2006-2-00926-SI-bab 3
-
Upload
pras-si-syecher-purwodadi -
Category
Documents
-
view
16 -
download
1
description
Transcript of 2006-2-00926-SI-bab 3
35
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Riwayat Perusahaan
PT. Rapico Busana Permata Indah merupakan perusahaan manufacturing yang
bergerak dibidang garment. Perusahaan ini telah memulai produksi dan
pemasarannya di Jakarta pada bulan November 1982 dengan nama Rapico. Sejak
meningkatnya jumlah pesanan, maka pada tanggal 25 Desember 1983 perusahaan ini
berganti nama menjadi PT. Rapico Busana Permata Indah.
Perusahaan ini berbentuk Badan Hukum PT dengan nama Rapico Busana
Permata Indah berdasarkan Akta Notaris dari Tegoeh Hartanto, SH No 73 dan telah
diperbaiki dengan Akta Notaris pengganti dari Maria Evita No. 229 pada tanggal 23
Maret 1984.
PT. Rapico Busana Permata Indah berlokasi di jalan Dharma Wanita V no. 1A,
Rawa Buaya – Cengkareng, dengan total luas area pabrik ± 12.000m² termasuk area
warehouse dan area finishing & packing. Sedangkan fasilitas produksi dan kinerja
perusahan semuanya didukung oleh lebih dari 600 karyawan. Penjualan PT. Rapico
Busana Permata Indah ini lebih berorientasi pada sektor ekspor.
Hasil produksi PT. Rapico Busana Permata Indah diperuntukkan untuk
infants, boys, girls, men, ladies. Kapasitas produksi yang dihasilkan tiap bulannya ±
7.000 lusin dan minimal permintaan untuk satu order ± 300 lusin per style. Saat ini
PT. Rapico Busana Permata Indah telah tumbuh dan berkembang menjadi
perusahaan yang handal dan tangguh sehingga mendapat predikat produsen label
bermutu baik yang mampu menjawab tantangan untuk menembus pasar bebas
36
internasional karena memiliki daya saing yang tinggi. Produk-produk yang ada
sebagian besar di pasarkan hampir di seluruh dunia, seperti Amerika (USA), Canada,
China, Hongkong, Australia, Eropa dan beberapa negara lainnya.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Visi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah meyakinkan
kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lain.
Misi Perusahaan
Misi dari perusahaan PT. Rapico Busana Permata Indah adalah mengutamakan
mutu produk perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan dan memperoleh
keuntungan yang memadai.
37
3.1.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan yang menggambarkan hubungan dan
keterkaitan antara masing-masing bagian yang ada di perusahaan tersebut.
Struktur organisasi menunjukkan hirarki dari organisasi dan memperinci
pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang, sehingga kondisi perusahaan
menjadi teratur dan rapi.
Struktur organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah sebagai berikut:
PRESIDENT DIRECTOR
DIRECTOR OF FINANCE& ADMINISTRATION
HRD MANAGER FINANCE & ACCMANAGER
MIS MANAGER
PersonelSupervisor
General AffairSupervisor
Finance &AccountingSupervisor
ASS. DIRECTOR OFMARKETING & OPERATIONS
MIS Supervisor
MARKETINGMANAGER EXIM MANAGER PRODUCTION
MANAGERPPIC & WAREHOUSE
MANAGER QUALITY ASSURANCEMANAGER
SampleSupervisor
Follow-UpSupervisor EXIM Supervisor
PURCHASINGMANAGER
PurchasingSupervisor
Inventory ControlSupervisor
WarehouseSupervisor
SewingSupervisor
Bordir Supervisor
CuttingSupervisor
Q.A Supervisor
WashingSupervisor
FinishingSupervisor
PackingSupervisor
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah (2004)
38
3.1.4 Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang
Berikut ini uraian pembagian tugas, tanggung jawab serta wewenang dalam
organisasi PT. Rapico Busana Permata Indah :
1. HRD Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Bertanggung jawab terhadap hubungan PT Rapico Busana Permata
Indah dengan Departemen Tenaga Kerja untuk masalah yang
berhubungan dengan sumber daya manusia.
● Membuat laporan jumlah karyawan berdasarkan kartu absent untuk
diserahkan kepada Kepala Unit Gaji.
● Bertanggung jawab meningkatkan motivasi kerja melalui program
imbalan dan latihan.
● Menangani masalah penerimaan dan seleksi, penempatan dan mutasi
jabatan karyawan dalam kaitannya dengan imbalan dan absensi
karyawan.
● Menetapkan tata cara upah atau gaji, kenaikan upah atau gaji serta
jabatan untuk seluruh karyawan, bersama Manajer Departemen
Personalia.
● Mengusulkan peraturan tarif lembur, peraturan tunjangan, perjalanan
dinas, peraturan bonus dan THR kepada Departemen Personalia.
● Selalu mengikuti peraturan pemerintah, seperti :
- Gaji atau upah minimum
- Peraturan lembur
- Pesangon pemutusan hubungan kerja
- Peraturan kesehatan dan sarana olahraga
39
- Keselamatan kerja dan asuransi kecelakaan
Wewenang :
● Mengusulkan kebijaksanaan personalia kepada Director Of Finance
And Administration.
● Mengusulkan penyesuaian gaji dan upah karyawan.
● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja karyawan kepada Director Of
Finance & Administration.
