Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V

Tlf. : 87 15 00 00

Dato: 6. januar 2015

Side 1/1

AARHUS UNIVERSITET

Møde den: 12. januar 2015, kl. 13.00-15.30 2640-013 Grupperum nederste etage Interim LSU Økonomi og Bygninger Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Arne

N. Skov, Berit Kornbæk Boisen, Charlotte Lyngholm, Gitte Bak Ditlefsen, Linda Novak Kramer Rasmussen, Michael Hertzum Krattet, Søren Harbo Jensen, Marianne Maria Larsen

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden

2. Opfølgning og godkendelse af referat fra den 18. december 2014 ./. Referat fra den 18. december 2014.

3. Fremtidig organisering i Økonomi og Bygninger ./. Drøftelse af oplæg fra ledelsen til den fremtidige organisering i Økonomi og Byg-

ninger. Oplæg til SU-strukturen fra HR eftersendes. Udkast til indstilling om den fremtidige organisering af enhedsadministrationen

eftersendes. 4. Justeringer i den administrative organisering – spor II

Drøftelse af eventuelle input fra administrationscentre og vd-områder, der vil kunne påvirke nuværende opgavesnit eller antal af medarbejdere i Økonomi og Bygninger. Bilag til dette punkt er identisk med bilagene til punkt 3.

5. Lønforhandling 2013 og 2014

6. Budget 2014 Opfølgning på FC3 for hhv. Økonomi og ”Planlægning” – bilag eftersendes.

7. Status på budget 2015 8. Eventuelt

Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V

Tlf. : 87 15 00 00

Dato: 18. december 2014

Side 1/4

AARHUS UNIVERSITET

Møde den: 18. december 2014, kl. 09.30-11.30 2641-130 IT-Undervisningslokale Interim LSU Økonomi og Bygninger Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Arne

N. Skov, Berit Kornbæk Boisen, Charlotte Lyngholm, Gitte Bak Ditlefsen, Linda Novak Kramer Rasmussen, Michael Hertzum Krattet, Lisbeth

Lauritsen, Marianne Maria Larsen Afbud: Søren Harbo Jensen

Referat

1. Godkendelse af dagsorden Lønforhandling drøftes under eventuelt. Regnskabstal for 2014 drøftes under punkt 5. Herefter blev dagsordenen godkendt.

2. Opfølgning på referat fra den 26. november 2014

Opfølgning på fakturahåndtering og snitflader mellem Indkøb og Kreditor adres-seres under punkt 3.

3. Input fra workshops i forbindelse med justeringer i den administra-tive organisering Anbefalingerne fra de enkelte workshops blev drøftet. Bygningsteam Gitte gjorde opmærksom på, at der i forhold til etablering af et bygningsteam kan opstå en ressourcekonflikt med et dobbelt ophæng – konkret hvilken chef be-stemmer over medarbejdernes tid. Niels Jørgen oplyste, at det i sådanne tilfælde er funktionschefernes ansvar at koordinere opgaverne, så der ikke opstår kon-flikter. Samarbejde mellem Regnskab og Økonomisekretariatet Anita efterlyste en workshop mellem Økonomisekretariatet og Debitor/Kreditor. Emner mellem Økonomisekretariatet og Debitor/Kreditor har karakter af opti-mering af processer og arbejdsgange, de har ikke karakter af flytning af opga-ver/ændring af snitflader. Af denne årsag er der ikke afholdt workshops, men der vil være fokus på optimering af processerne. Linda gjorde opmærksom på, at der bestemte opgaver har en teknisk afhængig-hed, der gør at de ikke kan afvikles samtidig. Dette vil der blive taget højde for i den oplæring, der skal finde sted i forbindelse med flytning af opgaven.

Side 2/4

AARHUS UNIVERSITET

Det har ligeledes været drøftet om Balance skulle være en del af Økonomisekre-tariatet. Det vurderes, at enheden er korrekt placeret, da opgaverne der løses i Balance har en regnskabsmæssig karakter. Stabsbetjening B-siden efterspurgte størrelsen på en eventuel stabsenhed, samt hvilken af de 3 beskrevne senarier i opsamlingsmaterialet, der anbefales. Niels Jørgen informerede om, at det i kredsen af vicedirektører og administrati-onschefer på nuværende tidspunkt drøftes, hvordan en stab bør se ud. Hvorfor det på nuværende tidspunkt ikke kan oplyses, hvor mange der skal indgå i en eventuel stabsenhed. I forhold til de tre senarier, så er det primært ledelsesbetjening samt tværgående opgaver, hvorfor det vil blive en kombination af de nævnte senarier. Samarbejde mellem Indkøb og Bygninger omkring store byggesager Der er potentiale for mere samarbejde mellem de to enheder. Tidsfrister kan væ-re en udfordring for samarbejdet. Der var enighed om, i første omgang, at øge samarbejdet i forhold til mindre byggesager. En forudsætning for et succesfuldt samarbejde er forretningsforståelse for hinandens ”verdner”. Sammenlægning Økonomi ADM og Økonomisekretariatet Begge enheder er enige om en sammenlægning med Økonomisekretariatet. Opsamlingsmateriale fra de enkelte workshops lægges på hjemmesiden sammen med referatet. Materialet påføres oplysninger om deltagere i de respektive work-shops, så øvrige medarbejdere har mulighed for at henvende sig til disse med eventuelle spørgsmål. Endvidere har Indkøb og Kreditor holdt møde om fakturahåndtering. Der var enighed om, at Kreditor kan drage nytte af SAS indkøbssystemet, når dette er etableret, til systematisk udtræk f.eks. gebyrer på fakturaer, som der i dag holdes øje med manuelt. I forhold til repræsentationsudgifter kan SAS indkøbssystemet ligeledes anven-des, hvorfor Rejsegruppen ligeledes introduceres for systemet, når det er etable-ret. På vegne af medarbejderne havde b-siden fremsendt input til ”Span of control”. Dette lægges på hjemmesiden sammen med referatet. Niels Jørgen var enig i, at der ikke skal være små enheder medmindre dette er velbegrundet som f.eks. specialistfunktioner. Det udarbejdes en beskrivelse af den fremtidige interne organisering af Økonomi og Bygninger, som behandles på LSU mødet den 12. januar 2015.

Side 3/4

AARHUS UNIVERSITET

Spor II Bygninger har afholdt workshop omkring snitflader udadtil. Opsamlingsmateria-le herfra lægges på hjemmesiden sammen med referatet. Gitte påpegede, at det er vigtigt, at berørte medarbejdere er klar over, at de er i ”spil”, som f.eks. gartnergruppen. Niels Jørgen vil kontakte administrationsche-fen på BSS og orientere herom. Ændring af snitflader i forbindelse med administration af kollegieboliger på det internationale område har været drøftet. Det er vurderes at snittet er korrekt placeret. BI-enheden – herunder organisatorisk placering heraf – har været drøftet. Det indstilles, at enheden forbliver under Økonomi. Endvidere at HR og Uddannelse fremover ligeledes trækker på enhedens ydelser. Indtil videre har Økonomi har haft en eksklusiv brug af enhedens ydelser. Det indstilles, at lønadministrationen forbliver under HR, da en drøftelse af snit-fladerne har vist, at enheden er placeret korrekt.

