2 kapsam yonetimi
-
Upload
beka-cotur-pmp -
Category
Services
-
view
239 -
download
0
Transcript of 2 kapsam yonetimi
Kapsam Yönetimi
Gereksinimleri Toplama
Kapsamı Belirleme
İş Kırılım Yapısını Oluşturma
Kapsamı Onaylama
Kapsamı Kontrol Etme
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
KapanışBilgi Alanı
Kapsam Yönetimi
Kapsam Yönetimi Planlama
Hazırlayan: Beka Çotur 2
• Proje Kapsam Yönetimi, projenin içine neler dahil, neler projenin dışında kalıyor sorusuyla ilgilidir.
• Kapsam Ürün Kapsamı ve Proje Kapsamını gösterir• Ürün kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve
fonksiyonlardır
• Proje kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır. Proje kapsamı teriminin bazen ürün kapsamını kapsadığı görülebilir.
• Gereksiz kapsamın projeye dahil edilmemesi gerekir, ek kapsam talepleri onay sürecinden geçirilmelidir!
Kapsam Yönetimi
Hazırlayan: Beka Çotur 3
• Kapsam Yönetimi Planlama: Proje kapsamının nasıl tanımlanacağı, geçerli kılınacağı ve kontrol edileceğini belgeleyen kapsam yönetimi planı oluşturma sürecidir
Kapsam Yönetimi Planlama
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Kapsam Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje yönetimi planı• Proje başlatma belgesi• Çevresel işletme faktörleri• Organizasyonel süreç
varlıkları
• Uzman görüşü• Toplantılar
• Kapsam yönetimi planı• Gereksinim Yönetim Planı
Hazırlayan: Beka Çotur 4
Kapsam Yönetimi Planı
• Ayrıntılı bir proje kapsam bildirimi hazırlanmasına yönelik süreç;
• Ayrıntılı bir proje kapsam bildiriminden İKY oluşturulmasına yönelik süreç;
• İKY'nin nasıl sürdürüleceğini ve onaylanacağını belirlemeye yönelik süreç;
• Tamamlanmış proje teslimatlarının resmi kabulünün nasıl yapılacağını belirlemeye yönelik süreç ve;
• Ayrıntılı proje kapsamı bildirimine yapılacak değişiklik taleplerinin nasıl işleme alınacağını kontrol etmeye yönelik süreç. Bu süreç doğrudan Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecine bağlıdır.
Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi Planlama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 5
Gereksinim Yönetim Planı
• Gereksinim aktivitelerinin planlanma, izlenme ve raporlanma şekli;
• Yapılandırma yönetimi aktiviteleri: ürüne yapılacak değişikliklerin başlatılma şekli, etkilerin analiz edilme biçimi, bu değişiklikleri onaylamak için gerekli yetki düzeylerinin yanı sıra bunların izlenme ve raporlanma şekilleri;
• Gereksinimleri önceliklendirme süreci;
• Kullanılacak ürün ölçütleri ve bunları kullanmanın gerekçeleri ve;
• Gereksinimlerin hangi özelliklerinin izlenebilirlik matrisine alınacağını gösteren izlenebilirlik yapısı.
Kapsam Yönetimi Kapsam Yönetimi Planlama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 6
• Gereksinimleri Toplama : Proje amacını gerçekleştirebilmek için paydaş ihtiyaçlarının toplanması ve dokümante edilmesidir. Gereksinimlerin önceliklendirilmesi ve anlaşmazlıkların çözümü gerekir.