● Menyetujui pencarian karyawan, seleksi dan calon karyawan.
2. Personel Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mencari, seleksi, penerimaan dan pengembangan sumber daya manusia.
● Pengawasan tingkat gaji dan upah, usulan kenaikan gaji dan upah
berkala dengan direktur.
● Penanganan masalah personalia di dalam dan di luar perusahaan.
● Menjaga agar masalah personalia di bagian produksi dapat diatasi baik
oleh :
- Unit personalia yang cakap dan terlatih baik
- Peraturan-peraturan personalia yang lengkap dan tepat
- Administrasi personalia yang sehat di bagian produksi
● Membuat evaluasi prestasi setiap enam bulan tiap unit personalia di
pabrik.
● Melakukan kunjungan ke pabrik sekurang-kurangnya setiap hari sabtu
untuk melihat kerapian administrasi.
40
● Bertanggung jawab atas :
- Kesehatan susunan organisasi departemen ini
- Kesehatan kebijaksanaan yang dipilih untuk mencapai tujuan
Wewenang :
Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahan.
3. General Affair Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
Memberi Instruksi kerja, pengarahan cara kerja yang baik, mengawasi
dan memonitor hasil kerja bawahan.
Wewenang :
● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahan.
● Mengusulkan rekomendasi penyesuaian upah kepada karyawan yang
berprestasi baik.
● Mengusulkan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan yang kurang
berprestasi.
4. Finance & Accounting Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengajukan rumusan tujuan PT Rapico Busana Permata Indah untuk 5
tahun ke depan, khususnya di bidang keuangan dan akuntansi kepada
Direktur Finance & Administration.
● Mengarahkan PT Rapico Busana Permata Indah khususnya di bidang
keuangan dan akuntansi ke arah tujuan yang hendak dicapai dalam
bentuk Intsruksi Kerja dan Action Plan.
41
● Membina :
- Kesehatan susunan organisasi, suasana kerja, moral dan disiplin
Departemen Keuangan dan Akuntansi
- Sarana keuangan dan akuntansi (memeriksa secara berkala cukupnya
sarana, batas-batas wewenang dan tanggung jawab, serta arah garis
besar kegiatan)
● Merumuskan kebijaksanaan keuangan dan akuntansi.
● Menjaga hubungan baik perusahaan dengan pihak ke tiga khususnya
Bapeksta, Sucofindo, Lembaga pemerintah lain, Bank, Depnaker dan
Pemasok.
● Menjaga agar tingkat gaji dan upah, sekurang-kurangnya sama dengan
tingkat gaji minimum yang ditetapkan oleh Presiden Direktur.
● Menjaga efisiensi maksimum sesuai pengarahan bulanan dengan
berpedoman pada :
- Sistem keuangan dan akuntansi
- Uraian tugas yang ditetapkan
- Penilaian prestasi kerja
5. Finance & Accounting Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Terlaksananya pengawasan dan pengembangan dari sistem financial
yang berjalan.
● Terlaksananya sistem pengendalian intern yang memadai.
● Mengkoordinasikan tugas staff finance & accounting.
42
● Memeriksa bukti pengeluaran bank dan kas untuk laporan keuangan
perusahaan.
● Menyajikan data keuangan perusahaan.
● Mengawasi dan memeriksa laporan keuangan untuk kepentingan
perusahaan.
● Membuat laporan penggajian setiap bulannya.
Wewenang :
Mengevaluasi kinerja dan produktivitas staff bagian finance &
accounting.
6. MIS Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Membuat diagnostic assessment untuk kebutuhan Computerized Sistem
Informasi Manajemen di setiap bagian operasional di dalam perusahaan.
● Menentukan sistem apa yang efektif dan efisien yang dapat diterapkan
untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk data dan informasi yang
tersedia setiap saat waktu dibutuhkan.
● Membuat daftar peralatan yang diperlukan dan meminta persetujuan
dari Director of Finance and Administration untuk dibeli.
● Mengembangkan sistem yang telah direncanakan dengan tujuan utama
tersedianya data dan informasi yang dibutuhkan untuk menunjang
pengambilan keputusan bisnis perusahaan.
● Mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan.
43
● Memonitor, mengawasi, mengukur, menganalisa dan memperbaiki
sistem yang sedang beroperasi sampai mencapai titik keberhasilan yang
optimal.
● Mengarsipkan semua rekaman dalam bentuk disket di tempat yang
mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri.
Wewenang :
● Menilai dan memutuskan apakah Computerized Sistem Informasi
Manajemen yang diterapkan benar cocok, memadai, efektif dan efisien
sesuai tujuan perusahaan.
● Menilai dan membuat teguran prestasi dan disiplin kepada bawahannya.
● Menilai dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan
yang berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja bagi karyawan
dengan kerja di bawah standar perusahaan.
7. Marketing Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Pembuatan anggaran pemasaran.
● Menyetujui kontrak kerja CMT.
● Mengawasi langsung staff bagian marketing.
● Menerima laporan dari staff yang dipimpinnya sesuai tata cara yang
berlaku.
● Menjaga agar tata cara, prosedur dan laporan pemasaran dilaksanakan
sesuai sistem yang berlaku.
44
Wewenang :
● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian
di bawahnya.
● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada karyawan yang
berprestasi.
8. Follow Up Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Membuat data aktual dan perincian pemakaian bahan baku.
● Memonitor dan memeriksa pembuatan Fit Sample.