4. Evaluering af SU-strukturen Der er igangsat en evaluering af den nuværende SU-struktur. Evalueringen i Økonomi og Bygninger skal være gennemført senest den 27. februar 2015. Det blev besluttet, at der nedsættes en tværgående arbejdsgruppe med repræsen-tanter fra begge udvalg. Arbejdsgruppen skal udarbejde et oplæg til evaluering af SU-strukturen, der efterfølgende drøftes på et fælles LSU og LAMU møde medio februar 2015.

5. Status på budget 2015 Budgettet for 2015 blev vedtaget på bestyrelsesmødet den 17. december. Budget-tet er i balance. Gitte spurgte, om det er vedtaget, hvor meget der skal spares i 2015. Niels Jørgen bekræftede, at dette er vedtaget. Det skal nu klarlægges, hvor meget der skal spa-res på løn, og hvor meget der skal komme fra øvrig drift. Niels Jørgen informerede om, at besparelserne i 2015 forventes at kunne løses via naturlig afgang. Det betyder ligeledes, at det ikke vil være alle vakante stillin-ger der genbesættes. Endvidere har universitetsledelsen besluttet, at der i 2015 kan være behov for at udnytte eksisterende ressourcer mere fleksibelt i form af eksempelvis udlån af medarbejdere. Det kan eksempelvis være mellem administrationscentre eller mellem vicedirektørområder og administrationscentre. Begrundelsen er, at va-kante stillinger som følge af opsigelser eller fratrædelser ikke er jævnt fordelt.

Side 4/4

AARHUS UNIVERSITET

Budget 2014. Niels Jørgen oplyste, at der i budgetopfølgningen for 3. kvartal i forhold til Økonomi er foretaget en nedskrivning med 1,7 mio. kr., hvilket har en positiv indflydelse på det samlede budget for administrationen på AU.

6. Eventuelt Den kommende lønforhandlingsproces blev drøftet – blandt andet fordeling af lønpuljen. B-siden udtrykte en bekymring for den negative udvikling i midler af-sat til lønforhandlingerne. Dette blev noteret.

Økonomi Aarhus Universitet Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V

Tlf. : 87 15 00 00

Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 5. januar 2015

Side 1/9

AARHUS UNIVERSITET

Modtager(e): Samarbejdsudvalget i Økonomi og Bygninger Notat

Fremtidig organisering i Økonomi og Bygninger

1. Formål Formålet med dette papir er at beskrive et muligt forslag for den overordnede organi-sering af vicedirektørområdet for Økonomi og Bygninger. Notatet er i først omgang primært til internt brug i Økonomi og Bygninger. Det vil sige, at notatet skal anven-des til interne drøftelser i ledelsesgruppen, LSU samt medarbejdermøder mv. Notatet kan evt. udvides til også at anvendes i forhold til ekstern kommunikation med direktør, andre VD-områder samt administrative centre mv. 2. Baggrund og overordnet ramme Vicedirektørområdet for Økonomi og Bygninger blev dannet som følge af Universi-tetsledelsens opfølgning på den interne problemanalyse. Universitetsledelsen endeli-ge beslutning til organisering af fællesadministrationen på AU blev fremlagt den 22. okt. 2014. Økonomi og Bygninger er dannet af de enheder og med den opgave portefølje som tidligere var placeret i Back Office i vicedirektørområdet AU Økonomi og vicedirek-tørområdet AU Planlægning. Udgangspunktet for organiseringen af Økonomi og Bygninger har derfor været de al-lerede eksisterende enheder med de opgaver, som var placeret i enhederne i okt. 2014. Målet med den nye organisering har således været at foretage mindre justerin-ger med henblik på at opnå synergieffekter og en bedre håndtering af de snitflader, der altid vil være mellem enheder, der løser opgaver i gensidig afhængighed. 3. Proces og inddragelse Processen omkring organiseringen har forløbet i to spor, som har påvirket hinanden indbydes. Spor 1 har handlet om den interne organisering og spor 2 har haft fokus på samarbej-de med andre enheder i administrationen. Hovedfokus i spor 1 har handlet om den interne organisering af opgaverne i Økonomi og Bygninger: Hvilke organisatoriske enheder skal der være i Økonomi og Bygninger? Hvilke opgaver skal enhederne varetage? Hvilke snitflader skal der være opmærksomhed omkring?

Side 2/9

AARHUS UNIVERSITET

Hovedfokus i spor 2 har handlet om samarbejde og snitflader med andre vicedirek-tørområder og administrationscentre. Herunder om der skal ske mindre justeringer i opgaver og snitflader. Drøftelserne i forhold til spor 2 har ikke umiddelbart givet anledning til, at der flyttes opgaver eller ressourcer til andre vicedirektørområder eller administrationscentre. Som nævnt er det dog udgangspunktet, at administrationscentrene skal administrer sig selv. I overensstemmelse med problemanalysen og universitetsledelsens beslutning d. 22. okt., har der været stor vægt på inddragelse af medarbejderne. Konkret har denne inddragelse bl.a. omfattet: Medarbejdermøder Møder/workshops i alle enheder hvor snitflader og opgaver er blevet drøftet

(hvad undre os) Afholdelse af 5 workshops med ledelse og medarbejdere om konkrete temaer Møder i interim LSU Møder i interim LAMU Drøftelser i ledergruppen Møder med administrationscheferne Møder med alle vicedirektørerne for Forskning og eksterne relationer, HR, IT og

digitale medier, Forslaget til den fremtidige organisering er lavet på baggrund af konstruktive input på disse møder og workshops. Det skal bemærkes, at der fortsat vil kunne ske ændringer i opgaver, processer og procedurer, så arbejdsgange og løsningen af opgaver hele tiden tilpasses og optimeres i takt med organisationens udvikling. 4. Mål for organisering Formålet med den foreslåede organisering er blandt andet: At sikre sammenhæng i opgaveløsningen internt i Økonomi og Bygninger At sikre understøttelse af og samarbejde med administrationscentrene At alle enheder har en passende størrelse samt at der er et passende ”span of con-

trol”, så der sikres balance mellem antallet af ledere/ledelseslag og antallet af medarbejdere

At medarbejderne har adgang til såvel nærværende ledelse samt faglig ledelse At der fortsat sikres at betydelige stordriftsfordele udnyttes At der fortsat er et stærkt fokus på specialist opgaverne At der fortsat kan ske udarbejdelse og vedligeholdelse af procedurer, redskaber og

