13. Upravljanje vremenom
Transcript of 13. Upravljanje vremenom
UPRAVLJANJE VREMENOM
13. nedelja
Voliš li život? Onda nemoj traćiti vreme,jer je život satkan od njega.
Benjamin Franklin
Vreme je najdragocenije sredstvo. Ako njime ne upravljamo,
ničim drugim ne možemo upravljati.
Peter Drucker
Određivanje prioriteta
• Najčešće se važnijim ciljevima daje prioritet, što znači da se aktivnosti prvo usmeravaju na ostvarivanje prioritetnih ciljeva.
• Racionalno korišćenje vremena - strategija kojom se planiraju aktivnosti za postizanje najvažnijih ciljeva koja podrazumeva usvajanje niza veština kako bi uspeli da izvučemo najveću korist od utrošenog vremena.
• Analiza prioriteta – bitno (važno) i hitno
3
Matrica upravljanja vremenomKavi, R. S. (2009) Sedam navika veoma uspešnih ljudi, Mladinska knjiga, Beograd
HITNO NIJE HITNO
BITNO
IAKTIVNOSTIKrize, problemi koji nas pritiskaju, projekti koji imaju rok
IIAKTIVNOSTIPrevencija, izgradnja odnosa, prepoznavanje novih prilika, planiranje, rekreacija
NEBITN
O
IIIAKTIVNOSTIOmetanja, pozivi, pošta, izveštaji, sastanci, neposredna pitanja koja nas pritiskaju, popularne aktivnosti
IVAKTIVNOSTIBeznačajne sitnice, naporan rad, pošta, telefonski pozivi, ljudi koji vam odvlače pažnju, aktivnosti u kojima uživamo
Kada preovlada kvadrant IHITNO NIJE
HITNO
BITN
O
I REZULTATI• Stres• Izgaranje• Upravljanje krizom• Neprestano gašenje požara
II
NE
BITN
O
III IV
• U vezi je sa svim onim što je hitno i bitno• Bavi se značajnim rezultatima kojima je
nophodno odmah posvetiti pažnju• “krize” ili “problemi”• Kvadrant I crpi i poslednji atom snage iz
ljudi
Kada preovlada kvadrant IIIHITNO NIJE
HITNO
BITN
O
I II
NE
BITN
O
III REZULTATI• Stres• Izgaranje• Upravljanje krizom• Neprestano gašenje požara
IV
• Aktivnosti koje su “hitne, ali nisu bitne”• Najveći deo svog vremena ljudi
provode rešavajući hitne stvari, pretpostavljajući da su one istovremeno i bitne
• Stepen hitnosti tih aktivnosti često se temelji na prioritetima i očekivanjima drugih ljudi
Kada preovladaju kvadranti III i IVHITNO NIJE HITNO
BITN
O
I II
NE
BITN
O
III IV
REZULTATI• Potpuno neodgovorni• Otpušteni sa posla• Zavise od drugih ljudi ili institucija
• Uspešni ljudi bave se aktivnostima koje nisu predmet kvandranta III i kvandranta IV jer, ma koliko bile hitne, te aktivnosti nisu bitne
• Oni takođe sužavaju kvadrant I tako što provode više vremena baveći se aktivnostima iz kvandranta II
Kada preovlada kvadrant IIHITNO NIJE HITNO
BITN
O
III Rezultati• Vizija, perspektiva• Ravnoteža• Disciplina• Nadzor• Retke krize
NE
BITN
O
• Kvadrant II je ključno polazište i srž uspešnog ličnog upravljanja – u njemu se nalaze stvari koje nisu hitne, ali su bitne
• Bavi se izgradnjom odnosa, dugoročnim planiranjem, preventivnim održavanjem, pripremom, tj. svim onim aktivnostima za koje znamo da treba da im se posvetimo, ali se retko kad i odlučimo da im poklonimo dovoljno pažnje, jer same po sebi nisu hitne
• P. Drucker: “Uspešni ljudi nisu okrenuti problemima, već prilikama”
Planiranje vremena
• Prema upotrebi vremena po kategorijama aktivnosti na poslu treba napraviti planove rada.