● Memonitor dan memeriksa P/P Sample dan A/D Sample.
● Memonitor dan memeriksa status labdibs kain dan persetujuan dari
buyer tentang pemakaian bahan baku.
● Memonitor dan memeriksa status tes kain dan tes garment untuk
mendapatkan Care Instruction.
● Memonitor dan memeriksa status kedatangan kain dan assesories.
● Memonitor dan memeriksa status Production Planning, Production
Status, Hasil Cutting, Sablon dan Bordir.
● Memonitor dan memeriksa status L/C Eksport dan Import.
Wewenang :
● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian
di bawahnya.
● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan
yang berprestasi.
45
9. Sample Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menerima permintaan pembuatan sample dari bagian Follow Up
garment dalam bentuk Counter Sample Request.
● Membuat catatan marker yang merupakan perhitungan kebutuhan
pemakaian bahan dan assesories.
● Membuat Counter Sample berdasarkan Buyer Sample dan Counter
Sample Request.
● Mengawasi urutan order dalam proses pembuatan sample.
● Menyerahkan Counter Sample kepada Manajer Produksi Garmen,
Bordir dan Sablon, Bagian Follow Up garment untuk memperoleh
persetujuan.
● Menerima kembali Counter Sample yang tidak disetujui pembeli beserta
penjelasannya dari Bagian Follow Up garment untuk dibuatkan Counter
Sample kedua dan seterusnya sampai diperoleh Approval Sample.
● Menyetujui marker yang dibuat oleh Seksi Marker kemudian
menyerahkan kepada Manajer Produksi garment, Bordir dan Sablon
untuk digunakan oleh bagian Cutting garment.
● Membuat catatan stock marker untuk mempermudah pengambilan
marker apabila terjadi repeat order.
● Membuat kalkulasi sementara kebutuhan bahan dalam rangka pembuatan
performa Purchase Order.
● Membuat Cutting Worksheet sebagai penunjuk pemotongan bahan
kepada bagian Cutting garment.
● Membuat Laporan Penggunaan Bahan Baku Impor untuk produksi.
46
● Membuat Perincian Pemakaian Bahan.
Wewenang :
● Menilai dan membuat teguran prestasi di bawah standar kepada bagian
di bawahnya.
● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan karyawan
yang berprestasi.
10. Purchasing Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menentukan barang yang dibutuhkan untuk mendukung rencana
produksi.
● Mengecek apakah material yang dibutuhkan tersedia atau tidak di
gudang.
● Menentukan material yang perlu dibeli.
● Mengecek harga barang dari pemasok yang telah dievaluasi oleh tim
penilai perusahaan dan terdaftar di dalam “ Approved List of
Vendors/Suppliers”.
● Membuat Purchase Order.
● Mengecek material yang dikirim oleh pemasok.
● Memantau secara terus-menerus keadaan pasar material yang biasa
dibutuhkan perusahaan.
● Mengukur dan menganalisa kinerja pemasok apakah mereka memenuhi
100 % apa yang dipesan oleh Rapico dari segi kualitas barang, harga
yang kompetitif dan penyerahan barang tepat waktu yang telah
ditetapkan oleh ke dua belah pihak.
47
● Melakukan survey pasar apakah ada pemasok baru yang dapat
memenuhi pesanan oleh Rapico dengan persyaratan yang lebih baik.
● Mengeluarkan dari “ Approved List of Vendor/ Suppliers” pemasok
yang lalai memenuhi persyaratan P.O. dari Rapico setelah evaluasi yang
baik.
Wewenang :
● Berhak memasukkan / mengeluarkan pemasok di dalam daftar
“Approved List of Vendors / Suppliers” bersama anggota lain dari tim
penilai, yaitu Manager Marketing dan Manager QA.
● Menilai dan membuat teguran prestasi/disiplin kepada bawahannya.
● Membuat rekomendasi kepada Assistant Director of Marketing and
Operations untuk penyesuaian gaji karyawan bawahan yang berprestasi
baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan dengan prestasi
di bawah standar perusahaan.
11. Purchasing Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mencari supplier (pemasok) untuk memenuhi kebutuhan bahan baku
yang diperlukan, dan mengeluarkan PO serta memonitor kedatangan
barang.
● Mencari supplier dan mencari perbandingan harga atas bahan baku yang
diperlukan.
● Mencari supplier yang dapat mensupplai standar cucian yang
diinginkan oleh buyer.
● Membuat labdib (contoh warna) atas bahan-bahan yang akan dipesan.
48
● Meminta dan memonitor tanggal kedatangan bahan baku.
● Memonitor dan mengisi tanggal rencana kedatangan bahan pada papan
ruangan PPIC.
12. Exim Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menyusun rencana eksport dan import bulanan.
● Mengetahui secara terus-menerus prosedur eksport dan import
berdasarkan ketentuan bea cukai yang berlaku.
● Mengetahui dokumen-dokumen apa yang perlu untuk mendukung
kegiatan-kegiatan eksport dan import untuk menjamin kelancaran
pengiriman eksport barang jadi dan penerimaan import material.
● Analisa perbandingan harga beli dalam negeri dan luar negeri.
● Pengawasan penggunaan dokumen eksport dan import.
● Pemantauan realisasi eksport dan import.
● Membuat laporan eksport dan import dengan dilampiri seluruh
dokumen terkait sesegera mungkin kepada Bagian Akuntansi &
Keuangan dan Marketing Manager.