politikker for hele AU indenfor økonomi og bygningsdrift

5. Intern organisering Den interne organisering har taget udgangspunkt i spor 1 (jf. afsnit 3).

Side 3/9

AARHUS UNIVERSITET

Nedenfor gives en kort beskrivelse af organiseringen og enhederne i Økonomi og Bygninger. Som udgangspunkt løser alle enheder de samme opgaver som hidtil. Der er i neden-stående således lagt vægt på at beskrive, hvor der for det første flyttes opgaver og evt. ressourcer mellem enheder i Økonomi og Bygninger eller, hvor der for det andet er særlige snitflader, som fremover vil kræve øget opmærksomhed. Endelig har der for det tredje i arbejdet med den fremtidige organisering vist sig arbejdsgange, hvor der med fordel kan ses på processerne i og mellem flere enheder. 5.1. Ledelse Økonomi og Bygninger ledes af en vicedirektør, som har det overordnede ansvar for opgavevaretagelsen samt personale og vicedirektørområdets økonomi. Hver enhed ledes af en funktionschef, som med reference til vicedirektøren, har an-svaret for leverancer, faglig kvalitet, økonomi og personale (de endelig kompetencer og delegation af personale og økonomiansvar er endnu ikke endeligt fastlagt). Antal-let af enheder og funktionschefer er som nævnt ovenfor besluttet ud fra opgavernes volumen og kompleksitet. I hver enhed kan der efter nærmere aftale mellem vicedirektør og funktionschef være et antal teamledere eller faglige koordinatorer. I Økonomi og Bygninger etableres der en ledergruppe. Ledergruppen består af funk-tionscheferne og desuden vil faglige koordinatorer indgå i ledergruppen permanent eller midlertidigt. Midlertidig inddragelse vil kunne være i perioder, hvor der i for-hold til driften eller strategisk er særlig fokus på konkrete opgaver. 5.2 Indkøb Indkøb løser en række opgaver som kræver særlige specialist kompetencer og udgør dermed en selvstændig enhed. Med baggrund i problemanalysen og den efterfølgende proces ændres der ikke ved enhedens opgaver og ressourcer. Særlige samarbejdsflader mellem Bygninger og Indkøb: Samarbejdet mellem Byg-ninger og Indkøb har været drøftet på en workshop. Konklusionen på workshoppen var, at Indkøb skal samarbejde med Bygninger, således at Indkøb varetager relevante udbud af varer og tjenesteydelser i byggesagerne. Der blev på workshoppen belyst nogle bekymringer, spørgsmål og udfordringer, som Indkøb og Bygninger i den kommende tid skal arbejde videre med. Der vil således være tale om et øget ledelses-mæssigt fokus på samarbejdet, ligesom medarbejderne i den kommende tid skal af-sætte ekstra tid og ressourcer for at få samarbejdet igangsat. Indkøb etablerer et team af 3 udbudskonsulenter, som skal gennemføre udbuddene. Tanken er, at de kan oparbejde den nødvendige viden og forståelse for området, som er afgørende for at samarbejdet lykkes. For at opbygge den nødvendige viden og tillid, er det planen at starte samarbejdet i de mindre byggesager, hvor AU renoverer. Det er ikke alene et samarbejde med Bygninger, der skal etableres, men også med fakulte-terne via de tekniske chefer, som selv har sager om renoveringer. Når samarbejdet er vel implementeret, skal det udvides til også at omfatte de store byggesager, hvor BYGST er involveret samt strategisk rådgivning.

Side 4/9

AARHUS UNIVERSITET

Optimering af processer med Kreditortemaet i regnskab: Kreditor har tidligere, i samarbejde med Indkøb, haft fokus på aftaleoverholdelse. Kreditor har givet Indkøb besked, hvis noget ikke så rigtigt ud. Enten at en leveran-dør udenfor aftalerne blev benyttet eller der blev opkrævet forkerte priser. Indkøb har herefter rettet henvendelse til indkøberen eller leverandøren. Der er enighed om, at denne controlling opgave medarbejderne i Kreditor har delta-get i, antageligvis kan løses bedre af Indkøb via det nye SAS Indkøbsanalyse. Proces-sen for samarbejdet og evt. uddannelse i brugen af systemet aftales nærmere mellem Indkøb og Regnskab (kreditortemaet). 5.3 Regnskab Der ændres ikke ved den overordnede organisering i regnskab. Der kan dog fore-komme ændringer i opgavesammensætning blandt medarbejderne. Det er konkret aftalt, at følgende opgaver flyttes til regnskab fra Økonomisekretaria-tet: Indlæsning af anlægsbudgetposter overføres til balancegruppen. Det er en forud-

sætning at rettighedskonflikter kan løses. I modsat fald forbliver opgaven hos Økonomisekretariatet

Periodiseringskørsel/overhead overføres til balancegruppen Opgørelse af hensættelser ud fra fastlagte principper overføres til balancegruppen

Desuden skal det drøftes, hvorvidt udarbejdelse af årsrapporten skal flyttes til Regn-skab. Om opgaven flyttes afhænger blandt andet af den samlede udarbejdelse af års-rapporten, herunder den endelige organisering af kommunikationsområdet og orga-niseringen i Universitetsledelsens Sekretariat. En evt. ændring af opgaven vil først ske fra 2015. Endvidere foreslås det, at Regnskab/ Rejsegruppen indtager en mere proaktiv rolle i arbejdet omkring fastsættelsen af regler og principper på rejseområdet. Regn-skab/Rejsegruppen skal i arbejdet omkring regeldannelsen fortsat gøre brug af de kompetencer og erfaringer, som HR/Personalejuridisk afdeling, Økonomisekretariatet og andre relevante enheder kan stille til rådighed. Endelig er opgaven med en mere aktiv operationel likviditetsstyring en ny opgave som etableres med base i Balancegruppen. Denne opgave omfatter en prognosticering af likviditeten på kort sigt. 5.4. BI-enheden BI-enheden løser en række opgaver som kræver særlige specialist kompetencer. Der sker ikke interne ændringer af BI-enhedens opgaver og snitflader. I forbindelse med høringsprocessen af problemanalysen og drøftelser i spor 2 har det været drøftet, hvilke opgaver BI-enheden fremadrettet bør have fokus på, samt hvil-ken dimensionering og organisatorisk placering BI-enheden skal have. Disse drøftel-ser er sket med inddragelse af BI-enheden og i LEA. Anbefalingerne er en del af be-slutningsoplægget til universitetsledelsen d. 28. jan 2014.

Side 5/9

AARHUS UNIVERSITET

Foreløbig er følgende anbefalet (citat fra indstilling til universitetsledelsen): ”at BI-enheden i første omgang skal levere og prioritere administrativ understøttelse. BI er dermed et administrativt værktøj, som skal afhjælpe manglende afrapporte-ringsmuligheder i fag-systemerne, herunder muligheden for at institutledere, bevillingshavere mv. kan trække standardrapporter på forskellige områ-der. Værktøjet skal desuden anvendes af administrative medarbejdere i administra-tionscentrene med henblik på understøttelse af det faglige miljø – f.eks. institutlede-re, bevillingshavere mv. På sigt bør der arbejdes for, at BI i højere grad også kan an-vendes til strategisk ledelsesinformation. Det indstilles desuden, at BI-enheden bliver placeret på et vicedirektørområde (Øko-nomi og Bygninger). BI-enheden fastholder den nuværende dimensionering. Det drøftes med vicedirektøren for IT, hvilke fordele og ulemper der vil være ved, at den nuværende back-end udvikler tilknyttes BI-enheden frem for IT. Ligeledes drøftes det med vicedirektøren for IT, hvorvidt der i perioder eller permanent kan tilføres ekstra ressourcer til back-end udvikling. Det foreslås endeligt, at der etableres et BI-forum bestående af 1-2 vicedirektører, 1-2 administrationschefer et antal institutledere samt brugere, som løbende tager stilling til, hvilke områder BI-enheden skal prioritere.” (citat slut) 5.5. Økonomisekretariatet Økonomisekretariatet løser en række tværgående opgaver i forbindelse med procedu-re og sagsbehandling af budgetmateriale, økonomiopfølgning (forecast) samt regn-skab. Det foreslås jf. ovenstående at nogle opgaver flyttes fra Økonomisekretariatet til Regnskab. I forbindelse med universitetsledelsens udmelding fra 22. okt. er det grundtanken at de administrative opgaver i administrationscentrene skal løses af administrationscen-trene selv. Det betyder, at de opgaver som tidligere har været løse i Økonomi ADM bliver færre, og der samtidig skal overflyttes ressourcer til administrationscentrene. På den baggrund foreslås det, at de opgaver i Økonomi ADM, som fortsat skal løses i Økonomi og Bygninger overføres til Økonomisekretariatet. Det er endnu ikke afkla-ret, hvor mange ressourcer der skal overføres til administrationscentrene. De res-sourcer som bliver tilbage i Økonomi og Bygninger vil fremadrettet indgå i porteføl-jen under Økonomisekretariatet. Den interne organisering af Økonomisekretariatet afklares endeligt efterfølgende. Det foreslå, at der fortsat er tre faglige enheder i ØS. Controllerenhed: ca. 10-12 medarbejdere Projektenhed: ca. 4 medarbejdere Systemenhed: ca. 3-4 medarbejdere I controllerenheden foreslås det desuden, at der arbejdes for en struktur hvor der er 1 controller for hvert vicedirektørområde og 1 controller for hvert af fakulteterne.