Gereksinimleri Toplama
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Kapsam Yönetimi
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı• Gereksinim Yönetim Planı• Proje Başlangıç Belgesi• Paydaş Yönetim Planı• Paydaş Listesi
• Görüşmeler• Odak Grupları• Çalıştaylar• Grup yaratıcılık teknikleri• Anketler• Gözlem• Prototip• Karşılaştırma
• Gereksinim Dokümanı• Gereksinim Takip Tablosu
Hazırlayan: Beka Çotur 7
• Görüşmeler: Paydaşlarla direkt görüşme
• Odak Grupları: Kalifiye paydaşlar ve Konu uzmanları ile tartışmalar
• Çalıştaylar: Çapraz fonksiyonel gruplarla görüşme• JAD (Joint Application Design): Ortak Uygulama Tasarımı/Geliştirmesi
• QFD (Quality Function Development): Kalite Fonksiyon Yayılımı
Yeni ürün geliştirirken kritik özelliklerini belirlemeye yardımcı olur
Müşteri ihtiyaçlarının toplanması ile başlar : VOC (Voice of Customer) : Müşterinin Sesi
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 8
• Grup Yaratıcılık Teknikleri: • Beyin fırtınası
• Nominal grup tekniği: oylama ve sıralama
• Delphi tekniği: uzman tarafından anket cevaplanması ve anonim geri dönüş
• Fikir haritalama
• Benzeşim şeması: benzer fikirleri gruplandırma
• Grup Karar Verme Teknikleri• Oy birliği
• Çoğunluk (>%50)
• Çoğulculuk: en büyük kesimin kararının uygulanması
• Diktatörlük
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 9
• Benzeşim Şeması:• Gereksinimler benzerliklerine göre gruplara ayrılır
• Daha önce fark edilmemiş kapsam riskini belirlemek için kolaylık sağlar
Kapsam Yönetimi
Kitabevi Bilgisayarlar Ofis Alanı Müşteri Hizmetleri
15000 kitapOrtak kullanım için 48 bilgisayar
4 ofis, 15 kübikAlan başına bilgisayar ve telefon bulunan 1 masa
15 değişik kategoriZiyaretçi hizmet masası için 12 bilgisayar
1 yönetici ofisi
Kolay bulmak için yukardakileri etiketleme
Personel ofisleri için 12 bilgisayar
Yönetim alanlarına yakın müdür ofisleri
Her alan için yazıcı / Ortak kullanım için 7 yazıcı
Her müdür alanına 5 kübik Yeni belirlenen gereksinimler
Gereksinimleri Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 10
• Anketler : çok sayıda cevap veren
• Gözlem : kişileri kendi ortamında izleme
• Prototip : çalışan bir model yaparak erken geri dönüş sağlanması
• Karşılaştırma
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 11
Paydaş Gereksinimlerini Dengeleme:• Bazı sorunlar Proje Yöneticisinin çözemeyeceği kadar karmaşık olabilir
• Talep edilen gereksinimleri çözmek için aşağıdakiler göz önüne alınır:• İşin gerekçesi
• Proje Başlangıç Belgesi
• Proje kapsam tanımı
• Proje kısıtlamaları
• Önerilen aktiviteler: Uyuşmazlık çözümü, takım dayanışması, problem çözme becerileri, üst yönetime iletme, paydaştan onay alma
• Projenin yapılma nedeni ile ilgili olmayan istekler geri çevrilmelidir
Kapsam Yönetimi
!
Gereksinimleri Toplama
Hazırlayan: Beka Çotur 12
Araçlar
• Gereksinim Dokümanı: her bir gereksinimin projeyle bağlantılı iş ihtiyacını nasıl karşıladığını açıklar. Gereksinimler başlangıçta genel bir liste olarak hazırlanabilir ve daha çok bilgi elde edildikçe kademeli olarak daha ayrıntılı hale gelebilir.
• Gereksinimlerin net ve kabul edilebilir olması için aşağıdaki şartlar karşılanmalıdır: • Specific açık, net ve anlaşılır • Measurable ölçülebilir• Achievable ulaşılabilir• Relevant ilgili• Time bound zaman sınırlı
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 13
• Gereksinim Dokümanının bileşenleri aşağıdaki gibi olabilir
• Aşağıdakileri içeren iş gereksinimleri:• İzlenebilirlik açısından iş ve proje hedefleri;
• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun iş kuralları;
• Organizasyonun yol gösterici ilkeleri.
• Aşağıdakileri içeren Paydaş gereksinimleri:• Organizasyonun diğer alanları üzerindeki etkiler;
• Projeyi gerçekleştiren organizasyonun içindeki veya dışındaki diğer birimler üzerindeki etkiler;
• Paydaş iletişimi ve raporlama gereksinimleri.