Wewenang :
● Menilai dan membuat teguran prestasi / disiplin kepada bawahannya.
● Membuat rekomendasi penyesuaian gaji kepada bawahan yang
berprestasi baik dan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan
dengan prestasi di bawah standar perusahaan.
49
13. PPIC & Warehouse Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengatur pembagian tugas dengan bawahannya dan mengkoordinir
serta mengawasi pelaksanaan tugas-tugasnya.
● Mengatur rencana produksi bersama Manajer Produksi sampai dengan
barang jadi siap eksport.
● Mengatur rencana pembelian bahan dan accessories bersama dengan
Manajer Pembelian baik lokal maupun import.
● Mengecek kesiapan bahan dan accessories untuk keperluan produksi.
● Mengecek kesiapan dokumen-dokumen import maupun eksport dengan
Manager Exim.
● Mengecek kesiapan sample yang diperlukan oleh buyer sampai sample
bisa diterima oleh buyer dengan bagian Sample & Follow Up.
● Menyelenggarakan pengarsipan dokumen-dokumen di departemen
PPIC.
● Melaksanakan kegiatan lain-lain yang diinstruksikan oleh atasan.
Wewenang :
● Berhak mengadakan perubahan rencana kerja di Departemen PPIC
bilamana dipandang perlu.
● Berhak untuk menegur dan memberikan saran kepada bawahannya
terhadap penyimpangan dari rencana produksi yang telah ditentukan.
● Berhak untuk mengusulkan, mengganti pegawai yang ada di bawahnya
bilamana dipandang perlu.
● Menentukan jumlah barang yang dipesan bersama-sama dengan
Marketing sesuai dengan kebutuhan.
50
14. Warehouse Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengawasi proses pengontrolan administrasi penerimaan, penanganan,
pengawetan, keamanan, pemeliharaan dan pengeluaran barang.
● Memberi pengarahan kepada karyawan bawahan, yaitu : Warehouse
Clerk 1, 2 dan 3 tentang cara penggudangan yang baik.
● Membagikan dan mengawasi Tugas dan Tanggung Jawab : masing-
masing karyawan bawahan sebagai berikut :
a. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 1
- Khususnya menangani proses pergudangan barang kain, yaitu
penerimaan, penanganan, pemeliharaan, pengamanan dan
pengeluaran untuk mudah diidentifikasi dan gampang ditelusuri.
- Menerima barang kain berdasarkan surat jalan yang disesuaikan
dengan PO.
- Mendata penerimaan barang kain ke dalam kartu stock.
- Mengeluarkan barang kain berdasarkan permintaan dari bagian
cutting dan bagian pembelian.
- Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai
bukti dokumen pengeluaran barang kain.
- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang kain.
b.Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 2
- Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories
sewing.
- Menerima barang assesories sewing berdasarkan surat jalan yang
disesuaikan dengan PO.
51
- Mendata penerimaan barang assesories sewing ke dalam kartu stock.
- Mengeluarkan barang assesories sewing berdasarkan permintaan
dari bagian cutting dan bagian pembelian.
- Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai
bukti dokumen pengeluaran barang assesories sewing.
- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories
sewing.
c. Tugas dan Tanggung Jawab : Warehouse Clerk – 3
- Khususnya menangani proses pergudangan barang assesories
packing dan spareparts.
- Menerima barang assesories packing dan spareparts berdasarkan
surat jalan yang disesuaikan dengan PO.
- Mendata penerimaan barang assesories packing dan spareparts ke
dalam kartu stock.
- Mengeluarkan barang assesories packing dan spareparts
berdasarkan permintaan dari bagian cutting dan bagian pembelian.
- Mengurangi data kartu stock secara rutin dan terus-menerus sesuai
bukti dokumen pengeluaran barang assesories packing dan
spareparts.
- Memelihara rekaman tentang proses pergudangan barang assesories
packing & spareparts.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji
karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja
dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.
52
15. Inventory Control Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengawasi proses pengontrolan administrasi penerimaan dan
pengeluaran bahan baku kain dengan penanggung jawab PPIC
● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories
sewing dengan penanggung jawab PPIC Clerk – 2
● Mengontrol proses administrasi penerimaan dan pengeluaran assesories
packing dan spareparts dengan penanggung jawab PPIC Clerk–3.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian gaji
karyawan bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja
dengan karyawan bawahan yang kurang berprestasi.
16. Production Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Membuat Rencana Produksi Bulanan bersama-sama dengan Manager
Marketing, Pembelian, PPIC, Personalia dan Keuangan.
● Memonitor dan memeriksa kelengkapan dan kesiapan material yang
dibutuhkan mesin dan sumber daya manusia.
● Mengatur kegiatan-kegiatan di Departemen Produksi sehingga proses
produksi berjalan sesuai dengan rencana.
● Memeriksa laporan-laporan yang dibuat oleh bawahan.
● Melakukan tindakan perbaikan bila timbul masalah dan melakukan
tindakan pencegahan agar tidak terulang.
53
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah dan
pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan di Departemen Produksi
yang kurang berprestasi.
17. Sewing Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengatur pembagian kerja para bawahan.
● Mengatur dan mengawasi penerimaan hasil pemotongan kain dari
Bagian Cutting.
● Memberi pengarahan kepada bawahan bagaimana cara penjahitan yang
baik.
● Memeriksa hasil kerja dan prestasi bawahan.