Side 6/9

AARHUS UNIVERSITET

Endvidere skal der ses nærmere på den samlede opgaveportefølje i forbindelse med en sammenlægning, så det bliver muligt at få et totalt overblik over en ’ny og hen-sigtsmæssig’ opgavefordeling blandt controllerne i en ny samlet enhed. 5.6 Bygninger Bygninger skal som udgangspunkt løse de opgaver, som tidligere har været løst i Back office for vicedirektørområdet Planlægning. Opgaverne løses af medarbejdere med en særlig faglig baggrund, som er ansvarlige for at styre og lede byggeprojekter og tværgående opgaver (bl.a. beredskabsplaner, energioptimering, rengøringsprogrammer mv.). Desuden løses opgaverne af en række medarbejdere som har mere generalist kompetencer og som understøtter de faglige opgaver bl.a. via kommunikation, sagsfremstillinger, procesplaner, bygningsøkonomi mv. Det er helt centralt at opgaverne løses i tæt samarbejde mellem disse grupper af med-arbejdere samt at medarbejdere og ledere samarbejder om opgaveløsningen på tværs. Antallet af medarbejdere og kompleksiteten i opgaverne betyder dog, at der i Bygnin-ger vil være to chefer. En chef for Bygningsenheden og en chef for Bygningssekretari-atet. Etablering af bygningsøkonomiteam: I forbindelse med den fremtidige organisering foreslås det, at der etableres et byg-ningsøkonomiteam. Teamet vil bestå af medarbejdere fra både det tidligere Økonomi og det tidligere Planlægning. Da medlemmerne af teamet fortsat vil have mange andre arbejdsopgaver med andre snitflader etableres der ikke på nuværende tidspunkt et fysisk team, som skal sidde sammen. Der vil være tale om en fast team-struktur, hvor teamet mødes jævnligt med en udarbejdet dagsorden. Teamet forslås ledelsesmæssigt forankret under funktionschefen for Bygningssekre-tariatet, som dermed har det ledelsesmæssige og faglige ansvar for teamets opgaver. Nogle medlemmer af teamet vil således opleve at have en daglig leder samt en anden leder i forhold til teamet. Det er særlig udfordring og opmærksomhedspunkt, at et an-tal medarbejdere vil opleve, at have flere ledere. Teamets opgaver: Temaet vil få en række mere permanente opgaver samt diverse ad hoc opgaver på bygningsområdet. Blandt opgaverne kan nævnes (Listen er ikke udtømmende): Vidensdeling på området – holde overblik over initiativer på området Udarbejder processer og procedurer som giver sikker drift i forhold til: budget-

lægning, økonomiopfølgning/budgetopfølgning og regnskab på bygningsområdet Kommunikation vedr. bygningsøkonomi med fakulteter-

ne/administrationscentrene Øget fokus på flere årige budgetter Medvirke til kontinuerligt at videreudvikle økonomistyringen på området – på

kort og lang sigt. Medvirke til at optimere fakturahåndteringen på området i samarbejde med kre-

ditor i regnskab

Side 7/9

AARHUS UNIVERSITET

Skabe overblik over AU’s bygningsøkonomi. I første omgang de centrale dele un-der fællesadministrationen

Samling af stabs- og kommunikationsopgaver: I processen omkring den fremtidige organisering har det været drøftet, hvordan sammenhængen og synergi mellem det tidligere Økonomi og tidligere Planlægning kan styrkes. I den forbindelse har det været drøftet, hvorvidt der kan etableres en mindre enhed, som samler en række stabs- og kommunikationsopgaver i en mindre enhed. I LEA udstår der sammen med en ny universitetsdirektør en drøftelse af, hvor meget stabsbetjening der skal være for vicedirektører og administrationscheferne, og hvilke opgaver en stab skal løse. En endelig beslutning af, hvorvidt der skal etableres en mindre stabsenhed i Økonomi og Bygninger afventer denne drøftelse. Hvis der etableres en sådan enhed foreslås det, at enheden placeres under Bygnings-sekretariatet. Det foreslås endvidere, at enhedens opgaver bliver stabsbetjening af den samlede le-delsesgruppe i Økonomi og Bygninger samt samling af kommunikative opgaver. Blandt opgaverne kan nævnes:

Referater, dagsorden, journalisering, planlægning af møder Sekretærfunktion for Vicedirektør – ”klassisk” Administrativ ledelsesbetjening for funktionschefer – relateret til sekretær-

funktionen Nye/fratrædende medarbejdere og fravær for medarbejdere Vedligehold af Medarbejderhåndbogen Personalerelaterede ad hoc-opgaver Vedligehold af Outlook (mødelokaler, adresselister m.v.) Lønforhandlingsproces Hjemmeside IDM/SLS – lister/afstemning/lokaler Captia – fremsøgning af gamle sager

6. Udeståender og fortsat implementering. Der vil fremadrettet fortsat være en række snitflader som skal afklares. Det drejer sig som allerede nævnt om blandt andet om opgaverne med stabsbetjening samt drøftel-ser med IT i forhold til back end udvikler i BI-enheden. Lønadministration: I høringsperioden fra d. 15. aug. – 19.sep. blev det foreslået, at lønadministrationen i HR kunne flyttes til Økonomi. Det er efterfølgende aftalt og fo-reslået i indstilling til universitetsledelsen at lønadministrationen forbliver i HR. Be-grundelsen er, at Løns opgaver i dag hovedsageligt relaterer sig til specialistviden om overenskomster, forskerskat, ferie og pension, tjenestemænd og månedslønnen ad-ministreres som integreret del af flowet omkring personsagen via HR løn. Samtidig er det aftalt, at styrke det igangværende arbejde om sammenhængende workflows i for-hold til afstemninger, refusioner mv.

