsbudgettet er en tidsmæssig løbende opgørelse over betalingsstrømmen eller cashflowet i virksomheden måned for måned, der viser likviditetsbehovet for at kunne afholde de løbende udgifter. Likviditetsbudgettet viser beholdningen i banken/kassen, og hvis det giver underskud en given måned, er der ikke flere penge i kassen, og yderligere kapital skal tilføres. Forskellen mellem likviditetsbudgettet og driftsbudgettet er, at indtægter og udgifter i likviditetsbudgettet posteres i de måneder, hvor udgiften afholdes. I driftsbudgettet bør udgiften periodiseres udover de måneder, hvor du bruger aktivet. Som eksempel vil en kvartalsregning fra TDC for januar – marts på 6.000 DKK bliver ført i likviditetsbudgettet under april måned, hvor den betales. I driftsbudgettet vil udgiften blive posteret med 2000 DKK for henholdsvis januar, februar og marts – se nedenstående tabel. Januar Februar Marts April Januar Februar Marts April

Likviditetsbudget 0 0 0 6.000

Driftsbudget 2.000 2.000 2.000 0

Følgende poster indgår typisk i likviditetsbudgettet for en advokatvirksomhed: • Likviditet primo • Indbetalinger (Honorarer & renter) • Udbetalinger (Variable omkostninger, faste omkostninger & moms) • Likviditet ultimo 3.6.5. Privatbudget Privatbudgettet er relevant, hvis du gerne vil sammenholde virksomhedens overskud, der er din løn, med dine personlige udgifter. Svarer overskuddet i virksomheden ikke til dine personlige udgifter plus forrentning af den investerede kapital, bør du genoverveje din

22

forretningsplan. Privatbudgettet indeholder posterne fra dit private regnskab som husleje, forsikring, billån og mad. 3.6.6. Åbningsbalance Åbningsbalancen er sidste element i budgetteringen og indeholder en opgørelse over aktiver og passiver ved virksomhedsetablering og de efterfølgende regnskabsår. Aktiverne er advokatvirksomhedens kapitalanvendelse og er de værdier, der kræves til driften af den. Passiverne er advokatvirksomhedens kapitalfremskaffelse og er en opgørelse over, hvordan aktiverne finansieres. På længere sigt er balancen det økonomiske øjebliksbillede over indeståender og gæld. Summen af aktiverne modsvarer altid summen af passiverne. Følgende poster indgår typisk i åbningsbalancen for en advokatvirksomhed: Aktiver Passiver Aktiver Passiver

Inventar Egenkapital

IT-udstyr Gæld

Likvid beholdning

Depositum leje af lokale 3.7. Finansiering af advokatvirksomheden Inden det er relevant at søge finansiering, bør du ved brug af budgetter, økonomiske estimater og markedsanalyser præcist fastsætte, hvilke midler du behøver for at kunne drive en succesfuld og rentabel advokatvirksomhed. Som beskrevet er finansieringsbehovet en sammenfatning af de etableringsomkostninger, drifts-omkostninger og likvider virksomheden skal bruge til etablering og drift i den første periode. Selvom advokatvirksomheder typisk ikke er kapitaltunge at opstarte, er tilstrækkelig kapital og likviditet afgørende for, om forretningsplanen kan realiseres. Virksomheden skal være finansieret, således at du med likviditetsplanlægning undgår økonomiske flaskehalse. Den værste situation er ved afslutningen af en måned, hvor der er udfaktureret store beløb, men da ingen af dine debitorer har betalt endnu grundet lange betalingsfrister, kan du ikke betale dine kreditorer, medarbejdere mm. - du er insolvent! Med en gennemarbejdet finansieringsplan kan denne situation heldigvis undgås. 3.7.1. Finansieringsmuligheder Finansieringsplanen tager udgangspunkt i de forskellige finansieringsmuligheder, du som iværksætter har. Først og fremmest bør du sondre mellem ejernes indskud, egenkapitalen, og fremmedkapitalen. Egenkapitalens størrelse afhænger af din egen formue og risikovillighed. Fremmedkapitalen er ofte afhængig af sikkerhed for investeringen f.eks. i form af pant i fast ejendom. Derudover vil långivere som regel opstille betingelser for, at de økonomiske prognoser og nøgletal er underbygget af realistiske argumenter. Fremmedfinansieringen til virksomheden kan blandt andet findes gennem:

23

• Banklån – fleksible lånevilkår • Familielån – enkel låneproces og gunstige lånevilkår • Leasing – alternativ til at opkøbe aktiver uden stor kapitalbinding • Tilskud og støtteordninger – meget fordelagtige lånevilkår I forarbejdet til at finansiere din advokatvirksomhed kan du søge inspiration i følgende spørgsmål: • Hvad kan du tilbyde en mulig investor? • Hvordan er indtægter og udgifter over en 5-årig periode? • I et worst case scenario hvor stort er dit likviditetsbehov? • Hvilke antagelser bygger dit finansieringsbehov på? 3.8. IT Uanset hvor meget teknologi, du ønsker at bruge, er IT-anvendelsen et nøgleelement for succes. Som nyetableret advokatvirksomhed vil du i et eller andet omfang bruge informationsteknologi (IT) i dit daglige arbejde, og for de fleste vil IT vil være det vigtigste arbejdsredskab allerede fra den første dag. Du bør fra starten gøre dig grundlæggende overvejelser om: • Hvilke behov har virksomheden for IT? • Hvordan kan behovene opfyldes? Udgangspunktet er virksomhedens behov. Selvom der er en lang række tilbud med et væld af forskellige løsninger fra diverse leverandører både med og uden speciale indenfor advokatbranchen, er det dig, der beslutter, hvad og hvordan IT skal anvendes i virksomheden. Følgende er nyttige spørgsmål, der kan hjælpe dig på vej i forbindelse med etablering og budgetlægning for advokatvirksomheden: • Skal du have et advokatsystem? Hvilket? • Skal du have hardware? Hvor meget og hvilket? • Skal du på internettet? Hvordan og hvilken forbindelse skal du have? • Skal du have hjemmeside? Hvem skal lave den? • Hvad med telefoni? Fastnet og mobiltelefoni, men hvad skal det kunne? • Hvilke services skal du abonnere på elektronisk – lovsamlinger, tidsskrifter,

nyheder mv.? • Hvad kan du i øvrigt anvende din IT til? Der opstår sikkert flere spørgsmål hen ad vejen afhængigt af, hvilke udfordringer du møder på din vej og typen af advokatvirksomhed, du ønsker at drive. Du kan kalde disse overvejelser for virksomhedens IT-strategi.

24

3.8.1. Fortrolighed og persondata Som advokat bliver du betroet informationer, som er fortrolige mellem dig og din kunde. Det kan være enhver form for oplysninger, som du i din sagsbehandling kommer i besiddelse af fra kunder eller på anden vis. Dette gælder, uanset om de ligger låst inde på papirform i dine brandsikre arkivskabe på dit kontor med adgangskontroller og tyverialarm etc., eller om de ligger elektronisk på din bærbare computer i din taske på bagsædet af din bil på en offentlig P-plads. De advokatetiske regler siger direkte i pkt. 2.3.2, at "En advokat skal behandle alle oplysninger, han som led i sin professionelle virksomhed bliver bekendt med, fortroligt.". Det er yderst vigtigt, at du – uanset valg af IT-løsninger – har den nødvendige sikkerhed i dine systemer. For ansvaret er dit som advokat. Advokatsamfundet og Advokaternes Serviceselskab A/S arbejder løbende med ITsikkerhedsspørgsmål med særlig fokus på advokatsektoren og for en uddybende gennemgang se Advokatrådets IT-sikkerhedsguide på www.advokatnet.dk, hvor der ligeledes findes links til andre relevante hjemmesider om elektronisk sikkerhed. Udover det generelle krav om oplysninger og fortrolighed bør du være opmærksom på, at du i dine sager ofte vil arbejde med personhenførbare oplysninger om klienter, modparter og andre personer. Persondataloven gælder også her, og der stilles bl.a. krav om behandlingssikkerhed, herunder IT-sikkerhed ved arbejde med personhenførbare oplysninger. På Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk kan du læse mere om Persondataloven. 3.8.2. Internettet I advokatvirksomheden bruges internettet både til de "traditionelle" aktiviteter som e-mail korrespondance, men også til andre aktiviteter som informationssøgning, præsentation af virksomheden gennem en hjemmeside, adgangsvej fra hjemmearbejdspladser til virksomhedens advokatsystem, onlineregistrering af selskaber mv. på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens WebReg-system og opslag i elektroniske lovsamlinger. I den forbindelse bør du bl.a. overveje: • Hvem skal være din internet-udbyder? • Hvordan vil du have tilrettelagt din hjemmeside? • Hvem skal lave hjemmesiden? • Hvem skal opdatere den? En mulighed er en af de mange internetudbydere, der sælger pakkeløsninger med både internetadgang, e-mail services og et web-hotel, hvor du kan få lagt virksomhedens hjemmeside ud på internettet. 3.8.3. Domænenavn Din advokatvirksomhed bør have sit eget domænenavn som f.eks. xxx-firma.dk med internetadressen www.xxx-firma.dk, hvorigennem der kan modtages og sendes e-mails fra [navn]@xxx-firma.dk. Det forudsætter registrering af domænenavnet hos DK-

25

Hostmaster via en registrator – typisk et internet-firma. IT-systemet skal selvfølgelig understøtte dit valg af domænenavn således, at du bl.a. kan sende og modtage e-mails. En lang række internetudbydere tilbyder internetadgang, udarbejdelse af hjemmeside og opsætning af e-mailsystemer. Internetudbyderne kan være teleselskaberne eller selvstændige udbydere, der kun forsyner dig med selve internet-servicen. Det kan være kompliceret og vanskeligt at gennemskue alle disse teknologiske spørgsmål og få taget stilling til dem alle sammen. Et godt udgangspunkt er at kontakte Advokaternes Serviceselskab A/S og drøfte med Serviceselskabets IT-rådgivere præcist, hvad der passer til din virksomhed. Serviceselskabet har indgået fordelagtige aftaler med forskellige IT- og teleleverandører, netop møntet på advokatvirksomheder. Se mere om Serviceselskabets IT-rådgivning på: www.advokatnet.dk. 3.8.4. Hardware og software Grundlaget for IT-anvendelsen i din nye advokatvirksomhed er de rigtige programmer og isenkram til at køre programmerne på. Umiddelbart bør du kunne arbejde i og gemme dokumenter, sende e-mails, søge på internettet, måske foretage beregninger osv. Basalt set kan disse behov løses af et tekstbehandlingsprogram, et regneark, et e-mail program og et program til at søge på internettet. Men så enkelt er det desværre bare ikke, da du som advokat er underlagt en række regler, bl.a. klientkontoregler og sikkerhedsregler, som dit IT-system skal overholde. Derudover har du med IT en række forskellige muligheder for mobilitet og rationalisering af dine arbejdsgange, som du kan udnytte for at få en mere produktiv hverdag. Udgangspunktet er det software, der skal anvendes. Du bør overveje følgende, der opfylder grundlæggende krav til sagsbehandling og til din nye advokatforretning i øvrigt, f.eks. håndtering af dokumenter, tidsregistrering og bogholderi med mulighed for klienttilsvars: • Skal du investere i et advokatsystem - i bekræftende fald hvilket? • Hvad skal systemet kunne mht. tidsregistrering, økonomiske rapportering,

kundedatabase mv.? • Skal det integreres med din elektroniske kalender PDA, din digitale signatur og din

hjemmeside? Der findes en række standardløsninger særligt udviklet til advokatvirksomheder. På Advokaternes Serviceselskabs hjemmeside www.advokatnet.dk findes eksempler på advokatsystemer og leverandører og en liste over IT-leverandører, der af sikkerhedshensyn har deponeret kildekoderne til IT-systemerne i samarbejde med Serviceselskabet. Standardløsningerne er en grundpakke med de mest almindelige IT-funktioner til at drive en advokatvirksomhed. Som tilkøb kan advokatvirksomheden typisk få særlige moduler til f.eks. håndtering af ejendomsberigtigelse, dødsbo-skifte, konkurs osv. Der er dog forskel på advokatløsningerne. Du kan vælge advokatsystemer og IT-løsninger, som kører på din egen server på dit kontor eller vælge "tynde klienter" og ASP-løsninger (application service provider), hvor det eneste du har, er en arbejdsstation, mens alle programmer kører hos IT-leverandøren via forbindelse til internettet.