● Mengatur dan mengawasi pengiriman hasil proses penjahitan ke Bagian
Finishing.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
bawahan yang kurang berprestasi.
18. Cutting Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengadakan rapat Cutting dan Distribusi setiap hari sebelum memulai
pekerjaan di Bagian Cutting.
● Memeriksa pengambilan Bahan dari Gudang.
54
● Memeriksa gelaran kain pada meja amparan dan letak marker sebelum
kain dipotong.
● Mengawasi mutu kerja staff, memberi pengarahan dan contoh cara
membetulkan kesalahan oleh bawahan.
● Melaksanakan “ Lingkaran Pagi “, menjelaskan Instruksi Kerja harian
mengenai penggunaan marker, mengawasi dan memberi petunjuk
karyawan baru.
● Memeriksa hasil Cutting yang akan dikirimkan ke Bagian Bordir,
Sablon atau Sewing.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
keryawan yang kurang berprestasi.
19. Bordir Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menerima Surat Perintah Kerja dari Bagian Marketing termasuk detail.
● Memberi pengarahan operasional setelah mempelajari persyaratan di
dalam SPK.
● Menerapkan proses bordir yang efektif dan efisien.
● Mengkoordinir semua kegiatan di Bagian Bordir.
● Membuat Sample / PP untuk Prof Sample.
● Kirim Prof Sample ke Buyer mengikuti Conform, setelah Conform,
mempersiapkan Patrun Sample PP.
● Membuat Rencana Produksi Bordir.
55
● Melaksanakan proses kegiatan Bordir mengingat kualitas yang
diinginkan oleh buyer dan tepat waktu penyelesaian produksi sesuai
jadwal yang telah disepakati dengan Bagian Marketing.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
karyawan yang kurang berprestasi.
20. Finishing Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengecek absensi karyawan operator bagian Finishing.
● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses finishing.
● Mengawasi mutu dan hasil produksi packing yang berjalan.
● Memberikan pengarahan dan contoh membetulkan kesalahan.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
karyawan yang kurang berprestasi.
21. Washing Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Mengecek absensi karyawan operator gosok.
● Mengecek dan mengatur garment yang akan jalan proses gosok.
● Mengawasi mutu dan hasil gosok yang berjalan.
● Memberi contoh dan pengarahan membetulkan kesalahan.
56
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
bawahan yang kurang berprestasi.
22. Packing Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menerima barang jadi dari Bagian Finishing.
● Membuat Laporan Terima Barang.
● Memberi pengarahan kepada bawahan tentang Tata Kerja Packing yang
efektif dan efisien.
● Mengawasi proses packing.
● Memeriksa cap / print pada polibag.
● Membuat laporan harian dan bulanan hasil kerja packing.
Wewenang :
Menilai, menegur dan membuat rekomendasi penyesuaian upah
bawahan yang berprestasi dan pemutusan hubungan kerja terhadap
bawahan yang kurang berprestasi.
23. Quality Assurance Manager
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Menetapkan Rencana Mutu.
● Menerapkan Rencana Mutu.
● Menetapkan Standar Operating Prosedur.
● Menerapkan Standar Operating Prosedur.
57
● Menetapkan Instruksi Kerja.
● Menerapkan Instruksi Kerja.
● Memonitor dan mengecek hasil kerja sample yang akan dikirim ke
Buyer atau Agen untuk diapprove.
● Melayani dan menyiapkan barang yang akan diinspect oleh buyer
(membuat pelanggan puas).
● Membuat data atau laporan harian dan bulanan ke Direktur Operasional.
Wewenang :
● Menetapkan standar mutu hasil kerja di bagian produksi sesuai
persyaratan-persyaratan buyer.
● Mengadakan pengukuran, analisa dan perbaikan terus-menerus terhadap
mutu barang, manusia, sarana dan prasarana alat kerja masing-masing
departemen.
24. Quality Assurance Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab :
● Melaksanakan pemeriksaan dan pengujian bahan baku, assesories, dan
proses produksi secara cepat dan akurat.
● Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan dengan target 100%.
● Melaksanakan program kalibrasi terhadap mesin dan peralatan
penolong yang dianggap perlu secara berkala sesuai target hingga
100%.
● Melaksanakan dan mengkaji audit mutu internal secara konsisten.
● Melakukan penelitian dan pengembangan produk.
58
● Melakukan pengujian, pemeriksaan, pengendalian mutu terhadap
produk in-process dan produk jadi hingga 100%.
3.2 Sistem yang Berjalan
Proses bisnis pada area fungsi pemasaran yang sedang berjalan pada PT.
Rapico Busana Permata Indah dijelaskan melalui Rich Picture dan Class Diagram
berikut :
59
3.2.1 Rich Picture
Customer
Telepon / Email / Fax
Staff Marketing
Quotation Order
Fit & PP Sample
Bagian Sampling
Fit & PP sampleSize Spec
Corrections
Trim card & Fabric Sample
Worksheet
Purchase Order
Sample Fabric & Accecories
$ $$
Bagian Purchasing
Bagian Finance& Accounting
Bagian EXIM
Bagian Produksi / Gudang
PP Sample
Sales Order
Hasil Produksi
Suppliers
Request Sample
Bah
an b
aku
&pe
mba
ntu
Del
iver
y O
rder
Pac
king
Lis
t
Invo
ice
B/L
/ A
WB
Bill O
f Material
Request S
ample F
abrics & A
ccecories
Invoice
Payto $
BuktiPembayaran
Copy PO
PurchaseOrder
PurchaseOrder Asli
Delivery Order
Invoice
Eksekutif
Report
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan
60
Proses Bisnis
Pada PT. Rapico Busana Permata Indah, proses pemesanan dapat dilakukan
melalui telepon, email dan fax yang semuanya akan diterima oleh staff marketing.