Side 8/9

AARHUS UNIVERSITET

Samarbejde mellem Bygninger og administrationscentre: Det er foreslået, at den nuværende placering af opgaver i administrationscentrene og fællesadministrationen fastholdes. Ligeledes er det foreslået, at der igangsættes et arbejde med at skabe bed-re overblik omkring ansvarsfordeling, roller og opgaver i forbindelse med bygnings-drift på AU. Arbejdet kan bl.a. omfatte:

1) De større byggesager med inddragelse af BYGST (SEA-ordninger) både i for-hold til nybyggeri (f.eks. Uni-lab) og større renoveringer

2) Projekter omkring fællesarealer – ofte mindre opgaver som bl.a. er finansie-ret af posten Tværgående AU byggeprojekter

3) Projekter på de enkelte fakulteter, som er finansieret af fakulteterne bl.a. ko-ordinering mellem disse opgaver og opgaver nævnt ovenfor

Arbejdet kan ende med, at der flyttes opgaver og ressourcer, hvis det fagligt vurderes at give de bedste løsninger. Endelig bør der ses på budgetmodellen for bygningsdrift og fællesområder. Modellen er kompleks og på nogle områder administrativ tung. Generelt samarbejde med administrationscentrene og vicedirektørområder: Øko-nomi og Bygninger skal som en del af enhedsadministrationen samarbejde om opga-veløsningen med såvel administrationscentrene som med andre vicedirektørområder. Der eksisterer allerede en række arbejdsgrupper med forskellige baggrund, formål og sammensætning på såvel økonomi- som bygningsområdet. Det foreslås, at disse ar-bejdsgrupper foreløbige fortsætter som hidtil. Det foreslås dog også, at der laves en beskrivelse af de forskellige grupper herunder formål, sammensætning, mødefre-kvens, beslutningskompetence mv. Intern post og omstilling: Det har i processen været drøftet, hvorvidt det er muligt at ændre den fysiske placering af den interne post, så der kan ske et øget samarbejde med omstillingen. Da den fysiske placering af hele VD-området er under afklaring med henblik på evt. flytning til LB, foreslås det, at en evt. flytning af den interne post fra Katrinebjergvej 105 afventer den endelig placering af VD-området. Såfremt Øko-nomi og Bygninger placeres på LB, skal det undersøges, om det samtidig er muligt at flytte den interne post. 7. Samarbejdsorganer Økonomi og Bygninger etablerer et lokalt samarbejdsudvalg (LSU). Udvalgets stør-relse vil blive aftalt i dialog med de faglige organisationer. LSU Økonomi og Bygnin-ger udøver sin virksomhed i overensstemmelse med reglerne om samarbejde og sam-arbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. Endvidere etableres et lokalt arbejdsmiljøudvalg (LAMU) for hele VD-området. Der er pt. to arbejdsmiljøgrupper én for Økonomi og én for Bygninger. Det vil blive drøf-tet i LAMU om de to arbejdsmiljøgrupper med fordel kan ligges sammen til en. 8. Ikrafttrædelse Den nye organisering træder i kraft den 1. februar 2015 (Den endelige ikrafttrædelse af visse beslutninger afventer Universitetsledelsens godkendelse af den samlede or-ganisering af enhedsadministrationen og struktur for såvel SU som AMO). Opgaven med at få ovennævnte implementeret vil blive varetaget i tæt dialog med områdets medarbejdere.

Side 9/9

AARHUS UNIVERSITET

Der vil blive koordineret med medarbejdere og relevante faglige organisationer med henblik på at sikre valg af medarbejderrepræsentanter til LSU og LAMU.

FREMTIDIG ORGANISERING I ØKONOMI OG BYGNINGER

Bygninger

Vicedirektør

Regnskab

Balance

Debitor

Kreditor

Rejsegruppen

Økonomisekretariatet

Projektenheden

Systemenheden

Controllerenheden

Indkøb BI-enhedenBygningssekretariatet Sekretariat

Intern Post

Omstilling

Bygningsenheden

Projektledere

Dato: 15. december 2014 Side 1/3

Bilag 1 Sagsfremstilling

Emne Justering af AU’s samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation

Resumé Som følge af de organisatoriske ændringer, der er besluttet for AU´s administration pr. 22.10.2014, er der behov for justering af samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation. Det indstilles at administrationscentrenes samarbejdsudvalg (LSU) og arbejdsmiljøudvalg (LAMU) får ophæng i administrationens samarbejdsudvalg (ASU) og administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU). Begrundelsen er, at administrationen er organiseret som en enhedsadministration med en direktør som overordnet ansvarlig, og at administrative medarbejder i enhedsadministrationen skal være omfattet af ensartede vilkår og regler, hvilket bedst sikres, når administrationscentrenes samar-bejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg tilknyttes administrationens udvalg. Det indstilles endvidere, at LSU/LAMU i administrationscentrene får 2-3 fuldgyldige pladser i det re-levante fakultetssamarbejdsudvalg (FSU)/fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU). Repræsentationen foreslås at være LSU-/LAMU-formanden, LSU-/LAMU-næstformanden samt evt. en yderligere med-arbejderrepræsentant, således at administrationscentret også er en del af fakultetets samarbejds- og arbejdsmiljødrøftelser. Der er tale om 2-3 ekstra pladser i FSU. Den justerede organisering skal træde i kraft 1. februar 2015, og indtil da er interimudvalgene funge-rende.

Indstilling Det indstilles, at HSU, HAMU, FSU, ASU, FAMU, AAMU samt interim LSU/LAMU i enhedsadmini-strationen udarbejder høringssvar, såfremt der er korrigerende input til Universitetsledelsens forslag om en justeret samarbejdsudvalgsstruktur og arbejdsmiljøorganisation, hvor

• der etableres ét LSU og ét LAMU for hvert af de administrative centre, hvor administrations-chefen er formand for det respektive udvalg

• der etableres ét LSU og ét LAMU for hver enhed i fællesadministrationen, hvor vicedirektø-ren/leder for Universitetsledelsens sekretariat er formand for det respektive udvalg

• LSU/LAMU i de administrative centre får ophæng under ASU/AAMU, hvor universitetsdi-rektøren er formand

• LSU/LAMU i Fællesadministrationen får ophæng under ASU/AAMU, hvor universitetsdi-rektøren er formand

• Formand, næstformand samt evt. en yderligere medarbejderrepræsentant for LSU/LAMU i de administrative centre får pladser som medlemmer af FSU/FAMU på det pågældende fa-kultet.

• De forhandlingsberettigede organisationer i administrationscentrets LSU udpeger den evt. ekstra medarbejderrepræsentant til FSU.

Dato: 15. december 2014 Side 2/3

• FSU udvides med 2-3 pladser. • Medarbejderrepræsentanterne i administrationscentrets LAMU udpeger den evt. ekstra

medarbejderrepræsentant til FAMU. Frist for evt. høringssvar er 15. januar 2015. Svarene sendes til Lizzi Edlich, HR, lie@au.dk.

