16.0 KASTNER» W,: EDV-gestützte Buchführungsauswertung · 2019-11-06 · 16.0 KASTNER» W,:...
Transcript of 16.0 KASTNER» W,: EDV-gestützte Buchführungsauswertung · 2019-11-06 · 16.0 KASTNER» W,:...
16.0 KASTNER» W,: EDV-gestützte Buchführungsauswertung
Zusammenfassung
Den Ämtern für Landwirtschaft gehen z.Zt. jährlich über 7000 Buchabschlüsse zu.
Die Kontrolle der Betriebsentwicklung und die Probleme der Datenaufbewahrung und
des Datenschutzes verlangen nach einer Unterstützung durch die EDV.
Der Datenfluß der Buchführungsunterlagen wird anhand eines Datenflußplanes ei—
läutert. Er enthält verschiedene Auswertungsstufen: eine Kurzauswertung zur
Verfolgung der betrieblichen Entwicklung über fünf Jahre anhand eines einge-
schränkten Datensatzes, eine Stufe intensiver Auswertung des vollständigen Jah-
resabschlusses und die anonyme Auswertung in Form von Durchschnittsstatistiken.
Auf Probleme des Datenschutzes wird besonders eingegangen.
KASTNER, N., München
16.1 Ausgangssituation
Zu Beginn der siebziger Jahre schrieb die "Richtlinie des Rates der Europäischen
Gemeinschaften vom 17. April 1972 über die Modernisierung der landwirt-
schaftlichen Betriebe" den Grundsatz fest, daß einzelbetriebliche Förderung
CEFP) eine Verpflichtung zur Buchführung auf 10 Jahre voraussetzt. Dieser
Grundsatz wurde in der "Verordnung des Rates vom 12. März 1985 zur Verbesserung
der Effizienz der Agrarstruktur" übernommen.
Aus den EFP-Auflagen der letzten zehn Jahre bestehen z.Zt. 7300 Buchführungen
in Bayern. Die Landwirte wenden dafür etwa 10,5 Mio DM auf. Die Abschlüsse sind
den Ämtern für Landwirtschaft (ÄfL) vorzulegen. Diesa sind nach den EFP-Richt-
linien gehalten
• die rechtzeitige Vorlage der Buchabschlüsse zu überwachen und auf die Ein-
haltung der Fristen hinzuwirken;
• die Abschlüsse zehn Jahre aufzubewahren;
• die Buchführungsergebnisse bei der Beratung des Betriebes zu verwenden. So-
fern sich Vermögensverluste abzeichnen, ist der Betriebsleiter schriftlich
darauf hinzuweisen. Die Bewilligungsstelle ist durch Abdrucke zu unterrich-
ten, sie hat erforderlichenfalls das die öffentlichen Darlehen verwaltende
Institut zu verständigen.
Allein die Tatsache, daB die ÄfL jährlich einen Stoß von 70 m Höhe an Abschlüssen
in Empfang nehmen, läßt es unmöglich erscheinen, allen Anforderungen der Unter-
lagen nachzukommen. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung der Unterlagen für 10
Jahre schafft außerdem Platzprobleme und Datenschutzprobleme.
Nachdem alle ÄfL 1986/87 mit PC's ausgestattet sind, die auch als Terminals im
Verbund mit dem Großrechner des Staatsministeriums eingesetzt werden können,
bestehen nunmehr die technischen Voraussetzungen, die betriebswirtschaftliche
Beratung mittels einer "EDV-gestützten Buchführungsauswertung" voranzubringen.
Nach unserer Kenntnis werden von den obengenannten 7300 ßuchabschlüssen etwas
über 6000 in Zusammenarbeit mit Buchstellen gefertigt, die sich leistungsfähiger
Rechenzentren bedienen. Bei den Buchstellen besteht bzw. bestand allerdings das
datenschutzrechtliche Problem, die Einwilligung des Landwirts - ihres Mandanten
• zu erhalten, die Buchabschlüsse künftig auf Datenträger anstelle auf Bergen
von Papier den ÄfL zu übergeben. Nach einer Aktion im letzten Halbjahr hoffen
wir nun auf etwa 5500 Buchabschlüsse des Hirtschaftsjahres 1986/87 auf Daten-
träger, die den ÄfL ab Februar 1988 zur Verfügung stehen werden.