Setelah melakukan konfirmasi pesanan, pihak customer akan memberikan trim card
& fabric sample serta quotation order ke staff marketing yang kemudian akan
dipelajari lebih lanjut atas pemesanan tersebut dan menjawab pihak customer dengan
harga yang ditawarkan. Apabila buyer setuju dengan penawaran harga yang
diberikan dari pihak marketing, maka customer akan memberikan purchase order
kepada staff marketing. Semua transaksi penjualan yang masuk akan dicatat kedalam
database dan nantinya akan dibuat report kepada eksekutif. Selanjutnya staff
marketing akan meminta bagian sampling untuk membuat fit & pp sample dan size
specification berdasarkan pesanan, yang nantinya akan dikembalikan kepada pihak
customer untuk disetujui. Jika pihak customer tidak menyetujuinya, staff marketing
akan meminta kembali bagian sampling untuk melakukan corrections atas fit & pp
sample dan size specification yang telah dibuat. Jika status fit & pp sample telah
disetujui oleh pihak customer, maka staff marketing akan membuat bill of material,
worksheet dan request sample fabrics & accecories kepada bagian purchasing.
Selain itu juga, staff marketing akan membuat sales order beserta instruksi
pengerjaan pp sample (sample yang menggunakan bahan baku dan bahan pembantu
yang asli yang sesuai dan sudah disetujui oleh customer) kepada bagian produksi
Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemesanan sample yang dibutuhkan
pada bagian produksi terhadap supplier tertentu yang berkualitas baik (dalam hal
bahan dan harga), selanjutnya bagian purchasing akan mengeluarkan purchase order
kepada supplier yang terpilih dan barang akan dikirim ke bagian produksi atau
gudang beserta delivery order. Semua dokumentasi berupa copy purchase order,
61
invoice, purchase order asli, delivery order, dan bukti pembayaran dari customer
akan diserahkan kepada bagian accounting & finance. Setelah semua hasil produksi
selesai atau terpenuhi , akan diinspek oleh quality control finishing pada bagian
produksi untuk memastikan bahwa barang yang dihasilkan sudah sesuai standar
buyer dan hasil produksi tersebut akan diserahkan kepada bagian exim agar dapat
segera dilakukan proses pengiriman barang kepada pihak customer berikut packing
list, invoice, BL atau AWB (Bill of Leading / Air way Bill).
62
3.2.2 Class Diagram
Karyawan
BagSample
BagMarketing
BagShipping BagFinance
Customer Sample
Quotation
1
1..*
1..* 1
1
1..*
1
1 1..*
1
CustomerOrder
CustOrderDetail
1
1..*
1
1..*
ReceiveInventory
Inventory
1..*1
Worksheet 11
BagGudang
1..* 1
Delivery Invoice
CreditInvoice
*
*
1 1..* 1..* 1
1
1
1 1
1
1..*
Model
* *
*
*
DeliveryDetails
**
*
*
1
0..*
*
*
*
*
1
0..*
Supplier
Competitor
Country
Supplier Details ItemRegional
Marketshare
1 1..*
1
1..*
1..*
1
1..*
1
1 1..*
1..* 1
1
1..*
1
1..*
Gambar 3.3 Class Diagram Sistem yang Berjalan
63
3.2.3 Database yang Berjalan
FILE KARYAWAN
Nama : Karyawan
Primary Key : NIK
Nama Field Type Panjang Keterangan NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan Name Text 25 Nama Karyawan Potition Text 25 Posisi Karyawan Address Text 40 Alamat Karyawan ContactNumber1 Number 14 No Telp Karyawan 1 ContactNumber2 Number 14 No Telp Karyawan 2 ContactNumber3 Number 14 No Telp Karyawan 3 Email Text 40 Email Karyawan
Tabel 3.1 File Karyawan
FILE CUSTOMER
Nama : Customer
Primary Key : CustomerId
Foreign Key : CountryId ( Refer to Country)
Nama Field Type Panjang Keterangan CustomerId Text 8 Id Customer Name Text 25 Nama Customer Address Text 40 Alamat Customer CountryId Text 25 Negara ContactNumber1 Number 14 No Telp Customer 1 ContactNumber2 Number 14 No Telp Customer 2 ContactNumber3 Number 14 No Telp Customer 3 Email Text 40 Email Customer
Tabel 3.2 File Customer
64
FILE QUOTATION
Nama : Quotation
Primery Key : QuotationId
Foreign Key : NIK ( Refer to Karyawan )
CustomerId ( Refer to Customer)
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Quotation QuotationId Text 8 Id Quotation CustomerId Text 8 Id Customer NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan ModelId Text 25 Model Quantity Number 8 Quantity SamplePromiseDate Date 14 Sample Promise Date
Tabel 3.3 File Quotation
FILE SAMPLE
Nama : Sample
Primary Key : SampleId
Foreign Key : NIK ( Refer to Karyawan )
QuotationId ( Refer to Quotation)
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Sample SampleId Text 8 Id Sample QuotationId Text 8 Id Quotation
Tabel 3.4 File Sample
65
FILE CUSTOMER ORDER