• Dobro je imati listu prioriteta• Sposobnost realne procene vremena se stiče iskustvom i redovnim
beleženjem utrošenog vremena za pojedine aktivnosti.
9
Tabela za polaznu analizu vremenaUpravljanje vremenom (2006) edicija Džepni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd
Nedelja (datum)
Aktivnost:Prodaja
Upravljanje kupcima
Upravljanje timom
Strateško planiranje
Upravljanje odnosima sa nadređenima
Administracija Ukupno vreme /dan:
Ponedeljak 2 sata 1 sat 3 sata 0 sati 0 sati 2 sata 8 sati
Utorak 3 1 4 0 0 2 10
Sreda 7 0 0 0 1 2 10
Četvrtak 0 3 3 0 0 2 8
Petak 1 2 0 3 1 2 9
Ukupno vreme / aktivnost
13 sati 7 sati 10 sati 3 sata 2 sata 10 sati 45 sati
% vremena 29% 16% 22% 7% 4% 22% 100%
Kako napraviti planUpravljanje vremenom (2006) edicija Džepni mentor, prevod sa engleskog u izdanju Data statusa, Beograd
Aktivnost sa posebnimciljem
Kako iygleda uspeh?Kako ću znati da li sam uspešan?
% potrebnog vremena
Sati /radna nedelja
Ključne aktivnosti
Prodaja Ostvariti saradnju sa tri nova kupca mesečno
30% 12 •Posetiti dva potencijalna kupca nedeljno•Sastaviti izveštaje o prodaji•Predati ponude
Saradnja sa kupcima Osigurati nesmetani prelaz sa prodaje na proizvodnju
10% 4 •Prisustvovati početnim sastancima•Nastaviti kontakt sa kupcem putem telefonskih poziva
Upravljanje timom •Izdvojiti vreme za sastanke sa osobljem•Isplanirati program obuke za novozaposlene
20% 8 •Jednočasovni nedeljni sastanci sa svakim članom tima•Dva nedeljna sastanka sa timom•Kontakti sa HR odeljenjem radi obuke novozaposlenih
Strateško planiranje Napraviti novu godišnju strategiju 20% 8 •Napraviti preliminarnu verziju plana
Upravljanje odnosima sa nadređenima
•Redovno obaveštavati generalnog direktora o svemu•Od višeg menadžmenta pribaviti informacije o strateškom planu
5% 2 •Zakazati sastanak sa generalnim direktorom•Zakazati dva sastanka sa višim menadžmentom
Administracija •Izveštaji o troškovima, majlovi itd. 5% 2 • Odgovoriti na mejlove•Pregledati izveštaje o troškovima•Obraditi fakture
Ostalo Vreme za nepredviđene okolnosti 10% 4
100% 40
Vremensko ograničavanje aktivnosti
• Pareto princip ili pravil 80-20: 20% vaših aktivnosti je odgovorno za 80% vašeg učinka.
• 20% vaših zadataka će vam doneti 80% vrednosti onoga što radite.
12
Zlatna pravila upravljanja vremenom
13
• Jasno odredite vaše odgovornosti na radnom mestu, vaše poslovne ciljeve i na osnovu njih vaše prioritete u aktivnostima.• Zapisujete ideje, kontakte i ostale važne informacije tako da vam uvek budu dostupne.• Naučite da postavite granicu na one aktivnosti i za one ljude koji mogu da vas odvuku sa prioritetnih aktivnosti.• Odložite zadatke onda kada nemate potrebne informacije i resurse.• Odvojite vreme za odmor i neformalno druženje sa kolegama.• Naučite da delegirate manje važne zadatke drugim ljudima.• Oslobodite se loših navika koje vam oduzimaju korisno vreme.