26

I overvejelserne om valg af hardware som EDB-maskiner, printere, kopimaskiner og telefonsystemer, kan du stille dig selv følgende afklarende spørgsmål: • I hvor høj grad ønsker du mobilitet - bærbare arbejdsstationer frem for stationære? • Skal du kunne arbejde med dataadgang til dokumenter via f.eks. mobiltelefon eller • hjemmefra? • Hvor "stærke" skal maskinerne være – dvs. hvilke programmer skal de kunne køre? • Skal der være mulighed for anvendelse af trådløse netværk i maskinerne? • Hvad skal kunne kobles til maskinerne som elektroniske kalendere (PDA'er),

digitale diktafoner, telefoner, digitalkameraer, scannere osv.? De forskellige systemer og hardware har alle både fordele og ulemper, og da både software og hardware medfører betydelige etableringsomkostninger og er den tekniske rygrad i virksomheden, er valget af den rigtige løsning til netop din advokatvirksomhed afgørende. Søg inspiration på andre advokatkontorer, træk på andres erfaringer og spørg IT-leverandørerne og få dem til at forklare og demonstrere. Du kan også deltage i en IT-erfagrupper under Advokaternes Serviceselskab.

27

4. Regelgrundlag for advokatvirksomheder Forfatter: Lars Økjær Jørgensen (Advokatsamfundet) I retsplejelovens kap. 12-15b finder du de overordnede regler om beskikkelse som advokat, udøvelse af advokatvirksomhed, advokaters møderet for domstolene, autorisation af advokatfuldmægtige, ophør af retten til at drive advokatvirksomhed, Advokatsamfundet, Advokatnævnet samt behandling af salær- og disciplinærklager. Som advokat bør du være bekendt med disse regler, hvoraf følgende kan have særlig interesse i forbindelse med etablering af advokatvirksomhed: • Advokatrådets etiske regler • Forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af

terrorisme • Medlemsbidrag til Det danske Advokatsamfund • Advokatnævnet og advokatkredsene • Obligatorisk efteruddannelse som betingelse for at få beskikkelse som advokat 4.1. Advokatrådets etiske regler De etiske regler for advokater er fastsat af Advokatrådet og indeholder retningslinier for advokaters adfærd. I disse regler finder du bl.a. bestemmelserne om uafhængighed, påtagelse og udførelse af hvervet for kunden, udtræden, interessekonflikter, salærfastsættelse samt om forholdet til modparten og andre. Reglerne er vejledende og ikke bindende for Advokatnævnet eller for domstolene, som bygger deres afgørelser på en generalklausul i retsplejelovens § 126 om god advokatskik. Derfor er domstolenes og Advokatnævnets praksis det endelige udtryk for, hvad der er god advokatskik. Imidlertid er det hensigten, at de advokatetiske regler skal afspejle praksis. I international sammenhæng har den europæiske advokatsammenslutning CCBE udstedt regler, der regulerer grænseoverskridende advokatvirksom inden for Det Europæiske Fællesskab – Code of conduct for lawyers in the European Union, som findes på www.advokatsamfundet.dk. Med virkning fra 1. maj 2005 er de eksisterende regler blevet ændret mht. oplysning om ydelse og vederlag samt interessekonflikter. Reglerne om oplysning om ydelse og vederlag indskærper, at advokater skal oplyse om de vigtigste elementer i den bistand og om størrelsen af det vederlag, advokaten agter at beregne sig i en given sag. Hvor det ikke er muligt at oplyse et fast vederlag, skal du enten angive den måde, hvorpå vederlaget vil blive beregnet eller give et begrundet overslag. Du skal endvidere oplyse om de forventede udlæg, herunder afgifter til det offentlige. Viser det sig, at det samlede forventede vederlag overstiger dit oprindelige tilbud eller du indgår aftale om yderligere bistand, skal du så tidligt som muligt orientere kunden. Du skal ligeledes orientere kunden om principperne for fastsættelse af vederlaget, hvis dit vederlag udredes foreløbigt eller endeligt af det offentlige eller af et forsikringsselskab. Hvis din kunde er

28

forbruger skal du af egen drift skriftligt give ovennævnte oplysninger, hvorimod erhvervskunder selv skal bede om disse oplysninger. Reglerne om interessekonflikter skal sikre advokatens uafhængighed, og at advokaten udelukkende varetager hver enkelt kundes interesse. Du skal være særligt opmærksom på situationer, hvor der kan foreligge en interessekonflikt, eller hvor der foreligger nærliggende risiko for, at en sådan konflikt opstår. Disse situationer kan opstå f.eks., hvis advokaten bistår begge sagens parter, hvis advokaten har betydelig økonomisk eller erhvervsmæssig forbindelse til kundens modpart, eller hvis advokaten bistår konkurrerende virksomheder. Reglerne om interessekonflikter kræver, at alle advokatvirksomheder udarbejder retningslinier for virksomhedens beredskab mod interessekonflikter, og om hvorledes opståede interessekonflikter håndteres. 4.2. Forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme For at undgå at advokater inddrages i aktiviteter omkring hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, pålægger hvidvasksloven (Lov nr. 117 af 27. februar 2006 med senere ændringer) advokater en række pligter, herunder pligt til at indgive underretning om mistanke om kunders deltagelse i hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme. Det er væsentligt, at du som advokat har kendskab til hvidvasklovens regler, og at du indretter din daglige sagsekspedition, så loven overholdes. Det betyder ikke alene, at du skal være opmærksom på, om dine klienter søger at hvidvaske udbytte eller finansiere terrorisme. Loven stiller også krav om, at advokaten i en lang række sager, herunder helt almindelige sager som ejendomshandler, indhenter identitetsoplysninger om klienterne – typisk i form af en kopi af et pas. Du skal derfor etablere arbejdsgange, der sikrer, at du ved nye klientforhold indhenter de nødvendige identitetsoplysninger. Loven stiller desuden krav om, at du har givet dit personale undervisning i lovens regler, så sekretærer, bogholdere mv. får de nødvendige værktøjer til at identificere tilfælde, hvor der kan være mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering. I forbindelse med etablering af din advokatvirksomhed skal du særligt være opmærksom på, at alle advokatvirksomheder skal udforme skriftlige retningslinier for indhentelse af identitetsoplysninger og for, hvordan virksomheden håndterer tilfælde, hvor der kan være grund til at aktivere hvidvasklovens regler om notatpligt, nærmere undersøgelser og indberetning mv. af mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering. Desuden skal din virksomhed have skriftlige retningslinier for uddannelse af personalet i lovens regler. Det er som indehaver af advokatvirksomheden dit ansvar, at de nævnte retningslinier udformes og ajourføres og at dine ansatte kender og forstår regelsættet., som derfor bør være udarbejdet, når din virksomhed åbner. Du kan finde råd i Advokatsamfundets vejledning om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme på www.advokatsamfundet.dk.

29

4.3. Medlemsbidrag til Det danske Advokatsamfund Alle medlemmer har pligt til at betale medlemsbidrag til Advokatsamfundet. Medlemsbidraget størrelse fastsættes på Advokatmødet, og bidraget er på Advokatmødet 2005 fastsat til 7.000 kr. ekskl. moms gyldigt i 2006 og 2007. Reglerne for medlemsbidrag til Advokatsamfundet findes i vedtægten for Det danske Advokatsamfundet, der senest er ændret med bekendtgørelse nr. 721/2002. 4.4. Advokatnævnet og advokatkredsene Det er Advokatnævnets opgave at behandle klager over advokater. Advokatnævnet er et lovbestemt og uafhængigt klagenævn, oprettet af Advokatsamfundet efter reglerne i retsplejelovens § 144, stk. 1. Nævnets medlemmer er undergivet lovgivningens regler om tavshedspligt. Advokatnævnet behandler klager over advokaters salærer og adfærd. Klager over advokaters salærer behandles i første omgang af de lokale kredsbestyrelser, som hovedregel i den advokatkreds, hvor advokaten har kontor. Kredsbestyrelsernes afgørelser kan indbringes for Advokatnævnet af sagens parter. Herudover behandler nævnet som 1. instans klager over advokaters adfærd. I salærsager vurderes i henhold til retsplejelovens § 126, stk. 2, hvorvidt salæret er rimeligt. Kredsbestyrelserne og Advokatnævnet kan godkende eller nedsætte salæret. I adfærdssager (også kaldet disciplinærsager) vurderer nævnet, om advokaten har handlet i strid med god advokatskik. I givet fald kan Advokatnævnet pålægge advokaten en sanktion i form af advarsel, irettesættelse eller bøde. Endelig kan Advokatnævnet i særlige tilfælde frakende en advokat retten til at udøve advokatvirksomhed. 4.5. Obligatorisk efteruddannelse som betingelse for at få beskikkelse som advokat Som nystartet advokat bør du være opmærksom på reglerne om, at beskæftigede advokatfuldmægtige skal bestå en eksamen for at opnå beskikkelse som advokat. Overvejer du allerede fra virksomhedens start at ansætte en advokatfuldmægtig, kan du finde betingelserne herfor i retsplejelovens § 119 stk. 2 suppleret med bekendtgørelse nr. 1129/1996. Forudgående undervisning og eksamen på advokatuddannelsen arrangeres og gennemføres af Advokaternes Serviceselskab. Du skal afsætte tid til, at den fuldmægtige kan deltage i den teoretiske efteruddannelse, og du skal afholde udgifterne hertil – jf. retsplejeloven § 126, stk. 3.