Nama : CustomerOrder
Primary Key : CustOrderId
Foreign Key : NIK ( Refer to Karyawan )
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Customer Order CustOrderId Text 8 Id Customer Order NIK Text 8 Nomor Induk Karyawan Promise_Date Date 14 Promise Date CustomerId Text 8 Id Customer TolerenceProduct Number 8 Toleransi Produk TolerenceReject Number 8 Toleransi Reject
Tabel 3.5 File Customer Order
FILE CUSTOMER ORDER DETAIL
Nama : CustOrderDetail
Primary Key : DetailId
Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )
QuotationId( Refer to Quotation )
Nama Field Type Panjang Keterangan DetailId Date 14 Id Detail CustOrderId Text 8 Id Customer Order QuotationId Text 8 Id Quotation Size Text 2 Ukuran Color Text 8 Warna Quantity Number 8 Quantity PricePerPieces(USD) Text 14 Price SpellingId Text 8 Id Spelling
Tabel 3.6 File Customer Order Detail
66
FILE WORKSHEET
Nama : Worksheet
Primary Key : WorksheetId
Foreign Key : DetailId ( Refer to DetailOrder )
Item ( Refer to Material)
Nama Field Type Panjang Keterangan WorksheetId Text 8 Id Worksheet DetailId Text 8 Nomor Detail Order ItemId Text 8 Id Item Bahan Quantity Text 8 Jumlah Spelling_value Text 8 Nilai Spelling
Tabel 3.7 File Worksheet
FILE SUPPLIER
Nama : Supplier
Primary Key : SupplierId
Nama Field Type Panjang Keterangan SupplierId Text 8 Id Supplier Name Text 25 Nama Supplier Address Text 40 Alamat Supplier Phone Number 14 Nomor Telp Supplier Email Text 40 Email Supplier Contact_Person Text 25 Contact Person
Tabel 3.8 File Supplier
67
FILE RECEIVE INVENTORY
Nama : ReceiveInventory
Primary Key : ReceiveId
Foreign Key : InventoryId ( Refer to Inventory )
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Receive Inventory ReceiveId Text 8 Id Receive Inventory ReceiveQuantity Number 8 Jumlah Receive
Inventory InventoryId Text 8 Id Inventory
Tabel 3.9 File Receive Inventory
FILE INVENTORY
Nama : Inventory
Primary Key : InventoryId
Nama Field Type Panjang Keterangan
InventoryId Text 8 Id_Inventory ModelId Text 8 Id Model SpellingId Text 8 Id Spelling
Tabel 3.10 File Inventory
68
FILE DELIVERY
Nama : Delivery
Primary Key : DeliveryId
Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )
Nama Field Type Panjang Keterangan DeliveryId Text 8 Id Delivery CustOrderId Text 8 Id Customer Order Date Date 14 Tgl ActualDeliveryDate Date 14 Tgl Delivery
Tabel 3.11 File Delivery
FILE DELIVERY DETAILS
Nama : DeliveryDetails
Primary Key : DelieryDetailsId
Foreign Key : DeliveryId ( Refer to Delivery )
InventoryId ( Refer to Inventory )
CustOrderId ( Refer to CustomerOrder )
Nama Field Type Panjang Keterangan DeliveryDetailsId Text 8 Id Detail Delivery DeliveryId Text 8 Id Delivery InventoryId Text 8 Id Inventory Quantity Number 14 Jumlah Delivery CustOrderId Text 8 Id Customer Order
Tabel 3.12 File Delivery Details
69
FILE INVOICE
Nama : Invoice
Primary Key : InvoiceId
Foreign Key : CustOrderId ( Refer to CustomerOrder)
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tgl Invoice InvoiceId Text 8 Invoice Number CustOrderId Text 8 Id Customer Order
Tabel 3.13 File Invoice
FILE CREDIT INVOICE
Nama : CreditInvoice
Primary Key : CInvoiceId
Foreign Key : InvoiceId ( Refer to Invoice )
Nama Field Type Panjang Keterangan CinvoiceId Text 8 Nomor Credit InvoiceInvoiceId Text 8 Nomor Invoice TotalCInvoice Text 14 Total Credit Invoice
Tabel 3.14 File Credit Invoice
70
FILE MODEL
Nama : Model
Primary Key : ModelId
Foreign Key : StyleId ( Refer to Style )
TypeId ( Refer to Type )
SeasonId ( Refer to Season )
Nama Field Type Panjang Keterangan ModelId Text 8 Id Model StyleId Text 14 Style TypeId Text 14 Type SeasonId Number 14 Season Notes Text 25 Catatan
Tabel 3.15 File Model
FILE COMPETITOR
Nama : Competitor
Primary Key : CompetitorId
Foreign Key : CountryId ( Refer to Country )
Nama Field Type Panjang Keterangan CompetitorId Text 8 Id Pesaing Name Text 25 Nama Address Text 40 Alamat CountryId Text 8 Id negara
Tabel 3.16 File Competitor
71
FILE COUNTRY
Nama : Country
Primary Key : CountryId
Foreign Key : RegionalId ( Refer to Regional )
Nama Field Type Panjang Keterangan CountryId Text 8 Id Negara CountryName Text 25 Nama negara RegionalId Text 8 Id Regional
Tabel 3.17 File Country
FILE REGIONAL
Nama : Regional
Primary Key : RegionalId
Nama Field Type Panjang Keterangan RegionalId Text 8 Id Negara Regional Text 25 Nama Regional
Tabel 3.18 File Regional
FILE MARKETSHARE
Nama : Country