16.2 Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirtschaft
Die Buchführungsdaten erreichen die Ämter für Landwirtschaft auf verschiedenen
Wegen.
KASTNER, W., München 146
Übersicht 1. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-
schaft Teil l
KASTNER, N., München 147
©
Stufe l
Übersicht 2. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-schaft Teil 2
KASTNER, W., München 148
D ) Stufe III
Grundfutterleistung.Nachzuchtbedarf undTierverluste, Dünger-aufwand, Kraftfutter-aufwand, Maschinen-kosten, Festkosten,Erträge, Leistungen,Preise, Finanzierung
und Liquidität,Gewinnreserven
Buchführungs-statistik des
AfL
Einsatz spezieller Software zur Unterstützung der Beratung
Übersicht 3. Datenfluß der Buchführungsergebnisse der Ämter für Landwirt-
schaft Teil 3
KASTNER, N., München 149
Neben den Buchabschlüssen auf Formularen haben die Buchstellen seit 1977 jährlich
das Datenblatt-Buchführung (BUF) - es handelt sich hierbei um einen Auszug von
Daten aus dem Buchabschluß - auf Datenträger vorgelegt. Diese Minimalinformation
je Betrieb ist immer dann vom AfL in die EDV einzuspeichern, wenn das Datenblatt
nicht auf Datenträger übermittelt wird. Für Betriebe, die ihre Buchführungs-
unterlagen nicht in Zusammenarbeit mit einer EDV-Buchstelle erledigen, muß die-
ser Neg auch künftig offen bleiben.
Wenn einer EDV-Buchstelle die Einwilligung zur Abschlußweitergabe auf Datenträ-
ger verweigert wurde, wird sie wie bisher die BUF's auf Datenträger übermitteln,
die Abschlüsse allerdings in gedruckter Form vorlegen. Im Normalfall sollten die
Abschlüsse ab 1986/87 auf Datenträger kommen und im Rechenzentrum des Staatsmi-
nisteriums (RZ-StMELF) gespeichert werden. Die Datenblattinhalte werden dann per
Programm aus den Abschlüssen erstellt.
Ganz gleich ob Abschlüsse oder Datenblätter verfügbar sind, in jedem Fall erfolgt
eine Plausibilitätsprüfung und die Abfrage vor dem Laden in die Datenbank, ob
aufgrund des in der Datenbank vorhandenen Förderungsinstruments l die Daten be-
rechtigterweise gespeichert werden dürfen.
Im Punkte A liegen nun die auf verschiedenen Wegen eingegangenen BUF-Informa-
tionen über die Betriebe vor. Ihre Zahl wird die Zahl der gespeicherten Ab-
schlüsse im Punkt B überschreiten.
16.2.1 Kontrolle der Buchführungsauflage
Das AfL kann nun die Erfüllung der Buchführungsauflage zu jeder Zeit überprüfen,
indem es sich die Betriebe mit gespeicherten oder die mit nicht gespeicherten
BUF"s tabellarisch ausdrucken läßt (Übersicht l auf Seite 147 und Übersicht 4
auf Seite 151). Auf die gleiche Weise kann es die Buchstellen gegan Ende des
Wirtschaftsjahres über die Betriebe informieren, die Datenblätter und Abschlüsse
vorzulegen haban.
über jeden geförderten Betrieb besteht ein Förderungssegment. Die Angaben
lassen u.a. die Verpflichtung zur Buchführung erkennen. Im Falle der Zu-
stimmung zur Einsichtnahme in den Buchabschluß ohne EFP-Buchfuhrungsaufläge
wird ein "künstliches" Förderungssegment angelegt, wenn das AfL die Einwil-
ligung des Landwirts dem StMELF schriftlich vorlegt.