30

5. Virksomhedens struktur Forfatter: Philip S. Thorsen (MAZANTI-ANDERSEN, KORSØ JENSEN & PARTNERE) Ejerskabsforholdene og strukturen i advokatvirksomheden er bestemmende for, hvordan den bør drives, og du skal derfor træffe en række afgørende beslutninger. Siden ændringen i 1990 i retsplejelovens § 124 har det været muligt at drive advokatvirksomhed i aktie- eller anpartsselskabsform, jf. tillige bekendtgørelse 1990-12-10 nr. 824 om advokatselskaber. Advokatvirksomhed må således ud over i enkeltmandsvirksomhed eller i et fællesskab af advokater - interessentskab - også udøves i et advokatselskab, der drives i aktie- eller anpartsselskabsform (herunder som Societas Europaea). Der kan ikke anvendes andre selskabsformer. Dit advokatselskab må alene have til formål at drive advokatvirksomhed og er pligtig og eneberettiget til i navnet at benytte ordene “advokataktieselskab” eller “advokatanpartsselskab” eller deraf dannede forkortelser. Som advokat, der udøver virksomhed i et advokatselskab, hæfter du personligt sammen med selskabet for ethvert krav, der er opstået som følge af din bistand til klienten, uanset de almindelige regler om begrænset hæftelse i aktie- og anpartsselskaber. Aktier eller anparter i advokatselskabet må kun ejes af advokater, der aktivt driver advokatvirksomhed i selskabet, dets moderselskab eller dets datterselskab, eller af et andet advokatselskab. Ligeledes skal bestyrelsesmedlemmer, (bortset fra medarbejder-valgte) aktivt drive advokatvirksomhed i selskabet, dets moderselskab eller dets datterselskab, og medlemmer af direktionen skal selv aktivt drive advokatvirksomhed i selskabet. Derudover kan andre faggrupper være beskæftiget som ansatte i advokatvirksomheden. 5.1. Registrering ved start af virksomheden Såfremt din advokatvirksomhed skal drives i aktie- eller anpartsselskabsform, skal selskabet registreres hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Det skal her bemærkes, at advokatselskabet i henhold til bekendtgørelsen om advokatselskaber som udgangspunkt kun kan etableres ved nystiftelse eller ved brug af et skuffeselskab. Der henvises i øvrigt til advokat J. Korsø Jensens artikel i Advokaten nr. 7 1991 om stiftelse af advokatselskaber. Et interessentskab kan godt have advokatselskaber som interessenter. I henhold til lov om erhvervsdrivende virksomheder § 2 skal interessentskaber, som udelukkende har kapitalselskaber som interessenter, tillige anmeldes til registrering i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Se i øvrigt Advokatrådets materiale om interessentskabskontrakter på www.advokatnet.dk.

31

Der er en lang række problemstillinger, du som iværksætter kan have behov for at overveje i forbindelse med udformningen af advokatselskabets vedtægter samt anpartshaver- og aktionæroverenskomst. Hertil kan blandt andet nævnes begrænsningerne i selskabets formål omkring drift udelukkende af advokatvirksomhed, selskabskapitalens størrelse og fordeling, omsætningsbegrænsninger for aktier og anparter der kun må ske til advokater eller et advokatselskab, stemmeret, selskabets ledelse, tegningsret, løsning af tvistigheder m.v. Du skal endvidere straks efter, at advokatselskabet er registreret, sende kopi af aktiebogen eller anpartshaverfortegnelsen til Advokatrådet, og selskabet skal otte dage inden aktiviteten påbegyndes momsregistreres hos SKAT. Hvis der i selskabet ansættes medarbejdere, eller der påtænkes udbetaling af løn til ejere som ansatte i egen virksomhed, betyder det tillige, at du skal registrere selskabet som arbejdsgiver hos SKAT. 5.2. Valg af selskabsform Din advokatvirksomhed kan efter retsplejelovens § 124, som er udtømmende, drives i følgende former: • Enkeltmandsvirksomhed • Fællesskab af advokater (interessentskab) • Aktieselskab • SE-selskab - Societas Europaea, aktieselskabstype inden for EU • Anpartsselskab Disse selskabsformer kan kombineres således, at f.eks. et I/S-selskab kan være aktionær i et aktieselskab. Ved kontorfællesskaber deler flere typisk mindre selskaber lokaler, reception, markedsføring, bibliotek mv. Det er ofte enkeltmandsforretninger, der indgår i disse fællesskaber. Et væsentligt element i valget mellem en personligt drevet virksomhed og interessentskaber eller aktie- eller anpartsselskabsformen, vil være hæftelses-problematikken. I et interessentskab hæfter alle interessenterne overfor tredjemand solidarisk og personligt for samtlige interessentskabets forpligtelser, og i den indbyrdes fordeling vil udgangspunktet være en hæftelse i forhold til ejerandelen. Såfremt der i interessentskabet ikke sker ligedeling af overskuddet, bør du overveje, hvorvidt spørgsmålet om ligelig indbyrdes hæftelse skal reguleres i interessentskabskontrakten. I advokatselskaber er udgangspunktet på samme måde som i øvrige anparts- og aktie-selskaber, at der er en begrænset hæftelse. For så vidt angår advokatselskaber er denne begrænsning imidlertid modificeret. Advokaten hæfter personligt og solidarisk med selskabet for krav, der er opstået som følge af advokatens bistand til en klient, dvs. du hæfter personligt for advokatansvarskrav. Dette gælder enhver forpligtelse og ethvert ansvar, der udspringer af den pågældende advokats rådgivning og sagsførelse mv., uanset

32

om aftalen formelt er indgået mellem klienten og selskabet. Derudover hæfter advokatselskabet i overensstemmelse med reglerne i selskabslovgivningen med sin formue for kravet. Hver enkelt advokat i selskabet er derfor personligt fuldt ansvarlig for den bistand, han yder. Den klient, som har lidt et tab som følge af fejlagtig rådgivning, vil herefter kunne rette sit erstatningskrav såvel mod det advokatselskab, som vedkommende har kontraheret med, som mod den eller de advokater, der har behandlet sagen og ydet rådgivning. De øvrige ejere af selskabet vil derimod ikke hæfte personligt, men alene med deres indskud i selskabet. Ved etableringen af advokatvirksomhed bør du tillige grundigt overveje følgende forhold: • Skattemæssige konsekvenser af valget af selskabsformen • Fordele og ulemper ved lovreguleringen i aktie- og anpartsselskabsloven • Kapitalkravene i aktie- og anpartsselskaber • Fordele og ulemper ved aftalefriheden i interessentskabet • Ejerandelenes omsættelighed i aktie- og anpartsselskaber ctr. interessentskabets • aftalefrihed – herunder mulighederne for indtræden, udtræden og generationsskifte • Kravene til offentlig registrering, herunder offentlige vedtægter, regnskaber m.v. i

aktie- og anpartsselskaber Endeligt kan det, hvis du etablerer en mindre advokatvirksomhed, være relevant at undersøge muligheden for at lade virksomheden indgå i et kædesamarbejde. Kædesamarbejderne vil i nogle tilfælde kunne sikre ekspertise og mere effektiv håndtering af sagerne, idet der i et rigtigt tilrettelagt samarbejde kan opnås stordriftsfordele for de enkelte virksomheder. Samtidig bør du dog også overveje de interessekonflikter, som deltagelse i et kædesamarbejde kan give anledning til. 5.3. Fra ansat til selvstændig advokat Vælger du at opstarte din virksomhed fra en stilling som ansat advokat, er det relevant at undersøge opsigelsesvilkårene i den nuværende stilling både i relation til varsel og i relation til konkurrence- og kundeklausuler. Dertil er det væsentligt, at du holder dig almindelige ansættelses- og markedsføringsretlige forhold for øje. I forbindelse med en fritstilling er du således fortsat bundet af sin loyalitetsforpligtelse indtil, opsigelsesvarslet udløber. Du kan således ikke i denne periode påbegynde konkurrerende virksomhed. Markedsføringsloven § 19, stk. 2, indebærer, at du f.eks. ikke kan henvende dig systematisk og målrettet til alle tidligere klienter i den advokatvirksomhed, som du forlader – selv ikke efter loyalitetsforpligtelsens ophør. I det omfang du ønsker at medtage klienter, bør det konkret overvejes at aftale dette med det advokatfirma, som du forlader. I den forbindelse bør en form og tidspunkt for en fælles henvendelse aftales. Det bør tillige aftales, hvorledes igangværende sager i givet fald a conto afregnes, og hvordan sagsakter/kopier af sagsakter opbevares efterfølgende.

33

5.4. Fusion Ved fusion mellem eksisterende advokatfirmaer og ved etablering af nye advokatfirmaer med flere indehavere, må du gøre grundige overvejelser om valg af partnere. Det er væsentligt, at parterne inden en etablering eller en fusion afdækker alle potentielle indehaveres holdninger og muligheder i relation til såvel forretningsmæssig formåen som til mere ”bløde” forhold så som f.eks. medarbejderpolitik, markedsføring og arbejdsindsats. Det vil være relevant, at de potentielle indehavere i fællesskab udarbejder ikke kun en partneraftale/overenskomst men også en forretningsplan som beskrevet tidligere. I forbindelse med en grundig drøftelse af forholdene i en fyldestgørende partneraftale/overenskomst og en traditionel forretningsplan, vil du sædvanligvis få mulighed for at få afklaret om, der er den nødvendige fælles holdning til centrale forhold ved drift af advokatvirksomheden. Samtidig må du foretage en realistisk analyse af, om de potentielle indehavere i fællesskab kan skabe grundlaget for den omsætning, der er nødvendig til at indfri den enkeltes forventninger til indtjeningen – både på kort og på lang sigt. 5.5. Virksomhedens navn I de advokatetiske regler er det anført, at dit valg af advokatvirksomhedens firmanavn skal være egnet til entydigt og konkret at identificere den pågældende advokatvirksomhed. Af firmanavnet eller en tilføjelse dertil skal fremgå, at virksomheden er en advokatvirksomhed. Herudover skal dit advokatselskab overholde bestemmelserne i aktieselskabslovens § 153, stk. 1-4, og anpartsselskabslovens § 2, stk. 1-4, og interessentskaber og enkelt-mandsvirksomheder skal overholde de tilsvarende bestemmelser i lov om erhvervs-drivende virksomheder § 6. Se i øvrigt markedsføringslovens § 5 om forretnings-kendetegn, varemærkelovens § 14 om registrering af varemærker og navnelovens § 16 om uberettiget brug af navne. Et advokatselskabs navn skal således tydeligt adskille sig fra navnet på andre virksomheder, der er registreret i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Interessentskaber og enkeltmandsvirksomheder er omfattet af lov om erhvervsdrivende virksomheders bestemmelser om anvendelse af virksomhedsnavn. Ifølge disse regler skal en virksomhed vælge et navn, der tydeligt adskiller sig fra andre virksomheders navne. Desuden må der ikke anvendes et navn, der tilhører en anden person eller selskab som f.eks. et virksomhedsnavn, slægtsnavn, varemærke eller lignende, eller som kan forveksles hermed. Navnet må heller ikke virke vildledende i forhold til virksomhedens formål og erhvervsaktivitet. Du bør være opmærksom på, at der for disse virksomheder, som ikke er registreret hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, ikke eksisterer offentligt tilgængelige registre over disse virksomheders navne. For at undgå, at der vælges et virksomhedsnavn, der strider mod andre virksomheders navne, er man derfor henvist til via internettet, telefonbøger, oplysninger fra brancheorganisationer, Patent- og Varemærkestyrelsen og lignende at sikre sig, at der ikke allerede eksisterer virksomheder med et navn, som er identisk eller forveksleligt med det navn, du ønsker at anvende. Alternativt kan et varemærkebureau anmodes om at foretage en sådan undersøgelse.

