專案管理：加速組織運作 提升營運效率

新諾資訊顏士傑

Agenda

• 專案的定義

• 成功的專案

• 專案管理

• Program and Portfolio management

• Project Management Office

• 參考資料

何謂專案？

••A Project is a temporary endeavorA Project is a temporary endeavorundertaken to create a uniqueundertaken to create a uniqueproduct, service, or result.product, service, or result.

•-- PMI, PMBOK

專案的特性

✴特定明確的目標

✴時程:有預定的時程 & 明確的完工期限

✴具獨特性/非重複性/暫時性的工作

✴資源運用-資源的整合 & 有限資源限制

✴複雜性

✴不確定性

✦受外在因素影響甚大

✦變動性大

人生無處不專案

• 煮一頓飯

• 籌備一場婚禮

• 開發一個產品

• 舉辦公司旅遊

• 送一個人到月球上

專案目標

• 專案一定有一個可行的目標

• 如果你無法達成一個天馬行空的目標，那算不算失敗？ - 專案管理聖經

Bring me a rock!

專案目標實例

結婚舉辦員工旅遊

成功的專案

• 在預定的時間及成本內，完成既定的專案範圍，並有相對的結果產出

• 所有利害關係人滿意

專案成功的實例 (I)

• 婚禮的成功雙方親友滿意在期限內完成溫馨浪漫 （華麗）在預期的預算內

專案成功的實例 (II)

登陸月球專案的成功必須真的登陸月球達到宣傳效果提供科學研究資料人必須平安返回地球在既定的時程及預算之內

專案管理

•是：

處理與人有關的事情

一種管理及領導

專門的科學

也是一種藝術

不是：

時程規劃

甘特圖

Microsoft Project

專案管理

•透過他人的努力，運用他人的專業技能及組織資源，在期限內，不超過預算地達成專案之預定成果

What’s in it for me?

•想影響他人為你做事，要將「我有什麼好處」永遠牢記心中。

•摘自【專案管理聖經】

優質管理四大要素

• 選擇對的人

• 為他們分配對的工作

• 讓他們保持積極

• 幫助團隊凝聚起來並維持團隊的凝聚力

• (其他一切都只是「文案」)

• Tom DeMarco - 最後期限

管理者應該做的事

••讓一個人發揮自己的能力和才幹讓一個人發揮自己的能力和才幹

•Tom DeMarco

專案管理鐵三角

範籌

時程 成本

弦律

節拍和弦

專案 vs 交響樂

• 作曲家，樂團指揮 vs 計劃者，管理者

• 交響樂 ﹣專案樂團指揮 ﹣專案經理樂器表演者 ﹣專案成員

•• 樂團可以練習，但專案無法預演樂團可以練習，但專案無法預演

專案管理專案管理該做些什麼？該做些什麼？

專案整合管理

1.專案計劃書發展2.專案計劃書執行3.整合變更控制

專案範籌管理

1.專案起始2.範籌規劃3.範籌定義4.範籌確認5.範籌變更控制

專案時間管理

1.活動定義2.活動排序3.活動期程估算4.時程發展5.時程控制

專案成本管理

1.資源規劃2.成本估算3.預算編列4.成本控制

專案品質管理

1.品質規劃2.品質確保3.品質控制

專案人力資源管理

1.組織規劃2.人員獲得3.團隊發展

專案溝通管理

1.溝通規劃2.資訊發佈3.績效報告4.結案管理

專案風險管理

1.風險管理規劃2.風險辨識3.風險定性分析4.風險定量分析

專案採購管理

1.採購規劃2.邀商規劃3.邀商作業4.商源評選

執行Executing

執行執行ExecutingExecuting

控制 Monitoring & Controlling控制控制 Monitoring & ControllingMonitoring & Controlling

起始Initiating

起始起始InitiatingInitiating

規劃Planning

規劃規劃PlanningPlanning

結案Closing

結案結案ClosingClosing

專案管理五大流程

常見工具與技術

• WBS 工作分解結構

• PERT 計劃評核術

• CPM 要徑法

• Earned Value 實獲值

• Risk Matrix 風險矩陣

How does a project get How does a project get to be a year late?to be a year late?

““One day at a timeOne day at a time””Fred Brooks, The Mythical Man-Month

？期

07

7

07

7

06

6

Program

Project A

Project Project AA

Project B

Project Project BB

Project C

Project Project CC

• 包含２個或２個以上的專案

• 專案是同時或依序進行

• 專案間有共同的商業目標

• 專案間彼此影響

Program Management

Coordinating several subprojects or a serieCoordinating several subprojects or a serief projects to meet some specific businesf projects to meet some specific businesbjectives.bjectives.

••Max WidemMax Widemahttp://www.maxwideman.cohttp://www.maxwideman.co

PortfolioPMBOK: PMBOK:

A portfolio is a collection of projects oA portfolio is a collection of projects oprograms and other work that are groupeprograms and other work that are groupetogether to facilitate effective management together to facilitate effective management that work to meet strategic businethat work to meet strategic busineobjectivesobjectives

PMI’s definition:A Project Management Office

is an organizational unit to centralize and coordinate

the management of projects under

its domain …

PMO 的功能✓Standardized

Methodologies ✓Standardized Processes✓Improved Risk Analysis✓Consistent Tool Usage✓Improved Reporting✓Improved Resource

Management✓Improved

Communication &

PMO

Eric Verzuh - The fast forward MBA in project management

Rothman - Manage it!

James P. Lewis - Mastering Project Management(專案管理聖經 - 劉孟華譯)

Tom DeMarco - The deadline (最後期限 - UML China 翻譯組，經濟新潮社)

PMI - Project management Body of Knowledgehttp://www.pmi.org/

Sakari Riihela - Conducting projects like musicInternational journal of project management Vol. 14, No. 3, P137-140, 1996

Setting up a PMO - Ronald K. Thomas, Baker &