13.Audit Mutu - TPG 2006
-
Upload
jessica-astri-chrisanti -
Category
Documents
-
view
235 -
download
0
description
Transcript of 13.Audit Mutu - TPG 2006
AUDIT MUTU
oleh : Darwin Kadarisman
2006DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIANINSTITUT PERTANIAN BOGOR
2
PENDAHULUAN
● Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi
● Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu dan identifikasi peluang untuk perbaikan
● Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa : Implementasi telah sesuai dengan sistem yang
dideklarasikan Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar
tertentu Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif
3
1. Meningkatkan sistem sendiri(Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem)
2. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat
3. Menjamin pemasok tetap dapat penuhi syarat
4. Meningkatkan kinerja pemasok
5. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan
Alasan Audit
4
QUALITY IMPROVEMENT CYCLE
EXTERNALINPUTS
QUALITY SYSTEM
MANAGEMENTREVIEW IMPLEMENTATIO
N
EXTERNAL AUDIT
INTERNAL AUDIT
5
Audit Sistem Menentukan kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan
persyaratan yang ditentukan (standar) Menentukan efektivitas implementasi sistem mutu dalam
pencapaian tujuan mutu yang ditentukan Memverifikasi ketidaksesuaian (non-conformities) pada
audit sebelumnya
1. Jenis Audit
Berdasarkan Metode Yang Diberikan
I S I
6
Berdasarkan Metode Yang Diberikan (lanjutan)
Audit Proses (disebut juga “compliance”) Untuk menilai apakah seluruh proses (terutama proses kunci),
bekerja dengan baik. Apakah semua prosedur dan instruksi kerja terdokumentasi efektif
Tujuannya untuk menjawab : Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi kerja Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan karyawan
cukup untuk menjamin pengendalian proses Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai
Audit Produk Penilaian independen (bebas) terhadap mutu produk untuk
menentukan kesesuaian dengan spesifikasi (standar) Mencakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses
maupun setelah pengiriman (distribusi, pengecer atau konsumen)
7
Audit dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe :
1. Audit Pihak Pertama (Audit Internal) Dilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan staf
sendiri atau sepesialis yang dikontrak sebagai auditor
2. Audit Pihak Kedua (Audit Eksternal) Diadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap
pemasok atau calon pemasok barang dan jasa
3. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal) Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk
melakukan audit untuk memeperoleh sertifikat standar sistem mutu tertentu
Berdasarkan Lingkup Audit
8
● Independen
Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar menghasilkan laporan yang fair tanpa bias
● Perencanaan
Direncanakan secara sistematis sesuai keperluan dan tujuan organisasi.
● Kompeten
Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari pertentangan kepentingan.
Dasar - Dasar Audit
9
● Bukti
Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti tercatat untuk menjamin kehandalan (misal: sampel dokumen, catatan, dan fakta selama audit)
● Integritas
Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan dengan jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan kepentingan.