34

6. Internationalt perspektiv Forfatter: Bjarke Sanbeck (SES Advokatfirma) Ved opstart af advokatvirksomhed er det i dag nærliggende at overveje ønsker og muligheder for etablering af internationale relationer. Der findes mange former for internationalt samarbejde, men her fokuseres på den type af samarbejde, der potentielt kan generere omsætning til den nyetablerede advokatvirksomhed. Af hensyn til mangfoldigheden bør du indledningsvis sondre mellem relationsetablering i to former: den generelle og den specifikke. 6.1. Generelle internationale relationer Generelle relationer forstås primært som de mange internationale foreninger, du som advokat har mulighed for medlemskab af. Den største er formentlig IBA (International Bar Association), der er en slags Advokatsamfund i internationalt regi. Medlemskabet er frivilligt, og tilsvarende er de emner, der behandles, mere af interessemæssig end egentlig administrativ foreningsrelateret karakter. Uanset, at der kan siges meget positivt om international informationsudveksling mellem fagfolk, og uanset at personlige kontakter til advokater i andre lande kan føre til særdeles positive og åndeligt berigende bekendtskaber, kan du ikke uden videre gå ud fra, at deltagelse i denne type af foreninger automatiske fører til kontakter, der genererer omsætning i advokatvirksomheden. Dertil er spredningen mellem de respektive deltageres faglige interesser og kundernes geografiske interesseområder ofte for stor. Med andre ord, kan det være interessant at høre om livs- og erhvervsvilkår for en ambitiøs advokat i et centralafrikansk land, men sandsynligheden er lille for at den pågældende kollegas kunder nogensinde vil have interesser i Danmark og tilsvarende, at dine kunder har interesser i det pågældende område. Det skal dog nævnes, at flere af de generelle foreninger (som IBA) har fagspecifikke underudvalg, hvori interesser for særlige retsområder eller sagstyper kan plejes. Ved fag- eller områdespecifikke valg af forening øges mulighederne for etablering af omsætningsgivende relationer. For det første vil en fælles interesse jo i sig selv føre til en større følelse af fællesskab og for det andet har man herved øget chancen for, at man kan have forretningsmæssige relationer til de øvrige deltagere. Denne type af foreninger kan være relateret til et bestemt juridisk emne som eksempelvis forsikringsret og insolvensret eller være geografisk eller sprogligt relateret som f.eks. Dansk-tysk juridisk forening og foreningen af italiensksprogede jurister. 6.2. Specifikke internationale relationer Specifikke relationer bygger på et samarbejde mellem advokatvirksomheder omkring markedsføring og/eller løsning af opgaver. Disse samarbejder findes i dag i et meget stort antal variationer, som det for overskuelighedens skyld vil være nødvendigt at inddele i tre

35

hovedgrupper. Du skal dog være opmærksom på, at der ved inddelingen er tale om en grov generalisering, og der kan være betydelig overlapning mellem grupperne. • Samarbejder med foreningspræg eller af socialt orienteret karakter • Markedsføringskæder • Internationalt ejede advokatvirksomheder 6.2.1. Samarbejder med foreningspræg eller af socialt orienteret karakter Den første gruppe er i omfang nok den mest udbredte, men den er samtidig også den mest løst definerede gruppe. Årsagen til den store udbredelse af denne type af samarbejde er givetvis, at det - i hvert fald tidligere - har været lettere at samle advokater og deres virksomheder i uforpligtende fora. Så snart der blev stillet krav såvel arbejdsmæssigt eller økonomisk, falder mange ofte fra. Som en norsk advokat engang sagde til et sådant møde i Paris: ”Vi forventer ikke at få noget forretningsmæssigt ud af dette samarbejde. Vi er kun medlemmer her for at kunne skrive et internationalt navn på vores brevpapir”. Denne holdning er tydeligvis ikke holdbar, såfremt man ønsker et reelt internationalt samarbejde af både arbejdsmæssigt og økonomisk karakter. For mange, også danske advokatvirksomheder, har det været en slags genvej til overfor egne kunder at signalere, at man var med på ”internationaliseringsbølgen”. Denne type samarbejde kan i form betegnes som The once-a-year Club, hvor samarbejdet består i et årligt møde, en liste over medlemsvirksomheder og et navn at sætte på brevpapiret. Et egentligt samarbejde om konkrete opgaver eller kunder vil i denne gruppe typisk være et resultat af opbygningen af personlige relationer indenfor klubben - eller rene tilfældigheder. 6.2.2. Markedsføringskæder Markedsføringskæderne er over de seneste 10-15 år blevet langt mere fremherskende både herhjemme og internationalt. Du kan indgå i en af disse kæder, hvis du ønsker en udbygning af de løse samarbejder i den førnævnte gruppe. Denne gruppe betegnes som kæder fordi, der her typisk er en højere grad af struktur og forpligtelser. Din deltagelse vil ofte være betinget af et årligt bidrag til en fælleskasse til markedsføringsaktiviteter så som udgivelse af kundeorienterede magasiner og nyhedsbreve, annoncering i internationale tidsskrifter, trykning af fælles profilbrochurer, brevpapir og lignende. Der er også eksempler på, at egentlige internationale advokatfirmaer har haft lokale deltagere på rent markedsføringsmæssigt niveau på grund af begrænsninger i mulighederne for udenlandsk ejerskab af nationale advokatvirksomheder. 6.2.3. Internationalt ejede advokatvirksomheder Søger du et fuld udbygget internationalt samarbejde er der på det seneste set eksemplar på, at markedsføringskæderne har udviklet sig til egentlige internationale advokatfirmaer, hvor også danske advokatvirksomheder er indtrådt. Kendetegnende for disse virksomheder er, at ejerne i den danske virksomhed er medejere af de øvrige internationale kontorer og omvendt. Når der indtil videre kan konstateres så forholdsvis få danske eksempler her skyldes det nok, at den danske økonomi er så forholdsvis ubetydelig i international målestok. Få internationale advokatvirksomheder finder det grundet høje omsætnings- og overskudkrav relevant at etablere sig i Danmark.

36

Internationale advokatvirksomheder betragter derudover også Skandinavien som ét område og etablerer typisk et kontor i en af de skandinaviske hovedstæder. At man kan have advokatvirksomheder med flere hundrede ansatte i så lille en økonomi som den danske, forekommer ofte overraskende for udenlandske kolleger. Omvendt giver de internationale størrelsesforhold mulighed for, at du som nyetableret advokatvirksomhed kan indgå i internationalt samarbejde, hvor der ikke vil være en forventning om nogen stor operation i Danmark. Ønsker du at deltage i en international advokatvirksomhed eller i en markedsføringskæde kan du rette henvendelse til den partner eller stabsmedarbejder, der er udpeget til at varetage de internationale relationer til andre virksomheder. Ved de mere ”løse” foreninger kan det være vanskeligere at finde frem til den rette, men der vil ofte være en person eller en virksomhed i foreningen, der varetager formandskabet. Deltagelse i samarbejdet kan være betinget af anbefaling fra et medlem, og det er en god idé på forhånd at tage kontakt til en anden medlemsvirksomhed i samarbejdet. En anden mulighed er, at du selv etablerer direkte kontakt til udenlandske kolleger eller etablerer direkte samarbejder virksomhederne imellem, hvad enten det sker til opfyldelse af allerede etablerede kunders ønsker eller ud fra ønsket om at opdyrke specifikke kunderelationer. Det er ligeledes relevant at overveje, hvordan rekruttering af internationalt uddannede advokater kan bidrage til at tiltrække kunder, der opererer på internationaler markeder. 6.3. Valg af international samarbejdspartner Inden du indgår i et internationalt samarbejde bør du orientere dig om de deltagende virksomheders ambitioner, der skal harmonere med din egen kapacitet og investeringslyst. Endvidere bør du overveje, om du vil være eneste danske deltager, eller om du skal vælge et stærkt udbygget net, der allerede har danske repræsentanter. Vurderingen af, hvad din egen kundeportefølje fordrer, har også betydning. Beskæftiger du dig for eksempel meget med international inkasso, kan det være en fordel med en kæde, der har kontorer i mange retskredse. Bedriver du derimod mest responsumvirksomhed om konkurrenceretlige forhold, vil samarbejdet derimod typisk kun have behov for en enkelt deltager i hver jurisdiktion. Den endelige vurdering ved overvejelse om deltagelse i et samarbejde, en kæde eller i en egentlig international advokatvirksomhed må være, om du får ”value for money”, såvel på kort som på langt sigt. Det er imidlertid også meget vigtigt at være ærlig over for sig selv i spørgsmålet om, hvorvidt du har evner og kapacitet til at udnytte de muligheder, som denne form for netværk giver. Mange kuldsejlede forsøg vidner om, at det ikke altid er let at etablere internationalt samarbejde, men når samarbejdet er på plads kan henvisninger fra udenlandske samarbejdspartnere være en god indtægtskilde. Tilsvarende vil det være en stor fordel at

37

kunne tilbyde egne kunder muligheden for henvisning til en udenlandsk kollega, som du virkelig kender og har tillid til. Du bør dog altid være opmærksom på, at fusionslignende samarbejde kræver både tid og en stor indsats for at blive en succes.

38

7 Rådgivning Forfatter: Jan Arnoldi (Advokaternes Serviceselskab A/S) I etableringsfasen kan du få behov for ekstern rådgivning omkring driftsorienterede forhold, der ikke nødvendigvis er advokatens styrke. I dette afsnit opstilles driftsorienterede forhold og hvilke rådgivere, der kan anvendes både i advokatvirksomhedens første periode og i den løbende forretningsudvikling. Nedenfor fokuseres der på IT-konsulenter, revisorer og pengeinstitutter, Advokaternes Serviceselskab og generelle iværksættervejledninger. Andre typer rådgiver kan naturligvis også anvendes. 7.1. IT-konsulenter • Anskaffelse og implementering af software og hardware • Styring og organisering af IT • Drift af IT • Brugersupport • IT-sikkerhed - fysisk sikkerhed, adgangssikkerhed, virussikkerhed og backup

rutiner • IT-anvendelse - back office og front office 7.2. Revisorer og pengeinstitutter • Vurdering af finansieringsbehovet - egenfinansiering og fremmedfinansiering • Vejledning om valg af bogføringsmetodik, bogføringssystemer og kontoplan • Implementering af administrativt system til brug for advokatfirmaets

økonomistyring 7.3. Advokaternes Serviceselskab – se www.advokatnet.dk • IT-rådgivning omkring køb, sikkerhed, teknisk bistand, anbefaling af IT-produkter,

udarbejdelse af hjemmeside og digital signatur • Indkøbsaftaler for telefoni, kreditkort, benzinaftaler, hotelaftaler mv. • Forretningsudvikling om udarbejdelse af forretningsplaner, afdækning af

kompetencer krav til udvikling, gennemførsel af rekruttering, coaching, team-building, outsourcing af personalefunktion, salg & service, effektivisering af arbejdsgange og analyse af IT-investering ved anskaffelse af CRM.