Sagsfremstilling Det foreslås, at samarbejdsudvalgene og arbejdsmiljøudvalgene i de administrative centre hører un-der hhv. administrationens samarbejdsudvalg (ASU) og administrationens arbejdsmiljøudvalg (AA-MU), jf. den struktur, der er beskrevet under ”indstilling”. Forslaget baserer sig bl.a. på forudsætninger i samarbejdscirkulæret, AT-vejledning f.3.3. og universi-tetsdirektørens ansvar for den overordnede ledelse af enhedsadministrationen. Denne organisering understøtter universitetsdirektørens ledelsesansvar og ledelseskraft samt en en-hedsadministration med ensartede regler og vilkår for medarbejderne og dermed bedre administrativ sammenhængskraft. Organiseringen giver universitetsdirektøren reel mulighed for at varetage den overordnede ledelse af den samlede enhedsadministration, herunder sikre større sammenhæng, transparens, effektivitet og godt arbejdsmiljø. For at sikre koblingen til kerneopgaven og sammenhæng i fakultetet får formand, næstformand og en evt. ekstra medarbejderrepræsentant fra administrationscentrets LSU/LAMU plads i FSU/FAMU. FSU udvides dermed med 2-3 pladser. Baggrund for forslaget: • Ét LSU/LAMU for hvert af de administrative centre giver styrket sammenhængskraft, kollegiali-

tet og transparens i arbejdsmiljøet på tværs af de faglige områder i administrationscenteret. • Universitetsdirektøren får mulighed for at sikre en sammenhængende og transparent admini-

stration, som effektivt understøtter AU’s kerneaktiviteter. • Organiseringen sikrer fælles regler og vilkår for administrative medarbejdere i enhedsadmini-

strationen og styrker sammenhængskraft og kollegialitet på tværs af administrationen. • 2-3 fuldgyldige pladser til administrationscentrets LSU/LAMU i FSU/FAMU sikrer sammen-

hæng mellem administrationscentrets LSU/LAMU og FSU/FAMU.

Særligt for samarbejdsudvalgsstrukturen gælder, at forslaget om forlods at tildele formand og næst-formand for administrationscentrets LSU pladser i FSU baserer sig på en initial drøftelse af spørgs-målet i ASU. Iht. samarbejdscirkulæret er det formændene for de pågældende udvalg, der udpeger ledelsesrepræ-sentanter, og de forhandlingsberettigede organisationer, der udpeger medarbejderrepræsentanter til samarbejdsudvalgene. Der er dog ikke noget til hinder for, at formanden og næstformanden for ad-ministrationscentrets LSU får fast plads i FSU, såfremt ledelsen og de forhandlingsberettigede orga-nisationer på AU er enige herom. I stedet for fuldgyldige medlemmer af FSU kan det overvejes, om de foreslåede 2-3 repræsentanter fra administrationscentrets LSU skal have observatørstatus.

Dato: 15. december 2014 Side 3/3

Særligt for arbejdsmiljøorganisationen gælder, at AAMU kan blive et stort udvalg, hvis alle 9 ledel-sesrepræsentanter (5+4) og 9 medarbejderrepræsentanter fra de administrative centre og vicedirek-tører skal indgå i AAMU. Dette kan imødegås ved at udpege et mindre antal ledelsesrepræsentanter blandt de 9 til AAMU og tilsvarende vælger LAMU-medarbejderrepræsentanterne et mindre antal medarbejderrepræsentanter. Arbejdstilsynets vejledninger har et grundlæggende princip om, at ar-bejdsmiljøleder og arbejdsmiljørepræsentant fra et område (LAMU) kan repræsentere hinanden i et udvalgsarbejde. Repræsentationen af de 4 administrative centre og de 5 vicedirektørområder kan til-stræbes ved at følge dette princip.

Sagsbehandler Louise Gade / Lizzi Edlich

Involvering HSU, FSU, ASU og interim-LSU i enhedsadministrationen samt HAMU, FAMU, AAMU og interim-LAMU i enhedsadministrationen høres samtidig om forslaget. Tidsfrist Beslutning om justeret organisering af arbejdsmiljøorganisation og samarbejdsudvalgsstruktur skal kunne træde i kraft pr. 1. februar 2015 mhp. tidsmæssigt at muliggøre et AU valg til AMO indenfor lovgivningens rammer. Med dette udgangspunkt er følgende tidsplan fastlagt: 12. december 2014: Drøftelse i Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA) 9.-15. december 2014: Sagsfremstilling sendes i høring i HSU, HAMU, FSU/ASU, FAMU/AAMU, samt interim LSU’er og LAMU’er i enhedsadministrationen 15. januar 2015: Frist for indsendelse af eventuelt korrigerende bemærkninger til den foreslået organisering af organisering af AMO og SU-strukturen. 28. januar 2015: Universitetsledelsen træffer endelig beslutning vedr. samarbejdsudvalgs- struktur og arbejdsmiljøorganisering. 1. februar 2015: Ny organisering træder i kraft. Bilag

Økonomi og Bygninger

Faste årsværk

Afdeling Funktion Opgaver Yderligere årsværk

5 Økonomi, AU ADM

(i forslag til den fremtidige organisering sammenlægges enheden med Økonomi-sekretariatet)

betjener AU Administration i forhold til vicedirektørbudgetter, det samlede administrationsbudget og universitetets strategiske puljer.

Ledelsesstøtte til vicedirektører og funktionschefer.

Administrationens samlede budget og fordeling af omkostninger på hovedområderne

Ledelsesinformation og rapportering ift. regnskab og budget, analyser og statistikker

Kvalitetssikrer data i økonomisystemer Udvikler og kommunikerer om redskaber,

økonomirapporter, vejledninger og sagsgange Administrerer AU’s strategiske puljer Intern fakturering i forbindelse med kurser Udarbejder budget for bygningsomkostninger Kvartalsregnskab og årsregnskab for AU ADM Godkenderrollen i IndFak og AURUS Salgsfakturering efter aftale med enhederne Håndtering af eksterne projekter

77 Regnskab Behandling af købsfakturaer (33 ÅV)

Modtagelse af faktura Udsendelse til varegodkendelse Legalitetskontrol af fakturaer Bogføring af godkendte leverandørfakturaer Betaling af leverandører Håndtering af rykkerhenvendelser fra leverandører

Håndtering af tilgodehavender (17 ÅV)

Håndtering af udgående salgsfakturaer Inkassation Likviditetshåndtering Webshop-administration

Behandling af rejseafregninger (18 ÅV)

Legalitetskontrol af rejser og udlægsafregninger Administration af kreditkort

Overordnet ansvarlig for kontrol af universitetets aktiver og passiver. (7 ÅV)

Kvalitetssikring, moms og andre offentlige Indberetninger, Dokumentation til årsrapport Regnskabsmæssig håndtering af anlægsaktiver.

Ledelse (2 ÅV) Personalehåndtering, rekruttering, afskedigelser, serviceafstemning

17,5 Økonomi-sekretariatet

Økonomistyring og controlling

Regler og instrukser

Forretningsmæssigt driftsansvar for økonomisystemer

Projektenhed

Servicering og rådgivning af VD for AU ØKONOMI, universitetsledelsen og bestyrelsen ift. økonomi

Fortolkning af finanslovsforslag og -materiale Kontakt til ministerier og styrelser Udarbejde budgetindkaldelse og budgetrammer Konsolidering og kvalitetssikring af budgetter, forecast og

nøgletal Bogføring af løn og ressourceallokering Løbende kontrol og opdatering af kostpriser Årsregnskab, formålsfordelt regnskab og bidrag til

årsrapport Koordinering, sparring og opfølgning i forhold til

institutionsrevisor og Rigsrevisionen Forskningsstatistik, AU i tal, statistikberedskab og alle

øvrige økonomiske nøgletal Udarbejdelse af ledelsesinformation Drift og udvikling af AU- Økonomimodellen Fastlægge politikker og forretningsprincipper for

projektøkonomistyring, Udarbejdelse af politikker, regler, retningslinjer samt

forretningsprincipper og rammer for økonomiområdet på AU.

Udvikling af kontroller, budgetvejledninger, finansiel controlling og kvalitetssikring af data.