KASTNER, W., München 150
mco
vT 0
in VT00 CO
coco
CO CO CONO O l— 1
CO CO OO
oo
eocooor--cocococoooC O C O C M O v c O i n C M C M C M
OOrHOOOr-10,-1
CMOfMCM^Hr- lCMCMCNJ
vT vTcc OO
oo CO
CO 00
00 CO 00
00 COin «o mco eo co
COCO COCO
eoco coco
co co co coin CM in mCO CO 00 OO
co oo co co oo co
vTCOCMco
co
cococococococococococor- -coooeooor-
oo CO 0>
r>. r>- vo000
0 0 CM
0 0 vT vT CM 0
r-i co o in co r-r-H 0 r-( 0 0 0
NO 0 CMCMO r-t
oo oo r-- oo co oo co
co co r^ eo co co co
i
CM co m co in
'
§0
rurM
r-.
0
zz:
in in m in mCO CO CO CO CO
co co oo co co co eo
meo CO
m CM in VT trco oo co co eo
vOCOinco
oo co oo coco co
oo
00
C O C O C O C O C O C O C O O O C O C O C O O O C O C O C O C O O O C O C O C O
eooocooocoeococococooor- -cooooococococooo
H5S22SSS2S.NCv.^.-^^NO
ininvomvovoininvovotnvoininvominminininin vo'in invomcMmmmvoinunminmoooooooooooooooooooooo o!o ooooooooooooo
0000000
in m m m min m
l-l r-t 0 0
1
co co r^- oo r^in in m vo in
SoUJ a:0000:
rH rH "Z.
O CM\
£ m NO z: oD Z X 1̂ - OO 2: U-r-
LJ2: ON UJ
00 X L U U< » i
^ » %
£., uj ccT^ u_ r:i-iea K x rro r3 ca ̂ oo 2: -2:ea<r:^:a£ ^{"^oüf^ — .^^üÜ!^ . i -<z>-<QiUJz :—KC
C_) OOl-H
rsii-scrauj
<«
< _i
^ v
« *^ «
« ^mc^S
VT O r— 1
* %' *
CO COCO
000
» % »
*•* *
000
C3 C3 C3
%
ZZCQQiZUJK-aMt— — 131— IDiSrDOOl— UJCCLU <r> LLJZ> (-(<»-(_) oo aüJt-crii^uj oo r>uj
SS5SS5SSSSRiS£SgSS^SS
OvTOf-IOOrMOCMCNJr-tr- IOOr-(f - IOOOO
:coeöcocococo«öcococooocococoeocococococo
OOvOOOONOOCMvTrHCMninvOCMCMvoOin
*
4k
UJUJOI— C3U.~ MNJZÜJ ^ HH ̂ UJ Qf _J O —1 2: H- S Di UJ 1—
5^5§<^5^u]"i^^5o<<^^^S25i<S
v?-^s?;s5;s^^c?^^^^^v?^^s^^2§2SOr-lCMOO^-tr- I r— ( r — lOOOCMi— (C3OOOOOOr - tC5NOC3^
^~~^~^^~^^^^~^^^~~^^^^~^^!^!vDincMooovor-cvo^minLn^NO^CMNOvTvccoov^voo
O^rov^^^^o^ovoo^voovovov^.0,0
Übersicht 4. Datenblatt Buchführung
KASTNER, N., München 151
Übersicht 4 wird dann nach Buchstellen sortiert angefordert. Sie enthält neben
der Anschrift, die Art der Förderungsmaßnahme (FOEART), das Bewilligungssdatum
(BDAT), als "GA" den Hinweis auf einen Gartenbaubetrieb und die Jahresangaben
der gespeicherten BUFls. Der Bewilligungszeitraum, für den Übersicht 4 erstellt
wird, ist variabel definierbar.
16.2.2 Kurzauswertung
Der weitere Ablauf sieht in Übersicht 2 auf Seite 148 eine erste Auswertungsstufe
in Form einer Kurzauswertung vor, die von den Daten der BUF's ausgeht. Daten-
schutzrechtliche Überlegungen lassen es angeraten erscheinen, auch dann als
ersten Schritt eine Kurzinformation über jeden Betrieb zu erstellen, wenn der
gesamte Abschluß gespeichert ist.