7.4. Rådgivning til iværksættere • www.virk.dk • www.startguiden.dk • www.cvu.dk

39

8. Forsikring Forfatter: Sussie Sandra Suhr (Advokatsamfundet) Som advokat og ejer af en advokatvirksomhed påhviler det dig at tegne en lovpligtig ansvars- og garantiforsikring og en arbejdsskadeforsikring. Derudover er der en række andre forsikringstyper, du kan vælge til afhængigt af din virksomhedsstruktur og behov som eksempelvis autoforsikring og ulykkesforsikring. 8.1. Ansvars- og garantiforsikring Der er kommet nye regler for advokaternes ansvarsforsikring pr. 1. januar 2007. Endvidere er der indført nye regler om en garantiordning, (hvilken erstatter ordningen vedrørende Erstatningsfonden). Alle advokater har pligt til at tegne ansvarsforsikring og en garanti. Reglerne om ansvarsforsikringen findes i § 44 og reglerne om garantiordningen findes i § 44a i Advokatsamfundets vedtægt. I § 44 er der opregnet nogle minimumskrav, som forsikringen skal opfylde. Det fremgår således, at ansvarsforsikringen som minimum skal have en sum på 2,5 millioner kr.. Afhængig af de sager, du som advokat beskæftiger dig med, vil det ofte være en fordel at tegne en ansvarsforsikring med en højere sum. Ansvarsforsikringen skal dække det erstatningsansvar, som du som advokat måtte ifalde for formueskade påført tredjemand ved enhver form for uagtsomhed, der skyldes dig eller dit personale. Endvidere fremgår det af minimumsbetingelserne i § 44, at der stilles krav om 5 års afløbsdækning, og at det skal fremgå udtrykkeligt af policen, at forsikringsselskabet hæfter overfor skadelidte, hvis advokaten har påtaget sig en selvrisiko. Forsikringen skal i henhold til policen kun kunne bringes til ophør, hvis forsikringsselskabet giver underretning herom til Advokatrådet. Forsikringsselskabet skal i henhold til policen endvidere acceptere, at Advokatrådet kan holde forsikringen i kraft i indtil 1 år. Hvis advokatselskabet drives i enten aktie- eller anpartsselskabsform påhviler pligten til at tegne ansvarsforsikring selskabet. Det vil sige selskabet skal i disse tilfælde tegne ansvarsforsikring, der dækker dels det ansvar selskabet måtte ifalde og dels det ansvar, som de selskabsdeltagende advokater måtte ifalde. Summen svarer til det ovenfor anførte. Den tidligere ordning vedrørende Erstatningsfonden er afløst af en individuel garantiordning, hvorefter alle advokater har pligt til at stille garanti med en sum på mindst 5 millioner kr.. I lighed med, hvad der gælder ved ansvarsforsikringsordningen skal det udtrykkeligt fremgå af garantien, at den kun kan bringes til ophør ved garantistillerens underretning af Advokatrådet, og at garantistilleren accepterer, at Advokatrådet i den anledning kan holde garantien i kraft i indtil 1 år.

40

Ved tegning af ansvarsforsikring og garantistillelse skal du være opmærksom på, at konkurrencen i markedet for især advokatansvarsforsikringer er så skarp, at du bør indhente tilbud fra flere forskellige forsikringsselskaber og på det grundlag forsøge at forhandle de bedst mulige vilkår, herunder den billigste præmie. Tag eventuelt kontakt til Advokaternes Serviceselskab A/S, der har indgået en fordelagtig aftale med Tryg Forsikring om tegning af advokatansvarsforsikring. 8.2. Arbejdsskadeforsikring Ifølge lov om forsikring mod følger af arbejdsskade (ASFL) er man sikret erstatning, såfremt man kommer til skade eller bliver syg på grund af sit arbejde eller de forhold, hvorunder arbejdet foregår. Arbejdsskadeforsikringen dækker således ikke de skader, der sker i fritiden, eller som skadelidte har pådraget sig ved begivenheder, som ikke kan defineres som arbejdsskade. Formålet med loven er at sikre den enkelte medarbejder eller dennes efterladte et rimeligt forsørgelsesgrundlag, hvis en arbejdsskade medfører et varigt erhvervstab, et varigt mén eller i værste fald medarbejderens død. Arbejdsskadeforsikringen dækker kun varige skader. Det kan være skader, der medfører udgifter til behandling eller indtægtstab ved tab af erhvervsevne, eller det kan være skader, som medfører erstatning for varigt mén. Det er arbejdsgiveren, der betaler arbejdsskadeforsikringen. Baggrunden er, at det er arbejdsgiveren, der overordnet fastsætter arbejdsvilkårene, og det er arbejdsgiveren, der i den sidste ende får et økonomisk udbytte af de ansattes arbejde. For at være omfattet af ASFL´s regler skal der foreligge et ansættelsesforhold. Men dette tolkes ikke så snævert, som udtrykket kunne antyde. Det er uden betydning, om arbejdet er lønnet eller ulønnet, ligesom det er uden betydning, om det er midlertidigt eller varigt. Det antages, at der foreligger et ansættelsesforhold, når: • Der ligger en klar aftale om udførelse af et bestemt stykke arbejde, som både

arbejdsgiver og arbejdstager har accepteret • Den man udfører arbejdet for, har indflydelse på arbejdets udførelse og har ret til at

føre tilsyn med arbejdet • Den, der stiller sin arbejdskraft til rådighed, gør det på en sådan måde, at der

forekommer et overordnet / underordnet forhold mellem arbejdsgiver og arbejdstager

Undtaget fra den personkreds, der er omfattet af arbejdsskadeforsikringen, er arbejdsgiver og dennes ægtefælle, medmindre der er indgået en egentlig lønaftale med ægtefællen. For at en sådan lønaftale kan accepteres i forhold til arbejdsskadeforsikringen, skal den kunne anerkendes med skattemæssig virkning i henhold til kildeskatteloven. Børn og andre familiemedlemmer er ligeledes omfattet af forsikringen, såfremt de udfører arbejde, der kan sidestilles med det arbejde, andre medarbejdere udfører.

41

Enhver arbejdsgiver, der beskæftiger personer, der er omfattet af en i loven nærmere fastsat personkreds har pligt til at tegne arbejdsskadeforsikring for disse medarbejdere. 8.3. Supplerende forsikringer 8.3.1. Garantistillelse med ejendomsformidling Hvis du som advokat beskæftiger dig med ejendomsformidling skal du lade dig registrere i Erhvervs- og selskabsstyrelsens register over ejendomsformidlere. Dette indebærer således, at der skal tegnes den nødvendige garantistillelse, der koster omkring 4.000 kr. årligt. 8.3.2. Krydslivsforsikring Små såvel som store advokatvirksomheder bør gøre sig overvejelser omkring sikring af den fremtidige drift i tilfældet af, at en partner taber arbejdsevnen eller dør. Spørgsmålet er, hvorvidt virksomheden kan fortsætte driften, hvis en partner pga. invaliditet eller død må forlade virksomheden. Ved at tegne en krydslivsforsikring, hvor virksomheden eller partnerne gensidigt forsikrer hinanden, er forsikringstager (virksomhed eller partner) sikret en økonomisk dækning ved en partners invaliditet eller død. Forsikringen kan betragtes som værdien af den goodwill, der vurderes at være specifikt tilknyttet den enkelte partner eller som de forventede omkostninger ved at skulle optage en ny partner eller købe den tilsvarende hjælp udefra. Der kan tegnes forsikringer mod tab af arbejdsevne i kortere perioder fra 3 – 12 måneder, hvorved dækningen kan betyde, at partneren ikke behøver at forlade virksomheden. Krydslivsforsikringen kan endeligt tegnes af virksomheden med henblik på at sikre de pårørende i tilfældet af en partners død. I dette tilfælde bør du gøre dig overvejelser omkring fradragsberettigelse og arveafgifter. 8.3.3. Privathospitalsforsikring Ved sygdom har du i Danmark ret til at få stillet en diagnose og efterfølgende at blive behandlet i det offentlige sundhedsvæsen. Desværre kan der forekomme ventetider i det offentlige sundhedsvæsen. Med en privathospitalsforsikring kan du og dine medarbejdere sikres en hurtigere behandling på en privat klinik, et privathospital eller hos en speciallæge gennem en behandlingsgaranti indenfor et fastsat antal dage. Unødigt fraværd i forbindelse med medarbejderes sygdom bliver med en privathospitalsforsikring begrænset, hvilket både er relevant i virksomhedens etableringsfase og på længere sigt.

42

9. Skatter og afgifter Forfatter: Advokatrådets Skatteudvalg Skatte- og afgiftsmæssige overvejelser er afgørende, når tanken om selvstændig advokat-virksomhed melder sig. Som det er de fleste bekendt, er skatte- og afgiftslovgivning omfattende og sine steder også kompleks, og der er en lang række forhold, du bør være opmærksom på i form af positive til- eller fravalg, registreringer, frister for angivelse og betaling m.v. Regelsættets kompleksitet modsvares af en righoldig litteratur på området samt en lang række generelle og mere specifikke vejledninger, der udgives af SKAT. Disse vejledninger kan du finde på SKATs hjemmeside, www.skat.dk. En god vejledning omkring det skatte- og afgiftsmæssige er ”På vej mod egen virksomhed” også på www.skat.dk. Se også Momsvejledning for advokatvirksomheder på www.advokatnet.dk. I det følgende gennemgås en række af de skatte- og afgiftsmæssige forhold, som du bør være opmærksom, når du skal etablere og drive selvstændig advokatvirksomhed. 9.1. Den skattemæssige betydning af valget af virksomhedsform Blandt de første beslutninger, som du skal træffe, er spørgsmålet om virksomhedsform, jf. ovenfor i afsnit 6. Valget af driftsform har også væsentlig skattemæssig betydning, ligesom skattereglerne i kraft af reglerne om virksomhedsskatteordningen og kapitalafkastordningen giver muligheder for at drive virksomheden i personligt regi, men stadigvæk med nogle af de skattemæssige fordele, som er knyttet til drift i selskabsformen. I det følgende redegøres alene for de rent skattemæssige karakteristika, fordele og ulemper, der er knyttet til de forskellige driftsformer. Spørgsmålet om de andre former for fordele/ulemper, der er knyttet til de forskellige driftsformer, herunder f.eks. begrænset hæftelse ved drift i selskabsform samt stiftelse af selskab m.v., findes nærmere beskrevet i afsnit 6. 9.2. Advokatvirksomhed i selskabsform Ved drift af virksomheden i selskabsform er selskabet undergivet reglerne i selskabs-skatteloven, og det er selskabet, der, som selvstændig juridisk person, beskattes af overskuddet med den til enhver tid værende selskabsskatteprocent. Selskabsskatten opkræves som to årlige acontorater og er på 28 pct. for 2006. Betalingen sker den 20. marts og den 20. november. For et nystiftet selskab vil der typisk ikke skulle betales nogen acontorate ved den førstkommende betalingsdato, da selskabet endnu ikke har indgivet den første selvangivelse, som skal danne grundlag for fastsættelsen af aconotorater. For at undgå restskat og rentetillæg bør du derfor overveje at foretage frivillig indbetaling svarende til den forventede skattebetaling for den forgangne driftsperiode. Du kan trække beløb ud fra selskabet enten i form af løn eller som aktieudbytte af over-skuddet. Selskabet kan fratrække lønnen fuldt ud som en driftsomkostning, mens dette