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 14
• Aşağıdakileri içeren Çözüm gereksinimleri:• Fonksiyonel ve fonksiyonel olmayan gereksinimler;• Teknoloji ve standart uyumu gereksinimleri;• Destek ve eğitim gereksinimleri;• Kalite gereksinimleri; ve• Raporlama gereksinimleri, vb (çözüm gereksinimleri yazılı olarak, model oluşturarakya da her iki biçimde de belgelenebilir).
• Proje gereksinimleri şu şekildedir:• Hizmet, performans, güvenlik, uyum, vb. konuların düzeyleri ve;• Kabul kriterleri.
• Geçiş gereksinimleri.• Gereksinim varsayımları, bağımlılıkları ve kısıtları.
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 15
Gereksinim izlenebilirlik Matrisi
Gereksinim izlenebilirlik matrisi, ürün gereksinimlerinin başlangıç noktalarıyla bu gereksinimleri karşılayan teslimatların bağlantısını gösteren bir tablodur. İzlenmesi gereken maddeler:
• İş ihtiyaçları, fırsatlar, amaçlar ve hedefler;• Proje hedefleri;• Proje kapsamı/ İKY teslimatları;• Ürün tasarımı;• Ürün geliştirme;• Test stratejisi ve test senaryoları;• Genel gereksinimlerden daha ayrıntılı gereksinimlere geçme
Kapsam Yönetimi Gereksinimleri Toplama
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 16
• Kapsamı Belirleme: Proje ve ürünün ayrıntılı bir açıklamasının oluşturulması sürecidir. Projeye neyin dahil olup olmadığı belirlenir.
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Kapsamı Belirleme
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı• Proje Başlangıç Belgesi• Gereksinim Dokümanı• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Uzman Görüşü• Ürün analizi• Alternatiflerin belirlenmesi• Çalıştaylar
• Proje Kapsam Bildirimi• Proje dokümanları
güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 17
• Projede ve çıktılarda nelerin dahil edilip edilmeyeceği belirlenir• Ürün Kapsamı: Bir ürün, hizmet ya da sonucu tanımlayan özellikler ve
fonksiyonlardır• Proje Kapsamı: Belirtilen özelliklere ve fonksiyonlara sahip bir ürün, hizmet
ya da sonucu teslim etmek için yapılması gereken çalışmalardır
• Ürün Analizi: • Sponsor / Müşteri tarafından belirlenmiş amaç ve tanım analiz edilerek
somut teslimatlara dönüştürülür. ürün kırılımı, sistem analizi, gereksinim analizi, sistem mühendisliği değer mühendisliği ve değer analizi gibi teknikleri içerir.
Kapsamı BelirlemeKapsam Yönetimi
Araçlar
Hazırlayan: Beka Çotur 18
Proje Kapsam Bildirimi
• Kapsam belirleme aktivitesinin sonucu çıkarılır, projenin kapsamı, başlıca teslimatlar, varsayımlar ve kısıtlar açıklanır. Ayrıca, proje teslimatları oluşturmak için gerekli teslimatları ve çalışmaları ayrıntılı olarak açıklar.
Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 19
Proje Başlatma Belgesi vs Proje Kapsam Bildirimi
Kapsam Yönetimi Kapsamı Belirleme
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 20
• İş Kırılım Yapısını Oluşturma : Proje teslimatlarının ve proje çalışmalarının daha küçük ve yönetilebilir bileşenlere ayrılmasıdır
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
İş Kırılım Yapısını Oluşturma
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Kapsam yönetimi planı• Proje Kapsam Bildirimi• Gereksinim Dokümanı• Çevresel İşletme Faktörleri• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Bileşenlere ayırma• Uzman Görüşü
• İKY (İş Kırılım Yapısı)• İKY Sözlüğü • Kapsam Dayanağı• Proje dokümanları
güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 21
• İKY Örneği:
• İKY bağımlılıkları göstermez
• İşleri çok fazla detaylandırmak, verimli olmayan yönetim çabasına neden olur
• İş paketleri: İş Kırılım Yapısının zamanlanabilir, bütçelenebilir, izlenebilir ve kontrol edilebilir en düşük seviyedeki detayıdır.
Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını Oluşturma
!
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 22
• İKY ve İKY sözlüğü ile birlikte Kapsam Dayanağını oluşturur.