Dasar - Dasar Audit
10
1. Inisiasi Dilakukan oleh organisasi audit, termasuk menentukan
tujuan audit, penugasan ketua tim dan pemberitahuan
2. Perencanaan dan Persiapan Oleh tim audit Menilai dokmentasi (Quality Manual) Menyusun rencana audit Menentukan contoh audit (sampling) Membuat “check list”
3. Pelaksanaan Audit
4. Pelaporan
Tahapan Kegiatan Audit
11
1. Temu Awal (Entry Meeting)
2. Mengumpulkan Fakta dan Data Wawancara, pengujian dokumen, observasi kegiatan dan
kondisi awal kerja Meneliti indikasi “non-comfornity” Mencatat semua observasi dan fakta dalam “check list”
Pelaksanaan Audit
12
3. Caucus Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasil
observasi dan fakta yang diperoleh Menentukan status temuan menjadi :
“advisory finding” non-confornity non-confornity kritis
4. Temu Akhir (Exit Meeting)
Pelaksanaan Audit (lanjutan)
13
● Kaji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yang diaudit, periksa dan catat bukti kesesuaian
● Buat catatan yg presisi saat wawancara
● Catatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang lain, seperti pengendalian dokumen
● Catatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta yang diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh
● Periksa kendali sistem dan efektivitas perkara dalam daftar periksa
● Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti komplitnya audit
● Kerjakan “checklist” berurutan; jika perlu, lebih dalam mengambil data
● Bukti harus diverifikasi (visual, verbal, dokumen, catatan) bukti audit
Teknis Pelaksanaan Audit
14
Informasi dapat diperoleh dan diverifikasi dengan banyak cara:
● Dokumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi kerja, izin, spesifikasi, gambar, kontrak, order
● Catatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran
● Kesimpulan, analisis, pengukuran
Dalam wawancara, pertimbangkan:
● Mengaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja
● Pada tempat dan waktu kerja normalnya
● Jelaskan mengapa wawancara dicatat
● Dimulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya
● Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup; tidak mengarah
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Audit
15
● Pendengar yang baik● Pengamat● Pencatat yang baik● Sistematis● Komunikator yang baik● Adil● Berpengetahuan● Sabar● Gigih● Independen● Pandai bicara
● Sopan● Bersahabat● Penilai yang baik● Logis● Perencana yg baik● Tepat waktu● Taktis dan diplomatis● Percaya diri● Tegas● Waspada● Siap
Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan teknik audit:
Kemampuan Mengaudit
16
Tanggung Jawab dan Peran
TIM AUDIT
● Mengikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit
● Menverifikasi unsur-unsur sistem yang ditentukan dan diimplementasikan dalam lingkup audit
● Mencatat semua hasil observasi secara objektif
● Mengkompilasi dan menganalisis bukti-bukti yang relevan dan melaporkan kepada manajemen “auditee”.
17
AUDITEE
● Memberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan dokumentasi yang relevan terhadap audit
● Memberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja sama untuk efektivitas pelaksanaan audit
● Menunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani audit dan juru bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi
● Mereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan koreksi (corrective action) yang disepakati
Tanggung Jawab dan Peran (lanjutan)
18
Struktur isi laporan audit :
● Lead sheet (ringkasan hasil audit)
● Isi laporan : Entry Meeting Audit Exit Meeting Designated Follow-Up General Observation Attachment
Laporan Audit
19
● Pada akhir audit, Ketua Tim Audit mengumpulkan semua temuan dan mencapai kesimpulan.
● Kenali kekuatan dan kelemahan
● Ketua Tim mampu beri contoh praktek yang baik dalam organisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain
● Jika meragukan (tanpa bukti kuat) tinggalkan !
● Pada pertemuan penutup disetujui auditi. Jika tidak setuju, harus dituntaskan.
Melaporkan Temuan Audit
20
Temuan:Tidak ada rencana yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan
pelanggan untuk rancangan XYZ 31 sampai 45 dengan pemberian wewenang lisan. Rancangan dihasilkan melalui perancang berpengalaman melalui pembicaraan telepon dengan pelanggan. Hal ini membuat PT Mekar Jaya bingung karena tidak dapat ditemukan perkembangan saat perancang cuti 2 pekan, tak satupun punya akses terhadap informasi ini atau tahu siapa yang punya. Kontrak XYZ 35, 37, 40, dan 42 lengkap setelah merekam tanggal permintaan pelanggan.
Hal tersebut tidak sesuai dengan pasal 7.3.1, 7.2.3.b. ISO 9001:2000.
CATATAN Data lain, spt: tanggal, auditor, auditi, tempat audit, lingkup, rencana tindakan perbaikan, rekomendasi, dll sengaja tidak ditampilkan untuk menyingkat.
Contoh Laporan Ketidak-sesuaian Audit
21
Setelah semua kegiatan audit selesai dilakukan maka Management Review dilaksanakan untuk membahas semua hasil audit serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan dalam rangka menjamin terciptanya perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement)
Management Review
terima kasih