43

ikke er tilfældet for aktieudbytte. Løn beskattes hos aktionæren som almindelig personlig indkomst, dvs. med op til en marginal(top)skatteprocent på 59 pct. Aktieudbytte beskattes hos aktionæren som aktieindkomst efter personskattelovens § 8 a. Hovedreglerne herfor er, at skat af aktieindkomst, der ikke overstiger et grundbeløb på 26.400 kr. (for 2006 44.300 kr.), beregnes som en endelig skat på 28 pct. Overstiger aktieudbyttet dette beløb, sker beskatningen med 43 pct. I henhold til kildeskattelovens § 65 skal selskabet inden udbetaling af udbytte tilbageholde udbytteskat på 28 pct. af aktieudbyttet. Den del af skatten, der hidrører fra beløb, der overstiger grundbeløbet, indgår i aktionærens slutskat, og også den udbytteskat, der er indeholdt i denne del af udbyttet efter kildeskattelovens § 65, modregnes i slutskatten efter kildeskattelovens § 67. Den del af overskuddet, der ikke udloddes som udbytte, kan forblive i selskabet som opsparing eller anvendes til investeringer. Hovedaktionæren kan frit vælge et eventuelt mix af løn og udbytte. Vælger du at drive virksomheden i selskabsform, tilhører aktiverne selskabet – medmindre der er tale om leasing/leje – og de skattemæssige afskrivninger bringes derfor til fradrag i selskabets indkomst. Eventuelle driftsunderskud kan, jf. ligningslovens § 15, bringes til fradrag i senere indkomstårs overskud. Der er fra og med indkomståret 2002 tale om ubegrænset underskudsfremførsel. 9.3. Personlig drevet virksomhed Det er karakteristisk, at du som indehaver af den personligt drevne virksomhed hæfter personligt for virksomhedens økonomiske forpligtelser. Dette gælder naturligvis også i relation til skatte- og momskrav. Driver du advokatvirksomheden i personligt regi, beskattes alle indtægter hos dig, virksomhedens indehaver, personligt. Al indkomst beskattes som personlig indkomst med op til 59 pct. (topskat). Alle driftsmæssige udgifter, afskrivninger og renteudgifter fragår således også i den personlige indkomst inden, der sker beskatning. Også privatejede aktiver, der indskydes i virksomheden, kan der gennem afskrivning herpå opnås skattemæssigt fradrag for. Ved fradrag i indkomst fra personlig drevet virksomhed har renteudgifter alene en fradragsværdi på 32 pct., mens renteudgifter har fuld fradragsværdi ved drift i selskabsform. Reglerne om opgørelse af den skattepligtige indkomst, opgørelse af underskud for personligt erhvervsdrivende påvirkes og kompliceres noget af, at der for personer opereres med indkomsttyperne; personlig indkomst, aktieindkomst og kapitalindkomst. Reglerne om opgørelse af de forskellige indkomsttyper kan du finde i personskattelovens §§ 1 – 4b, mens reglerne om opgørelse og modregning af underskud i henholdsvis den skattepligtige indkomst og den personlige indkomst findes i personskattelovens § 13. Konstateres der ved opgørelsen af virksomhedens skattepligtige indkomst underskud kan dette underskud først modregnes i eventuel topskat, mellemskat eller aktieskat, som du som virksomhedsindehaver skal betale vedrørende samme indkomstår. Hvis ikke du skal betale top-, mellem – eller aktieskat vedrørende det pågældende indkomstår, eller kan

44

underskuddet ikke fuldt ud indeholdes heri, kan underskuddet modregnes i en eventuel ægtefælles top-, mellem- eller aktieskat. Er der fortsat efter ”modregning” i egen og ægtefælles skattebetalinger underskud, kan underskud, der stammer fra virksomhedsdrift, ligesom underskud der stammer fra drift iselskabsform, fremføres ubegrænset til fradrag i overskud fra fremtidige indkomstår. Ved etablering af en personlig drevet virksomhed har der indtil 2004, i modsætning til ved stiftelse og drift af virksomhed i selskabsform, været mulighed for at indskyde eventuelle opsparede etableringskontomidler. Fra og med 2004 kan etablerings-kontomidler også anvendes ved etablering af virksomhed i selskabsform. Du skal være opmærksom på, at der gælder en række særlige regler ved hævning af etableringskontomidler. Om virksomheden bedst drives i personligt regi eller i selskabsregi kan der ikke i skattemæssig sammenhæng siges noget endegyldigt om, idet en lang række faktorer spiller ind. Eksempelvis betyder differencen mellem selskabsskatteprocenten og de personlige skatteprocenter, at der er en mindre andel af overskuddet tilbage efter skat til opsparing i den personligt drevne virksomhed, end der er i den selskabsdrevne virksomhed. Derimod betyder reglerne om udnyttelse af underskud i personskatteloven, hvor der bl.a. kan modregnes i egen eller ægtefælles øvrige skat/indkomst, at det kan være en økonomisk fordel, typisk i de første år, der ofte kan være underskudsgivende at drive virksomheden i personligt regi. På den anden side står du også selv med den økonomiske risiko og det økonomiske ansvar, hvis det går galt. Sådan kan der findes flere eksempler – også af ikke skattemæssig karakter – der taler henholdsvis for det ene eller det andet. 9.4. Virksomhedsskatteordningen Ønsker du ikke at stifte et selskab, men dog at opnå en række af de skattemæssige fordele, der ofte tillægges vægt, når man vælger drift i selskabsform, kan du vælge at benytte den såkaldte virksomhedsskatteordning. Der kan peges på følgende fordele ved benyttelse af virksomhedsskatteordningen: • I virksomhedsordningen trækkes virksomhedens netto-renteudgifter fra ved

opgørelsen af virksomhedens resultat. I virksomhedsordningen får du således fradrag for renteudgifterne i den personlige indkomst. Dette vil ofte medføre en skattebesparelse, som dog afhænger af de samlede indkomstforhold. Oveni får du en besparelse vedrørende AM-bidrag og den særlige pensionsopsparing (SP) (som er ”frosset fast” som led i de gennemførte skattelettelser fra og med juni 2004), fordi AM-bidrag og SP-bidrag først beregnes efter fradrag af de erhvervsmæssige renteudgifter. Det betyder, at renteudgifterne nedsætter det beløb, hvoraf der skal beregnes AM-bidrag og SP-bidrag.

• Den del af virksomhedens overskud, der ikke hæves til personligt brug bliver

stående som opsparing i virksomheden. Hæves der efterfølgende beløb fra det

45

opsparede overskud, skal disse hævede beløb beskattes som personlig indkomst. Med virksomhedsordningen er det muligt at spare skat ved resultatudjævning.

• I tilfælde af svingende indkomster kan beskatningen over flere år udjævnes ved at

lade hele eller dele af det resterende overskud minus virksomhedsskat blive stående i virksomheden mod at betale en foreløbig virksomhedsskat (acontoskat) på 28 pct. (svarende til selskabsskatteprocenten). Det vil sige, at i år med stor indtjening kan du vælge at spare op i virksomheden, og i år med mindre indtjening kan man vælge at overføre beløb fra virksomheden til den private økonomi.

• Når du hæver beløb fra tidligere års opsparing til din private økonomi, skal beløbet

sammen med den tidligere betalte acontoskat mv. indgå i virksomhedens resultat. Først beregnes AM-bidrag og SP, hvorefter resten af beløbet indgår i den personlige indkomst. Acontoskatten fratrækkes herefter i din slutskat for det pågældende indkomstår. Det vil sige, at du bliver godtgjort virksomhedsskatten, så denne ikke betales to gange.

• Ved anvendelse af virksomhedsskatteordningen beregnes der et såkaldt

kapitalafkast, som er en del af virksomhedens overskud. Kapitalafkastet svarer til et beregnet afkast af investeringen i virksomheden, altså en forrentning af den investerede egenkapital. Når skatten beregnes, trækkes kapitalafkastet fra den personlige indkomst og lægges til kapital-indkomsten. Dette vil ofte medføre en skattebesparelse, som dog afhænger af de samlede indkomstforhold, samtidig med at der spares AM-bidrag og SP-bidrag.

Når disse fordele er nævnt, skal det som en ulempe nævnes, at selve administrationen af virksomhedsskatteordningen er tung. Selvom det indledningsvist er nævnt som en fordel, at du får skilt den private økonomi fra virksomhedens økonomi, betyder det også, at du med ordningen er undergivet virksomhedsskattelovens ret komplicerede regler om økonomiske transaktioner (indskud og hævninger) mellem den private økonomi og virksomhedsøkonomien. Generelt er virksomhedsskattelovens regler således komplicerede og ikke særlig fleksible, og har du ikke selv erfaring i anvendelsen heraf, kan det tilrådes at søge professionel bistand, hvis du ønsker at benytte virksomhedsskatteordningen. 9.5. Kapitalafkastordningen Kapitalafkastordningen er lidt groft sagt en forenklet udgave af virksomhedsskatte-ordningen. Har du valgt beskatning efter reglerne i kapitalafkastordningen, opgøres virksomhedens overskud (før renter) som personlig indkomst efter de almindelige regler i personskatteloven. Når den personlige indkomst er gjort op, beregnes der et kapitalafkast som en del af virksomhedens overskud. Kapitalafkastet svarer til et beregnet afkast af investeringen i virksomheden, der beregnes altså en forrentning af den investerede egenkapital.