Stufe I der Auswertung erstellt mit der Übersicht 5 auf Seite 153 einen Gesamt-
überblick .
Die Betriebe sind darin nach der durchschnittlichen Eigenkapitalveränderung der
letzten fünf verarbeiteten Jahre sortiert. Sie enthält die Betriebs-Nrn.,
Adressen und die in den Durchschnitt eingerechneten Eigenkapitalveränderungen.
Der Gesamtausdruck nach Übersicht 5 auf Seite 153 dient der Beratung als Orien-
tierungshilfe, um die Betriebe mit unbefriedigender Betriebsentwicklung zu et—
kennen. Als Beispiel diene der Betrieb mit der Betr.-Nr. "178...044". Er weist
im fünfjährigen Mittel 11228.00 DM Eigenkapitalverluste pro Jahr auf. Für diesen
Betrieb ist in Übersicht 6 auf Seite 154 die "Einzelbetriebliche Kurzauswertung"
wiedergegeben. Man erhält sie über die Eingabe der Betr.Hr. unter Angabe des
letzten gespeicherten Jahres und die Eingabe einer "Auswahlart".
Die Kurzauswertung gibt anhand ausgewählter Kennzahlen einen überblick über die
letzten fünf Jahre hinsichtlich
• der Kapazitäten
• der Bilanz
• der Gewinn- und Verlustrechnung
• des Betriebserfolgs.
Außerdem sind die Ergebnisse der Plausibilitätsprüfung und ein Hinweis ersicht-
lich, aus welchem Jahr ein Abschluß gespeichert ist.
Auf die Zahlen des Beispiels soll nicht näher eingegangen werden.
16.2.3 Intensivauswertung des Buchabschlusses
Das Bayer. Datenschutzgesetz (BayDSG) bestimmt in Art. 4, daß die Speicherung,
Übermittlung, Veränderung und Löschung personenbezogener Daten nur zulässig ist,wenn
• sie durch das BayDSG oder eine andere Rechtsvorschrift erlaubt sind oder
• der Betroffene eingewilligt hat.
KASTNER, W., München 152
AFL M *e« URG
BETR.NR.-AFL 178*»*'44BEW.DATUM-EFP 100579
TRBUCHST. NR. 5 KUNDNR. 2
29
*,75
.06.1987
DATENBLATT-BUCHFUEHRUNG
LFD. NR. KENNWERT
1 LW. GENUTZTE FLAECHE2 DAV. GRUENLAND3 DAV. ZUGEPACHTET4 MILCHKUEHE5 RINDER BIS 1 JAHR6 RINDER UEBER 1 J.,ML7 RINDER UEBER 1 J . ,WBL8 ZUCHTSAUEN US., EBER)9 MASTSCHW.AB 20 KG LG
10 BRUTTOINVEST. INSG.11 DAR. WI.-GEBAEUDE12 DAR. MASCHINEN13 AKTIVAVERAENDERUNG14 EIGENKAPITALVERAEND.15 KORRIG. EIGENKAPITALVER.16 FREMDKAPITALVERAEND.17 FREMDKAPITAL INSG.18 FREMDKAP. MITTEL U.KURZFR.