Primary Key : ShareCountryId, CompetitorId, SupplierId
Nama Field Type Panjang Keterangan ShareCountryId Text 8 Id share country CompetitorId Text 8 Nama pesaing SupplierId Text 8 Id Supplier
Tabel 3.19 MarketShare
72
FILE SUPPLIER DETAILS
Nama : SupplierDetails
Primary Key : SupplierId, ItemId
Nama Field Type Panjang Keterangan Date Date 14 Tanggal SupplierId Text 8 IdSupplier ItemId Text 8 Id Item ItemQuantity Number 8 Kuantitas Item GrossItemIncome Number 8 GrossItemIncome
Tabel 3.20 Supplier Details
FILE COMPETITOR DETAILS
Nama : CompetitorDetails
Foreign Key : CountryId ( Refer to Country )
Nama Field Type Panjang Keterangan CompetitorId Text 8 Id Pesaing Date Date 14 Tanggal GrossIncome Number 8 GrossIncome
Tabel 3.21 File Competitor Details
73
3.3 Permasalahan
Permasalahan yang dihadapi adalah sistem informasi yang berjalan sekarang
sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan user terutama dalam mendukung
perencanaan dan pengambilan keputusan. Beberapa keterbatasan yang ada dan
mengakibatkan permasalahan tersebut di atas adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan eksekutif akan laporan pengecualian ( exception report ) sebagai
salah satu upaya untuk memfokuskan perhatian eksekutif pada titik permasalahan
tertentu tidak dapat terpenuhi.
2. Tidak ada fasilitas penelusuran atau perincian ( drill down ) yang bisa membantu
eksekutif untuk men-track suatu angka ekspor yang menurutnya perlu perhatian
khusus.
3. Kebutuhan eksekutif terhadap informasi analisa kecenderungan atau peramalan
( trend analysis or forecasting ) sebagaimana dimaksudkan untuk mendukung
perencanaannya tidak terpenuhi.
4. Laporan yang disajikan semuanya dalam bentuk tabulasi dan tidak diintegrasikan
dengan format pendukung lainnya seperti grafik.
3.4 Pemecahan Masalah
1. Merancang Sistem Informasi Eksekutif yang mampu memberikan informasi yang
bersifat summary disertai dengan kemampuan untuk men-drill down sehingga
eksekutif mampu mengetahui penyebabnya jika ternyata terdapat variance yang
mencolok antara target dengan realisasi.
2. Memfasilitasi sistem dengan kemampuan merepresentasikan data dalam bentuk
grafik dan format penyajian informasi yang fleksibel melalui fasilitas drill across
74
sehingga memudahkan eksekutif pemasaran untuk menganalisa data dalam
berbagai dimensi yang berbeda.
3. Menyajikan laporan pengecualian ( exception report ) dan beberapa data
eksternal lainnya sehingga memungkinkan eksekutif untuk melakukan antipasi
yang cepat atas suatu keadaan tertentu.
3.5 Analisis CSF ( Critical Success Factor ) dan KPI (Key Performance
Indicator )
Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) merupakan bagian
penting yang tidak terpisahkan di dalam peta kesuksesan suatu organisasi. Sedangkan
Kunci Performa Indikator ( Key Performance Indicator ) merupakan suatu indikator
agar Faktor Penentu Keberhasilan ( Critical Success Factor ) dapat tercapai.
Pemetaan yang tepat sasaran diperlukan untuk mewujudkan angka pertumbuhan
ekspor yang diharapkan dan tentunya memerlukan pengkajian mendalam atas
berbagai potensi yang dimiliki ( internal factors ) dan interaksinya dengan
lingkungan ( external factors ). Ini berarti potret keberhasilan suatu organisasi sudah
dapat diprediksikan jikalau hasil yang memuaskan atau keadaan yang ditargetkan
dapat tercapai.
Adapun faktor CSF dan KPI pada PT. Rapico Permata Busana Indah adalah :
• Mengurangi sisa bahan yang terbuang
Pengurangan sisa bahan yang terbuang menjadi bagian yang penting di dalam
peningkatan eksport karena bertujuan untuk mengurangi cost.
KPI : Dengan memperkecil spelling dari 5-8 % menjadi 3-5 % tergantung
dari quantity barang.
75
● Memonitor proses selling untuk meningkatkan volume penjualan
Untuk meningkatkan volume penjualan, memonitor proses selling juga termasuk
merupakan bagian yang penting sebagai faktor penentu keberhasilan.
KPI : Proses Selling menjadi lebih cepat dari 2,5 bulan menjadi 2 bulan
● Mengontrol kualitas produk
Pengkontrollan kualitas produk yang lebih baik mempunyai pengaruh yang besar
dalam dunia eksport untuk menarik minat konsumen dan tentunya dengan
kualitas yang sudah distandarisasikan.
KPI : Meminimalkan reject.
● Mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitasnya
Dengan mengevaluasi antara target penjualan dengan nilai aktualitas dapat
dijadikan untuk analisis evaluasi pencapaian target penjualan.
KPI : Meningkatkan Indikator pencapaian target penjualan sebesar 20%.