46

Det beregnede kapitalafkast fragår i den personlige indkomst og medregnes som kapitalindkomst. Den samlede beskatning er som udgangspunkt lavere, bl.a. fordi der ikke betales AM-bidrag på 8 pct. og særlig pensionsopsparing (SP) på 1 pct. af kapitalindkomst. SKAT har udgivet en vejledning, der gennemgår henholdsvis virksomheds-skatteordningen og kapitalafkastordningen i hovedtræk. Vejledningen, ”Virksomheds- og Kapitalafkastordningen”, findes på SKATs hjemmeside, www.skat.dk. 9.6. Registrering af virksomheden Du skal uanset driftsform registrere den nystartede virksomhed hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Ved registrering i det Centrale Virksomhedsregister (CVR) vil en advokatvirksomhed typisk skulle registreres for afregning af A-skat, (hvis der er ansatte) og moms. Også ændringer i virksomheden og ophør heraf skal du meddele Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Yderligere information om registrering af virksomheden findes på www.webreg.dk. 9.7. Selvangivelse, regnskab og bogføring Som selvstændig erhvervsdrivende skal du indgive selvangivelsen senest den 1. juli året efter indkomstårets udløb. Selvangivelsesfristen for selskaber er som udgangspunkt identisk med fristen for selvstændige erhvervsdrivende, men er dog afhængig af, hvilket indkomstår selskabet har valgt. Selskaber skal selvangive senest 6 måneder efter indkomståret udløb. Fristen for selskaber forkortes, hvis der er valgt et indkomstår, der udløber i perioden 1. januar til 31. marts. Selvangivelsesdatoen er her den 1. juli i det år, hvor indkomståret udløber. Reglerne om selvangivelsesfrister findes i skattekontrollovens § 4. Der kan gives dispensation fra selvangivelsesfristen, hvis særlige omstændigheder taler for det, jf. skattekontrollovens § 4, stk. 4. Udover selve selvangivelsen skal erhvervsdrivende af en vis størrelse (bogførings- eller regnskabspligtige) vedlægge et såkaldt skattemæssigt regnskab for den seneste regn-skabsperiode, dvs. i praksis for det seneste indkomstår. Reglerne om det skattemæssige regnskab findes i skattekontrollovens § 3. Dette regnskab skal opfylde en række særlige skattemæssige krav – se bekendtgørelse nr. 593 af 12. juni 2006 om skattemæssige krav til regnskab mv. for større selskaber (mindstekravsbekendtgørelsen for større virk-somheder). Indgives selvangivelsen for sent betales der skattetillæg, jf. skattekontrollovens § 5. Selvangives der slet ikke, eller er den indgivne selvangivelse, herunder særligt det medfølgende regnskab, mangelfuldt, vil skattemyndighederne foretage en skønsmæssig ansættelse af indkomsten. Som selvstændig erhvervsdrivende betales skatten løbende som b-skat den 20. i hver måned ved hjælp af girokort som SKAT sender ud. Der skal dog ikke betales B-

47

skatterater i juni og december måned. B-skatteraternes størrelse er baseret på de oplysninger, der fremgår af forskudsregistreringen. For selskaber betales skatten som acontoskat. 9.8. Moms Drift af advokatvirksomhed er momspligtig virksomhed, og du skal momsregistrere virksomheden hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. En nystartet virksomhed får normalt kvartalet som afregningsperiode og skal angive og betale moms 1 måned og 10 dage efter kvartalets udløb. Hvis du forventer en omsætning på mere end 20 mio. kr. om året, eller hvis virksomheden delregistreres, dvs., at virksomheden opdeles i flere selvstændige enheder, som får hver deres CVR/SE-nummer, får virksomheden dog måneden som afregningsperiode. Du skal så angive og betale moms den 25. i den følgende måned. F.eks. skal momsen for januar angives og betales 25. februar. Momsen for juni måned skal dog først angives og betales den 17. august. Advokaternes Serviceselskab har udarbejdet ”Momsvejledning for Advokat-virksomheder” - se www.advokatnet.dk. Også SKAT har udgivet en vejledning ”Moms, fakturering og regnskab mv.” – se www.skat.dk. 9.9. Optagelse af nye partnere og beregning af goodwill Hvis partnerkredsen i advokatvirksomheden skal udvides, bør du overveje en række forhold, der bl.a. er afhængige af, om virksomheden skal drives som selskab eller som personlig drevet virksomhed. Foreningen af advokater og advokatfuldmægtige, FAAF, har udgivet en vejledning om partneroptagelse – se www.djoef.dk. Drives advokatvirksomheden i selskabsfrom er det bl.a. spørgsmålet om værdiansættelsen af de aktier, som den nye partner skal erhverve, der kan have skattemæssig interesse. Skal den nye partner optages som interessent i en personlig drevet virksomhed er det særlig spørgsmålet om dels betaling/ikke betaling af goodwill og den eventuelle værdiansættelse heraf, der kan have betydelig skattemæssig interesse. Goodwill er skattepligtigt og kan afskrives over 7 år, jf. afskrivningslovens § 40. De ind i mellem store beløb, der betales for goodwill, kombineret med den forholdsvis lange afskrivningsperiode kan være en betydelig økonomisk belastning for en ny partner. Der findes i afskrivningslovens § 40, stk. 7, nogle ret komplicerede regler om rentefri henstand med betaling af skatten, hvis goodwill betales som en løbende ydelse. Henstandsreglerne er tænkt anvendt på den situation, hvor en personlig drevet virksomhed omdannes til selskab. Dvs., hvor den samme person står som sælger og indirekte i form af status som hovedaktionær også som køber. Reglerne er tunge og anvendes forholdsvis sjældent i praksis. Praksis vedrørende goodwill ved partneroptagelse i advokatvirksomheder er ikke ensartet landet over. Visse steder i landet er det ikke ualmindeligt, at den nye partner betaler for goodwill ved optagelsen. Andre steder anvendes det såkaldte ”nøgen ind og nøgen ud”- princip, hvor der ikke betales eller godtgøres for goodwill ved ind- eller udtræden.

48

Udgangspunktet er, at skattemyndighederne skal respektere aftaler, der indgås mellem parter uden interessesammenfald. For nye deltagere i samvirket kan gælde en optrapningsordning over en periode, der kan variere fra ganske få år til 8-9 år. I denne periode får de nye deltagere en reduceret - stigende - andel af ligedelingspuljen. Optrapningsordningen tilsigter at afspejle det forhold, at de nye deltagers betydning for samvirket i de første år gennemsnitligt set er mindre end de ældre deltageres. Der er imidlertid en risiko for, at skattemyndighederne i særlige tilfælde vil indtage det standpunkt, at en skævdeling af overskud i kombination med en ordning efter ”nøgen ind og nøgen ud”- princippet, helt eller delvist indebærer, at der sker betaling for en overdraget goodwill. Det er uafklaret om skattemyndighederne kan få medhold i dette standpunkt. En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Advokatrådet og Told- og Skattestyrelsen (nu SKAT) færdiggjorde i december 2003 en rapport, der netop behandler goodwill-spørgsmålet i relation til advokatvirksomheder – se www.skat.dk. I rapporten kan du få et indblik i de problemer, der kan opstå i relation til goodwill. Advokatrådets opfattelse er, at der ved partneroptagelse skal finde goodwillbeskatning sted i de tilfælde, hvor der er overdraget goodwill, og hvor der er betalt herfor. Det betyder, at der ikke skal finde goodwill beskatning sted ved ind- og udtræden af advokatvirksomheder, der anvender ”nøgen ind og nøgen ud” - princippet. For så vidt angår værdiansættelses-spørgsmålet er der ikke nogen absolutte løsninger. Advokatrådet fører ikke statistik over aftalte goodwillværdier og har ikke opstillet retningslinier (kutymer) for værdiansættelsen af goodwill. I kendelsen SKM.2006.692 LSR har Landsskatteretten efter en konkret vurdering lagt til grund, at en aftalt skævdeling ved optagelse af en kompagnon ikke kunne anses som vederlag for goodwill i form af en løbende ydelse. Du kan til brug for værdiansættelsen, hvor der er tale om interesseforbundne parter, vælge at indhente en syns- og skønserklæring om værdiansættelsen. Du skal dog være opmærksom på, at denne form for ensidigt indhentede syns- og skønserklæringer ikke uden videre kan forventes respekteret af skattemyndighederne. Alene syn og skøn, der afholdes efter retsplejelovens regler skal respekteres af skatte-myndighederne. Syn og skøn efter retsplejelovens regler er der imidlertid først hjemmel til, når sagen indbringes for et skatteankenævn eller Landsskatteretten. Vil du være helt sikker på, at undgå overraskelser vedrørende goodwillfastsættelse og værdiansættelse heraf kan du bede told- og skatteforvaltningen om et bindende svar. 9.10. Bindende svar Ønsker du inden virksomheden påbegyndes at få et bindende svar kan du indhente et sådant hos told- og skatteforvaltningen. Der kan spørges om allerede foretagne eller påtænkte dispositioner. Et bindende svar er bindende for skattemyndighederne i 5 år eller en i svaret angivet kortere periode.

49

Reglerne om bindende svar findes i skatteforvaltningslovens kapitel 8 9.11. Klage, anke og omkostningsgodtgørelse Told- og skatteforvaltningens afgørelser kan påklages, hvorfor eksempelvis en klage over et bindende svar kan påklages til Landsskatteretten. Reglerne om klage til Landsskatteretten findes i skatteforvaltningslovens kapitel 16. Heraf fremgår det bl.a., at en klage skal indgives senest 3 måneder efter modtagelsen af den afgørelse, der ønskes påklaget. Der ydes omkostningsgodtgørelse ved klage over en afgørelse truffet af told- og skatteforvaltningen, hvis der har været udgifter til sagkyndig bistand. Som hovedregel godtgøres 50 pct. af udgifterne, hvis sagen tabes, mens der ydes 100 pct. omkostningsgodtgørelse, hvis sagen vindes. Reglerne om omkostningsdækning findes i skatteforvaltningslovens kapitel 19, hvoraf bl.a. fremgår, hvilket udgifter der er godtgørelsesberettigede.

50

10. Klientkonti Forfatter: Lars Økjær Jørgensen (Advokatsamfundet) Alle advokater, der har beskikkelse pr. 1. januar det pågældende år, og alle advokatselskaber skal afgive klientkontoerklæring. Klientkontomidler er underlagt særlige regler for opbevaring, udbetaling, forrentning og den obligatoriske årlige redegørelse fra advokaterne – og deres revisorer - om advokaternes opbevaring af betroede midler i årets løb. Bekendtgørelsen (senest nr. 720/2002) giver også Advokatrådet visse muligheder for at undersøge og gribe ind over for uregelmæssigheder. Eksempelvis kan Advokatrådet anmode advokater om en ekstraordinær klientkonto-erklæring, foranstalte revisorundersøgelser og indklage advokater for Advokatnævnet. Du skal således afgive klientkontoerklæring, hvis du eller din advokatvirksomhed hører under en af følgende grupper: • Advokater, der driver advokatvirksomhed i enkeltmandsfirma, i kontorfællesskab

eller I/S • Advokater, der driver advokatvirksomhed i A/S eller ApS • Advokater, der er ansat i en advokatvirksomhed • Advokatselskaber • Andre advokater, der har beskikkelse den 1. januar det pågældende år f.eks.

advokater, der er ophørt med at drive advokatvirksomhed og advokater, der er arbejdsløse.

Advokater, der er ansat i en forening eller et selskab, der ikke driver advokatvirksomhed, skal ikke afgive en klientkontoerklæring efter klientkontovedtægtens regler, men skal give Advokatrådet besked om, at de er i et sådant ansættelsesforhold. Både advokater og selskaber skal afgive klientkontoerklæring pr. 31. december det pågældende år. Erklæringen skal være Advokatrådet i hænde senest den 1. april det følgende år. Advokater ansat i en forening eller et selskab, der ikke driver advokatvirksomhed, skal give Advokatrådet besked herom senest samme dato. Klientkontoerklæringen består af henholdsvis en hvid og grøn formular I og II. 10.1. Formular I - Betroede midler Formular I bruger du, hvis du eller advokatselskabet har været i besiddelse af betroede midler i det forløbne kalenderår. Formularen skal være forsynet med oplysninger og erklæring fra en statsautoriseret eller registreret revisor. Hvis et advokatselskab har været i besiddelse af betroede midler, mens advokaten ikke selv har været i besiddelse af betroede midler, kan advokaten selv afgive erklæring herom på den hvide formular I.