Vedligeholde regnskabsinstruks Fortolkning og håndtering af skatter, afgifter og moms Koordinering, planlægning og deltagelse i revision på

AU. Koordineringsansvar og sparring med økonomicheferne

og AU Regnskab omkring principper, systemer, processer og regler ift. økonomi

Projektporteføljestyring i AU Økonomi Økonomiportalen: systemopsætning, drift,

vedligeholdelse og opgradering Brugeradministration, brugervejledninger, kvikguides og

interne kurser Sikring af infrastrukturkrav og driftskrav Sikring af krav og afhængigheder til andre kildesystemer

herunder integrationer Oprettelse, lukning og forlængelse af projekter Drift og vedligeholdelse af skabeloner til projektoprettelse

Kvalitetssikring og controlling af alle projekt stamdata Sparring og rådgivning ift. eksterne projekter Opfølgning på projekter med underskud og overskredet

slutdato Overheadkørsler og periodiseringskørsler Håndtering af AUFF-bevillinger Kontakt til Forsknings- og Innovationsstyrelsen og andre

centrale bevillingsgivere Indberetning af gaver og donationer til SKAT

6 BI-enheden Sikre fælles Business Intelligence-løsninger på tværs af AU

Afdække behov Designe og udvikle rapporteringsløsninger Udbrede og understøtte brugen af BI på AU via

brugernetværk Masterdatamanagement Sikkerhed og adgangsstyring

7 Indkøb Rådgiver om aftaler og kontrakter i forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser,

Gennemfører udbud og sikrer at lovgivningen for indkøb overholdes

Udarbejder kontrakter der sikrer AU bedst mulige vilkår i aftaleperioden.

Vejleder om indkøb, udbudspligt og kontrakter Vejleder om indkøb på AU´s rammeaftaler Vejleder om indkøb på statens indkøbsaftaler (SI og SKI) Gennemfører udbud på enkeltstående indkøb og

flerårige rammeaftaler Gennemføre miniudbud på rammeaftaler

1 ÅV tidsbegrænset til 1.9. 2015

22 Bygninger:

Bygnings-sekretariatet og

Bygnings-enheden

Bygningsdokumentation, udvendig vedligehold, energi, sikring, infrastruktur, arrangementer, bygningsomkostninger, Masterplaner, kontakt til myndigheder og udlejere, projekt ledelse af byggesager.

Omstilling og Intern Post

(20 ÅV)

Bygningsdokumentation og FM-system Datagrundlag for fordeling af bygningsomkostninger Udvendigt bygningssyn og vedligehold Forsikringsskader på bygninger Energiledelse, energiaftaler/ - afregning Sikring Installationer Rengøringskontrakter Opgaver vedr. AU’s kunst Bistand til lokalereservation og arrangementer i parken Opfølgning og budgettering af byggesager og

bygningsomkostninger samt support-opgaver Masterplaner Kontakt til Bygningsstyrelsen, FEAS og andre udlejere

samt myndigheder

Varetagelse af kontakt til myndigheder Juridiske og aftalemæssige forhold vedr. AU’s bygninger Projektledelse af ombygninger, nybyggeri og Unilab

projekter Omstilling af opkald til AU hovednummer, Campus

Emdrup og tidl. IHA videreforsendelse af indkomne mails i AU’s e-boks opdatering af IDV og Manager Directory distribution af in- og ekstern post afsendelse af ekstern post til frankering rekvirering af kurértransport intern af afregning af forsendelsesomkostninger

Ledelse (2 ÅV)

2 Vicedirektør og stab

 

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 8. januar 2015 Side 1/5

Sagsfremstilling

Mødedato: 28. januar 2015 Møde: Møde i Universitetsledelsen Punktejer: Jane Kraglund Gæst: [Fulde navn]

Beslutningspunkt (sæt kryds) X Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X

U D K A S T

Emne Samarbejdsflader i enhedsadministrationen

Resumé

Indstilling Det indstilles, at:

- Forskermobilitetsteamet overføres fra Internationalt Center under Uddannelse til Forskning og Eksterne Relationer

- Administrationen af de administrative centre finder som udgangspunkt sted i hvert af de fire administrative centre

- 1. level-supporten på AV-området overføres fra IT og Digitale Medier til hvert af de fire ad-ministrative centre på nær to personer, der fastholdes i IT og Digitale Medier til håndtering af tværgående opgaver samt ekspertopgaver

- IT-supporten til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrati-onscenter Arts til IT og Digitale Medier under funktionsområdet Drift og teknologi

- Kommunikationsbistanden til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til Universitetsledelsens Sekretariat

- Sprogservice overføres samlet fra Team Administration på Administrationscenter Arts til Forskning og Eksterne Relationer

- HR-bistanden til fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrati-onscenter Arts til HR fællesadministrationen.

Sagsfremstilling Universitetsledelsens udmelding 22. oktober 2014 indeholdt en række beslutninger vedr. den admi-nistrative understøttelse i fællesadministrationen og i de administrative centre. De fleste af disse er effektueret. Det fremgik endvidere af udmeldingen, at ”Eventuelle mindre justeringer internt i fælles-administrationen og mellem fællesadministrationen og de administrative centre fastlægges efterføl-gende”. LEA har bilateralt og på en møderække drøftet en række aspekter vedr. samarbejdsflader mellem vi-cedirektørområderne samt mellem fællesadministrationen og administrationscentrene med henblik på at anbefale eventuelle øjeblikkelige justeringer. Nedenstående emnefelter har været drøftet, og på den baggrund indstiller LEA følgende:

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 8. januar 2015 Side 2/5

1. Flytninger af funktioner mellem vicedirektørområderne:

- Forskermobilitet Det indstilles, at forskermobilitetsteamet fra Internationalt Center under Uddannelse overføres til Forskning og Eksterne Relationer. Der skal ske en tæt koordinering af samarbejdet med HR.

- Placering af lønadministrationen Høringen rejste spørgsmålet om den fremtidige organisatoriske placering af lønadministrationen. LEA har drøftet spørgsmålet og anbefaler, at lønadministrationen forbliver i HR, da Løns opgaver i dag hovedsageligt relaterer sig til specialistviden om overenskomster, forskerskat, ferie og pension, tjenestemænd og lignende. Endvidere bliver månedslønnen administreres som en integreret del af workflowet omkring personsagen via HR Løn.

- Kommunikationsområdet Reorganiseringen af kommunikationsområdet i Fællesadministrationen blev besluttet af Universi-tetsledelsen den 3. december. 2. Flytninger af funktioner fra fællesadministrationen til administrationscentrene:

- Ph.d.-administration Høringen rejste spørgsmålet om den fremtidige organisatoriske placering af ph.d.-administrationen. LEA har drøftet spørgsmålet og anbefaler, at området fortsat varetages på administrationscentrene med den nuværende organisering.

- EVU, Karriere og Alumne Universitetsledelsen besluttede 12. november, at alle dele af administrationen af EVU, Karriere og Alumne fremadrettet forankres på fakultetsniveau. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der udarbejder et oplæg til organiseringen af områderne samt udarbejder forslag til mulige finansieringsmodeller. Ind-stillingen herfra vil blive indarbejdet i den endelige sagsfremstilling til Universitetsledelsen. 3. Administration af administrationen: Det er den generelle anbefaling, at administrationen af de administrative centre fremover finder sted i hvert af de fire administrative centre. Såfremt andet ikke er nævnt indstiller LEA således, at admini-strationscentrene administrerer sig selv. Administrationen af fællesadministrationen, der hidtil – som udgangspunkt – er varetaget af Administrationscenter Arts foreslås ændret, som det fremgår af det følgende.