HAHAHASTSTSTSTSTST
DDMDMDM
2)DMDM
3) DM2) DM
DMDM
19 VERMOEG.AN MASCH . , VIEH, UML . DM20 ENTNAHMEN21 EINLAGEN
22 UNTERNEHMENSERTRAG23 DAR. ERTRAG NEBENBETR.24 DAR. PACHT, ZINS, NEUTR.ERTR25 UNTERNEHMENSAUFWAND26 DAR. ABSCHREIBUNGEN27 DAR. PACHTAUFW.28 DAR.ZINSAUFW.29 DAR. NEUTR. AUFW.30 GEWINN31 GEWINNRATE32 Z. E. BETRIEBSEINKOMMEN33 Z. E. BETRIEBSEINKOMMEN E34 PLAUSIBILITAET FEHLERFREI35 DATENBLATT AUS ABSCHLUSS
DMDM
DMDM
. DMDMDMDMDMDMDMX
DMiM/HA
+
A
1982
29,6113,71
2826
29898
15263
36760
1459021270021549382539737352
135780-132
29380110975161042460
1079120362480518,2610844366-f
1983
29,6111,5010,00
29
24
16357
8975-837
-33871
33035178937717821588813648232011
88079395
5675117479172212760127871167
-29400-33,37-18756
-633+
1984
29,6111,6110,00
21
27
28393
232451482411572
-2476176461349161784852597431107
130087115954
123648198002870
12917327464394,9424431825+
1985
29,6111,6610,00
26
29
8080
11842-12341-29041
18188194649606071709243029528224
90131
9458117101203342020126831677
-26970-29,92-15974
-539+
1986
30,5613,5710,00
27
22
-136412864386
-49271-41564-1810035888230537659891417285356327345
130609
867514595520404369015325794
-15346-11,74-4167-136+A
1) DIE BRUTTOINVESTITIONEN ENTHALTEN DIE ZUGAENGE AN ANLAGEVERMOEGEN UNDVERAENDERUNGEN DES VIEH- UND UMLAUFVERMOEGEN.2) ANGABE NUR MOEGLICH BEI VORLIEGEN ZWEIER AUFEINANDERFOLGENDER JAHRE.3) NUR ERMITTELBAR, WENN DER VOLLSTAENDIGE BUCHABSCHLUSS GESPEICHERT IST.
DIESE AUFLISTUNG ERSETZT NICHT DIE ANALYSE DES VOLLSTAENDIGEN JAHRESAB-SCHLUSSES.
übersieht 6. Einzelbetriebliche Kurzauswertung
Nach dem Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichtes kommt noch der Ge-
sichtspunkt der Zweckbestimmung der Daten hinzu. Danach herrscht die Rechts-
auffassung, daß die Stufe I der Auswertung durch die Verordnung (EWG) Nr. 797/85
des Rates vom 12.03.1985 gedeckt ist. Der Ausdruck des evtl. gespeicherten Ab-
schlusses ist darin eingeschlossen. Weitergehende Auswertungen per EDV werden
dagegen als Zweckänderung gewertet und deshalb als zustimmungspflichtig erach-
tet.
Vor Punkt C der Übersicht 2 auf Seite 148 muß deshalb nach der Frage, ob ein
Abschluß gespeichert ist, geklärt werden, ob eine Einwilligung zur Intensivaus-
wertung vorliegt.
Im Ablehnungsfall wird der Abschluß nur in die anonyme Buchführungsstatistik des
Anschlußpunktes D eingehen.
KASTNER, W . , München 154
Im Zustimmungsfall kann das AfL für jeden Betrieb mit gespeichertem Abschluß den
Betriebsvergleich und eine Reihe von Soll-Ist-Vergleichen sowie andere Informa-
tionen aus dem Abschluß in übersichtlicher Form abrufen.
Je nach Bedarf werden die Detailauswertungen an andere Fachabteilungen weitei—
gegeben (die Programme nach den Abschlußpunkten C und D liegen z.Zt. erst teil-
weise vor) .
16.3 Datenschutz
Fragen des Datenschutzes wurden bereits mehrmals angesprochen. Auf einen weite-
ren Punkt soll noch aufmerksam gemacht werden. An keiner Stelle des Datenfluß-
planes ist eine Übergabemöglichkeit einzelbetrieblicher Daten, z.B. auf den
Speicher eines PC's des Amtes für Landwirtschaft, vorgesehen. Dabei ist das AfL
selbst speichernde Stelle i.S. des Art. 5 Abs. 3 BayDSG. Alle Auswertungen werden
vom zentralen Rechner nach landeseinheitlichen Programmen erstellt. Das
Staatsministerium möchte dadurch dem Datenschutz absoluten Vorrang vor noch so
wünschenswerten Sonderauswertungen einräumen.
16.4 L i t e ra t u r
Kastner, N.
Auswertung des Datenblattes - Buchführung
in: Schule und Beratung, H. 11, 1983
KASTNER, N., München 155