51

10.2. Formular II – Ingen betroede midler Formular II bruger du, hvis du eller advokatselskabet ikke har været i besiddelse af betroede midler i det forløbne år/regnskabsår. Advokater, der er ansat i en forening eller et selskab, der ikke driver advokatvirksomhed kan ved særskilt brev eller ved brug af formular II give erklæring om anden ansættelse end ansættelse i advokatvirksomhed. 10.3. Flere driftssteder Driver du advokatvirksomhed fra flere driftssteder, skal du afgive en fælles klientkontoerklæring, som viser driftsstedernes samlede klienttilsvar. Din revisors stikprøvekontrol af overholdelsen af klientkontovedtægtens § 2, stk. 4, § 4 og § 5 skal foretages på de samme datoer på alle driftssteder. Se også revisionsinstruks vedrørende afgivelse af klientkontoerklæringer på www.advokatsamfundet.dk. 10.4. Registrering Det skal fremgå tydeligt af den indsendte blanket, hvem blanketten vedrører, da du som advokat eller advokatselskabet ellers risikerer, at blanketten ikke registreres som modtaget. Du bør derfor anføre alle navne med maskinskrift. Start af selvstændig virksomhed Som iværksætter, der starter selvstændig advokatvirksomhed eller overtager en advokatvirksomhed, skal du give Advokatrådet besked herom senest 1 måned efter. Advokatrådet vil herefter fastsætte en frist for indlevering af en start-klientkontoerklæring, som skal ledsages af en redegørelse fra revisor om tilrettelæggelsen af advokatens bogholderi. Huskeliste ved klientkontoerklæring: • Stempel på forside (= hvem, der har været i besiddelse af betroede midler) • Stempel/maskinskrift ved underskrifter, så det fremgår tydeligt, hvem der har

skrevet under, herunder om der både skrives under for advokaten selv og for et selskab

• Underskrift fra samtlige aktionærer/anpartshavere og bestyrelses- medlemmer/direktører ved afgivelse af klientkontoerklæring for selskaber.

• Erklæringer skal indgives i original med originale underskrifter – fremsendelse pr. telefax er altså ikke tilstrækkeligt

• For selskaber skal der vedlægges et resumé for selskabet fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen samt en kopi af aktionær- eller anpartshaverfortegnelse

52

11. Krise og afvikling Forfatter: Birgitte Frølund (FrølundWinsløw) I advokatvirksomheder kan der være store omsætningsudsving. Hvis du kommer ud for en længere periode med svigtende sagstilgang, må du ikke gå i panik. Se på omfanget af dine igangværende arbejder. Hvis din beholdning er god, har du muligvis blot likviditetsproblemer, der eventuelt kan klares med en midlertidig kreditudvidelse. Prøv også at analysere dig frem til årsagen til den manglende sagstilgang. Kan det være sæsonudsving? Er din bedste kunde i vanskeligheder, og må du derfor se andre steder hen for at erstatte omsætningen? 11.1. Genoprettelse Hvis du når frem til at tro på en genoprettelse af din omsætning, kan du muligvis skrue ned for omkostningerne i en periode, indtil indtægterne igen er steget og ligger stabilt. Medarbejdere er eksempelvis dyre og det kan blive nødvendigt at passe flere opgaver selv for at spare penge. Når du har fuldt overblik over krisens omfang, kan du eventuelt gå i banken og bede om en midlertidig forhøjelse af kassekreditten. 11.2. Afvikling Når du frem til, at din manglende omsætning ikke skyldes ferieperioder eller andre forklarlige udsving, og ender du med ikke selv at tro på at kunne genoprette situationen, kan konklusionen blive, at din advokatvirksomhed ikke er bæredygtig som selvstændig enhed. Afhængig af hvor stor din gæld er blevet, skal du beslutte, hvordan du vil afvikle virksomheden. I det følgende forklares solvent afvikling, betalingsstandsning, konkurs og gældsordninger. 11.3. Solvent afvikling Du har mulighed for at foretage en solvent afvikling, hvis du bibeholder muligheden for at tjene penge, og hvis du kan få finansieret betalingen af de gældsposter, der eventuelt står tilbage, når alt er solgt og afviklet. En mulighed er at kontakte andre advokatfirmaer for at etablere et samarbejde. Hvis du kommer med egen omsætning og kan supplere med et andet advokatfirmas overskydende sager, kunne der måske opnås aftale om ansættelse. Prøv for eksempel at indrykke en annonce på www.advojob.dk. Hvis du har ansat en sekretær, vil det være en god idé at forsøge at få hende medansat. Så undgår du at skulle betale løn i opsigelsesperioden. Kan det ikke lade sig gøre at medtage din sekretær, bør du sige vedkommende op i så god tid, at hendes opsigelsesvarsel kan rummes indenfor din planlagte afviklingsperiode. Du kunne også overveje at sælge din bestående kundeportefølje og dine igangværende arbejder – og eventuelt medoverdrage din sekretær. Du kan annoncere på www.advojob.dk under Selvstændig Advokat eller i UfR.

53

Hvis du har indgået lejeaftale med istandsættelsesforpligtelser og eventuelt også en uopsigeligheds-periode, kan du prøve at afstå lejemålet for at reducere dine fraflytningsomkostninger. Hvis lejemålet er svært at afstå, og der eksempelvis kun er kortere tids uopsigelighed tilbage, kan du overveje at forsætte virksomheden, indtil lejemålet kan opsiges. Lav diskrete aftaler med dine kreditorer, hvis du undervejs har svært ved at overholde deres betalingsterminer. Sig eksempelvis at du påregner at kunne betale til et senere fastsat tidspunkt. Du bør ligeledes undersøge forskellige muligheder for finansiering af gælden. Hvis du ejer fast ejendom, kunne du eventuelt finansiere gælden med et lån over en længere periode. Hvis du ikke har den mulighed, kan du tale med forskellige pengeinstitutter for at få overblik over finansieringsmuligheder af eventuel gæld, der står tilbage. 11.4. Betalingsstandsning Er du ude af stand til at betale dine kreditorer efterhånden, som deres krav forfalder, er der mulighed for at anmelde betalingsstandsning. Hvis du anmelder betalingsstandsning, kan du ikke opretholde din advokatbeskikkelse. Du kan derfor ikke fortsætte advokatvirksomheden. Betalingsstandsning er følgelig heller ikke egnet til afvikling af virksomheden. Betalingsstandsning anvendes bedst i situationer, hvor virksomheden er afviklet, men hvor der ikke er etableret en løsning til betaling af gælden, og hvor kreditorerne ikke forholder sig i ro. Formålet med at standse betalingerne vil være at etablere en samlet løsning med kreditorerne. Betalingsstandsningsperioden kan være på op til 12 måneder. I den periode kan der ikke foretages individualforfølgning. Løsningen med kreditorerne kan være i form af en akkord som en frivillig akkord eller tvangsakkord, jf. nedenfor om gældsordninger, men det kan også være at etablere en gældssanering. Det giver ingen mening at anmelde betalingsstandsning, hvis der ikke er udsigt til, at der kan etableres en løsning. Har du imidlertid mulighed for at tilvejebringe et engangsbeløb eller har du så gode indtjeningsmuligheder, at du over eksempelvis tre-fire år kan betale gælden tilbage, vil der være mulighed for at skabe en samlet løsning. Tilsvarende kan der skabes mulighed for at etablere en gældssanering. Under betalingsstandsning bevarer du rådigheden over dine aktiver, men væsentlige dispositioner skal godkendes af den tilsynsførende advokat. Du kan få advokat-beskikkelsen tilbage, når du ikke længere er i betalingsstandsning. 11.5. Konkurs Hvis du har en betydelig underbalance og ikke kan etablere en aftale med kreditorerne, kan et konkursdekret blive en realitet. Dekretet kan afsiges på grundlag af en egen begæring eller en begæring indgivet af en kreditor. Du mister din beskikkelse, hvis du erklæres konkurs.

54

Under konkursen fratages du rådigheden over dine aktiver. Der indsættes en kurator til at varetage boets interesser. Boet omfatter dine aktiver på konkurstidspunktet og hvad der tilfalder dig, så længe bobehandlingen fortsætter. Under konkursen afvikles advokatforretningen af kurator. Eventuelle medarbejdere, lejemål og andre aftaler opsiges. Dine klientkontoindeståender afregnes til dine klienter, der har status som separatister i konkursboet. Hvis der er uorden i klientbogholderiet og der mangler klientmidler, kan klienterne kræve manglende beløb erstattet af Erstatningsfonden eller en tilsvarende forsikringsordning. Konkursbehandlingen kan afsluttes med en tvangsakkord, men det mest almindelige er, at boet sluttes med fordeling af aktiverne i overensstemmelse med konkursordenen. Der er også mulighed for at opnå gældssanering i konkurs. Ansøgning herom indgives, mens boet stadig verserer. Det afhænger af bl.a. alder, indtjeningsmuligheder og årsagerne til gældens opståen, om gældssanering kan stadfæstes. En gældssanering forudsætter endvidere, at hele husstandens indkomstforhold tages med i beregningerne af, hvad der realistisk kan betales. Når konkursen er afsluttet uden akkord eller gældssanering, vedbliver du med at hæfte for den udækkede del af gælden. Du kan få advokatbeskikkelsen tilbage efter konkursens afslutning, men hvis der ikke er etableret en løsning med kreditorerne, kan Justitsministeriet nægte at udlevere beskikkelse. 11.6. Gældsordninger For advokater, der bliver insolvente, er det mest almindelige, at der tilvejebringes en akkordløsning, fordi akkorden skaber en samlet og permanent løsning, og fordi det er muligt at bevare advokatbeskikkelsen under akkordforhandlingerne og akkordens afvikling. Advokaten og kreditorerne har med andre ord en fælles interesse i, at advokaten opretholder beskikkelsen, fordi den er grundlaget for den indtjening, der skal finansiere akkorden. Akkorder kan være aftalebaserede (frivillige) eller være baseret på konkurslovens regler om tvangsakkord. Frivillige akkorder skal tiltrædes af samtlige kreditorer. Under tvangsakkord kan et flertal af kreditorerne tvinge et mindretal til at acceptere et akkordforslag. Tvangsakkord forudsætter efter de gældende regler ved redaktionens afslutning som udgangspunkt betaling af en minimumsdividende på 10 %. Akkordperioden fastsættes normalt til 3-5 år. Der er ingen begrænsninger i indholdet af frivillige akkorder. De skal blot kunne tiltrædes af samtlige kreditorer. Når en tvangsakkord er stadfæstet, har den virkning som et retsforlig. Restgælden bortfalder og får kun betydning igen, hvis akkorden misligholdes, og der afsiges konkursdekret. En frivillig akkord er som regel betinget af opfyldelse. Når akkorden er afviklet, er restgælden bortfaldet.