• İKY Sözlüğü: çalışma paketleri ve kontrol hesapları da dahil olmak üzere, İKY’nin bileşenlerinin daha ayrıntılı olarak tanımlanmasını sağlar.• ürün kapsamı, • çıktılar, • ürün kabul kriterleri, • kapsam dışı özellikler, • ek riskler, • kısıtlamalar ve • varsayımları içerir
Kapsam Yönetimi İş Kırılım Yapısını Oluşturma
Çıktılar
Hazırlayan: Beka Çotur 23
• Hesap kodu• İş tanımı• Sorumlu kurum• İlgili Kilometretaşı• Gerekli kaynaklar
• Maliyet tahminleri• Kalite gereksinimleri• Teknik referanslar• Kontrat bilgisi
• Kapsamı Onaylama: Tamamlanan proje teslimatlarının kabulünün resmi hale getirilmesidir
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Kapsamı Onaylama
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje Yönetim Planı• Gereksinim
dokümantasyonu• Gereksinim Takip Tablosu• Doğrulanmış Teslimatlar• Çalışma Performansı
Verileri
• Denetim• Gruplar halinde karar alma
teknikleri
• Kabul Edilmiş Teslimatlar• Değişiklik İstekleri• Çalışma Performansı
Bilgileri• Proje Dokümanı
Güncellemeleri
Hazırlayan: Beka Çotur 24
• Tetkik, ölçüm, inceleme ve doğrulama gibi, çalışmaların ve teslimatların gereksinimlere ve ürün kabul kriterlerine uyup uymadığını belirlemeye yönelik aktiviteler içerir. Tetkik yerine bazen gözden geçirme, ürün gözden geçirmesi, denetim ve adım adım doğrulama terimleri kullanılır.
• Kalite Kontrolden farkı: Kalite kontrol teslimatların doğruluğu ile ilgilenir, onaydan önce gerçekleştirilmelidir.
Kapsam Yönetimi Kapsamı Doğrulama
Hazırlayan: Beka Çotur 25
Araçlar
• Kapsamı Kontrol Etme: projenin ve ürünün kapsam durumunun izlenmesi ve kapsam dayanağına yapılan değişikliklerin kontrol edilmesidir
Kapsam Yönetimi
Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol
Kapanış
Kapsamı Kontrol Etme
Girdiler Araçlar Çıktılar
• Proje Yönetim Planı• Çalışma Performans Verisi• Gereksinim
dokümantasyonu• Gereksinim Takip Tablosu• Organizasyonel Süreç
Varlıkları
• Varyans Analizi • Çalışma Performans Bilgileri• Değişiklik İstekleri• Proje Yönetim Planı
Güncellemeleri• Organizasyonel Süreç Varlıkları
Güncellemeleri• Proje Dokümanı
GüncellemeleriHazırlayan: Beka Çotur 26
• Varyans analizi, temel çizgi ve gerçekleşen performans arasındaki farklılık derecesini ve nedenini belirleme tekniğidir. Başlangıçtaki kapsam temel çizgisinden sapmanın büyüklüğünü değerlendirmek için proje performans ölçümleri kullanılır.
• Proje kapsam dayanağından sapmanın fazla olması durumunda önleyici / düzeltici aksiyon alınması gerekir
Kapsamı Kontrol EtmeKapsam Yönetimi
Hazırlayan: Beka Çotur 27
Araçlar
Kapsamı Kontrol EtmeKapsam Yönetimi
Kapsam Kontrolü sırasında
kapsam değişikliği ihtiyacıMaliyet ya da Zaman kontrolü vs
sırasında kapsama potansiyel etki
Entegre Değişiklik Kontrolü
Değişikliği Kabul Et / Reddet?
Kabul edilmiş değişikliği
ilerletmek için
Kapsam Kontrolüne dönHazırlayan: Beka Çotur 28
Çıktılar
• Kapsam Dayanağı Güncellemeleri: Onaylanmış değişiklik talepleri proje kapsamını etkilerse, kapsam bildirimi, iKY ve iKY sözlüğü gözden geçirilir ve Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde onaylanan değişiklikleri yansıtacak şekilde yeniden yayınlanır.