- IT-support af fakulteterne (ekskl. AV) Denne del af IT-supporten har hidtil ligget på de respektive administrationscentre. LEA anbefaler, at denne placering fastholdes.

- IT-support af fællesadministrationen IT-supporten på Administrationscenter Arts varetager i øjeblikket supporten af Arts såvel som sup-porten af administrationens medarbejdere i fællesadministrationen. Det foreslås, at IT-supporten af fællesadministrationens medarbejdere udskilles fra IT Arts og forankres som et team i IT og Digitale Medier. Teamet vil blive placeret under funktionsområdet Drift og teknologi, som en teamenhed med en teamleder.

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 8. januar 2015 Side 3/5

Efter der er truffet beslutning om den fremtidige opgavevaretagelse skal der ske en specificering af ydelser og afklaring af ressourceallokeringen.

- IT-support af AUL Denne del af IT-supporten har hidtil ligger på de respektive administrationscentre. LEA anbefaler, at denne placering fastholdes.

- AV-support AV-supporten har hidtil ligget ved IT og Digitale Medier dog således, at Økonomi og Bygninger be-taler for indkøb af AV-udstyr. Det indstilles, at 1. level-supporten fremover varetages af fakulteterne på nær to personer, der fastholdes i IT og Digitale Medier til håndtering af tværgående opgaver samt ekspertopgaver. Samtidig sker der en økonomisk udligning af betalingen for AV-supporten til fakulte-terne.

- Kommunikationsbistand og sprogservice til fællesadministrationen Kommunikationsbistand og sprogservice til fællesadministrationen er hidtil varetaget af Team Ad-ministration på Administrationscenter Arts. LEA har overvejet forskellige fremtidige placeringer af opgavevaretagelsen. Kommunikationsbistanden til administrationen overlapper opgaveporteføljen for den tidligere Intern Kommunikation, der er overført til Universitetsledelsens Sekretariat. Det indstilles derfor, at denne opgave overføres til Universitetsledelsens Sekretariat, Sprogservice ind-stilles tilsvarende overført som en samlet enhed til Forskning og Eksterne Relationer. Begge forslag er begrundet i et ønske om at sikre koordinerede, teambaserede opgaveløsninger og synergier mellem områderne.

- Bygningsservice LEA anbefaler, at den nuværende placering af opgaver i de administrative centre og fællesadministra-tionen fastholdes.

- Økonomistyring af administrationen Området er hidtil varetaget af Økonomi ADM i fællesadministrationen. Som nævnt indledningsvist indstilles det, at økonomistyringen af administrationscentrene fremover flyttes herfra til hvert af de fire administrationscentre. Det indstilles derudover, at fællesadministrationens økonomistyring fort-sat varetages af Økonomi ADM i fællesadministrationen. Efter der er truffet beslutning om den fremtidige opgavevaretagelse skal der ske en specificering af ydelser og afklaring af ressourceallokeringen.

- HR Området er hidtil varetaget af Administrationscenter Arts. Som nævnt indledningsvist indstilles det, at administrationen af de administrative centre fremover finder sted i hvert af de fire administrative centre. Det indstilles derudover, at fællesadministrationen fremover administreres af HR fællesad-ministrationen. Beslutning om, hvor administrationen skal finde sted afgøres i en parallelproces in-ternt i HR.

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 8. januar 2015 Side 4/5

4. Behov for yderligere afklaring – den videre proces:

- Forskermobilitet Der nedsættes en arbejdsgruppe som skal afdække overlap i opgaver mellem HR og Forskning og Eksterne Relationer inden for forskermobiliteten, således at der sikres entydighed, fælles faglighed, sammenhængende processer og klare roller for alle involverede. Arbejdsgruppens resultat og imple-mentering skal foreligge inden sommeren 2015.

- Ph.d.-administration Der nedsættes primo 2015 en fælles arbejdsgruppe som inden sommeren 2015 skal udrede, vurdere og anbefale hensigtsmæssige faglige snitflader mellem HR og Forskning og Eksterne Relationer og heraf følgende spejling i de administrative centre. Endvidere skal arbejdsgruppen udrede muligheden for systemintegration mellem Phd planner og Captia og timingen heraf.

- Kommunikationsbistand til administrationen Det fremtidige opgavesnit mellem Universitetsledelsens Sekretariat og administrationscentrene skal afklares og vil blive drøftet i en efterfølgende proces.

- Bygningsservice Det er besluttet at igangsætte et arbejde med at skabe endnu bedre klarhed omkring ansvarsforde-ling, roller og opgaver i forbindelse med bygningsdrift på Aarhus Universitet. Arbejdet kan bl.a. om-fatte:

De større byggesager med inddragelse af Bygst (SEA-ordninger) både i forhold til nybyggeri (f.eks. Uni-lab) og større renoveringer

Projekter omkring fællesarealer – ofte mindre opgaver som bl.a. er finansieret af posten Tværgå-ende AU-byggeprojekter

Projekter på de enkelte fakulteter, som er finansieret af fakulteterne. Fokus skal her bl.a. være på koordinering mellem disse opgaver og opgaverne nævnt ovenfor.

Arbejdet kan resultere i flytning opgaver og ressourcer, hvis det fagligt vurderes at give de bedste løs-ninger.

Endelig bør der ses på budgetmodellen for bygningsdrift og fællesområder. Modellen er kompleks og på nogle områder administrativ tung.

5. Øvrige forhold:

- Ledelsesinformation Det anbefales, at Ledelsesinformation-enheden i første omgang skal levere og prioritere administra-tiv understøttelse. BI er dermed et administrativt værktøj, som skal afhjælpe manglende afrapporte-ringsmuligheder i fag-systemerne, herunder muligheden for at institutledere, bevillingshavere mv. kan trække standardrapporter på forskellige områder. Værktøjet skal desuden anvendes af admini-strative medarbejdere i de administrative centre med henblik på understøttelse af faglige miljø – f.eks. institutledere, bevillingshavere mv. På sigt bør der arbejdes for at, ledelsesinformation i højere grad også kan anvendes til strategisk ledelsesinformation. Det indstilles desuden, at Ledelsesinformation-enheden bliver placeret i Økonomi og Bygninger.

AARHUS UNIVERSITET

Dato: 8. januar 2015 Side 5/5

Ledelsesinformation-enheden fastholder den nuværende dimensionering. Det drøftes med vicedirek-tøren for IT og Digitale Medier, hvilke fordele og ulemper der vil være ved, at den nuværende back-end udvikler tilknyttes Ledelsesinformation-enheden frem for IT og Digitale Medier. Ligeledes drøf-tes det med vicedirektøren for IT og Digitale Medier, hvorvidt der i perioder eller permanent kan til-føres ekstra ressourcer til back-end udvikling. Det foreslås endeligt, at der etableres et ledelsesinformation-forum bestående af universitetsdirektø-ren, 1-2 vicedirektører, 1-2 administrationschefer et antal institutledere samt brugere, som løbende tager stilling til, hvilke områder Ledelsesinformation-enheden skal prioritere.

Sagsbehandler Rebekka Sylvest og Bo Bjerre Jakobsen

Tidsfrist